65) Care sunt principalele similitudini dintre auditul calitii i auditul financiar?

sunt desfurate de profesioniti independeni (auditori financiari sau de calitate) care urmresc:

- n auditul financiar - att interesele organizaiei ct i pe cele ale acionarilor, pentru a le garanta acestora investiia;

- n auditul calitii - att interesele organizaiei, ct i pe cele ale consumatorilor, n vederea asigurrii calitii i a furnizrii ncrederii n produsele pe care acetia le achiziioneaz/consum;

-auditorii financiari - experi n probleme de contabilitate, nu n domeniul de activitate al organizaiei auditate;

-auditori ai calitii - specialiti n domeniul obiectivelor i al tehnicilor de asigurare a calitii, nu n procesele pe care le observ;

- ambii specialiti aditori nu trebuie s aib responsabiliti directe n sectoarele auditate i este de preferat ca ei s desfoare auditul n cooperare cu personalul sectorului vizat;

66) Care sunt principalele obiective ale unui audit al calitii?

1.dac propriul sistem al calitii funcioneaz corect i satisface n permanen exigenele prescrise (conformitatea elementelor sistemului calitii cu exigenele prescrise n standarde)

2.eficacitatea sistemului de management al calitii n satisfacerea obiectivelor calitative prescrise;

s ofere organizaiei ocazia s-i amelioreze propriul sistem de management al calitii;

3.s realizeze o evaluare iniial a unui furnizor, n vederea stabilirii unor relaii contractuale cu acesta;

4.s verifice, n cadrul relaiilor contractuale, dac sistemul de management al calitii furnizorului satisface n permanen exigenele prescrise i dac acesta funcioneaz corect;

5.s permit certificarea sistemului de management al calitii organizaiei auditate.

67) Care sunt principalele tipuri de audit? Ce se urmrete n cadrul unui audit de implementare a sistemului de management al calitii?

Evaluarea implementrii sistemului de management al calitii;

Evaluarea conformitii sistemului de management al calitii;

Evaluarea eficienei sistemului de management al calitii.

In cadrul unui audit de evaluare a implementare a sistemului de management al calitatii se face o analiza a dovezilor obiective( specificatii, inregistrari,instructiuni de lucru, observatii directe ale auditorilor, afirmatii directe ale unor persoane avizate) cu privire la:

activitile curente; nregistrarea unor activiti trecute; atitudinea personalului; stabilirea msurii n care cerinele sunt ndeplinite.

68) Care sunt principalele tipuri de audit? Ce se urmrete n cadrul unui audit de evaluare a conformitii sistemului de management al calitii?

In cadrul unui audit de evaluare a conformitatii SMC are loc Colectarea dovezilor obiective i compararea lor cu cerinele standardului aplicabil, ale contractului i/sau cerinele legale, cu privire la:

politica din domeniul calitii; modul de organizare; resurse existente procedurile scrise si compararea lor cu cerintele standardului aplicabil ale contractului si sau cerintele legale.69) Care sunt principalele tipuri de audit? Ce se urmrete n cadrul unui audit de evaluare a eficacitii sistemului de management al calitii?

Evaluarea eficacitii sistemului de management al calitii presupune stabilirea msurii n care sistemul de management al calitii este apt s-i ndeplineasc obiectivele, respectiv, msura n care el contribuie la obinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor i la creterea satisfaciei clienilor. Evaluarea eficienei este cea mai dificil sarcin pentru un auditor, i se bazeaz pe urmtoarele tipuri de nregistrri:

procese verbale ale edinelor de analiz ale conducerii cu privire la sistemul de management al calitii;

concluziile i constatrile auditurilor interne i ale auditurilor secund parte (efectuate de clieni): neconformiti constatate, aciuni corective ntreprinse etc.;

modalitatea de atingere a obiectivelor propuse, termene de ndeplinire etc.;

eecuri n satisfacia clienilor: reclamaii, retururi, reparaii post-vnzare, ntrzieri sau anulri de livrri, pli n perioada de garanie etc.;

eecuri n realizarea calitii specificate:, rebuturi, reprelucrri, costul pierderilor etc.

ntr-un asemenea audit, auditorul va urmri nu numai existena dovezilor obiective, ci i frecvena cu care apar anumite probleme, precum i trendul ce se nregistreaz. Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este i acela de a intervieva personalul ce desfoar activiti cu inciden asupra calitii, pentru a stabili msura n care acesta a neles sistemul de management al calitii i rolul acestuia, procedurile i instruciunile utilizate, politica i obiectivele n domeniul calitii, precum i utilizarea sistemului n rezolvarea problemelor i n mbuntirea calitii. De asemenea, el trebuie s verifice importana care este acordat fiecrei probleme a calitii i perioadele de timp pentru care ele rmn nerezolvate.

