DOCUMENTELE CALITATIIProceduri referitoare la sistemul de management al calitatii

Definitii Tipuri de proceduriStructura generala a unei proceduri

Definitie: O procedura este un document care specifica (prezinta) modul de efectuare (operare) si de control a unei activitati/proces.

Procedurile pot fi prezentate in scris si in acest caz se numesc proceduri scrise sau documentate.Procedurile documentate se pot referi la activitati individuale, la activitati grupate pe domenii sau la ansamblul activitatilor unei firme

Prezentarea unei proceduriO procedura documentata se poate prezenta in trei moduri:

Sub forma de text, Sub forma de schema (diagrama in flux) si tip formular.

OBS. Pot exista simultan toate cele 3 moduri de descriere, 2 sau unul singur.

Partea "text" a procedurilor este reprezentata de textul documentului in cauza. Aceasta parte prezinta criteriile (si uneori metodele) de operare si control a procesului/ activitatii care face subiectul procedurii documentate;

Partea "schema" a procedurilor documentate este reprezentata de scheme. Acestea au ca principal scop lamurirea concentrata si simplificata a unei probleme, avand doar rol informativ, de intelegere a unui subiect legat de sistemul de management;

Partea "formular" a procedurilor documentate este reprezentata prin diverse tipizate (tabele). Prin completarea acestora apar asa numitele "inregistrari" prin care se confirma operarea si/sau cotrolul procesului descris in procedura documentata.

O procedura documentata poate avea urmatoarele sectiuni:

Scop si domeniu de aplicare;

Definitii, prescurtari, simboluri;

Documente de referinta;

Procedura (sau Operarea si controlul procesului sau Descrierea procedurii);

Responsabilitati;

Inregistrari;

Anexe.

Structura generala a unei proceduri

1. In Scop si domeniu de aplicare se prezinta scopul pentru care a fost alcatuita procedura (de ce s-a intocmit acea procedura documentata) si domeniul pentru care aceasta este valabila.

2. In Definitii, prescurtari, simboluri sunt prezentate concret acele elemente care concura la intelegerea procedurii.

3. In Documente de referinta sunt enumerate documentele in raport cu care s-a alcatuit procedura documentata sau acele documente la care se face referire in textul acesteia.

4. In Procedura (sau Operarea si controlul procesului sau Descrierea procedurii) se prezinta concret modul in care se desfasoara si se controleaza activitatea/ procesul descris in procedura documentata.

5. In Responsabilitati se prezinta cine este responsabil pentru planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea, controlarea si evaluarea activitatilor prezentate in procedura.

6. In Inregistrari se prezinta tipizatele (tabelele) care stau la baza inregistrarilor, modul cum se realizeaza inregistrarile care confirma desfasurarea activitatii/ procesului conform cu cerintele stabilite, precum si modul cum sunt tinute inregistrarile sub control.

7. In Anexe sunt enumerate schemele si formularele procedurii documentate.

Tipuri de proceduriDupa gradul de generalitate se deosebesc:Proceduri generale (referitoare la SMC);Proceduri specifice diferitelor domenii de activitate ale unei firme. Acestea pot fi:

Procedurile generale sunt, conform standardului ISO 9000, documente de baza in implementarea unui sistem de management al calitatiiEle descriu:Obiectivele si modul de desfasurare a diferitelor activitati referitoare la asigurarea calitatii;Responsabilitatile si relatiile dintre persoanele care coordoneaza, efectueaza, verifica sau analizeaza activitatile respective

Standardul ISO 9001/2000 prevede obligativitatea elaborrii de proceduri documentatate cu privire la urmtoarele activiti:

Conform standardului ISO 9001/2000, pe langa procedurile mentionate, firmele care implementeaza un SMC elaboreaza si alte proceduri referitoare la sistem.

Procedurile generale se detalieaza prin:Proceduri operationale (proceduri de inspectie, proceduri de incercare, instructiuni de lucru etc.;Fise tehnologice;Desene;Specificatii etc.

