3_Ghid_Comunicare_eficienta

7/28/2019 3_Ghid_Comunicare_eficienta

1/16

Un ghid pentru comunicare eficient


2/16


2

Cuprins:

1. De ce trebuie s comunicai n legtur cu activitatea comercial

responsabil?

2. Ce poate face comunicaia pentru firma dumneavoastr?

3. Ce este comunicarea eficient?

4. Cui v adresai?

5. Despre ce ar trebui vorbit?

6. Cine vorbete despre dumneavoastr?

7. Ghidul cum s pentru comunicare eficient


3/16


3

1. De ce trebuie s comunicai n legtur cu activitateacomercial responsabil?

Numeroase companii mai mici nu comunic cu privire la activitile lor comerciale

responsabile. Unele nu vor s se considere c se laud sau c folosesc un truc cinicde marketing. Altele cred c o comunicare legat de CSR este apanajul exclusiv al

marilor corporaii. i, pentru alii, activitatea comercial responsabil reprezint ceva

att de natural nct niciodat nu le trece prin minte s vorbeasc despre aceasta.

De fapt, lsndu-i pe oameni s afle ce facei n domeniul activitii comerciale

responsabile, le oferii informaii de care au nevoie despre valorile companiei, despre

produsele i serviciile pe care le scoatei pe pia. n plus, oferi-i un exemplu pozitiv

pentru alte ntreprinderi.

S-au prezentat argumente puternice pentru faptul c marile companii sunt mai

pricepute scomunice despre activitatea comercial responsabil, dar ntreprinderile

mici au un impact mai mare, deoarece ele sunt ntotdeauna mai aproape de

comunitile pe care le deservesc i sunt adesea mai integral implicate n activitile

comerciale responsabile. Dac nu ai avut niciodat ca prioritate creterea

contientizrii cu privire la eforturile dumneavoastr legate de activitatea comercial

responsabil, poate c este momentul s v reconsiderai poziia. A-i face pe oameni

stie ce nsemnai poate fi o u deschis spre poteniale beneficii de afaceri pentru

compania dumneavoastri poate de asemenea s fie chiar o ncurajare pentru alii,

de a se implica.


4/16


4

2. Ce poate face comunicaia pentru firmadumneavoastr?

Pentru marea majoritate a ntreprinderilor mari sau mici este clar c o comunicare

eficient poate avea un impact direct i pozitiv asupra bilanului, n special prindeschiderea unor noi oportuniti de afaceri.

Alte rezultate benefice ce rezult prin comunicarea eforturilor companiei

dumneavoastr privind activitatea comercial responsabil sunt:

Niveluri mai mari de satisfacie i loialitate a clienilor,

mbuntirea reputaiei companiei, mrcii i produsului,

Angajai mai motivai i mai productivi,

Relaii mai bune cu comunitatea locali autoritile publice, i

Economii mai mari la costuri.

Deciznd ce mesaje va comunica ntreprinderea dumneavoastr despre activitatea

comercial responsabil vei avea de asemenea oportunitatea de a reflecta la ce facei

efectiv ca ntreprinztor responsabil.


5/16


5

3. Ce este comunicarea eficient?

La fel cum sunt o mie de moduri de a oferi produse i servicii clienilor, exist i

numeroase moduri de a oferi mesaje legate de firm alegerea celei mai bune rute

depinde de oamenii la care dorii s ajungei, de propriile dumneavoastr aptitudini iresurse i, foarte adesea, de subiectul despre care dorii s vorbii. Comunicarea

eficient const n transmiterea informaiei unui grup int cum sunt clienii,

consumatorii sau furnizorii care este relevant att pentru obiectivele companiei

dumneavoastr ct i ale grupului int.

Pentru a v face o idee, printre exemplele de instrumente de comunicare CSR se

numr etichetele produselor, ambalajul, relaiile cu presa, buletine informative,

evenimente legate de o anumit chestiune, rapoarte, afie, fluturai, pliante, brouri,

site-uri web, reclame, mape informaionale sau chiar transmiterea oral. Pe scurt,comunicarea eficient nseamn orice mijloc necesar pentru a v asigura c publicul

int a neles mesajul.


