LOGISTICALOGISTICA1. Conceptul de aprovizionare

Activitatea de aprovizionare = orice acţiune prin care se asigură elementele materiale şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura stabilită, care să permită realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare.

contribuie la asigurarea condiţiilor optime de depozitare a resurselor materiale;

alimentarea raţională a locurilor de muncă cu resursele materiale necesare;

utilizarea raţională a resurselor materiale, astfel încât să se respecte normele de consum stabilite şi stocurile de producţie determinate.

Reducerea cu 2% a cheltuielilor cu aprovizionarea are acelaşi efect asupra profituluica şi o creştere cu 10% a vânzărilor

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Ciclul aprovizionării cuprinde procurarea şi aducerea la timp a bunurilor, echipamentelor şi produselor intermediare, de calitatea, tipurile, sorturile şi dimensiunile necesare pentru desfăşurarea activităţii de ansamblu a firmei, avându-se în vedere:

Recepţionarea şi analizarea condiţiilor aprovizionării;

Alegerea furnizorului;

Determinarea preţului optim;

Emiterea ordinului de aprovizionare;

Urmărirea termenelor de livrare;

Primirea şi acceptarea mărfurilor, prin organizarea depozitării corespunzătoare a

resurselor materiale şi a distribuirii acestora în cadrul organizaţiei;

Aprobarea facturii furnizorului;

Gestiunea raţională a stocurilor de materii prime, combustibili şi semifabricate.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Procesul aprovizionării comportă o serie de etape:

Studierea pieţei de desfacere, a furnizorilor potenţiali şi reali;Determinarea calităţii, cantităţii, a locului şi a termenului de livrare pentru produselor ce urmează a fi achiziţionate;Elaborarea strategiilor în achiziţionarea de resurse materiale şi echipamente tehnice, ca şi în domeniul gestiunii stocurilor;Alegerea şi testarea credibilităţii furnizorului, care va permite satisfacerea nevoilor exprimate;Negocierea condiţiilor de aprovizionare, derularea activităţii de cumpărare şi finalizarea acţiunii prin încheierea de contracte comerciale (reprezintă rezultatul confruntării dintre furnizor şi cumpărător);Emiterea şi administrarea comenzilor;Perioada derulată după efectuarea acţiunii de cumpărare. Urmărirea evoluţiei pieţei de furnizare şi potenţialului de resurse, a preţurilor.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Pe seama realizării eficiente a acestor activităţi, subsistemului aprovizionării i se asigură rolul de subsistem de participare activă la elaborarea strategiilor de dezvoltare a întreprinderilor.

Prin natura informaţiilor şi relaţiilor cu piaţa din amonte, subsistemul aprovizionare materială participă la:

Elaborarea şi fundamentarea strategiilor eficiente în cumpărarea de resurse materiale şi echipamente tehnice;Elaborarea de strategii de acţiune în raport cu furnizorii, care să corespundă intereselor întreprinderii;Elaborarea de strategii adecvate în domeniul colectării şi transmiterii informaţiilor;Asigurarea necesarului de resurse materiale pe termen scurt, mediu şi lung;Asigurarea credibilităţii întreprinderii pe piaţă şi consolidarea imaginii acesteia.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Pentru a se face o aprovizionare la un cost cât mai scăzut trebuie să se respecte următoarele cerinţe:

să se cumpere la un preţ cât mai scăzut, dar ţinându-se cont de condiţiile de calitate cerute; costul de stocare să fie cât mai mic, adică să se stocheze cantităţi cât mai mici posibil, iar prin stocare să se imobilizeze cât mai puţini bani.Produsele stocate şi destinate a fi livrate trebuie să îndeplinească un anumit nivel de servire pe care întreprinderea îl doreşte. Acest coeficient de servire se poate calcula ca raport între cantitatăţile cerute şi cantităţile furnizate sau ca raport între numărul de cereri satisfacute şi numărul total de cereri.În general, se caută ca aprovizionarea şi stocarea să se facă la costuri cât mai mici, ţinându-se cont de un anumit coeficient de servire.

Subsistemul aprovizionare se manifestă ca centru de profit prin controlul pe care îl poate avea asupra costurilor specifice: de achiziţie, de gestiune, costuri suplimentare de prelucrare, etc.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Principalele atribuţii ale aprovizionării sunt:

Obţinerea de bunuri şi servicii în cantitatea şi la calitatea cerută, precum şi la termenele

stabilite;

Obţinerea de bunuri/servicii la cel mai scăzut preţ şi urmărirea evoluţiei pieţelor

produselor pe care întreprinderea le utilizează;

Stabilirea modalităţilor de aprovizionare pe care trebuie să le respecte compartimentele

întreprinderii;

Elaborarea programelor de aprovizionare în functie de planul de fabricaţie al

întreprinderii şi stabilirea regulilor de control pentru marfurile aprovizionate;

Asigurarea unui service bun şi a unor livrări prompte din partea furnizorului;

Stabilirea criteriilor pentru o bună gestiune a stocurilor;

