Implementarea tehnicilor moderne de audit asistate de calculator conditie esentiala a cresterii eficientei activitatii de audit

Scopul acestui articol este de a evidentia importanta crescanda pe care o castiga tehnicile moderne de audit asistate de calculator in cadrul activitatii desfasurate de auditorii de pretutindeni, in conditiile unui mediu de afaceri extrem de dinamic, caracterizat in special de un volum foarte mare de operatiuni economice intre diversi parteneri precum si un ritm foarte alert de desfasurare al acestora.Tehnicile moderne de audit asistate de calculator vin direct in sprijinul auditorului, sustinand eficientizarea procesului de audit si ducand treptat la abandonarea tehnicilor clasice,manuale, de audit.

Cuvinte cheie: audit, sistem informatic, eficienta, CAAT, proces.

Aspecte generale privind tehnicile de audit asistate de calculator

Abordarea calculatorului ca instrument al auditorului n ndeplinirea sarcinilor acestuia este cunoscut n literatura de specialitate ca fiind auditarea "cu ajutorul" calculatorului. Mediul informatizat n care i desfoar astzi activitatea orice entitate auditat influeneaz n mod continu munca auditorilor, generand atat noi oportuniti cat i noi riscuri, precum si un set de reguli suplimentare n ceea ce privete securitatea, corectitudinea i marjele de eroare acceptabile. Evolutia sistemelor informatice n special a sistemelor de contabilitate informatizat de tip Enterprise Resource Planning, in sensul sporirii complexitii acestora, precum i volumul in continua crestere al tranzaciilor nregistrate n prezent au condus la abandonarea tehnicilor de audit clasic, manuale, in favoarea tehnicilor moderne, asistate de calculator cunoscute sub numele de CAAT (Computer Assisted Audit Techniques). Tehnicile de audit asistate de calculator pot fi definite ca instrumente care au drept baz calculatorul i au drept scop mbuntirea eficienei i eficacitii procesului de audit; o definiie alternativ ar fi aceea de tehnici folosite de auditorii care utilizeaz calculatorul drept instrument pentru culegerea i analiza datelor necesare auditului.

Obiectivele utilizrii tehnicilor de audit asistate de calculator

In prezent una dinntre cele mai importante conditii pentru eficientizarea activitatii de audit este reprezentata de integrarea in cadrul cestei activitati a tehnicilor si instrumentelor moderne de audit asistate de calculator. Rezultatul acestei integrri ofera auditorilor posibilitatea de a lua pulsul unei organizaii, n condiiile n care planificarea, testarea propriu-zis i raportarea se desfaoar n paralel i n timp real. Chiar i n aceste condiii, utilizarea CAAT-urilor trebuie s fie planificat i abordat numai dac adaug valoare auditului sau dac procedurile manuale se dovedesc inutilizabile, mai puin economice sau mai puin eficiente. Atunci cnd utilizarea CAAT este ineficient sau impracticabil, se poate opta pentru adoptarea altor faciliti sau realizarea unei combinaii corespunztoare a tehnicilor de audit manuale cu cele asistate de calculator. Standardul de audit 1009 Tehnici de audit asistate de calculator ajut raionamentul auditorului n determinarea oportunitii utilizrii lor i recomand n acest sens, analiza urmtorilor factori: cunotinele, specializarea i experiena n domeniul informatic ale auditorului. disponibilitatea CAAT-urilor i a facilitilor informatice corespunztoare. imposibilitatea de aplicare a testelor manuale. eficiena i eficacitatea procedurilor de audit pot fi mbuntite prin utilizarea CAAT-urilor. normarea timpului.

Importana utilizrii tehnicilor de audit asistate de calculator

Utilizarea tehnicilor de audit asistate de calculator a ctigat o amploare crescnd in defavoarea tehnicilor clasice de auditare, nu numai n cadrul cabinetelor de audit, ci chiar i n rndul clienilor auditai (n special, n cadrul departamentelor de audit intern).Desi utilizarea acestora poate crea uneori impresia unor costuri nejustificate, n realitate ele ofer o plus - valoare att clienilor, ct i auditorilor, prin imaginea complet pe care o dau unui sistem sau/i unei tranzacii CAAT reprezint un pas important realizat de la analiza situaiilor financiare i confirmrile clienilor, deoarece aceast tehnic clasic se baza pe o mic parte a tranzaciilor i poate, nu ntotdeauna, reflecta fidel situaia real a entitii n exerciiul respectiv, cu toate eforturile i profesionalismul auditorilor. Utiliznd aceste aplicaii informatice, auditorii i formeaz o imagine mai clar asupra afacerii clientului deoarece sunt capabili s verifice volume mari de date, s le clasifice dup anumite criterii, pot emite statistici i chiar previziuni furniznd clientului o imagine complex a societii.Avantajele tehnicilor de audit asistate de calculator sunt numeroase, utilizarea lor implicnd testarea ntregului volum de date (testare 100%); printre procedurile de audit folosite frecvent se pot evidenia: Recalcularea totalurilor rapoartelor tiprite era una din activitile manuale cu un consum mare de timp i cu un aport informaional destul de sczut; utiliznd software de audit, acest proces se realizeaz n numai cteva secunde. Vechimea creanelor i datoriilor se poate calcula aproape instantaneu i poate genera, mai departe, o analiz a clasificrii acestora pe intervale de vechime. Analiza excepiilor poate urmri numeroase tipuri de erori acolo unde este foarte dificil s se parcurg manual rapoarte tiprite pentru a depista tranzaciile neobinuite Fuziunea datelor (Joining) servete la analiza datelor din tabele sau baze de date diferite. Prin fuzionarea a dou fiiere de date, cum ar fi costurile stocurilor i preurile la care acestea au fost vndute, aplicaia de audit poate analiza instantaneu care stocuri au fost vndute la preuri mai mici dect costurile, genernd pierderi. Depistarea fraudelor presupune analiza eventualelor coincidene suspecte din baza de date.

