NOȚIUNI INTRODUCTIVE

SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE MICROSOFT ACCESS

Prezentare generală

13:02:56

Datele şi informaţiile

reprezintă componentele primare ale sistemului

informational

Informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea

unui sistem sau a mediului în care acesta funcţionează

şi care aduce receptorului un spor de cunoaştere.

Informaţiile se obţin în general din prelucrarea datelor,

ele nu se confundă însă cu acestea.

13:02:56

Data reprezintă o înşiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o

anumită semnificaţie. Datele economice descriu acţiuni, procese, fapte,

fenomene referitoare la firmă sau la procese din afara acesteia.

În concluzie se poate spune că orice informaţie este o dată dar nu orice dată

este o informaţie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de

noutate.

13:02:56

Clasificarea informaţiilor:

după formă: analogică, digitală;

după natura sa: date, texte, imagini fixe, secvenţe

audio, secvenţe video;

după suport: magnetice, optice, opace, transparente.

13:02:

56

Circuitul informaţional

reprezintă drumul pe care îl parcurge informaţia între

emiţător şi receptor (destinatar). O secţiune prin acest

circuit informaţional formează un flux informaţional

13:02:

56

Fluxul informaţional

reprezintă cantitatea de informaţii care circulă

între emiţător şi beneficiar. Fluxul informaţional

este caracterizat prin: conţinut, sens, frecvenţă,

lungime, viteză, fiabilitate, cost.

Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi

clasificate după mai multe criterii:

după direcţie: verticale, orizontale, oblice;

după frecvenţă: periodice, ocazionale;

după locul unde iau naştere: interne, externe.

13:02:56

Sistemul informaţional

Sistemul informaţional este “sistemul circulator” al unei organizaţii. El

oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea

obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenţelor şi

responsabilităţilor atât manageriale, cât şi de execuţie din cadrul

organizaţiilor socio-economice.

13:02:

56

Sistemul informaţional

poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor,

fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi

mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să

contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor

organizaţiei.

13:02:

56

Deficienţele sistemului informaţional

Distorsiunea – constă în modificarea parţială,

neintenţionată a conţinutului mesajului unei

informaţii.

Filtrajul – constă în modificarea parţială sau totală a

mesajului în mod intenţionat.

Redundanţa – constă în culegerea, în prelucrarea şi

în transmiterea repetată a unor informaţii.

Supraîncărcarea circuitelor informaţionale – constă

în depăşirea capacităţii de transport a circuitelor,

ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii

mesajului la receptor 13:02:56

Parametrii calitativi ai

informaţiei

Informaţia constituie materia primă a sistemului informaţional. În

consecinţă, pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la

care se referă, informaţiile trebuie să îndeplinească o serie de

condiţii: să fie reale, multilaterale, sintetice şi concise, precise şi

sigure, să ajungă la beneficiar în timp util, să aibă un caracter

dinamic, orientare prospectivă.

13:02:56

Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezintă partea automatizată a

sistemului informaţional. Raportul dintre sistemul

informaţional şi cel informatic este de întreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului

informaţional în care operaţiile de culegere, de

prelucrare, de stocare şi de transmitere a datelor se

realizează cu ajutorul calculatorului.

13:02:56

Componentele sistemului

informatic sunt:

Componenta fizică (hard) – este constituită dintr-un ansamblu de echipamente

pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea şi pentru stocarea datelor şi informaţiilor.

Componenta logică (soft) – cuprinde sistemul de operare şi programele de aplicaţii.

Baza de date – cuprinde un ansamblu de colecţii de date şi descrierea legăturile dintre acestea.

Resursele umane – cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analişti, ingineri de sistem).

Cadrul organizatoric – cuprinde cadrul legal necesar funcţionării sistemului informatic (staţii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizează procesul de prelucrare automată a datelor cu scopul obţinerii de informaţii în vederea fundamentării deciziilor sau realizării producţiei

13:02:56

Sistem de Gestiune a

Bazelor de Date (SGBD)

Este un ansamblu de programe speciale care realizează gestionarea şi prelucrarea complexă a datelor, asigurând:

independenţa programelor de aplicaţie faţă de structura datelor,

o redundanţă minimă, controlată a datelor memorate

un timp minim de răspuns la solicitările utilizatorilor.

El reprezintă în acelaşi timp o interfaţă între utilizatori şi sistemul de operare.

