Time managementul corporativ

Tipuri de TM

TM individual (personal)

TM de echipă

TM corporativ

TM corporativ

se aplică în cadrul întreprinderilor, fiind destinat organizării eficiente a timpului angajaților. permite de a transforma TM-

personal al angajaţilor într-un instrument de eficienţă corporativă.

O persoană în mediu consumă cca. 60 -80 % din timp la serviciu

Etapele implementării principiilor TM corporativ Procesul de implementare a TM - corporativ începe de la

conducătorul organizației. Instruirea angajaţilor Diagnoza și atestarea deprinderilor

TM Elaborarea standardelor corporative

Criteriile TM corporativ Materializarea. Ideile, sarcinile

trebuie să fie materializate (scrise) Măsurabile Sistematizarea activităților,

coordonarea Flexibilitatea Existența scopului comun Stabilirea priorităților

Criteriile TM

Orientarea spre rezultat ”investirea în viitor”

Realizarea la timp: respectarea termenelor și realizarea proiectelor importante

Controlul Simplitatea realizării principiilor

TM

Standardele TM - corporativ set de reguli, care regulează

aspectele TM personal şi de echipă în organizaţie, înregistrate şi aduse la cunoştinţa personalului.

In special standardele TM corporativ se referă la:

Regulile planificării şi organizării şedinţelor;

Regulile formulării sarcinilor şi a controlului realizării acestora;

Regulile folosirii eficiente a e-mail-ui; Regulile de lucru cu informaţi de contact

Standardele TM-corporativ1. Elaborarea unui glosar al

termenelor al TM – corporativ

2. Stabilirea unor ”înțelegeri”- reguli vizavi de timp

3. Reglementări - de exemplu: Algoritmul planificării zile; Mesajul e-mail este un document oficial pe baza căruia se lucrează

Standardele TM-corporativ4. Instrumente, lucruri -

organizer de perete, formulare, MS Outlook

5. Neîndeplinirea regulilor eficienței personale poate fi sancționată.

Standard: Regulile ținerii agendei Organizarea timpului angajat în

întreprindere - nu este sa "problemă personală".

Organizarea Dvs. reflectă respectul pentru colegii si clientii.

Punctualitatea Dvs. – spune mult despre calificarea persoanei.

Vino la întâlniri la timp, sună doar atunci când ai stabilit - acesta constituie o caracteristică a omului educat.

Reguli privind utilizarea timpului din cadrul companii

Calculează timpul, ca banii. Fii gata pentru eroare cu timpul să plăteşti.

Telefon pentru urgenţe, restul prin e-mail.

Tot ce poţi, fă singur. Vino nu cu întrebări, dar cu variante de soluţionare.

Nu încerca să transferi problema ta pe umerii altor persoane. Fii gata să primeşti un “Nu”.

Trimițând un e-mail, indică tema şi importanţa scrisorii.

Reguli privind utilizarea timpului din cadrul companii

Întârzierea este un rău, întârzii - preîntâmpină.

La orice cerere indicaţi termenii reali. Critici – propune soluţia proprie.

Critica fără variante de soluţionare nu se acceptă.

Vino rar. Cere puţin. Pleacă repede. Ascute ferăstrăul!!!**

(pag. 83)** “Ascuțirea ferăstrăului" este o aluzie, a lui S. Covey , la povestea unui tăietor de lemne în pădure care încerca cu tot efortul să taie copaci cu toporul său şi  în ciuda faptului ca este complet epuizat, spune ca nu dispune de timp pentru a ascuţi ferăstrăul, nerealizând ca puținele minute petrecute în ascuțirea ferăstrăului îl vor scăpa de multe ore de efort.

Standard: Regulile planificării în agendă Toate întâlnirile, sarcinile şi contactele sunt necesare a fi

înregistrate (scrise). Înregistrările să fie lizibile, utilizează diferite culori.

Dacă sunt folosite simbolurile, asigurați-vă că pe prima pagină a agendei este prezentată semnificația acestora.

Relațiile constituie – valuta unei de afaceri. Orice informaţie de contact se include într-o secţiune separată în agendă. Asiguraţi-vă că pentru a include întreaga tema de contact, nume, nume, companie, pozitie, telefoane, e-mail, etc.

Verificaţi împotriva planului în timpul zilei şi se ajustează când circumstanţele se schimbă.

Planul - nu este o "lege". Planul - un instrument de orientare într-o situaţie. Planul - un instrument pentru a obţine rezultate.

Comunicarea eficientă

Toate e-mailurile trimise, trebuie să conţină în câmpul SUBIECT, câteva cuvinte, pentru a simplifica găsirea mesajului şi sortarea acestora.

Dacă emiţătorul nu a primit răspuns la e-mail pe parcursul a 3 zile, se consideră că cel care a primit-o este de acord cu conţinutul acestuia.

E-mail se verifică min. 2 ori pe zi.

Comunicarea eficientă

Primind un e-mail, răspundeți pentru ca emițătorul să fie informat că aţi primit-o.

Dacă scrisoarea conţine o sarcină, în care nu este indicat termenul realizării, este necesar de indicat termenul de realizare.

Sarcina nu eliberează destinatarul de realizarea altor sarcini.

Instrumente şi tehnici

Controlul total a timpului angajaţilor – nu este a cea metodă cu care se începe standardizarea TM în subdiviziunile întreprinderii.

Surse bibliografice:

Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений, Москва: Альгина Бизнес Букс, 2008