Contabilitatea Cheltuielilor Înregistrate În Avans
-
Upload
bajenaru-dana -
Category
Documents
-
view
32 -
download
3
Transcript of Contabilitatea Cheltuielilor Înregistrate În Avans
PROIECT DE PRACTICĂ
CONTABILITATEA CHELTUIELILOR
ȊNREGISTRATE ȊN AVANS
Absolvent
1
CUPRINS
CAPITOLUL I
FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE, VENITURILE
ŞI REZULTATELE 3
I.1. Definirea şi sfera de cuprindere a cheltuielilor şi veniturilor 3
I.2 Organizarea contabilităţii sintetice şi analitice a cheltuielilor, veniturilor şi
rezultatelor 7
I.3. Clasificarea cheltuielilor şi veniturilor 9
CAPITOLUL II
DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR
CONTABILE 13
II.1 Întocmirea, prelucrarea şi verificarea documentelor contabile 16
II.2 Circulaţia documentelor contabile 16
II.3 Registrele de contabilitate 17
CAPITOLUL III
CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS 20
III.1 Delimitarea în timp a cheltuielilor şi veniturilor 22
III.2 Operaţiunile contabile aplicabile cheltuielilor înregistrate în avans 23
BIBLIOGRAFIE 28
2
CAPITOLUL I
FUNDAMENTE TEORETICE PRIVIND CHELTUIELILE,
VENITURILE ŞI REZULTATELE
I.1. Definirea şi sfera de cuprindere a cheltuielilor şi veniturilor
Orice activitate pe care o desfăşoară agenţii economici necesită, în mod
obiectiv, anumite consumuri de muncă vie şi materializată, care poartă denumirea
generală de cheltuieli.
Cheltuielile sunt sume plătite sau de plătit de către unitatea patrimonială
pentru:
- consumurile proprii ;
- munca prestată în folosul său ;
- obligaţiile contractuale şi legale fată de terţi ;
- alte situaţii excepţionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciţiului se asimilează acestora amortizările
şi provizioanele şi cedările sau pierderile din calamităti sau alte cauze a activelor.
Pierderile reprezintă reduceri ale beneficiilor economice şi pot rezulta, sau
nu, ca urmare a desfăşurării activităţii curente a persoanei juridice. Ele nu diferă ca
natură de alte tipuri de cheltuieli.
În general, cheltuielile reprezintă expresia valorică a operaţiunilor
economice referitoare la cumpărarea şi utilizarea bunurilor economice. Structura
analitică a cheltuielilor este deosebit de diversificată, dar pot fi identificate cel
puţin patru modalităti principale de formare (apariţie) a acestora:
3
Consumul de bunuri stocabile în activitatea curentă de exploatare, cum ar fi
consumul de materii prime şi materiale auxiliare în procesul de producţie, în scopul
obţinerii de produse, lucrări şi servicii.
Angajarea unei cheltuieli care intervine în momentul cumpărării de bunuri
nestocabile, lucrări, utilităţi şi servicii destinate producţiei, cu ocazia naşterii
obligaţiilor faţă de furnizori.
Plata unei sume de bani destinată satisfacerii unei nevoi curente a firmei,
pentru care anterior plăţii nu a fost înregistrat angajamentul (obligaţia) de plată.
Încorporarea (includerea) în cheltuielile curente ale exerciţiului financiar
expirabil a unor sume reprezentând deprecieri economice ireversibile (amortizările
imobilizărilor), deprecieri economice probabil reversibile (provizioane pentru
deprecieri) sau rezerve pentru acoperirea riscurilor viitoare (provizioane pentru
riscuri şi cheltuieli).
Veniturile unitătii patrimoniale sunt sume încasate sau de încasat pentru :
- pentru bunurile livarte, lucrările executate şi serviciile prestate de terţi ;
- obligaţii legale sau contractuale din partea unor terţi ;
- alte situaţii excepţionale.
Pentru stabilirea rezultatului exerciţiului, la venituri se adaugă şi veniturile
din producţia stocată (pe sold) şi producţia de imobilizări şi de asemenea cele din
cedarea activelor.
În categoria veniturilor se includ atât sumele sau valorile încasate sau de
încasat în nume propriu din activităţi curente, cât şi caştigurile din orice alte surse.
Câştigurile reprezintă creşteri ale beneficiilor economice care pot apărea sau
nu ca rezultat din activitatea curentă, dar nu diferă ca natură de veniturile din
această activitate.