6/16


6

4. Cui v adresai?

O regul elementar este cclienii, angajaii, comunitatea local (publicul larg) i

presa local vor fi interesai s afle despre iniiativele luate de compania

dumneavoastr care dovedesc angajare fa de activitatea comercial responsabil. nfuncie de iniiativele despre care vorbii, putei avea n vedere informarea unor grupuri

int specifice. Acestea pot varia, dar ceva bun sim (i lista de mai jos) v vor ajuta s

decidei cu precizie pe cine s informai.

n general, majoritatea iniiativelor companiilor privind activitatea comercial

responsabil se ncadreaz n patru categorii majore: piaa, locul de munc,

comunitatea sau mediul.

Public legat de piaDac ntreprinderea dumneavoastr vrea s informeze despre modul responsabil

n care opereaz pe pia, crora dintre grupurile de mai jos ai dori s v

adresai: angajai, clieni, asociaii de consumatori, furnizori, parteneri de

afaceri i investitori.

Public legat de locul de munc

Dac ntreprinderea dumneavoastr vrea s fac o declaraie despre mbuntiri

n politicile legate de locul de munc, ai putea dori s informai: angajaii,

sindicatele (dac sunt implicate), comunitatea locali autoritile publice.

Public legat de comunitate

Dac ntreprinderea dorete s transmit informaii despre angajamentul su fa

de comunitatea local, v putei axa comunicarea spre: angajai, organizaii

sau instituii relevante locale (de exemplu, asociaii, coli, spitale);

autoriti publice, organizaii non-profit relevante.

Public legat de mediu

n fine, dac compania dumneavoastr vrea s-i comunice iniiativele care ajut

la protecia mediului, putei vorbi: angajailor, partenerilor de afaceri,

organizaiilor relevante non-profit, consumatorilor, autoritilor publice i

comunitii din jur.


7/16


7

5. Despre ce ar trebui vorbit?

Aceast seciune ofer cteva exemple utile ce arat cum comunicarea despre

activitatea comercial responsabil poate afecta pozitiv ntreprinderea dumneavoastr.

Subiecte legate de pia

Comunicarea legat de pia trebuie s arate cum firma dumneavoastr a

integrat n practic activitatea comercial responsabil. Printre exemple se

numr eforturile companiei de mbuntire a: susinerii pentru furnizorii

locali, plata la timp a facturilor, pstrarea i satisfacia clienilor, sigurana

produsului, calitatea produsului/serviciului, dezvluirea de informaii

,etichetare i ambalare, preuri corecte, etica de marketing i publicitate i

drepturile consumatorilor, serviciile dup vnzri i educaia

consumatorilor, criterii pentru selecia partenerilor de afaceri, condiii delucru i via, aspecte legate de drepturile omului rile n curs de

dezvoltare de unde achiziionai materiale.

Subiecte legate de locul de munc

Comunicrile legate de locul de munc trebuie s se axeze pe aciunile inovative

iniiate de compania dumneavoastr, de exemplu, mbuntirea condiiilor de

lucru, salarii, beneficii sau crearea locurilor de munc. Exemple: aciuni de

mbuntire a satisfaciei fa de munc, sntate, siguran, instruirea i

dezvoltarea angajailor, oportuniti egale la angajare, diversitate, echilibrulmunc/via (program flexibil de lucru, echilibru ntre familie i munc) pentru

angajaii dumneavoastr.

Subiecte legate de comunitate

Comunicrile legate de comunitate trebuie s se concentreze asupra activitilor

voluntare susinute de companie, donaii de caritate sau sponsorizri i moduri n

care compania promoveaz regenerarea economic. Printre exemple se pot

numra eforturile dumneavoastr de mbuntire a: integrrii sociale,

(toleran etnic i coeziune social); asistenei medicale sau educaiei n

comunitate; calitii vieii (activiti recreative sau culturale), infrastructurii

locale i siguranei.