70) Care sunt principalele tipuri de audit? Ce se urmrete n cadrul unui audit de evaluare a efectului economic i a eficienei sistemului de management al calitii?

Efectul economic se refer la utilizarea, cu costuri ct mai reduse, a intrrilor n proces, lipsa efectului putnd lua una din urmtoarele forme: folosirea unor materiale superioare specificaiilor, obinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare, inutile scopului propus, nivel nalt al pierderilor ce putea fi evitat etc.;

Prin eficien se nelege obinerea unui raport optim ntre valoarea intrrilor i cea a ieirilor din proces, lipsa eficienei putnd fi ilustrat prin: proceduri neclare, responsabiliti neclare, omise sau suprapuse, informaii i instruciuni contradictorii etc.

Desfurarea oricrui audit are, ns, ca scop final mbuntirea performanelor unei organizaii i tocmai de aceea, concluziile auditului trebuie s furnizeze conducerii informaii suficiente i relevante pentru atingerea acestui scop.

Auditurile pot fi declanate cu o anumit regularitate sau cu ocazia unor modificri importante ale sistemului de management al calitii, ale proceselor, produselor sau serviciilor unei organizaii sau n urma unor aciuni corective ntreprinse.

Concluziile auditurilor pot fi folosite de ctre toi factorii de decizie pentru ameliorarea funcionrii sistemelor, n vederea atingerii obiectivelor fixate n cadrul politicilor lor generale.

71) Care sunt principiile care guverneaz activitatea auditorilor?

a. integritate, ca baz a profesionalismului, responsabilitate n desfurarea activitii, onestitate, imparialitate, demonstrarea competenelor tehnice etc.;

b. prezentare corect a celor constatate, respectnd cu exactitate adevrul, inclusiv raportarea opiniilor divergente ivite ntre membrii echipei de audit i a obstacolelor semnificative constatate n timpul auditului i nerezolvate;

c. grija fa de ndatoririle profesionale n timpul activitii, innd cont n permanen de importana sarcinilor avute i de ncrederea pe care clienii sau alte pri interesate le-au acordat-o, abilitate de a face raionamente logice n toate situaiile;

d. confidenialitate - pruden n folosirea i protecia informaiilor sensibile, confideniale sau clasificate pe care auditorul le-a obinut n timpul auditului;e. independen, ca baz a imparialitii auditului i a obiectivitii concluziilor. n acest mod, auditorii nu pot fi supui nici unor influene sau conflicte de interese;

f. abordare pe baz de dovezi obiective, ca garanie a concluziilor credibile i reproductibile72) Ce nelegei prin: auditat, auditor i client al auditului?

- auditatul reprezint organizaia care este supus procesului de audit;- auditorul reprezint persoana ce deine competena necesar de a efectua un audit; provine din limba latin n care, cuvntul auditor are semnificaia de cel ce ascult;- clientul auditului este organizaia sau persoana care are un drept reglementar sau contractual de a solicita un audit. Potrivit lui Mills (1989), clientul poate fi:

auditatul, care dorete ca propriul su sistem de management al calitii s fie auditat n raport de o norm a acestuia;

o organizaie care dorete auditarea sistemului de management al calitii unui furnizor, anterior ncheierii raporturilor contractuale i/sau pe parcursul derulrii acestora i care face apel la o ter parte;

un organism independent mandatat s determine dac sistemul de management al calitii unor furnizori permite conducerea adecvat a produselor sau serviciilor aprovizionate (organisme de control alimentar, farmaceutic.73) Ce este o echip de audit i care poate fi componena acesteia?