4.2.2 Rolul CAAT-urilor n detectarea fraudei

O facilitate suplimentar a tehnicilor de audit asistate de calculator este aceea a detectrii tranzaciilor frauduloase; aceasta presupune analiza tranzaciilor duplicate, lips sau altor anomalii.

Tehnicile de detectare a fraudei implementate n cadrul acestor aplicaii se bazeaz pe: analiza de tip digital; analiza ratelor; legea lui Benford.Analiza de tip digital const n observarea unui anumit format de date, ablon, care se evideniaz n momentul aplicrii, de ctre auditor, a unor criterii specifice de selectare i analiz. Analiza ratelor reflect, asemntor ratelor financiare, sntatea financiar a unei organizaii i ajut la definirea simptomelor de fraud.

4.3. Descrierea tehnicilor i instrumentelor de audit asistate de calculator

Aceste instrumente i tehnici moderne pot asista auditorul n orice etap a misiunii sale, fiind utilizate pentru: verificarea corectitudinii prelucrrilor contabile; testarea msurilor de securitate dintr-un sistem; analiza i controlul aplicaiilor informatice existente n sistem; identificarea riscurilor unei organizaii i evaluarea acestora; evaluarea controlului intern; verificarea integritii fiierelor; analiza informaiilor clientului auditat prin interogri complexe ale bazelor de date, extrageri, stratificri, totalizri.

Experiena practic a impus separarea CAAT-urilor n dou zone distincte de operare: analiza i testarea sistemului informatic, ce asigur procesarea i prelucrarea datelor, informaiile unei organizaii, ce vor fi apoi auditate; analiza datelor.

4.3.1 Tehnicile de auditare asistata de calculator utilizate pentru analiza i testarea sistemului informaticAceste tehnici pot fi definite ca un ansamblu de teste ce permit realizarea urmtoarelor obiective: examinarea fluxului de date prin sistem, verificarea integritii datelor i fiierelor, verificarea controalelor implementate n cadrul sistemului, ct i un control al modificrilor neautorizate asupra codului de program.

4.3.1.1. Tehnici de examinare a fluxurilor de date

Vederile punctuale (Snapshot) reprezint o facilitate ce permite auditorului s nghee programul ntr-un anumit punct, pentru a verifica valorile unei tranzacii i prelucrrile efectuate n timpul funcionrii programului. Tehnica propriu-zis este rapid i uor de utilizat, dei are o funcie limitat i specific, ea oferind auditorului un nivel de reasigurare asupra controalelor interne din cadrul sistemului. Urmrirea (Tracing) presupune generarea unui traseu de audit complet pentru urmrirea tranzaciilor n timpul prelucrrilor. Maparea (Mapping) presupune monitorizarea execuiei unui program n scopul stabilirii unor informaii statistice, cum ar fi spre exemplu: cod de program neexecutat, de cte ori au fost executate anumite linii din program.

4.3.1.2. Tehnici de verificare a integritii datelor i fiierelor

Simularea paralel este un instrument util, ce permite auditorului verificarea acurateei aplicaiilor prin folosirea unor programe care simuleaz logica aplicaiei utilizate (n mod uzual se folosesc programele generalizate de audit GAS). Auditorul simuleaz funciile procesrii n paralel cu sistemul aflat n funciune. Tehnica datelor de test necesit pregtirea unui eantion de date-test pentru a fi procesate de ctre versiunea aplicaiei curente, sub controlul auditorului. Auditorii pot utiliza astfel de teste pentru verificarea aplicaiilor contabile i evaluarea controalelor aferente sistemelor precum: controlul accesului la date i alte controale specifice (exemplu: parole on-line); controlul validrii datelor de intrare, controlul totalurilor (restricii de integritate ncorporate); bree logice n procesarea tranzaciilor; acurateea calculelor matematice. Testul integrat (Integrated Test Facility: ITF)Utilizarea unui ITF permite auditorului s introduc date fictive, fr tiina utilizatorilor, pentru a verifica eficiena sistemuluiMediul de afaceri actual precum i companiile ce activeaza in cadrul acestuia sunt supuse unui proces rapid i continuu al schimbrii. Auditul intern la rndul su trebuie s evolueze alturi de companie. Organizaiile din ziua de astzi sunt din ce n ce mai sofisticate, iar funcia de audit trebuie s se afle ntr-o legtur strns cu tehnologia pentru ca ritmul muncii lor s produc rezultate mai rapide, mai fiabile i ntr-un timp mai scurt.Concluzionand cele spuse,putem afirma ca astzi, ntr-o er informatizat, apare necesitatea exprimrii, de ctre auditor, a unei opinii fundamentate n timp real, n defavoarea abordrii clasice, cu caracter istoric.Astfel, in conditiile unui mediu de afaceri in care sistemele informationale au devenit vitale pentru desfasurarea activitatii oricarei entitati, este esential ca auditorul sa poata aprecia calitativ informatiile culese intr un timp cat mai scurt, pentru a satisface atat cerintele managementului intern cat si a actionarilor externi care doresc in permanenta sa fie informati pentru a se putea adapta mediului concurential.