ANEXA 11 – Scurt ghid privind efectuarea achiziţiilor publice

SCURT ÎNDRUMAR PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICENECESAR ONGS pentru ACHIZIŢIINECESAR CCS pentru VERIFICĂRI

Lista sinteză a etapelor/documentelorcare trebuie parcurse/întocmite de beneficiar în aplicareaprevederilor OUG nr.34/2006 pentru atribuirea contractelorde achiziţii publice de servicii/furnizare/lucrări

Tipul de procedurăObservaţii

Achiziţie directă

Cereredeoferte

În măsura în care valoarea achiziţiei de servicii/produse/lucrări, estimată conform prevederilor art. 25-32 din OUG nr.34/2006, fără TVA, nu depăsesteechivalentul în lei a 15.000 euro, Beneficiarul are dreptul de a achiziţiona direct serviciile/ produsele/lucrările respective. Aciziţia directă se realizează şi în cazul serviciilor ce figurează în anexa 2B.

Pentru contractele servicii/produse/lucrări estimate la peste 15.000 E – 75.000 ron fără TVA se aplică procedura cererii de oferte excepţie făcând serviciile prevăzute în anexa 2B, pentru care se aplică procedura de achiziţie directă.

OUG nr.34/2006

1. Nota de estimare a valoriicontractului de achiziţie

X x Conform modelOUG nr.34/2006

2. Nota privind X x Conform model

1

alegerea procedurii OUG nr.34/20063. Calendarul procedurii

x OUG nr.34/2006

4. Caiet de sarcini/ specificaţii tehnice

x x Conform model

5. Nota justificativă privind stabilireacerinţelor minime de calificare şicriteriile de selecţie aofertanţilor/candidaţilor

x OUGnr.34/2006art.176-196HG nr.925/2006art.7-12,

6. Nota justificativă privind criteriul deatribuire a contractului de achiziţie

X OUGnr.34/2006art.13-15,196-199HG nr.925/2006art.14

7. Fişa de date a achiziţiei

X(sumar)

x OUGnr.34/2006

8. Formulare şi modele pentru ofertanţi

x OUGnr.34/2006

9. Anunţ de participare/invitaţia departicipare

x OUG nr.34/2006,art.125(2),Anexa 3HG nr.925/2006,Anexa 1

10. Punerea la dispoziţia operatoriloreconomici interesaţi a Documentaţiei deatribuire

x OUG nr.34/2006art.59-65,77, 85

11. Solicitări şi răspunsurile la clarificări

x OUG nr.34/2006art.78,91

12. Desemnarea persoanei/persoanelorresponsabile cu atribuirea contractelor

X x HG nr.925/2006art. 71

13. Procesul –verbal de deschidere aofertelor

x OUGnr.34/2006art. 211HG nr.925/2006art.33

14. Raportul procedurii de achiziţie

x OUG nr.34/2006art.205

15. Comunicarea rezultatului proceduriicătre participanţii la

x OUG nr.34/2006art. 200-

2

procedură 211HG nr.925art. 31-83

16. Perioada deasteptare acontestaţiilor

x OUG nr.34/2006art. 205,255-256,270, 271,272

17. Întocmirea anunţului de atribuire

x OUG nr.34/2006art. 56-57,58HG nr.925/2006art.98

18. Semnarea contractului de achiziţiePublică de lucrări sau servicii

x x HGR nr.925/2006art. 93

19. Semnarea contractului de achiziţiePublică de furnizare bunuri

x HGR nr.925/2006art. 93

20. Procesului verbal de recepţie a serviciilor/ produselor/lucrărilor

x x

B. TIPURI DE CONTRACTE1. Contractul de lucrări este acel contract de achiziţie publică care are ca obiect fie execuţia de lucrări legate de una dintre activităţile cuprinse în anexa nr. 1 din OUG nr.34/2006 fie atât proiectarea, cât si execuţia de lucrări legate de una dintre activităţile cuprinse în anexa nr. 1 din OUG nr.34/

2. Contractul de furnizare este acel contract de achiziţie publică, altul decât contractul de lucrări, care are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumpărare, inclusiv în rate, închiriere sau leasing, cu sau fără opţiune de cumpărare. Contractul de achiziţie publică ce are ca obiect principal furnizarea de produse şi, cu titlu accesoriu, operaţiuni/lucrări de instalare şi punere în funcţiune a acestora este considerat contract de furnizare.

