Modul 4 Efectuarea Auditurilor

7/26/2019 Modul 4 Efectuarea Auditurilor

1/21

Masterat IMSC ID:Disciplina Auditul calitii

Pagina 1M4.AC

EFECTUAREA AUDITULUI

CUPRINS

INTRODUCERE 2Obiective 2

Organizarea sarcinilor de lucru 2Recomandri bibliografice 2

Lecia 1 ORGANIZAREA EDINELOR 3Exemplu ilustrativ 1 6

Lecia 2 EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII 8Exemplu ilustrativ 2 11Activitatea 1 12Exemplu ilustrativ 3 14Exemplu ilustrativ 4 16

Activitatea 2 17REZUMAT 17

Rezultate ateptate 18Puncte cheie 19

TEST DE AUTOEVALUARE 20

MODULUL4


2/21


Pagina 2M4.AC

INTRODUCERE

n cea de-a doua etap a auditului, efectuarea, sunt prevzute o serie deactiviti cum ar fi:

Organizarea edinei de deschidere; Examinarea sistemului calitii; Organizarea edinelor intermediare; Elaborarea rapoartului de audit; Organizarea edinei de nchidere.

Acestea vor fi prezentate n cuprinsul modului 4.Obiective

Organizarea sarcinilor de lucru

Recomandri bibliografice suplimentare

Obiectivele acestui modul sunt: S prezinte i s explice coninutul etapelor pe parcursul crora se

efectueazauditul propriu-zis; Sprezinte i s explice modul cum este examinat sistemul calitii, cum

sunt documentate constatrile.

Parcurgei cele 2 lecii ale modulului de studiu. La fiecare lecie urmrii exemplele ilustrative i efectuai activitile

cerute. Fixai principalele idei ale modului de studiu prezentate n rezumat. Completai testul de autoevaluare. La fiecare sarcinavei indicat timpul de lucru. Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute. Timpul de lucru pentru parcurgerea activitilor este de 60 minute. Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este de 40

minute.

Pentru o detaliere suplimentara aspectelor prezentate n acest modulputei parcurge lucrrile[1] Martinescu I., Martinescu D.Auditul sistemelor de management.

Editura Lux Libris, Braov, 2006.[2] Moldovan, L.Auditul calitii. Editura Universitii Petru Maior din

Trgu-Mure, 2002.[3] Roncea, C.Auditul sistemului calit ii. Editura Class, Bucure ti, 1998.


3/21


Pagina 3M4.AC

ORGANIZAREA EDINELOR

ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit ireprezentanii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modulde efectuare i desfurare a auditului.

Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:

planul auditului;

materiale de prezentare.

Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:

Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membriiechipei de audit i reprezentanii auditatului. Dacacetia nu sunt cunoscui de ctreauditorul ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pusn circulaie o listpentru afi completat;

Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Estenecesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsigreeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;

Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori lapregtirea auditului;

Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentruefectuarea auditului;

LECIA 1


4/21


Pagina 4M4.AC

Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor ficonstatate;

Stabilirea cilor oficiale de legturntre echipa de audit i auditat;

Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor auditatului

care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia; Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete

locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente deprotecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;

Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturiireprezentantului organizaiei auditate pe planul de audit;

Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, cti dupncheierea auditului;

Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora idata), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;

Mulumiri pentru participare la aceastedin, adresate de ctre auditorul ef celorprezeni.

ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE

Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau maimulte zile. La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul suntinvitai ghizii sau reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la

nceputul sau la sfritul fiecrei zile de lucru.

Este recomandabil ca echipa de audit saib ntlniri la nceputul fiecrei zilede lucru.

Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz:

Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul deinformaii ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilorconstatate;

Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate

neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor problemeaprute;

Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaieiauditate;

Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;

Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoarauditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt,pentru a nu exista surprize la edina de nchidere.

Ultima edin intermediareste o edinde pregtire a edinei de nchidere,la care particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost


5/21


Pagina 5M4.AC

efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalulacestei ntlniri se elaboreazun rezumat al auditului care urmeazsfie prezentat nedina de nchidere.

edina este condusde auditorul ef i are urmtoarele obiective:

Prezentarea observaiilor constatate. Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice,

neconformiti majore, neconformiti minore i observaii. Acele observaiicare ies din cadrul auditului nu sunt reinute.

Se redacteazneconformitile peRapoarte de neconformitate, acestea fiindidentificate n raport cu cerinele specificate n standard sau n altedocumente de referin ale auditului fiind susinute de dovezicorespunztoare.

Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va

urmri atingerea obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarelentrebri:

i.

Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor dereferin?

ii.

Sunt documentele sistemului calitii implementate ?

iii.

Este sistemul calitii eficient ?

iv.

n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitateaauditatului ?

Se pregtete concluzia echipei de audit.

ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE

Durata unei astfel de edine nu trebuie sdepeasco or, o ori jumtate,iar documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:

materiale de prezentare;

materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;

sumarul celor gsite.Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea

transmiterii raportului de audit ctre auditat are loc o edinde nchidere, n care seprezint oficial concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef,fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt iconducerea compartimentelor auditate.

Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces verbalde nregistrare a numelor participanilor;


6/21


Pagina 6M4.AC

Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conduceriiauditatului i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat;

Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de audit iauditat, dacaceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor face aprecieri;

Se prezintsuccint scopul, obiectivele i domeniul auditului; Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va

transmite raportul;

Se indiclimitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu aufost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficiene snu fifost sesizate;

Se prezintneconformitile constatate, prin parcurgerea lor frcomentarii pentrua oferi o imagine globalasupra deficienelor ntregului sistem;

Comentarii ale neconformitilor i clarificri, daceste cazul, pentru conducereaauditatului;

Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaieiauditate, dacacestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef.Concluzia finalva fi comunicatclientului odatcu raportul de audit;

Rspunsul celor auditai;

Auditorul ef declarnchisedina, iar echipa de audit prsete organizaia.

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Proces verbal al edinei de nchidere

la firma Alpina

PROCES VERBAL AL EDINEI DE NCHIDERES.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L. Pag.

ORGANIZAIA AUDITAT:

REPREZENTANTUL ORGANIZAIEI:

REFERIN:

DATA I DURATA EFECTIVA AUDITULUI:


7/21


Pagina 7M4.AC

PERSOANE DIN ORGANIZAIA AUDITATCARE AU PARTICIPAT

LA EDINA DE NCHIDERE

Nr. crt. Nume i Prenume Funcia Semntura

1. !"

2. # $%% %!%!

3. & !" %'"()"%

4. # !" !*

5. + "!%, -.

ECHIPA DE AUDIT:Auditor ef: &Auditori: +

OBSERVAIILE ECHIPEI DE AUDIT

Neconformiti / Observaii Numr Paragraf standard referin

Neconformiti majore /0 /

Neconformiti minore

Observaii 1 10 /0 1

REMARCI SUPLIMENTARE

23!"2 -. % ')!%! ",!( %23!22 - 2 %4'! '")!( 45.%!( '(3"."5!%!% 5!" 4!522 %!67 2 "37 4'.%! 8 4!%3%32 3.76 2 ."4! ')!%! ",4(%7 *' 3 %23! 2 ')642'5!% 4% !'!6 "! % %4!"%9 "."5!67 5%:" "."5!675" - 45' ",4(%7"."5!67 %2 ."4! %%! % %'"%! 3 %23! %2 ."4! 45%! 3 ')!%!2%23!%!2223!"2 -. % "2)"%! 6 32'6 7% %72" "!( -5'5!%% " 4 (% '"%5% %23!2 3 !.%23!" 3%6 6 -%2 83'! 542% 8 "37 4%!4.66!"% ' '%2%3"25!" ()!%% "5'%!5!" "%)%7 - 64'242 '5! % 8!,6."52%! 23!" 3%6 6 4! '"4, 46 ;4! - %! "."5!67 % 2 %2 ."4!3'4!%! % 3%!% %23!22


8/21


Pagina 8M4.AC

EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII

Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etapconst ntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar cea de-a doua etapimplicvizitarea organizaiei.

Etapa 1.Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei auditate, are caobiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului calitii istandardul ales ca model de referin. Se analizeaz raporturile audituriloranterioare, n cazul n care acestea au existat, recomandrile fcute cu ocaziaacestor audituri, pentru a urmri activitile crora li s-au fcut recomandri decorecie, i dac au fost eliminate neconformitile evideniate n timpulauditurilor anterioare.

Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup obinerea acordului de vizitare aorganizaiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const n vizitareaorganizaiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate ntre practicacurent din organizaia auditat i prevederile din documentele sistemuluicalitii precum i modelul de referinales pentru construirea acestui sistem.

Dovezi obiective

Concluziile auditului se elaboreazn urma colectrii de dovezi obiective, prinintermediul interviurilor, a examinrii documentelor i a nregistrrilor calitii, a

observrii activitilor n curs de desfurare i a condiiilor din zonele vizitate.

LECIA 2


9/21


Pagina 9M4.AC

Pentru ca o dovadsfie consideratobiectiv, auditorul trebuie sse asigurecaceasta ntrunete urmtoarele elemente:

a)

Existen - dovada nu este fictivi existcu adevrat,b) Precizie - informaia este corectpnn cele mai mici amnunte,

c)

Relevan - coninutul informaiei este relevant pentruneconformitatea descoperit,d)

Semnificaie - dovada sfie evaluatde auditor, prin semnificaia fade neconformitatea pe care o indic.

Sursele de obinere a dovezilor obiective, pot fi: Rapoarte de audit anterioare; Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie; nregistrri ale calitii; Documente;

Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie; Aciuni corective efectuate anterior; Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului; Interviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii, sau cu

efecte asupra acestor activiti.

ncadrarea n timpul acordat auditului

Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare compartimentauditat. Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i ale planului deaudit, el poate efectua aceste schimbri cu acordul clientului i cu consultarea

auditatului.n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un

compartiment se depete timpul alocat prin plan, atunci n celelalte compartimentese va scurta timpul sau se vor efectua comutri.

Documentarea constatrilor auditului

Documente de lucru folosite de auditor n timpul colectrii informaiilor i adocumentrii constatrilor auditului sunt:

standarde sau/i specificaii;

documentaia sistemului de management al calitii a auditatului(manualul calitii i procedurile asociate);

liste de verificare;

chestionarul de audit; planul de audit;

rapoarte de neconformitate/observaie.

Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditoriitrebuie s noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezultaconcluzii clare. Consemnrile fac referire la documente, ediie, lot, cantitate, numrulpostului, denumirea funciei, alte aspecte relevante. Toate informaiile trebuie

formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi folosite ca referin n investigaiile


10/21


Pagina 10M4.AC

din compartimentele ce urmeazsfie vizitate de ali membri ai echipei de audit, sautrebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite n altzon.

Indiciile care semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative,chiar dacnu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i trebuieinvestigate. naintea prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie dac toate

detaliile din notiele luate sunt clare i complete. Notiele clare, exacte, lizibile icomplete sunt eseniale. Este ineficient, pierderea de timp i total neprofesional, caauditorul s se ntoarc ntr-o zon pentru c: nu a nregistrat suficiente detalii, nupoate citi sau nelege propriile notie, sau detaliile nregistrate nu sunt clare. Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor caauditorul sdea celui intervievat sciteascce a nregistrat.

Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrisetransmise auditatului pentru a defini neconformitile.

Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se pstreazpentru oanumitperioadde timp.

Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul efpentru fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.

Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuride documente:

chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii

compartimentului;

formulare pentru raportarea observaiilor auditului;

rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de

susinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

Chestionarul de audit

Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfelconcepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care potdeveni necesare pe parcursul desfurrii auditului.

Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat.

Acesta se ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente: standardul de referin;

rezultatele auditurilor anterioare;

deficiene cunoscute privind calitatea;

prioriti ale managementului;

documentele sistemului calitii;

alte documente ale organizaiei;

consideraii ale auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite

preliminare, etc.

CONCLUZIE


11/21


Pagina 11M4.AC

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Chestionar de audit la firma Alpina

Compartimentul / proces/activitatea auditat/:Controlul documentelor, Controlul nregistrrilor, Infrastruc-tura i mediul de lucru,Fabricarea adezivilor pulberi, Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor,Monitorizarea i msurarea produsului, Tratare neconformiti, Aciuni corective, Aciunipreventive

Data auditrii: Auditor: Auditat:

19.08.2009 B.V. H.J.

Nr.

crt

Documentde

referin/clauz

ntrebare de auditConstatri/Observaii/

Rezultate Evaluare*

0 1 2 3 4

..................

4

Fabricareaadezivilor

pulberi

PO-12

/ 7.5.1

1. Cum este programat procesul pentru asigurareatermenelor de livrare ? Cum este aceastinformaie comunicatpersonalului operativ ?

2. Ce informaii stau la dispoziia personaluluioperativ care descriu caracteristicile produsului ?

3. Ce documentaie stla dispoziia operatorului cai instruciuni de lucru ?

4.

Se verificpe parcursul auditului cse utilizeazechipament corespunztor n producie. Existprobleme repetate asociate echipamentului deproducie ?

5. Ce aparate de msurare i monitorizare suntutilizate pentru asigurarea cerinelor clientului ?Pot fi vzute ? (Se aleg civa parametri la

ntmplare pentru fiecare domeniu auditat i severificdacsunt limitele de acceptare definite idocumentate ? Sunt puse la dispoziia

executantului ?6. Se descrie procesul de livrare i transport alprodusului care asigurcnumai produseacceptabile sunt livrate la clientul corespunztor.Ce activiti post-livrare sunt desfurate deorganizaie ?

7. Ce obiective sunt monitorizate, dacsunt, pentrua verifica eficacitatea procesului de producie ?

8. Existn organizaie procese n care produselerezultate nu pot fi verificate prin inspecie i

testare?

*

..................


12/21


Pagina 12M4.AC

* Evaluare: 1- ndeplinit, 2 ndeplinit parial (neconformitate sau observatie),

3- nendeplinit (neconformitate)

Activitatea 1

Timpde lucru: 40 minute

Elaborai un chestionar de audit pentru procesul la care sunt implicat la locul demunc.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerineleactivitii auditate;

permit auditorului ef sevalueze munca de pregtire desfuratde ceilalimembri ai echipei de audit;

permit auditorilor sevalueze gradul de derulare al auditului; daceste nevoie faciliteazredistribuirea sarcinilor ntre auditori; asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul

auditului.

Neconformiti

Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fade referinaauditului.

n momentul depistrii unei neconformiti, este bine ca auditorul s aduc lacunotina auditatului neconformitatea constatat, coninutul su, dovezile obiectivecare demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s neleag c auditul este oactivitate transparent, iar auditorul nu are nimic de ascuns.

Neconformitile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afarde

neconformiti mai pot exista i observaii, atunci cnd nu exist dovezi obiectivesuficiente pentru a putea aprecia ceecul respectiv este o neconformitate.


13/21


Pagina 13M4.AC

Neconformitatea minor

Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sausporadice n coninutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilorcalitii i care pot duce la eecul sistemului calitii dacnu sunt corectate.

Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementriiincomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin pentruorganizaie.

Astfel de exemple sunt: Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n

implementarea ei. Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite

demonstrarea pe deplin a funcionrii eficace a sistemului calitii. Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate

metrologic i/sau cu stadiul confirmrii metrologice neindicat. Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile

prescrise. Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciazimediat calitatea

produciei.

Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cuconstatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemuluicalitii organizaiei poate s continue, cu recomandarea ca neconformitiile minores fie eliminate prin aciuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de

supraveghere.

Un numr mare de neconformiti minore de acelai fel se poate constitui nneconformitate major, de aceea, un numr excesiv de neconformiti minore, nfuncie de mrimea i complexitatea organizaiei, poate mpiedica recomandarea spreaprobare i nregistrare a sistemului calitii. Din aceste considerente n exemplele deneconformiti minore prezentate anterior, trebuie subliniat frecvena izolat aapariiei acestora.

Neconformitatea major

Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemuluicalitii, nefuncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia,luat ca un incident singular sau ca o combinaie a unui numr de incidentesimilare.

Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care nusunt stabilite, documentate, implementate sau meninute.

CONCLUZIE


14/21


Pagina 14M4.AC

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Neconformiti tipice sunt

urmtoarele:

Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control aleorganizaiei nu sunt stabilite i documentate ntr-o msur care spermitfolosirea lor ca bazpentru auditarea implementrii sistemului.

Sistemul calitii existent n organizaie este incompatibil cu declaraia depolitica calitii.

Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor dedifuzare aprobate.

Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor dedifuzare aprobate.

Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor dedifuzare aprobate.Implementarea incompleta prevederilor uneia din procedurile de sistem.Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur

semnificativ.cerinspecificmodelului de referin, relevantpentru activitate, nu este

menionat(de exemplu pentru un model care urmeaz standardul ISO9001 nu existclauza referitoare la proiectare).

nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionareaeficienta sistemului.

Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea uneiproceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la caredocumentele sistemului calitii fac referire) cu efect necorespunztorasupra funcionrii sistemului calitii ntr-un compartiment (sau n maimulte compartimente).

Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemulcalitii.

Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate demanagementul la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilorinterne ale calitii.

Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesarepentru funcionarea sistemului calitii.

Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv adiferitelor compartimente auditate a unor prevederi ale documentaieisistemului calitii.

Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere pentrunsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelor categorii depersonal care prin activitatea lor au incidenasupra calitii produselori afecteazmeninerea sistemului calitii la standardul specificat.

Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/saunendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta.


15/21


Pagina 15M4.AC

Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitiispecificate ca urmare a aciunilor corective stabilite n urma unui audit.

Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permitaprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dupce acestea au fosteliminate, ca urmare a unor aciuni corective i dupce s-a verificat eficiena lor.

Documentarea neconformitilor

Documentarea neconformitilor constn redactarea acestora sub formscrispentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie s fieexact, complet, utili concis.

Documentarea exacta neconformitiieste necesar n vedere validrii acesteia

de ctre auditat. n cazul unor inexactiti n redactare, neconformitatea nu esteacceptat de auditat i poate s afecteze credibilitatea auditorului, afectndcredibilitatea celorlalte constatri prezentate.

Documentareacomplet presupune prezentarea de dovezi obiective care trebuies fie incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s cuprind toateinformaiile necesare pentru a se putea face o verificare ulterioara constatrilor.

Descrierea trebuie sarate n general: Undea fost observatneconformitatea; Cedovadobiectiva fost reinut; Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.

Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conduceriiauditatului a elementului lipsdin cerina sistemului calitii, astfel nct n urmaparcurgerii raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i completezeimaginea fiecrui detaliu al sistemului calitii

Documentarea conciseste o cerincare are n vedere ca descrierile din raportulde neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns claritateainformaiilor prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca urmare a faptului ceste posibil ca auditorul s aib de redactat mai multe neconformiti nainte deedina de nchidere, iar n cadrul edinei de nchidere trebuie citite toate

neconformitile constatate, unde bugetul de timp este limitat.Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva

elemente:1. prezentarea cerinei care nu a fost ndeplinit, prin trimitere la modelul de

referini/sau prin descriere;

2. prezentarea faptelor observate;

3. explicarea de ce faptele observate aratnendeplinirea cerinei.

Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singurneconformitate n care se enumertoate constatrile.

CONCLUZIE


16/21


Pagina 16M4.AC

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Raport de neconformitate la audit la

firma Alpina

Nr. RAPORT DE NECONFORMITATELA AUDIT Data:

Documentaia SMC:'"32% >%,%% %3)(" '2, "39

Document de referin: 9 Clauz/paragraf:

Entitate organizatoric/proces/activitate auditat:"327 ("'4 %3)(

Conductor auditat/proprietar proces:$

Auditor: Participani din partea auditatului:

& $ +?

Auditori

Neconformitate/observaie:@ )2!%! % (.6" -%:" 2 42! "45%! 8 .- 2 !4! 3%,"%!"Auditor: &. Data:

Semntura:

Auditor/Auditat

Cauze: %'%% '(3" '"32 >%,%% %3)(" '2, "39

Corecii propuse:"45%% !%6 % )2!%!" (.6" 8 .- 2 !4! 3%,"%!"Termen pentru corecii: convenit cu: $Aciuni corective propuse: 4!2% '4"%22 "'%!" 3 % >%,% 3%3)( '(3 %'%% '"32 >%,%% %3)(" '2, "39

Termen pentru aciuni corective: convenit cu: $Auditor: Data: ef compartiment auditat:

& $

Auditor/RAC

Verificarea coreciilor / aciunilor corective: )2!%! (.6" -%:" 42! "45%! 8 >-% !4! 3 %,"%!" "39 >

