UTILIZAREA AVANSAT A INSTRUMENTELOR TIC

UTILIZAREA AVANSAT A INSTRUMENTELOR TICcoala membru activ al societii informaionalePOSDRU/87/1.3/S/62979

II. FUNCII AVANSATE DE BIROTICII.1. MICROSOFT OFFICE WORDNoiuni introductive

MS Word este probabil una dintre cele mai intens folosite aplicaii pentru birotic.n MS Word pot fi realizate documente coninnd text formatat, imagini, tabele etc.Dat fiind importana vitezei de tastare, n figur se prezint modul de asezare corect a minilor pe tastatur n vederea deprinderii tastrii cu toate degetele.

Lansarea n execuie

Aplicaiile instalate n Windows pot fi lansate n execuie n mai multe moduri:

a. Pornind de la butonul Start: Start / All Programs /Microsoft office/ Word

b. Selectnd pictograma corespunztoare de pe desktop (dublu clic):

c. Selectnd n panoul din dreapta al Windows Explorer un fisier realizat n word (dublu clic):

Rezultat: Prezentarea ferestrei aplicaiei Microsoft Office Word 2007

Word fiind o aplicaie profesional, un studiu complet ar depsi cu mult volumul care poate fi alocat ntr-un curs obisnuit de birotic.Prezentarea apliciei va fi realizat urmrind ciclurile de activiti specifice realizrii de documente de mici dimensiuni respectiv a celor de mari dimensiuni.

Acces rapid la barele de instrumenteBara de titlu

Buton Office Clic pentru deschidere, salvare sau tiparire sau orice alta operatiune se doreste a se face in documentBara de meniuriRigla orizontalMinimizareMaximizareInchidere fereastraNou - Creare document nou

Se creeaz un document nou (Blank document, document necompletat) sau se deschide un document n care s-a lucrat recent (Recent Documents)

Se pot deschide i documente predefinite (agende, brosuri, carti de vizit etc)DESCHIDERE - Deschidere document existent

Dac este un document n care s-a lucrat recent se gsete n list iar dac nu se caut documentul conform locaiei n care a fost salvat.SALVARE - Salvarea unui document deja existent pe care l-am modificat. n acest caz documentul nu se nchide, se salveaz doar ultimele modificri fcute, numele rmnnd neschimbat.

SALVARE CA - Salvarea unui nou document.

Trebuie scris numele dat acestui document, locaia sa i tipul de fiier cum vrem s fie salvat (*.doc, *.docx, *.rtf etc)

Meniul VIZUALIZARE

Vizualizri document:- Aspect pagin imprimat: afieaz modul cum va aprea documentul pe pagina tiprit.- Citire n ecran complet: Permite vizualizarea documentului pe tot ecranul afind grupuri de cte dou pagini ale documentului.

4. Culesul textului

Exemplu pentru regula nr.4: (text ntre paranteze) - CORECT ( text ntre paranteze ) - INCORECTLa culesul unui text trebuie s inem cont de cteva reguli. Acestea sunt:Regula nr.1: nceputul unui paragraf nou se face dup un rnd gol sau distanat fa de marginea din stnga cu un TAB; excepie de la regul o face doar primul paragraf. Regula nr.2: Dup semnele de punctuatie - punct(.), virgul (,), dou puncte (:) i punct i virgul(;) se las un spaiu liber; excepie de la regul se face la sfrit de paragraf. Regula nr.3: La sfritul unei propoziii (fraze), indiferent dac se termin cu un semn de punctuaie sau un alt semn (de exclamare, de ntrebare etc.) se las un spaiu liber; excepie de la regul se face la sfrit de paragraf. Regula nr.4: Cnd se utilizeaz paranteze, ntre text i paranteze nu se las spaiu nici la nceput nici la sfrit.

5. Formatarea la nivel de caracter, paragraf i pagin

a. Formatare la nivel de caracter

Pentru stabilirea unui font dorit se folosete meniul Pornire, i apoi din fereastra Font: Font, Spaiere caractere. Operaiile de formatare la nivel de caracter se fac prin selectarea opiunilor din Font.

b. Formatare la nivel de paragraf

Formatarea la nivel de paragraf se realizeaz cu ajutorul opiunilor din fereastra de dialog ce se obine prin selectarea opiunii Paragraf butonul dreapta al mouse-ului sau din meniul Pornire. Sunt prezente dou cadre: Identri i spaiere, respectiv Sfrituri de linie i de pagin.

