Catre,

Compartimentul AUDIT Intern

Conform adresei nr. 526 din data de 17.01.2012 va trimitem alaturat chestionarul

de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

din Facultatea de Educatie Fizica si Sport din cadrul Universitatii de Vest.

Antet Anexa 4.1

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelorde control intern/managerial

la data de 31.12.2011

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns şi explicaţii

La nivelul

Facultăţii/de

partamentul

ui

standardul

este:

Da/

Nu

Explicaţie asociată

răspunsului I / PI / NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etică, integritate I

A fost comunicat personalului un cod de

conduită, care stabileşte reguli de

comportament etic în realizarea atribuţiilor

de serviciu, aplicabil atât personalului de

conducere, cât şi celui de execuţie din

cadrul compartimentului?

Da

La nivelul facultatii este

elaborat codului etic al FEFS

aprobat de conducerea

Universităţii, care a fost

adoptat de consiliul

facultatii.

I

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi

li se aplică un sistem de monitorizare a

respectării normelor de conduită?

Da

La nivelul facultatii exista

comisia de etica

I

Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini I

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă

documentele actualizate privind misiunea

entităţii, regulamentele interne şi fişele

posturilor?

Da

La sfirsitul fiecarui mandat

de conducere se face un

raport de activitate. Prin

afisarea pe site-ul

universităţii (si al FEFS) a

regulamentelor aprobate de

consiliul facultatii.

Prin comunicarea fişei

postului, prin intermediul

departamentului de resurse

umane, acestea fiind semnate

de titulari.

I

Sarcinile/atribuţiile asociate posturilor sunt

stabilite în concordanţă cu competenţele

decizionale necesare realizării acestora? Da

La întocmirea fişei posturilor

manageriale, didactice si

administrative s-au avut în

vedere cerinţele postului,

acestea fiind in corelatie cu

competentele decizionale,

I

stiintifice si respectiv

operationale.

Standardul 3 – Competenţă,

performanţă

PI

Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare a fi deţinute în

vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor

asociate fiecărui post? Da

Pentru fiecare post au fost

analizate si stabilite, la

angajarea personalului,

cunostintele, aptitudinile si

experienta profesionala

necesare pentru indeplinirea

sarcinilor / atributiilor

asociate fiecarui post.

I

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului?

Da

Conform Legii 1/2011 s-a

definit un cadru preliminar

de identificare a necesitatii

de perfectionare a pregatirii

profesionale a personalului

facultatii.

I

Sunt elaborate şi realizate programe de

pregătire profesională a personalului,

conform nevoilor de perfecţionare

identificate anterior?

Nu NI

Standardul 4 – Funcţii sensibile NA

A fost întocmit inventarul funcţiilor

sensibile?

Da

S-a convocat o adunare

generala in care s-a discutat

despre functiile sensibile,

stabilind-se ca in cadrul

FEFS nu exista functii

sensibile

I

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie

a salariaţilor din funcţiile sensibile?

Nu Nu este cazul I

Standardul 5 - Delegarea PI

Sunt stabilite şi comunicate limitele

competenţelor şi responsabilităţilor care se

deleagă?

Da

Fiecare nivel ierarhic al

facultatii are conturat cadrul

de competente.

I

Delegarea / subdelegarea de competenţă se

realizează în baza unor proceduri specifice

aprobate?

Da Procedurile specifice sunt in

curs de realizare PI

Standardul 6 – Structura organizatorică I

Sunt efectuate analize, la nivelul

principalelor activităţi, în scopul

identificării eventualelor disfunţionalităţi în

fixarea sarcinilor de lucru individuale prin

fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor

compartimentului?

Da

Periodic se analizeaza modul

de functionare a fiecarui

departament al facultatii

I

Structura organizatorică asigură Da I

funcţionarea circuitelor şi fluxurilor

informaţionale necesare supravegherii şi

realizării activităţilor proprii?

