Tél: +32 2 800 21 27igi.mai.gov.ro/sites/all/themes/multipurpose_zymphonies... · Web viewMembrul...

$: Tél: +32 2 800 21 27igi.mai.gov.ro/sites/all/themes/multipurpose_zymphonies... · Web viewMembrul A al personalului a fost angajat temporar şi cu normă fracţionată (4/5) al organizaţiei$
Ref. Ares (2011)371469 - 04.04.2011

COMISIA EUROPEANĂDIRECŢIA GENERALĂ PENTRU AFACERI INTERNE

Manualul privind Regulile de Eligibilitate a costurilor raportate pentru asistenţa UE în contextul Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“.

Versiunea 4 - 16 martie 2011

Fondul pentru Frontiere Externe, Fondul de Returnare, Fondul de Integrare, Fondul pentru Refugiați ale Comisiei Europene

DECLINAREA RĂSPUNDERII

Acesta este un Document de lucru elaborat de serviciile Comisiei. Pe baza dreptului comunitar incident, acest manual oferă îndrumare Autorităților desemnate responsabile de Fonduri, parte a Programului General Solidaritate şi managementul fluxurilor migratorii, sub management comun, cu privire la modul de interpretare şi aplicare a regulilor comunitare în acest domeniu. Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a disemina informaţiile prevăzute în aceste documente către beneficiarii finali, în scopul îndrumării şi consilierii. Cu toate acestea însă, comunicarea prezentului document către beneficiarii finali, în forma sa curentă, fără instrucţiuni şi recomandări corespunzătoare pentru utilizarea lui adecvată, se poate dovedi necorespunzătoare.

Scopul şi obiectivele Capitolelor incluse în Anexa la document sunt să prezintă îndrumări şi recomandării în vederea raportării costurilor pentru asistenţa UE. Îndrumările şi recomandările respectă baza legală a celor patru Fonduri şi se axează pe principiile general acceptate pentru managementul proiectelor finanţate de UE şi pe cele mai bune practici remarcate în timpul implementării diferitelor programe cu finanţare de la UE.

Recomandările şi cele mai bune practici prezentate se pot aplica ca atare sau pot face obiectul unei analize aprofundate. Cu toate acestea, Capitolele nu se doresc a fi o lista exhaustivă de instrucţiuni care trebuie respectate cu stricteţe. Beneficiarii pot avea la dispoziţie şi folosi şi alte practici acceptate în scopul raportării costurilor pentru finanţare UE. Recomandările şi cele mai bune practici prezentate sunt exemple de practici care pot fi folosite, direct sau indirect, pentru a reduce riscurile de raportare necorespunzătoare a costurilor către UE (sub/supraestimarea costurilor).

În niciun caz acest manual nu va fi folosit ca şi bază legală pentru proceduri de arbitraj sau alte acţiuni în instanţă iniţiate de sau în ceea ce privește beneficiarii finali ai împrumuturilor nerambursabile acordate de UE. Cadrul de reglementare disponibil pentru fiecare Fond (Actele normative primare şi Regulamentul de aplicare) vor continua să fie singura bază legală pentru implementarea programelor finanţate. Dacă anumite informaţii prezentate în conţinutul acestui manual sunt în contradicţie cu baza legală, baza legală va prevala.

Referirile la baza legală sunt:

ACTE NORMATIVE PRIMARE:Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului din data de 23 mai 2007 de stabilire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului din data de 23 mai 2007 de stabilire a Fondului pentru frontiere externe pentru perioada 2007-2013 Decizia nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului din data de 23 mai 2007 de stabilire a Fondului European de Returnare pentru perioada 2008-2013 Decizia Consiliului nr. 2007/435/CE din 26 iunie 2007 de instituire a Fondului european de integrare a resortisanților ţărilor terţe pentru perioada 2007-2013

REGULAMENT DE APLICARE(FER): Decizia Comisiei din 19 decembrie 2007 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului European pentru Refugiați http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L : 2008:007:0001:0068: EN: PDF

(FFE): Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului pentru frontiereFondhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L : 2008:167:0001:0068: EN: PDF

(FR): Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de aplicare a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului de stabilire a Fondului de returnare http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L : 2008:167:0135:0200: EN: PDF

1/77

DOCUMENT DE LUCRU

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L



(FI): Decizia Comisiei din 8 martie 2008 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei Consiliului nr. 2007/435/CE de instituire a Fondului European pentru Integrarea resortisanților ţărilor terţe

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:167:0069:0134:EN:PDF

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:167:0069:0134:EN:PDF

CUPRINS

1 PREZENTAREA PROGRAMULUI GENERAL „SOLIDARITATEA ŞI MANAGEMENTUL FLUXURILOR MIGRATORII“......................................................................................................................................................... 4

1.1 ORIGINEA ŞI OBIECTIVELE PROGRAMULUI GENERAL „SOLIDARITATE ŞIMANAGEMENTUL FLUXURILOR MIGRATORII“

1.1 MANAGEMENT COMUN1.2 CELE PATRU FONDURI

2 ELIGIBILITATEA COSTURILOR PENTRU FINANŢARE COMUNITARĂ...................................................6

1.3 STRUCTURA CAPITOLELOR1.4 GLOSAR

TEME ORIZONTALE..............................................................................................................................................7

A. Principii fundamentale.....................................................................................................................................8

B. Contract de finanţare nerambursabilă cu beneficiarul final şi act adiţional............................................12

C. Bugetul unui proiect......................................................................................................................................15

D. Perioada de eligibilitate.................................................................................................................................19

E. Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit..................................................................................................24

F. Arie teritorială................................................................................................................................................ 27

G. Venituri, principiul non-profit şi calculul contribuţiei finale a UE.............................................................30

H. Parteneriat..................................................................................................................................................... 34

TEME VERTICALE..............................................................................................................................................36

1. Costuri de personal....................................................................................................................................37

2. Costuri de deplasare şi diurna...................................................................................................................43

3. Echipament.................................................................................................................................................. 45

4. Proprietăți imobilare...................................................................................................................................51

5. Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale.........................................................................56

6. Subcontractare............................................................................................................................................58

7. Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE...............................................61

8. Onorariile experților....................................................................................................................................63

9. Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă......................................................................................65

10. Costuri indirecte eligibile...........................................................................................................................69

12. Cheltuieli neeligibile....................................................................................................................................71

13. Asistenţă tehnică.........................................................................................................................................74

1 PREZENTAREA PROGRAMULUI GENERAL „SOLIDARITATEA ŞI

MANAGEMENTUL FLUXURILOR MIGRATORII“

1.1 Originea şi obiectivele programului general „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“

Programul general „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“ a fost instituit pentru a sprijini politica comună cu privire la managementul frontierelor externe ale Uniunii Europene şi pentru a ajuta la implementarea politicilor comune privind azilul şi integrarea. Drept urmare, programul general este compus din patru Fonduri (Fondul european pentru refugiați - „FER“, Fondul pentru Integrare - „FI“, Fondul pentru frontierele externe - „FFE“ şi Fondul pentru returnare - „FR“), care au fost create prin intermediul a patru acte normative primare în anul 2007 şi acoperă perioada 2008-2013 (FER şi FR) sau 2007-2013 (FFE şi FI).Această finanţare bugetară este gestionată în principal de Statele membre prin intermediul programelor multi-anuale şi anuale. Deşi Statele membre sunt responsabile de punerea în aplicare a acţiunilor finanţate prevăzute în programe, Comisia Europeană (Direcţia Generală pentru Afaceri Interne — DG HOME) rămâne responsabilă de execuţia generală a bugetului fiecăruia dintre aceste patru Fonduri.În acest context, DG HOME este responsabilă pentru definirea cadrului general de control, verificarea funcţionării corespunzătoare a sistemelor de management şi control şi a proceselor stabilite de către Statele membre pentru gestionarea Fondurilor şi pentru furnizarea de îndrumări Statelor membre pentru un management solid al Fondurilor Comunitare.

Suma totală alocată Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii“ este de 4.020,37 mii euro pentru întreaga perioadă 2007-2013.

Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii

Suma totală pe perioada 2007-2013: 4.020,37 mii euro

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

291,37 371,00 449,00 495,00 610,00 786,00 1.018,00

1.2 Management comun

Principii generale şi funcţionarePeste 90% din Fondurile alocate Programului General „Solidaritatea şi managementul fluxurilor migratorii” este gestionat de Statele membre prin delegarea dată de Comisie, organism care va rămâne responsabil pentru execuţia bugetului general. Doar o parte minoră va fi gestionată direct de Comisiei (măsurile comunitare, iar în cazul FFE, şi măsurile specifice, între 4% şi 10% din valoarea totală a Fondurilor), pe baza cererilor de propuneri şi/sau cererilor de oferte. Resursele gestionate vor fi împărţite anuale între Statele membre pe baza criteriilor de alocare definite în respectivele Acte normative primare ale celor patru Fonduri. Statele membre sunt astfel responsabile împreună cu Comisia pentru gestionarea celor patru Fonduri.

Responsabilitățile Statelor membre1. Statele membre vor fi responsabile pentru asigurarea unei bune gestiuni financiare a programelor multianuale şi anuale şi pentru legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor care stau la baza acestora.2. Statele membre se vor asigura că autoritățile responsabile şi orice autoritate delegată, autoritățile de certificare, autoritățile de audit şi orice alt organism interesat beneficiază de îndrumare adecvată cu privire la elaborarea sistemelor de management şi control la care se face referire în Articolele de la 26 la 32, pentru a se asigura că finanţarea comunitară este folosită în mod eficace şi corect.

1. Statele membre vor preveni, detecta şi corecta neregulile. Acestea vor notifica neregulile Comisiei şi vor informa permanent Comisia cu privire la progresul procedurilor administrative sau judiciare. Dacă sumele plătite în mod necorespunzător unui beneficiar final nu pot fi recuperate, Statul membru în cauză va fi responsabil să ramburseze sumele pierdute către bugetul general al Uniunii Europene atunci când se constată că pierderea a fost suferita ca urmare a culpei sau neglijenţei acestuia.2. Statele membre sunt responsabile în primul rând de controlul financiar al acţiunilor şi se asigură că punerea în aplicare a sistemelor de gestionare şi control şi a auditurilor are loc într-un mod care să garanteze că fondurile comunitare sunt folosite corespunzător şi eficient. Ele vor pune la dispoziţia Comisiei o descriere a acestor sisteme.

2 ELIGIBILITATEA COSTURILOR PENTRU FINANŢARE COMUNITARĂ

2.1 Aplicarea regulilor revizuite privind eligibilitatea cheltuielilor

Regulile revizuite privind eligibilitatea cheltuielilor, aşa cum au fost acestea adoptate de Comisie în X, se vor aplica programelor anuale începând cu anul 2011. Cu toate acestea însă, Statele membre pot decide să aplice aceste noi reguli (în integralitatea lor) proiectelor ce fac parte din programele anuale 2009 şi 2010, cu condiţia ca acest lucru să fie specificat în contractul de împrumut nerambursabil şi în raportul final al respectivului program. Regulile revizuite privind eligibilitatea cheltuielilor în acţiunile de asistenţă tehnice se aplică începând cu programul anual 2008.

2.2 Structura capitolelor

Regulile privind eligibilitatea pentru fiecare dintre cele patru Fonduri sunt prevăzute în Regulamentul de aplicare (Anexa 11). Capitolele au fost elaborate astfel încât să acopere aceste teme prezentate în Regulamentul de aplicare. Există 21 de astfel de capitole structurate pe două teme: Teme orizontale (8) şi Teme verticale (13). Temele verticale corespund categoriilor de costuri definite în Regulamentul de aplicare. Temele orizontale prezintă regulile de eligibilitate aplicabile tuturor categoriilor de costuri şi se referă la probleme transversale şi generale.

Capitolele au fost elaborate pentru fiecare temă în parte respectând următoarea structură:

1) cadrul de reglementare este cotat;2) principiile generale şi liniile directoare sunt prezentate;3) excepţiile de la reguli sunt specificate;4) cele mai bune practici, opţiunile preferate şi recomandările sunt prezentate; şi5) întrebările care se repetă cel mai des, adresate de Statele membre (FAQ) primesc răspuns.

2.3 Glosar

FFE: Fondul pentru Frontierele ExterneFR: Fondul de ReturnareFI: Fondul de IntegrareFER: Fondul european pentru refugiațiSM: Statele membreCE: Comisia EuropeanăAR: Autoritatea responsabilăAA: Autoritatea de auditAC: Autoritate de certificareAD: Autoritate delegatăBF: Beneficiar final

TEME ORIZONTALE

A. Principii fundamentale

1. Cadru de reglementare1

Toate Fondurile„În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:

(a) se încadreze domeniului de aplicabilitate a Fondului şi obiectivelor acestuia, aşa cum sunt descrise în Articolele 1 şi 2 (FER) / 1 şi 3 (FFE) / 1, 2 şi 3 (FI, FR) ale actului normativ primar;

(b) se încadreze măsurilor eligible enumerate în Articolul (FER) / 4 (FI, FR) / 4 şi 6 (FFE) ale actului normativ primar;

(c) fie necesare pentru derularea activităților acoperite de proiectul ce face parte din programele multianuale şi anuale, aşa cum sunt ele aprobate de Comisie;

(d) fie justificate şi să respecte principiile unei gestiuni financiare solide, în special raportul calitate preţ şi rentabilitatea;

(e) fie făcute de beneficiarul final şi/sau partenerii din proiect, care vor înregistrați şi înmatriculați într-un Stat membru, cu excepţia organismelor guvernamentale internaţionale care vizează aceleaşi obiective prevăzute în actul normativ primar. În ceea ce privește Articolul 39(2) al prezentei Decizii, regulile aplicabile beneficiarului final se vor aplica mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului;

(f) fie făcute în conformitate prevederile specifice ale contractului de împrumut nerambursabil.

În cazul măsurilor multianuale, în sensul Articolului 14(6) (FER) / 13(6) (FI) / 15(6) (FR) / 16(6) (FFE) din actul normativ primar, doar partea măsurii co-finanţată printr-un program anual va fi considerată un proiect pentru aplicarea acestor reguli de eligibilitate.

Proiectele finanţate din Fond nu vor fi co-finanţate din alte surse acoperite din bugetul comunitar. Proiectele finanţate din Fond vor fi finanţate din surse publice sau private.“

Criterii specifice suplimentare„În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:

(g) FER, FI, FR: corelate cu grupurile ţintă definite în Articolul 6 (FER) / 7 (FI, FR) din actul normativ primar;

(h) FER: în cazul măsurilor de urgenţă, aferente măsurilor eligibile incluse în Articolul 5 din actul normativ de bază...“

2. Principii generale şi instrucţiuni

Scopul şi justificarea cheltuielilor: Pentru a fi eligibile pentru finanţare de la UE, cheltuielile raportate trebuie să:

- fie făcute în decursul perioadei de eligibilitate2

- fie făcute în scopul proiectului şi activităților şi bugetului3 definite în contractul de împrumut nerambursabil;

- fie aliniate principiului rentabilității (cel mai bun raport calitate preţ) şi caracterului rezonabil;

- suportate în conformitate cu reglementările contabile naţionale;- fundamentate printr-o documentaţie justificativă corespunzătoare;4

- înregistrate în situaţiile financiare ale beneficiarului şi partenerului.

Caracterul rezonabil al cheltuielilor: Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile trebuie să se dovedească necesare pentru implementarea proiectului, rezonabile şi în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare. Pentru mai multe informaţii despre caracterul rezonabil al costurilor, a se vedea secţiunea 4.

Eligibilitatea măsurilor şi eligibilitatea cheltuielilor:

1 Articolul I.1. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.2 Consultați capitolul „Perioada de eligibilitate“3 Consultați capitolul „Bugetul unui proiect“3 Consultați capitolul „Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit“

Înainte de a verifica eligibilitatea cheltuielilor, Statele membre trebuie să verifice eligibilitatea măsurii vizate. Acest lucru se va face faţă de articolele relevante ale actelor normative primare prin care s-au constituit cele patru Fonduri:FR: articolele 4 şi 5 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul.FFE: articolele 3, 4 şi 5 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul.FER III: articolele 2 şi 3 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul.FI: articolele 2, 3 şi 4 din actul normativ primar prin care s-a constituit Fondul.În cazul în care măsura este considerată eligibilă, cheltuielile aferente măsurii trebuie verificateprin comparaţie cu regulile relevante pentru a se vedea dacă se poate solicita co-finanţare din parte UE.

Parteneri:Toate regulile aplicabile beneficiarului final se vor aplica mutatis mutandis partenerilor implicați în proiect

Buget:Pentru a fi considerate costuri eligibile, costurile solicitate la plată trebuie să fi fost prevăzute în bugetul proiectului.6

Organizaţiile internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii.

În articolul I.1., regulile revizuite fac referire la „organizaţiile internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.“ Această modificare extinde lista organizaţiilor care nu trebuie să fie înregistrate în cel puţin un Stat membru pentru a participa la proiect din punct de vedere al costurilor.

Complementaritate:Proiectele care sunt deja finanţate din Fond nu mai pot fi finanţate din nicio altă sursă acoperite din bugetul UE. Co-finanţarea trebuie să fie completată din alte Fonduri publice, surse private şi contribuţii proprii.

Cursul de schimb pentru autoritatea responsabilă:7

Statele membre care nu au adoptat euro ca şi monedă naţională la data solicitării de plată către UE, trebuie să convertească valoarea cheltuielilor făcute în moneda naţională în euro. Conversia în euro trebuie să aibă la bază rata lunară de schimb în scop contabil a Comisie pentru una în care cheltuielile respective au fost înregistrate în conturile contabile ale autorităţii responsabile de programul în cauză . Acest curs de schimb este publicat în format electronic de Comisie în fiecare lună (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/).Ca şi modalitate de execuţie, în cazul în care Autoritatea responsabilă nu înregistrează tranzacţia în situaţiile sale contabile, luna selectată va fi cea în care s-a efectuat plata, iar dacă situaţiile contabile sunt ţinute de organismul asociat, regula cu privire la cursul de schimb se poate aplica organismului asociat.

Proiecte multi-anuale:În cazul proiectelor multianuale, AR trebuie să cunoască faptul că bugetul alocat pentru o anumită perioadă eligibilă nu poate fi transferat, parţial sau integral, către următorul program anual. Costul fiecărei perioade eligibile trebuie să fie raportat pentru programul anual aferent în mod independent.

State participante:Participarea Statelor membre şi a Statelor asociate la Fonduri este sintetizată în tabelul de mai jos:

Statele membre FFE(2007-2013)

FR(2008-2013)

FI(2007-2013)

FER(2008-2013)

Austria X X X XBelgia X X X XBulgaria X (în

2010)X X X

Cipru X X X XRepublica Cehă X X X X

5 Consultați capitolul „Parteneriat“6 Consultați capitolul „Bugetul unui proiect“.7 Articolul 37(3) (FER, FFE, FR) / 35(3) (FI) din actul de bază.

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

Fondul pentru Frontiere Externe, Fondul de Returnare, Fondul de Integrare, Fondul pentru Refugiați ale Comisiei Europene

Danemarca X

Estonia X X X XFinlanda X X X XFranţa X X X XGermania X X X XGrecia X X X XUngaria X X X XItalia X X X XIrlanda X X XLetonia X X X XLituania X X X XLuxemburg X X X XMalta X X X XOlanda X X X XPolonia X X X XPortugalia X X X XRomânia X (în

2010)X X X

Slovacia X X X XSlovenia X X X XSpania X X X XSuedia X X X XRegatul Unit X X X

Statele asociate (de la data semnării actului adiţional):

State asociate FFE(2007-2013)

FR(2008-2013)

FI(2007-2013)

FER(2008-2013)

Elveţia XLiechtenstein XNorvegia XIslanda X

Ori de câte ori se face o referire la Statele membre în prezentul manual, aceasta se va aplica statelor beneficiare enumerate în acest tabel.

Metode de implementare: Organismul de execuţie şi acordare

Există două metode pentru implementarea măsurilor finanţate din Fonduri: autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de acordare sau ca organism de execuţie.Prima metodă (“autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de acordare”) are la bază solicitările anuale deschise de propuneri.Cea de-a doua metodă (“autoritatea responsabilă acţionează ca şi organism de execuţie“) — acolo unde autoritatea responsabilă dorește să implementeze proiectul singură sau în asociere cu o altă entitate naţională (Articolul 8(3) RA) — trebuie să fie corespunzător justificată în conformitate cu Regulamentul de aplicare (Articolul 8(1) RA). Articolul 7(3) din Regulamentul de aplicare prevede că autoritatea responsabilă va acţiona ca şi organism de execuţie „în cazurile în care decide să implementeze proiecte direct datorită faptului că atributele proiectului nu permit altă variantă de implementare, cum ar fi situaţiile de monopol de jure, sau din motive de securitate.“Pentru această metodă, Articolul 8(3) din IR prevede două posibilități.. Fie autoritatea responsabilă implementează singură proiectul direct sau implementează proiectul indirect, şi anume prim implicarea unei autorități naţionale cu competenţe (expertiză tehnică, un grad înalt de specializare sau puteri administrative) în domeniul vizat. În acest al doilea caz, un instrument juridic echivalent contractului de împrumut nerambursabil definit în Articolul 10(2) trebuie încheiat între autoritatea responsabilă şi cealaltă autoritate competentă (de exemplu un memorandum de înţelegere).

3. Excepţii

Nu este cazul.

4. Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate

Caracterul rezonabil al cheltuielilor:• Cheltuieli necesare : Pentru a evalua dacă o cheltuială poate fi considerată necesară pentru

proiect, posibilitatea finalizării proiectului fără această cheltuială trebuie analizată anterior suportării costului. Dacă răspunsul este pozitiv, cheltuiala va fi considerată nenecesară.