echipa de audit este alctuit din unul sau mai muli auditori. Indiferent de faptul c un audit este efectuat de o singur persoan sau de o echip, responsabilitatea general va fi repartizat unui responsabil de audit eful echipei de audit. n funcie de circumstane, echipa de audit poate fi alctuit i din auditori n curs de formare sau din observatori, sub rezerva acceptrii lor de ctre clientul auditat i de ctre responsabilul de audit. Echipa poate primi informaii, n legtur cu subiectul auditat, de la un expert tehnic, pe baza cunotinelor i a experienei profesionale ale acestuia (cunotine referitoare la organizaie, procesul sau activitatea auditat, ndrumri de limb strin sau de cultur). Acest expert nu funcioneaz ns ca un auditor, membru al echipei de audit;74) Care este diferena dintre un program de audit i un plan de audit?

- programul de audit reprezint un ansamblu de unul sau mai multe audituri, planificate pe parcursul unui anumit interval de timp i desfurate cu un anumit scop. Una i aceeai organizaie poate stabili mai multe programe de audit. Necesitatea efecturii unui audit este determinat de client, care ine cont de exigenele prescrise sau de alte reglementri n vigoare. Modificrile importante din cadrul gestiunii organizaiei, din politica organismului, a tehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calitii sau modificrile survenite n sistem conduc la concluzia c auditurile precedente sunt exemple de circumstane ce trebuie luate n considerare pentru a decide frecvena auditurilor. n interiorul unei organizaii, auditurile interne pot fi organizate la intervale regulate, pentru nevoile interne de gestiune sau pentru conducerea activitii;- planul de audit este documentul ce descrie activitile i aranjamentele desfurate la faa locului pentru un audit;

75) Ce nelegei prin domeniul de audit i criteriile de audit ?

domeniul auditului se refer la ntinderea i la limitele unui audit. Clientul ia, n ultim instan, deciziile referitoare la elementele sistemului de management al calitii, la zonele afectate i la activitile ce vor fi auditate. Aceste decizii le va lua mpreun cu responsabilul de audit i dac este cazul, cu organizaia auditat ce va fi consultat n momentul determinrii domeniului de audit. Domeniul auditului i gradul de profunzime sunt astfel stabilite nct s permit satisfacerea nevoii de informaie a clientului. Normele sau documentele n funcie de care trebuie s se conformeze sistemul de management al calitii organizaiei auditate sunt stabilite de client. Domeniul de audit trebuie s furnizeze probe obiective i suficiente pentru a demonstra funcionarea eficient a sistemului de management al calitii organizaiei auditate, iar mijloacele angajate n audit trebuie s fie suficiente pentru a permite atingerea scopului i a gradului dorit de profunzime al auditului;- criteriile de audit reprezint setul de politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin n desfurarea unui audit;76) Care este diferena dintre constatrile de audit i concluziile auditului i care este rolul dovezilor de audit n formularea acestora?

constatrile auditului reprezint rezultatul evalurii dovezilor de audit, cercetate n funcie de criteriile ce stau la baza desfurrii auditului. Aceste constatri pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, inclusiv dovezile obiective pentru reducerea, eliminarea i prevenirea neconformitilor, precum i ansele de mbuntire existente;- concluzia auditului reprezint, de fapt, rezultatul ntregului audit prezentat de echipa de audit, avnd la baz obiectivele auditului i constatrile nregistrate.

-dovezile auditului sunt reprezentate de nregistrri, declaraii de fapte sau alte informaii relevante pentru criteriile de audit i care sunt verificabile. Dovezile pot fi att de natur cantitativ, ct i calitativ77) Definii conceputele de audit intern i extern i explicai diferenele dintre eleAuditurile interne sunt acele audituri desfurate n interiorul unei organizaii de ctre personalul propriu sau de ctre un sub-contractant, pentru scopuri interne i sunt declanate la cererea conducerii organizaiei respective. n acest caz, organizaia auditat este att client, ct i auditat. Aceste audituri pot constitui baza, pe propria rspundere, a declaraiei de conformitate.

Auditurile interne se pot desfura avnd la baz urmtoarele motive:

- reprezint o cerin din standard;

- conducerea organizaiei consider c este cel mai eficient instrument pentru a identifica i clasifica domeniile de prioritate, n scopul mbuntirii sistemului de management al calitii;

- pentru a pregti un audit extern i a corecta cel puin o parte dintre neconformitile ntlnite.