Exist posibilitatea stabilirii marginii paragrafului cu rigla:

Pe rigla apar patru butoane cursor de forme speciale:

Aranjarea paragrafului se face apsnd butonul stnga al mouse-ului i trgnd pentru poziia dorit

Alinierea textului

Fereastra de dialog Paragraf conine n grupul Aliniere opiuni ce permit stabilirea modului de aliniere orizontal a textului n pagin, existnd i pe bara de butoane Pornire

c. Parametri de formatare la nivel de pagin

Formatarea la nivel de pagin are n vedere dimensiunile i marginile paginii i numerotarea paginilor.Pentru stabilirea parametrilor pentru o pagin se alege din Aspect pagin Iniializare pagin.

Mrimea marginilor se poate face prin selectarea cadrului Margini, prin completarea cmpurilor corespunztoare Sus, Stnga, Jos, Dreapta, Pentru ndoire respectiv Poziia ndoitur. Orientarea paginilor se face prin selectarea cu mouse-ul pe pictograma Tip portret sau Tip vedere.Se poate opta pentru pagini n oglind, dou pagini pe aceeai foaie i paginare tip carte.Cadrul Hrtie permite alegerea tipului de pagin: A4, Scrisoare, Plic.Cadrul Aspect permite setarea parametrilor pentru ntregul document, seciune, etc.6. Utilizarea aplicaiei pentru gestionarea corespondenei Utilizai mbinarea corespondenei cnd dorii s creai un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular care este trimis multor clieni sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare scrisoare sau list conine acelai tip de informaii, totui coninutul este unic. De exemplu, n scrisorile adresate clienilor, fiecare scrisoare poate fi personalizat pentru a se adresa pe numele fiecrui client. Informaiile unice n fiecare scrisoare sau list provine din intrri ntr-o surs de date. Procesul de mbinare a corespondenei const din urmtorii pai generali:

Setarea documentului principal. Documentul principal conine textul i elementele grafice, care sunt aceleai pentru fiecare versiune a documentului mbinat. De exemplu, adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formal.Conectarea documentului la o surs de date. O surs de date este un fiier care conine informaiile de mbinat ntr-un document. De exemplu, numele i adresele destinatarilor unei scrisori. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word genereaz o copie a documentului principal pentru fiecare element sau nregistrare n fiierul de date. Dac fiierul de date este o list de coresponden, probabil aceste elemente sunt destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fiierul de date, se pot alege elementele (nregistrrile) care se includ.Adugarea substituenilor, denumii cmpuri de mbinare de coresponden, la document. Cnd se efectueaz mbinarea de coresponden, cmpurile mbinrii de coresponden sunt completate cu informaii din fiierul de date.Examinarea i completarea mbinrii. Se poate examina fiecare copie a documentului nainte de a imprima ntregul set.Pentru a efectua o mbinare de coresponden se utilizeaz comenzile din fila Coresponden.

Se poate efectua o mbinare de coresponden utiliznd panoul de activiti mbinare coresponden, care v conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de activiti, n grupul Pornire mbinare coresponden din fila Coresponden, facei clic pe Pornire mbinare coresponden, apoi facei clic pe Expert mbinare de coresponden pas cu pas. Configurarea documentului principal

Pornii Word. Se deschide n mod implicit un document necompletat. Lsai-l deschis. Dac l nchidei, comenzile din pasul urmtor nu vor fi disponibile.2. n fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Pornire mbinare coresponden.3. Facei clic pe tipul de document pe care dorii s l creai.

Reluarea unei mbinri de coresponden

Dac trebuie oprit mbinarea de coresponden, se poate salva documentul principal i relua mbinarea ulterior. Microsoft Office Word reine informaiile despre surse de date i cmpuri. Dac se utilizeaz panoul de activiti mbinare coresponden, Word v ntoarce la locul din panoul de activiti la cnd se reia mbinarea.1. Cnd dorii s reluai mbinarea, deschidei documentul. Word afieaz un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului, care va executa o comand SQL. 2. Deoarece acest document este conectat la o surs de date i dorii s regsii datele, facei clic pe Da. n cazul n care deschideai un document despre care nu tiai c este conectat la o surs de date, ai fi fcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la date.Va aprea textul documentului, mpreun cu toate cmpurile inserate.3. Facei clic pe fila Coresponden i reluai lucrul.