• Caracterul excesiv al cheltuielilor: Organizaţiile care nu se supun regulilor privind achiziţiile publice trebuie să evalueze preţul de piaţă prin emiterea a celor puţin trei cereri de ofertă de preţ peste 5.000 euro către diferiți furnizori înaintea suportării oricărui cost (de exemplu înainte de achiziţionarea unui bun sau a unui serviciu). Cererea de ofertă de preţ poate servi drept documentaţie justificativă adecvată pentru stabilirea caracterului rezonabil al costurilor pentru care se solicită plata. Trebuie selectată cea mai bună valoare/calitate pentru preţul plătit. În mod similar, costurile de personal trebuie raportate prin prisma aceluiaşi caracter efectiv şi rezonabil (adică nivelul remuneraţiei personalului trebuie să fie în limitele valorii standard pentru respectiva profesie - practici de remunerare neuzuale pot conduce la catalogarea costurilor cu personalul drept nejustificate şi, în consecinţă, la respingerea lor).

Pentru a asigura conformitatea cu regula complementarității, se recomandă includerea unei prezentări de ansamblu clară şi pertinentă a schemelor de finanţare pentru fiecare proiect în parte.

5. Întrebări frecvente

Î: Cum poate fi dovedit caracterul rezonabil al cheltuielii?

R: Cheltuiala este considerată rezonabilă atunci când este necesară pentru proiect şi este achiziţia făcută la costurile pieţei. Pentru a demonstra că un bun/serviciu a fost achiziţionat la preţul pieţei, se recomandă ca cererile de oferte de preţ să fie transmise la diferiți furnizori înainte de achiziţie. Aceste cereri de oferte de preţ pot fi folosite ca dovezi care să susţină costurile de piaţă ale bunului sau serviciului achiziţionat. A s\e vedea şi „Caracterul rezonabil al costurilor“ din Secţiunea 4.

B. Contractul de finanţare nerambursabilă încheiat cu beneficiarul final şi actele adiţionale


Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare„Autoritatea responsabilă va preciza procedurile detaliate de project management care vor acoperi, printre altele:(a)semnarea contractelor de finanţare nerambursabilă cu beneficiarii finali selectați;(b)urmărirea contractelor şi actelor adiţionale la acestea prin realizarea unui sistem de monitorizare

administrativă a proiectelor (schimb de corespondenţă, emiterea şi monitorizarea actelor adiţionale şi a scrisorilor de reamintire, primirea şi prelucrarea rapoartelor, etc.).

Contractele de finanţare nerambursabilă vor specifica, printre altele:(a)suma maximă a finanţării nerambursabile;(b)procentul maxim al contribuţiei comunitare, în conformitate cu Articolul 14(4) sau Articolul 21( or3) (FER) /

Articolul 13(4) (FI) / Articolul 15(4) (FR) / Articolul 16(4) (FEE) al actului normativ primar;(c)o descriere detaliată şi un grafic al proiectului finanţat;(d)dacă este cazul, partea din sarcinile şi costurile aferente pe care beneficiarul final intenţionează să o

subcontracteze cu terţi;(e)bugetul previzionat agreat şi planul de finanţare ale proiectului, inclusiv procentul fix de costuri indirecte,

aşa cum este definit în Anexa 11 cu privire la regulile privind eligibilitatea cheltuielilor;(f) graficul şi prevederile pentru implementarea contractului (obligaţiile de raportare, acte adiţionale şi

încetarea contractului);(g) obiectivele operaţionale ale proiectului şi indicatorii ce urmează a fi folosiți;(h) definirea costurilor eligibile;(i) condiţiile privind plata finanţării nerambursabile şi cerinţele privind contabilitatea;(j) condiţiile cu privire la pista de audit;(k)prevederile relevante cu privire la protecţia datelor;(l) prevederi relevante cu privire la publicitate.

Dacă este cazul, beneficiarii finali se vor asigura că toți partenerii proiectului fac obiectul aceloraşi obligaţii ca şi aceştia. Partenerii îşi vor angaja răspunderea prin intermediul beneficiarului final, care rămâne răspunzător, în ultimă instanţă, pentru respectarea condiţiilor contractuale de către acesta şi de către toți partenerii proiectului.

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză.

Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.


Definiţie generală şi scop:

Contractul de finanţare nerambursabilă reprezintă referirea contractuală oficială pentru gestionarea şi implementarea proiectului. Documentul nu stipulează doar condiţiile şi obiectivele stabilite la semnarea contractului, ci are şi rolul de punct cheie de referinţă pe întreaga durată a proiectului. Articolele şi condiţiile prevăzute în contractul de finanţare nerambursabilă reprezintă obligaţii contractuale ale beneficiarului faţă de autoritatea responsabilă şi vice-versa.

Conformitatea cu cadrul de reglementare:

Contractele de finanţare nerambursabilă semnate între Autoritatea responsabilă şi beneficiari trebuie să respecte Actele normative primare şi Regulamentul de aplicare.

Responsabilitățile partenerilor:

Toți partenerii implicați într-un proiect, sub coordonarea generală a beneficiarului, trebuie să respecte termenii şi condiţiile contractului de finanţare nerambursabilă semnat de beneficiarul final.

8 Articolul 10.2 din Regulamentul de aplicare.

Componentele contractului de finanţare nerambursabilă:

Toate anexele (inclusiv anexele privind bugetul şi anexele tehnice) fac parte integrantă din contractul de finanţare nerambursabilă.

Numărul contractelor de finanţare nerambursabilă:

Un contract de finanţare nerambursabilă vizează un singur proiect şi, drept urmare, include un singur buget. Dacă acelaşi beneficiar final vizează mai multe proiecte diferite, se vor încheia contracte de finanţare nerambursabilă distincte pentru fiecare proiect în parte. În cazul cheltuielilor care sunt comune mai multor proiecte, se vor folosit metode clare, consemnate în documente, de alocare a acestora.

3. Excepţii

Autoritatea responsabilă acţionează ca organism de execuţie: Responsabilitățile şi sarcinile alocate autorităţii responsabile şi altor entități administrative naţionale, implicate în asociere cu autoritatea responsabilă în implementarea unui proiect trebuie să fie formalizate într-un document specific semnat de diferitele entităţi.9În cadrul modului de execuţie, se vor aplica aceleaşi principii şi aceleaşi cele mai bune practici.


Analiza preliminară şi periodică: Contractul de finanţare nerambursabilă şi actele adiţionale ulterioare la acesta vor servi drept bază pentru implementarea proiectului în ceea ce privește aspectele sale tehnice, administrative şi financiare. Drept urmare, se recomandă ca contractul de finanţare nerambursabilă şi actele adiţionale ulterioare la acesta să fie temeinic analizate înainte de demararea proiectului sau a fiecărui pas din implementarea sa.

Informarea permanentă: De asemenea, se mai recomandă şi ca contractul de finanţare nerambursabilă să fie consultat periodic în scopul prevenirii abaterilor majore de la obligaţiile contractuale. În acest scop, principalii membri ai personalului/oficiali implicați pot primi sinteze ale obligaţiilor şi condiţiilor principale şi sensibile ale acestuia.

Partenerii:10 Partenerii şi rolurile şi responsabilitățile aferente acestora vor fi incluse în contractul de finanţare nerambursabilă. Responsabilitățile cu caracter tehnice, costurile bugetare aferent per partener şi mecanismele de refinanţare (adică transferul contribuţiei UE către parteneri) trebuie specificate în mod clar (a se vedea capitolul privind partenerii).

Scopul modificărilor: Actele adiţionale trebuie folosite pentru a formaliza modificările importante aduse implementării proiectului. Cu toate acestea, acte adiţionale care să aibă ca obiect următoarele solicitări de modificare sunt interzise în principiu:

• modificarea naturii contractului (adică transformarea contractului de finanţare nerambursabilă în contract de prestări servicii);

• modificarea obiectului şi scopului contractului;

• majorarea contribuţiei UE dincolo de limitele stabilite în timpul procedurii de selecţie;

• orice alte modificări ce pot duce la reanalizarea criteriilor aplicate în decursul procedurii de evaluare;

Importanţa actelor adiţionale: Toate modificările majore cu privire la gestionarea tehnică, administrativă şi financiară a proiectului trebuie să fie formalizate în acte adiţionale. Nerespectarea sau comunicarea necorespunzătoare a modificărilor aduse proiectului pot conduce la rezultate sub sau supraestimate, litigii administrative şi subevaluare financiară. În particular, bugetul trebuie să fie specificat în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă în scopul analizei finanţării de către CE.

Termenii şi condiţiile modificărilor: Actele adiţionale trebuie realizate conform unor termeni şi condiţii similare şi semnate de persoane cu acelaşi nivel de autoritate, ca şi în cazul contractului de finanţare nerambursabilă.

Calendarul pentru actele adiţionale: Modificările semnificative ale termenilor iniţiali trebuie comunicate în mod corespunzător şi formalizate într-un act adiţional. Drept urmare, se recomandă ca orice cerere de încheiere a unui act adiţional să fie realizată cu suficient timp înainte de data estimată a modificării (de exemplu data limită pentru atingerea obiectivelor tehnice nu poate fi respectată). Modificările bugetului trebuie la rândul lor formalizate în timp util. Orice comunicare întârziată a depăşirii bugetului poate conduce la

9 Articolul 8(4) din Regulamentul de aplicare: „Toate prevederile relevante stipulate pentru un contract de finanţare nerambursabilă în Articolul10(2) vor fi specificate într-un instrument juridic cu formă echivalentă“.10 A se vedea Capitolul „Parteneriat“.

respingerea transferurilor (nu este suficient să se emită o solicitare de modificare a bugetului odată ce proiectul a fost finalizat).

Comunicarea corespunzătoare a condiţiile modificate: actele adiţionale care pot fi încheiate pe durata derulării proiectului trebuie să reflecte posibilele modificări ale direcţiei şi condiţiilor agreate iniţial pentru proiect. Condiţiile stipulate în actele adiţionale vor înlocui mai departe condiţiile agreate iniţial. Din acest motiv, comunicarea corespunzătoare a termenilor şi conţinutului care au suferit modificări în cadrul echipei de proiect (dacă se impune) este de o importanţă crucială.


N/A.

C. Bugetul unui proiect


„Bugetul proiectului va fi prezentat după cum urmează:

Cheltuieli Venituri+ costuri directe (CD)+ costuri indirecte (procent fix din CD,definite în contractul de finanţare nerambursabilă)

+ contribuţia UE (definită cacea mai mică dintre cele trei sume specificate în Articolul 12 al prezentei Decizii)+ contribuţia beneficiarului finalşi a partenerilor din proiect1

+ contribuţia terţilor+ încasările generate de proiect

= Total Costuri Eligibile (TCE) = Total venituri

Bugetul va fi unul echilibrat: costurile totale eligibile vor fi egale cu veniturile totale.“


Buget:„Bugetul reprezintă o estimare a costurilor, veniturilor şi resurselor pe o perioadă de timp definită, reflectând estimările conducerii privind condiţiile financiare viitoare . Unul dintre cele mai importante instrumente administrative, bugetul, servește de asemenea ca şi plan de acţiune pentru atingerea obiectivelor cuantificate, ca standard pentru măsurarea performanţei şi care dispozitiv cu ajutorul căruia să se facă faţă la diferite situaţii adverse previzionabile“. 12 Contractul de finanţare nerambursabilă încheiat între Autoritatea responsabilă şi beneficiarii finali trebuie să includă bugetul previzionat agreat şi planul de finanţare (cheltuieli şi venituri13 ), inclusiv procentul costurilor indirecte. 14Va exista un singur buget pentru fiecare proiect şi fiecare contract de finanţare nerambursabilă în parte. http://www.businessdictionary.com/definition/device.html Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a defini cerinţele informaţiilor impuse beneficiarilor finali în ceea ce privește informaţiile prezentate în buget. Totuşi, bugetul trebuie să fie suficient de detaliat pentru a permite identificarea corespunzătoare a cheltuielilor şi veniturilor.

Cotele maxime de co-finanţare

Cotele maxime de co-finanţate diferă în funcţie de tipul de măsură:

TIPURI DE ACŢIUNE % FINANŢARE UE

ţările beneficiare ale Fondului de coeziune (management comun) 75%

Măsuri care implementează prioritățile specifice ale liniilor directoare strategice (management comun)

75%

Toate celelalte măsuri (management comun) 50%

Măsuri de urgenţă (FER) 80%

Măsuri stabilite în „Schema specială de tranzit“ (FFE) 100%

Măsuri specifice (FFE) şi Măsuri comunitare (FFE, FER, FI, FR) Între 75 şi 90%

Asistenţă tehnică la iniţiativa SM 100%

11 Articolul 12 din Regulamentul de aplicare şi Articolul II 1.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.12 www.businessdictionary.com13 A se vedea capitolul „Venituri şi principiul non-profit“ pentru definiţia „Veniturilor“.14 Articolul 10(2)(e) din Regulamentul de aplicare.

http://www.businessdictionary.com/

http://www.businessdictionary.com/definition/device.html

http://www.businessdictionary.com/definition/performance.html



http://www.businessdictionary.com/definition/standard.html

http://www.businessdictionary.com/definition/objective.html

http://www.businessdictionary.com/definition/action.html

http://www.businessdictionary.com/definition/plan.html

http://www.businessdictionary.com/definition/administrative.html

http://www.businessdictionary.com/definition/resource.html

http://www.businessdictionary.com/definition/financial-condition.html

http://www.businessdictionary.com/definition/estimate.html

http://www.businessdictionary.com/definition/management.html

Eligibilitatea cheltuielilor raportate:

Pentru a fi considerate eligibile, costurile solicitate la plată trebuie să fi fost prevăzute în bugetul previzionat, adică trebuie furnizate suficiente informaţii cu privire la natura, componentele şi sumele aferente cheltuielilor. Consecinţa nedefinirii costurilor în buget poate fi respingerea costurilor solicitate la plată prin raportul final. Deşi formatul obligatoriu de buget include doar 3 categorii de cheltuieli (şi 4 categorii de venituri), se recomandă folosirea unui format mai detaliat pentru a uşura identificarea costurilor (şi veniturilor) proiectului. A se vedea secţiunea 4 pentru un exemplu de format detaliat de buget.

Costurile care nu sunt enumerate în Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Toate costurile eligibile trebuie raportate în liniile bugetare definite prin Anexa 11 la Regulamentul de aplicare. Ca şi principiu general, costurile care nu corespund descrierilor prevăzute în Anexa 11 la Regulamentul de aplicare vor fi considerate neeligibile şi, în consecinţă, nu vor fi raportate pentru finanţate UE.

Analiza rentabilității:

Printre alte criterii, Statele membre trebuie să selecteze proiectele pe baza analizei rentabilităţii.15 Acest lucru implică deci că sunt furnizate suficiente informaţii despre cheltuielile bugetate astfel încât o asemenea analiză să fie posibilă.

Parteneri:Aceste principii se aplică în egală măsură şi partenerilor. Deci, beneficiarii finali au responsabilitatea de a se asigura că partenerii lor furnizează permanent suficiente informaţii pentru consolidarea bugetului.

3. Excepţii

N/A.


Recomandările făcute autorităţii responsabile în scopul semnării Contractului de finanţare nerambursabilă cu beneficiarii finali: Formatul de buget prevăzut în cadrul de reglementare include 3 categorii de cheltuieli. Cu toate acestea, pentru a facilita identificarea costurilor bugetate, se recomandă ca măcar următoarele subcategorii de costuri directe să fie specificate în buget:

COSTURI DIRECTE:

1 — Costuri cu personalul

2 — Echipament

3 — Proprietăți imobiliare

4 — Subcontractare

5 — Alte costuri directe (inclusiv „Deplasare şi diurnă“, „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“, „Costuri care derivă din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“, „Onorariile experților“ şi „Cheltuieli specifice în legătură cu grupurile ţintă“).

Un format de buget mai detaliat poate fi aplicat folosind categoriile de costuri definite în Partea II din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

În continuare prezentăm un exemplu de buget detaliat pentru un proiect finanţat din FER, FI şi FR;15

15 Articolele 14(5-b) (FER), 16(5-b) (FFE), 15(5-b) (FR) şi 13(5-b) (FI) din Actele de bază respective.16 Pentru FFE, poate fi utilizat acelaşi exemplu, cu excepţia faptului că nu pot fi înregistrate costuri indirecte mai mari de 2,5% din totalcosturi directe. A se vedea capitolul „Costuri indirecte“.

Cheltuieli VenituriCosturi directe 51.500 Contribuţia UE 32.500- Costuri de personal- Echipament- Proprietăți imobiliare- Subcontractare- Alte costuri directe:

9.00010.00020.50010.000

2.000

Contribuţia beneficiarului final şi partenerilor din proiect

12.500

Contribuţiile terţilor 5.000Încasări generate de proiect 5.000Costuri indirecte (până la 7% din CD17) 3.500

Total Costuri Eligibile 55.000 Total venituri 55.000

Informaţiile detaliate furnizate pentru fiecare linie bugetară pot fi după cum urmează:

a. 1 — Costuri cu personalul : Numele persoanelor implicate în proiect şi profilul acestora (angajat permanent/temporar, cu normă întreagă/parţială, manager de proiect/specialist pe un anumit domeniu/tehnician...), numărul de zile planificate în proiect, remuneraţia zilnică bugetată.18 Dacă numele persoanelor implicate în proiect nu sunt cunoscute la momentul elaborării bugetului, măcar numărul de zile pentru persoanele ce corespund unui anumit profil, numărul planificat de zile şi remuneraţia bugetată vor fi furnizate.

b. 2 şi 3 — Echipamente şi proprietăți imobiliare Achiziţia de echipamente sau proprietăți imobiliare, data estimată a achiziţiei, data estimată a încetării folosinţei în scopul proiectului, valoarea estimată de achiziţiei, procentul estimat de folosire în cadrul proiectului şi costurile aferente.19

c. 4 — Subcontractare : Descrierea tipului de lucrări/servicii subcontractate vizate, numele subcontractorilor (dacă este cunoscut), valoarea totală estimată a contractului şi costul total.

d. 5 — Alte costuri directe : Pentru Costuri de deplasare şi diurnă“: Acolo unde este posibil, atelierele de lucru, întâlnirile, seminariile, conferinţele şi alte activități planificate care necesită deplasare, numele (sau profilurile) persoanelor implicate şi sumele aferente estimate. Pentru toate celelalte costuri directe: Descrierea generală a tipurilor de costuri anticipate (consumabile, consiliere juridică, onorarii pentru consultanţă...) şi sumele aferente.

e. Costuri indirecte : Costurile indirecte nu vor reprezenta mai mult de 7% din costurile directe totale (2,5% pentru FFE).

Dovezile justificate pentru sumele prezentate în buget pot fi incluse într-un document anexat bugetului în scopul informării şi analizei preliminare.

Rezerve pentru situaţii de urgenţă: Cadrul de reglementare nu prevede o valoare a rezervelor ce trebuie inclusă în buget. Totuşi, se permite o anumită flexibilitate prin intermediul transferurilor limitate între capitolele bugetare (a se vedea mai jos).

Bugetul modificat: Orice modificări majore ale defalcării financiare între cele cinci categorii de costuri directe la care s-a făcut referire mai sus şi ale naturii şi conţinutului costurilor bugetate trebuie să fie formalizate în timp util în acte adiţionale semnate în mod corespunzător.20

Transferuri între capitolele bugetului: Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a defini regulile privind depăşirea bugetului. Totuşi, se recomandă ca depăşiri de maxim 10% din suma bugetată iniţial pentru fiecare dintre cele 5 subcategorii de costuri directe să fie acceptate fără încheierea unui act adiţional de modificare a bugetului, cu condiţia ca aportul UE să nu depăşească suma iniţial acordată, ca natura şi conţinutul categoriilor bugetare să nu fie modificate considerabil şi să se furnizeze informaţii adecvate.


Î: Poate fi o rezervă pentru situaţii neprevăzute (de exemplu 5%) inclusă în buget?

R: Cadrul de reglementare nu prevede o rezervă ce trebuie inclusă în buget. Totuşi, în locul unei rezerve, se permit transferuri între capitolele bugetare cu condiţia ca cheltuielile totale bugetate să nu fie depăşite. Dacă depăşirea bugetului general sau

17 Până la 7% este regula generală pentru FER, FR şi FI. Pentru excepţii de la această regulă, a se vedea capitolul„Costuri indirecte“.18 A se vedea Capitolul „Costuri de personal“ pentru exemple de calcul al remuneraţiei zilnice a personalului.19 A se vedea Capitolele „Echipamente“ şi „Proprietăți imobiliare“ pentru un calcul detaliat la costurilor.20 A se vedea Capitolul „Contractul de finanţare nerambursabilă şi acte adiţionale“.

a valorii anumitor capitole bugetare este mai mare de 10%, se recomandă formalizarea acestor depăşiri.

Î: Există o structură obligatorie a capitolelor bugetare (pe categorie de costuri de personal/subcontractare...)?

R: Nu există un format obligatoriu de buget. Cu toate acestea, se recomandă ca bugetul propus să includă categoriile de costuri definite în secţiunea 4.

Î: Toate costurile aferente proiectului trebuie prevăzute în buget pentru a fi eligibile?

R: Pentru a fi considerate eligibile, costurile trebuie detaliate suficient în buget. Costurile care nu sunt prevăzute sau care nu sunt suficient detaliate în buget pot fi respinse.

D. Perioada de eligibilitate


Act normativ primar:„Cheltuielile pot fi considerate eligibile pentru finanţare din cadrul Fondului doar dacă au fost efectiv plătite după data de 1 ianuarie din anul de referinţă din decizia de finanţare pentru aprobarea programului anual la care se face referire la subalineatul trei din articolul 23(4). Măsurile co-finanţate trebuie să nu fi fost finalizate înainte de data de început a perioadei de eligibilitate.“

Regulament de aplicare:„Costurile legate de un proiect trebuie suportate, iar plăţile aferente (cu excepţia amortizării) efectuate după data de 1 ianuarie din anul de referinţă din decizia de finanţare pentru aprobarea programului anual al statelor membre. Perioada de eligibilitate este până la 30 iunie a anului N+2, însemnând că costurile aferente proiectului trebuie suportate înainte de această dată.“

O excepţie de la perioada de eligibilitate de mai sus se face pentru:— măsurile de urgenţă (FER)— proiectele finanţate prin programul anual 2007 (FI, FFE)— asistenţa tehnică pentru Statele membre (toate fondurile).