Auditurile interne ofer conducerii informaii importante cu privire la activitatea de mbuntire continu a calitii, fiind totodat i instrumente de stimulare a dezvoltrii organizaiei.

Pentru auditurile interne, o organizaie poate alege propriile ei metode i frecvene, precum i momentul i mecanismul de raportare.

Programul de audituri interne depinde de nevoia de auditare a tuturor activitilor organizaiei n cauz iar frecvena auditurilor se stabilete de ctre conducere, n funcie de nevoile sistemului de management al calitii (activitile mai importante trebuie auditate mai des dect cele mai puin importante). Planul trebuie astfel elaborat nct s permit auditarea simultan a mai multor funcii ale organizaiei, pentru a fi evaluate n acest fel i interfeele dintre diferitele compartimente. De asemenea, auditurile interne pot fi bazate pe elemente ale sistemului de management al calitii sau pe proiecte, dac acestea sunt o parte important a activitii.

Dac se urmrete satisfacerea cerinelor SR EN ISO 9001:2008, auditurile interne trebuie planificate i desfurate de personal pregtit corespunztor, n concordan cu procedurile documentate. Rezultatele acestor audituri trebuie documentate, orice aciune corectiv rezultat din identificarea unor nereguli trebuie verificat, iar nregistrrile acestor activiti trebuie meninute la zi.

Auditurile externe sunt acele audituri desfurate de o ter parte (organism de certificare) sau de un client, la sediul furnizorului.

Auditurile externe se pot desfura avnd la baz urmtoarele motive:

obinerea unor date de evaluare i de selectare a furnizorilor;

obinerea informaiilor referitoare la aciunile de mbuntire a sistemului de management al calitii unui furnizor selectat anterior;

evaluarea sistemul de management al calitii n vederea certificrii;

supravegherea unei organizaii deja certificate.

Ca urmare, n cazul auditurilor externe prin care o organizaie i evalueaz furnizorii n conformitate cu standardul, auditul se afl la interfaa dintre client i furnizor i, n mod normal, auditorii interni vor colabora cu auditorii clientului pe parcursul ntregului audit.

i organismele de certificare pot fi auditate n vederea evalurii modului n care serviciile lor de audit corespund schemei naionale de acreditare.

n cazul auditurilor externe, auditorul are o autoritate mult mai mare, de constatrile lui depinznd, de exemplu, obinerea unui contract sau chiar certificarea organizaiei. Dac auditorul intern se poate confrunta cu atitudini care i-ar putea submina sau tirbi autoritatea, auditorul extern se poate ntlni, din partea personalului organizaiei auditate, cu atitudini umile, ipocrite sau chiar cu tentative de mituire, sub diverse forme, pentru mistificarea realitii. n general, auditorul extern este vzut i mai constructiv n cazul unei vizite de supraveghere la un furnizor deja existent, ajutndu-l pe acesta s-i menin contractul sau certificatul.

78) Care sunt motivele care stau la baza desfurrii unui audit intern al calitii?

reprezint o cerin din stanadard;

conducerea consider c este cel mai eficient instrument pentru a identifica i clasifica domeniile de prioritate, n scopul mbuntirii sistemului de management al calitii;

pentru a pregti un audit extern i a corecta cel puin o parte dintre neconformitile ntlnite.

79) Care sunt motivele care stau la baza desfurrii unui audit extern al calitii?

a. obinerea unor date de evaluare i de selectare a furnizorilor;

b. obinerea informaiilor referitoare la aciunile de mbuntire a sistemului de management al calitii unui furnizor selectat anterior;

c. evaluarea sistemul de management al calitii n vederea certificrii;

d. supravegherea unei organizaii deja certificate.

80) Care sunt principalele tipuri de audituri, n funcie de diferitele criterii de clasificare?

Russell (2005) prezint o alt clasificare este aceea care mparte auditurile n funcie de natura auditorului n audituri: prim parte, secund parte i ter parte.

Auditul prim parte este, de fapt, un audit intern, n care organizaia solicit un audit propriu, efectuat de ctre un auditor intern sau de un sub-contractant i n care clientul i auditatul sunt una i aceeai organizaie.

Auditul secund parte este un audit extern efectuat de o organizaie ce prezint un interes n raport cu organizaia auditat (de exemplu, un client sau alte persoane n numele acestuia), auditul fiind o parte a politicii de selecionare i de aprobare a furnizorilor si poteniali.

Desfurarea unui audit secund parte are la baz dreptul unei organizaii de a-i defini propria politic i procedurile n domeniul auditrii i al evalurii furnizorilor/sub-furnizorilor si, precum i momentul (ntotdeauna precontractual) i frecvena unor asemenea audituriAuditul ter parte (extern independent) este efectuat de o organizaie independent (de cele mai multe ori organisme acreditate de certificare), prin intermediul unor auditori angajai ai acesteia. Auditul are loc la cererea unei organizaii, pentru desfurarea unei analize independente, n vederea obinerii certificrii sau a nregistrrii conformitii cu cerinele dintr-un standard (exemplu: ISO 9001 i/sau ISO 14001).

n funcie de numrul organizaiilor care particip la efectuarea unui audit, auditurile pot fi simple i comune.Auditul simplu este cel desfurat de o singur organizaie (personal propriu-audit intern, sub-contractant-audit intern, client-audit secund parte, organism de certificare-audit ter parte), n timp ce auditul comun este cel efectuat de dou sau mai multe organizaii de audit care coopereaz n auditarea n comun a unui singur auditat.n funcie de obiectul auditului, Parsowith (1995) identific audituri de: produs/serviciu, de proces i de sistem.

Auditurile de produs/serviciu presupun analiza i evaluarea unui contract, produs/serviciu prin care se verific fiecare element din punct de vedere al conformitii cu procesele organizaiei. Se auditeaz att produsele finite, ct i materiale i produsele intermediare, aflate n diferite faze de fabricaie. Astfel, controlul proceselor statistice este o form a auditului produselor, cu toate c aciunile ce rezid vor fi ntreprinse la nivel de proces.

Auditurile de proces urmresc un proces individual, verificndu-se att intern, ct i extern interfeele, n vederea evalurii conformitii. Auditul procesului nu implic verificarea produselor, ci mai degrab, a procesului utilizat n crearea produsului i, de asemenea, a mediului n care procesul are loc, dac acesta poate afecta eficiena procesului. n acest sens se pot da urmtoarele exemple de procese:

- nregistrarea temperaturii de la locul de munc, a umiditii, a coninutului de praf i a nivelului de zgomot;

- instruciuni de lucru;

- nregistrarea statutului de calibrare a echipamentului de msurare i verificare;

- nregistrarea vitezei de lucru a mainilor;

- nregistrarea ambalrii, etichetrii i a depozitrii etc..

Prin auditurile sistemului de management al calitii se urmrete, de fapt, rspunsul la urmtoarea ntrebare: dac pentru un motiv oarecare apare o problem referitoare la calitate, organizaia este capabil s:

recunoasc faptul c problema exist?;

minimizeze impactul acesteia asupra clienilor?;

determine cu acuratee cauza?;

formuleze i s implementeze o soluie?;

menin mbuntirea rezultat?

Russell (2005) consider c un asemenea audit urmrete evaluarea conformitii sistemului i a msurii n care procedurile i instruciunile implementate vin n sprijinul atingerii obiectivelor i intelor organizaiei de mbuntire continu a activitii.

Auditul sistemului de management al calitii este o tehnic ce este utilizat pe cele trei trepte ale lanului furnizor-productor-client. Spre deosebire de cele mai multe dintre aspectele know-how-ului industrial, cunoaterea tehnicilor de auditare a sistemului de management al calitii este la ndemna tuturor organizaiilor, furnizorilor i a clienilor acestora. Prin auditarea calitativ n relaie cu acetia, organizaiile pot emite propria lor judecat de valoare cu privire la competena lor. Indiferent dac aceast opinie va fi favorabil sau nu, ea va influena inevitabil imaginea competenei organizaiei auditate.