Subiecte legate de mediu

Comunicrile legate de mediu trebuie s demonstreze modul n care acioneaz

compania dumneavoastr pentru a proteja mediul. Exemple sunt iniiative ale

companiei care: ajut la conservarea energiei sau apei, reduc poluarea

aerului i apei, reduc utilizarea de substane chimice periculoase, menin

biodiversitatea, reduc generarea de deeuri i deeuri periculoase


8/16


8

6. Cine vorbete despre dumneavoastr?

Rspunsul scurt este: toi. Printre cei ce vorbesc despre dumneavoastr se numr de

obicei concurenii, angajaii, clienii, consumatorii, partenerii de afaceri, furnizorii, vecinii

i investitorii. Tot mai mult, pe msur ce v consolidai reputaia de ntreprinztorresponsabil prin eforturile dumneavoastr de comunicare se va vorbi despre

dumneavoastr n pres, n rndul asociaiilor de consumatori, sindicatelor, autoritilor

publice, organizaiilor i instituiilor comunitare i chiar a organizaiilor non-profit

interesate.

Poate c v vine greu s credei aceasta, dar este adevrat. Primul grup menionat

mai sus cei mai legai de ntreprinderea dumneavoastr vor vorbi oricum despre

companie, produse i serviciile dumneavoastr. Cunoatei deja fora cuvintelor pentru

a pune n micare firma, astfel nct ai vzut efectele acestor grupuri care vorbescdespre dumneavoastr. Al doilea grup presa, comunitatea, organizaiile, etc. vor fi

interesate atunci cnd afl mai multe despre cine suntei cu adevrat i ce reprezint

compania dumneavoastr.


9/16


9

7. Ghidul cum s pentru comunicare eficient

Exist numeroase moduri de comunicare cu un public int. Cele mai uzuale

instrumente sunt ntlnirile, buletinele informative, evenimente speciale, rapoarte, afie,

fluturai, brouri, pliante, site-uri web, reclame, mape informative, etichete de produs,ambalaje i multe altele. Trebuie stii ntotdeauna ce vrei s spunei i de ce

nainte de a comunica i s decidei crui public v adresai. n timp ce brourile sunt

mai adecvate pentru parteneri de afaceri dect pentru jurnaliti, mapele informative

sunt mai adecvate pentru jurnaliti dect pentru consumatori, iar ambalajele sau

etichetele sunt mai potrivite pentru consumatori dect pentru angajai.

Unele dintre aceste metode, de exemplu, fluturaii i pliantele sunt mai simplu de

conceput, creat i distribuit. Vei gsi mai jos informaii cu privire la o serie de tehnici,

printre care declaraiile de presi relaiile de pres, comunicarea cu angajaii proprii ialte mijloace de comunicare legate de activitatea comercial responsabil. Acest ghid

nu este n nici un caz o enumerare exhaustiv a tuturor opiunilor disponibile. Mai

degrab se concentreaz pe cele mai simple, mai comune i mai eficiente mijloace de

comunicare, anume pentru companii mai mici care au resurse limitate de timp,

manoper, experieni financiare.


10/16


10

7A. Cum s comunicai cu angajaii

Este extrem de important s i inei pe angajai la curent i implicai n eforturile pe

care le facei fa de activitatea comercial responsabil. Comunicarea cu i implicarea

angajailor este parte integrant a realizrii unei firme de succes.

Exist un numr de moduri de a comunica eficient cu angajaii. Opiunile adecvate

pentru compania dumneavoastr depind mult de numrul de angajai i de resursele

disponibile (experien, timp, fonduri, infrastructur, etc.). de exemplu, dac avei o

mic firm de software, este probabil c avei mai mult acces la reele de intranet i

email dect dac ai avea o mic fabric de pine.