3 ( 4"%2 "'%!" % ."4! 4!2! )2!%! 4!2 .3 "45%! 8 &

/1. Este necesar un audit de urmrire ? Da NuA2. Coreciile sunt eficace ? Da A Nu

Motiv:3. Aciunile corective sunt eficace ? Da A Nu

Motiv:

RC, $. Data:


17/21


Pagina 17M4.AC

Activitatea 2

Timpde lucru: 20 minute

Elaborai un raport de neconformitate constatatn cadrul procesului descris laactivitatea 1.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Elaborarea rapoartului de audit

Elaborarea rapoartului de audit prinnregistrarea constatrilor are loc la finalulauditului, dupedina de nchidere. Coninutul acestei etape este tratat n modulul 5.

REZUMAT

n LECIA 1, organizarea edinelor, am prezentat aspectele organizatoricediscutate n cursul edineleor din momentele semnificative ale efecturii auditului: ladeschidere, pe parcursul acestuia i la nchidere.


18/21


Pagina 18M4.AC

Am artata documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere: planulauditului i materiale de prezentare, problemele parcurse n cursul acestei ntlnirifiind: prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri,prezentarea scopului auditului, analiza strii curente a documentaiei sistemului

calitii etc.edinele intermediare se organizeazn cazul n care un audit dureazdousaumai multe zile. La acestea participde obicei membrii echipei de audit. Se analizeazdiferite aspectele sesizate n timpul auditului.

La edina de nchidere pe baza materialelor de prezentare, a materialelordoveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit i ssumarul celor gsite, seprezintoficial concluziile auditului.

n LECIA 2am artat cexaminarea organizaiei auditate se efectueazndouetape, prima etapconstntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar

cea de-a doua etap implicvizitarea organizaiei. Concluziile auditului se elaboreazn urma colectrii de dovezi obiective, prin intermediul interviurilor, a examinriidocumentelor i a nregistrrilor calitii, a observrii activitilor n curs dedesfurare i a condiiilor din zonele vizitate.

Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, aceasta trebuie s ntruneascurmtoarele elemente: existen, precizie, relevan, semnificaie.

Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat,formatul acestui document fiind stabilit de auditorul ef.

Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fade referinaauditului. Neconformitile se clasificn doucategorii: majore i minore, iar n afara

lor mai pot exista i observaii. Redactarea neconformitilor trebuie s fie exact,complet, utili concis, iar documentul folosit este raportul de neconformitate.

REZULTATE ATEPTATE

Dup studierea acestui modul, artrebui s cunoatei etapele pe parcursulcrora se efectueazauditul propriu-zis sputei s examinai sistemul calitii, sdocumentai adecvat contatrile efectuate,s argumentai neconformitileidentificate.


19/21


Pagina 19M4.AC

P U N C T E

C H E I E

edina de deschidere are drept scop organizarea primei ntlnirintre echipa de audit i reprezentanii auditatului.

Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere:planul auditului i materiale de prezentare.

Problemele parcurse n cursul edinei de deschidere:

prezentarea participanilor, prezentarea scopului auditului,analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii etc.

La edinele intermediare participde obicei membrii echipei deaudit, iar dac este cazul sunt invitai ghizii sau reprezentaniiauditatului.

Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz diferiteaspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbulde informaii ntre auditori.

Ultima edinintermediareste o edinde pregtire a edineide nchidere.

Durata edinei de nchidere nu trebuie sdepeasco or, o ori jumtate.

Documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:materiale de prezentare, materiale doveditoare i de sprijin aleafirmaiilor echipei de audit, sumarul celor gsite.

La edina de nchidere se prezintneconformitile constatate. Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape:

prima etap const ntr-o evaluare a documentaiei sistemuluicalitii, iar cea de-a doua etapimplicvizitarea organizaiei.

Concluziile auditului se elaboreaz n urma colectrii de doveziobiective. Dovada este obiectiv dac ntrunete urmtoarele elemente:

existen, precizie, relevan, semnificaie. Sursele de obinere a dovezilor obiective, pot fi: rapoarte de

audit anterioare; Reclamaii, nregistrri ale calitii, observareaactivitii n curs de desfurare n timpul auditului etc.

Documente de lucru folosite de auditor: standarde sau/ispecificaii, documentaia SMC, liste de verificare, chestionarulde audit, planul de audit.

Formatul chestionarului de audit este stabilit de auditorul ef. Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine,

fade referina auditului. Neconformitatea minor este aceea care identific scpri

izolate sau sporadice n coninutul sau implementareaprocedurilor.

Neconformitatea major este aceea care identific absenasistemului calitii, nefuncionalitatea sa, sau o implementarenecorespunztoare a acestuia.

Redactarea neconformitilor trebuie s fie exact, complet,utili concis.


20/21


Pagina 20M4.AC

TEST DE AUTOEVALUARE

1)Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, auditorul trebuie s se asigure caceasta ntrunete urmtoarele elemente:a) existen - dovada nu este fictivi existcu adevrat. Da / Nub) precizie - informaia este corectpnn cele mai mici amnunte. Da / Nuc) relevan - coninutul informaiei este relevant pentru neconformitateadescoperit. Da / Nud) semnificaie- dovada s fie evaluat de auditor, prin semnificaia fa deneconformitatea pe care o indic. Da / Nue) documentare - Sfie cuprinsntr-un document de audit. Da / Nu

2)Documentarea constatrilor audituluia) este activitatea prin care auditorul i noteazsuficiente date pentru a avea o sursdin care spoatrezulta concluzii clare. Da / Nub) se face pe formulare, stabilite de auditorul ef pentru fiecare audit n parte, sau defiecare auditor. Da / Nu

3)edina de nchidere a audituluia) are o durato or, o ori jumtate. Da / Nub) o jumtate de or. Da / Nu

c) este condusde auditorul ef. Da / Nud) este condusde conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt. Da / Nu

4)Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzareaprobate, constituie o:a) neconformitate minor. Da / Nub) neconformitate major. Da / Nu

5) Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii specificate caurmare a aciunilor corective stabilite n urma unui audit, constituie o:

a) neconformitate minor. Da / Nub) neconformitate major. Da / Nu

ncercuii rspunsurile corecte lantrebrile urmtoare.

ATENIE: pot exista unul, niciunul saumai multe rspunsuri corecte la aceeai

ntrebare.

Timp delucru: 30 minute


21/21


Pagina 21M4 AC

6) Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitateaproduciei, constituie o:a) neconformitate minor. Da / Nub) neconformitate major. Da / Nu

7) O procedur a fost documentat, a crei aplicare n practic evideniaz variaiiminore, constituie o:a) neconformitate minor. Da / Nub) neconformitate major. Da / Nu

8) Printre problemele parcurse la edina de deschidere se numr:a) Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membriiechipei de audit i reprezentanii auditatului. Da / Nub) Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru

efectuarea auditului. Da / Nuc) Stabilirea cilor oficiale de legturntre echipa de audit i auditat. Da / Nud) Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei auditate. Da / Nu

9)Redactarea neconformitilor trebuie sfie:a) exact. Da / Nub) complet. Da / Nuc) util. Da / Nud) concis. Da / Nu

10)Documentarea concisa unei neconformitieste o cerincare are n vedere ca:a) descrierile din raportul de neconformitate sfie ct mai sintetice. Da / Nub) n urma parcurgerii raportului de audit, conducerea auditatului saibposibilitateasi completeze imaginea fiecrui detaliu al sistemului calitii. Da / Nuc) este necesarn vedere validrii neconformitii de ctre auditat. Da / Nu

11)edinele intermediare de audita) se organizeazn cadrul fiecrui audit indiferent de durata sa. Da / Nub) se organizeazn cazul n care un audit dureazdousau mai multe zile. Da / Nuc) este recomandabil sse organizeze la nceputul fiecrei zile de lucru. Da / Nu

12) Rapoartele de neconformitate sunt semnate de ctre reprezentantul organizaieiauditate pe parcursul:a) edinelor intermediare. Da / Nub) edinei de nchidere. Da / Nu

Prin conectare la internet la adresa de sitewww.mmsc.upm.ro,v logai cu datele de autentificare primite (user i parol) icompletai n modulul TESTE rspunsurile corecte la ntrebri (pe carele-ai ncercuit anterior).

ATENIE: Numai dup transmiterea on-line a testului v-aindeplinit obliga iile de parcurgere a modulului.

Modul 4 Efectuarea Auditurilor

Documents

Transcript of Modul 4 Efectuarea Auditurilor