3) Contractul de servicii este acel contract de achiziţie publică, altul decât contractul de lucrări sau de furnizare, care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii, astfel cum acestea sunt prevăzute în anexele nr. 2A si 2B din OUG nr.34/2006. Contractul de achiziţie care are ca obiect principal prestarea unor servicii şi, cu titlu accesoriu, desfăsurarea unor activităţi dintre cele prevăzute în anexa nr. 1 din OUG nr.34/2006, este considerat contract.de servicii.

INSTRUCŢIUNI GENERALE

(1)Aplicarea prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.34/2006, cumodificările si completările ulterioare, pentru atribuirea contractului de achiziţie publică de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2A din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului este obligatorie.

3

Exemple de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2A:- Servicii de audit financiar pentru certificarea cheltuielilor;- Servicii de publicitate a proiectului (crearea, producerea si/sau difuzarea demateriale de promovare prin intermediul mijloacelor de informare in masă scrise,audiovizuale sau electronice);- Servicii de administrare a clădirilor;- Servicii de transport terestru, cu excepţia serviciilor de transport feroviar incluse incategoria 18 din Anexa 2B.

(2) In cazul in care autoritatea contractanta atribuie un contract de achizitie publica ce are ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2B, atunci obligaţia de a aplica prezenta ordonanta de urgenta se impune numai pentru contracte a caror valoare este mai mare decat cea prevazuta la art. 57 alin. (2) si se limiteaza numai la prevederile art. 35-38 si art. 56.

(3) In cazul in care contractul de achizitie publică prevazut la alin. (1) are ca obiect, alaturi de prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2B, si prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2A, prevederile alin. (1) sunt aplicabile numai daca valoarea estimata a serviciilor incluse in anexa nr. 2B este mai mare decat valoarea estimata a serviciilor incluse in anexa nr. 2A. (3) Autoritatea contractanta nu are dreptul de a combina, in cadrul aceluiasi contract, servicii incluse atat in anexa nr. 2B, cat si in anexa nr. 2A, cu scopul de a beneficia de aplicarea prevederilor alin. (1), atunci cand atribuie respectivul contract de achizitie publică.

Exemple de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2B:

Servicii hoteliere si restaurante Servicii de transport ferviarservicii de transport pe apăServicii anexe si auxiliare Servicii juridiceServicii de selectie si plasare a fortei de muncăServicii de investigatieServicii de invaţamantServicii de sanatateServicii recreative, culturale Servicii recreative, culturale şi sportive

EXCEPŢII

Achizitorul are drepul să nu aplice procedurile OUG 34/2006 în următoarele situaţii:

a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic sau persoană fizică

b) ca o măsură strict necesară pentru implementarea proiectului, determinată de evenimente imprevizibile si care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a achizitorului; în acest caz, achizitorul nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat efectuarea achiziţiei;

c) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, si numai dacă schimbarea furnizorului iniŢial a pune achizitorul în situaţia de a achiziţiona produse care, datorită caracteristicilor

4

tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităŢi sau dificultăţi tehnice sporite de operare si întreţinere.

d) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanŢe imprevizibile au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, si numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: - atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; - lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru achizitor sau, desi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia;- valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite si a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări si/sau servicii suplimentare ori adiŢionale nu depăseste 50% din valoarea contractului iniţial si pragul valoric pentru care era obligatorie aplicarea prevederilor Ordonanţei;

e) pentru cheltuieli care fac obiectul unei convenţii civile sau a unui contract de muncă. În acest caz dosarul de achiziţie va conţine:1. contractul de muncă/convenţia civilă/drepturi de autor.2. raport de activitate sau raport privind serviciile executate3. fisă de pontaj4. Ştat de plată5. Preces verbal de recepţie sau conformitate

INSTRUCŢIUNI SPECIFICE:

1. Proiectele se vor desfăşura în conformitate cu metodologia aprobată prin ordinul Ministrului Tineretului şi Sportului DGPS (Direcţia Generală Programe pentru Studenţi) va transmite CCS e proiectele aprobate

2. În cazul proiectelor care au este aprobate o sumă mai mică decât cea solicitată ongs-urile pot efectua cheltuieli pe categoriile solicitate în limita bugetului total aprobat. De exemplu, în cazul în care este aprobată suma de 5000 de ron, iar in bugetul proiectului figurează suma de 6 000 de ron pentru cazare şi masă iar 2000 ron pentru consumabile, ONGS-sul poate cheltui suma aprobată integral pentru cazare (5000 RON) sau 2000 ron pentru consumabile şi 3000 ron pentru masă. Se vor respecta de asemenea plafoanele privind cheltuielile eligibile.

3. În cazul în care nu se depăşeşete plafonul de 15000 de euro pentru o anumită categorie de cheltuieli se vor face achiziţii directe în conformitate cu legislaţia în vigoare. CCS-urile au rolul de a realiza decontul. CCS-urile nu au dreptul de a solicita efectuarea unei alte proceduri decât ceaa prevăzută de 34/2000. (EX: pentru acihziţiile sub 15 000 E- fără TVA se aplică procedura de achiziţie directă şi nu cea de cerere de oferte, decât dacă beneficiarul va considera necesar.

4. CCS-urile nu au dreptul de a emite instrucţiuni suplimentare sau de a solicita documente suplimentare decât cu acordul DGPS.

5. Toate cheltuielile vor fi efectuate direct de către ONGS furnizorilor de bunuri şi servicii în conformitate cu legislaţia în vigoare;

6. ONGS va angaja cheluieli numai pe perioada de desfăşurare a proiectului, numai în conformitate cu prevederile leglale, a metodologiei aprobate şi în limita bugetului aprobat.

7. În vederea unei desfăşuri optime a proiectelor aprobate ne aşteptăm la Cooperare maximă atât din partea CCS-urilor cât şi din partea ONGS-urilor.

8. Directorul CCS va numi o persoană responsabilă în relaţia cu ongs-urile precum şi o personă din cadrulul departamentului contabilitate care poate aduce lămuririle necesare ongs-urilor pe parte financiară. Lista cu persoanele

5

numite vor fi afişate la loc vizibil împreună cu locul şi orele la care pot fi găsite. De asemenea această listă va fi transmisă prin fax către DGPS ( 0314 25 25 34)

9. Pentru orice nelămuriri CCS-rile pot conacta DGPS şi pot cere lămuri privind desfăşurarea proiectelor..

10. ONGS-urile din momentul aprobării proiectelor vor ţine legătura numai cu CCS-ul urmănd să contacteze DGPS numai în cazul în care apar eventuale neînţelegeri.

PRECIZĂRI FINALE

1. Responsabilitatea legalităţii şi corectitudinii efectuării cheltuielilor în conformitate cu legislaţia in vigoare revine exclusiv solicitantului.

2. În cazul în care se constată neconcordanţe între prezenta metodologie (inclusiv anexe) şi legislaţia in vigoare care reglementează achiziţiile publice, MTS prin DGPS va emite instrucţiuni care să clarifice/completeze/modifice prezenta metodologie

3. Pentru procedura de achiziţie Directă mai jos sunt prezentate modele specifice necesare efectuării procedurii de achiziţie publică.

4. În cazul în care ONGS are prevăzut în buget cheltuieli care depăşesc 15 000 E(fără TVA) pe categorie de cheltuieli, DGPS recomandă contractarea unui expert care să ofere ONG consultanţă în întocmirea dosarelor de achiziţie publică.

5. Această anexă are valoare de ghid, iar respectarea legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice revenind beneficiarului.

6

Notă privind estimarea valorii contractului de achiziţie(Model)

Beneficiar:

Titlul proiectului:

ID proiect:

Linia de finanţare:

Denumirea contractului deachiziţie:Obiectul contractului de achiziţie:

Evaluarea contractului de achiziţie de produse/servicii/lucrări se realizează în conformitate cu regulile privind estimarea valorii contractelor de achiziţie publică prevăzute în OUG nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

Nr. crt.