Dezvoltarea şi menţinerea unor raporturi bune cu furnizorii şi dezvoltarea altora noi.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Politica de aprovizionare este condiţionată de un anumit număr de parametri care pentru responsabilii cu aprovizionarea reprezintă tot atâtea restricţii, cum ar fi:

Mărimea capitalului disponibil pentru a fi investit în stocuri (politica ce va fi aleasă va trebui să ţină cont de posibilităţile financiare ale întreprinderii);

Consumul pe perioade (o bună politică de aprovizionare nu poate fi concepută decât prin previzionarea producţiei);

Costuri – costul de stocare - include cheltuielile de depozitare, deprecierile sau deteriorările

produselor stocate, precum şi costurile financiare de natura dobânzilor;– costul de derulare a comenzilor - cuprinde cheltuielile administrative ocazionate

de aprovizionare, precum şi costul livrării; – costul de penurie - are în vedere o eventuală ruptură de stoc şi implică cheltuieli

suplimentare pentru întreprindere. Condiţiile de cumpărare (referitoare la durata de aprovizionare); Natura produselor (numărul acestora şi periodicitatea aprovizionării); Coeficientul de servire cerut (un coeficient ridicat de servire va permite livrări

rapide în cazul întreprinderilor comerciale şi deci o bună servire a clienţilor).

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Constrângerile de aprovizionare pot fi de natură internă sau/şi externă.Constrângeri de aprovizionare interne: 1. Comerciale: •Furnizor impus; •Politică de aprovizionare impusă; •Lipsă de previziune; •Termene prea scurte; •Lipsă de putere de cumpărare; •Lipsa de grupare a achiziţiilor; •Preţ de cumpărare impus; •Perimetru de cumpărare restrîns; •Rezistenţă la schimbare.2. Tehnice: •Necunoaşterea furnizorilor; •Caiet de sarcini foarte sever;•Asigurarea calităţii; •Lipsă de analiză a valorii; •Dificultăţi de omologare.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Constrângerile de aprovizionare externe: 1. Comerciale: •Monopol; •Înţelegeri pe piaţă; •Piaţă restrânsă de aprovizionare; •Legislaţie restrictivă; •Sistem de distribuţie rigid.2. Tehnice: •Tehnologii cu evoluţie rapidă; •Monosursă (monopol tehnologic);•Multiple soluţii tehnologice; •Durată de viaţă scurtă a produselor; •Serie minimă la cumpărare; •Reglementări.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Activităţi specifice:

1. Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi energetice necesare desfăşurării activităţii de ansamblu a unităţii economice şi în primul rând a celei productive. Se realizează prin studierea şi culegerea de informaţii privind resursele materiale şi energetice necesare pentru toate destinaţiile de consum, pe toată gama sorto-tipo-dimensională, configurativă şi de calitate.

2. Fundamentarea tehnico-economică a planului şi a programelor de aprovizionare materială şi energetică a unităţii. În acest scop se folosesc planul şi programele de fabricaţie, normele de consum pentru întreaga structură de fabricaţie, necesităţile pentru alte destinaţii de folosire a resurselor materiale, structura şi nivelul stocurilor, resursele proprii existente în perioada pentru care se face fundamentarea.

3. Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico–economică a consumurilor materiale şi de resurse energetice. Acţiunea asigură elementele tehnice de calcul al necesităţilor materiale şi energetice şi se concretizează în elaborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic şi economic. Prin utilizarea acestor norme tehnice de consum se previne consumul iraţional, risipa de materiale şi energie şi, deci, creşterea nejustificată economic a costurilor.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

4. Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la evidenţierea modului de folosire a resurselor, ca şi a formei concrete de regăsire a acestora pe parcursul prelucrării. Baza de fundamentare a acestor instrumente o constituie programele de fabricaţie şi normele de consumuri specifice estimate în cadrul documentaţiei tehnico-economice de execuţie a produselor, lucrărilor sau prestaţiilor.

5. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor de resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare. Acţiunea este de natură complexă, fiind justificată de importanţa economică a acesteia, aspect care se evidenţiază nu numai prin valoarea resurselor materiale stocabile ci şi prin cheltuielile pe care le generează (a căror pondere este de 25-30% faţă de valoarea medie a stocurilor). Acestei acţiuni i se ataşează şi cea de stabilire a nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice de comandă, de emitere a comenzilor de aprovizionare.

6. Prospectarea pieţei interne şi externe de resurse materiale şi energetice în vederea depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de a fi utilizate. Acţiunea presupune emiterea de cereri de ofertă, investigaţii la târguri şi expoziţii interne şi internaţionale, la bursele de mărfuri, studierea de cataloage comerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare şi publicitate, apelarea reprezentanţelor comerciale, a unităţilor specializate în comercializarea de materiale şi produse, a celor de colectare şi valorificare a materialelor refolosibile.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

7. Alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care răspund cel mai bine carac-teristicilor cererilor pentru consum, prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare, etc.

8. Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiţii economice şi asigură certitudine în livrările viitoare pe termen scurt sau lung. Se va face după mai multe criterii între care semnificative sunt cele care au în vedere calitatea resursei materiale, condiţiile de furnizare, distanţa de transport, forma de transport posibilă de utilizat, nivelul preţului, potenţialul furnizorilor, canalele de distribuţie folosite, etc.

9. Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa de furnizare internă şi externă. Se vor stabili obiectivele specifice aprovizionării şi modul de acţiune.

10. Testatrea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii probităţii morale, garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, reponsabilităţii în respectarea obligaţiilor asumate şi a solvabilităţii.

11. Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi - implică stabilirea, prin acord de voinţă, a tuturor condiţiilor de livrare între parteneri. Finalizarea relaţiilor de vânzare- cumpărare se realizează prin emiterea comenzilor şi încheierea de contracte comerciale.

12. Urmărirea operativă a derulării contractelor de asigurare materială, întocmirea fişelor de urmărire operativă a aprovizionării pe furnizori şi resurse.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

13. Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a materiilor prime, materialelor sau subansamblelor. Presupune amenajarea de spaţii speciale de descărcare–recepţie, dotate cu mijloace tehnice adecvate, constituirea comisiilor de primire–recepţie şi organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de lucrători specializaţi în efectuarea operaţiilor.

14. Asigurarea spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea internă a fluxurilor de circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operaţiunilor de depozitare–aranjare a resurselor materiale în magazii şi depozite; în acelaşi sens se are în vedere înscrierea în evidenţă a intrărilor de resurse recepţionate şi acceptate, asigurarea condiţiilor de păstrare–conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate ca şi a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor.

15. Organizarea raţională a sistemului de servire ritmică cu resurse materiale a subunităţilor de consum ale întreprinderii în concordanţă cu cerinţele acestora şi cu programele de fabricaţie care au stat la baza elaborării comenzilor. Se asigură elaborarea unor programe optime de circulaţie, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunităţile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, eşalonarea judicioasă în timp a servirilor pentru prevenirea aşteptărilor nejustivicate la depozite, a supraaglomerării punctelor de servire, a blocării mijloacelor de transport intern, a încărcării neuniforme a lucrătorilor din depozite.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

16. Controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele stabilite pentru a se evita consecinţele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale în stoc asupra activităţii economice a întreprinderii, a situaţiei financiare a acesteia.

17. Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi energetice pe destinaţiile de consum. Desfăşurarea acestei activităţi are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului şi depozitării, a nerespectării disciplinei tehnologice sau destinaţiei iniţiale de folosire a resurselor materiale.

18. Conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional cuprinzător, simplu şi operativ, care să permită vehicularea volumului imens de informaţii într-un timp scurt, evidenţierea clară a stării reale a procesului de asigurare materială.

19. Selectarea şi angajarea după principiul competenţei a personalului de specialitate în structura profesională specifică, formarea şi pregătirea lucrătorilor din sectorul de asigurare materială prin diferite forme de pregătire.

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

LOGISTICALOGISTICA

2. Organizarea structurală a activităţilor de aprovizionare

O organizare eficientă trebuie să aibă în vedere:

Identificarea principalelor funcţii ale subsistemului;

Definirea criteriilor de bază care vor contura organizarea structurală;

Precizarea rolului subsistemului în cadrul organizării structurale de ansamblu a întreprinderii;

Stabilirea gradului de centralizare – descentralizare;

Definirea precisă a funcţiilor, ca element esenţial al eficienţei unei structuri organizatorice.

Aprovizionarea

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Principalele atribuţii ale compartimentului de aprovizionare:

• culegerea, prelucrarea şi analiza informaţiilor privind situaţia activităţii economice, în general, şi ale pieţei, îndeosebi, accentul fiind pus pe disponibilităţile de materiale pe piaţă, condiţiile de procurare ale acestora, tendinţele preţurilor, etc;

• colaborarea cu compartimentele de cercetare–dezvoltare şi de producţie pentru stabilirea specificaţiilor de materiale, a normelor de consum, a planurilor şi programelor de aprovizionare;

• determinarea celor mai adecvate sorturi de materii prime, materiale, surse de aprovizionare, preţuri de cumpărare şi planificarea în funcţie de necesităţile firmei a cantităţilor de aprovizionat;

• procurarea propriu-zisă a tuturor materialelor necesare potrivit planurilor şi programelor stabilite;

• urmărirea aprovizionării efectuate şi ţinerea evidenţei materialelor aprovizionate.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Pentru derularea activităţii de aprovizionare materială trebuie stabilite următoarele date primare: Specificarea materialului;

Cantitatea şi unitatea de măsură;

Termenul şi locul de livrare;

Alte informaţii.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Etapele principale ale procesului de aprovizionare:

1. Decizia de cumpărare, în cadrul căreia o mare importanţă o are alegerea furnizorilor, care se face ţinând seama de două cazuri specifice şi anume:a) întreprinderea are furnizori cunoscuţi, cu care are relaţii comerciale neîntrerupte;b) întreprinderea caută, în permanenţă, cele mai bune condiţii oferite de piaţă.