Asigurnd informaii adecvate, relevante despre activitatea comercial responsabil va

menine personalul la curent, va educa angajaii cu privire la activitile companiei, i va

face s se simt membri ai unei echipe, i va motiva s aib performane bune i le va

consolida ncrederea. Mai specific, cnd angajaii neleg ce se petrece n companie,

putei s v ateptai la:

O moral mai bun a munci

mndrie fa de firm

recrutare mai uoar a persoanelor de calitate

loialitate crescut a angajailor

mai mult angajare i productivitate

eficien mai mare i

mai mult cooperare.

Iat trei exemple foarte simple.

Dac angajaii dumneavoastr sunt deplin informai asupra naturii ecologice a

produselor dumneavoastr, ei pot transmite aceast informaie clienilor, oferind

companiei dumneavoastr un avantaj fa de concuren.

Dac oferii beneficii noi sau mai bune angajailor, informarea lor i va face s fie

motivai i productivi.

Dac angajaii recunosc c ntreprinderea este implicat n activitatea comercial

responsabil, poate c vor avea sugestii valoroase, vor avea o prere mai bun

fa de locul lor de munci, ca ambasadori naturali ai companiei, vor comunica

aceste informaii altora.


11/16


11

Declaraia cu privire la valorile companiei

O declaraie de valori ale companiei este o singur fraz care cuprinde cele mai

fundamentale obiective ale companiei. De exemplu, declaraia unei ferme

ecologice ar putea fi:

S oferim clienilor cele mai bune legume cultivate cu mijloace organice, la cele

mai competitive preuri.

Implicarea angajailor n procesul de elaborare a acestei declaraii ar putea

aduce o valoare suplimentar n asumarea procesului de ctre angajai.

edine reglate cu toi angajaii

Cu ct o ntreprindere este mai mic, cu att este mai uor s organizeze regulat

ntlniri cu toi angajaii. Fiecare ntlnire este o oportunitate de a informa

personalul despre progresele companiei legate de activitatea comercial

responsabili o oportunitate unic de a obine feedback de la ei.

Orientarea noilor angajai

Probabil c cea mai puin folosit dar cea mai important ocazie de a informa

angajaii despre valorile companiei este la angajare lor. Avei o oportunitate de

aur s-i educai pe angajai cu privire la activitatea comercial responsabil i

angajarea companiei fa de ea.

Cutii pentru sugestii

Cutiile de sugestii sunt un mod excelent de a implica angaja ii n activitatea

comercial responsabil. Unii dintre ei pot avea noi idei pe care compania ar dori

s le adopte, iar alii pot sugera cum sunt pot perfeciona sau ajusta iniiativele

existente.

Afie i banere

Afiele i banerele sunt uor de realizat i relativ ieftine. Ele pot fi plasate oriunde

se adun angajaii dumneavoastr i sunt un stimul vizual bun pentru a le

aminti de valorile companiei.

Buletine informaionale

Dei probabil c nu sunt eficiente pentru ntreprinderile foarte mici, buletine

regulate interne pot fi foarte utile pentru a informa angajaii despre ce se petrece

n ntreprindere. Dac avei deja un buletin intern al companiei, gndii-v s

inserai o rubric regulat despre activitatea comercial responsabil.

Anunuri tip memo sau email

Un mod simplu de a ine angajaii la curent cu eforturile companiei privindactivitatea comercial responsabil este s le trimitei anunuri regulate sau


12/16


12

emailuri prin care s v expunei ideile pe acest subiect. Aceasta este de

asemenea una dintre cele mai ieftine metode, darinei minte c mesajele scrise

nu trebuie s substituie comunicarea fa n fa cu personalul.

Montaje video sau brouri

Pentru companiile cu mai muli angajai i mai multe resurse, brourile sau

filmele video care explic ideile dumneavoastr despre activitatea comercial

responsabil pot fi foarte utile. Dei crearea unor filme sau brouri credibile poate

fi scump, deoarece necesit experien din afar, ele pot aduga o valoare

real la educaia i instruirea angajailor dumneavoastr.

Intranet

Firmele cu tehnologie avansat pot utiliza reele intranet (site-uri web cu acces

controlat, pentru uz intern) pentru a informa angajaii despre activiti legate de

activitatea comercial responsabil. La fel ca i cutiile pentru sugestii, reelele

intranet permit obinerea de feedback i participare de la angajai acest tip de

comunicare n dou sensuri este crucial pentru a asigura implicarea angajailor.


13/16


13

7B. Cum s comunicai cu comunitatea

A oferi informaii relevante pentru comunitatea unde activai poate avea numeroase

avantaje. A fi considerat un bun vecin v poate ajuta s v distingei fa de alte

companii, subliniind atitudinea dumneavoastr inovativ, transparenti deschis fa

de afaceri.

Exist numeroase moduri de a vorbi oamenilor despre angajarea companiei fa de

activitatea comercial responsabil cteva dintre cele mai simple sunt enumerate mai

jos. Dar, inei minte, indiferent de resursele disponibile pentru eforturile

dumneavoastr de comunicare, vei avea succes doar dac transmitei mesajul potrivit

la oamenii potrivii.

Brouri ale companiei

Pentru brouri credibile poate fi nevoie de puin munci cheltuial, dar ele sunt

un mod excelent de a ajunge la diverse categorii de public, n special clienii i

consumatorii.

Liste de coresponden

A avea liste actualizate de nume i adrese ale oamenilor care i-au manifestat un

interes clar fa de compania dumneavoastr este un prim pas foarte important

pentru a comunica cu ei. Este bine s avei liste separate pentru diferite grupuri

int, deoarece acestea sunt interesate n diverse tipuri de informaii.

Etichete i ambalaje de produs

Informaia de pe etichetele sau ambalajele produselor dumneavoastr poate

avea o importan enorm pentru clieni i consumatori. Etichetele le pot arta c

suntei angajat fa de activitatea comercial responsabil i pot diferenia

produsele dumneavoastr fa de cele ale concurenilor. De exemplu,

cumprtorii sunt interesai stie dac produsele dumneavoastr sunt verzi

(biodegradabile, fcute din materiale reciclabile, organice, etc.) cine le-a fcut

(artizanale, produse local, produse n strintate prin munc n condiii echitabile,etc.) sau dac o proporie din profituri merge pentru susinerea unor iniiative

comunitare, de caritate sau pentru organizaii non-profit.

Evenimente

Dac lansai o iniiativ privind activitatea comercial responsabil, putei avea n

vedere organizarea unui eveniment specific (de exemplu, o recepie sau o mic

conferin de pres) pentru a trage atenia asupra sa. Asemenea evenimente

sunt i un mod foarte bun de a srbtori rezultate excelente sau ncheierea unui

anumit proiect. n plus, compania dumneavoastr

poate avea n vedere s

trimit


14/16


14

un vorbitor la evenimente legate de activitatea comercial responsabil, la cluburi

sau asociaii locale.

Site-uri web

Dac ntreprinderea dumneavoastr are un site web, el trebuie categoric s

informeze vizitatorii despre implicarea dumneavoastr n activitatea comercial

responsabil. Site-urile web sunt extrem de utile pentru aceasta deoarece ofer

informaii fiecrei categorii de public inti deoarece pot fi actualizate uori

ieftin.

Publicitate

Reclamele, la fel ca etichetele de produs i site-urile web, ofer o oportunitate de

a ajunge la numeroase grupuri int n special clieni i consumatori. Gndii-v

s informai prin reclam despre valorile pe care le susine compania

dumneavoastr. Asemenea reclame pot de asemenea s atrag noi angajai,

care doresc s lucreze ntr-o companie responsabil.

Buletine informative i rapoarte publice

Dac compania dumneavoastr produce deja Buletine informative i rapoarte

publice distribuite regulat (de exemplu, un raport anual), inei minte c acestea

sunt mijloace excelente pentru a ine la curent clienii i alte grupuri interesate cu

ceea ce se petrece n ntreprinderea dumneavoastr. Pentru a face nc un pas

n acest sens, putei s v gndii la publicarea unei lucrri sau a unui raport

despre activitile legate de activitatea comercial responsabil. Aceasta poateavea avantajul suplimentar de a v permite s avei o imagine mai obiectivi

mai cuprinztoare asupra activitilor legate de activitatea comercial

responsabil. Ar putea de asemenea s serveasc drept referin pentru

activitile dumneavoastr viitoare. Uneori se acord premii pentru asemenea

publicaii.