Costuri suportate:Ca şi principiu general, costurile sunt suportate la momentul folosirii sau „consumului“ (adică costul unui serviciu este suportat la momentul la care serviciul este prestat, iar costul unui bun este suportat atunci când bunul este consumat/livrat şi folosit în scopul proiectului). În cazul proiectelor mai scurte de 30 de luni (cu excepţia programelor anuale 2007, 36 de luni), durata proiectului este prevăzută în contractul de finanţare nerambursabilă semnat de autoritatea responsabilă şi beneficiar.

Perioada de eligibilitate a proiectului/programului:

Perioada de eligibilitate a unui proiect este stipulată în contractul de finanţare nerambursabilă (atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de acordare) sau într-un contract juridic cu formă echivalentă (atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de execuţie), inclusiv posibilele acte adiţionale la acestea. Pentru a fi eligibile, cheltuielile nu trebuie să respecte doar toate regulile de eligibilitate, ci şi să fie realizate în cadrul perioadei de eligibilitate a proiectului. Orice cheltuieli care sunt realizate în afara perioadei de eligibilitate a proiectului sunt neeligibile, chiar dacă satisfac toate regulile de eligibilitate.

Perioada de eligibilitate a unui program anual este stipulată în decizie de finanţare care aprobă respectivul program anual, cu excepţia programelor anuale 2007 pentru care această perioadă este stipulată în actele normative primare ale FI şi FFE. Perioada de eligibilitate pentru programele anuale 2007 acoperă trei ani, de la 1/1/2007 până la 31/12/2009. Pentru toate celelalte programe N, perioada de eligibilitate a programului anual acoperă doi ani şi jumătate, de la 1/1/N până la 30/6/N+2. Perioada de eligibilitate a unui program anual este perioada în decursul căreia cheltuielile eligibile ale proiectului şi pentru asistenţă tehnice trebuie realizate, dacă se dorește a fi eligibile pentru finanţare UE în cadrul programului anual de care aparţin. Perioada de eligibilitate a unui proiect şi cea a unui program anual sunt, deci, concepte diferite.

Din motive practice, autoritățile responsabile stabilesc, în general, perioada de timp pentru proiectele care urmează a fi finanţate în cadrul unui anumit program anual, într-o asemenea manieră încât perioada de eligibilitate a proiectelor se va integra perioadei de eligibilitate a programului anual, dar lucrurile nu stau întotdeauna aşa. Spre exemplu, cheltuielile eligibile ale unui proiect care acoperă o perioadă de trei ani trebuie neapărat să fie alocate unei părţi a unui program anual şi altei părţi a altui program anual. Chiar şi în cazul unui proiect cu o durată mai redusă, calendarul proiectului poate fi în aşa fel încât cheltuielile eligibile ale proiectului să fie alocate mai multor programe anuale, în funcţie de perioada în cadrul căreia a fost realizată cheltuiala sa eligibilă. Etc.

21 Actul de bază: Articolul 37(3) FFE, Articolul 33(3) FI, Articolul 35(3) FR, Articolul 35(3) FER; Regulament de aplicare: Articolul I.4 din Anexa 11.

Se vor aplica următoarele reguli:- un element de cheltuială trebuie să fie alocat doar unui singur program anual în integralitatea sa (cu excepţia articolelor care sunt alocate proiectului pe baza amortizării);- doar partea din cheltuiala eligibilă care a fost realizată în decursul perioadei de eligibilitate a programului anual de care aparţine poate fi alocată respectivului program anual;- fiecare program anual căruia îi este alocată cheltuiala eligibilă trebuie să includă în descrierea măsurilor (sau în asistenţa tehnică, respectiv), modul de acoperire a cheltuielilor. Autoritățile responsabile sunt invitate să acorde o atenţie specială acestor cerinţe.

Plăţi:

Regulamentul de aplicare stipulează faptul că cheltuielile trebuie plătite după data de început a perioadei de eligibilitate (1 ianuarie a anului N). Drept urmare, cheltuielile efectuate în decursul perioadei de eligibilitate nu trebuie plătite înainte de 1/1/N pentru a fi considerate eligibile. Plăţile pot fi procesate după finalul perioadei de eligibilitate. Cu toate acestea însă, AR trebuie să se asigure că pentru toate cheltuielile solicitate la plată, în plus faţă de dovezile justificative, plăţile sunt procesate (sau iniţiate) cel mai târziu până la data emiterii rapoartelor financiare privind implementarea programului anual.

Tabelul de mai jos sintetizează posibilele situaţii aplicabile contabilităţii de angajamente:

Au fost suportate.

30/6/N+2

31/12/N+1

1/1/N+1

1/1/N

NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL

NEELIGIBIL ELIGIBIL ELIGIBIL ELIGIBIL ELIGIBIL



NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL NEELIGIBIL

Achitat1/1/N1/1/N+1

31/12/N+1 30/6/N+2

Cost suportat înainte de 1/1/N -> NEELIGIBIL

Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitat înainte de 1/1/N -> NEELIGIBIL

Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitat între [1/1/N şi 30/06/N+2] -> ELIGIBIL

Cost suportat între [1/1/N şi 30/06/N+2] şi achitate după 30/06/N+2 -> ELIGIBIL

Cost suportat după 30/06/N+2 -> NEELIGIBIL

Impactul alegerii metodei de contabilitate a cheltuielilor:

Sistemele contabile nu permit întotdeauna o urmărire cu maximă acurateţe a perioadei efective de folosire/consum a bunului/serviciului. Drept urmare, ca şi principiu general acceptat şi din motive practice (în eventualitatea unui volum mare de tranzacţii), costurile pot fi considerate suportate, aşa cum sunt recunoscute în sistemele de contabilitate sau control folosite pentru raportarea costurilor către UE, dar supuse unei anumite reprocesări.

- În cazul organizaţiilor care folosesc metoda de raportare bazată pe angajamente, valoarea contabilizată în perioada proiectului trebuie să fie folosită acordând o atenţie specială cheltuielilor plătite înainte de 1/1/N, care nu sunt eligibile. În cadrul acestei metode, cheltuielile sunt înregistrate la momentul folosinţei sau „consumului“, chiar dacă nu s-a realizat nicio plată.

- În cazul organizaţiilor care folosesc alte metode de raportare (adică pe baza fluxurilor de numerar), doar costurile efectiv suportate în decursul perioadei de eligibilitate pot fi alocate proiectului. În cazul metodei contabile bazate pe fluxurile de numerar, toate cheltuielile înregistrate în anul N sunt achitate între 1/1/N şi 31/12/N. Cu toate acestea, costurile achitate (şi, deci contabilizate) în decursul acestei perioada pot să fie suportate înainte de 1/1/N. O atenţie specifică trebuie acordată identificării şi excluderii costurilor achitate înainte de 1/1/N, dar suportate înainte (sau după, în cazul avansurilor) perioada de eligibilitate. Metoda folosită pentru efectuarea acestei analize trebuie descrise şi/sau explicate partea a mecanismului de raportare către autoritatea responsabilă.

Plăţile realizate de autoritatea responsabilă către Beneficiarul final:Autoritatea responsabilă trebuie să determine, prin intermediul controalelor ex-ante sau ex-post, care dintre cheltuielile co-finanţate din Fonduri şi rambursate beneficiarului final sunt efectiv achitate de beneficiarul final. Autoritatea responsabilă trebuie de asemenea să recupereze şi ulterior să achite Comisiei orice cheltuieli care nu au fost achitate de însuşi beneficiarul final.

3. Excepţii

• Măsurile de urgenţă (FER):22 Perioada de eligibilitate pentru măsurile de urgenţă este limitată la 6 luni. Dacă nu specifică în mod expres în decizia Comisiei care aprobă programul aferent măsurilor de urgenţă, nu există nicio constrângere cu privire la data plăţii cheltuielilor eligibile.

• Proiectele finanţate în cadrul programelor anuale 2007 (FI, FFE):23 Perioada de eligibilitate pentru proiecte (inclusiv asistenţa tehnică) finanţate în cadrul programelor anuale 2007 pentru Fondul de integrare şi Fondul pentru frontierele externe este extinsă la 3 ani şi, în consecinţă, se întinde de la 1/1/2007 la 31/12/2009.

• Asistenţa tehnică:24 Perioada de eligibilitate pentru activitățile aferente asistenţei tehnice durează până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual.

• Amortizare echipamente: Regula privind plăţile prezentată în secţiunile 1 şi 2 (costurile nu sunt eligibile dacă au fost achitate înainte de 1/1/N), nu se aplică plăţile aferente echipamentelor achiziţionate înainte de începutul perioadei de eligibilitate şi folosite în scopul proiectului şi pentru care sunt raportate valori ale amortizării. Plăţile pot fi procesate înainte de începutul perioadei de eligibilitate.

• Garanţii bancare: Garanţiile bancare constituite pentru îndeplinirea cerinţelor în legătură cu co-finanţarea UE pot fi eligibile chiar dacă au fost suportate după finalul perioadei de eligibilitate, dar în niciun caz suportate după data depunerii raportului final.

• Achiziţia de echipamente/sisteme de mari dimensiuni prin intermediul mai multor programe anuale: SM poate

finanţa proiecte specifice (active de mare valoare) folosind alocările aferente unor programe anuale succesive sau ani succesivi (chiar dacă acești ani nu sunt în legătură cu programe anuale succesive, de exemplu ultimul an al programului anual 2007 şi primul an al programului anual 2010: 2009 şi 2010). Acest lucru poate fi posibil în condiţiile în care costul total este alocat unor programe anuale sau ani succesivi de la data semnării contractului şi până la livrarea echipamentelor. Plăţile stabilite la semnarea contractului sau comenzile corespunzătoare ratelor anunţate în fiecare program anual trebuie realizate în perioada de eligibilitate a fiecărui program anual în cauză, chiar dacă echipamentul/serviciul este livrat la finalul perioadei multianuale. În fiecare program anual şi fiecărui raport final, trebuie prezentate informaţii detaliate cu privire la stadiul proiectului şi la rezultatele livrabile corespunzătoare. În mod ideal, plăţile efectuate în cadrul fiecărui program anual trebuie să corespundă stadiului de finalizare a proiectului.


Atunci când volumul tranzacţiilor este limitat (adică număr limitat de facturi...), iar sistemul existent nu permite urmărirea costurilor per perioada/data folosirii/consumului, se recomandă să se realizeze o verificare manuală a costurilor raportate pentru a se asigura că principiul general prevăzut în secţiunile 1 şi 2 de mai sus este aplicat. În cazul unui volum mare al tranzacţiilor, se recomandă crearea unui cod analitic în sistemul contabil pentru fiecare program în parte, astfel încât să permită oricărui solicitant să urmărească datele financiare din registrul general.

În cazul beneficiarilor care folosesc sistemele de contabilitate pe bază de angajamente sau pe bază de fluxuri de numerar, o atenţie aparte trebuie acordată cheltuielilor înregistrate în contabilitate în apropierea începutului şi finalului perioadei de eligibilitate.(de exemplu între 1/1/N şi 30/6/N+2). Se recomandă apoi o analiză detaliată a acestor costuri pentru a se asigura că costurile au fost efectiv suportate după începutului perioadei de eligibilitate.

22 Articolul 21(3) din actul de bază.23 Articolul 33(3) din actul de bază (FI) / 37(3) FFE.24 Articolul V.3. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Suprapunerea perioadelor de eligibilitate: Pentru a se asigura faptul că costurile aceluiaşi proiect nu sunt raportate în cadrul a două programe succesive cu suprapunerea perioadelor de eligibilitate, o atenţie aparte trebuie acordată costurilor raportate în cadrul acestei perioade de suprapunere. Este foarte important să se asigure că costurile suportate într-o anumită perioadă sunt aferent proiectului şi, în consecinţă, şi programului.

Proiecte multi-anuale: În cazul proiectelor multianuale, AR trebuie să cunoască faptul că bugetul alocat oricărei perioade eligibilă nu poate fi transferat, parţial sau integral, către următorul program anual. Costul fiecărei perioade eligibile trebuie să fie raportat pentru programul anual aferent în mod independent.

Achiziţie la sfârşitul proiectului: În ceea ce privește serviciile/bunurile achiziţionate la sfârşitulproiectului, doar acele cele în legătură directă cu proiectul şi utilizate pot fi acceptate ca şi costuri eligibile. Această bună practică se referă la art. I.1 din Anexa la Regulamentul de aplicare, unde se specifică că „achiziţia trebuie să fie necesară pentru derularea proiectului“. Se recomandă ca autoritatea responsabilă să acorde atenţie posibilelor achiziţii întârziate a căror eligibilitate poate fi pusă la îndoială în cazul unui audit ex-post.

Servicii de contabilitate: Din motive practice şi în scopul unei mai bune raportări financiare, serviciile de contabilitate aferente rapoartelor financiare finale şi certificatelor de audit pot fi suportate după sfârşitul perioadei de eligibilitate (până la 3 luni după finalul perioadei de eligibilitate sau oricărei alte date compatibile cu raportul final). Această derogare nu poate fi extinsă şi asupra altor tipuri de cheltuieli, cum ar fi costurile cu personalul, costurile de diseminare, etc.


Î: Sunt costurile aferente serviciilor de contabilitate pentru certificarea/controlul situaţiilor financiare aferente perioadei programului (perioada de eligibilitate de la 1/1/N la 30/06/N+2) eligibile, chiar şi dacă au fost suportate după sfârşitul perioadei de eligibilitate (după 30/06/N+2)?

R: - În cazul beneficiarilor finali, a se vedea punctul 4 „Servicii de contabilitate“.În cazul autorităților desemnate, aceste costuri vor fi considerare asistenţă tehnică şi sunt, în consecinţă, eligibile dacă au fost suportate înainte de termenul limită pentru depunerea raportului final (31/3/N+3 pentru toate programele anuale începând cu cel pentru anul 2008).

Î: Data la care contractul de finanţare nerambursabilă este semnat are vreun impact asupra perioadei de eligibilitate?

R: Nu, dar se recomandă ca contractele de finanţare nerambursabilă să fie semnate înainte de demararea proiectului.

Î: Atunci când se folosește opţiunea leasing-ului, ce trebuie raportat ca şi indicator/rezultat livrabil în programul anual?

R: În cazul operaţiunilor de leasing, echipamentul este livrat şi ulterior beneficiarul final va trebui să plătească ratele corespunzătoare contractului de leasing. Acolo unde costul alocat unui proiect din programul anual este reprezentat de o rată de leasing, acesta trebuie să se refere la echipamentul achiziţionat în leasing care poate să fi fost livrat în cadrul programului anual anterior. Având în vedere caracterul specific al contractelor de leasing, bunurile sunt întotdeauna livrate (suportate ca şi costuri) la începutul proiectului, iar costurile lor alocate diferitelor programe anuale succesive sau anilor succesivi.

Î: În ceea ce privește termenul limită pentru transmiterea raportului final, am dori să vă rugăm să spuneți SM dacă termenul este stabilit luând în considerare perioada de eligibilitate pentru măsuri sau perioada de eligibilitate pentru asistenţa tehnică?

Perioada de suprapunere

R: În conformitate cu actul normativ primar, SM va depune, nu mai târziu de nouă luni de la data finalului perioadei de eligibilitate, un raport final cu privire la execuţia programului, împreună cu raportul autorităţii de audit şi declaraţia certificată de cheltuieli. Termenul limită pentru eligibilitatea măsurilor va fi 30 iunie a anului N+2 pentru un program depus în anul N. În termenul de nouă luni de la data mai-sus menţionată, raportul final pentru anul N va fi transmis (adică cel mai târziu până la data de 31 martie 2011 pentru PA 2008). Perioada de eligibilitate pentru cheltuielile de asistenţa tehnică va dura până la depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual (adică cel mai târziu până la data de 31 martie 2011 pentru PA 2008).

E. Înregistrarea cheltuielilor şi pista de audit

1. Cadrul de reglementare25

Înregistrarea cheltuielilor„Cheltuielile trebuie să corespundă plăţilor efectuate de beneficiarul final. Acestea trebuie să fie în forma tranzacţiilor financiare (în numerar), cu excepţia amortizării.

Ca şi regulă, cheltuielile vor fi justificate cu facturi oficiale. Acolo unde acest lucru nu se poate realiza, cheltuielile vor fi justificate cu documente contabile sau cu documentele cu o valoare probatorie echivalentă.

Cheltuielile trebuie să fie identificabile şi verificabile. În special:(c)trebuie înregistrate în evidenţele contabile ale beneficiarului final;(d)trebuie determinate în conformitate cu standardele contabile aplicabile ale ţării unde beneficiarul final este

stabilit şi cu practicile uzuale ale contabilităţii costurilor ale beneficiarului final; şi (e)trebuie declarat în conformitate cu cerinţele legislaţiei fiscale şi sociale incidente.

Dacă se dovedește necesar, beneficiarii finali au obligaţia de a păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză.

Păstrarea şi procesarea acestor evidenţe trebuie să respecta legislaţia naţională privind protecţia datelor personale“.

Pista de audit:„O pistă de audit va fi considerată adecvată dacă respectă următoarele criterii:(a)permite reconcilierea sumelor certificate de Comisie cu evidenţele contabile detaliate şi documentele

justificative deţinute de autoritatea de certificate, autoritatea responsabilă, autoritățile delegate şi beneficiarii finali cu privire la proiectele finanţate din Fond;

(b)permite verificarea plăţii contribuţiei publice către beneficiarul final, a alocării şi transferului finanţării comunitare acordate din Fond şi a surselor de co-finanţare a proiectului;

(c)permite verificarea modului de aplicare a criteriilor de selecţie stabilite pentru programul anual;(d)conţine, cu privire la fiecare proiect în parte, specificaţiile tehnice şi planul de finanţare, documentele

privind aprobarea finanţării nerambursabile, documentele privind procedurile de achiziţii publice şi rapoartele verificărilor şi auditurilor efectuate.

Autoritatea responsabilă se va asigura că există evidenţe ale tuturor documentelor în legătură plăţile specifice realizate din Fond.“

AR acţionează ca şi organism de acordare:„Dacă este cazul, beneficiarii finali se vor asigura că toți partenerii proiectului fac obiectul aceloraşi obligaţii ca şi aceştia. Partenerii îşi vor angaja răspunderea prin intermediul beneficiarului final, care rămâne răspunzător, în ultimă instanţă, pentru respectarea condiţiilor contractuale de către acesta şi de către toți partenerii proiectului.

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile justificative pentru veniturile şi cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză.

Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.

25 Articolele 10(3), 10(4) şi 16 din Regulamentul de aplicare şi Articolul I.5 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.


Justificarea cheltuielilor:

Ca şi regulă generală, toate cheltuielile trebuie justificate cu documente justificative (adică facturi), cu excepţia costurile indirecte eligibile care sunt supuse regulii finanţării în cotă fixă.

Documente justificative:Facturile sunt un exemplu de documente justificate: „O factură identifică ambele părţi contractante şi include o listă, descriere şi cantitate a elementelor vândute, indică data expediţiei şi modalitatea de transport, preţurile şi rabaturile (dacă este cazul), precum şi termenele de livrare şi plată”.26 În anumite cazuri (în special atunci când este semnată de vânzător sau de agentul vânzătorului), servește ca cerere de plată şi devine document de atestare a titlului de proprietate la plata integrală. Pentru a fi considerate eligibile, facturile trebuie adresate beneficiarului (numele şi datele de identificare ale beneficiarului trebuie să apară ca şi destinatar).

Arhivare:Documentaţia adecvată (originalele şi copiile certificate) poate fi ţinută la orice nivel (autoritatea responsabilă, Autoritatea delegată, beneficiari, etc.) Cu toate acestea însă, autoritatea responsabilă trebuie să ştie permanent unde sunt ţinute originale şi/sau copiile certificate, iar aceste documente trebuie puse la dispoziţia organelor de control (Autoritatea de audit, Comisie, Curtea auditorilor) în orice moment timp de cinci ani de la încetarea programului (adică de la data plăţii finale/recuperării finale emise de Comisie către autoritatea responsabilă).

Înregistrarea cheltuielilor în cazul unui Parteneriat:27

Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile (facturi/chitanţe) justificative pentru cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză. Documentele justificative pentru aceste cheltuieli trebuie certificate de partenerii în sine sau, conform bunelor practici, de un organism oficial. La cerere (de exemplu înaintată de un organ de control), beneficiarul trebuie să poată să furnizeze dovezi ale contabilităţii şi plăţii (de exemplu pe baza extraselor din registrele contabile ale partenerilor). Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor.

3. Excepţii

• Costuri de amortizare: De vreme ce nu există nicio tranzacţiei financiar cu privire la amortizare, aceste costuri trebuie justificate doar cu documente contabile sau cu documente justificative cu o valoare probatorie echivalentă.

• Costuri indirecte: Costurile indirecte nu trebuie justificate cu documente contabile pentru că sunt considerate a fi în sumă fixă, ceea ce nu trebuie justificat cu niciun document justificativ sau cu un anume calcul.


• Pista de audit adecvată: O pistă de audit adecvată este una dintre cele mai importante obligaţii ale beneficiarului final cu privire la aspectele financiare. O pistă de audit este o pistă în format fizic sau electronic care prezintă, pas cu pas, istoricul unei tranzacţii. Se recomandă clasificarea cronologică a tuturor documentelor (facturi, copii certificate (acolo unde se aplică), chitanţe, vouchere, etc.) cu privire la un anumit proiect. Această procedură va permite urmărirea datelor financiare din registrul jurnal înapoi la sursa documentului, pentru toate costurile din perioada de eligibilitate.