În general, selecţia furnizorilor se face prin culegerea de informaţii, avându-se în vedere:• preţul produselor (care, de cele mai multe ori, este hotarâtor);• calitatea;• termenele de livrare şi regularitatea livrărilor;• facilităţile de plată;• reputaţia furnizorului.

Modalităţi de cumpărare: contractul de cumpărare unic (conţine cantităţile ce urmează a fi livrate la o dată stabilită);contractul la termen (prevede aprovizionări ritmice pentru o perioadă mai lungă de timp).

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

2. Procesul administrativ al cumpărării antrenează execuţia unui număr mare de activităţi şi elaborarea de documente, cum ar fi:

• cererea de cumpărare sau de aprovizionare emisă de compartimentul solicitantului;• comanda redactată în scris de către compartimentul de cumpărari;• urmărirea comenzii care are un caracter preventiv.

3. Recepţia cuprinde operaţii care constau în compararea conţinutului livrării cu elementele comenzii. Operaţiile de recepţie sunt realizate de compartimente specializate, care pot efectua două tipuri de controale:

controlul asupra aspectului fizic şi calitativ al livrării; controlul prin comparaţie cu conţinutul efectiv al lucrării.

După recepţie se face verificarea facturii prin compararea următoarelor documente: bonul de comandă emis iniţial; bonul de comandă corectat cu ocazia recepţiei; factura furnizorului.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

4. Depozitarea, care poate fi efectuată în: depozite de vânzare - reprezintă locurile unde sunt păstrate mărfurile şi la care au acces clienţii; depozite de produse finite - reprezintă de fapt antrepozite pentru mărfurile aflate pe punctul de a fi vândute; depozite de materii prime sau alte produse intermediare care sunt stocate în vederea satisfacerii nevoilor producţiei; depozite de furnituri şi de utilaje destinate să alimenteze diversele compartimente ale întreprinderii.

Depozitele au ca sarcină aprovizionarea compartimentelor cu produsele de care acestea au nevoie, trebuind să asigure: evidenţa produselor stocate (prin înregistrarea sistematică a ieşirilor şi a intrărilor de materiale); să informeze compartimentul cumpărari despre situaţia stocurilor şi să declanşeze comenzile de aprovizionare; să asigure conservarea şi manevrarea serviciilor pe care le au în primire.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Sisteme de aprovizionare

I.Sistemul pe grupe de activităţi distincte (funcţional) - departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activităţi componente în funcţie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora.

Sistemul asigură o delimitare selectivă a activităţilor de prognozare – planificare – programare a aprovizionării, de urmărire, control, analiză şi evaluare a acestuia, de depozitare – păstrare a resurselor materiale asigurate, de urmărire a modului de folosire a acestora pe destinaţii de consum.

Sistemul presupune existenţa următoarelor grupe (subcompartimente de lucru): grupa de plan, contractare, evidenţă (sistemul de programare); grupele operative de aprovizionare technico-materială; grupa depozitelor de materiale.

Grupele operative şi cele de depozite sunt aşezate pe acelaşi nivel ierarhic. Între toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relaţii stricte de colaborare.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

II. Sistemul pe grupe de aprovizionare - depozitare - control - utilizare a resurselor materiale are în vedere constituirea de grupe de materiale în cadrul compartimentului în a căror atribuţie intră realizarea procesului de aprovizionare în întregul său după o concepţie unitară.

Fiecare grupă răspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se formează, de la fundamentarea necesităţilor, contractarea resurselor şi până la aducerea, gestionarea şi controlul utilizării acestora, inclusiv analiza-evaluarea procesului de asigurare materială în ansamblul său şi pe fazele componente.

Pot exista trei variante ale acestui sistem:a. Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare – depozitare – control - utilizare a materialelor asemănătoare (omogene);b. Organizarea pe grupe de aprovizionare-depozitare - control - utilizare în funcţie de destinaţia de consum a materialelor;c. Organizarea pe grupe de aprovizionare -depozitare - control în sistem mixt.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

II. Sistemul mixt de organizare a aprovizionării presupune ca pentru unele resurse materiale, în special pentru materialele auxiliare să se constituie sectoare speciale de aprovizionare, depozitare, aferente grupelor respective de materiale, iar la alte materiale, mai ales cele principale, să se organizeze sectoare care să se ocupe de aprovizionarea şi depozitarea pentru fiecare secţie.