Corespunztor conceptului de calitate total, a aprut i un audit al calitii totale. Acesta const n verificarea concordanei dintre planurile calitii i rezultatele calitative obinute, avnd drept scop identificarea viitoarelor anse de mbuntire a calitii. Prin acest tip de audit se verific, practic, toate procesele calitative ale organizaiei, inclusiv procesul de dezvoltare a produsului/serviciului, rezultatele fiind integrate n analiza proiectului i evaluate ca orice alt rezultat al proceselor organizaiei n cauz, n vederea identificrii anselor viitoare de mbuntire a calitiiWealleans (2005) consider c, din punctul de vedere al numrului de refereniale, auditurile sistemului de management pot fi audituri ale: sistemului de management al calitii, sistemului de management al mediului, sistemului de management al sntii i securitii ocupaionale etc., precum i audituri combinate (calitate-mediu) i integrate.

Auditarea simultan a unei organizaii, att din punctul de vedere al sistemului de management al calitii, ct i din cel al sistemului de management al mediului reprezint un audit combinat.

Din punctul de vedere al profunzimii, se pot distinge dou niveluri de audit:

un audit superficial (de suprafa) - prin acesta se intenioneaz a se stabili dac exist un sistem de management al calitii documentat i dac acesta este adecvat, aa cum el a fost proiectat. Constatarea este de natur primar i se face prin inspectarea manualului calitii i a documentelor asociate;

un audit de profunzime (de conformitate) - se urmrete obinerea de dovezi obiective referitoare la respectarea procedurilor elaborate. De aceea, el va presupune examinarea nregistrrilor, observarea operaiilor i intervievarea personalului.

Wealleans (2005) consider c, n funcie de direcia de desfurare, auditurile pot fi: verticale i orizontale.

Auditurile verticale sunt acele audituri n care se evalueaz o funcie a produsului sau a serviciului, n sens invers, trecndu-se prin toate procesele organizaiei.

Auditurile orizontale sunt auditurile prin care se evalueaz o operaie sau o funcie innd cont de toate interfeele din interiorul unei organizaii.

Indiferent de tipul de audit efectuat, dac el nu va fi tratat n mod oficial, eficiena acestuia poate fi afectat, ceea ce va conduce la o discreditare a imaginii organizaiei auditoare. Cel mai probabil, o organizaie auditat va avea o experien n acest domeniu, dac nu prin efectuarea unor audituri interne, mcar prin auditarea ei de ctre ali clieni sau alte organizaii.

n ceea ce privete modalitatea efecturii auditului, exist dou opinii contrare:

audit surpriz;

audit anunat.

Unii auditori consider c misiunea lor este de a-i prinde pe oameni pe picior greit, astfel nct s nu aib timp s-i fac ordine n activiti, documente etc. (cazul auditului surpriz).

La polul opus, se afl opinia potrivit creia scopul unui audit este acela de a determina organizaia auditat s-i pun ordine n activitile curente, de ndat ce cunosc propriile lor nereguli. Pe aceast baz, ntr-un audit anunat se poate reduce substanial numrul aciunilor corective necesare, administrarea i urmrirea lor. Aceast opinie se bazeaz pe ideea potrivit creia dac sistemul calitii unei organizaii se caracterizeaz printr-o dezordine cronic, o notificare anterioar a auditului nu permite realizarea n timp util a tuturor aciunilor menite s o mascheze.

Stureanu, M., 1913. Dicionar Latin-Romn. Craiova: Editura Scrisul Romnesc.

Russell, P. J., 2005. The ASQ Auditing Handbook: Principles, Implementation, and Use, 3rd edition. Milwaukee: American Society for Quality, Quality Press.

Wealleans, D., 2005. The Quality Audit for ISO 9001:2000. A Practical Guide, 2en edition. Hampshire: Gower Publishing Limited.

International Organization for Standardization, 2011. ISO 19011 Guidelines for Auditing Management Systems. Geneva: ISO.

Parsowith, B. S., 1995. Fundamentals of Quality Auditing. Wisconsin: QASQ Quality Press.

Russell, P. J., 2005. The ASQ Auditing Handbook: Principles, Implementation, and Use, 3rd edition. Milwaukee: American Society for Quality, Quality Press.

Wealleans, D., 2005. The Quality Audit for ISO 9001:2000. A Practical Guide, 2en edition. Hampshire: Gower Publishing Limited.

Ibidem.