Perioada de arhivare: Documentaţia justificativă trebuie păstrată cel puţin 5 ani de la ultima plată/recuperare de către UE pentru programul anual. În continuare prezentăm câteva exemple de cum se poate stabili perioada minimă de arhivare:

■ Sfârşitul perioadei de eligibilitate: 30/06/N+2 (sau 31.12.2009 pentru programele anuale FFE şi FI 2007);

■ Depunerea raportului final: 31/3/N+3 (pentru PA 2007: 30.09.2010);

■ Plată finală UE: 31/8/N+3;

■ Sfârşitul perioadei minime de arhivare: 31/8/N+8.

26 http://www.businessdictionary.com/definition/invoice.html27 Articolul 11 (FER), 12 (FFE, FR), 10 (FI) din actul de bază.

http://www.businessdictionary.com/definition/invoice.html

Autoritatea responsabilă trebuie să informeze beneficiarii finali cu privire la aceste condiţii de arhivare (de exemplu data finală până la care BF este obligat să păstreze documentul trebuie să fie specificată în mod clar atunci când se încasează plata finală de la UE).

• Pierderea pistei de audit adecvate: Dacă o facturi originală se pierde, se va solicita un duplicat de la furnizorul original. Duplicatul trebuie să poarte ştampila datată şi/sau semnătura. Dacă un document original se pierde, o declaraţie pe propria răspundere nu poate fi considerată drept o dovadă justificativă suficientă. În situații justificate (imposibilitatea obţinerii unui duplicat de la furnizor), documentele contabile/justificative alternative (note de debit, comenzi, note de livrare, evidenţe contabile...) pot fi considerate dovezi acceptabile.


• Î: Sunt evidenţele/documentele contabile suficiente pentru a justifica un cost? Ce documente alternative pot fi acceptate pentru a justifica costurile?

R: Consultați punctul 4.

• Î: Sunt beneficiarii finali solicitați să păstreze copii certificate ale tuturor documentelor?

R: nr. Copiile certificate sunt solicitate atunci când nu se pot prezenta originalele facturilor/documentelor justificative.

• Î: Cheltuielile înregistrate în evidenţele partenerilor sunt eligibile dacă sunt furnizate documente justificative de către beneficiar?

R: Cheltuielile partenerilor sunt eligibile cu condiţia să se prezinte documente corespunzătoare, aşa cum se specifică mai sus.

• Î: Este un sistem contabil electronic suficient (adică unde toate chitanţele sunt salvate şi arhivate doar în format electronic)?

R: Arhivarea electronică a documentelor justificative poate fi acceptată cu condiţia ca, în scopul controlului, toate informaţiile incluse în originale să se regăsească şi în versiunea electronică a documentelor justificative.

F. Arie teritorială


Aria teritorială a FER„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolele 3 şi 5 din actul de bază trebuie să fie:(f) suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi(g)suportate pe teritoriul Statelor membre, cu excepţia măsurilor cu privire la relocare la care se face referire

în Articolul 3(5) din actul normativ primar, care pot fi suportate pe teritoriul Statelor membre sau în ţara gazdă.“

FI„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolul 4 din actul de bază trebuie să fie:(a)suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi(b)suportate pe teritoriul Statelor membre, cu excepţia măsurilor cu privire la pre-deplasare la care se face

referire în Articolul 4.1(c) din actul normativ primar, care pot fi suportate pe teritoriul Statelor membre sau în ţara de origine.“

FFE„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolele 4 şi 6 din actul de bază trebuie să fie suportate pe teritoriul statelor membre, de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e), cu excepţia: Cheltuielile cu implementarea a măsurilor aferente obiectivului general definit în Articolul 3(1) (d) din actul

normativ primar. Aceste măsuri pot fi suportate ca şi cost pe teritoriul Statelor membre şi în ţările terţe. Măsurile legate de supravegherea frontierelor externe. Aceste măsuri pot avea loc atât în interiorul, cât şi

în afara teritoriului Statelor membre“.FR„Cheltuielile pentru acţiunile şi măsurile descrise la Articolele 4 şi 5 din actele de bază trebuie să fie:(a)suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi(b)suportate pe teritoriul Statelor membre sau al în ţărilor terţe.“

Toate FondurilePartenerii din proiect înregistrați şi stabiliți în ţările terţe pot participa la proiect doar pe baza principiului non-cost, cu excepţia situaţiei organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.“


• Arie teritorială:

1. Ca şi principiu general, cheltuielile trebuie suportate de beneficiarii finali înfiinţați şi înregistrați într-un Stat membru şi trebuie suportate pe teritoriul Statului membru. Excepţiile de la această regulă sunt stabilite în Secţiunea 3.

2. Cheltuielile trebuie suportate pe teritoriul Statelor membre. Nu există nicio cerinţă ca cheltuielile pentru o anumită măsură să fie suportate doar pe teritoriul Statului membru care a programat măsura în cauză. Iată câteva exemple:

• formarea practicienilor din alt Stat membru pentru oricare dintre Fonduri;• măsuri de informare anterior plecării în sprijinul beneficiarilor şi solicitanților de

protecţie internaţională, al căror transfer către un alt Stat membru a fost acceptat (Articolul 3(6) din Decizia FER);

28 Articolul 3(5) din actul de bază FER, Articolul 4.1(c) din actul de bază FI şi Articolul I.6 din Anexa 11 la actul de bază.

• cheltuielile cu deplasarea personalului autorităților consulare şi a serviciilor responsabile cu identificarea resortisanților ţărilor terţe şi verificarea documentelor lor de călătorie în alte State membre vizate (Articolul 5(7) din Decizia RF);

• masa şi cazarea temporară a persoanelor returnate şi a escortelor acestora dintr-un Stat membru care participă la o operaţiune comună de returnare organizată de Statul membru anterior deplasării (Articolul 5(3) din Decizia RF);

3. Excepţii

Excepţiile de la principiul general sunt prevăzute în tabelul de mai jos:

FER FI FR FFECosturi suportate în afara UE în legătură cu următoarele activități pot fi eligibile pentru finanţare UE:

Activități de relocare (în special pregătirea pentru relocare în UE).

Costuri aferente măsurilor anterioare deplasării.

Toate costurile în legătură cu returnarea grupurilor ţintă în ţările terţe.

1- Costuri aferente unei mai bune gestionări a fluxurilor de resortisanţi ai ţărilor terţe de către Statele membre în ţările terţe.2- Costurile legate de supravegherea frontierelor externe.

Cu toate acestea, pentru toate proiectele acoperite de excepţiile enumerate mai jos în cadrul FI, FFE, FER şi FR, beneficiarii finali şi partenerii trebuie să fie înfiinţați şi înregistrați într-un Stat membru. Singura excepţie de la această regulă este reprezentată de situaţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

Relocarea (FER):29 Costuri măsurilor de relocare efectuate în afara UE pot fi considerate costuri directe eligibile. Aceasta vizează, în principal, pregătirea pentru relocare (costuri anterioare deplasării) şi măsurile enumerate în Articolul 3(5) din Decizia FER (cum autoritatea responsabilă fi misiunile de selectare în ţara gazdă, evaluarea stării de sănătate şi tratament medical anterior deplasării, informare anterioară deplasării, aranjamente de călătorie).

Măsuri anterioare deplasării (FI):30 Costurile măsurilor anterioare deplasării pentru resortisanții ţărilor terţe care se află pe teritoriul unei ţări terţe şi care respectă măsurile specifice anterioare deplasării şi/sau condiţiile stabilite prin legislaţia naţională a Statului membru în cauză, pot fi considerate costuri directe eligibile în ţările terţe. Aceste măsuri sunt realizate în ţara de origine şi vizează pregătirea integrării acestora în societatea gazdă a Statului membru în cauză, aşa cum se specifică în Articolul 4(1)(c) din Decizia FI.

O mai bună gestionare a fluxurilor migratorii către Statele membre în ţările terţe (FFE):31

Costurile cu îmbunătăţirea gestionării fluxurilor migratorii organizată de serviciile consulare şi de altă natură ale Statelor membre în ţările terţe, în ceea ce privește fluxurile de resortisanți ai ţărilor terţe înspre teritoriul Statelor membre, şi cu cooperarea în Statele membre în acest sens reprezintă o excepţie de la regula generală şi pot fi astfel raportate ca şi costuri directe eligibile. Sunt incluse aici toate măsurile luate pentru a sprijini activitățile acestor servicii, aşa cum sunt enumerate în Articolul 4(4) Decizia FFE şi pot include costurile cu personalul pentru ofiţerii de legătură în domeniul imigraţiei şi ofiţerii consulari, achiziţionarea de dispozitive biometrice, cum autoritatea responsabilă fi echipamente digitale de scanare digitală în timp real fixe şi mobile, capabile de identificarea rapidă a amprentelor, construcţia şi/sau renovarea imobilelor pentru birourile consulare şi centrele comune de solicitare, etc.

Supravegherea frontierelor externe (FFE): Măsurile în legătură cu supravegherea frontierelor externe ale Statelor membre pot fi, de asemenea, eligibile pentru finanţare UE în afara teritoriului Statelor membre (de exemplu instalarea de platforme staţionare de supraveghere pe mare).

Măsurile legate de grupurile ţintă pentru returnare (FR): Toate cheltuielile cu acţiunile şi măsurile în cadrul Fondului pot fi suportate în Statele membre sau în ţările terţe.

29 Articolul 3(5) din actul de bază.30 Articolul 4(1)(c) din actul de bază.31 Articolul 3(1)(d) din actul de bază.

Organizaţii internaţionale şi ONG-uri: Costurile organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie, înfiinţate în ţările terţe, care participă la proiecte, pot fi considerate eligibile ca şi costuri directe. ONG-uri înregistrate într-o ţară terţă pot să participe la un proiect doar pe baza principiului non-cost sau ca şi subcontractor al beneficiarului final.


N/A.


Î: Costurile trebuie suportate în Statele membre în cauză sau oriunde în UE?

R: Cheltuielile efectuate pe teritoriul oricărui Stat membru pot fi considerate eligibile pentru finanţare UE cu condiţia ca beneficiarul să fie înregistrat într-un Stat membru al UE.

Î: Cum se determină participarea organizațiilor (ONG-uri/OG-uri) înfiinţate în ţările terţe?

R: Partenerii trebuie să fie înregistrați într-unul dintre Statele membre pentru a putea raporta costuri pentru finanţare UE, cu excepţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

Î: Poate un ONG înregistrat într-o ţară terţă să fie implicat într-un proiect ca şi subcontractor al beneficiarului final, iar costurile sale să fie considerate eligibile? Nu contrazice acest lucru definiţia partenerului şi subcontractorului, iar în cazul FR, costurile în ţările terţe enumerate în lista excepţiilor?

R: Un ONG înregistrat într-o ţară terţă poate fi implicat într-un proiect ca şi partener pe baza principiului non-cost sau ca şi subcontractor/“furnizor“ de servicii în legătură cu proiectul, pentru o anumită remuneraţie. Totuşi, în acest caz, costurile sunt suportate de beneficiarul final înregistrat într-un stat membru care participă la Fondul în cauză.

Î: Poate o AR selecta un proiect al unui beneficiar final înregistrat într-un alt SM participant la Fond?

R: Da, acest lucru este posibil.

Î: Dacă beneficiarul final (ONG) este înregistrat într-un SM, poate beneficiarul să colaboreze cu un ONG înregistrat într-o ţară terţă ca şi subcontractor, şi sunt costurile acestuia eligibile?

R: Da, acest ONG este considerat deci subcontractor al beneficiarului final care este înregistrat într-un stat membru.

G. Venituri, principiul non-profit şi calculul contribuţiei finale a UE


Venituri şi principiul non-profit„Proiectele finanţate din Fond trebuie să fie de natură non-profit. Dacă, la finalul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depăşesc cheltuielile, contribuţia la proiect din Fond va fi redusă corespunzător. Toate sursele de venit ale proiectului trebuie înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final sau în documentele sale fiscale şi trebuie să permită identificarea şi controlul.

Veniturile proiectului vor proveni din toate contribuţiile financiare acordate proiectului din Fond, din surse publice sau private, inclusiv contribuţia proprie a beneficiarului final, precum şi din încasările generate de proiect. „Încasări" în sensul acestui regulament includ veniturile generate de un proiect în perioada de eligibilitate, conform celor prevăzute la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere/abonament sau alte venituri asimilate.

Contribuţia comunitară care rezultă din aplicarea principiului non-profit, aşa cum se face referire la acesta în Articolul 12(c) al Deciziei, va fi „costul total eligibil“ minus „contribuţia terţilor“ şi „încasările generate de proiect“.

Stabilirea contribuţiei comunitare finale FER„Pentru calculul plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia comunitară totală pentru fiecare proiect va reprezenta valoarea cea mai mică din următoarele trei valori:

(a) suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;(b) co-finanţarea maximă rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu

procentul prevăzut în Articolul 14(4) şi Articolul 21(3) ale actului normativ primar (adică 50%, 75% sau 80%); şi

(c) suma rezultată din aplicarea principiului non-profit, aşa cum este definit la punctul I.3.3 din Anexa 11“.

FI, FR, FFE„Pentru calculul plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia comunitară totală pentru fiecare proiect va reprezenta valoarea cea mai mică din următoarele trei valori:(a) suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;(b) co-finanţarea maximă rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu

procentul prevăzut în Articolul 13(4) (FI) / Articolul 15(4) (FR) / Articolul 16(4) (FFE) ale actului normativ primar (adică 50% sau 75%); şi

(c) suma rezultată din aplicarea principiului non-profit, aşa cum este definit la punctul I.3.3 din Anexa 11“.


Venituri:

Din perspectiva beneficiarului, veniturile proiectului includ următoarele:

- Contribuţia finală de la UE (ca şi procent din costurile totale eligibile);

- Contribuţia beneficiarului final şi partenerilor din proiect 33:- contribuţia beneficiarului final şi a partenerului- contribuţia beneficiarului final şi a partenerului ca şi raport între cheltuielile totale şi

toate celelalte venituri ale proiectului;

- Contribuţiile terţilor:- fonduri publice (de exemplu subvenţii naţionale, regionale, locale);

33Articolul IV din Anexa 11 la actul de bază. A se vedea Capitolul „Costuri acoperite din veniturile alocate“.

fonduri private (de exemplu finanţare de la organizaţii neguvernamentale, donaţii de la companii...);

- Venituri generate de proiect în perioada de eligibilitate:- vânzări ale surplusului de consumabile,- închiriere echipamente;- închirierea unei părţi a imobilelor construite sau achiziţionate pentru proiect;- onorarii încasate pentru servicii de consiliere şi de altă natură prestate terţilor;- toate celelalte venituri generate direct sau indirect de proiect.

Cu excepţia contribuţiilor proprii, toate aceste surse de venit trebuie să fie în mod corespunzător înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final şi/sau raportate corect în declaraţiile fiscale.

• Principiul non-profit:

Costuri solicitate:Costuri raportate pentru finanţare UE trebuie să fie costuri efective suportate de beneficiarul final şi vor exclude marjele de profit (de exemplu folosirea remuneraţiei personalului „comercial“ pentru a raporta costuri este interzisă). O atenţie deosebită trebuie acordată următoarelor:

- tarifele personalului „comercial“; 34- rabaturile/reducerile obţinute asupra costurilor de subcontractare care nu sunt

deduse din costurile raportate pentru finanţare UE;- diurnele raportate către UE şi care nu au fost efectiv rambursate - angajați;- toate aporturile în natură.

Orice prezentare a marjelor de profit sau costurilor care nu au fost efectiv suportate de beneficiarul final, incluse în costurile raportate pentru finanţare UE poate fi considerată de către organele de control comunitare drept situaţie de neregulă/culpă.

Finanţarea proiectului:Principiul non-profit înseamnă că, la finalul proiectului, contribuţia UE nu va depăşi următoarea sumă:

+ total cheltuieli eligibile- contribuţia terţilor (alta decât subvenţiile publice şi fondurile private)- veniturile generate de proiect.

În cazul în care calculul conduce la o valoare pozitivă, suma va fi dedusă din contribuţia finală a UE. Un exemplu de o astfel de situaţie este prezentat în secţiunea 4.

• Contribuţia UE:Contribuţia primită de la UE trebuie să fie cea mai mică din următoarele trei sume:(a) suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;(a) valoarea co-finanţării maxime rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu

procentul prevăzut în actul normativ primar (adică 50%, 75% sau 80%); şi(c) suma rezultată din aplicarea principiului non-profit.Exemple de calcul al contribuţiei finale a UE sunt prezentate în secţiunea 4.

3. Excepţii

N/A.


Caracteristici analitice: Pentru a asigura o mai bună monitorizare a cheltuielilor şi veniturilor proiectului, se recomandă ca toate tranzacţiile proiectului (costuri şi venituri) să fie înregistrate în sistemul contabil folosind un cont analitic special pentru a separa tranzacţiile proiectului de altele.

34 A se vedea Capitolul „Costurile cu personalul“ pentru exemple de calcul a cotei, exclusiv marja de profit.

Propuneri de redactare a contractului de finanţare nerambursabilă: „Contribuţia UE va fi de 50% din costul total eligibil efectiv, la un nivel maxim de X Euro, cu condiţia respectării regulii non-profit“.

Exemple: Contractul de finanţare nerambursabilă stabilește contribuţia UE la un maxim de 40.000 euro sau 50% din costurile totale eligibile (vă rugăm să aveţi în vedere că valorile prezentate au fost rotunjite pentru a simplifica prezentarea).

Scenariul 1: Contribuţia UE limitată la 50%, în conformitate cu prevederile relevante ale actului normativ primar:

BUGET PREVIZIONAT BUGET REALIZATCheltuieli (mii

EUR)Venituri (mii

EUR)Cheltuieli (mii EUR)

Venituri (mii EUR)

Costuri directe Costuri indirecte (max. 7% din CD)

94 6 Contribuţia UE35

Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiectContribuţia terţilor Încasări generate de proiect

50

30

10

10

Costuri directe Costuri indirecte (max. 7% din CD)

45 3 Contribuţia UEContribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiectContribuţia terţilor Încasări generate de proiect

2414

0

10

Costuri totale solicitate la plată36

100 Total venituri 100 Costuri totale solicitate

48 Total venituri 48

În situaţia descrisă mai sus, costurile totale eligibile efective se ridică la suma de 48.000 euro; aplicarea regulii non-profit (venituri-cheltuieli) limitează contribuţia UE la 24.000 euro, adică 50% din costurile totale eligibile.

Scenariul 2: Contribuţia UE limitată la 40.000 euro


EUR)Venituri (mii

EUR)Cheltuieli (mii

EUR)Venituri (mii

EUR)Costuri directe 94 Contribuţia UE 40 Costuri directe 90 Contribuţia UE 40Costuri indirecte (max. 7% din CD)

6 Costuri indirecte (max. 7% din CD)

5Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect

40 Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect

40

Contribuţiile terţilor 10 Contribuţiile terţilor 5

Încasări generate de proiect

10 Încasări generate de proiect

10

Costuri totale 100 Total venituri 100 Costuri totale 95 Total venituri 95

În situaţia descrisă mai sus, costurile totale eligibile efective se ridică la suma de 95.000 euro; aplicarea regulii non-profit (venituri-cheltuieli) limitează contribuţia UE la 40.000 euro, conform prevederilor din contractul de finanţare nerambursabilă.

Scenariul 3: Regula non-profit aplicată (contribuţia UE limitată la 50%)

Raportul financiar depus prezintă următoarele valori:

35 respectiv 50% din costurile totale eligibile.36 Costurile raportate în conformitate cu regulile de eligibilitate.


EUR)Venituri (mii

EUR)Cheltuieli (mii EUR)

Venituri (mii EUR)

Costuri directe 94 Contribuţia UE 50 Costuri directe 67 Contribuţia UE 22Costuri indirecte (max. 7% din CD)

6 Costuri indirecte (max. 7% din CD)

5Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect

30 Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect

0

Contribuţiile terţilor 10 Contribuţiile terţilor 20

Încasări generate de proiect

10 Încasări generate de proiect

30

Costuri totale 100 Total venituri 100 Costuri totale 72 Total venituri 72

În situaţia descrisă mai sus, veniturile proiectului, înainte de contribuţia UE, se ridicau la 50.000 euro. Calcularea contribuţia UE pe baza costului total solicitat la plată va conduce la o contribuţie UE de 36.000 euro. Principiul non-profit nu va fi deci respectat de vreme ce veniturile totale se ridică la 86.000 euro, depăşind astfel costurile totale solicitate la plată. În conformitate cu secţiunea I.3.3 din Anexa la Regulamentul de aplicare, contribuţia UE trebuie redusă corespunzător. Drept urmare, contribuţia UE trebuie să fie limitată la diferenţă (cheltuieli totale minus contribuţia terţilor minus încasările generate de proiect), adică 22.000 euro, iar valoarea în plus ce poate fi primită trebuie rambursată de beneficiar.


Î: Pot Statele membre să aplice reguli mai restrictive faţă de beneficiarii finali (care să impusă o participare proporţională)?

R: Statele membre au responsabilitatea de a defini reguli de finanţare aplicabile beneficiarului final şi partenerilor acestuia.

Î: Pot fi vânzările de consumabile eligibile ca şi venituri pentru proiect?

R: Vânzările de bunuri pot fi considerate venituri ale proiectului doar dacă sunt generate de proiect (adică broşuri produse în cadrul proiectului). Consumabilele achiziţionate la demararea proiectului şi vândute la finalul acestuia nu se încadrează acestei definiţii.

H. Parteneriat


Reguli de eligibilitate„Regulamentul este aplicabil cheltuielilor suportate de beneficiarii finali şi se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii proiectului“.

Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare„Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.


• Principiu de bază:Ca şi principiu general, regulile de eligibilitate aplicabile beneficiarului final se vor aplica mutatis mutandis partenerilor implicați în proiect.

• Bugetul unui proiect:Principiile aplicabile 38 beneficiarului final se vor aplica şi partenerilor. Deci, beneficiarii finali au responsabilitatea de a se asigura că partenerii lor furnizează permanent suficiente informaţii pentru consolidarea bugetului. Partenerii din proiect pot contribui la proiect prin intermediul mecanismului de co-finanţare. Această contribuţie poate fi una proprie ca şi diferenţă între cheltuielile totale şi toate celelalte venituri ale proiectului.Contribuţia acestora reprezintă o sursă de venit pentru proiect şi trebuie, deci, inclusă în bugetul previzionat.