Conectarea documentului la o surs de datePentru a mbina informaii n documentul principal trebuie conectat documentul la o surs de date sau la un fiier de date. Dac nu avei un fiier de date, se poate crea unul n timpul procesului de mbinare.Alegei un fiier de daten fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Selectare destinatari.2. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a utiliza lista Persoane de contact n Outlook, facei clic pe Selectare din persoanele de contact Outlook.Dac avei o foaie de lucru Microsoft Office Excel, o baz de date Microsoft Office Access sau alt tip de fiier de date, facei clic pe Utilizarea unei liste existente, apoi localizai fiierul n caseta de dialog Selectare surs de date. Pentru Excel, se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul unui registru de lucru. Pentru Access, se pot selecta date din orice tabel sau Interogare (interogare: O metod de gsire a tuturor nregistrrilor stocate ntr-o surs de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. Interogrile pot conine operatori, ghilimele simple, metacaractere i paranteze pentru a v ajuta s dirijai cutarea.) definite n baza de date. Pentru alt tip de fiier de date, selectai fiierul n caseta de dialog Selectare surs de date. Dac fiierul nu este listat, selectai tipul de fiier corespunztor sau selectai Toate fiierele n caseta Fiiere de tipul.ntr-o mbinare de coresponden, se pot utiliza urmtoarele tipuri de fiiere de date:

Fiiere din programe de baze de date, pe un singur nivel, bazate pe fiiere, pentru care s-a instalat un furnizor OLE DB sau un driver ODBC (dintre care unele sunt incluse n pachetul Microsoft Office).Un fiier HTML care are un singur tabel. Primul rnd al tabelului trebuie s conin numele coloanelor i celelalte rnduri trebuie s conin date.

Agende electronice: Agend Microsoft OutlookList Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.0Orice list de adrese similar care a fost creat cu un sistem de coresponden compatibil cu MAPI (MAPI: Specificaie de interfa Microsoft care permite diverselor aplicaii pentru coresponden i grupuri de lucru (care cuprind pot electronic, pot vocal i fax) s opereze mpreun pe un singur client.), cum ar fi Microsoft Outlook.Un document Microsoft Word. Documentul trebuie s conin un singur rnd. Primul rnd din tabel trebuie s conin anteturi, iar celelalte rnduri trebuie s conin nregistrrile pe care dorii s le mbinai. Se poate utiliza i o surs de anteturi ca surs de date. Orice fiier text care are cmpuri de date separate (sau delimitate) de tabulatori sau virgule i nregistrri de date separate prin semne de paragraf. Dac nu avei un fiier de date nc, facei clic pe Tastare list nou, apoi utilizai formularul care se deschide pentru a crea lista. Lista se salveaz ca fiier baz de date (.mdb) care se poate reutiliza. Ajustarea listei de destinatari sau obiecte

Cnd efectuai o conexiune la un anumit fiier de date, este posibil s nu fie nevoie s mbinai informaii din toate nregistrrile din acel fiier de date n documentul principal.Pentru a restrnge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fiierul de date, efectuai urmtoarele aciuni: n fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Editare list destinatari.

n caseta de dialog mbinare coresponden destinatari, efectuai oricare dintre urmtoarele aciuni:Selectarea nregistrrilor individualeAceast metod este cea mai util dac lista este scurt. Bifai casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ i debifai casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud. Pentru a include doar cteva nregistrri n mbinare, debifai caseta de selectare din rndul antet, apoi selectai doar nregistrrile pe care le dorii. n mod similar, pentru a include o mare parte din list, bifai caseta de selectare din rndul antet, apoi debifai casetele de selectare pentru nregistrrile care nu se includ.Sortarea nregistrrilorFacei clic pe titlul de coloan al elementului dup care se sorteaz. Lista se sorteaz n ordine alfabetic ascendent (de la A la Z). Facei clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista n ordine alfabetic descendent (de la Z la A). Pentru sortare complex, facei clic pe Sortare sub Ajustare list destinatari i alegei preferinele de sortare n fila Sortare nregistrri din caseta de dialog Filtrare i sortare. De exemplu, se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor s se sorteze alfabetic dup numele de familie din fiecare adres potal i s se listeze codurile potale n ordine numeric.Filtrarea nregistrrilorEste util dac lista conine nregistrri pe care nu dorii s le vedei sau s le includei n mbinare. Dup filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include i exclude nregistrri.Pentru a filtra nregistrrile, efectuai urmtoarele aciuni:Sub Ajustare list destinatari, facei clic pe Filtrare.