13:02:56

Funcţii ale unui SGBD

descrierea structurii bazei de date şi a elementelor sale componente (tabele, indecşi, legături, fişiere, etc.);

descrierea relaţiilor dintre colecţiile sale de date (tabele);

manipularea datelor, prin operaţii de actualizare (adăugare, modificare, ştergere), interogare, vizualizare sau afişare;

asigurarea integrităţii şi securităţii bazei de date;

controlul şi autorizarea accesului la baza de date.

13:02:56

SGBD Microsoft ACCESS

Prezentare generală este un sistem de gestiune a bazelor de date relaţionale din

cadrul pachetului de programe birotice Microsoft Office

se fundamentează pe coexistenţa dintre două modele de date: modelul relaţional – bazat pe noţiunea de “relaţie” şi modelul orientat obiect – incluzând aspectele privitoare la “obiect”. Astfel, el utilizează modelarea realaţională a datelor şi este orientat spre obiecte, care au asociate evenimente şi proprietăţi.

delimitează noţiunile de “bază de date” şi “tabelă”, eliminând riscul confuziei celor doi termeni. În Access, întâi se crează baza de date şi apoi, din cadrul acesteia, se trece la crearea tabelelor sau a altor obiecte componente.

fiind creat pentru mediul Microsoft Windows, Access utilizează toate facilităţile grafice ale acestuia

pot lucra simultan cu o bază de date Access mai mulți utilizatori

13:02:56

MS Access - Caracteristici

oferă posibilitatea prezentării datelor într-un mod sugestiv, folosind machete, diagrame şi obiecte grafice.

execuţia comenzilor din interfaţa grafică a se poate face prin meniuri, casete de dialog, prin combinaţii de taste sau prin bare de unelte specifice (cu butoane, casete combinate şi palete de culori).

oferă posibilitatea utilizării componentelor WIZARD (“vrăjitor de lucru” în sensul realizării automate a anumitor obiecte) care sunt proceduri interactive, furnizate de Microsoft sau cosnstruite de utilizatori, pentru asistarea utilizatorilor în operarea cu SGBD Access.

13:02:56

Baza de date ACCESS

O bază de date Access (Database) este o colecţie de obiecte precum: tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi, module şi alte obiecte, care se memorează într-un fişier unic, cu extensia accdb

Obiectele Access pot fi clasificate sumar în două categorii:

date (sub formă de tabele);

aplicaţii (interogări, vizualizări sau proceduri de diferite feluri).

13:02:56

Aplicaţiile ACCESS

sunt obiecte ce se construiesc de către utilizatori pentru o bază de date Access şi sunt formate din obiecte vizuale (formulare, rapoarte, bare de meniuri şi de unelte) şi din obiecte ajutătoare (cu date şi proceduri) care controlează modul de lucru al obiectelor vizuale.

13:02:

56

Tipuri de obiecte ACCESS

Tabele (TABLE) - obiectele din cadrul bazei de date care stochează datele sub formă de înregistrări.

O tabelă este formată din câmpuri, care sunt practic coloane cărora li se atribuie:

câte un nume,

un unumit tip

şi o dimensiune bine precizate.

Descrierea câmpurilor de date (a coloanelor) formează ceea ce se numeşte structura tabelei, iar rândurile (cu date efective) înregistrări de date.

OBS: E important să reţinem că orice tabelă a bazei de date are o structură şi atâtea înregistrări de date câte am introdus până la momentul respectiv, pentru a înţelege că vom putea face apoi diverse operaţii asupra celor două componente ale tabelei (structura şi înregistrările).

13:02:56

Alte obiecte ACCESS

Interogări (QUERIES) - permit selectarea datelor din unul sau mai multe tabele pe baza unei cereri (a unei condiţii), precum şi memorarea acestora sau doar afişarea lor.

Formulare (FORMS) – reprezintă machete video pentru actualizarea tabelelor sau a interogărilor, precum şi pentru vizualizarea datelor din tabele şi interogări.

Rapoarte (REPORTS) – reprezintă liste, rapoarte care permit vizualizarea datelor din tabele sau interogări la ecran sau listarea lor la imprimantă, eventual sintetizarea acestora în formate definite de utilizator.

Macro (MACROS) – sunt comenzi “macro” prin care se automatizează anumite acţiuni dintr-o aplicaţie (acţiuni parametrizate). Ele reprezintă practic proceduri, secvenţe de comenzi care permit gestiunea bazei de date fără a face apel la scrierea de programe.

Module (MODULES) - stochează instrucţiuni în codul VBA, permiţând personalizarea, optimizarea sau gestiunea bazei de date.

13:02:56

Etape în realizarea unei aplicaţii

Etapa 1: Analiza problemei de rezolvat

Se formulează problema de rezolvat. De ex: evidenţa automată a activităţii de desfacere a produselor firmei sau, pentru o unitate hotelieră, evidenţa automată a activităţii de recepţie hotelieră.

Se analizează temeinic domeniul respectiv, folosind câteva tehnici de analiză pe care le vom prezenta.

Se identifică entităţile (ex: produse, clienţi, facturi, etc sau clienţi, camere, servicii, facturi, rezervări, etc) participante la aplicaţie (cu stabilirea legăturilor ce apar între ele: produsul se trimite la client, clientul plăteşte produsul, sau clientul cere camera, serviciul se prestează pentru client, etc)

Se precizează datele de intrare, prelucrările necesare şi rezultatele ce se obţin.

Etapa se finalizează prin realizarea unui model al sistemului studiat prin transpunerea obiectelor din lumea reală participante la aplicaţie în formatul modelului relaţional (tabelele corespunzătoare).

13:02:56

Etapa 2: Proiectarea aplicaţiei

se definesc proprietăţile obiectelor, caracteristicile lor cum ar fi de exemplu: nume, prenume, cnp, adresă, etc – pentru clienţi sau denumire, preţ, cantitate, etc – pentru produse, etc,

se stabilesc evenimentele la care trebuie să răspundă aplicaţia şi felul în care vor răspunde la rândul lor obiectele la diferitele evenimente.

Presupune realizarea activităţilor:

proiectarea obiectelor bazei de date;

proiectarea interfeţei aplicaţie-utilizatori (machete, rapoarte);

proiectarea interacţiunilor dintre obiectele astfel definite cu ajutorul macrocomenzilor sau instrucţiunilor VBA.

13:02:56

Etapa 3: Realizarea aplicaţiei în Access

Constă în crearea efectivă a obiectelor cu structura şi proprietăţile proiectate, urmată de codificarea, programarea, testarea şi implementarea procedurilor de tratare a evenimentelor.

Cuprinde subetapele de lucru:

crearea fişierului bazei de date;

crearea obiectelor bazei de date şi testarea lor;

încărcarea bazei de date;

testarea aplicaţiei.

13:02:56

TABELA (TABLE) este obiectul din baza de date destinat păstrării datelor privind

o anumită entitate (un obiect al lumii reale), stocate sub un nume sugestiv pentru informaţiile conţinute. Ex Produse, Clinţi,Camere, Contracte, etc.

Tabelele sunt identificate printr-un nume, care este unic şi ales sugestiv pentru caracteristicile ce vor fi menţionate, şi poate conţine caractere alfanumerice (litere, cifre şi spaţii).

Tabela este definită bidimensional: linii şi coloane.

Coloanele cuprind atributele (proprietăţile) specifice entităţii, iar liniile conţin informaţiile despre fiecare tip al entităţii menţionate.

Tabela Access este creată de regulă prin limbajul de definire a datelor, este permanentă (durează până la o comandă expresă de ştergere) şi permite atât modificarea câmpurilor, cât şi indexarea lor. Tabelele din baza de date pot manipula sute de mii de înregistrări.

Tabela conţine 2 categorii de informaţii:

structura

datele 13:02:56

Tabela - Componente

Structura tabelei cuprinde informaţii privind descrierea câmpurilor de date, respectiv numele, tipul de date şi caracteristicile câmpurilor, câmpurile cheii primare, câmpurile indexate şi tipul indexării.

Datele sunt valorile aferente fiecărei caracteristici în parte şi sunt memorate sub formă de înregistrări de date.

Prin urmare, totalitatea datelor despre un obiect memorat al tabelei reprezintă o înregistrare şi se asociază liniilor unui tabel.

Se numeşte cheie primară atributul sau atributele după care se poate identifica în mod unic un anumit obiect al tabelei. De exemplu: cod numeric personal (cnp) – pentru persoane, cod produs – pentru produs, etc.

13:02:56

Ferestre definitorii pentru

crearea structurii tabelei.

13:02:56

Explicaţii

Fereastra superioară, numită şi fereastra de descriere a structurii tabelei conţine următoarele informaţii:

Field Name - se cere numele câmpurilor (atributelor) definitorii pentru entitate.

Data Type: un controlor de tip listă combinată care cuprinde tipul de dată al câmpului menţionat la Field Name.

Description - este o zonă care se completează opţional; De regulă aici se introduce un text explicativ (opţional) care va apare jos, în bara de stare, la actualizarea datelor tabelei, odată cu introducerea sau modificarea lor.

13:02:56

Tipuri de date Access Text – memorează orice şir (orice combinaţie) de caractere alfanumerice cu

lungimea maximă de 255 caractere.

Number – memorează date de tip numeric, adică cifre, punctul zecimal şi eventual semnul numărului. Are mai multe subtipuri, care diferă prin modul de stocare şi viteza de răspuns. Se alege subtipul dorit din lista de parametri ai proprietăţii Field Size.

Date/Time – memorează o dată calendaristică sau un moment în timp, în formatele: general, lung, mediu sau scurt. Utilizatorul va alege formatul dorit.

Currency – memorează valori monetare reale.

AutoNumber – este de fapt un contor, format Long Integer, pe care Access îl incrementează automat cu 1 sau cu un număr generat aleator, funcţie de parametrul ales pentru proprietatea New Values: Increment sau Random; Ocupă un spaţiu de 4 octeţi.

Yes/No – memorează o valoare logică.

OLE Object – memorează un obiect mare legat sau încastrat, care reprezintă de obicei imagini, fişiere cu semnale audio, alte tipuri de date ce pot fi create de o aplicaţie OLE server. Nu poate fi câmp cheie şi nu poate fi indexat.

Hyperlink – memorează un text sau combinaţie de text şi numere (ca un text) folosită ca o adresă a unei pagini Web.

Lookup Wizard – crează un câmp care permite utilizatorului să aleagă valori din cadrul altor tabele sau dintr-o listă de valori. 13:02:56

Subtipuri de date ale

tipului Number

Byte – memorează un număr întreg pe 1 octet, cu valoare între 0 şi 255;

Integer – memorează un număr întreg pe 2 octeţi, adică un număr cuprins între -32768 şi +32767;

Long Integer – memorează un număr întreg pe 4 octeţi, cu valori cuprinse între -2147483648 şi + 2147483647;

Double – memorează un număr real în dublă precizie, ocupând un spaţiu de 4 octeţi;

Single – memorează un număr real în simplă precizie, pe un spaţiu de 2 octeţi;

lucru al obiectelor vizuale.

13:02:56

Fereastra inferioară sau

fereastra proprietăţilor câmpurilor Se activează imediat ce s-au introdus numele câmpului şi tipul datei şi conţine următoarele

opţiuni:

Field Size – se precizează lungimea câmpului de la tastatură sau se alege aceasta dintr-o listă combinată ce depinde de tipul câmpului.

Format – este formatul folosit pentru afişare, care poate fi predefinit sau specificat de utilizator.

Decimal Places – precizează numărul de cifre zecimale din totalul lungimii numărului; această opţiune poate fi activată doar pentru numere reale.

Input Mask – permite precizarea unui tipar pentru introducerea datelor în câmpul respectiv. Pentru un câmp de tip Text sau Date/Time se poate activa butonul “…” pentru a selecta din mai multe măşti predefinite de intrare pe cea dorită.

Caption permite introducerea unei etichete pentru un câmp în formular sau în raport. Valoarea implicită este chiar numele câmpului.

Default Value permite precizarea unei valori implicite, folosită la introducerea valorilor în înregistrări noi

Validation Rule – permite specificarea, dacă e cazul, a unei reguli de validare automată la introducerea valorilor în înregistrări

Validation Text - permite specificarea unui mesaj ce va fi afişat pe ecran la introducerea unei valori greşite (care nu respectă regula de validare)

Required precizează dacă este obligatorie sau nu introducerea datelor în câmpul selectat.

Allow Zero Length - indică dacă se permit sau nu, în câmpul respectiv, şiruri de caractere de lungime = 0.

Indexed - indică indexarea sau neindexarea câmpului, cu sau fără valori duplicate.

13:02:56