• Păstrarea de documente justificative pentru cheltuielile suportate de parteneri:Beneficiarii finali vor păstra copii certificate ale documentelor contabile (facturi/chitanţe) justificative pentru cheltuielile partenerilor în legătură cu proiectul în cauză. Documentele justificative pentru aceste cheltuieli trebuie certificate de partenerii în sine sau, conform bunelor practici, de un organism oficial. La cerere (de exemplu înaintată de un organ de control), beneficiarul trebuie să poată să furnizeze dovezi ale contabilităţii şi plăţii (de exemplu pe baza extraselor din registrele contabile ale partenerilor). Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor.

• Răspunderea partenerilor în cazul contractelor de finanţare nerambursabilă:Partenerii implicați într-un proiect, sub coordonarea generală a beneficiarului final, trebuie să respecte termenii şi condiţiile contractului de finanţare nerambursabilă semnat de beneficiarul final.

• Costuri de deplasare şi diurnă:Regulile aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii proiectului. Principiile fundamentale39 statuează că partenerilor din proiect li se aplică aceleaşi reguli ca şi beneficiarilor finali, cu excepţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

• Costurile indirecte ale partenerilor:

37 Articolele 10(4) şi 39(2) din Regulamentul de aplicare şi Articolul 11 (FER) / 10 (FI) / 12 (FFE, FR) din actul de bază.38 A se vedea Capitolul „Bugetul unui proiect“.39 Articolul I.1. din Anexa la Regulamentul de aplicare.

Regulile pentru costurile indirecte eligibile40 se aplică de asemenea şi partenerilor beneficiarului. Partenerii pot raporta costuri indirecte eligibile pentru finanţare UE deşi beneficiarul principal nu poate (adică beneficiarul principal a primit un împrumut nerambursabil de exploatare ce acoperă 100% din costurile sale de exploatare pe perioada proiectului). Cu toate acestea, costurile indirecte raportate de parteneri nu trebuie să depăşească plafoanele stabilite per partener în cadrul bugetului. În niciun caz costurile indirecte nu pot să depăşească 7% din costurile directe eligibile (2,5% în cazul FFE).

3. Excepţii

N/A.


Contract de finanţare nerambursabilă: Partenerii şi rolurile şi responsabilitățile aferente acestora vor fi incluse în contractul de finanţare nerambursabilă. Responsabilitățile cu caracter tehnic, costurile bugetate aferente per partener şi mecanismele de refinanţare (adică transferul contribuţiei UE către parteneri) trebuie specificate în mod clar.

Baza legală şi relaţia contractuală: Baza legală şi relaţia contractuală între beneficiar şi partenerii acestuia trebuie formalizate într-un document încheiat în mod corespunzător. Acest contract trebuie să includă principalii termeni şi cele mai importante condiţii ale participării partenerilor, precum şi obligaţiile ambelor părţi, inclusiv:

- rolurile şi responsabilitățile partenerilor (de exemplu activitățile ce urmează a fi derulate şi rezultatele ce trebuie livrate);

- perioada de participare la proiect;- contribuţia financiară (mecanismele de finanţare pentru „redistribuirea“ contribuţiei UE

în conformitate cu criteriile definite);- obligaţiile beneficiarului în ceea ce privește condiţiile de plată a contribuţiei aferente;

- orice alte condiţii ce privesc implicarea partenerilor.


Î: Sunt costurile de deplasare şi diurnă ale partenerilor acoperite de „alte persoane în afară de beneficiarul final“?

R: A se vedea secţiunea 2 de mai sus.

Î: Regulile stabilite pentru beneficiarii finali se aplică şi partenerilor?

R: În conformitate cu principiile fundamentale,41, aceste reguli se aplică mutatis mutandis partenerilor din proiect.

Î: Cheltuielile înregistrate în evidenţele partenerilor sunt eligibile dacă sunt furnizate documente justificative de către beneficiar?

R: Cheltuielile partenerilor sunt eligibile cu condiţia să se prezinte documente justificative corespunzătoare, aşa cum sunt acestea definite în secţiunea 2.

40 A se vedea Capitolul „Costuri indirecte eligibile“.41 Articolul I.1. din Anexa la Regulamentul de aplicare.

TEME VERTICALE

01. Costuri de personal


Regulament de aplicare:

II.1.1. Costuri de personal

1. Costurile cu personal alocat proiectului, constând din salariile efective, la care se adaugă contribuţiile la asigurările sociale şi alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să corespundă politicilor salariale uzuale ale beneficiarului.

2. În cazul organizaţiilor internaţionale. costurile eligibile de personal pot include provizioane pentru acoperirea obligaţiilor statutare şi altor drepturi salariale.

3. Costurile salariale corespondente ale personalului organismelor publice sunt eligibile în măsura în care ele au legătură cu costul activităților pe care organismele publice relevante nu le-ar derula dacă proiectul în cauză nu ar fi implementat; acest personal va fi detaşat sau alocat implementării proiectului pe baza unei decizii scrise a beneficiarului final.

4. Costurile de personal vor fi detaliate în bugetul previzionat, specificând funcţiile şi numărul de persoane.


2.a. Personalul eligibil

• Statutul personalului eligibil: Doar costurile cu personalul pe ştatul de plată a organizaţiei/beneficiarului final (angajați permanenţi/temporari/detaşaţi) sau înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final sunt eligibile ca şi „Costuri de personal“. Costurile aferente personalului intermediar şi consultanților vor fi considerate drept costuri de subcontractare.

• Personal operaţional/de suport: Costurile cu personalul operaţional şi administrativ sunt eligibile ca şi costuri de personal atâta vreme cât personalul în cauză participă la proiect din punct de vedere operaţional sau realizează sarcini administrative sau de suport. În acest caz, costurile de personal trebuie să fie alocate în conformitate cu timpul petrecut de aceştia în cadrul proiectului.

2.b. Alocarea personalului în proiect

• Formalizarea alocărilor: personalul al cărui cost este înregistrat pe proiect trebuie să fie numit sau alocat pe proiect prin decizie scrisă a beneficiarului final.

2.c. Costuri eligibile ca şi costuri de personal

• Costuri cu personalul: Costurile de personal a ceea ce se consideră a fi parte din remuneraţia uzuală şi contribuţiile aferente din perspectivă contabilă şi fiscală suportate de angajator şi efectiv plătite de beneficiarul final. Provizioanele pentru posibile obligaţii viitoare nu sunt eligibile (a se vedea fişa 12 privind cheltuielile neeligibile). Costurile de personal sunt format din următoarele:

1. salariul brut;2. drepturi legal suplimentare, cum ar fi:

- al 13-lea salariu sau plata concediilor, aşa cum sunt acestea definite în contractul de muncă- alocare post-rectificare: majorarea salariului pentru traiul în străinătate- sporul pentru condiţii grele: compensaţie acordată permanent (adică lunar) pentru trai în ţări

dificile3. primele, dacă nu sunt corelate cu performanţa (de exemplu prime suplimentare la sfârşit de an

definite în contractul de muncă ca şi procent maxim din salariul lunar);

42 Articolul II 1.1 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

4. Provizioanele pentru drepturile/remuneraţiile de final de contract achitate, doar dacă sunt legale sau prevăzute în contractul de muncă şi sumele sunt rezonabile (se poate demonstra prin calcul în fiecare caz) şi dacă se aplică tuturor angajaților comparabili;

5. Remuneraţia pentru concediu medical suportată de angajator şi care nu este acoperită din scheme de asigurări sociale;

6. Remuneraţia pentru concediu de maternitate suportată de beneficiarul final şi care nu este acoperită din scheme de asigurări sociale;

7. contribuţii angajator;8. contribuţii la asigurările sociale;9. taxe cu caracter social;10. impozite directe şi alte taxe legale plătite de angajator.

Următoarele nu sunt eligibile şi nu vor fi incluse în calculul costurilor de personal:11. prime pentru performanţă12. plăţi compensatorii care nu sunt acoperite de punctul 4;13. remuneraţia pentru concediu medical care nu este suportată de beneficiarul final (schema de asigurări sociale);14. remuneraţia pentru concediu de maternitate care nu este suportată de beneficiarul final

(schema de asigurări sociale);15. sume plătite la pensionare;16. alte plăţi compensatorii;17. compensaţii la final de contract, cu excepţia celor acoperite de punctul 4;18. beneficii în natură (maşină, locuinţă).

2.d. Alte condiţii

• Costuri de personal detaliate în buget: Costurile de personal vor fi detaliate în bugetul previzionat, arătând funcţiile, numărul de persoane şi numele persoanelor implicate în proiect. Acolo unde numele nu sunt cunoscute sau nu pot fi dezvăluite, trebuie prezentat numărul estimat de membri ai personalului şi profilele aferente (capacităţile profesionale şi tehnice, la care se adaugă rolurile aferente în cadrul proiectului). Dacă modificări importante faţă de informaţiile prezentate în buget se anticipează a se produce pe durata proiectului, aceste trebuie cel puţin explicate în raportul final cu privire la implementarea proiectului, iar în cazul modificărilor de funcţii şi/sau calificărilor titularilor posturilor (de exemplu un inginer cu experienţă este înlocuit de un tehnician), acestea vor fi formalizate în acte adiţionale semnate.

3. Excepţii

N/A


Alocarea personalului în proiect pe baza unei decizii scrise: Alocarea personalului în proiect se va face pentru tot personalul ale cărui costuri vor fi alocate proiectului, fie ei personal operaţional şi/sau administrativ. Numele fiecărei persoane vizate va fi indicat în mod clar, împreună cu timpul petrecut de acesta în proiect, data de început şi de final a misiunii. Tot personal alocat unui proiect poate fi grupat să facă obiectul aceleiaşi decizii scrise care trebuie semnate înainte de demararea proiectului.

Pontaj: Timpul petrecut în cadrul diferitelor activităţi/pontajele (adică proiecte cu/fără finanţare UE, concedii, concedii medicale şi alte absenţe) trebuie înregistrat în mod corespunzător şi urmărit pe durata proiectului. Fişele de pontaj vor fi ţinute pentru toate persoanele implicate pentru a arăta timpul petrecut în fiecare zi în activitățile proiectului (adică timpul total înregistrat în fişele de pontaj trebuie să fie egal cu timpul „legal“ de muncă în perioada de raportare). Timpul de muncă alocat proiectului trebuie să fi revizuit şi supus aprobării (semnat) periodic (lunar) de către managerii de proiect respectivi. Managerii de proiect vor realiza verificări ale compatibilității prin evaluarea faptului că timpul de muncă raportat este relevant pentru activitățile proiectului (de exemplu prin comparaţie cu rezultatele livrabile, programele de conferinţe, procesele verbale de şedinţă, publicaţii şi rapoarte).

Calculul costurilor de personal: Costurile de personal suportate în legătură cu proiectul trebuie calculate şi raportate pe baza costurilor efective suportate de organizaţie/ beneficiarul final. Sumele bugetate sau estimate nu pot fi avute în vedere în scopul raportării costurilor către UE. Costurile de personal trebuie calculate ca şi combinaţie între unitățile de timp petrecute în cadrul proiectului (de exemplu nr. de ore) şi valoarea unitară (de exemplu salariile orare). Costurile de personal raportate de beneficiar/organizaţie trebuie să folosească aceeaşi metodă de calcul pe toată durata proiectului/programului anual. Se recomandă folosirea aceleiaşi metode şi pentru exerciţiul bugetar.

Cele trei metode prezentate mai jos sunt exemple recomandate de calcul al costurilor de personal pentru a asigura o abatere minimă a costurilor efective de la cele raportate. Dimensiunea organizaţiei şi procedurile interne de management şi control existente vor fi avute în vedere la selectarea metodei de calcul. Unele organizaţii pot avea deja la dispoziţie metode mai sofisticate. Din motive practice, aceste metode trebuie preferate, cu condiţia ca rezultatul se se conformeze regulilor prevăzute în secţiunile 1 şi 2.

Cu toate acestea însă, sunt posibile şi alte metode, atâta vreme cât este sunt consemnate în documente şi respectă cadrul legal al UE aplicabil Fondurilor şi regulile naţionale.

Metoda nr. 1 - calcul individual simplificat

Această metodă poate fi rezumată după cum urmează: (Costuri totale pe perioada proiectului) * (procentul de timp lucrat pentru proiect).

Exemplu:1. Perioada proiectului este de 9 luni, de la 1/2/n la 30/11/n.2. Membrul A al personalului este angajat permanent, cu normă fracţionată de

muncă (4/5) al organizaţiei.3. Pe baza sistemului de urmărire a timpului de muncă, membrul A al

personalului a petrecut 60% din timpul său lucrând în proiect.4. Costul total pentru membrul A al personalului, pentru cele 9 luni ale

proiectului este după cum urmează:

Salariu brut: 13.500 euro43

Contribuţii la asigurările sociale: 9.000 euro44

Contribuţii angajator: 4.500 euroAl 13-lea salariu, proporţional: 45 1.125 euro Costul total pentru perioadă: 28.125 euro

Costurile totale pentru membrul A al personalului suportate pentru proiect: 28.125 euro* 60% = 16.875 euro.

Pentru a se asigura că raportarea costurilor de personal se face pe principiul celei mai bune estimări (fără supra sau subestimări semnificative), se recomandă ca timpul de muncă petrecut în cadrul proiectului să fie calculat cu rigurozitate şi să se păstreze documentele justificative (foi de pontaj sau rapoarte de activitate angajat). Estimările aproximative nu pot fi acceptate ca şi bază pentru calculul costurilor de personal.

Metoda nr. 2 - calcul individual detaliat (opţiunea preferată)

Această metodă poate fi rezumată după cum urmează: (Numărul de zile sau ore lucrate pentru proiect) * (Tariful zilnic sau orar). Această metodă asigură un calcul preliminar pentru salariul zilnic/orar care poate fi prezentat după cum urmează: Salariul zilnic = costurile totale anuale/numărul total de zile productive 46pe an

CALCULUL NUMĂRULUI DE ZILE/ORE PRODUCTIVE

Numărul de zile/ore productive poate fi calculat după cum urmează:

43 9 salarii lunare brute de 1.500 euro.44 Atunci când valoarea contribuţiilor sociale şi altor taxe aferente salariilor nu poate fi stabilită individual, folosirea indicatorilor calculați la nivelul general al organizaţiei este acceptată (de exemplu dacă procentul contribuţiilor sociale este 45% din salariile brute la nivel de organizaţie, atunci de va folosi 45% pentru a obţine sumele individuale).45 Alte drepturi legale stipulate în contractul de muncă în sumă de un salariu lunar (1.500 euro). Proporţional cu durata proiectului: 1.500 euro/ 12 * 9 = 1.125 euro.46 Sau ore, în cazul calculului remuneraţiei pe oră.

Calcularea zilelor/orelor productive Anul n47

A. Zile lucrătoare48 260

B. Concedii49 10

C. Sărbători legale 30

D. Zile productive (A-B-C) 220

E. Ore lucrate pe zi 7,4

F. Nr. total de zile productive pe an (D*E) 1.702

1. Alte zile de absenţă pot fi deduse, cum ar fi participarea la instructaje obligatorii şi absenţele legale, cu condiţia ca aceste zile neproductive să fie justificate cu documentaţia adecvată. (de exemplu certificate emise de departamentele de resurse umane). Valorile etalon de comparaţie pentru numărul de zile/ore productive variază de la 215 la 225 de zile productive - adică 1.500 la 1.800 de ore.

2. În scopul calculării costurilor de personal, nr. total de zile/ore alocate unui proiect nu poate depăşi numărul de zile/ore productive.

3. În cazul angajaților cu normă fracţionată, numărul de zile/ore productive trebuie să fie proporţional cu timpul de muncă (de exemplu dacă numărul de zile productive în organizaţie este de 220, numărul proporţional de zile productive pentru un angajat cu normă fracţionată de 4/5 va fi 200*4/5 = 176).

4. Acolo unde angajații nu lucrează pe toată perioada anului, numărul de zile/ore productive trebuie să fie stabilit în mod proporţional cu perioada efectiv lucrată (de exemplu dacă numărul de zile productive în organizaţie este de 220, numărul proporţional de zile productive pentru un angajat care a lucrat normă întreagă o perioadă de 6 luni de la 1/3/n la 31/8/n va fi 220*6/12 = 110).

CALCULUL COSTURILOR ANUALE DE PERSONAL

Costurile anuale de personal sunt calculate individual în conformitate cu cu costurile acceptate descrise în secţiunea 2.b.

Exemplu:1. 1. Proiectul a avut loc în anul n.2. Numărul de zile lucrătoare în cadrul organizaţiei este de 220.3. Membrul A al personalului a fost angajat temporar şi cu normă

fracţionată (4/5) al organizaţiei timp de 6 luni, de la 1/3/n la 31/8/n.4. Membrul A al personalului a lucrat 80 de zile în proiect.5. Costul total pentru membrul A al personalului, pentru cele 6 luni pe

care le-a lucrat în organizaţie:Salariul brut: 12.000 €50

Taxe cu caracter social: 9.000 €Contribuţii angajator: 6.000 €Plată la final de contract pe durată 2.000 €

Costul total pentru perioadă: 29.000 €

Remuneraţia zilnică pentru membrul A al personalului: (29.000 euro) / (220 * 4/5 * 6/12) = 329,5 euro/ ziCosturile totale pentru membrul A al personalului suportate pentru proiect: 80 zile * 329,5 € = 26.360 €.

Metoda nr. 3 - calcul mediu

Această metodă se bazează pe metoda nr. 2 descrisă mai sus. Se recomandă, de regulă, ca remuneraţiile personalului să fie calculate individual (remuneraţie stabilită pentru fiecare persoană în parte). Cu toate acestea, atunci când numărul de persoane implicate în proiect depăşește un prag rezonabil (numărul de persoane implicate de mai sus pentru care un calcul individual ar fi nejustificat de lung), se acceptă folosirea unor remuneraţii medii per categorie de angajați. Folosirea remuneraţiilor medii se acceptă însă cu condiţia ca

47 Valorile prezentate în această coloană reprezintă un calcul eşantionat.48 Numărul de zile lucrătoare este numărul de zile din cursul săptămânii din fiecare an (variază de la 259 la 261).49 Numărul de zile de concediu (concedii legale) şi sărbători legale (de exemplu zile libere bancare, ziua naţională) se stabilește în conformitate cu regulile naţionale şi politica internă a organizaţiei/beneficiarului.50 6 salarii brute lunare de 2.000 €.51 Drepturi suplimentare aşa cum se stipulează în contractul de muncă pe durată determinată pentru valoarea salariului lunar (2.000 euro).

aceste categorii să fie definite pe baza remuneraţiei angajaților şi ca diferenţa între remuneraţiile individuale (aşa cum au fost ele calculate prin metoda nr. 2) şi remuneraţia medie a unei categorii să nu depăşească 5%. Drept urmare, se recomandă definirea unui numărul suficient de categorii. Folosirea remuneraţiilor medii se recomandă în special în cazul organizaţiilor mari. Folosirea remuneraţiilor medii în organizaţii de dimensiuni mici/medii nu este în mod uzual recomandată.

Exemplu:1. Proiectul a avut loc în anul n.2. Numărul de zile lucrătoare în cadrul organizaţiei este de 220.3. Membrul A al personalului a lucrat 80 de zile care au fost alocate

proiectului.4. Se pot defini 3 categorii de personal (L1, L2 şi L3) în conformitate cu

gradul angajatului şi nivelul remuneraţiei.5. Membrul A al personalului aparţine categoriei L2, care include 55 de

angajați permanenți cu normă întreagă.6. Costurile totale de personal pentru categoria L2 în anul n:

Salarii brute: 1.200.000 euroContribuţii la asigurările sociale: 550.000 euroContribuţii angajator: 230.000 euroSalariu legal suplimentar: 55.000 euro Costul total pentru an: 2.035.000 euro

Remuneraţia zilnică pentru categoria L2: 2.035.000 euro/ 55 angajați/ 220 zile= 168,2 euro/ ziCosturile totale pentru membrul A al personalului pentru proiect: 73 zile * 168,2 € = 12.278,6 €.


Î: Cheltuielile cu salariile, cum ar fi prime, majorări, plata pentru concedii şi plăţile compensatorii sunt eligibile (de exemplu în cazul îmbolnăvirii unui angajat, îmbolnăvirea sau decesul unui membru al familiei unui angajat, o calamitate naturală, etc.)?

R: Dacă primele nu sunt prevăzute prin lege şi nu sunt acordate tuturor angajaților ele nu vor fi eligibile. Compensaţia la final de contract poate totuşi să fie considerată eligibilă atunci când condiţiile şi valorile acestor drepturi sunt legale sau prevăzute în contractul de muncă şi sunt rezonabile (se poate demonstra acest lucru prin calcul) şi se aplică tuturor angajaților comparabili.

Î: Există vreo limită în ceea ce privește numărul de persoane angajate?

R: Numărul de persoane implicate, profilul acestora şi valoarea costurilor de personal pentru proiect trebuie să fie definite în buget (măcar valorile estimative şi numărul de persoane). Atunci când sunt anticipate abateri importante de la buget pe durata proiectului, aceste modificări trebuie comunicate şi formalizate prin încheierea de acte adiţionale.

Î: În cazul oficialilor detaşați la un alt organism, dar plătiți în continuare de ministerul de care aparţin, costurile cu aceştia nu vor apărea pe ştatul de plată a beneficiarului final. Cum se poate gestiona acest lucru?

R: În cazul oficialilor detaşați, se poate accepta ca cheltuielile de personal cu un oficial detaşat să apară pe ştatul de plată al ministerului/administraţiei de care aparţin şi nu pe cel al beneficiarului final, cu condiţia ca detaşarea să fie justificată cu documente complete.

Î: Următoarele indemnizaţii sunt eligibile ca şi costuri de personal directe?