4
Veniturile din activităti curente se pot regăsi sub diferite denumiri, cum ar
fi : vânzări, comisioane, dobânzi, dividende.
Pentru reprezentarea cheltuielilor şi veniturilor se porneşte de la caracterul
de proces al activităţilor consumatoare de resurse şi producătoare de rezultate.
În general, veniturile reprezintă expresia banească a producţiei stocate şi/sau
livrate. Similar cheltuielilor, ele au o mare diversitate, dar totuşi, pot fi
indentificate cel puţin patru modalităţi principale de formare (apariţie) a lor:
Obţinerea producţiei fabricate în cadrul obiectului principal de activitate al
unei firme. În acest moment al circuitului economic, evaluarea producţiei obţinute
se face în costuri efective de producţie.
Livrarea (facturarea) producţiei fabricate, care constituie momentul
transferului dreptului de proprietate de la producător (vânzător) către client
(cumpărător). În acest moment al circuitului economic, evaluarea producţiei
vândute se face în preţuri de vânzare, inclusiv taxa pe valoarea adaugata (TVA).
Venitul producătorului se constituie la nivelul preţului negociat de vânzare, fără
TVA.
Încasarea unor sume de bani, ca urmare a facturării de produse, lucrări,
prestaţii şi servicii care fac obiectul curent de activitate al firmei, dar pentru care
nu s-au înregistrat anterior creanţe faţă de clienţi (cumpărători).
Încorporarea (includerea) în veniturile curente ale exerciţiului financiar
expirabil a unor sume reprezentând venituri care au fost estimate ca probabile în
exerciţiile financiare anterioare, dar care au devenit certe în exerciţiul financiar
expirabil. Este vorba de veniturile constatate în avans, scadente şi/sau de anularea
provizioanelor pentru deprecieri, riscuri şi cheltuieli, rămase fără obiect.
5
Respectând principiul independenţei exerciţiilor, toate operaţiile care
determină cheltuieli şi venituri sunt înregistrate în momentul generării sau angajării
lor. În mod corespunzător se organizeaza o “contabilitate de angajamente”. Ea
presupune individualizarea şi reflectarea cheltuielilor în faza de angajare şi
consum, iar a veniturilor în momentul obţinerii şi realizarii lor.
Principiul prudenţei impune înregistrarea che1tuielilor cu amortizările şi
provizioanelor indiferent de existenţa unor rezultate financiare favorabi1e.
Principiul necompensării interzice efectuarea de compensări între cheltuieli
şi venituri, înegistrate la conturi de rezultate diferite.
În concordanţă cu principiul rezultatului este necesar să se delimiteze
momentul în care cheltuielile se consideră consumate şi veniturile realizate, iar pe
această bază imputarea costului ataşat în vederea determinării rezultatului net.
În acest sens s-a creat principiul recunoaşterii cheltuielilor consumate în
momentul utilizării resurselor, iar a veniturilor realizate în momentul transferării
dreptului de proprietate, deci al livrării sau facturării către client.
Dacă veniturile nu sunt legate de vânzări (chirii, dobânzi de încasat) sunt
considerate realizate în momentul constatării lor.
Pornind de la venitul realizat al exerciţiului, în mod corespunzător se
delimitează cheltuielile în calitatea lor de efort care au generat veniturile.
6
I.2 Organizarea contabilităţii sintetice şi analitice a cheltuielilor, veniturilor şi
rezultatelor
Cheltuieli
Pentru contabilizarea curentă a cheltuielilor, în mod sistematizat, după
conţinutul şi natura lor economică, se utilizează clasa 6 “CONTURI DE
CHELTUIELI”, structurată în grupe de coturi, pe naturi relativ omogene de
cheltuieli, iar în cadrul fiecarei grupe de conturi s-au instituit conturile sintetice de
gradul I şi/sau gradul II pentru fiecare element de cheltuială.
Pentru cheltuielile de exploatare sunt rezervate grupele de cheltuieli de la 60
la 65, astfel:
60 “Cheltuieli privind stocurile”
61 “Cheltuieli cu lucrările şi serviciile executate de terţi”
62 “Cheltuieli cu alte servicii executate de terţi”
63 “Cheltuieli cu alte impozite, taxe şi vărsăminte asimilate”
64 “Cheltuieli cu personalul”
65 “Alte cheltuieli de exploatare”
Pentru cheltuielile financiare se utilizează grupa de conturi:
66 “Cheltuieli financiare”
Pentru cheltuielile extraordinare se utilizează grupa:
67 “Cheltuieli extraordinare”
Pentru cheltuielile cu amortizarea şi provizioanele se utilizează grupa:
68 “Cheltuieli cu amortizarile si provizioanele”
Pentru cheltuielile cu impozitul pe profit se utilizează grupa:
69 “Cheltuieli cu impozitul pe profit şi alte impozite”
7
Trăsăturile comune conturilor de cheltuieli sunt următoarele:
- Au funcţia contabilă de activ.