Fluxurile informationale

permit realizarea optima a

activitatilor si sarcinilor celor

doua departamente ale FEFS

II. PERFORMANŢĂ ŞI

MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 - Obiective I

Sunt stabilite obiectivele specifice la

nivelul compartimentului? Da

In cadrul planului

operational anual au fost

stabilite obiectivele specifice

pe categorii de activitati

I

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să

răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.

( unde: S-precise; M-măsurabile şi

verificabile; A-necesare; R- realiste; T- cu

termen de realizare).

Da

La stabilirea obiectivelor din

planul operational s-au avut

in vedere ca acestea:

- sa fie adecvate misiunii de

audit;

- sa poata fi verificate prin

documentele intocmite;

- sa fie in conformitate cu

prevederile legale in vigoare;

- sa fie realizate intr-un

termen prestabilit, inclus in

plan.

I

Sunt stabilite activităţile individuale pentru

fiecare salariat, care să conducă la

atingerea obiectivelor specifice

compartimentului?

Da

Pentru realizarea obiectivelor

se deruleaza activitati

stabilite pentru fiecare

angajat al FEFS

I

Standardul 8 - Planificarea PI

Resursele alocate sunt astfel repartizate

încât să asigure activităţile necesare

realizării obiectivelor specifice

compartimentului?

Da

Pentru personalul FEFS

resursele alocate asigură

realizarea in mare masura a

obiectivelor specifice, dar

exista un deficit de resurse.

PI

În cazul modificării obiectivelor specifice,

sunt stabilite măsurile necesare pentru

încadrarea în resursele repartizate

Da Sunt in lucru masuri care

permit corelarea intre

modificarea obiectivelor si

incadrarea in resursele

alocate.

PI

Standardul 9 - Coordonarea PI

Sunt adoptate măsuri de coordonare a

deciziilor şi activităţilor compartimentului

cu cele ale altor compartimente, în scopul

asigurării convergenţei şi coerenţei

acestora?

Da Exista un proces decizional

managerial de coordonare cu

alte facultati, acesta fiind in

curs de implementare

PI

În compartiment se realizează consultarea

prealabilă, în vederea coordonării Da

In cazul luarii unor decizii

sau efectuarii unor activitati I

activităţilor? in cadrul facultatii au loc

consultari prealabile intre

cele doua departamente.

Standardul 10 – Monitorizarea

performanţelor

NI

Este instituit un sistem de monitorizare şi

raportare a performanţelor, pe baza

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Da La nivelul facultatii se face o

analiza in cadrul comisiei.

Nu exista un sistem de

indicatori

rezultat/performanta pe

categorii de obiective.

NI

Atunci când necesităţile o impun, se

efectuează o reevaluare a relevanţei

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice,

în scopul operării corecţiilor cuvenite?

Da Nu exista un sistem de

indicatori

rezultat/performanta pe

categorii de obiective.

NI

Standardul 11 – Managementul riscului PI

Sunt identificate şi evaluate principalele

riscuri, proprii activităţilor din cadrul

compartimentului?

Da La nivelul FEFS este in curs

de realizare registrul

riscurilor

PI

Sunt stabilite măsuri de gestionare a

riscurilor identificate şi evaluate la nivelul

activităţilor din cadrul compartimentului?

Da La nivelul FEFS este

desemnata o comisie care

este responsabila cu

gestionarea riscului

I

Este asigurată completarea / actualizarea

registrului riscurilor?

Da La nivelul facultatii este in

curs de realizare Registrul

riscurilor

PI

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări PI

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază

formularea de ipoteze / premise, acceptate

prin consens?

Da Obiectivele specifice au fost

formulate pe baza unor

premise acceptate prin

consens.

PI

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci

când se constată modificări ale ipotezelor /

premiselor care au stat la baza fixării

acestora?

Da Reevaluarea obiectivelor

specifice se impune, dar

exista dificultati in evaluarea

tuturor modificarilor

conditiilor de mediu care

stau la baza formularii

ipotezelor.