15/16


15

7C. Cum s comunicai cu presa

Media este una dintre cele mai eficiente ci de a v comunica mesajul unui public ct

mai larg. Totui, muli oameni a reineri n a avea de-a face cu jurnalitii. Aceast

seciune ofer cteva sugestii utile pentru colaborarea cu presa.

Ce nseamn tiri pentru un jurnalist?

Exist cteva caracteristici prin care o situaie poate ajunge s fie prezentat n pres.

Cele mai bune tiri combin de obicei cteva dintre urmtoarele:

Oameni celebriti locale relevante, oameni oprimai, eroi

Ceva neobinuit sau special

Extreme cel mai recent, primul, cel mai mare, mai mic, mai ieftin, mai rapid

Cum se scrie o declaraie de pres

O declaraie de pres este formatul standard pentru a transmite informaii ctre

jurnaliti, astfel nct ei s poate crea o relatare.

Declaraia de pres trebuie s fie prezentat foarte clar, cu numele i sigla

companiei sus. Dactilografiat la dou rnduri, cu margini largi i nu mai lung de

o pagin A4. o declaraie de pres trebuie s conin: data, un titlu sus, orice

informaii legate de programare, un nume de contact i un numr.

Structur

Folosii un limbaj simplu, la timpul prezent cnd este posibil. Declaraia de

pres trebuie s rspund la ntrebrile de baz: cine, ce, cnd, unde, de ce

i cum. Jurnalitilor le place s includ citate n relatrile lor, astfel nct

declaraia de pres ar trebui s conin un citat al cuiva din companie sau al

unei tere pri implicate.

Unde trebuie trimise declaraiile de pres

Trimitei declaraia unor jurnaliti individuali. Dac nu tii cui s o trimitei,contactai organizaia de pres pentru a afla cine este reporterul n domeniu.

Facei o list cu nume i informaii de contact ale jurnalitilor interesai pentru

urmtoarele declaraii de pres.

Interviuri

Un interviu reuit n pres este unul prin care v-ai transmis mesajul. Dac suntei

de acord cu un interviu, exersai nainte cu un coleg sau prieten. Aceasta va

reduce emoiile i v va permite s v gndii la cel mai bun mod de a transmite

un mesaj clar despre activitatea comercial responsabil din companie. Nu uitai,oamenii vor relatri uor de digerat evitai termenii de specialitate i


16/16


16

acronimele. Chiar dac jurnalitii apreciaz relatri susinute prin statistici cheie,

avei grij s nu folosii prea multe.

V vei simi mai sigur dac vei cunoate urmtoarele informaii nainte de un

interviu:

Pentru cine lucreaz reporterul?

Cnd este termenul pentru reportaj?

Care este direcia sau accentul relatrii?

Cu cine a mai vorbit reporterul pentru aceast relatare?

Ce format va avea interviul (personal, prin telefon, nregistrat pe band, n

direct, n studio, etc.)?

Cteva sfaturi elemente pentru interviuri:

Fii concentrat. Dac

interviul are loc la sediul dumneavoastr

, elimina

i to

i

factorii perturbatori i rugai colegii s nu v deranjeze. nchidei sau

redirecionai telefonul i nchidei calculatorul.

Fii onest. Dac nu tii rspunsul la o ntrebare, recunoatei aceasta i

oferii-v s prezentai acea informaie ulterior.

Nu exist ntre noi. Este cel mai bine s presupunei c tot ce spunei

unui reporter poate ajunge parte din relatarea aceluia.

3_Ghid_Comunicare_eficienta

Documents

Transcript of 3_Ghid_Comunicare_eficienta