- Indemnizaţia de misiune (prima de instalare)- Indemnizaţia de relocare (atunci când se mută de la o locaţie la alta)

R: Aceste costuri pot fi considerate eligibile dacă rezultă din prevederi legale. Totuşi, costul final alocat proiectului trebuie să reflecte timpul de muncă petrecut în cadrul proiectului, dacă durata misiunii depăşește durata proiectului sau dacă persoana lucrează doar cu normă fracţionată în cadrul proiectului.

Î: Costurile de personal pentru concedii medicale sau concedii de maternitate sunt eligibile? Sunt următoarele indemnizaţii sunt eligibile ca şi costuri de personal directe?

R: Aceste costuri sunt eligibile dacă sunt prevăzute prin lege şi efectiv suportate de beneficiarul final şi în conformitate cu reglementările privind asigurările sociale din ţara respectivă. Trebuie remarcat faptul că numărul de zile de absenţă ale persoanei trebuie deduse din numărul total de zile productive atunci când se face calculul costului per zi productivă al angajatului. Toate costurile legale suportate de angajator pot fi incluse în acest calcul.

Î: Sunt provizioanele constituite pentru drepturile salariale aferente concediilor eligibile?

R: Acest cost poate fi acceptat pentru că este un cost legal şi nu un provizion pentru obligaţii viitoare, de vreme ce este un cost sigur ce trebuie plătit de beneficiarul final. Totuşi, doar partea din plata pentru concediul legal care este în legătură cu durata proiectului şi suportată în decursul perioadei de eligibilitate poate fi eligibilă (adică dacă un angajat lucrează în proiect cu normă întreagă de la 1/6/N la 1/8/N, doar plata pentru concediu în legătură cu aceste două luni va fi alocată proiectului).

Î: Sunt costurile de personal eligibile atunci când un angajat a lucrat în mod izolat mai multe ore decât norma legală de muncă şi nu a fost remunerat pentru orele suplimentare (orele lucrate nu corespund cu orele menţionate în contractul de muncă (de exemplu a lucrat 40 de ore în loc de 36 de ore de muncă)?

R: Aceste costuri nu sunt eligibile. Costurile cu personalul alocate proiectului trebuie deci „suportate“ dacă angajatul nu a fost plătit pentru cele 4 ore suplimentare, aceste ore nu pot fi alocate proiectului.

Se cere ca un angajat să îşi semneze singur fişele de pontaj sau semnătura managerului de proiect este suficientă?

R: Fiecare fişă de pontaj trebuie semnate de angajat şi de managerul de proiect (într-un termen limitat de la data la care munca a fost prestată). Altfel, acestea nu mai au valoare.

Î: Un beneficiar invocă regulile contabile interne care generează aşa-numitele „remuneraţii la final de contract“ şi „cheltuieli neprevăzute“, care sunt de fapt cheltuieli cu personalul şi administrative care nu au legătură cu implementarea proiectului.

Remuneraţiile la final de contract sunt descrise ca şi procent din costurile de personal folosite pentru plata costurilor neprevizionate la nivel central (de exemplu rezilierea contractului înainte de termen, plata pentru zilele de concediu neefectuate, asigurare medicală pentru personalul pensionat).

Cheltuielile neprevăzute sunt descrise ca şi procent din cheltuielile proiectului, alocate ca şi costuri administrative la nivel central (de exemplu standardele minime de securitate ale sediilor şi sarcinile de supraveghere la nivel central), care nu pot fi distribuite în conformitate cu diferitele proiecte alocate unităților locale ale beneficiarului.

Conform beneficiarului, aceste costuri trebuie considerate drept costuri indirecte eligibile.

R: În ceea ce privește cheltuielile neprevăzute, ele trebuie incluse în procentul autorizat pentru fiecare Fond, aşa cum se descrie în Articolul II.2 din Regulamentul de aplicare. Toate cheltuielile neprevăzute alocate proiectului care vor depăşi acest procent vor fi neeligibile.

Remuneraţiile la final de contract pot fi eligibile cu condiţia să fie complet justificate de situaţia legală şi contractuală a angajatului şi ca organizaţia care îl angajează să aibă obligaţia de a acoperi aceste costuri. Aceste costuri trebuie să fie rezonabile, adică pentru fiecare contract în parte, calculul costurilor alocate proiectului în cadrul acestei categorii poate fi demonstrat şi trebuie aplicate tuturor angajaților comparabili.

Î: Sunt costurile cu personalul care participă la activități de formare eligibile care şi costuri de personal directe?

R: Regulile nu au fost elaborate pentru a susţine acest tip de cost în cadrul unui proiect de formare. Costurile salariale ale personalului care participă la cursuri de formare nu trebuie alocate proiectului. Totuşi, costurile de deplasare pot fi eligibile dacă aceste costuri de deplasare sunt necesare pentru implementarea proiectului.52.

52 În conformitate cu tema verticală 02 „Costuri de deplasare şi diurna“

02. Costuri de deplasare şi diurna


“1. Costuri de deplasare şi diurna sunt eligibile ca şi costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului şi a căror deplasare este necesară pentru implementarea proiectului.

2. Costurile de deplasare vor fi eligibile pe baza costurilor efective suportate. Cotele de rambursare vor avea la bază modul de transport public cel mai ieftin, iar zborurile, care şi regulă, vor fi permise doar în cazul deplasărilor de peste 800 km (dus-întors) sau acolo unde destinaţiile geografice justifică deplasarea cu avionul. Acolo unde se folosește maşina personală, rambursarea se va face fie pe baza costului transportului public, fie pe baza costului per km, în conformitate cu regulile oficiale publicate în Statul membru în cauză sau folosite de beneficiarul final.

3. Diurna va fi eligibilă pe baza costurilor reale sau a alocaţiei zilnice. Dacă organizaţia folosește nişte reguli proprii privind aceste costuri (diurna), ele se vor aplica în limitele plafoanelor stabilite de Statul membru, în conformitate cu legislaţia şi practica naţională. Diurna, în mod normal, va acoperi transportul local (inclusiv cu taxi), cazarea, masa, apelurile telefonice locale şi cheltuieli diverse.


• Costuri de deplasare:Ca şi principiu general, costuri de deplasare şi diurna sunt eligibile pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile unui proiect şi a căror deplasare este necesară pentru implementarea proiectului (de exemplu persoane care participă la un proiect de formare, voluntari implicați în implementarea unui proiect de către un ONG, etc....).

• Diurnă:Ca şi principiu general, costurile eligibile ca şi diurnă vor fi fie costurile reale, fie o indemnizaţie zilnică. Indemnizaţiile zilnice trebuie raportate în conformitate cu politica uzuală a beneficiarului final, nu trebuie să depăşească plafoanele stabilite de Statul membru şi trebuie să respecte regulile naţionale.

3. Excepţii

N/A


Documente justificative: Biletele, chitanţele, bonurile, etc. în original trebuie păstrate ca dovadă a costurilor suportate. În cazul zborurilor, biletele şi cărţile de îmbarcare trebuie prezentate ca dovezi.54.

Documente justificative: Cererile de rambursare trebuie însoţite de un scurt raport care să descrie scopul deplasării şi legătura cu proiectul. În particular, valoarea adăugată a deplasării către ţări terţe trebuie demonstrată în mod clar.


Î: Limita de 800 km pentru zboruri se referă la un bilet dus sau dus-întors?

R: Limita se aplică unui bilet dus-întors. În orice caz, se va selecta opţiunea cea mai ieftină.

53 Articolul II.1.2. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.54 A se vedea şi Articolul I.5. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Î: Costurile de navetă sunt eligibile?

R: Costuri de navetă nu sunt eligibile ca şi costuri de deplasare şi diurnă. Cu toate acestea, dacă aceste costuri sunt impuse de legislaţia muncii sau de contractele colective de muncă şi sunt incluse pe ştatul de plată, ele pot fi eligibile cu condiţia aprobării lor de către autoritatea responsabilă.

Î: Sunt costurile de deplasarea suportate de beneficiarul final şi achitate de voluntarii care participă la proiect eligibile ca şi costuri directe de deplasare?

R: Da, dacă deplasarea lor este necesară pentru implementarea proiectului.

Î: Pot fi costurile de deplasare pentru persoanele returnate şi escorte alocate categoriei „costuri de deplasare“?

R: Nu, ele trebuie alocate categoriei „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“, după cum se menţionează în art. 5 al Deciziei 575/2007/CE a Parlamentului European şi Consiliului.

Pentru mai multe detalii cu privire la justificarea acestor cheltuieli specifice, a se vedea FAQ din capitolul „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“.

Î: Cum se poate dovedi cu documente numărul de km parcurși atunci când se folosește maşina personală? Imprimarea itinerarului disponibil pe internet este suficientă?

R: Acest lucru poate fi acceptat.

Î: Închirierea unei maşini este eligibilă atunci când se realizează într-o ţară terţă unde nu există mijloace

corespunzătoare de transport în comun? R: Da, dar trebuie prezentată documentaţia justificativă

(facturi, etc....)

03. Echipament


FER, FI, FR

“1. Costurile aferente achiziţiei de echipamente sunt eligibile doar dacă acestea sunt esenţiale pentru implementarea proiectului. Echipamentul va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

2. Alegerea între leasing, închiriere sau cumpărare se va baza întotdeauna pe opţiunea cel mai puţin costisitoare. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile datorită perioadei scurte a proiectului sau deprecierii rapide a valorii, se acceptă opţiunea cumpărării.

11.1.3.2. Închiriere şi leasing

Cheltuielile în legătură cu închirierea şi operaţiunile de leasing sunt eligibile pentru co-finanţare în conformitate cu regulile existente în Statul membru, în legislaţia şi practica naţională şi pe durata închirierii sau folosirii în sistem leasing în scopul proiectului.

11.1.3.3. Achiziţie

1. Atunci când echipamentul este achiziţionat pe durata de viaţă a proiectului, bugetul trebuie să specifice dacă se include costul integral sau doar o parte a amortizării corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului. Aceasta din urmă se va calcula în conformitate cu regulile naţionale incidente.

2. Echipamentul care a fost achiziţionat înainte de iniţierea proiectului, dar care este utilizat pentru proiect, este eligibil sub rezerva amortizării. Cu toate acestea, aceste costuri nu sunt eligibile dacă echipamentul a fost achiziţionat iniţial prin intermediul unui împrumut comunitar nerambursabil.

3. În cazul articolelor individuale ale cărui cost este sub 20.000 euro, costul total de achiziţie este eligibil, cu condiţia ca echipamentul să fie achiziţionat înainte de ultimele trei luni ale proiectului. Articolele individuale care costă 20.000 de euro sau mai mult sunt eligibile doar pe baza amortizării.“

FFE

II.1.3.1. Reguli generale

1. Costurile aferente achiziţiei de echipamente (prin una dintre următoarele opţiuni: închiriere, leasing, cumpărare, pe baza costului integral sau parţial, sau amortizarea activelor achiziţionate) sunt eligibile doar dacă acestea sunt esenţiale pentru implementarea proiectului. Echipamentul va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

II.1.3.2. Închiriere şi leasing

Cheltuielile în legătură cu închirierea şi operaţiunile de leasing sunt eligibile pentru co-finanţare în conformitate cu regulile existente în Statul membru, în legislaţia şi practica naţională şi pe durata închirierii sau folosirii în sistem leasing în scopul proiectului.

55 Articolul II 1.3 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

II.1.3.3. Achiziţie

1. Costurile aferente achiziţiei de echipamente (sisteme, echipamente de exploatare, mijloace de transport, printre altele, aşa cum se face referire la acestea în Articolele de la 5(1)(c) la (f) din actul normativ de primar) sunt eligibile în conformitate cu regulile naţionale. Aceste costuri sunt eligibile pentru cofinanţare pe baza costului integral sau parţial de achiziţie dacă:

a) sunt în legătură directă cu derularea proiectului;

b) au fost suportate în conformitate cu regulile naţionale de achiziţii din Statul membru;

c) echipamentul va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile;

d) echipamentul va continua să fie folosit pentru obiectivele care au fost urmărite de proiect, după data achiziţiei şi pentru o perioadă de minim:

- trei ani sau mai mult, în cazul echipamentelor pentru Tehnologia Informaţiei şi Comunicării (TIC);

- cinci ani sau mai mult, în cazul altor tipuri de echipamente, cum ar fi echipamente de exploatare şi mijloace de transport, cu excepţia celor specificate mai jos;

- zece ani, în cazul elicopterelor, ambarcaţiunilor şi aeronavelor.

2. Ca şi alternativă, costurile pentru echipamentele mai-sus menţionate pot fi eligibile pe baza amortizării în conformitate cu regulile naţionale. În acest caz, condiţiile prevăzute la literele (a), (b) şi (c) din paragraful 1 se vor aplica. În plus, trebuie îndeplinite şi următoarele condiţii:

a) Atunci când echipamentul este achiziţionat înainte sau pe durata de viaţă a proiectului, partea amortizării echipamentului este eligibilă pe baza duratei de folosire pentru proiect, precum şi a cotei de folosinţă efectivă în scopul proiectului.

b) Echipamentul care a fost achiziţionat înainte de iniţierea proiectului, dar care este utilizat pentru proiect, este eligibil sub rezerva amortizării. Cu toate acestea, aceste costuri nu sunt eligibile dacă echipamentul a fost achiziţionat iniţial prin intermediul unui împrumut comunitar nerambursabil.

c) Costurile de achiziţie ale echipamentelor vor corespunde costurilor normale de piaţă, iar valoarea articolelor în cauză va fi scoasă din evidenţele contabile în conformitate cu regulile aplicabile beneficiarului final.


Principalele diferenţe între cele 4 Fonduri: Principalele diferenţe între regulile stabilite pentru FER, FI, FR şi FFE sunt prezentate în tabelul de mai jos:

FER FI FR FFEACHIZIŢIECostul integral de achiziţie al articolelor individuale ale cărui cost este sub 20.000 euro este eligibil, cu condiţia ca echipamentul să fie achiziţionat înainte de ultimele trei luni ale proiectului.

Valoarea integrală de achiziţie (sau o parte a acesteia) poate fi eligibilă fără nicio limitare cu condiţia ca echipamentul să fie folosit în acelaşi scop în perioada ce urmează datei de achiziţie timp de cel puţin trei ani pentru TIC, 10 ani pentru elicoptere şi ambarcaţiuni şi 5 ani pentru alte tipuri de echipamente.

Echipamentul achiziţionat este eligibil pe baza costurilor de amortizare calculate în conformitate cu regulile naţionale şi în legătură cu perioada şi folosirea /pentru proiect, cu condiţia ca echipamentul să fie necesar pentru proiect şi să fie achiziţionat la costul normal de piaţă. Orice echipament amortizat integral sau achiziţionat integral în cadrul unui program anterior finanţat din fonduri UE nu va fi eligibil.

ÎNCHIRIERE ŞI LEASINGEchipamentul achiziţionat în sistem leasing sau închiriat este eligibil pe baza costurilor de leasing sau închiriere calculate în conformitate cu regulile naţionale şi în legătură cu perioada de folosire pentru proiect. În cazul operaţiunilor de leasing, componenta de dobândă trebuie raportată ca element separat.

Alegerea între leasing sau închiriere se va baza pe opţiunea cel mai puţin costisitoare. Dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile datorită perioadei scurte a proiectului, se acceptă opţiunea cumpărării.

• Reguli privind amortizarea:Ca şi principiu general, se vor aplica regulile naţionale privind amortizarea din Statul membru. Acest lucru înseamnă că toți beneficiarii finali trebuie să folosească regulile naţionale privind amortizarea, chiar dacă beneficiarului final nu i se aplică regulile privind amortizarea (adică beneficiarul folosește contabilitatea pe baza fluxurilor de numerar).

• Exemplu de calcul pentru costurile de amortizare a echipamentelor:

Data începerii/finalizării proiectului: 1/4/N / 30/9/N + 1 (18 luni)Data achiziţiei echipamentului: 25/7/NValoarea de achiziţie a echipamentului: 30.000.000 euro (inclusiv costuri de livrare, dar fără TVA)Procentul de utilizare în cadrul proiectului: 80% (conform cerinţelor tehnice şi definiţiei)

Regulile privind amortizarea: suma peste 25.000.000 euro >> 60 luni, în conformitate cu regulile naţionalePerioadă de amortizare: 15 luni (din iulie N până în septembrie N+1, de vreme ce luna iulie este calculată ca lună întreagă, deşi echipamentul a fost achiziţionat la sfârşit de lună)

CALCULUL COSTURILOR DE AMORTIZARE A ECHIPAMENTELOR:30.000.00 euro/ 60 * 15 * 80% = 6.000,00 euro

Echipamente neeligibile :- Costurile de amortizare a echipamentelor achiziţionate din fonduri nerambursabile ale UE înainte de

durata de viaţă a proiectului nu sunt eligibile.

Articole individuale: Articolele individuale ce constau în echipamente care nu fac parte dintr-o serie de articole şi care pot fi folosite separat (de exemplu 5 calculatoare achiziţionate împreună pot fi considerate cinci articole individuale).

Cost de achiziţie integral:

Ca şi regulă generală, costul integral de achiziţie este valoarea totală a bunului (inclusiv costurile de transport, dar fără TVA56). Toate serviciile asociate achiziţiei pot fi amortizate dacă acest lucru este stipulat ca atare în reglementările contabile ale organizaţiei şi/sau naţionale.

• Achiziţie vs. închiriere sau leasing:Se va alege opţiunea cel mai puţin costisitoare (a se vedea recomandările din secţiunea 4 de mai jos).

• Dublă finanţare:Textul anexei 11 prevede că „aceste costuri nu sunt eligibile dacă echipamentul a fost achiziţionat iniţial prin intermediul unui împrumut comunitar nerambursabil“. Această prevedere interzice finanţarea dublă a echipamentelor atât din unul dintre cele patru Fonduri SOLID, cât şi din alte fonduri ale UE. Totuşi, se pot anticipa diferite situaţii:- Dacă un echipament nu a fost integral amortizat, este posibil ca partea rămasă de amortizat să fie finanţată prin unul dintre cele patru Fonduri SOLID, chiar dacă partea deja amortizată a fost finanţată din alt fond al UE.- În orice situaţie în care costul integral al echipamentului a fost alocat în cadrul altui fond al UE sau alt program anual anterior, se interzice solicitarea de co-finanţare prin unul dintre cele patru Fonduri SOLID pentru acest echipament.

3. Excepţii

Plata: Regula privind perioada de eligibilitate (a se vedea secţiunile 1 şi 2 ale capitolului „Perioada de eligibilitate“) care stipulează că costurile achitate înainte de 1/1/N nu sunt eligibile nu se aplică echipamentelor achiziţionate înainte de începutul perioadei de eligibilitate şi folosite în scopul proiectului şi pentru care se raportează amortizarea. Plata poate fi procesată înainte de începutul perioadei de eligibilitate.

În cazul articolelor individuale ale cărui cost este sub 20.000 euro (FER, FI, FR), costul total de achiziţie este eligibil, cu condiţia ca echipamentul să fie achiziţionat înainte de ultimele trei luni ale proiectului (valoarea ce urmează a fi raportată este valoarea totală de achiziţie, nu valoarea amortizări).

4. Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferateCostul integral de achiziţie vs. costul amortizării (se aplică doar în cazul FFE): Beneficiarul final poate opta între costul integral de achiziţie sau amortizare (pe baza regulilor naţionale privind amortizarea). Cu toate acestea, în cazul costului integral de achiziţie, beneficiarul trebuie să îndeplinească un număr de condiţii incluse în reguli (durata minimă de folosinţă a echipamentului în acelaşi scop după finalul proiectului). Drept urmare, dacă beneficiarul final nu poate îndeplini aceste criterii, el trebuie să opteze să aloce proiectului doar costurile amortizării.În cazul oricărei alte metode (de exemplu parte din cost alocat proiectului), se vor adresa întrebări UE.

Folosinţa parţială a echipamentului: Dacă echipamentul este folosit în scopuri multiple şi, în consecinţă, costul său integral nu poate fi alocat proiectului, se va calcula un procent al utilizării acestuia şi acesta se va aplica costului echipamentului pentru a stabili costul ce urmează a fi alocat proiectului. Totuşi, criteriile privind durata de folosinţă după finalul proiectului, trebuie în continuare satisfăcute (a se vedea punctul de mai sus).

Perioadă de amortizare: Se vor aplica întotdeauna regulile naţionale privind amortizarea. În absenţa unor reguli naţionale, se recomandă folosirea perioadelor de amortizare pentru raportarea costurilor echipamentului (aplicarea deprecierii liniare):

– Valoarea totală de achiziţie a echipamentului IT de mai jos 25.000.000 (fără TVA) >> amortizat în 36 luni.– Toate celelalte tipuri de echipamente > amortizate în 60 luni.– În cadrul FFE: elicopterele, ambarcaţiunile şi aeronavele >> amortizate în 10 ani.

Valorile amortizării trebuie calculate pe baza unei luni complete de folosinţă (o lună completă de amortizare include luna de achiziţie, cu condiţia ca echipamentul să fie dat în folosinţă cu cel puţin o zi înainte de finalul lunii).

Caracterul semnificativ: Doar amortizarea corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă. În cazul FER, FR şi FI, dacă valoarea echipamentului este mai mică de 20.000 euro şi acesta este achiziţionat înainte de ultimele trei luni ale perioadei proiectului,

56 A se vedea Capitolul „Cheltuieli neeligibile“ pentru regulile privind TVA

costul de achiziţie poate fi acceptat ca eligibil (valoarea integrală a achiziţiei poate fi raportată deodată). În plus, dacă regulile naţionale permit acest lucru, echipamentele cu preţurile de achiziţie mai redus decât un anumit prag de relevanţă 57 pot fi clasificate în categoria „consumabile, aprovizionări şi servicii generale“ şi se vor supune aplicării regulilor aferent privind eligibilitatea. (II.1.5).