2. n fila Filtrare nregistrri din caseta de dialog Filtrare i sortare, alegei criteriile de utilizat pentru filtru.De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru adrese care listeaz Australia ca ar/regiune, facei clic pe ara sau regiunea n lista Cmp, pe Egal cu n lista Comparaie i pe Australia n lista Comparare.

3. Pentru a ajusta mai mult filtrul, facei clic pe i sau pe Sau, apoi specificai mai multe criterii.De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din Munchen, se filtreaz nregistrrile pentru care cmpul Ora conine Munchen i pentru care cmpul Nume firm nu este necompletat. Dac utilizai Sau n loc de i n acest filtru, mbinarea de coresponden va conine toate adresele din Munchen i toate adresele care includ un nume de companie, indiferent de ora.Adugarea substituenilor, denumii cmpuri de mbinare de coresponden, la documentDup efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fiier de date, se poate tasta textul documentului i se pot aduga substituenii care indic locul n care apar informaiile unice n fiecare copie a documentului. Substituenii, cum ar fi adresa i ntmpinarea, sunt denumii cmpuri de mbinare. Cmpurile din Word corespund titlurilor de coloan din fiierul de date selectat.

- Coloanele dintr-un fiier de date reprezint categorii de informaii. Cmpurile adugate n documentul principal sunt substitueni pentru acele categorii.- Rndurile dintr-un fiier de date reprezint nregistrri cu informaii. Word genereaz o copie a documentului principal pentru fiecare nregistrare la efectuarea unei mbinri de coresponden.Amplasnd un cmp n documentul principal, indicai faptul c o anumit categorie de informaii, cum ar fi nume sau adrese, trebuie s apar n acea locaie.

Ce se ntmpl la mbinare?La mbinare, informaiile din primul rnd al fiierului de date nlocuiesc cmpurile din documentul principal pentru a crea primul document mbinat.

Informaiile din al doilea rnd al fiierului de date nlocuiesc cmpurile pentru a crea al doilea document mbinat, i aa mai departe.Maparea cmpurilor de mbinare de coresponden la fiierul de datePentru a v asigura c Word poate gsi o coloan din fiierul de date, corespunztoare fiecrui element din adres sau ntmpinare, poate fi nevoie s mapai cmpurile mbinrii de coresponden din Word la coloanele din fiierul de date.

Pentru a mapa cmpurile, facei clic pe Potrivire cmpuri n grupul Scriere & inserare cmpuri din fila Coresponden.Se deschide caseta de dialog Potrivire cmpuri.

Elementele unei adrese i ntmpinri sunt listate n stnga. Titlurile coloanelor din fiierul de date sunt listate n dreapta.Word caut coloana care se potrivete cu fiecare element. n imagine, Word a potrivit automat coloana Nume de familie din fiierul de date cu Nume de familie. Dar Word nu a potrivit alte elemente. Din acest fiier de date, de exemplu, Word nu poate potrivi Prenume.n lista din dreapta, se poate selecta coloane din fiierul de date care se potrivete cu elementul din stnga. n imagine, coloana Nume se potrivete acum cu Prenume. Este n regul faptul c Titlu de politee, Identificator unic i Al doilea nume nu se potrivesc. Documentul mbinrii de coresponden nu trebuie s utilizeze fiecare cmp. Dac adugai un cmp din fiierul de date care nu conine date, va aprea n documentul mbinat ca un substituent gol de obicei o linie necompletat sau un cmp ascuns. Tastarea coninutului i adugarea cmpurilorn documentul principal, facei clic acolo unde se insereaz cmpul.

Utilizai grupul Scriere i inserare cmpuri din fila Coresponden.

2. Adugai oricare dintre urmtoarele:

- Bloc adres cu nume, adres i alte informaiiFacei clic Bloc adres.n caseta de dialog Inserare bloc adres, selectai elementele de adres pe care dorii s le includei i formatele pe care le dorii, apoi facei clic pe OK.Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru blocul adres. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden

- Linie de ntmpinareFacei clic pe Linie de ntmpinare.Selectai formatul de linie de ntmpinare, care include salutul, formatul de nume i punctuaia.Selectai textul care dorii s apar n cazurile n care Microsoft Word nu poate interpreta numele destinatarului, de exemplu, dac sursa de date nu conine prenumele sau numele unui destinatar, ci doar numele companiei.Facei clic pe OK.Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru linia de ntmpinare. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden.

Cmpuri individualeSe pot insera informaii din cmpuri individuale, cum ar fi prenumele, numrul de telefon sau suma unei contribuii dintr-o list cu donatori. Pentru a aduga rapid un cmp dintr-un fiier de date n documentul principal, facei clic pe sgeata din dreptul Inserare cmp pentru mbinare, apoi facei clic pe numele cmpului.Pentru mai multe opiuni pentru inserarea de cmpuri individuale n document, efectuai urmtoarele aciuni: n fila Coresponden, n grupul Scriere i inserare cmpuri, facei clic pe Inserare cmp pentru mbinare. n caseta de dialog Inserare cmp pentru mbinare, efectuai una dintre urmtoarele aciuni: Pentru a selecta cmpurile de adres care le vor corespunde cmpurilor din sursa de date, chiar i n cazul n care cmpurile din sursa de date nu au aceleai nume ca i cmpurile de adres, facei clic pe Cmpuri adres.Pentru a selecta cmpuri care obin ntotdeauna date direct dintr-o coloan a fiierului de date, facei clic pe Cmpuri baz de date. n caseta Cmpuri, facei clic pe cmpul pe care l dorii. Facei clic pe Inserare, apoi facei clic pe nchidere. Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Microsoft Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru a insera cmpul. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden.Cmpuri particularizate de la persoanele de contact OutlookSingurul mod de a include cmpuri persoan de contact particularizate n documentul principal este pornirea mbinrii de coresponden din Outlook. nti, configurai o vizualizare a persoanelor de contact care include cmpurile care se vor utiliza n mbinare. Apoi, pornii mbinarea de coresponden. Dup alegerea setrilor pe care le dorii, Word va deschide automat i se poate termina mbinarea.Formatarea datelor mbinate

Programele pentru baze de date i foi de calcul, cum ar fi Microsoft Office Access i Microsoft Office Excel, stocheaz informaiile tastate n celule ca date neprelucrate. Formatarea aplicat n Access sau Excel, cum ar fi fonturile i culorile, nu se stocheaz mpreun cu datele neprelucrate. La mbinarea informaiilor dintr-un fiier de date ntr-un document Word, se mbin datele neprelucrate fr formatarea aplicat. Pentru a formata datele dintr-un document, selectai cmpul de mbinare de coresponden i formatai-l, la fel cum ai formata orice text. Asigurai-v c selecia include parantezele unghiulare ( ) care nconjoar cmpul.Examinarea i terminarea mbinriiDup adugarea cmpurilor la documentul principal, se pot examina rezultatele mbinrii. Dup examinare, se poate termina mbinarea.Examinarea mbinriiSe pot examina documentele mbinate i se pot efectua modificri nainte de a termina mbinarea.Pentru a examina, efectuai oricare dintre urmtoarele aciuni n grupul Examinare rezultate din fila Coresponden:

Facei clic pe Examinare rezultate.Trecei prin fiecare document mbinat utiliznd butoanele nregistrarea urmtoare i nregistrarea anterioar din grupul Examinare rezultate.Examinai un anumit document fcnd clic pe Gsire destinatari.Terminare mbinareSe pot imprima documentele mbinate sau se pot modifica individual. Se pot imprima sau modifica toate documentele sau doar un subset.1. n fila Coresponden, n grupul Terminare, facei clic pe Terminare i mbinare, apoi pe Imprimare documente.

2. Alegei dac se imprim tot setul de documente, doar copia care este vizibil n mod curent sau un subset al setului, pe care l specificai dup numrul nregistrrii.Imprimarea documentelor mbinateModificare copiilor individuale ale documentului

1. n fila Coresponden, n grupul Terminare, facei clic pe Terminare i mbinare, apoi pe Editare documente individuale.

