1

C A I E T D E S A R C I N I

Amenajare stand la Târgul Internaţional de Turism IBTM World de la Barcelona,

din perioada 28-30 noiembrie 2017

Capitolul I – DATE GENERALE

Perioada de desfășurare

Ediția a 30-a a IBTM World se va desfășura în perioada 28-30 noiembrie 2017 la

Barcelona, Spania.

Caracterul manifestării expoziționale

IBTM World, singurul târg de MICE (Meetings, Incentives, Conferencing and Exhibitions)

din Regatul Spaniei şi unul dintre primele ca importanţă din Europa se adresează strict

profesioniștilor din industria de turism, nefiind accesibil publicului larg și reuneşte

expozanţi din peste 90 țări, hosted buyers din peste 60 țări şi peste 8.300 de locaţii de

organizare a evenimentelor, destinaţii turistice, hoteluri, produse şi servicii.

Suprafața standului

Suprafața standului României este de 63 mp, de forma dreptunghiulară cu dimensiunile

7x9, tip insula, patru laturi deschise;

Număr infodesk-uri

Propunem realizarea unui număr de 19 + 1 infodeskuri, în total 20 infodeskuri, inclusiv

cel instituțional, poziționate perimetral, iar deskul instituțional se va amplasa pe colțul

format dintre latura mica si latura lunga a standului, orientat spre culoarele de acces

principal.

Capitolul II – DOCUMENTELE OFERTANTULUI

(1) Oferta tehnică: va conţine memoriu tehnic şi schiţa de amenajare a standului în

perspectivă axonometrică, prezentare tridimensională în policromie. Se va preciza: tipul de

2

structură modulară utilizată, modul de personalizare al standului (logo, imagini

reprezentative, etc.), materialele şi grafica utilizată, modul de evidenţiere a caracterului

manifestării, elemente de utilare suficiente (podiumuri, vitrine, standere, etajere, bar,

scaune, mese, etc.).

(2) Oferta financiară:

a. Nu vor fi acceptate oferte alternative. Ofertele care nu corespund în totalitate caietului de

sarcini vor fi descalificate.

b. Oferta financiară va cuprinde şi costuri legate de:

i. Servicii conexe: racorduri în cadrul şi pe suprafaţa standului (curent electric, internet)

ii. Efectuarea zilnică a curățeniei la stand inclusiv ridicarea gunoiului

iii. Execuţie materiale şi obiecte promoţionale.

Capitolul III – CONCEPTUL TEHNICO-ORGANIZATORIC AL STANDULUI

Standul va fi montat pe o podea flotantă cu suprafața egală cu toata suprafața inchiriată,

acoperită cu material acrilic verde, rezistent la zgarieturi, pe sub care vor trece toate țevile

instalațiilor de canalizare, electrice, audio-video, etc.; exceptie face zona de bar unde se

accepta folosirea doar a materialelor tip dusumea. Toata podeaua va avea aceeasi inaltime,

fara trepte intermediare, sau diferente de inaltime. Se va amenaja o rampa de acces pentru

persoane cu dizabilitati. Standul va fi împărțit în următoarele zone:

1. Zona destinată desk-urilor expozanților, ceea ce inseamnă amplasarea unui număr de

19 + 1 deskuri amplasate perimetral

2. Zona de bar

3. Zonă de depozitare și echipamente tehnice

Standul de 63 mp va trebui să cuprindă următoarele elemente:

Zona 1: Infodeskurile co-expozanților Un număr de 19 deskuri pentru co-expozanţi

(700x740xH1100 mm) cu câte 1 scaun de tip bar fiecare. Culoarea deskurilor și a scaunelor va

respecta cromatica generală a standului. Amplasarea deskurilor pentru co-expozanți va

asigura acestora același regim de vizibilitate avându-se în vedere folosirea judicioasă a

3

spațiului astfel încât standul să aibă un aspect aerisit. Un numar de 2 locuri de discutii

formate din cate o masa de sticla cu cate 4 scaune fiecare (în total două mese şi opt scaune),

din material plastic transparent.

Infodeskul instituțional va avea o formă de regulată, formată din doua corpuri,

independente, instalate la 90 de grade unul fata de altul, cu blatul superior cu dintr-o singura

bucata. Acesta se va pozitiona in coltul format de laturile standului spre culoarul cu circulatia

estimata cea mai mare. Dimensiunile aproximative: latura mică 0,6 metri, latura mare mare

1,2 metri, înălțimea generală a infodeskului de 1,1 metri; acesta va fi inscripționat cu

logotipul mărcii turistice a României și logo-ul Centenarului, dacă va fi cazul, atat pe latura

mica cat si pe latura mare. Infodeskul instituțional va fi dotat cu două prize electrice duble,

conectate la reteaua de electricitate de 220V. Se vor realiza in blatul superior a deskului

fante speciale pentru trecerea cablurilor. Infodeskul institutional va avea spatii de depozitare

a materialelor publicitare, incluse în structura deskului, dotate cu sistem de inchidere, cu

cate doua copii ale cheilor de la yale.Infodeskul institutional va avea 3 scaune cu inaltimea

reglabila.

Dimensiunile mentionate sunt relative si se accepta variatii dimensionale de maxim 20% si

doar in cazul designul general o impune.

Deskurile trebuie sa fie din materiale rezistente la uzura si murdarie, eventual vopsite/lacuite

cu vopseluri si lacuri care sa permita usoara curatare a acestora.

Zona 2 –Bar. Va cuprinde o construcție tip bar cu dimensiuni aproximative: lungime de 2,0 m,

lățime de 0,6 m a blatului superior de deservire și lățime totală de 1 m. Barul va fi dotat cu:

răcitor rapid pentru băuturi, expresor cafea, chiuvetă, spații depozitare sau sertare pentru

veselă, șervețele, pahare/cești cafea unică folosință, spațiu încorporat găleată

gunoi/depozitare temporară gunoi, etc. Barul va dispune de 4 scaune înalte, cu înălțime

reglabilă.

Materialele utilizate la constructia diverselor elemente de mobilier trebuie sa fie din

materiale rezistente la uzura si murdarie, eventual vopsite/lacuite cu vopseluri si lacuri care

sa permita usoara curatare a acestora.

Dimensiunile mentionate sunt relative si se accepta variatii dimensionale de maxim 20% si

doar in cazul designul general o impune.

4

Zona 3 - Depozitare. Constructia va fi dotată cu o ușă și asigurată cu cheie (2 seturi chei).

Usa de acces se prefera sa fie amplasata pe latura mica a depozitului, astfel incat peretele

mare sa poata fi utilizat ca suport pentru video-wall.

Aceasta zona va cuprinde următoarele dotări:

frigider

două standere cu un număr de 60 umerașe din lemn pentru hainele expozanților.

se vor furniza si amplasa echipamentele de control audio-vizual, dintre care: masa

de mixaj, control audio-video, controlul panourilor TV, DVD player, etc. Toate

echipamentele audio-video trebuie să funcționeze independent unul de altul și să aibă

posibilitatea conectării la laptop. Se va amplasa o masă de mixaj pentru reglarea

sunetului și aparatura necesară pentru rularea de DVD-uri pe monitoarele amplasate in

stand. Se vor prevedea echipamentele necesare pentru conectarea monitoarelor și

incintelor acustice la iesirile de laptop (ex: cablaje necesare pentru functionarea

simultană sau independentă a wall-ului de monitoare și a altor monitoare mobile și a

echipamentelor de sunet). Se va pune la dispozitie si un laptop performant, dotat cu

pointer wireles pentru rularea diverselor materiale informative.

rafturi pe toată înălțimea maxim admisă, pentru depozitare materiale informative.

1 pubelă de 80-100 litri, formă rectangulară, cu saci din plastic.

Pereții exteriori înguști ai zonei de depozitare vor fi decorați cu imagini de imprimate de

înaltă calitate pe care beneficiarul le va furniza. Pe peretele exterior, care este orientat spre

culoarul principal de acces in pavilion, al zonei de depozitare se va amplasa un echipament

video Wall compus din 9 monitoare (3x3).

De asemenea pe fiecare dintre pereţii rămaşi liberi ai zonei de depozitare se vor amplasa

casete laminate din interior cu imagini ale Romaniei de-a lungul celor 100 de ani de existent

ca stat modern.

Aspecte Generale:

Culorile care vor fi folosite pentru decorarea standului vor respecta culorile din brandul

turistic și al manualului de identitate vizuală (alb şi verde).

5

Toate elementele folosite pentru decorarea standului se vor afla în cea mai bună stare de

folosire (neacceptându-se zgârieturi, pete, exfolieri sau corpuri vechi), cu excepția celor

menționate în cazul mobilierului din lemn. Standul va avea înălțimea maximă admisă conform

normelor în vigoare si pe care le puteti obtine de la Fira Barcelona, administratorul

paviolionului expozitional.

Societatea care va amenaja standul, va desemna o persoană care să asigure urgențele

tehnice pe întreaga perioadă de desfășurare a târgului.

Firma care va realiza amenajarea standului va pune la dispoziție instalațiile electrice, va

asigura funcționalitatea echipamentelor electrice/electronice, iluminarea corespunzătoare a

panourilor foto, precum și iluminatul general al standului. Racordul la sistemul electric

trebuie inclus în ofertă și asigurat de firma câștigătoare.

Nerealizarea standului în conformitate cu prevederile fișei tehnice și a caietului de sarcini, se

consemnează în procesul verbal, care se semnează pe perioada târgului și constituie baza

legală pentru neplata diferenței rămase de achitat.

Se va asigura de către firma câștigătoare iluminarea standului în mod adecvat, utilizându-se

ca de exemplu proiectoare halogen, benzi LED, etc.

Alte servicii:

-firma câștigătoare va asigura și servicii conexe - conectarea la rețeaua electrică, curățenie,

conectare la internet (posibil wi-fi pentru a asigura accesul mai multor utilizatori în stand).

-transportul și manipularea materialelor de promovare până la stand.

-asigurarea necesarul de produse pentru protocolul de la stand pe durata manifestării care să

includă apa plată (100 de litri), cafea (300 de doze si accesorii aferente), ceai(150 de doze si

accesorii aferente) precum și pahare de unică folosință (300 de bucati pahare termice cu o

capacitate cuprinsa intre 100 – 250 ml, 300 pahare plastic cu o capacitate cuprinsa intre 250 –

300 ml), zahăr (plicuri, 500 de bucati), lingurițe/bețișoare (500 bucăţi), șervetele hartie

(1000 bucati), etc. Protocolul este necesar în cazul întâlnirilor ce vor avea loc în stand.

-realizarea a 5 poze profesionale in format A4 cu standul Ministerului Turismului si un CD/DVD

cu o filmare video si poze ale standului; se vor executa 5 copii originale ale respectivului

suport.

6

Hostess: Pe durata de desfășurare a evenimentului firma câștigătoare va asigura serviciul

hostess, respectiv doua persoane în fiecare zi de-a lungul orarului de vizitare a târgului. Codul

tinutei: OFFICE. Firma va prezenta la deschiderea ofertelor o listă cu căte 5 persoane pentru

asigurarea serviciului de hostess care va cuprinde informații despre vârsta și cunoștințele

limbilor străine vorbite (personalul selectat trebuie să fie vorbitor fluent de spaniolă și

engleză).

Degustări de băuturi traditionale

Pe durata celor 3 zile de desfasurare a targului se vor organiza degustari permanente de

bauturi traditionale romanesti, precum cele de mai jos. Cantitatile mentionate mai jos

reprezinta necesarul total de produse pentru cele 3 zile, distributia acestora facandu-se

astfel: prima zi: 50%, a doua zi: 30%; a treia zi: 20%.

În cadrul acestui eveniment se vor servi produse tipice românești de tipul:

-vin alb românesc (demi-sec şi sec, 15 sticle din fiecare categorie, total 30 de sticle de 75 cl;

se vor furniza fie pahare de plastic speciale pentru vin, fie se vor furniza pahare de sticlă;

total pahare: 100 bucati)

-vin roșu românesc (demi-sec si sec, 15 de sticle din fiecare categorie, total 30 de sticle; se

vor furniza fie pahare de plastic speciale pentru vin, fie se vor furniza pahare de sticlă; total

pahare: 100 bucati)

-țuică și palincă (câte 2 litri din fiecare categorie).

Firma câștigătoare va asigura serviciul profesional de ospătărie, prin intermediul a 2

profesionisti in domeniu, pe durata targului. De asemenea se va furniza vesela necesara

servirii si prezentarii produselor mai sus mentionate.

Materiale și obiecte promoționale:

Firma desemnată câștigătoare se obligă în plus să realizeze următoarele materiale și obiecte

promoționale:

a) 1000 de pixuri din material plastic cu cerneală, tip InkJoy, inscripționate cu logotipul

România; dimensiuni aproximative ale pixurilor: 15 cm lungime x 1 cm în diametru, de

culoare verde cu cerneală albastră și de culoare neagră cu cerneală neagra;

7

b) 1000 insigne cu logo-ul Romaniei (pin-uri) din material metalic, dimensiuni aproximative

1 cm x 0,5 cm

Mentionăm că toate costurile legate de energia electrică (alta decat cea minim contractata

de Beneficiar), consumul de apă, curățenie, Internet wireless, alte utilități si orice alte

asigurări si taxe aferente standului in suprafață de 63 mp. Fac exceptie costurile obligatorii

pe care organizatorii le impun expozantului principal prin formularele de inscriere (asigurari

minime obligatorii, consum de energie minim, taxe de inscriere coexpozanti, etc)

Fotografiile vor fi puse la dispoziție de catre Ministerul Turismului.

Toate materialele de promovare vor fi realizate numai după primirea acceptului pentru

layout-uri de la Ministerul Turismului.

CAP. IV – CONDIŢII FINANCIARE

Oferta financiară va cuprinde valoarea totală exprimată în RON la care se adaugă TVA.

Valoarea totală a ofertei financiare va fi defalcată pe elemente constitutive, respectiv

serviciul sau produsul furnizat și valoarea corespunzătoare, în RON. Defalcarea pe elemente,

servicii este obligatorie pentru toate capitolele și categoriile de cheltuieli prevăzute în

prezentul document.

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut.

Întocmit: Razvan Marc, Consilier DMPT