Achiziţie vs. închiriere sau leasing (FER, IF, RF): Se va selecta cea mai puţin costisitoare opţiune, dacă nu cumva durata proiectului nu permite închirierea sau leasingul. Drept urmare, se recomandă examinarea diferitelor opţiuni în funcţie de durata proiectului. Documentele justificative ale analizei precedente a diferitelor opţiuni (cereri de oferte de preţ...) trebuie păstrate pentru a justifica decizia finală de achiziţie cu valoare mai mare de 5.000 de euro. În cazul proiectelor multianuale, această analiză trebuie să ţină cont de durata generală a unui anumit proiect. Apoi, autoritatea responsabilă va trebui să valideze opţiunea cel mai puţin costisitoare selectată de beneficiar.


Î: Cum se raportează costurile echipamentelor folosite simultan în mai multe proiecte?

R: Procentele de folosinţă trebuie determinate pe fiecare proiect în parte pentru a calcula valoarea amortizării (fără a depăşi totalul de 100%).

Î: Achiziţie vs. închiriere sau leasing: Este permisă achiziţionarea unui echipament atunci când nu este mai ieftină decât leasingul, dar va fi folosit de beneficiarul final după sfârşitul perioadei de eligibilitate?

R: Analiza diferitelor opţiuni în cadrul proiectelor multianuale va lua în calcul întreaga durată a proiectului. Altfel, se va lua în considerare doar o perioadă de eligibilitate minimă de 2 ani şi jumătate.

Î: Ce se înţelege prin „durata scurtă a proiectului“?

R: În scop orientativ, şase luni sau mai puţin poate fi considerată o durată scurtă a unui proiect.

Î: Costurile de întreţinere fac parte din costul de achiziţie al echipamentului?

R: Costurile de întreţinere pot fi considerate un activ şi supuse amortizării cu condiţia ca aceste costuri de întreţinere să fie incluse în preţul de achiziţie al echipamentului şi acest lucru să fie permis prin standardele contabile naţionale. În toate celelalte cazuri, costurile de întreţinere pot fi raportate în categoria „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“ sau „Subcontractare“, în funcţie de timpul şi importanţa serviciilor de întreţinere (de exemplu costurile suportate recurent în cadrul unui contract pe termen lung pentru întreţinerea elicopterelor trebuie raportate în categoria „subcontractare“; costurile izolate în legătură cu întreţinerea echipamentelor IT pot fi raportate în cadrul categoriei „Servicii generale“).

Î: În cazul proiectelor multianuale (3 sau mai mulţi ani), sunt costurile cu amortizarea echipamentelor achiziţionate în primul an eligibile pe întreaga durată a proiectului?

R: Costurile de amortizare sunt eligibile până la finalul perioadei de eligibilitate (cu condiţia să nu existe vreo suprapunere şi ca echipamentul să fi folosit în scopul proiectului până la finalul perioadei de eligibilitate).

Î: Costurile cu formarea personalului sunt incluse în costurile totale ale echipamentului sunt eligibile?

R: Costurile cu formarea personalului în legătură cu echipamentele achiziţionate pot fi eligibile cu condiţia ca membrii personalului care sunt instruiți să fie implicați în mod activ în proiect şi ca echipamentul să impună o instruire specifică (de exemplu costurile de formare pentru folosirea aplicaţiilor generale de birou, în plus faţă de achiziţia de calculatoare, nu vor fi eligibile). Dacă, în conformitate cu standardele naţionale de contabilitate, costurile de formare pot fi considerate un activ, atunci ele pot fi amortizate şi raportare în cadrul categoriei „Echipament“. Dacă nu, costurile de formare vor fi raportate în categoria „Subcontractare“.

Î: Leasingul este eligibil pentru finanţare UE? În acest caz, ce anume trebuie raportat în rapoartele anuale finale în ceea ce privește rezultatele livrabile şi indicatorii?

R: Operaţiunile de leasing sunt eligibile pentru co-finanţare UE. În raportul final se va face o referire la contractul iniţial de leasing şi la rată sau la rambursarea care este înregistrată în contabilitatea

57 Acest prag depinde de standardele naţionale de contabilitate.

respectivului program anual. Componenta de dobândă trebuie raportată ca element separat. În ceea ce privește indicatorii, se va urma aceeaşi logică ca şi în cazul achiziţiei de echipamente.

Î: Se poate solicita co-finanţare pentru cei doi ani rămași din amortizarea unui autovehicul care a fost folosit integral în scopul proiectului finanţat din FER, deşi co-finanţarea a fost deja primită pentru primii trei ani de amortizare?

R: Da, este posibil, cu condiţia ca partea de amortizare pentru care se solicită finanţare din FER să nu fi fost finanţată anterior printr-un împrumut nerambursabil de la UE.

04. Proprietăți imobiliare


Aspecte generale (FER, FFE, RF)

În situaţia achiziţiei de proprietăţi imobiliare, construcţie sau renovării unei proprietăți imobiliare, sau închirierii unei proprietăți imobiliare, aceasta va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

Reguli generale (FI)Proprietatea va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

Achiziţia, construcţia sau renovarea (FFE)

1. În situaţia în care achiziţia unei proprietăți imobiliare este esenţială pentru implementarea proiectului şi are o legătură clară cu obiectivele acestuia, achiziţia proprietății imobiliare, adică a unui imobil deja construit, sau construcţia unei proprietăți imobiliare, vor fi eligibile pentru co-finanţare pe baza costului integral sau parţial sau pe baza amortizării, în condiţiile de mai jos, fără a prejudicia în vreun fel aplicarea unor reguli naţionale mai stricte:

a) se obţine un certificat de la un evaluator independent calificat sau de la un organism oficial autorizat, prin care se confirmă că preţul nu depăşește valoarea de piaţă, fie prin atestarea faptului că proprietatea este conformă cu reglementările naţionale, fie prin specificarea punctelor neconforme pe care beneficiarul final intenţionează să le rectifice ca parte din proiect;

b) proprietatea nu a fost achiziţionată cu fonduri comunitare nerambursabile anterior implementării proiectului;

c) proprietatea imobiliară urmează a fi folosită doar în scopul declarat al proiectului pentru o perioadă de cel puţin zece ani de la data de încheiere a proiectului, exceptând situaţia când Comisia autorizează în mod specific altceva în cazul co-finanţării integrale sau parţiale a costurilor; în cazul co-finanţării pe baza amortizării, această perioadă este redusă la cinci ani;

d) achiziţia proprietății imobiliare respectă principiile raportului calitate-preţ şi rentabilității şi este considerată corespunzătoare scopului ce se dorește a fi atins prin implementarea proiectului;

e) în cazul co-finanţării pe baza amortizării, doar partea din amortizarea acestor active corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă; amortizarea va fi calculată în conformitate cu standardele naţionale de contabilitate.

2. Cheltuielile cu renovarea proprietății imobiliare sunt eligibile pentru cofinanţare pe baza costului integral sau parţial sau pe baza amortizării. În cazul costurilor de renovare, se vor aplica doar condiţiile (c) şi (e) din paragraful 1.

58 Articolul II.1.4 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Achiziţia, construcţia sau renovarea (FER)

1. În situaţia în care achiziţia unei proprietăți imobiliare este esenţială pentru implementarea proiectului şi are o legătură clară cu obiectivele acestuia, achiziţia proprietății imobiliare, adică a unui imobil deja construit, sau construcţia unei proprietăți imobiliare, vor fi eligibile pentru co-finanţare în condiţiile de mai jos, fără a prejudicia în vreun fel aplicarea unor reguli naţionale mai stricte:



c) proprietatea imobiliară va fi folosită doar în scopul declarat al proiectului;

d) doar partea din amortizarea imobilelor corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă; amortizarea va fi calculată în conformitate cu standardele naţionale de contabilitate.

2. Sub rezerva condiţiei (c) de la alineatul 1, întregul cost al lucrărilor de renovare, modernizare sau dotare este eligibil, până la o valoare maximă de 100.000 EUR. Peste acest prag, se aplică condiţiile (c) şi (d) de la alineatul 1.

Achiziţia, construcţia sau renovarea (FR)

II.1.4.2. Achiziţia, construcţia sau renovarea

1. În situaţia în care achiziţia unei proprietăți imobiliare este esenţială pentru implementarea proiectului şi are o legătură clară cu obiectivele acestuia, achiziţia proprietății imobiliare, adică a unui imobil deja construit, sau construcţia unei proprietăți imobiliare, vor fi eligibile pentru co-finanţare în condiţiile de mai jos, fără a prejudicia în vreun fel aplicarea unor reguli naţionale mai stricte:



c) proprietatea imobiliară urmează a fi folosită doar în scopul declarat al proiectului pentru o perioadă de cel puţin cinci ani de la data de încheiere a proiectului

d) doar partea din amortizarea acestor active corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă; amortizarea va fi calculată în conformitate cu standardele naţionale de contabilitate.

2. Sub rezerva condiţiei (c) de la alineatul 1, întregul cost al lucrărilor de renovare, modernizare sau dotare este eligibil, până la o valoare maximă de 100.000 EUR. Peste acest prag, se aplică condiţiile (c) şi (d) de la alineatul 1.

Achiziţia, construcţia sau renovarea (FI)

Proprietatea va avea caracteristicile tehnice necesare proiectului şi va respecta normele şi standardele aplicabile.

Închiriere (FFE, RF, FER, IF)

Închirierea unei proprietăți imobiliare este eligibilă pentru co-finanţare dacă există o legătură clară între respectiva închiriere şi obiectivele proiectului în cauză, în condiţiile de mai jos, fără a prejudicia în vreun fel aplicarea unor reguli naţionale mai stricte:

a) proprietatea nu a fost achiziţionată cu fonduri comunitare nerambursabile.

b) Proprietatea imobiliară va fi folosită doar pentru implementarea proiectului. Altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.


• Reguli privind amortizarea:Ca şi principiu general, se vor aplica regulile naţionale privind amortizarea din Statul membru unde se află imobilul. În cazul imobilelor din SM aflate în ţări terţe, se vor aplica regulile naţionale ale SM privind amortizarea.Toți beneficiarii finali trebuie să folosească reguli naţionale comune privind amortizarea, chiar dacă beneficiarului final nu i se aplică reguli privind amortizarea (adică folosește contabilitatea pe baza fluxurilor de numerar). Acest principiu se aplică achiziţie sau construcţiei de proprietăţi imobiliare. În consecinţă, costurile de amortizare pentru o proprietate imobiliară construită sunt eligibile ca şi costuri directe, cu condiţia ca acest lucru să fie permis prin standardele naţionale de contabilitate. Acelaşi principiu se aplică şi renovării imobilelor „operaţionale“ (a se vedea paragraful 4 de mai jos).

• Închirieri:În cazul închirieri unei proprietăți imobiliare, costul închirierii este eligibil dacă proprietatea imobiliară este folosită doar pentru proiect. Altfel, doar partea din costuri corespunzătoare folosirii în scopul proiectului este eligibilă.

• Exemplu de calcul pentru amortizarea costului proprietăților imobiliare:

Data începerii/finalizării proiectului: 1/4/N / 30/9/N+1 (18 luni)Data achiziţiei proprietății imobiliare: 28/7/NValoarea de achiziţie a proprietății imobiliare: 400.000,00 EURProcentul de utilizare în cadrul proiectului: 70% (conform cerinţelor tehnice şi definiţiei)

Perioada amortizării totale a proprietății imobiliare: 120 luni, conform regulilor naţionale sau regulilor general acceptate (proprietatea imobiliară urmează a fi folosită pentru o perioadă de cel puţin cinci ani de la data de încheiere a proiectului) Perioada de amortizare: 15 luni (din iulie N până în septembrie N+1, de vreme ce luna iulie este calculată ca lună întreagă, deşi proprietatea imobiliară a fost achiziţionată la sfârşit de lună)

CALCULUL AMORTIZĂRII COSTULUI PROPRIETĂŢILOR IMOBILIARE:400.000,00 euro/ 120 * 15 * 70% = 35.000,00 euro

• Reguli privind amortizarea renovărilor:Costurile cu renovarea clădirilor operaţionale pot fi amortizare în conformitate cu regulile generale de amortizare la care se face referire în paragraful 1. Durata amortizării este stabilită prin intermediul duratei estimate de viaţă a renovării (de exemplu costurile renovărilor capitale necesare pentru a putea începe folosirea unei clădiri operaţionale trebuie amortizare cel puţin prin comparaţie cu durata amortizării imobilului). Decizia de amortizare a costurilor renovării trebuie să se ia şi cu privire la caracterul semnificativ al costurilor renovării (adică costurile cu renovările minore trebuie raportate în cadrul categoriei „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“). Se vor aplica regulile naţionale cu privire la nivelul de importanţă. Costurile renovării unei clădiri administrative nu sunt eligibile ca şi costuri directe pentru că sunt incluse în categoria costurilor indirecte.

• Cost de achiziţie integral:

Ca şi regulă generală, costul integral de achiziţie este valoarea totală a bunului (inclusiv costurile de transport, dar fără TVA59). Toate serviciile asociate achiziţiei pot fi amortizate dacă acest lucru este stipulat ca atare în reglementările contabile ale organizaţiei şi/sau naţionale.

Principalele diferenţe între Fonduri:

Tabelul de mai jos prezintă principalele diferenţe între regulile stabilite pentru FFE, FER şi FR (FI nu permite construcţia, achiziţia şi renovarea proprietății imobiliare să fie eligibile, doar închirierea este eligibilă):

FFE FR FERAria teritorială:60 Beneficiarii pot construi sau achiziţiona proprietăți imobiliare pe teritoriul unui Stat membru sau ţări terţe.

Aria teritorială:61 Proprietatea imobiliară trebuie achiziţionată sau construită pe teritoriul unui Stat membru, cu excepţia situaţiei când destinaţia proprietății imobiliare este în scopul relocării.62

Costuri eligibile: Costurile proprietății imobiliare sunt eligibile pentru cofinanţare pe baza costului integral sau parţial sau pe baza amortizării: În cazul costului integral sau parţial, doar partea din cost corespunzătoare procentului de folosinţă a imobilului va fi eligibilă. În cazul co-finanţării pe baza amortizării, doar partea din amortizarea acestor active corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă.

Costuri eligibile:- Lucrările de renovare, modernizare sau dotare a imobilelor sunt eligibile, până la o valoare maximă de 100.000 euro.

Sau

- Amortizarea activelor imobiliare corespunzătoare duratei de folosire pentru proiect, precum şi cota de folosinţă efectivă în scopul proiectului este eligibilă.

Perioada de folosinţă a proprietății imobiliare: cel puţin 10 ani de la data de încheiere a proiectului, în cazul co-finanţării costurilor integrale sau parţiale. În cazul co-finanţării pe baza amortizării această perioadă este redusă la 5 ani.

Perioada de folosinţă a proprietății imobiliare: el puţin 5ani de la data de încheiere a proiectului.

FER: Nu există o perioadă minimă de folosinţă.

3. Excepţii

N/A


Mobilierul şi echipamentele suplimentare aferent proprietății imobiliare vor fi considerate eligibile dar doar ca echipament (a se vedea capitolul despre echipament). Doar echipamentele care nu pot fizici mutate din imobil (de exemplu lifturi sau sisteme de condiţionare a aerului) vor fi considerate parte a costului proprietății imobiliare. Pentru a stabili costul proprietății imobiliare în conformitate cu acest concept, beneficiarul final se va referi la regulile naţionale.

Valorile amortizării sunt calculate pe baza unei folosinţe timp de o lună întreagă (o lună întreagă de amortizare include luna achiziţiei, cu condiţia ca proprietatea imobiliară să fie achiziţionată înainte de sfârşitul lunii.

Procentul de folosinţă a unui imobil: Procentul de folosinţă a unui imobil se poate stabili ca şi în cazul altor costuri, pe baza principiilor contabilităţii costurilor. Autoritatea responsabilă va avea sarcina de a realiza vizite periodice de monitorizare în vederea verificării acestui procent de folosinţă raportat.

59 A se vedea Capitolul „Cheltuieli neeligibile“ pentru regulile privind TVA

60 Articolul I.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

61 Articolul I.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

62 Articolul 3(5) din actul de bază FER.

Spaţiu de birouri: Ca şi regulă generală, spaţiul de birouri folosit pentru activități administrative nu poate fi inclus în categoria costurilor directe dat fiind faptul că ar fi foarte dificil să se aloce costul spaţiului de birouri folosit în scop administrativ pentru un anume proiect.În anumite cazuri, spaţiul de birouri al beneficiarului final folosit pentru sarcini specifice în legătură directă cu proiectului (instruirea grupurilor ţintă, instruirea poliţiștilor de frontieră, consilierea grupurilor ţintă, înfiinţarea de centre comune de solicitate de viză şi renovarea consulatelor) pot fi considerate costuri directe aferente proprietății imobiliare. În acest caz, se va prezenta o justificare detaliată, însoţită de documente justificative.


Î: Dacă proprietatea imobiliară a fost iniţial achiziţionată prin intermediul unui împrumut nerambursabil de la Comunitate, poate UE să îl refinanţeze în cazul renovării?

R: Costurile de renovare a proprietăților imobiliare iniţial achiziţionate prin intermediul unui împrumut nerambursabil de la Comunitate pot fi eligibile pentru finanţare UE cu condiţia ca renovarea să aducă o valoare adăugată semnificativă imobilului şi să fie necesară pentru proiect.

Î: Cum se poate dovedi şi estima folosirea unui imobil în scopul proiectului?

R: Ca şi în cazul altor costuri, principiile contabilităţii costurilor trebuie urmate, pe baza criteriilor relevante.

Î: Ce reguli se aplică atunci când proprietatea imobiliară este construită/renovată într-o ţară terţă?

R: În cazul FER, costurile renovării şi construcţiei de imobile în ţări terţe nu sunt eligibile, cu excepţia situaţiei când destinaţia proprietății imobiliare este în scopul relocării. Costurile renovării şi construcţiei de imobile în ţările terţe pot fi eligibile în cadrul FFE şi FR - a se vedea tabelul de la punctul 2).

Î: Care este procedura pentru obţinerea autorizaţiei Comisiei pentru reducerea perioadei de la cel puţin cinci/zece ani în timpul căreia proprietatea imobiliară trebuie să fie folosită doar în scopul declarat al proiectului, în cazul co-finanţării costurilor integrale sau parţiale?

R: Decizia cu privire la valoarea recuperării financiare cu privire la reducerea perioadei de la cel puţin cinci/zece ani de utilizare a proprietății imobiliare co-finanţate este luate de ofiţerul de autorizare al UE prin sub-delegarea persoanei responsabile de recuperările financiare aferente fondului.

Î: Care sunt categoriile de costuri care pot fi eligibile şi sub care Fond cu privire la construcţia şi reabilitarea zonelor şi centrelor pentru persoane ale căror intrare a fost refuzată şi pentru persoanele care sunt interceptate după ce au trecut ilegal graniţa sau când doreau să facă acest lucru pentru a intra ilegal pe teritoriul Statelor membre?

R: Construcţia şi reabilitarea zonelor şi centrelor pentru persoane ale căror intrare a fost refuzată şi pentru persoanele care sunt interceptate după ce au trecut ilegal graniţa sau când doreau să facă acest lucru pentru a intra ilegal pe teritoriul Statelor membre pot fi eligibile prin FFE în conformitate cu Articolul 4(3)(f) din Actul normativ primar.O notă îndrumătoare cu privire la eligibilitatea măsurilor (şi costurilor aferente) în cadrul Fondului de Returnare în legătură cu directiva privind standardele comune pentru procedurile de returnare în Statele membre prezintă detalii asupra măsurilor eligibile prin Fondul de returnare (documentul SOLID-208-21). Printre altele, renovările/îmbunătăţirile în scopul asigurării separării persoanelor returnate de deţinuții obişnuiți în cazul folosirii penitenciarelor în scopul detenţiei şi asigurării faptul că familiile în detenţie sunt cazate astfel încât să fie separate de alte tipuri de persoane returnate sunt eligibile. Renovarea sau crearea de spaţii de joacă/recreere pentru minori în cadrul centrelor de detenţie este de asemenea eligibilă.

Î: În cadrul Fondului de integrare, poate fi garanţia oferită proprietarilor de imobile de locuit considerată cost eligibil?

R: Garanţiile pentru locuinţe nu reprezintă un cost definitiv şi pot fi recuperate la finalul perioadei de închiriere. Drept urmare, acestea nu pot fi considerate drept cost eligibil în cadrul niciunuia dintre cele patru Fonduri.

05. Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale


„Costul consumabilelor, furniturilor şi serviciilor generale sunt eligibile cu condiţia să fie identificabile şi necesare în mod direct pentru implementarea proiectului.

Cu toate acestea, papetăria, precum şi tot sortimentul de mici consumabile administrative, bunuri aprovizionate, costuri de protocol şi servicii generale (cum ar fi telefon, internet, poştă, curăţenie, utilități, asigurare, formarea personalului, recrutare, etc.) nu sunt costuri directe eligibile; ele trebuie incluse în categoria costurilor indirecte, aşa cum se prevede la punctul II.2“.


• Costuri directe/costuri indirecte:Consumabilele, bunurile aprovizionate şi serviciile generale pot fi incluse în bugetul proiectului ca şi costuri directe dacă sunt folosite în scopul direct şi operaţional al proiectului. Dacă este necesar, o metodă de atribuire trebuie să fie folosită pentru a reflecta folosirea/consumul efectiv pentru un anumit proiect. Dacă acest lucru se dovedește prea dificil sau prea complicat, aceste costuri nu pot fi alocate categoriei costurilor directe şi sunt considerate a face parte din costurile indirecte.

• Consumabile:„Consumabilele sunt bunuri care sunt utilizate integral (nefiind returnate) după ieşirea din magazie, fiind incorporate în alte bunuri şi pierzându-și identitatea, sau care nu pot fi utilizate în scopul pentru care au fost concepute fără eliminarea sau transformarea substanţei acestora“.64 Mai specific, consumabilele sunt bunuri care nu pot fi „reutilizate“. Exemple de consumabile sunt: produsele alimentare, nealimentare, îmbrăcămintea, combustibilul, etc....