2. Alegei dac editai ntregul set de documente, doar copia care este vizibil n mod curent sau un subset al setului, pe care l specificai dup numrul nregistrrii. Word salveaz copiile pe care dorii s le editai ntr-un singur fiier, cu un sfrit de pagin ntre fiecare copie a documentului.Salvarea documentului principal

Documentele mbinate pe care le salvai sunt separate de documentul principal. Este bine s se salveze documentul principal n sine pentru a se utiliza la alt mbinare de coresponden.La salvarea documentului principal, se poate salva i conexiunea la fiierul de date. La urmtoarea deschidere a documentului principal, vi se va solicita s alegei dac informaiile din fiierul de date se mbin din nou n documentul principal.Dac facei clic pe Da, documentul se deschide cu informaiile din prima nregistrare mbinat. Dac facei clic Nu, conexiunea dintre documentul principal i fiierul de date se ntrerupe. Documentul principal devine un document Word standard. Cmpurile se nlocuiesc cu informaii unice din prima nregistrare.7. Inserarea obiectelor ntr-un document a. Inserarea tabelelor

Pentru inserarea unui tabel ntr-un document procedm astfel:Efectum clic stnga pe Meniul Inserare apoi pe instrumentul TabelAcest instrument ofer posibilitatea inserrii tabelului n trei moduri:Cu ajutorul mouse-ului selectm numrul de coloane i numrul de rnduri

Rezultatul obinut: de exemplu, inserarea unui tabel cu patru rnduri i cinci coloane n poziia unde se afla cursorul n document.

Alegnd opiunea Inserare ca tabel apare o fereastr n care introducem numrul de rnduri i numrul de coloane ale tabelului i alte opiuni de afiare a tabelului Rezultatul obinut: de exemplu, inserarea unui tabel cu dou rnduri i cinci coloane n poziia unde se afla cursorul n document.

- Alegnd opiunea Desenare tabel tabelul se construiete prin desenarea bordurilor. n acest caz cursorul mouse-ului se transform n creion.O dat cu inserarea n document a unui tabel apare i panglica cu instrumente specifice, numit Instrumente tabel i unde sunt grupate instrumentele necesare modificrii i personalizrii tabelului inserat.

Operaii care pot fi efectuate asupra unui tabel:1. mbinarea celulelor : selectm celulele clic dreapta pe selecie mbinare celule

Rezultatul n urma mbinrii:

2. Scindarea celulelor mprirea unei celule n mai multe rnduri i/sau coloane: - clic dreapta n celul Scindare celule. Apare o fereastr n care introducem numrul coloanelor i al rndurilor pe care dorim s le obinem n urma scindrii

.

Rezultatul n urma scindrii:

3. Inserare rnduri / coloane / celule n tabel: se efectueaz clic dreapta n interiorul tabelului n locul unde dorim s se efectueze inserarea i alegem o opiune, adic:

4. Umplere cu culoare: selectm celulele clic pe butonul Umbrire , de pe panglica cu instrumente Instrumente tabel i alegem culoarea dorit sau clic pe butonul Umbrire de pe panglica cu instrumente a meniului Pornire.5. Modificarea bordurilor unui tabel:Efectum clic dreapta n interiorul tabelului alegem opiunea Borduri i umbrireApare o fereastr n care alegem stilul liniei, culoarea, grosimea i unde se aplic.

b. Inserarea formelorEfectum clic stnga pe meniul: Inserare Forme - alegem forma dorit i o trasm cu ajutorul mouse-ului pe suprafaa de lucru.

Instrumentele pentru modificarea formelor se afl pe panglica cu instrumente numit Instrumente de desen

Cu ajutorul acestor instrumente formele pot fi colorate, conturate, li se pot aplica diferite efecte i li se poate stabili poziia fa de textul introdus sau fa de restul formelor.c. Inserarea imaginilor i a miniaturilorEfectum clic stnga pe meniul: Inserare Imagine sau Miniatur

n cazul imaginilor, apare o fereastr prin intermediul creia se caut i se localizeaz imaginea dintr-un fiier, se selecteaz apoi se insereaz n document.Imaginile salvate pe hardul calculatorului pot proveni din descrcarea de pe aparate foto - digitale sau din scanarea unor imagini.Dup inserarea imaginii, aceasta poate fi prelucrat folosind instrumentele de pe panglica Instrumente imagine.

Cu ajutorul acestor instrumente poate fi modificat contrastul, luminozitatea, poziia fa de text, dimensiunea, stilul imaginii.n cazul Miniaturilor se insereaz miniaturi sub form de desene, sunete, filme sau fotografii specifice aplicaiei Office (le regsim i n celelalte aplicaii ale pachetului Office Excel, Power Point) grupate n diferite colecii.

d. Inserarea ilustraiilor SmartArtAceste ilustraii sunt folosite pentru a comunica vizual informaii i variaz de la liste grafice i nomograme pn la grafic mai complex.

Efectum clic stnga pe meniul: Inserare SmartArt

e. Inserarea diagramelorEfectum clic stnga pe meniul: Inserare Diagram

Pot fi inserate diferite tipuri de diagrame iar personalizarea acestora se face utiliznd instrumentele specifice aflate pe panglica

Instrumente diagramf. Inserare Word Art uri (scriere artistic) Efectum clic stnga pe meniul: Inserare WordArt

Alegem modelul dorit, apare o fereastr n care se introduce textul dup care acesta este inserat n document n locul unde era poziionat cursorul.Exemplu de WordArt.La fel ca n cazul celorlalte obiecte modificarea WordArt - urilor se face utiliznd instrumentele specifice.

8. Finalizarea prelucrrii documentului

a. Iniializarea paginiiAspectul unui document nu depinde numai de formatarea la nivel de caracter i paragraf ci i de alegerea formatului de hrtie, de stabilirea dimensiunilor marginilor i de orientarea paginilor.Toate aceste opiuni sunt grupate n meniul Aspect pagin. Panglica cu instrumente a acestui meniu conine instrumente pentru: Iniializarea paginii: Margini, Orientare, Dimensiune, Coloane, ntreruperi

Pentru iniializarea paginii folosim instrumentul Margini Margini particularizate

Apare fereastra - Iniializare pagin n care se efectueaz modificrile dorite de utilizator.

b. Fundalul paginii: Inscripionare text, Bordur pagin, Culoare pagin

c. Antet i subsolO alt etap care trebuie parcurs naintea finalizrii prelucrrii documentului este introducerea anteturilor, a subsolurilor i numerelor de pagin. Coninutul din antet apare n partea de sus a fiecrei pagini imprimate iar coninutul din subsol apare n partea de jos a fiecrei pagini imprimate.Cum procedm pentru introducerea unui antet sau a unui subsol? Fie folosim Meniul: Inserare Antet sau Inserare Subsol.Att pentru antet ct i pentru subsol avem posibilitatea alegerii modului de afiare a coninutului acestora.

Fie efectum dublu-clic n zona marginii de sus a documentului, pentru introducerea unui antet, respectiv dublu-clic n zona marginii de jos pentru subsol.

Atunci cnd este introdus un antet sau un subsol apare panglica cu instrumente specifice.

Cum procedm pentru numerotarea paginilor documentului?Pentru numerotarea paginilor putem folosi instrumentele de pe panglica Instrumente antet i subsol sau utilizm meniul Inserare Numr de pagin.

d. Tiprirea documentuluinaintea imprimrii unui document tehnoredactat este indicat s fie previzualizat, pentru a vedea cum va arta tiprit.Aceast operaie se realizeaz astfel:

Efectum clic stnga pe Butonul Office i alegem opiunea Imprimare Examinare naintea imprimrii

Va aprea o fereastr n care putem vizualiza documentul n mai multe moduri (o pagin, dou pagini pe ecran).

n acest mod de vizualizare nu se pot face modificri asupra coninutului documentului. Pentru realizarea modificrilor se nchide aceast fereastr i se revine n document.Din fereastra Examinare naintea imprimrii se poate trece n fereastra Iniializare pagin, dac trebuie fcute modificri sau se poate trece direct la imprimarea documentului efectund clic pe instrumentul Imprimare.

Acest instrument deschide fereastra n care se introduc opiunile de imprimare a documentului, adic:Imprimanta cu care se va realiza tiprireaProprietile imprimantei selectateIntervalul de pagini care va fi tipritNumrul de copii ale documentuluiCe anume sa va imprimaPaginile pare sau cele impare ale documentuluiOpiuni de panoramare

n cazul n care nu sa poate realiza imprimarea pe hrtie a unui document se poate alege imprimarea acestuia ntr-un fiier, alegnd opiunea Imprimare n fiier din fereastra Imprimare.Alegnd aceast opiune va aprea o fereastr n care se introduce numele fiierului i se alege locul unde se va salva.