Training de formare auditori interni

Training de formare auditori interni

SEIT Sibiu

2009

AUDITUL ESTE UN PROCES A CARUI DOMINANTA ESTECOMUNICAREA

Auditul intern – proces care sprijina managementul organizatiei

Definiţia auditului intern: Auditul intern este o activitate independentă şi obiectivă care dă unei entităţi o asigurare în ceea ce priveşte gradul de control asupra operaţiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăţi operaţiunile, şi contribuie la adăugarea unui plus de valoare.Auditul intern ajută organizaţia să îşi atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare sistematică şi metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control, şi de guvernare a organizaţiei, şi făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Independenţă şi obiectivitateActivitatea de audit intern trebuie să fie independentă, iar auditorii interni trebuie să-şi desfăşoare activitatea cu obiectivitate. De aceea, nimeni nu-si poate audita propria activitate.Auditul este o examinare metodica realizata in vederea determinarii daca activitatile si rezultatele relative la subiectul examinat satisfac dispozitiile prestabilite si daca aceste dispozitii sunt puse in opera intr-un mod eficace si apt in vederea atingerii obiectivelor.

Auditul se foloseste, atat cu titlu preventiv,in cadrul unui program de audit pentru aprecierea eficacitatii unei organizatii, a unui proces, a unui procedeu, calificarea si urmarirea unui furnizor, dar si cu titlu curativ, in situatii delicate: faliment (insucces), frauda, etc.

Auditul intern este, in interiorul unei intreprinderii sau al unui organism, o activitate independenta de aprecierea sau controlul operatiilor; el este in serviciul Conducerii. In acest domeniu, el este un control care are drept functie estimarea si evaluarea eficacitatii altor controale.

Auditul intern al Sistemului de Management al Calitatii (SMC, QMS) si al Sistemului de Management al Mediului (SMM, EMS) sunt cerinte exprese ale standardelor ISO 9001 / ISO 14001. Organizatia care adopta aceste standarde trebuie sa stabileasca si sa conduca un proces de audit intern pentru aceste doua sisteme. Planificarea auditului periodic (minim o data pe an) trebuie sa fie facuta in avans si pastrata ca inregistrare. Rapoartele de audit precum si evaluarea eficacitatii si eficientei actiunilor corective si preventive intreprinse in urma auditului constituie de asemenea inregistrari care trebuie controlate.

Audit de sistem: auditul unui set de elemente legate intre ele, care interactioneaza, in scopul de a stabili politici si obiective si de a le indeplini, in scopul de a directiona organizatia cu privire la calitate.Auditul de sistem de calitate (SMC) constituie o examinare planificata si sistematica a acelor parti din organizatie care monitorizeaza livrarile de produse, stabilesc obiectivele de calitate si asigura implementarea SMC in scopul de a satiface clientul si de imbunatati continuu produsele si/sau serviciile livrate de organizatie.Auditul de sistem de mediu (SMM) este examinarea impactului prezent si viitor asupra mediului inconjurator a proceselor si produselor unei organizatii, in scopul minimalizarii si inlaturarii efectelor nocive.

Auditul de proces: auditul unui set de activitati interdependente, care transforma intrarile in iesiri.Exemplu: Auditul procesului de sudura – auditul acelei parti din procesul de productie care transforma niste componente in subansamble

•O examinare planificata si sistematica a unei serii de activitati pentru a stabili daca intrarile (resursele) planificate se transforma in iesirile planificate, daca activitatile decurg asa cum au fost planificate si daca rezultatele sunt corespunzatoare si consistente cu politicile si obiectivele stabilite.Auditul de proces poate fi structurat pe straturi.

Auditul de produs: o verificare suplimentara initiata de organizatie pentru a determina conformitatea produsului cu cerintele specificate.•Astfel de audituri sunt efectuate suplimentar fata de verificarile uzuale de monitorizare si masurare ale produsului, asa cum sunt definite in ISO 9001:8.2.4. Proba prelevata poate fi un produs ambalat, un produs complet sau un produs in faza intermediara de realizare.•Auditul de produs nu inseamna o simpla verificare a produsului; este o examinare detaliata a produsului, care poate fi pusa la dispozitia clientului final, in scopul de a stabili ca sistemul de productie corespunde si produsul este conform si functional.

Procesul de audit intern are drept client managementul organizatiei. Acesta stabileste si aproba programul de audit intern, aloca resursele si lui i se prezinta rapoartele de audit intern si concluziile auditului.

Intrari ale procesului de audit (resurse):-planificarea auditului (ordin de audit, contract, dispozitie)-timp de lucru al auditatului si auditorului-locatie-esantioane materiale

Mijloace ale auditului – criterii-standarde-manualul calitatii-manual de management al mediului-proceduri interne

Iesiri ale procesului:-rapoarte de audit si re-audit-rapoarte de actiuni corective-rapoarte de actiuni preventive si propuneri de imbunatatire-rapoarte de urmarire ale eficacitatii actiunilor

Etapele procesului de audit:

1.- Planificarea auditului – in cazul auditului intern, aceasta se planifica in general, anual, iar intervalul de timp la care se face auditul este stabilit functie de starea si importanta proceselor si a zonelor ce trebuie auditate. Planificarea auditului intern se face conform unei proceduri documentate.

De ce trebuie sa avem un proces de audit intern?•Standardele de SMC si SMM (ISO 9001 si ISO 14001) prevad in mod explicit aceste audituri.•Se asigura un feed-back managementului organizatiei•Se corecteaza ne-conformitatile inainte ca ele sa fie sesizate de cineva din afara; se previne riscul furnizarii de produse ne-conforme.•Constituie o unealta, o metoda de imbunatatire si de monitorizare a proceselor de imbunatatire continua

Planificarea auditului


Un audit comporta urmatoartele etape:- Stabilirea de obiective si scopuri- Stabilirea auditorului / echipei de audit- Stabilirea unui interval de timp la intelegere cu auditatul- Sedinta de briefing

- Stabilire lista de verificare (checklist) si planuri de esantionare

- Efectuarea auditului propriu zis- Sedinta de stabilire a concluziilor- Urmarirea masurilor propuse si evaluarea eficacitatii- Inchiderea auditului


De ce trebuie sa definim obiectivele auditului si scopurile?

*Pentru a da directia de evolutie a proceselor auditate*Pentru a defini agenda auditului*Pentru a stabili si focaliza tactica si strategia dezvoltarii*Pentru a stabili sarcinile*Pentru a clarifica ce rezultate se asteapta

Cine poate face auditul intern?

Auditul intern este performat de un “corp” de auditori, care au fost pregatiti si carora li se asigura disponibilitatea pentru astfel de sarcini. Formarea si perfectionarea pregatirii acestora face parte din procesul de formare profesionala (6.1., 6.2.1., 6.2.2. din ISO 9001:2008)

Ce aptitudini trebuie sa aiba un auditor:-aptitudini de interactiune pozitiva cu alte persoane-spirit de selectie a problemelor -abilitati de comunicare-dorinta de perfectionare-spirit de evaluare obiectiva (metrica)-cunoastere a proceselor din organizatie-cunoastere a cerintelor clientului

COMPETENTA SI EVALUAREA AUDITORILOR

Cunostinte si abilitati generice pentru auditorii sistemelor de managementale calitatii si de mediuUn auditor trebuie sa cunoasca:- Principii, proceduri si tehnici de audit- Sisteme de management si documente de referinta- Situatii organizationale- Piata si tendintele pietei- Nivele culturale si de valori organizationale Principii, proceduri si tehnici de audit – care sa permita auditorilor sa selecteze si sa aplice pecele corespunzatoare diferitelor audituri si sa se asigure ca auditurile sunt efectuate într-o manieraconsecventa si sistematica. Un auditor trebuie sa fie capabil sa:- aplice principiile, procedurile si tehnicile de audit;- planifice si sa organizeze activitatea in mod eficace;- efectueze auditul în limitele programului agreat;- stabileasca prioritatea si sa se concentreze pe probleme în functie de importanta;- colecteze informatii în mod eficace prin intervievare, ascultare, observare si examinareadocumentelor, înregistrarilor si a datelor;- înteleaga adecvarea si consecintele utilizarii tehnicilor de esantionare pentru auditare;- verifice exactitatea informatiilor colectate;- confirme ca dovezile de audit sunt suficiente si adecvate pentru a sustine constatarile siconcluziile auditului;- evalueze acei factori care pot influenta credibilitatea constatarilor si concluziilor auditului;- utilizeze documente de lucru pentru a înregistra activitatile auditului;- pregateasca rapoartele de audit;- mentina confidentialitatea si securitatea informatiilor, si- comunice eficace, fie prin abilitatile lingvistice personale, fie prin intermediul unui interpret.


Auditorul trebuie sa cunoasca sistemele de management si documente de referinta – care permit auditorului sa înteleaga domeniul si sa aplice criteriile de audit. Cunostintele si însusirile în acest domeniu ar trebui sa cuprinda:- aplicarea sistemelor de management diverselor organizatii;- interactiunea între componentele sistemului de management;- standardele sistemelor de management al calitatii sau de mediu, proceduri aplicabilesau alte documente ale sistemului de management utilizate ca si criterii de audit;- recunoasterea diferentelor dintre documentele de referinta si prioritateaacestora;- aplicarea documentelor de referinta pentru diferite situatii de audit ; sisisteme informatice si tehnologia pentru autorizarea, securitatea, difuzarea si controlul documentelor,datelor si al înregistrarilor. Situatii organizationale - care permit auditorilor sa înteleaga contextul operational alorganizatiei. Cunostintele si însusirile în acest domeniu ar trebui sa cuprinda:- marimea, structura, functiile si relatiile organizatiei;-procesele generale ale activitatii si terminologia conexa, -obiceiurile culturale si sociale ale auditatului.



Cunostinte si abilitati generale ale conducatorilor echipei de audit Conducatorii echipei de audit ar trebui sa aiba cunostinte si însusiri suplimentare de leadershippentru a facilita realizarea eficace si eficienta a auditului. Un conducator al unei echipe de audit ar trebui sa fie capabil :- Sa planifice si sa utilizeze eficace resursele pe durata unui audit;- Sa reprezinte echipa de audit în comunicarea cu clientul auditului si auditatul;- Sa organizeze si sa conduca membrii echipei de audit,- Sa asigure orientarea si sa îndrume auditorii în curs de formare;- Sa conduca echipa de audit pentru a obtine concluziile de audit;- Sa previna si sa rezolve conflictele si- Sa întocmeasca si sa finalizeze raportul de audit.

Cunostinte si abilitati specifice ale auditorilor sistemelor de managementale calitatii Auditorii sistemului de management al calitatii trebuie sa aiba cunostinte si abilitati referitoarela :- tehnici si metode din domeniul calitatii – pentru a permite auditorului sa examineze sistemelede management al calitatii si sa genereze constatarile si concluziile de audit corespunzatoare.Cunostintele si abilitatile în acest domeniu trebuie sa acopere:- terminologia calitatii;- principiile de management al calitatii si aplicarea acestora si- instrumentele managementului calitatii si aplicarea lor (de exemplu controlul statistic alproceselor, analiza efectelor si a modurilor de defectare etc.)- procese si produse, inclusiv servicii –pentru a permite auditorului sa înteleaga contextultehnologic în care se efectueaza auditul. Cunostintele si abilitatile în acest domeniu ar trebui saacopere:- terminologia specifica sectorului;- caracteristicile tehnice ale produselor si proceselor, inclusiv ale serviciilor si- procesele si practicile specifice sectorului.


Cunostinte si abilitati specifice pentru auditorii sistemului de managementde mediu Auditorii sistemului de management de mediu ar trebui sa aiba cunostinte siabilitati referitoare la :- tehnici si metode din domeniul managementului mediului – pentru a permite auditoruluisa examineze sistemele de management de mediu si sa genereze constatarile si concluziilecorespunzatoare auditului. Cunostintele si abilitatile în acest domeniu ar trebui sa acopere:- terminologia în domeniul mediului;- principiile de management de mediu si aplicarea acestora si- instrumentele managementului de mediu si aplicarea lor (cum sunt evaluarile impacturilor/aspectelor de mediu, evaluarea ciclului de viata, evaluarea performantei de mediu etc.).- stiinte si tehnologii de mediu - pentru a permite auditorului sa înteleaga relatiafundamentala dintre activitatile umane si mediu. Cunostintele si abilitatile în acest domeniu ar trebui saacopere:- impactul activitatilor umane asupra mediului;- interactiunea ecosistemelor;- forme ale mediului ( exemplu: aer, apa, sol);- managementul resurselor naturale ( exemplu: combustibili fosili, apa, flora si fauna) - metode generale pentru protectia mediului.- aspecte tehnice si de mediu referitoare la operare – pentru a permite auditorului saînteleaga interactiunea activitatilor, produselor si serviciilor, precum si operatiunilor auditatului cumediul.


Cunostintele si abilitatile în acest domeniu trebuie sa acopere:- terminologia specifica sectorului;- aspecte si impacturi de mediu;- metode pentru evaluarea semnificatiei aspectelor de mediu;- caracteristice critice ale proceselor operationale, produselor si serviciilor,- tehnici pentru monitorizare si masurare; si- tehnologii pentru prevenire a poluarii.


Lista de verificare (checklist)

De ce trebuie stabilita o lista de verificare?Un astfel de document trebuie sa aiba in vedere obtinerea dovezilor obiective pentru:

-conformitate cu cerintele-eficacitate-imbunatatire

Gradul de profunzime a auditului si complexitatea listei de verificare sunt doua aspecte greu de apreciat, numai experienta auditorului poate sa contribuie la rezolvarea optima.


Existenta listei de verificare aduce beneficii prin:-economia de timp-atat auditorilor cat si auditatilor-mentine echipa de audit focalizata asupra obiectivelor-asigura acoperirea tuturor aspectelor urmarite-asigura colectarea completa a datelor-limiteaza aria in care auditam-ne asigura o secventa a procesului de audit (raspunde la

problema “ce mai auditam acum?”-se reduce tensiunea referitoare la ce trebuie auditat si cat de

profund-permite inregistrarea usoara in timpul auditului a dovezilor-permite alegerea corecta a esantionului


Sursele listei de verificari (criterii de audit)- Standarde (ISO 9001:2008)- Manualul calitatii- Declaratii de politici, obiective si tinte- Descriere de procese/diagrame de proces, plane de control- Cerinte specificate de client- Cerinte legale specifice- Documentatia companiei- Prioritatile managementului- Specificatii de proiectare / planuri de calitate- Auditurile precedente- Neconformitati semnalate anterior


Pregatirea listei de verificare – reguli de urmat:-sa fie simpla, intrebari clare-sa se foloseasca limbajului local-sa reflecte intelegerea business-ului-sa reflecte o logica a succesiunii intrebarilor-sa reflecte procesul auditat


Exemplu de abordare ca proces:- de vazut:

* Pasii procesului* Intrari* Iesiri

- de urmarit:*definirea procesului (proceduri ce reglementeaza procesul)*masuratori ale procesului (metrica, adica o caracterizare in

cifre a procesului, ex. procent de rebuturi, aderenta la programul stabilit al livrarilor… )

*dovezile monitorizarii procesului (inregistrari)


Exemplu: procesul de evaluare a satsfactiei clientului- De vazut:

-Pasul de colectare a datelor (chestionar, inregistrarea reclamatiilor, studii de pozitionare pe piata, etc.)

- Modalitatea de analiza a datelor

- De urmarit:- definirea metodei- corectitudinea datelor culese

-analiza tendintelor raportata la tinta-analiza variatiilor raportata la tinta

Alcatuire de checklist:

Auditul propriu-zis:

-in decursul culegerii de date (a efectuarii auditului propriu-zis) se aplica tehnici de chestionare adecvate, rezultatele se consemneaza tinand cont de usurinta interpretarii notelor. In timpul auditului propriu-zis trebuie administrat cu grija timpul propriu si cel al auditatului.

Sedinta de deschidere a auditului:Echipa de auditori se intalneste pentru:-analizarea si revizuirea obiectivelor auditului-stabilirea liniilor principale ale listei de verificare-distribuirea sarcinilor si ariilor de auditat-disponibilitatea resurselor – in cazul auditului intern timpul este resursa cea mai importanta-verificarea status-ului documentarii – fiecare auditor trebuie sa se documenteze asupra a ceea ce are de auditat. Aceasta documentare se face avand ca principal izvor control plan-ul si diagramele de proces.-stabilirea aranjamentelor pentru sedinta de sfarsit al auditului

Culegerea de informatii si date – auditul propriu-zis

Aceasta etapa decurge, in principiu astfel:-prezentarea echipei la conducerea zonei de auditat-prezentarea de catre auditor a ceea ce vrea sa vada-investigarea problemelor in profunzimea necesara pentru a forma convingeri si a putea trage concluzii-culegerea de probe-prezentarea salutarilor de final

-nu este o problema daca nu se descopera neconformitati, scopul auditului nu este acesta!!


In decursul dialogului intre auditor si auditat pot apare situatii de “blocaj”. In astfel de situatii, auditorul poate decide sa:

-renunte la intrebare-reformuleze-noteze chestiunea pentru a reveni, intr-un context mai potrivit-insiste si eventual sa escaladeze

Multe informatii utile se pot obtine solicitand auditatului parerea despre problemele din zona si modul lor de rezolvare.


Intrebarile cele mai folosite:-Ce?-De ce?-Cand? De cate ori? -Unde?-Cum?-Cine?

Ca si regula generala, repetarea intrebarilor nu este recomandata, eventual intrebarea este reformulata.


Alegerea esantionului reprezentativ - constrangerile de timp si bani fac auditul sa fie efectuat pe baza unei esantionari, a unei alegeri de probe care sa fie reprezentativa. Nu exista o prescriptie sau o formula pentru a determina cat de mare trebuie sa fie esantionul reprezentativ; aceasta este o problema pe care auditorul trebuie sa o rezolve astfel incat sa aiba convingerea ca a procedat corect. In mare, planul de audit defineste zonele care trebuiesc auditate, iar listele de verificari dau amanunte despre cum trebuie examinate dovezile obtinute.Ca principiu, trebuie avut in vedere ca auditul trebuie sa confirme conformitatea cu standardele si procedurile aplicabile sau s-o infirme, sa dea o evaluare a starii de conformitate a organizatiei.

Comunicarea cu auditatul

•Faptele si situatiile gasite trebuies analizate si revazute•E mai bine sa comunici, chiar in cazul unor situatii neplacute, decat sa lasi pe cel auditat sa afle din alta sursa.•Vestile bune trebuie si ele communicate•Comunicarea trebuie sa fie clara•Auditul trebuie sa devina constructiv si profesional

Comunicarea cu auditatul

Trebuie vorbit persoanei potrivite:-celui care este responsabil-celui care efectueaza munca respectiva

Este mai bine sa faci auditul la locul procesului, decat in birou sau in alt loc.

Notele din timpul auditului

In timpul auditului se iau notite necesare pentru:-continuarea investigatiei-pentru o reluare a investigatiei, mai tarziu-pentru a fi folosite de colegi, mai tarziu-pentru auditurile subsecvente

Aceste notite trebuie sa fie:-usor de citit-usor de regasit

Caracteristici ale auditului

Auditul trebuie sa fie:-pozitiv – auditul nu este o investigatie politieneasca,

nu are drept scop impartirea de pedepse si recompense sau gasirea de vinovati. Scopul sau este evaluarea organizatiei, relativ la criteriile aplicabile, si imbunatatirea continua.

-constructiv – auditorul si auditatul conlucreaza pentru propunerea unor solutii si implementarea lor, in scopul imbunatatirii.

Auditatul beneficiaza de dubiu: acolo unde auditorul nu are siguranta ca exista o neconformitate, nu exista neconformitate.

Neconformitati

Neconformitate = situatie de neindeplinirea unor cerinte- prevazute de ISO 9001:2008- prevazute de contracte sau intelegeri scrise cu clientul- prevazute de regulamente sau proceduri interne- prevazute de legislatia in vigoare

O neconformitate este ridicata atunci cand:-abordarea sistemului de calitate nu este in acord cu

obiectivele stabilite- implementarea sistemului nu este consistenta cu intentia

(abordarea)- implementarea nu este efectiva, adica nu isi atinge scopul

Neconformitati

Descrierea unei neconformitati: descrierea neconformitatii trebuie sa fie clara si concisa, sa contina elementele de identificare ale criteriului de referinta, sa identifice produsul, procesul sau inregistrarea neconforme.

Exemplu: in cursul auditului la Baugruppe LS 1+N, s-au identificat sublerele cu numerele 44/1,44/2 si 46/1 in uz, desi perioada de calibrare era expirata de 15 zile, dupa cum rezulta din etichetele de calibrare aflate pe ele. Acest lucru nu este permis de procedura SEIT– CAL-002/1 si de ISO 9001:2008 clauza 7.6 a. In urma verificarii la laboratorul metrologic, s-a constatat ca masurau corect.(de revazut si clasificat aceasta ne-conformitate).

Neconformitati

Clasificare: minore- o neconformitate este clasificata ca minora atunci cand

experienta si judecata auditorului stabilesc ca aceasta nu produce urmatoarele efecte:

- de a produce o bresa a sistemului de calitate, sau de a ii reduce abilitatea de a asigura controlul proceselor

- de a permite aparitia unei posibilitati de a livra produse neconformeDe asemenea, tot neconformitate minora este judecata si:

- o cadere in una din partile unui sistem documentat de management al calitatii

-una sau mai multe lipsuri in respectarea cerintelor sistemului de calitate. De exemplu, lipsa unei proceduri documentate de imbunatatire continua, desi in organizatie exista un astfel de proces, este o neconformitate minora.

Neconformitati

Clasificare: majore-Absenta sau nefunctionarea sistemului in respectarea standardului

ISO 9001 si a celorlalte cerinte (proceduri interne, reglementari legale)-Orice neconformitate care permite livrarea de produse neconforme

sau cu parametrii de functionare afectati in mod nefavorabil clientului-Mai multe neconformitati minore ce privesc aceiasi clauza sau

reglementare -Orice neconformitate pe care experienta si judecata auditorului o

indica drept cauza de reducere a abilitatii sistemului de a asigura controlul sau produce o totala cadere a sistemului.

Neconformitati

In concluzie, un raport de neconformitate trebuie sa contina:-Cerinta la care se ridica neconformitatea-Sursa (izvorul reglementarii) cerintei-Dovezile-Sursa dovezilor

si clasificarea ei, in majora sau minora

Sedinta de inchidere a auditului

In sedinta de inchidere a auditului, sunt trecute in revista urmatoarele:-Scopul auditului, cu precizarea limitelor-Esantionarea-Sumarul auditului -Oportunitati de imbunatatire -Actiuni viitoare-Clarificari – in special asupra actiunilor viitoare, trebuie asumate si

planificate actiunile corective.

Actiune corectiva: angajament pentru viitor, in sensul inlaturarii efectelor si cauzei ce a generat o neconformitate

Sedinta de inchidere a auditului

Sumarul auditului contine:-numarul total de neconformitati-unde au fost gasite-zonele sau procesele unde nu au existat-tendinte particulare-oportunitati de imbunatatire

Raportul de audit

Pregatirea, aprobarea si difuzarea raportului de auditului- Obiectivele auditului- Domeniul auditului- Identificarea clientului auditului- Identificarea conducatorului echipei de audit si a membrilor- Datele si locurile in care s-au desfasurat activitatile de audit lafata locului- Criteriile, constatarile si concluziile auditului

Continutul raportului de audit

Conducatorul echipei de audit trebuie sa fie responsabil de pregatirea si continutul raportului de audit. Raportul de audit trebuie sa furnizeze o înregistrare completa, exacta, concisa si clara a auditului. Raportul de audit poate, de asemenea, sa includa sau sa faca referire la urmatoarele, dupa caz:- Planul de audit;- Lista reprezentantilor auditatului;- Un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii si/sau obstacolelor întâlnite care pot diminua încrederea în concluziile auditului;- Confirmarea ca obiectivele auditului au fost realizate în cadrul domeniului auditului în concordanta cu planul de audit;- Zonele neacoperite, desi incluse în domeniul auditului;- Opiniile divergente nerezolvate între echipa de audit si auditat;- Recomandarile pentru îmbunatatire, daca este specificat în obiectivele auditului;- Planurile de actiuni de urmarire convenite, daca exista;- O declaratie referitoare la natura confidentiala a continutului raportului; si- Lista de difuzare a raportului de audit.

Raportul de audit

Ca destinatie, raportul de audit intern este distribuit:-managementului locului auditat-o copie este inregistrata si pastrata ca inregistrare a auditului-o copie pentru urmarirea sistemului

O simulare de sedinta de inchidere in care auditorii isi prezinta rezultatele catre responsabilul zonei auditate

Actiunile corective

In urma ridicarii unei neconformitati, echipa de audit trebuie sa ceara initierea unei actiuni corective (CAR, Corrective Action Request).Pentru aceasta, este necesar sa se clarifica urmatoarele aspecte:-identificarea neconformitatii-cine este responsabilul pentru proces?-cine primeste iesirea din proces (clientul)?Actiuni care trebuiesc intreprinse:-echipa de audit si auditatii se reunesc-se determina cauzele (8D, 5-Why)-se identifica si se selecteaza remediile-se evalueaza daca solutiile sunt reversibile sau ireversibile-se urmareste ca remediile sa fie mentinute si intretinute-se monitorizeaza evolutia cu succes a situatiei-se auditeaza in scopul mentinerii castigului-se analizeaza situatiile similare, pentru a stabili actiuni preventive

Actiunile corective

Desfasurarea activitatilor de urmarire rezultate din audit Concluziile auditului pot indica necesitatea unor actiuni corective, preventive sau de îmbunatatire, dupa caz. Astfel de actiuni, de obicei, sunt întreprinse de auditat în cadrul perioadei de timp convenite si nu sunt considerate ca facând parte din audit. Auditatul ar trebui sa-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor actiuni. Finalizarea si eficacitatea actiunilor corective trebuie verificata. Aceasta verificare poate fi parte a unui audit ulterior. Programul de audit poate specifica urmarirea de catre membrii echipei de audit, care adauga valoare prin utilizarea expertizei lor. În astfel de cazuri, trebuie sa se aiba grija pentru a mentine independenta în activitatile ulterioare de audit.

Auditul este finalizat atunci când activitatile descrise în planul de audit au fost îndeplinite siraportul de audit aprobat a fost difuzat. Documentele referitoare la audit ar trebui retinute sau distruse în baza acordului dintre partileparticipante si în concordanta cu procedurile programului de audit si cerintele reglementate, legale si contractuale aplicabile- in cazul auditului intern ele sunt pastrate ca inregistrari ale procesului de audit intern. Daca nu se cere altfel prin lege, echipa de audit si cei responsabili pentru conducerea programului de audit nu ar trebui sa dezvaluie continutul documentelor, orice informatii obtinute în perioada auditului sau raportul de audit, oricarei parti fara acordul explicit al clientului auditului si, când este cazul, cu aprobarea auditatului. Daca este ceruta dezvaluirea continutului documentelor auditului, clientul auditului si auditatular trebui sa fie informatii cât mai curând posibil.

Incheierea auditului

Training de formare auditori interni

Documents

Transcript of Training de formare auditori interni