Descrierea produsului/serviciului/lucrării

Cantitatea Preţul estimat/Valoarea tarifului mediu lunar/Costul estimat pe categorii de lucrări (fără TVA)

Total

Total lei, fără TVA Total euro, fără TVA

(numele, prenumele şi funcţia reprezentantului legal )(semnătura autorizată şi ştampilă)

Data

7

Notă privind alegerea procedurii(Model)

Prin prezenta vă supunem spre aprobare iniţierea procedurii de achiziţie ................................în vederea derulării contractului ............................................................pentru implementarea Proiectului intitulat .......................................................

1. Categoria de produse/servicii/lucrari: 2. Codul de clasificare CPV :3. Valoarea achizitiei: 4. Procedura de achizitie conform legii : 5. Justificarea achiziţiei :

Valoarea estimată a achiziţiei este de………ron, respectiv …………..euro, ceea ce presupune achiziţia acestor produse prin procedura de achiziţie …………., conform O.U.G. 34/2006.

Referitor la aceasta propunere de achizitie, menţionăm următoarele:• Achiziţia acestor produse este prevăzută în bugetul proiectului amintit •

Având în vedere cele de mai sus, vă rugăm să aprobaţi iniţierea procedurii în vederea achiziţionării acestor produse, produse ce vor fi achiziţionate............................, având în vedere prevederile art...... din OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare.

Întocmit,............................................

Coordonator Proiect...............................

8

CAIET DE SARCINI(Model)

1. OBIECTUL ACHIZIŢIEI: Obiectul caietului de sarcini îl constituie furnizarea de produse/servicii necesare implementării proiectului ……………….. finanţat de …………………………………….

Cerinţele din Caietul de sarcini vor fi considerate ca fiind obligatorii şi minimale.

2. SPECIFICAŢII TEHNICE :

- ………………………, cu următoarele specificaţii tehnice :

Nr.crt.

Componenta Cerinta tehnica minimala

3. Toate produsele vor fi livrate, în …… zile de la transmiterea comenzii.

4. Se vor efectua verificări şi se vor încheia procese-verbale:

- la recepţia produselor ;

5. CONDIŢII DE ASIGURARE A LUCRĂRILOR:

Întocmit,

Coordonator Proiect

..................

9

FIŞA DE DATE A ACHIZIŢIEI (Model)

I. AUTORITATEA CONTRACTANTĂ

Denumire: Adresă: Localitate: Cod poştal: Ţara:

Persoana de contact: Telefon:

Persoana responsabilă de desfăşurarea achiziţiei:

Telefon:

E-mail: Fax:

Autoritatea contractantă achiziţionează în numele altei autorităţi contractante DA □ NU □

Alte informaţii şi/sau clarificări pot fi obţinute:■ la numerele de telefon mai sus menţionate

Instituţia responsabilă pentru soluţionarea contestaţiilorDenumire: Consiliul National de Solutionare a ContestatiilorAdresă: str.Stavropoleos, nr.6, sector 3, BucurestiLocalitate: Bucuresti Cod poştal: 030084 Ţara: RomaniaE-mail: office@cnsc.ro Adresă internet: wwww.cnsc.ro Fax:021/310.46.42; telefon: 021/ 310.46.41

I.c.Sursa de finanţare :Se specifică sursele de finanţare ale contractului ce urmează a fi atribuit

După caz, proiect/program finanţat din fonduri comunitare DA □ NU □

II: OBIECTUL CONTRACTULUI

II.1) DescriereII.1.1) Denumire contract:

II. 1.2) Locul de livrare:

(a) Lucrări □

(b) Produse □ (c) Servicii □

Execuţie □

Cumpărare □Leasing □

Categoria serviciului 2A □

10

Proiectare şi execuţie □Realizare prin orice mijloace corespunzătoare cerinţelor specificate de autoritate contractantă □

Închiriere □ Cumpărare în rate □

2B □

(Se specifică din care categorie de servicii aparţine obiectul contractului: fie din Anexa 2A , fie din Anexa 2B)

Principala locaţie a lucrării ________________________

_________________________

Cod CPV □□□□□□□□

Principalul loc de livrare:

Principalul loc de prestare_______________________

_______________________

Cod CPV □□□□□□□□

II.1.3) Ofertele alternative NU sunt acceptate

II.2) Cantitatea sau scopul contractuluiII.2.1) Total cantităţi: A SE VEDEA DETALIAT IN CAIETUL DE SARCINI

II.2.2) Opţiuni (dacă există) da □ nu □Dacă există, descrierea acestor opţiuni:

III: PROCEDURAIII.1) Procedura selectată Licitaţie deschisă □Licitaţie restrânsă □Licitaţie restrânsă accelerată □Dialog competitiv □

Negociere cu anunţ de participare □ Negociere fără anunţ de participare □ Cerere de oferte □Concurs de soluţii □Achiziţie directă □

III.2) Legislaţia aplicată

Legislaţia aplicată – OUG 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare ; HG 925 /2006 cu modificările şi completările ulterioare, HG 782/2006 pentru aprobarea Regulamentului de Organizare si Functionare al C.N.S.C., OUG nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, HG nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică , Hotararea nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica prin mijloace

11

electronice din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 modificata si completatarile ulterioare.

IV. Date limită care trebuie respectate

Termenul de livrare/recepţie

Intocmit,

..................

Coordonator Proiect

12

DECIZIANr. ……/………….

Având în vedere,1. Legislaţia naţională si europeană aplicabilă în materia achiziţiilor publice2. Contractul de finanţare încheiat între .....................................

si .................................3. Proiectul ..............................., ID............4. Efectuarea optimă a desfăşurării achiziţiilor prevăzute în contract5. Necesitatea recepţiei produselor/serviciilor6. Necesitatea verificării livrării în condiţii optime a produselor/serviciilor

Reprezentantul legal ................................................................DECIDE:

Art. 1 Se constituie Comisia de recepţionare a produselor/serviciilor necesare implementării proiectului .................................................Art. 2 Comisia este formată din următorii membri:

Art. 3 Comisia are următoarele atribuţii:

1. Comisia are obligaţia să îşi desfăşoare activitatea pâna la data de ............................., dată la care se finalizează recepţia produselor/serviciilor necesare implementării proiectului ......................................

2. Comisia de recepţie trebuie să constate că produsele/serviciile furnizate în cadrul contractului respectă cerinţele de calitate, cantitate, caracteristicile corespund cu cele prevăzute în caietul de sarcini anexă la factura fiscală şi au fost livrate conform graficului de timp prevăzut.

3. Comisia trebuie să verifice dacă preţul corespunde cu preţul înscris în nota de comandă şi în factura fiscală.

4. Comisia trebuie să constate că Furnizorul şi-a îndeplinit obligaţiile cerute prin caietul de sarcini şi prin nota de comandă care ţine loc de contract între părţi.

Semnătura autorizată

13

Beneficiar……………………….pentru proiectul ………………………

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE A PRODUSELORNr…....... din ....................

Produse furnizate în baza notei de comandă nr..................şi a facturii fiscale nr. ....................... din data de .........................., achitate de beneficiar prin OP nr. ........ din data de ............................

încheiat între .............................................., în calitate de Beneficiar, şi ......................................................................, în calitate de Furnizor, finanţat din ...............................................................

Comisia de recepţie, constituită prin Decizia nr. ............. din data ..................... a .................., a procedat astăzi ....................... la recepţia produselor ce au făcut obiectul notei de comandă menţionată mai sus, având o valoare de …………… lei la care se adaugă ………….lei TVA, şi a fost formată din:

La recepţia produselor a participat .................................... în calitate de reprezentant legal al .............................................Comisia de recepţie constată că următoarele produse furnizate în cadrul contractului respectă cerinţele de calitate, cantitate, caracteristicile corespund cu cele prevăzute în caietul de sarcini anexă la factura fiscală şi au fost livrate conform graficului de timp prevăzut, după cum urmează:

Nr. crt.

Denumire produs

Caracteristici UM Pret/UM fara TVA

Cantitatea

Pret total fara TVA

TOTAL

Valoarea totală a produselor furnizate este de ……………… lei la care se adaugă TVA ...................... lei şi corespunde cu preţul înscris în nota de comandă şi în factura fiscală.

De asemenea, comisia constată că Furnizorul şi-a îndeplinit obligaţiile cerute prin caietul de sarcini şi a notei de comandă care ţine loc de contract între părţi.

Prezentul proces-verbal, conţinând ................ file a fost încheiat astăzi ................... la ..................... în ......... exemplare, din care .................... pentru Beneficiar şi unul pentru Furnizor.

Beneficiar, Prestator,

Comisia de recepţie:

14