Se poate organiza în cadrul unor mari unităţi (corporaţii, companii, trusturi), fiind structurat pe departamente:

a. Departamentul „Planificare şi control” – care are ca principale activităţi:•Elaborarea de strategii, prognoze şi previziuni;•Elaborarea programelor de aprovizionare;•Evidenţa situaţiilor statistice;•Întocmirea rapoartelor referitoare la stadiul asigurării bazei materiale şi a realizării contractelor de aprovizionare, etc.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

b. Departamentul „Achiziţii” – care asigură:•Studiul pieţei şi selecţia furnizorilor;•participarea la negocieri, la încheierea contractelor şi convenţiilor;•impulsionarea şi urmărirea livrărilor de la furnizori;•participarea la recepţia-expediţia resurselor;•informarea sistematică asupra mutaţiilor de pe piaţa de materiale şi servicii, etc.

c. Departamentul „Recepţie şi depozitare” – care asigură:•primirea-recepţia partizilor de materiale;•depozitarea şi păstrarea resurselor;•urmărirea evoluţiei stocurilor efective în raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comandă-aprovizionare;•gestionarea containerelor.

d. Departamentul „Transport” – care asigură:•elaborarea programelor optime de transport;•deplasarea materialelor în interiorul şi exteriorul unităţii economice;•manipularea materialelor şi a echipamentelor;•intervenţii tehnice prin care se asigură funcţionarea normală a mijloacelor de transport.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Experţii şi dispecerii în transporturi se ocupă cu:•elaborarea programelor optime de transport între punctele de consum ale întreprinderii;•asigurarea traficului privind mişcarea materialelor în interiorul şi în afara unităţii economice; •asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin închiriere; •asigurarea condiţiilor pentru realizarea, în timp util şi cu eficienţă a operaţiilor de încărcare, descărcare, manipulare a resurselor materiale; •stabilirae măsurilor pentru folosirea eficientă a mijloacelor de transport proprii sau închiriate;•reducerea cheltuielilor cu mişcarea materialelor.

În cadrul structurii organizatorice a întreprinderii pot exista următoarele situaţii: plasarea compartimentului de aprovizionare în subordinea direcţiei generale a întreprinderii; plasarea compartimentului de aprovizionare în subordinea direcţiei comerciale a întreprinderii; plasarea compartimentului de aprovizionare în subordinea direcţiei de producţie.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Etapele parcurse ȋn activitatea de elaborare a programului de aprovizionare: I. Pregatirea întocmirii programului de aprovizionare, în cadrul căreia se culeg şi se prelucrează toate datele necesare întocmirii programului, stabilându-se lista de resurse materiale pentru produsele şi lucrările prevăzute în programul de producţie.

II. Elaborarea programului de aprovizionare. Organizarea aprovizionării tehnico-materiale cuprinde două părţi: - necesarul de resurse materiale,- sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale.În partea de necesar de resurse materiale trebuie să se fundamenteze următorii indicatori:- necesarul propriu-zis pentru fabircarea producţiei programate;- stocul la sfârsitul perioadei de program;- necesarul total de resurse materiale.În partea de resurse, pentru acoperirea necesarului de resurse materiale se curpind următorii indicatori:- stocul de la începutul perioadei de program;- resursele interne ce pot fi folosite în cursul anului;- necesarul de aprovizionat.Dimensionarea corectă a stocurilor de resurse materiale influenţează pozitiv ritmicitatea producţiei şi viteza de rotaţie a mijloacelor circulante.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Identificarea furnizorilor se poate face pe baza:• Agenţiilor comerciale ale firmelor furnizoare;• Cataloage;• Publicaţii;• Anuare;• Informaţii obţinute de la proprii reprezentanţi comerciali.

Selecţia finală a furnizorilor are în vedere două aspecte: Aspectul cantitativ (preţul); Aspectul calitativ (capacitatea de a oferi produsele necesare).

Ierarhizare a furnizorilor poate fi efectuată pe baza unei evaluări în matrice, care se bazează pe:1.Alegerea factorilor ce urmează a fi luaţi în considerare în procesul de evaluare a furnizorilor (funcţii, costuri, service, asistenţa tehnică, credite, etc.).2.Atribuirea unei valori fiecărui factor luat în considerare. Scară de la unu la zece. 3.Evaluarea furnizorilor ţinând cont de fiecare factor. Scară de la unu la zece.4.Clasificarea furnizorilor (prin multiplicarea valorilor stabilite pe scara de la unu la zece la criteriile 2 şi respectiv 3, adică “valoarea atribuită la crt. 2 x valoarea evaluată la crt. 3 = punctajul total al furnizorului evaluat”).

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Caietul de sarcini trebuie să conţină: • Cerinţe cantitative;• Cerinţe de preţ;• Cerinţe funcţionale.- Calitatea şi planificarea produsului.- Calitatea şi design-ul produsului.- Calitatea şi fabricarea.- Calitatea şi utilizarea.Descrierea specificaţiilor funcţionale poate fi efectuată: • Prin marca de fabricaţie;• Prin specificarea caracteristicilor fizice şi chimice, a materialului; • Prin specificarea metodei de fabricare, şi a performanţelor;• Prin desen tehnic;• Alte metodeSursele specificaţiilor pot fi: • Specificaţiile cumpărătorului;• Specificaţii standard;• Descrierea prin desen tehnic;• Descrierea prin alte metode.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Contractul economic de vânzare–cumpărare este un acord de voinţă între două părţi, în virtutea căruia, cel care vinde se obligă să transmită celui care cumpără dreptul de proprietate asupra unui obiect în schimbul unui preţ pe care-l plăteşte cel din urmă. Prin definiţie, contractul de vânzare- cumpărare exprimă:un acord bilateral, care dă naştere la obligaţii pentru ambele părţi;un acord cu titlu oneros, ceea ce înseamnă că fiecare dintre părţi urmăreşte realizarea unui folos patrimonial în schimbul prestaţiei la care se obligă;un acord de voinţă, adică se încheie numai în momentul în care s-a realizat acordul între vânzător şi cumpărător cu privire la bunul care se vinde şi preţul care se plăteşte în schimb–fără alte formalităţi necesare.