In concluzie:Forma de prezentare a procedurilor documentate, numrul i volumul acestora difer n funcie de mrimea firmei, specificul activitii, domeniul de aplicare si structura prevzut n Manualul CalitiiExemplificativ, procedurile generale si operationale ale unei firme din Romania pot fi:

TIPUL DE PROCEDURCODUL PROCEDURIIDENUMIREA PROCEDURII

PROCEDURI GENERALE

PG-simbol01-16-numarul proceduriiPG 01Analiza ofertei, a comenzii/ contractuluiPG 02Proiectare i dezvoltare tehnologicPG 11Controlul documentelor (procedura obligatorie)PG 11.01Elaborarea i actualizarea procedurilorPG 03AprovizionarePG 03.01Controlul produsului furnizat de clientPG 04Identificare i trasabilitatePG 05Vnzare, facturarePG 06Inspecii i ncercriPG 07Controlul echipamentelor de msurare i ncercarePG 08Controlul produsului neconform (procedura obligatorie)PG09Aciuni corective i preventive (procedura obligatorie)PG 10Manipulare, depozitare, ambalare, conservare i livrarePG 11Controlul nregistrrilor (procedura obligatorie)PG 12Audituri interne ale calitii (procedura obligatorie)PG 13Managementul resurselor umane PG 14ServicePG 15Analiza datelorPG 16ComunicarePROCEDURI OPERAIONALE

PO-simbolPO 01Evaluarea satisfaciei clienilorPO 02Instalare maini- uneltePO 03Vnzare maini- uneltePO 04mbuntirea continu

Exemplificativ, conform ISO 9001/2001 procedurile unei unitati de invatamant superior din Romania pot fi: PROCEDURI DE SISTEM, PROCEDURI OPERAIONALE

Denumire procedur Cod 1. Controlul documentelor PS-01 2. Controlul nregistrrilor PS-02 3. Audit intern PS-03 4. Controlul produsului neconform PS-04 5. Aciuni corective PS-05 6. Aciuni preventive PS-06

Nr. Crt. Denumire procedur Cod 7. Aprovizionare PO-01 8. Control operaional PO-02 9. Controlul dispozitivelor de msurare i monitorizare PO-03 10. Comunicare PO-04 11. Analiza SMC efectuat de conducere PO-05 12. Competen, contientizare i instruire PO-06 13. Comunicarea cu clienii PO-07 14. Analiza datelor PO-08

PROCEDURI DE LUCRU

Nr. Crt. Denumire procedur Cod 15. Managementul riscului PL-01 16. Ocuparea posturilor didactice PL-02 17. Activitatea profesional a studenilor PL-03 18. Evaluarea cadrelor didactice de ctre studeni PL-04 19. Evaluarea colegial n universitatePL-05 20. ntocmirea regulamentelor PL-06 21. ntocmirea statelor de funcii ale personalului didactic PL-07 22. Funcionarea Comisiei pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii PL-08 23. Funcionarea Sistemului de Management al Calitii PL-09 24. Alegerea studenilor n Consiliile Facultilor i Senatul Universitii PL-10

In elaborarea unei proceduri vor fi luate in considerare urmatoarele aspecte:

definirea nevoilor organizaiei, clienilor i furnizorilor acesteia;descrierea procesului n text si/sau diagrame flux;stabilirea a ce trebuie facut, de ctre cine sau de ctre care funcie din organizaie, de ce, cnd, unde i cum;descrierea procesului de control i controlul activitilor identificate;definirea necesarului de resurse pentru ndeplinirea activitilor (resurse de personal, de instruire, echipamente, materiale);definirea documentaiei celei mai potrivite pentru activitatea cerut;definirea intrrilor i ieirilor procesuluidefinirea msurrilor ce trebuie facute

FISA DE LUCRU: Elaborai conform specializrii vostre o procedur/instructiune de lucru cu titlul Evaluarea satisfaciei clienilor respectnd urmtoarea structur: