3

Argument

Asistentul manager sau orice funcionar public de birou, trebuie s cunoasc structura organizatoric a instituiei publice i s fie familiarizat cu funciile i relaiile dintre diferitele nivele i sectoare. Cei mai muli asisteni manageri sunt legai printr-un contract de munc de instituiile publice, care i-au angajat i care le pltesc salariile, i nu de persoana sau persoanele care le sunt superiori direct i pentru care lucreaz. Chiar dac asistenii manageri sunt competeni n ndeplinirea obligaiilor i i degreveaz pe efii lor direci de o mare parte din munc de rutin i de cercetare, ei trebuie s posede multe cunotine despre structura afacerilor n sectoare publice sau private. Orice asistent manager, i nu numai, trebuie s-i respecte disciplina. Att n Regulamentul de Organizare i Funcionare a Unitii, ct i n Regulamentul de Ordine Interioar sunt stipulate prevederi cu privire la pstrarea unei discipline ferme cu o condiie de baz pus nc de la angajare. Sunt specificate n aceste acte normative o serie de caliti cerute cum ar fi: contiin profesional, punctualitate, competen profesional, spirit creator, druire i pasiune n munc, combativitate i intransigen fa de orice aspect ce poate prejudicia instituia public sau firm respectiva. Un principiu al respectrii disciplinei este pstrarea secretului de serviciu. Ansamblul de msuri privind pstrarea secretului de serviciu, att de ctre persoanele fizice, ct i de cele juridice se refer la eviden, pstrarea circuitului, multiplicarea, clasarea i arhivarea documenteleor secrete. Este interzis scoaterea acestor documente din instituie, transportul lor n locuri neadecvate pstrrii acestor documente, este interzis multiplicarea prin orice mijloace a acestor documente.

n relaiile cu mass-media asistenilor manageri le este interzis furnizarea de informaii de orice fel, solicitantul fiind ndrumat spre eful ierarhic sau nlocuitorul acestuia. De altfel, chiar accesul oricrei persoane strine n instituie este interzis fr aprobarea efului direct. Ca o condiie de rutin este necesar precizarea calitii de document secret prin marcarea, lng numrul de nregistrare, a unui "S, iar pe prima pagin a documentului se scrie "secret de serviciu.

4

1. Evoluia funciei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul

evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti; confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.

n perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.

n epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de

imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.

n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul.

n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de

5

comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.

6

2.Calittile i aptitudinile asistentului manager

n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea

personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.

Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta. 1.Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat.. bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii;

perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.);

2.Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective.

3.Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.).

Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie. 4.Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. 5.Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente; 6.Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei. 7.Simul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice.

7

preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat. prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin; 8.Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor. 9.Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee. 10.Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11.Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12.Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.

De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.

8

13.Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. 14.Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. 15.Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor

(asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare. 16.Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii. 17.Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare. 18.Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului.

19.Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20.Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21.Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie. 22.Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient. 24.Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.

9

3. Instrumente specifice necesare unui asistent manager

Pe baza experienei acumulate de fiecare asistent manager n parte se pot observa o

serie de activiti, cu caracter ciclitate zilnic, sptmnal, decadal, chenzinal, lunar, trimestrial, semestrial sau anual. Aceste activiti se consemneaz n Calendarul de Activitilor de Secretariat, care permite o mai bun desfurare a activitii secretariatuluirespectiv.

Este necesar ca odat cu nscrierea zilei sau perioadei unor anumite activiti s se nscrie n calendar i msurile necesare n scopul realizrii lor.

Calendarul activitilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document n plus cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace n perfecionarea activitilor de secretariat i manageriale. Un bun asistent manager trebuie s : planifice programul de lucru; aib un caiet de sarcini; fac caietul de notaii cronologice; fac caietul de notaii pe domenii de activitate; s fac scadentarul de termene; aib agenda cu adrese i numere de telefon; aib o list numerelor de telefon uzuale; aib o agend electronic.

A)Planificarea programului de lucru:

Pentru o mai sistematic organizare a timpului de munc este necesar extragerea din caietul de sarcini i din calendarul activitilor unui asistent manager a sarcinilor ce se sconteaz a fi realizate sptmnal i zilnic, notate ntr-o fia care s cuprind: problema urmrit, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate precum i rezultate obinute.

Exist cazuri n care o anumit sarcin s nu poat fi realizat n termenul scontat, aspect ce trebuie menionat n caietul cu programe de lucru. Se cunosc i cazuri cnd, n locul unei sarcini din program, se realizeaz o alta, care nu a fost cuprins n program, dar care prin importana i urgena ei va fi benefic pentru conducere.

Programul zilnic va fi alctuit mpreun cu eful direct pe baza unui proiect elaborat din timp de asistentul manager cu completarea sarcinilor nou aprute. Este de datoria asistentului manager s rein atenia conductorului cu privire la termenul la care o anumit activitate a fost programat. De regul, toate sarcinile trecute n programul zilnic sausaptamanal trebuie rezolvate integral, dar dac acest nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a doua zi sau pentru o alt dat fixat de conducere. Pentru fiecare sarcin cuprins n program se cere notat n dreptul ei modul n care s-a realizat, iar n cazul nerealizrii s se specifice i motivele pentru care nu s-a realizat.

B)Caietul de sarcini:

Acest caiet este un instrument folosit de asistentul manager, n care se consemneaz cu minuiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel nct ele s fie mereu n atenia secretariatului n vederea soluionrii. Forma, dimensiunea i rubricatia acestui caiet de sarcini rmn la latitudinea fiecrui secretariat n parte, n funcie de specificul locului de munc i de cerinele exprimate de conducere.

Ordinea consemnrii sarcinilor primite se face n funcie de urgena, importana, durata realizrii, folosind, dac este cazul, notaii sau sublinieri cu culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevzute cu termene specifice s fie trecute i n scadentarul de termene. n cazul n care o anumit sarcin nu a fost ndeplinit la timp se vor preciz motivele nerealizrii, dar totodat i msuri de ndeplinire, precum i un nou termen.

10

innd seama de specificul muncii asistentului manager, care se confrunt cotidian cu o mulime de persoane de diverse profesii i avnd temperamente diferite, cunoaterea personalitii este deosebit de important. Situaiile cu care se confrunt asistentul manager se refer la eful direct, la colegii din alte departamente de munc, la ali efi de serviciu sau de departamente, la publicul larg sau la cei ce solicit audiene sau ntrevederi. n consecin, este evident necesitatea de perfecionare continu, pentru o mai bun realizare a sarcinilor. Dac comportamentul asistentului manager nu este corespunztor ntrebrilor interlocutorului, vor fi percepute eronat, astfel nct se ajunge, pe de o parte la inhibarea

acestuia i pe de alt parte la discordane sau la stri conflictuale. Asemenea relaii trebuie dublate de amabilitate, dar i de fermitate, urmrindu-se astfel buna funcionare a instituiei. Fermitatea este necesar n cazul persoanelor foarte insistente, care doresc s ptrund la ef cu orice pre, chiar dac acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrri care nu suport ntrzieri. Comportarea la locul de munc presupune o bun cunoatere a unor uzane protocolare.

C) Caietul de notaii cronologice: Secretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se confrunt cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau absolut insolubile. Pentru

asigurarea unei bune evidene un instrument care nu lipsete din majoritatea secretariatelor, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este caietul de notaii cronologice. Asistentul manager va nota n acest caiet, toate informaiile, problemele, evenimentele care apar, n ordine calendaristic, precum i sarcinile stabilite de conducere. Se vor consemna n acest caiet informaii cu privire la activitatea propriei instituii, corelaiile cu alte compartimente de munc sau cu ali ageni economici. Se vor consemna aici numere de telefon, adrese, faxuri, nume de furnizori i beneficiari, precizndu-se data i ora la care a fost fcut consemnarea.

D) Caietul de notaii pe domenii de activitate: Prin acest caiet se poate depista rapid a informaiilor cutate, iar pentru realizarea acestuia este necesar transcrierea, dac este posibil zilnic a informaiilor din caietul de notaii cronologice.

nfiinarea unui astfel de caiet este ns condiionat de alctuirea prealabil a unui cod de domenii care s sistematizeze transcrierea dup frecvena i importana problemelor.

E)Scadentarul de termene:

Scadentarul de termene constituie un instrument indispensabil n asigurarea

respectrii termenelor stabilite de conducere sau de asistentul manager nsui. n el se vor include toate datele care presupun termene precise. n acest sens ar putea fi folosit o agend de birou cu rubricaie calendaristic. Din notaiile fcute trebuie s rezulte clar data la care s-a realizat tranzacia respectiv, persoanele implicate i telefoanele acestora, coninutul tranzaciei i termenul de realizare a acesteia.

n folosirea scadentarelor de termene este necesar ca asistenii manageri s dovedeasc discernmnt n aprecierea diverselor termene dup urgen i importan reinnd din timp atenia factorilor responsabili pentru prevenirea unor ntrzieri. De altfel, ntreaga activitate de secretariat trebuie s aib un caracter preventiv, n scopul respectrii riguroase a tuturor termenelor, ca o dovad cert a seriozitii, n stilul de munc a instituiei respective. F)Agenda cu adrese i numere de telefon:

n mod practic se utilizeaz un registru-repertoriu, cumprat sau confecionat la comand sau de asistentul manager, n care se consemneaz, n ordinea alfabetic, adresele i numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spaii de rezerv pentru fiecare liter n parte. Dac volumul activitii presupune un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, n locul unui caiet se va folosi un fiier alfabetic, ce permite o mai bun actualizare.

11

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese i numere de telefon se va concepe de fiecare asistent manager n parte n funcie de specificul unitii. El trebuie s cuprind: numr curent, numele i prenumele, adresa, numrul de telefon de la serviciu i de acas i orubrica de observaii la care se va putea trece i meniunea nu se informeaza sau se vor specifica eventuale modificri. G) Lista numerelor de telefon uzuale:

O astfel de list este cuprins de regul pe o singur pagin celofanata sau protejat cu o folie de plastic. Utilizarea ei ne scutete de pierderea timpului cu cutarea n agend sau n fiier dar se impune necesitatea revizuirii i actualizrii ei lunare sau trimestriale.

H) Programarea, pregtirea i desfurarea activitilor colective: 1)ntlniri de lucru

ntlnirile de lucru se programeaz din timp i acestea au loc fie la sediul instituiei publice, fie la unul din compartimentele din subordine. Dac n reeaua proprie nu exist un spaiu adecvat, se va recurge la soluia unei nchirieri.

Asistentul manager urmrete constant agenda de lucru i anun conducerea instituiei publice de apropierea zilei n care sa stabilit ntlnirea de lucru i cere informaii suplimentare cu privire la ordinea de zi a acesteia.

Fiind vorba de o modalitate concret de lucru informaiile solicitate managerilor servete la stabilirea i detalierea unor aspecte cum sunt: problematica ce se va dezbate, ce materiale se vor elabora i de ctre cine.

2)edine curente, consftuiri edinele curente i/sau consftuirile constituie instrumente de management i

modaliti importante de valorificarea a talentelor individuale i de grup, precum i de conlucrare a deciziilor comune ce se iau n cadrul colectivitilor date.

Aciunea de pregtire a unei edine curente i/sau consftuiri ncepe din momentul fixrii datei n graficul de activiti colective de conducere sau n agenda managerului instituiei i al stabilirii problematicii ce va analizat.

Pasul urmtor este fcut de secretariate, care prin prerogativele ce le au din Regulamentul de Organizare i Funcionare al Instituiei ndeplinesc urmtoarele sarcini: anun ordinea de zi a edinei curente, acesta fcndu-se prin telefon, fax, prin adrese scrise, invitaii sau pe baz de semnturi de tabele nominale; dactilografiaz, proceseaz, multiplic i difuzeaz materiale care fac obiectul ordinii de zi;

mpreun cu compartimentele social - administrative pregtesc slile n care au loc edinele curente i consftuirile. asigur numrul de scaune i aezarea lor astfel nct participanii s recepioneze cu uurin tot ceea ce se discut i se trateaz n cadrul edinei. Pregtirea mesei la care conducerea ncepe edina. efectuarea prezenei participanilor i conducerea invitailor la locurile stabilite; asigurarea unui bufet cu aperitive i dulciuri i rcoritoare care pot fi servite fie permanent fie numai n pauze;

asigurarea aparaturii audio-vizuale necesar prezentrii materialelor ce fac obiectul ordinii de zi a adunrii sau a consftuirii; asigurarea unor persoane din cadrul secretariatului pentru ntocmirea stenogramei edinei/consftuirii sau a ntocmirii procesului verbal; sintetizarea msurilor sau dispoziiilor trasate n timpul lucrrilor edinei pentru a fi difuzate la cei nominalizai s le rezolve.

3)Mese rotunde, dezbateri

12

Aceste ntlniri au un numr restrns de invitai, permit abordarea unor teme teoretice i practice att de aplicabilitate imediat, ct i de perspectiv. n acest sens asistenii manageri au urmtoarele atribuii: pregtirea documentelor ce fac obiectul ordinii de zi; asigur distribuirea din timp a materialelor la cei care vor participa la masa rotund sau la dezbaterea programat; formuleaz i transmit invitaiile de participare; mpreun cu factorii de protocol i administrativ pregtesc sala n care va loc manifestarea tiinific convocat, asigur diverse rechizite, aparatur audio-vizual, aperitive, dulciuri i rcoritoare.

4)Simpozioane, sesiuni de comunicri Simpozioanele i sesiunile de comunicri sunt organizate sub forma unor dezbateri

sau discuii pe baza unor expuneri scurte fcute de un numr de vorbitori n faa unui public interesat de tematic abordat.

5)Grij fa de invitai La cererea managerului asistentul manager se va informa dac invitaii au fost

anunai despre sesiunea respectiv cnd sosesc n localitate, cu ce mijloc de transport. n raport cu aceste informaii se stabilete locul de cazare, de servirea mesei, persoana care i ateapt.

Este prudent i politicos ca invitaii speciali la o reuniune tiinific i nu numai, de care tim c va depinde bunul mers al acesteia, s fie condui la sala n care se desfoar reuniunea tiinific sau sesiunea de comunicri.

Orice asistent manager la astfel de evenimente i la orice fel de eveniment unde este invitat trebuie s aib o inut vestimentar corespunztoare, trebuie s aib i o inut fizic i pe strad ct i n societate. Trebuie s tie s se comporte adecvat fiecrui eveniment i trebuie s tie s conduc o conversaie.

Regulile de conduit sau regulile de comportare contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii n afaceri. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicatiirelationale care depesc sfer relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen profesional.

13

4. Rolul asistentului manager

ntr-o instituie public un asistent manager trebuie s ndeplineasc anumite sarcini

tipice, dar nu oricum ci cu maxim eficient: deschide i sorteaz coresponden; d curs corespondenei de rutin; scrie dup dictare; expediaz corespondena; claseaz documente; rspunde la telefon: preia mesajele pe care apoi le transmite efului, rezolv probleme curente, se asigur c cel ce telefoneaza vorbete cu persoana cea mai potrivit, i protejeaz eful de convorbiri i ntlniri nedorite; se ngrijete de oaspei; are n pstrare agenda de lucru; organizeaz ntlniri; organizeaz cltorii de afaceri sau ca schimb de experien cu alte orae din ar sau din strintate; se informeaz asupra activitilor de profil (de exemplu, citete ziare i reviste comerciale);

ntocmete i pstreaz o bibliotec de informaii utile

14

5. Elemente de ergonomie n activitatea unui asistent manager

Principalii factori ergonomiei implicai n munca unui asistent manager sunt: mobilierul; iluminatul; cromatica; microclimatul; zgomotul i vibraiile; factorii psihosociali.

Factorii care influeneaz randamentul executantului la nivelul locului de munc sunt: factorii individuali: pregtirea profesional; aptitudini; capacitatea de nvare i adaptare; interes pentru profesie; motivaie pentru munc; aspiraii; sistem de valori; sntate; experien; situaie social. factorii tehnici: tipul utilajului (echipamentului); gradul de uzur; modul de reglare; factorii psihosociali: climatul psihosocial de la locul de munc; stil de conducere;

n urma solicitrii oricrei activiti umane apare oboseala. Este starea de slbiciune muscular, nervoas sau psihic, vizibil sau interioar, real sau imaginara. Ea diminueaz capacitatea de munc. Problemele de sntate care apar repetativ sunt: afeciuni ale ochilor i slbirea vederii; oboseal; dureri ale spatelui; dureri de umeri; dureri de cap.