Contractele economice se diferenţiază între ele în funcţie de mai multe criterii, între care: după obiect: contract de vânzare –cumpărare de bunuri materiale, pentru executarea de lucrări; pentru prestarea de servicii; de cercetare ştiinţifică. după orizontul de timp la care se referă: contracte pe termen scurt, mediu şi lung. după forma în care se concretizează: contract scris şi contract verbal.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

În forma sa generală, contractul de vânzare–cumpărare cuprinde:denumirea şi domiciliul unităţilor contractante; persoanele împuternicite să semneze contractul; produsul care constituie obiectul contractului; cantitatea ce urmează a fi fabricată şi livrată; lotul de livrare; condiţiile de calitate, tipurile şi sortimentele; adaptările şi îmbunătăţirile care trebuie aduse acestuia; durata de executare în natură a obiectului contractului economic; termenele calendaristice de executare a cantităţii prevăzute; condiţiile de recepţie a cantităţii şi calităţii produsului contractat; modalităţile de efectuare a probelor tehnologice; formele de asistenţă tehnică şi regimul de garanţii; preţurile de vânzare la care urmează a fi livrate produsele şi forma de decontare; condiţiile de ambalare, marcare, etichetare, livrare şi transportş alte clauze menite să asigure un conţinut cât mai complet, mai clar şi mai precis şi care îi asigură contractului rolul de instrument juridic în executarea obligaţiilor asumate de către părţi în concordanţă cu acordul la care au ajuns după negociere. În contracte trebuie să se includă, în final, şi precizări în legătură cu răspunderile părţilor pentru cazul executării parţiale, cu întârziere sau neexecutării obligaţiilor ce le revin.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Activitatea de aprovizionare are o serie de atribuţii:a. Emiterea de comenzi la furnizoriÎn acest scop se organizează licitaţii cu ofertele în plicuri sigilate, iar în urma deschiderii plicurilor şi analizelor ofertelor sunt declarate câştigătoare firmele care au ofertele cele mai avantajoase. Se poate afirma că, din punct de vedere legislativ, alegerea furnizorului se face în funcţie de cerinţele impuse de cumpărător. Experienţa practică arată că, nu întotdeauna, alegerea furnizorilor se face în conformitate cu respectarea legislaţiei în vigoare. Sunt situaţii când alegerile furnizorilor se fac după alte criterii, cum ar fi: tradiţie, trafic de influenţă, valoarea comisionului oferit de furnizor, subiectivismul în analiza ofertelor, etc. În acest fel există posibilitatea să se alegă firme care nu oferă produsele la calitatea cerută.b. Încheierea de contracte economice cu furnizoriiSe încheie contracte de aprovizionare sau firma emite comenzi către aceştia, prin care se solicită cantitatea şi calitatea de produse ce urmează a fi cumpărată. În documente se specifică responsabilităţile şi obligaţiile partenerilor: cantitatea şi calitatea produselor; modul de control a calităţii; preţul; ritmul livrărilor; cantitatea de produse la o livrare, etc. În activitatea practică, în contractele sau comenzile de aprovizionare, aspectele referitoare la calitate sunt neglijate sau sunt prezentate neclar, fapt ce conduce la aprovizionarea firmei cu produse necorespunzătoare din punct de vedere calitativ.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

c. Urmărirea şi realizarea contractelor economiceconstă în a verifica dacă furnizorul respectă ritmul livrărilor, cantitatea şi calitatea cerută la o livrare. În situaţia în care se constată că unul dintre parteneri nu-şi îndeplineşte clauzele prevăzute în contract, se trece la penalizarea acestuia. Activitatea practică demonstrează că are câştig de cauză partenerul care a fost cel mai abil la încheierea contractelor. Analizând realizarea acestei atribuţie din punct de vedere calitativ se constată că nu, în toate cazurile, există proceduri de control a calităţii loturilor şi nu se cunoaşte când un lot poate fi acceptat sau respins. d. Asigurarea dimensionării judicioase a stocurilor, adoptarea de măsuri pentru evitarea formării de stocuri supranormative şi preîntâmpinarea ruperilor de stocDimensionarea stocurilor se face în funcţie de: intensitatea la care se desfăşoară activitatea de producţie; ritmul aprovizionării; cantitatea aprovizionată o dată; costul cu depozitarea; capacitatea depozitului. e. Depozitarea materiilor prime şi materialelor Pentru firmele cu tradiţie problema este rezolvată, iar pentru firmele nou înfiinţate, firme care îşi propun să desfăşoare o gamă mare de activităţii (producţie, comercială, informatică, transport, prestări de servicii, lucrări de antrepriză) această problemă este rezolvată numai parţial. Se poate spune că valoarea calităţii la care se desfăşoară activitatea “aprovizionare”, pentru majoritatea firmelor din România, este necorespunzătoare

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Dintre factorii ce acţionează negativ asupra calităţii activităţii “aprovizionare” se pot enumera:

lipsa de strategii şi politici de dezvoltare a firmelor, lipsa de profesionalism şi interes a personalului ce lucrează în domeniul respectiv; lipsa unei culturi în domeniul calităţii a personalului din domeniu; obţinerea de comisioane cât mai mari de cei care aleg furnizorii şi încheie documentele de aprovizionare; nerespectarea legislaţiei din domeniu.

Conform standardelor internaţionale ISO 9001/2000 „Organizaţia trebuie să controleze procesele sale de aprovizionare pentru a se asigura cerinţele de conformitate pentru produsul aprovizionat. Tipul şi întinderea controlului vor fi dependente de efectele ulterioare în realizarea proceselor şi date lor de ieşire. Organizaţia trebuie să evalueze şi selecteze furnizorii în funcţie de capacitatea lor de a furniza un produs, în concordanţă cu cerinţele organizaţiei. Trebuie să fie definit criteriul de selecţie şi evaluare periodică. Rezultatele evaluărilor şi acţiunilor ulterioare trebuie să fie înregistrate.”

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Evaluarea şi selectarea furnizorului, reprezintă un punct esenţial pentru creşterea calităţii activităţii de aprovizionare, deoarece calitatea produselor achiziţionate depinde în întregime de furnizor. Evaluarea unui furnizor necesită o procedură instituţionalizată, în care trebuie să se specifice: posibilitatea de a realiza cerinţele de calitate pentru produsul care va fi furnizat; disponibilitatea maşinilor, utilajelor şi calificării salariaţilor la nivelele de tehnicitate cerute; viabilitatea comercială şi financiară; capacitatea de producţie şi aptitudinea de a respecta programările stabilite pentru livrări; eficacitatea sistemului de asigurare a calităţii.

Furnizorii ce răspund licitaţiei de selectare, organizată de o firmă, trebuie să pună la dispoziţia posibilului beneficiar o documentaţie ce cuprinde informaţii despre modul cum este rezolvată problema calităţii la nivelul firmei respective (un exemplar semnat în original al “Manualul calităţii” şi “Instrucţiunile de lucru” ce detaliază procedurile de control ale calităţii). De asemenea, furnizorul va permite accesul clientului, la rapoartele auditurilor sistemelor de calitate, intern şi extern, relevante pentru produsul care face obiectul contractului.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Metodologia de evaluare a furnizorului. Pentru ca produsele cumpărate de la furnizori să corespundă din punct de vedere calitativ este necesar, ca cei ce se ocupă de aprovizionare, să evalueze posibilii furnizori, din punct de vedere al capacităţii acestora de a produce bunurile solicitate la calitatea cerută de beneficiar. În acest scop trebuie să se elaboreze proceduri de evaluare a calităţii realizate de furnizor şi care să permită culegerea următoarelor informaţii despre furnizor: •informaţii despre facilităţile de producţie, organizare, resurse umane şi financiare, date despre posibilitatea de a furniza produsul vizat la nivelul cerut;•informaţii culese, de către experţi, prin intermediul vizitelor făcute la furnizori, care se referă la: existenţa unei tehnologii de fabricaţie care să fie capabilă să realizeze produsele la ritmicitatea, cantitatea şi calitatea cerută; •existenţa structurilor organizatorice care să se ocupe cu problemele calităţii la nivel de firmă; modul cum se realizează controlul calităţi subansamblelor, componentelor etc. obţinute din comerţ sau de la subcontractanţi; •sursele de materie primă ale furnizorilor, cum este asigurată aprovizionarea cu materie primă şi modul de conducere a stocurilor; •amănunte relevante care au repercursiuni asupra aptitudinii firmei de a executa comanda; •care este atitudinea generală a conducerii firmei cu privire la calitatea produselor sale.În urma studierii acestor grupe de informaţii, beneficiarul, în funcţie de cele constatate, va trece sau nu numele firmei pe lista potenţialilor furnizori.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Selectarea furnizorilor, se face după o prospectare, în prealabil, şi după o alegere bazată pe evaluarea aptitudinii lor de a respecta calitatea cerută, termenele de livrare, cantitatea la o livrare, preţul şi capacitatea de a rezolva aceste probleme în timp.

