8/7/2019 Contractarea actiunilor de protocol

1/2

Contractarea aciunilor de protocol

Rezervarea aciunii-se face ca urmare a rspunsului clientului la oofert. Rspunsul trebuie fcut n scris, cu menionarea acceptrii

condiiilor evenimentului(condiii de desfurare, sum de plataferent serviciilor effectuate, modaliti de plat).

ncheierea contractului-dup efectuarea rezervrii ferme(cerere-oferte-confirmare), se pregtete un contract n care se stabilescobligaiile fiecrei pri.Se pltete eventual un avans n bazacontractului.

Pentru buna desfurare a evenimentului, se alctuiete fisa aciuniin care se noteaz toate detaliile evenimentului.

Detalii

referitoar

e la

aranjarea

salii

FISA ACTIUNII

Numarul de

persoane

confirmate

Locul in

care are loc

manifestare

a

Detalii

referitoare

la meniul

agreat

Detalii

referitoare

la

suplimentel

e servite

Avansul

Virat

Modalitatea

de plata

Detalii

despre

pretul

meniului

Data

actiunii

Coordonate

le societatii

solicitante

Numele

persoanei

de contact

Descrierea

prestatiilor

cerute de

client

Orele intre

care se va

desfasura

evenimentu

l

8/7/2019 Contractarea actiunilor de protocol

2/2

Toate schimbrile survenite la cererea clientului vor fi notate n Fia cumodificri, care va fi semnat de managerul de eveniment. Att Fisaactiunii ct i Fisa cu modificari vor fi completate pentru fiecare

eveniment n parte, iar facturarea clientului se va face n funcie dedatele menionate n aceste dou documente.

Fia aciunii trebuie completat cu mult rigoare la toate rubricile pecare le include,eventualele erori putnd duce la eecul aciunii.Numrulde exemplare n care se ntocmete fia aciunii depinde de sectoarelecare vor fi implicate n derularea acesteia.

De exemplu:Originalul cu prima copie sunt expediate clientului pentru a confirmacomanda sa, prima copie semnat de client se constituie ca un veritabilcontract de vnzare napoi la unitate;

A doua copie - la directorul de hotel i/ sau la receptie, petrurezervarea saloanelor i la facturare;

A treia copie - la serviciul Banchete pentru organizarea aciunii;

A patra copie - la buctrie pentru a planifica i realiza producia;

A cincea copie - la directorul de restaurant sau la asistentul acestuia;

A asea copie - la serviciul comercial (aprovizionare) sau controlrestauraie.

n funcie de categoria unitii hoteliere, de importana aciunii,copiile suplimentare pot fi prevzute i pentru alte departamente:barde serviciu, laborator cofetrie, serviciul stewarding, tehnic,financiar.