- Reflectă în debit cheltuielile pe care unitatea le angajează, plătite sau de
plătit.
- Oglindesc în credit, la sfârşitul fiecărei luni şi implicit, la sfârşitul
exerciţiului, transferarea sau virarea integrală a cheltuielilor înregistrate în debitul
contului 121“Profit şi pierdere”
- Unele conturi de cheltuieli se creditează, ca excepţie, şi în cursul perioadei,
inclusiv la sfârşitul exerciţiului, pentru acele operaţii care impun asemenea
înregistrări, cum este cazul plusurilor de active circulante constatate la
inventariere.
- La sfârşitul perioadei de gestiune, inclusiv al exerciţiului, nu prezintă sold,
nefiind conturi bilanţiere.
- Sumele înregistrate în debitul sau ca sold debitor, atunci când este cazul,
cumulate de la începutul anului până la sfârşitul exerciţiului, se utilizează pentru
determinarea indicatorilor existenţi în componenţa bilanţului contabil denumită
“Contul de profit şi pierdere”, precum şi în scopul detalierii informaţiilor privind
rezultatul exerciţiului.
- Conturile de cheltuieli, de regulă, nu necesită dezvoltarea în conturi
analitice.
8
I.3. Clasificarea cheltuielilor şi veniturilor
Cheltuielile se clasifică după mai multe criterii :
- după natură respectiv natura activitaţii desfaşurate şi natura resurselor
consumate;
- după destinaţie (în cadrul contabilităţii de gestiune);
- după momentul angajării şi consumului.
Contabilitatea cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, după natura lor,
astfel :
- cheltuieli de exploatare ;
- cheltuieli financiare ;
- cheltuieli extraordinare (calamităti şi alte evenimente extraordinare).
Cheltuielile de exploatare se referă la complexitatea activităţilor economice
pe care întreprinderea le poate desfăşura, fiind sistematizate în următoarele
categorii :
- Cheltuielile privind mărfurile (sau costul mărfurilor vândute ) sunt
constituite din preţul de cumpărare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport,
aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii legate de achiziţia mărfurilor.
- Cheltuielile cu materiile prime se referă la cheltuielile cu consumul de
materii prime.
- Cheltuielile cu materiale consumabile constau din cheltuielile cu materiale
auxiliare, combustibil, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminţe şi
materiale de plantat, furaje şi alte materiale consumabile.
- Cheltuielile cu energia şi apa reprezintă costul de achiziţie al energiei şi
apei consumate.
9
- Alte cheltuieli materiale care includ costul de achiziţie al obiectelor de
inventar consumate sau uzura acestora, cheltuielile privind baracamentele şi
amenajările provizorii, costurile de achiziţie al materialelor nestocate trecute direct
asupra cheltuielilor şi costul de achiziţie al animalelor şi păsărilor.
- Cheltuielile cu lucrările şi serviciile executate de terţi reprezintă
cheltuielile cu întreţinerea şi reparaţiile; redevenţe, locaţii de gestiune şi chirii ;
studii şi cercetări inclusiv sumele plătite pentru contractele de cercetare; cheltuieli
cu primele de asigurare; cheltuieli cu alte servicii executate de terţi (colaboratori,
comisioane, inclusiv cele plătite agenţilor economici cu activitate de comerţ
exterior şi onorarii; cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate; transportul de
bunuri şi personal ; deplasări, detaşări şi transferări, poşta şi taxe de
telecomunicaţii; servicii bancare şi altele).
- Cheltuieli cu alte impozite, taxe şi vărsăminte asimilate suportate de
unitatea patrimonială, indiferent de rezultatul exerciţiului cum sunt : impozitul pe
clădiri şi terenuri ; taxa pentru folosirea terenurilor proprietate de stat ; taxa asupra
mijloacelor de transport ; datorii şi vărsăminte privind fondurile speciale.
- Cheltuieli cu personalul, unde se încadrează : salariile şi alte drepturi de
personal; asigurări şi protecţie socială (contribuţia unităţii la asigurari sociale,
ajutorul de şomaj, asigurări sociale de sănătate şi alte cheltuieli privind asigurările
şi protecţia socială suportate de unitatea patrimonială).
- Alte cheltuieli de exploatare, care se referă la pierderile din creanţe şi
debitori diverşi; despăgubiri, amenzi şi penalităţi; donaţii şi subvenţii acordate;
activele cedate şi alte operaţii de capital; sconturile acordate clienţilor şi alte
cheltuieli financiare (pierderi din creanţe de natură financiară).
10
În cheltuielile activităţii financiare sunt incluse:
- Pierderi din creanţe legate de participaţii reprezintă pierderile din creanţele
imobilizate ale întreprinderii.
- Cheltuielile privind investitiile financiare cedate, respectiv valoarea
imobilizărilor financiare, cedate sau scoase din activ ; diferenţa nefavorabilă dintre
valoarea contabilă a investiţiilor financiare pe termen scurt şi preţul de cesiune.
- Cheltuieli din diferenţe de curs valutar, reprezentate de diferenţele
nefavorabile de curs valutar, rezultate în urma lichidării creanţelor şi datoriilor în
valută, diferenţele nefavorabile de curs valutar aferente disponibilităţilor în devize
existente în casierie cât şi existentul în conturile de acreditive în devize.
- Cheltuielile privind dobânzile, respectiv dobânzile curente aferente
împrumuturilor primite şi altor datorii privind exerciţiul în curs.
- Alte cheltuieli financiare, reprezentate de sconturile acordate clienţilor,
debitorilor şi alte cheltuieli financiare.
Cheltuielile extraordinare reprezintă acele cheltuieli care nu sunt legate de
activitatea normală, curentă a unităţii patrimoniale.
Ele se referă la calamităţi şi alte evenimente extraordinare sau altfel spus la
piederile din calamităţi şi exproprieri de active.
Cheltuielile cu amortizările şi provizioanele sunt grupate, în funcţie de
natura lor, pe activităţile care le ocazionează, de exploatare şi financiară, şi
cuprind : cheltuieli ce privesc amortizarea imobilizărilor necorporale şi corporale,
provizioane pentru riscuri şi cheltuieli de exploatare şi deprecierea imobilizărilor
corporale, necorporale şi financiare, activelor circulante de natura stocurilor şi
celor financiare.
11
Cheltuielile cu impozitul pe profit şi alte impozite reprezintă sumele de
această natură datorate bugetului statului de către toate entităţile economice,
inclusiv microîntreprinderi.
Cheltuielile se află într-o conexiune cu veniturile deja recunoscute, proces
cunoscut sub denumirea de “matching”.
Toate cheltuielile angajate în cursul exerciţiului care nu se pot ataşa
veniturilor realizate sunt “activate” sau recunoscute ca active, fiind imobilizate,
stocate sau repartizate asupra mai multor exerciţii.
Generalizând, se poate aprecia că în contabilitatea financiară cheltuielile se
grupează în:
cheltuieli curente,
cheltuieli înregistrate în avans,
cheltuieli de repartizat pe mai multe exerciţii,
cheltuieli de plată.
Prima categorie, cheltuielile curente, cuprinde cheltuielile angajate şi
recunoscute de rezultatul exerciţiului curent sau în curs.
Cheltuielile înregistrate în avans şi cele de repartizat pe mai multe exerciţii
sunt, după caz, cheltuieli constatate sau angajate în exerciţiul “N”, dar recunoscute
de rezultatul exerciţiului “N+1”.
În ceea ce priveşte cheltuielile de plată sunt consumurile constatate efectiv
pentru care nu s-au primit până la închiderea exerciţiului documentele de
constatare (exemplu: drepturile cuvenite angajaţilor la închiderea exerciţiului cu
titlu de concedii de plătit, impozite şi taxe datorate, dobânzi datorate).
12
CAPITOLUL II
DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE DOCUMENTELOR
CONTABILE
Organizarea contabilităţii nu poate fi concepută fară existenţa unui sistem de
documente contabile judicios elaborate şi utilizate după reguli bine stabilite.
Potivit articolului 6 aliniatul 2 din Legea contabilităţii nr.82/1991,
republicată, modificată si completată prin Ordonanţa de Guvern nr.61/2001,
precum şi a celorlalte prevederi legale privind întocmirea şi utilizarea formularelor
comune şi a celor cu regim special, utilizate în activitatea financiară şi contabilă,
orice operaţiune economică se consemnează într-un document care stă la baza
înregistrării lor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
Cu ajutorul documentelor contabile se formalizează în scris şi se organizează
faptic procesele de culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a informaţiilor
privind patrimoniul. Ele reprezintă piesele sau suporturile materiale ale
contabilităţii. Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau
netipizate.
Ministerul Finantelor, în carul reglementărilor referitoare la noul sistem de
contabilitate, a elaborat “Nomenclatorul privind modelele registrelor şi
formularelor comun privind activitatea financiară şi contabilă ”.
Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii trebuie
să asigure potrivit legii, condiţiile necesare pentru întocmirea documentelor
justificative privind oreraţiile economice, organizarea şi conducerea corectă şi la zi
a contabilităţii, organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de
pasiv, precum şi valorificarea rezultatelor acesteia: respectarea regulilor de
13
întocmire a situaţiilor financiare anuale simplificate, depunerea la termen a
acestora la organele în drept şi publicarea lor; păstrarea documentelor justificative,
a registrelor şi situaţiilor financiare anuale simplificate, organizarea contabilităţii
de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.
Conţinutul documentelor contabile variază în funcţie de caracterul
operaţiilor consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să
asigure reflectarea clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se
întocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de
documente economice, iar altele sunt specifice anumitor documente.
Elemente comune se referă la:
- denumirea documentului;
- denumirea şi sediul persoanei juridice care întocmeşte documentul;
- numărul şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei economice (când
este cazul);
- conţinutul operaţiunii economice şi, dacă este cazul, temeiul legal al
efectuării acestuaia ;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii efectuate;
- numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care le-au întocmit, vizat şi
aprobat, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor
efectuate.
Elementele specific diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură
detalierea operaţiei consemnate ele având un rol completativ.
14
De exemplu, factura conţine ca elemente specifice, date privitoare la
comandă, contract, aviz de însoţire, document de transport, conturile de la băncile
părţilor etc.
Funcţiile documentelor contabile sunt:
Consemnarea - este înscriea datelor referitoare la procese şi fenomene
economice consumate într-un anumit loc şi la o anumită dată; se face de regulă în
mod cronologic şi apoi se sistematizează;
Justificarea - documentele atestă producerea operaţiei sau fenomenului ce a
avut loc;
Verificarea - urmăreşte necesitatea, oportunitatea, realitatea şi exactitatea
operaţiilor sau fenomenelor consemnate;
Asigurarea integrităţii patrimoniale - realizează evidenţa cantitativă şi
valorică a mărimii fiecăui element patrimonial şi a întregului patrimoniu;
Calculul costurilor - realizează cuantificarea mişcărilor şi transformărilor şi
a rezultatelor acestora;
Funcţia juridică - documentele sunt dovezi de probă în justiţie pentru
drepturile şi obligaţiile create în legătură cu patrimoniul unităţii.
Îndeplinirea acestor funcţii este condiţionată de calitatea documentelor, de
operativitatea întocmirii lor şi de viteza cu care circulă de la locul întocmirii şi
până la locul înregistrării şi valorificării lor.
15
II.1 Întocmirea, prelucrarea şi verificarea documentelor contabile
Documentele se întocmesc pe formulare tipizate manual sau cu mijloace
tehnice, la locul de muncă în cadrul căreia se produc operaţiile economice.
Indiferent de modalitatea de întocmire a documentelor contabile, aceasta
trebuie să fie clară şi completă, respectând toate regulile privitoare la conţinutul şi
forma lor condiţionând calitatea şi exactitatea informaţiilor contabile.
Prelucrarea documentelor, constă în sortarea documentelor pe operaţii,
exprimarea în etalon monetar, cumularea unor documente primare şi obţinerea
documentelor centralizatoare, verificarea de formă, aritmetică şi de fond privind
legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor
consemnate în documente, iar în final înregistrarea în contabilitate.
Verificarea documentelor, este operaţia premergătoare înregistrării
operaţiilor economice în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de
formă şi de fond pe care acestea trebuie să le îndeplinească.
Verificarea se face în scopul evitării unor nereguli, eliminării unor abuzuri şi
al reflectării realităţii în contabilitate.
II.2 Circulaţia documentelor contabile
Circulaţia documentelor constă în parcursul acestora din momentul
întocmirii sau intrării în unitatea patrimonială şi până la predarea lor la arhivă.
Circulaţia documentelor în cadrul unităţii patrimoniale diferă în funcţie de
structura organizatorică, conţinutul operaţiilor economice reflectate în documente,
organizarea compartimentului contabil şi mijloacele utilizate pentru executarea
lucrărilor în contabilitate.
16
Circulaţia documentelor trebuie astfel organizată încât să respecte
următoarele reguli:
-circulaţia documentelor trebuie să se facă pe căile cele mai scurte, printr-un
număr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea şi utilizarea
informaţiilor;
-circulaţia documentelor trebuie să se facă în flux continuu;
-prelucrarea documentelor trebuie să se facă complet şi la termenul
specificat în graficul de circulaţie a documentelor.
II.3 Registrele de contabilitate
Registrele de contabilitate, au caracter obligatoriu pentru toate unităţile
patrimoniale şi asigură înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiunilor
consemnate în documentele justificative.
Ele se prezintă sub forma unor registre sau foi volante şi listări informatice
legate sub formă de registru, cu conţinut şi formă adecvate scopului pentru care
sunt elaborate.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt : registru-jurnal, registru-inventar,
cartea mare.
Acestea se utilizeză în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se
prezintă în mod ordonat şi astfel completate încat să permită, în orice moment,
identificarea şi contolul operaţiunilor contabile efectuate.
Registrul-jurnal are caracter de document cu regim special şi se utilizează
numai de compartimentul financiar contabil.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, se numerotează, se şnuruieşte, se
parafează, se înregistrează la organele fiscale şi pote fi folosit ca probă în litigii.
17
În acest registru se consemnează toare operaţiile economice şi financiare din
cadrul unei anumite perioade de gestiune, în ordinea în care acestea s-au efectuat în
timp.
Registrul-inventar se întocmeste cu prilejul efectuării inventarierii generale a
patrimoniului şi anume : la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, în cazul
fuzionării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege.
El asigură stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum şi a
conţinutului unor posturi din bilanţ, putând fi folosit ca probă în litigii.
Se întomeste într-un singur exemplar, se numerotează, se şnuruieşte, se
parafează de organul fiscal la începerea activităţii, la încetarea activităţii, precum şi
în cazul începerii unui nou registru.
Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu prin
intermediul caruia se înscriu lunar, direct sau prin regruparea pe conturi
corespondente, înregistrările care s-au efectuat în registrul–jurnal.
În registrul Cartea mare se stabileşte situaţia fiecărui cont cu datele privind
soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldul final.
Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare prin intermediul
căreia se validează corectitudinea aritmetică a înregistrărilor efectuate pe parcursul
unei luni şi de la începutul anului în registrul-jurnal şi Cartea mare.
Potrivit prevederilor articolului 25 din Legea contabiliăţii 82/1991,
republicată, modificată si completată prin Ordonanţa Guvernului nr.6/2001,
registrele de contabilitate, precum şi documentele justificative, care stau la baza
înregistrărilor in contabilitate se păstrează, timp de 10 ani, în arhivă, cu începere de
la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor
de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
18
Registrele de contabilitate şi documentele justificative se păstrază în arhivă,
de regulă, în forma lor originală grupate în funcţie de natura operaţiunilor şi în
ordine cronologică, în cadrul exerciţiului financiar la care acestea se referă.
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se
vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de 30 de zile de la constatare.
Documentele contabile reconstituite vor purta menţiunea « reconstituit ».
19
CAPITOLUL III
CHELTUIELILE INREGISTRATE IN AVANS
Cheltuielile inregistrate in avans reprezinta o arie a contabilitatii care lasa
loc liber rationamentului profesional in recunoasterea si repartizarea lor. De altfel
reprezinta una din zonele in care se manifesta contabilitatea creativa.
Cheltuielile efectuate în cursul exercițiului financiar, dar care sunt aferente
unui exercițiu financiar ulterior, trebuie prezentate sub titlul de “Cheltuieli în
avans”.
Cheltuielile inregistrate in avans sunt reprezentate de cheltuielile anticipate
si de cheltuielile constatate in avans; ele trebuiesc excluse din cheltuielile curente
ale exercitiului si incorporate apoi in cheltuielile exercitiului la care acestea se
refera.
Contul cu ajutorul caruia se tine evidenta acestor cheltuieli anticipate este
471 Cheltuieli înregistrate în avans.
Contul 471 "Cheltuieli înregistrate în avans" tine evidenta cheltuielilor
efectuate anticipat, în avans, în perioada curenta de gestiune, care privesc si
perioadele viitoare: plati anticipate pentru abonamente la publicatii, plati anticipate
pentru chirii si locatii de gestiune, reparatii capitale, curente si revizii tehnice care
se vor include esalonat în cheltuielile perioadelor urmatoare pe baza de scadentar
unde se trece lunar pe cheltuiala partea care revine perioadei curente.