PI

III. INFORMAREA ŞI

COMUNICAREA

Standardul 12 - Informarea PI

Au fost stabilite tipurile de informaţii,

conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi

destinatarii acestora, astfel încât personalul

de conducere şi cel de execuţie, prin

primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi

Da Au fost stabilite tipurile de

informatii, sursele si

destinatarii acestora,

continutul lor, dar nu exista

un cadru formalizat pentru

I

poată îndeplini sarcinile de serviciu? definirea calitatii si

frecventei informatiilor

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea

informaţiilor se realizează în sistem

informatizat?

Da Colectarea, prelucrarea si

centralizarea si transmiterea

informatiilor in cadrul FEFS

se face in format electronic,

dar nu exista la nivelul

facultatii un sistem

informatic pentru realizarea

acestora.

PI

Standardul 13 - Comunicarea PI

Circuitele informaţionale (traseele pe care

circulă informaţiile) asigură o difuzare

rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor,

astfel încât acestea să ajungă la timp la

utilizatori?

Da

La nivelul FEFS exista un

sistem de comunicare interna

si externa care sa asigure

difuzarea rapida, fluenta si

precisa a informatiilor catre

utilizatori.

I

Sunt stabilite canale adecvate de

comunicare prin care managerii şi

personalul de execuţie din cadrul unui

compartiment să fie informaţi cu privire la

proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate

la nivelul altor compartimente, care le-ar

putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Da Canalele de comunicare

exista, cu respectarea

procedurilor de lucru.

PI

Standardul 14 – Corespondenţa şi

arhivarea

PI

Sunt aplicate proceduri pentru primirea /

expedierea, înregistrarea şi arhivarea

corespondenţei?

Da

Respectarea procedurilor de

lucru si utilizarea registrului

de intrari iesiri. Procedura

privind primirea/expedierea,

inregistrarea si arhivarea

corespondentei este in curs

de realizare

PI

Reglementările legale în vigoare cu privire

la manipularea şi depozitarea informaţiilor

clasificate sunt cunoscute şi aplicate în

practică?

Da

Nu e cazul de informatii

clasificate în cadrul structurii

de audit I

Standardul 16 – Semnalarea

neregularităţilor

I

A fost comunicată salariaţilor procedura

aplicabilă în cazul semnalării unor

neregularităţi?

Da

Codul de conduită etica la

nivelul Universităţii de Vest

din Timişoara

I

În cazul semnalării unor neregularităţi,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetările adecvate în scopul elucidării

acestora şi a aplicat măsurile care se

Da

Codul de conduită etica la

nivelul facultatii I

impun?

IV. ACTIVITĂŢI DE CONTROL

Standardul 17 - Proceduri PI

Pentru activităţile proprii au fost elaborate /

actualizate proceduri operaţionale? Nu

Sunt in curs de realizare PI

Procedurile operaţionale comunicate

salariaţilor sunt aplicate? Da

Procedurile care au fost

elaborate au fost comunicate

si sunt aplicabile la fiecare

departament al FEFS

PI

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor PI

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a

operaţiunilor sunt funcţii separate şi

exercitate de persoane diferite?

Da

Doar in anumite cazuri se pot

separa persoanele, functiile

de initiere, verificare si

aprobare.

PI

Conceperea şi aplicarea procedurilor

asigură separarea atribuţiilor?

Da Pentru anumite activitati

conceperea si aplicarea

procedurilor asigura

separarea atributiilor.

PI

Standardul 19 - Supravegherea PI

Managerii supraveghează şi supervizează

activităţile care intră în responsabilitatea

lor directă? Da

Membrii echipei manageriale

prin exercitarea functiei,

supravegheaza si supervizeaza

activitatile de care raspund

direct

I

Supervizarea unor activităţi care implică un

grad ridicat de expunere la risc se

realizează pe baza unor proceduri

prestabilite?