Încheierea de contracte economice cu furnizoriiConform standardului ISO 9001/2000 „Documentele de aprovizionare trebuie să conţină informaţii care descriu produsul ce va fi aprovizionat incluzând unde este cazul: cerinţe pentru analiza sau calificare pentru: produs, proceduri, procese, echipamente, personal; cerinţe pentru sistemul de managementul calităţii”. Un contract economic trebuie să cuprindă: relaţia întreprinderii cu furnizorii; planul de supraveghere a calităţii materialelor şi produselor aprovizionate; sistemul de evaluare a performanţelor furnizorilor; costul controlului de recepţie; tratarea loturilor neconforme; implicaţiile deficienţelor calitative asupra costului produsului; identificarea şi depozitarea materialelor şi produselor aprovizionate.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Urmărirea, supravegherea şi recepţia. Conform Standardului 9001/2000: „Organizaţia trebuie să identifice şi să implementeze activităţile necesare pentru verificarea produsului aprovizionat. Când organizaţia sau clienţii săi propun activităţi de verificare a performanţelor la sediul furnizorului, organizaţia va specifica aranjamentele de verificări intenţionate şi metoda pentru eliberarea produsului în informaţiile de aprovizionare”. Urmărirea comenzilor, supravegherea furnizorilor şi condiţiile de recepţie a produselor iau forme diverse în funcţie de natura produselor şi a relaţiilor contractuale. Măsurile luate în acest sens depind, de: încredere în calitatea cunoscută a produsului pentru utilizarea prevăzută; condiţiile contractuale de execuţie, urmate de recepţia produsului, care pot varia în funcţie de încrederea faţă de sistemul calităţii.

Despre atribuţiile “asigurarea dimensionării judicioase a stocurilor, adoptarea de măsuri pentru evitarea formării de stocuri supranormative şi preîntâmpinarea ruperilor de stoc” şi “depozitarea materiilor prime şi materialelor” se poate afirma că în cazul funcţionării normale a unei firme există numeroase posibilităţi de îmbunătăţire a acestora, dintre care se amintesc: •elaborarea planurilor de aprovizionare în concordanţă cu planurile de producţie; •stabilirea valorilor stocurilor limită superioară şi inferioară în funcţie de ritmul de realizare a producţiei şi costurile cu depozitarea.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Realizarea unei calităţi corespunzătoare, în domeniul activităţii „aprovizionare” creează premize favorabile obţinerii unor rezultate de calitate de către firmă, fapt ce conduce la îmbunătăţirea parametrilor economici ai firmei.

Obţinerea unei calităţi acceptabile în domeniul activităţii de aprovizionare aparţinătoare unei firme impune următoarele căi de acţiune: elaborarea unor documentaţii tehnice de calitate (manualul calităţii, proceduri de control, alte documente ale calităţii) care să aibă la baza standardele internaţionale de calitate ISO, standardele de calitate elaborate de firmă şi standardele de calitate de ramură sau naţionale din domeniul abordat de firmă; introducerea contractelor de vânzare cumpărare, în care se stipulează, alături de aspectele cantitative şi economice, aspectele de natură calitativă; pentru fiecare caracteristică calitativă a unui produs, intrat în firmă, trebuie elaborată şi aplicată o procedură de control; realizarea de perfecţionări şi formarea unei conştiinţe a calităţii pentru salariaţii ce activează în domeniul aprovizionării.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Forme de aprovizionare materială

1. Aprovizionarea directă de la producători–furnizori

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Forme de aprovizionare materială Aprovizionarea prin unităţi specializate

2. Aprovizionarea prin tranzit organizat

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Forme de aprovizionare materială Aprovizionarea prin unităţi specializate

3. Aprovizionarea prin tranzit achitat

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Forme de aprovizionare materială Aprovizionarea prin unităţi specializate

4. Aprovizionarea de la depozitele intermediarilor comerciali

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Forme de aprovizionare materială Aprovizionarea prin unităţi specializate

5. Aprovizionare garantată

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Introducerea funcţiei de aprovizionare în cadrul unui program informatic de optimizare

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

Implementarea modului “APROVIZIONARE” in sistemul informatic Modulul realizează ȋnregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, ştergerea sau tipărirea documentelor Procesarea intrărilor constă ȋn:– ȋnregistrarea documentului propriu-zis; – actualizarea automată a stocurilor; – generarea automată a operaţiilor contabile.

Se oferă posibilitatea actualizării automate a stocurilor şi a inregistrării automate a operatiilor contabileEficienţă deosebită ȋn ȋnregistrarea documentelor Permite corelarea diferitelor module componete ale sistemului Aprovizionare-Contabilitate-Desfacere-Gestiunea stocurilor-Informaţii parteneri, etc.

LOGISTICALOGISTICA

Aprovizionarea

Exemplul unei funcţii de aprovizionare, integrată şi

automatizată în cadrul unui program de optimizare *

Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

Aplicaţia de logistică trebuie să interfaţeze cu sistemele deja existente sau achiziţionate de la terţi furnizori de soluţii, precum şi cu sistemele partenerilor

* Sursa: WEB http://www.socrateopen.org/meniu/produs/functionalitati/aprovizionare.html