Astfel se va sti in orice moment detalierea soldului contului 471, necesara
mai ales la inventarierea patrimoniului.
Dupa continutul economic este un cont de cheltuieli, iar dupa functia
contabila este un cont de activ.
20
Se debiteaza cu cheltuielile efectuate în avans, care trebuie delimitate în
timp (pentru mai multe perioade de gestiune) în corespondenta cu creditul
conturilor:
a) 5121 "Conturi la banci la banci în lei" - când cheltuielile în avans
reprezinta o plata efectuata prin banca;
b) 5311 "Casa în lei" - când cheltuielile în avans sunt achitate în numerar;
c) 401 "Furnizori" - pentru reparatiile capitale, curente si reviziile tehnice
efectuate anticipat de terti.
Se crediteaza cu sumele repartizare conform scadentarului, aferente
exercitiului în curs, în corespondenta cu debitul conturilor care arata natura
cheltuielilor:
a) 611 "Cheltuieli de întretinere si reparatii";
b) 605 "Cheltuieli de întretinere si reparatii";
c) 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal";
d) 666 "Cheltuieli cu dobânzile".
Soldul contului 471 "Cheltuieli înregistrate în avans" este debitor si
reprezinta cheltuielile de repartizat în exercitiile viitoare.
Schematic, functionarea contului 471 se prezinta astfel:
D 471 C
5121 611
5311 605
401 624
666
21
S.F.D.
III.1 Delimitarea în timp a cheltuielilor şi veniturilor
Pentru stabilirea corectă a rezultatului exerciţiului este necesară separarea în
timp a cheltuielilor şi veniturilor înregistrate în cursul exerciţiului financiar sau
preluate ca sold din exerciţiul precedent.
În sfera regularizării cheltuielilor şi veniturilor se cuprind:
operaţii privind înregistrarea cheltuielilor de plată;
operaţii privind înregistrarea veniturilor de realizat;
operaţii privind regularizarea cheltuielilor determinate de facturi
primite fără bunuri materiale şi prestaţii;
operaţii privind regularizarea veniturilor pentru facturi întocmite fără
expedierea bunurilor materiale sau recepţia prestaţiilor;
operaţii privind regularizarea cheltuielilor şi veniturilor înregistrate în
avans;
operaţii privind repartizarea cheltuielilor pe mai multe exerciţii.
471
Cheltuieli înregistrate în
avans
= 6
Conturi de cheltuieli
7
Conturi de venituri
= 471
Venituri înregistrate în
avans
22
III.2 Operaţiunile contabile aplicabile cheltuielilor înregistrate în avans
1 Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele reprezentând
abonamentele, chiriile, certificatele de emisii de gaze cu efect de seră achiziţionate
şi alte cheltuieli efectuate anticipat:
471. Cheltuieli înregistrate în avans / analitic distinct = %
401. Furnizori/ analitic
distinct
512. Conturi curente la
bănci/ analitic distinct
531. Casa/ analitic
distinct
2. Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele repartizate în
perioadele/exerciţiile financiare următoare pe cheltuieli, conform scadenţarelor:
471. Cheltuieli înregistrate în avans/ analitic distinct = %
401. Furnizori/ analitic
distinct
512. Conturi curente la
bănci/ analitic distinct
23
531. Casa/ analitic
distinct
3. Înregistrarea în contabiliate a operaţiunii privind sumele repartizate în
perioadele/exerciţiile financiare următoare pe cheltuieli, conform scadenţarelor
% = 471. Cheltuieli înregistrate
în avans/ analitic distinct
605. Cheltuieli privind energia şi apa
611. Cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile
612. Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile
613. Cheltuieli cu primele de asigurare
614. Cheltuieli cu studiile şi cercetările
621. Cheltuieli cu colaboratorii
622. Cheltuieli privind comisioanele şi onorariile
623. Cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate
624. Cheltuieli cu transportul de bunuri şi personal
625. Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări
626. Cheltuieli poştale şi taxe de telecomunicaţii
627. Cheltuieli cu serviciile bancare şi asimilate
628. Alte cheltuieli cu serviciile executate de terţi
652. Cheltuieli cu protecţia mediului înconjurător
658. Alte cheltuieli de exploatare
666. Cheltuieli privind dobânzile
24
Plecând de la faptul că profesionistul contabil asigură calitatea înregistrărilor
contabile, acesta nu trebuie să se evidenţieze în contabilitate elemente care să pună
în discuţie sau să pună la îndoială coerenţa sau credibilitatea structurilor prezentate
în cadrul situaţiilor financiare anuale (conturilor anuale).
Exemple:
O societate comerciala achita in avans un abonament pentru accesul la
continutul on-line al unui website – pretul este 1.200 lei + tva. Abonamentul este
valabil pentru un an si se achita in octombrie anul n.
Notele contabile sunt:
La client:
1. Inregistarea facturii:
% = 401 Furnizori 1.488
471 Cheltuieli inregistrate in avans 1.200
4426 Tva deductibila 288
2. Inregistrarea cheltuieliilor lunare incepand cu luna octombrie, anul n:
628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti = 471 Cheltuieli inregistrate in
avans 100
Idem se inregistreaza lunar cheltuielile pana in septembrie anul n+1.
La furnizor:
4111 Clienti = % 1.488
472 Venituri inregistrate in avans 1.200
4427 Tva colectata 288
25
Inregistrarea lunara a veniturilor :
472 Venituri inregistrate in avans = 704 Venituri din lucrari executate si servicii
prestate 100 lei
2. O societate comercială plăteşte contravaloarea unei facturi în valoare de 8 000
lei, TVA 24%.
% = 5121 9 920 lei
471 Conturi la bănci în lei
Cheltuieli înregistrate în avans 8 000 lei
4426
TVA deductibilă 1 920 lei
3. O societate comercială achiziţionează în rate un mijloc de transport în valoare de
55 000 lei, TVA 24%, pentru o perioadă de 3 ani. Societatea acordă un avans
furnizorului în valoare de 19 000 lei.. Dobânda aferentă este de 10% pe an.
Primirea facturii
* calcul Dobândă : 55 000 x 10 % x 3 ani = 16 500 lei
% = 404 84 700 lei
2131 Furnizori de imobilizări
Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru) 55 000 lei
4426
TVA deductibilă 13 200 lei
26
471
Cheltuieli înregistrate în avans 16 500 lei
Înregistrarea avansului
404 = 5121 19 000 lei
Furnizori de imobilizări Conturi la bănci în lei
Plata I rata
*Calcul I-a rată - ((55 000 lei + 13 200 lei) - 19 000 lei )/ 3 ani = 16 400 lei
404 = 5121 16 400 lei
Furnizori de imobilizări Conturi la bănci în lei
Dobânda primului an
666 = 471 5 500 lei
Cheltuieli privind dobânzile Cheltuieli înregistrate în avans
4. În anul 2013, o societate comercială plăteşte chiria pentru anul în curs în valoare
de 27 000 lei, şi în avans chiria pentru anul 2012 în valoare de 36 000 lei.
Plata chiriei pentru anul 2014
612 = 5121 27 000 lei
Cheltuieli cu redevenţele, Conturi la bănci în lei
locaţiile de gestiune şi chiriile
Plata chiriei în avans:
471 = 5121 35 000 lei
Cheltuieli în avans Conturi la bănci în lei
27
Înregistrarea cheltuielilor în avans - în anul 2014
612 = 471 35 000 lei
Cheltuieli cu redevenţele, Cheltuieli în avans
ocaţiile de gestiune şi chiriile
BIBLIOGRAFIE
1. Darie Vasile " Manualul expertului contabil şi al contabilului autorizat ”
Editura Agora Bacau 2009.
2. Feleagă Nicolae " Sisteme contabile comparate " , Ediţia a- II – a Vol:
1,2,3, Editura Economică Bucureşti 2010.
3. Hoantă Nicolae " Economie şi finante publice” , Editura Poliron, Iaşi
202012.
4. Lazăr Tudor Dan " Finanţe şi bugete publice ", Editura Accent, Cluj-
Napoca 2011.
5. Pleşea Doru" Buget şi contabilitate publică ", Editura Sigma Bucureşti
2008.
6. Ristea Mihai " Contabilitatea societăţilor comerciale ", Editura
C.E.C.C.A.R. Bucureşti 2007.
7. Tulai Constantin " Finanţele publice şi fiscalitatea ",Editura Casa Cărţii
de ştiinţă, Cluj -Napoca 2008.
8. Văcărel Iulian “ Finanţele publice ” ediţia a –II – a, Editura Didactică şi
Pedagogică, Bucureşti 2011
28