Da Nu exista o astfel de

procedura. La nivelul

compartimentului este in

curs de realizare registrul

riscurilor.

PI

Standardul 20 – Gestiunea abaterilor PI

În situaţia în care, din cauza unor

circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de

procedurile stabilite, se întocmesc

documente adecvate, aprobate la nivel

corespunzător, înainte de efectuarea

operaţiunilor?

Da Nu exist o astfel de

procedura

NI

Se efectuează o analiză periodică a

circumstanţelor şi a modului cum au fost

gestionate abaterile în vederea desprinderii,

pentru viitor, a unor concluzii de bună

practică?

Da

La nivelul facultatii s-au

efectuat analize periodice a

modului cum au fost

gestionate abaterile

I

Standardul 21 – Continuitatea activităţii PI

Sunt inventariate situaţiile generatoare de

întreruperi în derularea unor activităţi? Da

La nivelul facultatii se

cunosc si sunt inventariate o

parte din situatiile care pot

genera intreruperi ale

PI

activitatii

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru

asigurarea continuităţii activităţii, în cazul

apariţiei unor situaţii generatoare de

întreruperi? Da

Exista o serie de masuri

pentru asigurarea

continuitatii, desi cadrul

legislativ este inca

insuficient calrificat prin

metodologii

PI

Standardul 22 – Strategii de control NI

Au fost elaborate strategii de control

adecvate pentru atingerea obiectivelor

specifice?

Nu Dificultati in clasificarea

tipurilor de control

NI

Strategiile de control aplicate furnizează o

asigurare rezonabilă cu privire la atingerea

obiectivelor specifice?

Da Nu exista strategii de control NI

Standardul 23 – Accesul la resurse PI

Sunt emise acte administrative de

reglementare a

accesului salariaţilor din compartiment la

resursele materiale, financiare şi

informaţionale?

Da Conform procedurilor

stabilite la nivel de

universitate – referat de

necesitate, aceasta activitate

nefiind in sarcina FEFS.

NI

Accesul personalului la resurse se

realizează cu

respectarea strictă a normelor cuprinse în

actele

administrative de reglementare cu acest

obiect?

Da Accesul la resurse se face

conform cadrului legal

PI

V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA

Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea

controlului

PI

Conducatorul compartimentului realizează,

anual, operaţiunea de autoevaluare a

subsistemului de control intern /

managerial existent la acest nivel?

Da

Decanul FEFS face anual

operatiunea de autoevaluare

a subsistemului de control

intern al facultatii

I

Operatiunile de autoevaluare a

subsistemului de control intern/managerial

au drept rezultat date, informaţii şi

constatări

pertinente necesare luării de decizii

operaţionale, precum şi raportării?

Da

Autoevaluarea subsistemului

de control este utila, dar

exista dificultati in

intelegerea legislatiei in

domeniu

PI

Standardul 25 – Auditul intern PI

Compartimentul de audit intern execută, în

afara misiunilor de asigurare, planificate şi

aprobate de manager, şi misiuni de

consiliere privind

Da

In cadrul facultatii exista o

comisie de audit intern care

va asigura si misiuni de

consiliere privind pregatirea

PI

pregătirea procesului de autoevaluare a

sistemului de control intern/managerial al

compartimentului?

procesului de autoevaluare a

sistemului de control intern

Compartimentul de audit intern dispune de

suficient personal pentru a realize integral

programul anual de audit? Da

Cu toate ca exista

compartimentul de audit

intern nu exista specialisti in

domeniu

PI

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern /managerial:

La nivelul compartimentului nu au fost implementate, pina in prezent, toate standardele aplicabile

acestuia.

Măsuri de adoptat:

Stabilirea unui plan de actiune.

Decan Sef Compartiment SCMI

Prof. Univ. Dr. Ciosici Doru Lector Univ. Dr.Brindescu Sorin

Timisoara

22.01.2012