Pentru a avea un randament de lucru bun trebuie s se respecte urmtoarele norme de protecie: pstrarea unei distane optime fa de monitor, pentru a evita afectarea ochilor. Se utilizeaz ecrane de protecie; poziionarea adecvat a mouse-lui, tastaturii i a monitorului; folosirea unei tastaturi detaabile; utilizarea scaunelor reglabile, confortabile, cu un sptar comod; distan adecvat pentru genunchi, de la birou sau terminal, s fie la maxim 70 de cm fa de sol;

cablurile de date s fie bine legate i protejate; iluminare i aerisire bun a ncperii, ferestre dotate cu jaluzele pentru a evita strlucirea sau reflexia luminii;

pauze de 10 minute la fiecare 50 de minute n faa calculatorului.

15

Studiu de caz

Asistentul manager, mai mult dect o secretar

Corina D, asistent manager ntr-o firm de contabilitate, spune c n principal se ocup de organizarea edinelor i documentarea temelor cerute de director, folosind diverse surse de informaii. n plus, elaborez aproape lunar rapoarte sau prezentri, coordonez ntlnirile i edinele, dar rezolv i problemele legate de coresponden sau alte activiti de secretariat", precizeaz Corina. Pentru ndeplinirea acestor sarcini, un asistent manager trebuie s dovedeasc deinerea unor abiliti specifice. Pe lng faptul c a trebuit s am cunotine de contabilitate primar, asta fiind o cerin specific postului meu, personal, am fost nevoit s-mi dezvolt abilitile de a gestiona activiti multiple n acelai timp i de a lucra att independent, ct i n echip. Bineneles, necesare mi-au fost i rezistena la stres, abilitile de comunicare i disponibilitatea la un program prelungit", completeaz Corina D. Totodat, pe site-ul AASPR , este menionat c orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie absolut loial i discret, iar, pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele funcii pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-l sprijini i asigura succesul". Abiliti: De conducere--Un asistent manager ar trebui s fie o persoan proactiv i s dein aptitudini de lider. El trebuie s-i asiste managerul, precum i s observe dac echipa sa i dovedete eficiena. n plus, asistentul se poate ocupa de sarcinile de ultim moment, s rezolve problemele urgente, ct i s delege alte responsabiliti subalternilor. Pentru acest lucru, este nevoie de rbdare i capacitatea de a lua decizii. De comunicare--n calitate de asistent manager, indiferent de instituia unde lucreaz, zilnic interacionezi cu o mulime oameni. Aici, abilitile de comunicare sunt absolut necesare pentru a trata ntr-o manier profesionist orice discuie avut la birou. Inteligen--Un asistent manager este posibil s munceasc ore suplimentare s stabileasc din timp planul de lucru pentru a doua zi, iar pentru acest lucru este nevoie de o minte limpede. Mai mult, asistentul trebuie s-i nvee importana lucrului n echip pe colegii si i s lucreze n tandem cu ei pentru a ndeplini obiectivele stabilite pentru echip.

16

Concluzii

Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale,

dar i o serie de constrngeri:

Avantaje:

un salariu mai mare; condiii de munc mai bune; contacte variate; mai multe responsabiliti; mai mult putere de influen;

Constrngeri :

deplasri frecvente n provincie i/ sau strintate; program flexibil; raportri permanente; obligaii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate); stagii de perfecionare.

Ceea ce ateapt efii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini si asigura succesul.

17

Bibliografie

http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/ROLUL-ASISTENTULUI-

MANAGER-INT68.php

http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/9.htm

https://resurseumane1001.files.wordpress.com/2012/05/fisa-de-post-asistent-

manager.pdf

http://webspace.ulbsibiu.ro/ilie.rotariu/html/studenti/S7-

%20Activitatea%20de%20secretariat.doc

http://www.romanialibera.ro/economie/finante-personale/asistent-manager--mai-mult-

decat-o-secretara-234954

www.eHow.com

18

Avantaje: