1....procedura elaborare proceduri 2015 02 08 18 39 53 851

Comisia de Evaluare i CNI Asigurare a Calitii ,,GM Bv C.E.A.C. PROCEDURA DE LUCRU A C.E.A.C. Colegiul Naional de Informatic Grigore Moisil Braov Calea Bucureti nr.75 BRAOV cod postal 500.326 ROMNIA Tel: 0268 331 480 Fax: 0268 331 867,mail:cni@moisilbrasov.ro,site: www.moisilbrasov.ro Nr. _____ /_________2012 APROBAT DIRECTOR, prof. Dr. Nicoleta TIUC P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERAIONALE N COLEGIUL NAIONAL DE INFORMATIC 'GRIGORE MOISIL' BRAOV P.G.-EPO-02. Revizia Data: Ex.nr.: Ediia: 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 : 1 Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 1 of 8 OPERAIONALE CUPRINS FI DE AVIZARE..................................................................................................................................2 LISTA CU EVIDENA MODIFICRILOR/ REVIZIILOR...........................................................2 LISTA DE DISTRIBUE:.......................................................................................................................2 1.0. SCOP.................................................................................................................................................3 2.0. DOMENIUL DE APLICARE........................................................................................................... 3 3.0. DOCUMENTE DE REFERIN....................................................................................................3 4.0. DESCRIEREA ACTIVITII....................................................................................................... 3 5.0. RESPONSABILITI....................................................................................................................... 8 FI DE AVIZARE Elemente privind responsabilii/ Numele i Funcia Data Semntura operatiunea prenumele 1 2 3 4 5 1.1. Elaborat Carmen ANDREI responsabil CEAC 1.2. Verificat Carmen ANDREI responsabil CEAC 1.3 Aprobat Nicoleta TIUC director LISTA CU EVIDENA MODIFICRILOR/ REVIZIILOR Data Ediia modificrii/reviziei Nr. Documentul de iniiere a modificrii 1 2 3 4 5 6 crt. modificrii/reviziei reviziei 0 1 2 3 4 5 1. Planificarea proiectrii procedurilor LISTA DE DISTRIBUE: Numele i Data Nr Scopul Nr. Compartimentul prenumele transmiterii Semntura crt difuzrii exemplar reprezentantului documentului 1. Arhivare CEAC Titu Mastan 1 2. Informare Management Nicoleta tiuc 2 3. Eviden CEAC Carmen Andrei 3 4. Aplicare Arie curricular Dan Chiril 4 5. Aplicare Arie curricular Emilian 5 Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 2 of 8 OPERAIONALE Mndreanu 6. Aplicare Arie curricular Camelia Iorga 6 7. Aplicare Arie curricular Milena Popa 7 8. Aplicare Arie curricular Silvia Cba 8 Comisia PSI, 9. Aplicare Manuela Zorca 9 PM 10. Aplicare Contabilitate 10 11. Aplicare Secretariat 11 12. Aplicare IT Tudor Schiller 12 1.0. SCOP Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor, instruciunilor i formularelor care se elaboreaz, de ctre personalul ORGANIZAIEI. 2.0. DOMENIUL DE APLICARE Prevederile prezentei proceduri se aplic de ctre personalul din cadrul CNI Grigore Moisil desemnat cu responsabilitate n activitile de la cap 1.0. 3.0. DOCUMENTE DE REFERIN 1.1. Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar; 1.2. Regulamentul de ordine interioar; 1.3. LEGEA nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 75/12.07.2005 privind asigurarea calitii educaiei; 1.4. Legea nr.1/2011- Legea Educaiei Naionale 1.5. Alte documente legislative, ordine de ministru i reglementri. 4.0. DESCRIEREA ACTIVITII 4.1. Generaliti Entitile publice au obligaia potrivit Ordinului nr. 946/04.07.2005 cu modificrile i completrile ulterioare, s ntocmeasc proceduri operaionale. Procedura operational = prezentare formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu privire la aspectul procesual. Aceasta procedur operaional este un model. Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitilor publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management i control, procedurile operaionale fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 3 of 8 OPERAIONALE 4.2. Modul de lucru Precizri privind componentele modelului de procedur operaional 4.2.1. Precizari comune componentelor Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu modificrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecrei entiti publice i trebuie s reflecte activitatea procedural i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat. Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra activitii procedurale, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura operaional respectiv: Cod: PO-......-01 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ...... Page ... of ... In msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a procedurii operaionale. n ceea ce privete condiiile de redactare a coninutului, se vor respecta urmtoarele: - denumirea procedurii: font TNR, 16, bolduit, centrat - textul integral va fi redactat cu font TNR, 12, justified - titlurile capitolelor vor fi formatate Heading 1, pentru a insera cuprinsul automat al documentului - se va respecta ntocmai formatul modelulului curent ( n anexa 1 va fi inserat un template) 4.4.2. Cuprins Va fi inserat automat pentru a gsi mai uor punctele cutate n document. 4.4.3. Precizri specifice componentelor Pct.1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie intern a conductorului instituiei; cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei. Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 4 of 8 OPERAIONALE Elemente privind responsabilii/ Numele si Functia Data Semnatura operatiunea prenumele 1 2 3 4 5 1.1. Elaborat 1.2. Verificat 1.3 Aprobat Pct.2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale (componenta 2): - se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor; Data Ediia modificrii/reviziei Nr. Documentul de iniiere a modificrii 1 2 3 4 5 6 crt. modificrii/reviziei reviziei 0 1 2 3 4 5 1. Planificarea proiectrii procedurilor - reviziile ulterioare ale unei ediii se vor meniona n continuarea acestui tabel, marcndu-se celulele corespunztoare nr. reviziei. Pct. 3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3): - coloana nr. 2 (Scopul difuzrii) are in vedere faptul c oricare compartiment/ persoan a crui/crei activitate intr sub incidenta aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii. Numele i Data Nr. Nr. Scopul difuzrii Compartimentul prenumele transmiterii Semntura crt exemplar reprezentantului documentului 1. 1 2. 2 Pct. 4. Scopul procedurii operaionale (componenta 4): - identific i nscrie scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; Scopul procedurii operationale: 1. Stabileste modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4. Spijin auditul, iar pe manager n luarea deciziei; Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 5 of 8 OPERAIONALE Pct.5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5): - aceasta component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele instituiei, astfel nct la fixarea i definirea activitii, la delimitarea acesteia de alte activiti sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de activitatea respectiv s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti etc.; Domeniul de aplicare: 1. Procedura se aplic de catre Serviciul/compartimentul________________ 2. La procedur particip toate Serviciile i Compartimentele interesate Pct. 6: Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate (componenta 6): - aceasta component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare fa de activitatea procedurat; - este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare activitate; - gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde: reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are in vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementri interne ale instituiei (legislaie teriar), se refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurate. Documente de referin aplicabile activitii procedurate 1. Reglementri internaionale 2. Legislaie primar 3. Legislaia secundar 4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale instituiei. Pct. 7 Descrierea procedurii operationale (componenta 7): - aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. In acelai timp este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management i control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast component n prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de posibiliti de descriere a acestei componente. Pct. 7.1. Generalitati- se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 6 of 8 OPERAIONALE de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referin aplicabile activitii procedurate (prezentate la componenta 6).; Pct. 7.2. Documente utilizate- cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile managerului, salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 7.2.1, 7.2.2 si 7.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea documentelor respective; Pct. 7.2.1. Lista i proveniena documentelor- are n vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. In aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceasta natur, emise i utilizate n cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice; Pct. 7.2.2. Coninutul i rolul documentelor- pot fi redate n forma complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora i meniuni referitoare la rolul lor; Pct. 7.2.3. Circuitul documentelor- are n vedere compartimentele/persoanele la care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/ persoana pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor; Pct. 7.3. Modul de lucru pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus in procedura operaionala, numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate; Pct. 7.3.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii se sprijin, pe de o parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 8 "Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Pct. 7.3.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii reflecta programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub form tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrarile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care? catre cine? etc.); Pct. 7.3.3. Valorificarea rezultatelor activitatii poate fi orientat catre mai multe direcii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea datelor si informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii acestora; identificarea msurilor de imbuntire etc. Pct. 8. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta 8): - se va urmari identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea procedurat, Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 7 of 8 OPERAIONALE precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea; 5.0. RESPONSABILITI 5.1. RESPONSABIL CEAC- prof. Carmen ANDREI (1) elaboreaz prezenta procedur (2) Instruiete responsabilii comisiilor privind modul de elaborare a unei proceduri (3) Distribuie prezenta procedur 5.2. DIRECTOR- prof. dr. Nicoleta tiuc (1) prezint procedura n CP (2) Monitorizeaz desfurarea activitilor privind elaborarea procedurilor. Cod: PG-EPO-02 PROCEDUR OPERAIONAL CNI Ed. I Rev.0 "Grigore Moisil" P R O C E D U R PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR Page 8 of 8 OPERAIONALE Document Outline

FIDEAVIZARE LISTACUEVIDENAMODIFICRILOR/REVIZIILOR LISTADEDISTRIBUE: 1.0.SCOP 2.0.DOMENIULDEAPLICARE 3.0.DOCUMENTEDEREFERIN 4.0.DESCRIEREAACTIVITII 5.0.RESPONSABILITI