• Furnituri:Bunurile aprovizionate sunt consumabile cu caracter general care au o durată de folosinţă mai scurtă decât echipamentele şi instalaţiile şi sunt stocate pentru folosire recurentă.65 Exemple de astfel de bunuri sunt aplicaţiile software, echipamentele IT de mici dimensiuni.

• Servicii generale:Serviciile generale sunt servicii care sunt aplicabile întregii organizaţii şi care nu sunt limitate la un departament sau o funcţie (de exemplu securitate, curăţenie, întreţinere...).66

8. Excepţii

Papetăria, precum şi tot sortimentul de mici consumabile administrative, bunuri aprovizionate, costuri de protocol şi servicii generale (cum ar fi telefon, internet, poştă, curăţenie, utilități, asigurare, formarea personalului, recrutare, etc.) nu sunt costuri directe eligibile; ca şi regulă generală, ele nu pot fi alocate categoriei costurilor directe.


N/A


Î: Apa şi electricitatea alimentate în legătură cu proprietatea imobiliară sunt eligibile (în categoria consumabilelor sau costurilor indirecte)?

63 Articolul II.1.5 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.64 http://www.businessdictionary.com/definition/consumables.html65 http://www.businessdictionary.com/definition/supplies.html66 http://www.businessdictionary.com/definition/general-services.html

http://www.businessdictionary.com/definition/general-services.html

http://www.businessdictionary.com/definition/supplies.html

http://www.businessdictionary.com/definition/consumables.html

R: Ca şi principiu general, alimentarea cu apă şi electricitate nu este eligibilă ca şi cost direct pentru că poate fi inclusă în categoria costurilor indirecte (de exemplu costuri în legătură cu clădirea de birouri a poliţiei de frontieră, chiar dacă clădirea a fost finanţată din alt program UE). Cu toate acestea, în circumstanţe justificate, aceste costuri pot fi eligibile ca şi costuri directe (de exemplu alimentarea cu apă şi electricitate pentru clădirile folosite în mod specific pentru cazarea refugiaților).

Î: Sunt materialele publicitare/de branding eligibile?

R: Materialele publicitare şi de branding sunt eligibile în categoria „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“ (cu condiţia să se facă o referire clară la proiect şi la participarea UE).

06. Subcontractare


Reguli generale„Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de gestionare a proiectelor ei înşişi. Suma corespunzătoare sarcinilor care urmează a fi subcontractate în cadrul proiectului va fi specificată în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă.

Cheltuielile aferente următoarelor subcontractări nu sunt eligibile pentru co-finanţare din Fond:(a)subcontractarea sarcinilor aferente managementului general al proiectului;(b)subcontractarea care adăugă costuri proiectului fără a aduce în plus şi o valoare corespunzătoare;(c)subcontractarea cu intermediari sau consultanți, unde plăţile sunt definite ca procent din costul total al

proiectului, dacă nu cumva aceste plăţi sunt justificate de beneficiarul final prin referire la valoarea efectivă a lucrărilor sau serviciile executate.

În cazul tuturor subcontractorilor, aceştia se vor angaja să furnizeze organelor de audit şi control toate informaţiile necesare în legătură cu activitățile subcontractate.“

Contracte de finanţare nerambursabilă cu beneficiari finali, în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca autoritate de acordare„Contractele de finanţare nerambursabilă vor include prevederi exprese prin care Comisia şi Curtea Auditorilor îşi pot exercita dreptul de control, pe baza documentelor şi la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor proiectului şi subcontractorilor“.


Subcontractor: Un subcontractor este un terţ (adică o persoană juridică) care nu este nici beneficiar final, nici partener, care furnizează asistenţă cu privire la proiect prin executarea unor anumite lucrări sau servicii care nu pot (sau nu pot în mod eficient) fi realizate de beneficiarul final (de exemplu realizarea paginii web a proiectului). Prezentăm în continuare câteva dintre caracteristicile subcontractării:

• contractul între beneficiarul final şi un subcontractor se bazează pe „condiţiile comerciale“ formalizate într-un contract legal care stabilește obligaţiile ambelor părţi, scopul şi condiţiile lucrării/serviciului şi condiţiile financiare;

• subcontractorul percepe un preţ care de regulă include şi un profit;• subcontractorul acţionează fără a se afla sub directa supraveghere a beneficiarului final şi nu

este subordonat acestuia;• responsabilitatea faţă de UE pentru lucrările subcontractate aparţine în totalitate beneficiarului

final (a se vedea secţiunea 4 pentru informaţii despre responsabilitate prin subcontractare).

Cheltuielile/ contractul de finanţare nerambursabilă subcontractat: Ca şi principiu general, beneficiarul final trebuie să aibă capacitatea de a derula activitățile aferente proiectului cu resurse proprii. Totuşi, se permite subcontractarea unei părţi sau a tuturor acestor activități doar dacă valoarea sarcinilor subcontractate a fost specificată în mod clar în contractul de finanţare nerambursabilă şi ulterior aprobată de autoritatea responsabilă.

Cheltuieli de subcontractare neeligibile: Cheltuielile aferente următoarelor subcontractări nu sunt eligibile:

• subcontractarea sarcinilor aferente managementului general al proiectului care trebuie să fie realizate de persoane care joacă un rol cheie şi direct în implementarea proiectului, cum ar fi manageri de proiect şi alt personal operaţional implicat în proiect (responsabilitățile de management rămân în mâinile beneficiarului final);

• subcontractarea activităților care nu sunt necesare pentru implementarea proiectului;68

67 Articolul 10(4) la Regulamentul de aplicare şi Articolul II 1.6 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.68 A se vedea paragraful „Caracterul rezonabil al cheltuielilor“ din secţiunea 2 a Capitolului „Cheltuieli neeligibile“

• subcontractarea cu intermediari sau consultanți, unde onorariile sunt definite ca procent din costul total al proiectului. Totuşi, aceste costuri pot fi eligibile dacă onorariile sunt justificate de beneficiarul final ca fiind la costurile pieţei pentru lucrări sau servicii similare (principiul „raportului calitate-preţ“).

Informaţii justificative:Cheltuielile de subcontractare trebuie însoţite de documentaţia adecvată. Pentru fiecare activitate subcontractată se va încheia un contact semnat de ambele părţi. Costurile solicitate la plată pentru subcontractare trebuie să corespundă facturilor depuse de subcontractori. Ori de câte ori este solicitat, subcontractorii trebuie să poată să furnizeze organelor de control şi audit (Curtea Europeană a Auditorilor, etc.) toate informaţiile necesare cu privire la activitățile subcontractate.

Informarea Autorităţii responsabile: În plus, nivelul activităților subcontractate trebuie să fie clar indicat în contractul de finanţare nerambursabilă încheiat între Autoritatea responsabilă şi Beneficiarul final în vederea informării AR cu privire la valoarea subcontractată din proiect.

3. Excepţii

N/A


Buget şi modificări: Detalii cu privire la subcontractare (sarcinile care se anticipează că vor fi subcontractate sau subcontractorii selectați) trebuie incluse în bugetul previzionat agreat. Orice abatere majoră survenită în timpul proiectului (modificare unui furnizor major, numirea unui furnizor major, depăşirea cheltuielilor de subcontractare) trebuie notificată în mod corespunzător către autoritatea responsabilă şi formalizată în act adiţionale valabile.

Selecţia subcontractorilor: Contractele de subcontractare vor fi acordate în conformitate cu procedurile uzuale cu condiţia ca aceste reguli să respecte regulile aplicabile în achiziţiile publice la nivel naţional şi în UE. Ca şi regulă generală, beneficiarii finali trebuie să selecteze subcontractorii care oferă cel mai bun raport calitate-preţ şi care respectă principiile transparenţei şi tratamentului egal.

În cazul entităților care nu se supun legii şi principiilor achiziţiilor publice aplicabile la nivel naţional şi în UE, se vor urma principiile de mai jos:

- Contractele care sunt previzionate a fi mai mici de 5.000 de euro vor fi acordate doar pe baza unei singure oferte, fără cereri de ofertă.69

- Contractele cu o valoare mai mică de 100.000 euro pot fi acordate pe baza emiterii a cel puţin trei cereri de ofertă.

- Contractul cu o valoare mai mare de 100.000 de euro va fi acordate în urma unui proces adecvat de anunţare în vederea asigurării conformității cu principiile transparenţei, nediscriminării şi tratamentului egal.

Responsabilitate prin subcontractare: Sarcinile subcontractate sunt considerate servicii prestate beneficiarului final. Beneficiarul final va rămâne responsabil pentru buna derulare şi calitatea lucrărilor subcontractate, ca şi în cazul oricărei alte lucrări din proiect. Costurile relevante suportate de beneficiar trebuie să fie clar identificate ca parte a sarcinilor proiectului, justificate prin regulile şi principiile contabile şi incluse în declaraţiile financiare.


Î: Consultanții sunt considerați subcontractori sau costuri de personal?

R: Costurile aferente consultanților pot fi raportate ca şi costuri directe eligibile în categoria „Subcontractare“ sau „Onorarii experți“ în funcţie de scopul şi conţinutul misiunii consultanților.

69 Articolul 11 din Regulamentul de aplicare.

Î: Cum se poate stabili valoarea proporţională a proiectului?

R: Acest principiu înseamnă că analiza cost-beneficiu trebuie realizată pentru a afla dacă este mai eficient să se subcontracteze sarcina decât să se realizeze intern.

Î: Regulile se aplică partenerilor beneficiarilor finali?

R: În conformitate cu principiile fundamentale,70, aceste reguli se aplică mutatis mutandis partenerilor din proiect.

Î: Activitățile de bază pot fi incluse în subcontractare?

R: Activitățile de bază pot fi subcontractate. Cu toate acestea, activitățile subcontractate pot să nu fie incluse în sarcinile de management general de proiect.

Î: Costurile cu serviciile IT sau organizarea de conferinţe sunt eligibile în categoria „Subcontractare“?

R: Serviciile IT sau serviciile aferente organizării unei conferinţe pot fi eligibile pentru finanţare UE în categoria „Subcontractare“.

Î: Vă rugăm explicați diferenţa între „subcontractare“, „onorarii experți“, „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE (evaluare financiară)“ şi „alte costuri directe (servicii generale)“ pentru serviciile financiare. Puteţi să ne oferiţi câteva exemple? (Paginile 57, 59, 62, 63)

R: După cum s-a explicat în manualul privind eligibilitatea, costurile raportate în categoria „Onorarii experți“ trebuie să fie în legătură cu sarcinile nerecurente şi specifice efectuate pentru expertiză juridică, obligatorie sau cu valoare adăugată (de exemplu emiterea de certificate). Acest lucru este valabil de obicei pentru sarcini extrem de specifice. Toate celelalte tipuri de onorarii trebuie raportate la capitolele „Subcontractare“ sau „Servicii generale“.

Exemple de onorarii experți:

- onorariile pentru consiliere juridică (de exemplu onorarii pentru servicii de consultanţă cu privire la condiţiile contractuale ale contractelor încheiate cu partenerii, nu se pot aloca acestei categorii costurile cu soluţionarea litigiilor);- onorarii notariale (de exemplu onorariile notariale aferente achiziţiei unei proprietăți eligibile pentru finanţare UE);- onorariile experților tehnici (de exemplu onorariile firmei de evaluatori imobiliari numită pentru evaluarea proprietății ce urmează a fi achiziţionată pentru proiect);- onorariile experților financiari (de exemplu onorariile firmei de consultanţă numite pentru întocmirea planului de finanţare pentru achiziţia echipamentului).

Exemple de subcontractare includ:

- Servicii de traducere şi interpretare- tipărirea manualelor- Organizarea de cursuri de formare- catering pentru evenimente de genul seminariilor sau conferinţelor.

70 Articolul I.1 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Principii de bază“.

07. Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE


„Costurile necesare pentru îndeplinirea condiţiilor legate de co-finanţarea UE, ca de exemplu publicitate, transparenţă, evaluarea proiectului, audit extern, garanţii bancare, costuri de traducere, etc. sunt eligibile drept costuri directe“.


Toate costurile suportate pentru a satisface cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE definite în actul normativ primar, Regulamentul de aplicare şi contractele de finanţare nerambursabilă asociate pot fi eligibile ca şi costuri directe. Sunt vizate în special următoarele costuri:

Publicitate, transparenţă şi diseminare:Toate costurile suportate pentru conformarea cu obligaţiile beneficiarului final privind publicitatea, aşa cum sunt definite în Regulamentul de aplicare 72 vor fi considerate costuri directe. Aceste costuri pot incluse timp de difuzare în mass-media, traducerea rapoartelor de activitate ce urmează a fi transmise către autoritatea responsabilă, aplicare siglelor UE, 73 instalarea unei plăcuţe care să indice finanţarea UE pentru proiect, etc...

Toate informaţiile cu privire la sigla UE pot fi găsite pe pagina de web a UE: http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download en.htm

Evaluarea tehnică şi financiară: Toate costurile suportate pentru conformarea cu obligaţiile beneficiarului final privind evaluarea tehnică şi financiară a proiectului , aşa cum sunt definite în vor fi considerate costuri directe. Aceste costuri pot include onorariile de consultanţă pentru evaluarea tehnică a proiectului, onorariile pentru certificatele de audit şi onorariile pentru audit financiar.

Garanţii bancare:Garanţiile bancare constituite de beneficiarii finali în scopul proiectului pot fi considerate eligibile ca şi costuri directe.

3. Excepţii

N/A.


N/A.


Î: Sunt materialele publicitare/de branding eligibile?

R: Materialele de publicitate şi branding pot fi considerate costuri directe eligibile, cu condiţia să se facă o referire la Fond (A se vedea Articolul 35(2) din Regulamentul de aplicare).

Î: Articolul 34 din Regulamentul de aplicare stipulează că o plăcuţă informativă trebuie amplasată pe echipamentele cu valoare de peste 100.000 euro. Cum se va aplica această regulă echipamentelor mai mici pe care nu se poate aplica o astfel de plăcuţă?

71 Articolul II.1.7. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.72 Articolele 31-35 din Capitolul 5 din Regulamentul de aplicare.73 Consultați Anexa 10 la Regulamentul de aplicare.

http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download

http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download_en.htm

http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download_en.htm

R: Orice alte mijloace de publicitate trebuie să fie avute în vedere în aceste cazuri (de exemplu etichete auto-adezive pe echipamente sau plăcuţe amplasate în apropierea echipamentelor).

Î: Care sunt cerinţele cu privire la caracteristicile tehnice ale publicității pentru articolele de mici dimensiuni?

R: În conformitate cu Articolul 35 din Regulamentul de aplicare, pentru articolele promoţionale mici se impune doar o simplă referire la Fond. În cazul elementelor promoţionale de mici dimensiuni care au legătură două sau mai multe din cele patru Fonduri şi dacă o referire la Fondurile în cauză nu este practic posibilă, o referire se va face fie la unul dintre Fonduri sau la programul general, împreună cu emblema.

Î: Vă rugăm să descrieţi în care situaţii „garanţiile bancare“ pot fi considerate costuri eligibile în categoria „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“?

R: Costurile aferente garanţiilor bancare pot fi eligibile în cazurile când acestea sunt considerate necesare de către autoritatea responsabilă. Spre exemplu, dacă în urma unei solicitări de propuneri, un proiect este selectat pentru finanţare, dar comisia de selecţie consideră (în urma unei evaluări a fiabilității financiare a organizaţiei solicitantului) că împrumutul nerambursabil de la UE trebuie protejat prin intermediul unei garanţii bancare, atunci Autoritatea responsabilă poate solicita o garanţie bancară ca şi condiţie pentru semnarea împrumutului nerambursabil. În acest caz, costurile pentru garanţia bancară pot fi incluse în bugetul proiectului.

08. Onorariile experților


„Onorariile de consultanţă juridică, onorariile notariale şi costul experților tehnici şi financiari sunt eligibile“.


Experți:Un expert este „un profesionist care dobândit cunoştinţe şi abilități prin intermediul studiului şi practicii în decursul anilor, într-un anumit domeniu sau pe o anumită temă, în măsura în care opinia sa poate fi de ajutor în constatarea faptelor, rezolvarea unei probleme sau înţelegerea unei situaţii“.75 Costurile experților tehnici şi financiari pot fi considerate costuri directe eligibile.

Următoarele costuri sunt considerate onorarii ale experților:- onorariile pentru consiliere juridică (de exemplu onorarii pentru servicii de consultanţă

cu privire la condiţiile contractuale ale contractelor încheiate cu partenerii);- onorarii notariale (de exemplu onorariile notariale aferente achiziţiei unei proprietăți

eligibile pentru finanţare UE);- onorariile experților tehnici (de exemplu onorariile firmei de evaluatori imobiliari numită

pentru evaluarea proprietății ce urmează a fi achiziţionată pentru proiect);- onorariile experților financiari (de exemplu onorariile firmei de consultanţă numite

pentru întocmirea planului de finanţare pentru achiziţia echipamentului).

Onorariile experților vs. subcontractare: Ca şi principiu general, costurile raportate în categoria „Onorarii experți“ trebuie să fie în legătură cu sarcinile nerecurente şi specifice efectuate pentru expertiză juridică, obligatorie sau cu valoare adăugată (de exemplu emiterea de certificate). Acest lucru este valabil de obicei pentru sarcini extrem de specifice. Toate celelalte tipuri de onorarii trebuie raportate la capitolele „Subcontractare“ sau „Servicii generale“.

3. Excepţii

Asistenţa tehnică:76 Diferenţa între onorariile experților şi asistenţa tehnică este aceea că onorariile experților sunt suportate de beneficiarul final şi la nivel de proiect, în timp ce costurile cu asistenţa tehnică sunt suportate la nivelul Statului membru (Autoritatea responsabilă, Autoritatea delegată, Autoritatea de audit sau Autoritatea de certificare) şi al programului.


N/A.


Î: Onorariile experților sunt considerate costuri directe sau indirecte?

R: Onorariile experților pot fi considerate costuri directe eligibile cu condiţia ca ele să fie direct şi exclusiv legate proiect. Onorariile experților legate de activitatea generală a beneficiarilor finali vor fi considerate drept costuri indirecte eligibile.

Î: Sunt onorariile experților pentru asistenţă tehnică eligibile şi care ar fi suma acceptabilă?

R: Onorariile experților implicați în activități de asistenţă tehnică pot fi eligibile în cadrul asistenţei tehnice77 cu condiţia ca ele să respecte regulile privind eligibilitatea pentru asistenţă tehnică.

Î: Sunt onorariile pentru interpretarea cadrului legal eligibile ca şi onorarii ale experților?

74 Articolul II.1.8. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.75 http://www.businessdictionary.com/definition/expert.html76 Articolul V din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Asistenţă tehnică“.77 Articolul V din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Asistenţă tehnică“.

http://www.businessdictionary.com/definition/expert.html

R: Pentru autoritatea responsabilă, costurile analizei şi interpretării cadrului legal pot fi eligibile în categoria „Asistenţă tehnică“. Pentru beneficiarii finali, aceste costuri nu sunt eligibile nici ca şi costuri direct, nici indirecte de vreme ce nu sunt în legătură cu scopul proiectului.

09. Cheltuieli specifice în legătură cu grupurile ţintă


FER

„1. În scopul asistenţei, achiziţiile realizate de beneficiarul final pentru grupurile ţintă şi rambursările costurilor suportate de grupurile ţintă, realizate de beneficiarul final, sunt eligibile în anumite condiţii specifice:

(a)beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare în perioada menţionată în Articolul 43 din actul normativ primar cum că persoanele care beneficiază de asistenţă corespund grupului ţintă definit în Articolul 6 din actul normativ primar;

(b)beneficiarul final trebuie să păstreze dovezi pentru finanţarea acordată (cum ar fi facturi şi chitanţe) în perioada menţionată în Articolul 43 din actul normativ primar cum că persoanele au beneficiat de acest sprijin.

2. În cazul măsurilor care necesită prezenţa (cum ar fi cursuri de formare) persoanelor care aparţin grupurilor ţintă, pot fi distribuite mici stimulente financiare ca şi ajutor complementar, cu condiţia ca totalul să nu fie mai mare de 25.000 de euro pe proiect şi să fie distribuite persoanei per eveniment, curs sau altele. Beneficiarul final va păstra o listă cu persoanele, orele şi datele plăţilor şi va asigura o monitorizare adecvată pentru a se evita orice dublă finanţare sau utilizare necorespunzătoare a fondurilor sau persoanelor.“

FR

„Cheltuielile specifice pentru grupul ţintă în conformitate cu măsurile din Articolul 5 din actul de bază vor consta în finanţare integrală sau parţială sub forma:

(a)Costurile suportate de beneficiar pentru grupurile ţintă;

(b)Costurile suportate de persoanele returnare care sunt apoi rambursate de beneficiarul final sau sumele pauşale nerambursabile (ca şi în cazul finanţării limitate pentru demararea unei activități economice şi stimulentele în numerar acordate persoanelor returnate, conform descrierii din Articolul 5(8) şi (9) din actul normativ primar).

Aceste costuri sunt eligibile în următoarele condiţii:

(a)Beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare cum că persoanele corespund grupurilor ţintă şi situaţiilor definite în Articolul 5 din actul normativ primar, ceea ce le face eligibile pentru primirea respectivei asistenţe.

(b)Beneficiarul final va păstra informaţiile necesare cu privire la persoanele returnate care primesc această asistenţă pentru a permite corecta lor identificare, data returnării lor în ţara de origine şi dovezi conform cărora persoanele au primit asistenţa.

(c)Beneficiarul final va păstra dovezi pentru finanţarea acordată (cum ar fi facturi şi chitanţe), iar în cazul privind sumelor pauşale, dovezile trebuie păstrate conform cărora persoanele au beneficiat de acest sprijin.

Păstrarea şi procesarea informaţiilor mai-sus menţionate trebuie să respecte legislaţia naţională privind protecţia datelor personale.

Măsurile de asistenţă în urma returnării în ţara terţă, cum ar fi cursuri de formare şi asistenţă pentru angajare, măsurile pe termen scurt necesare pentru procesul de reintegrare şi asistenţa post-returnare, aşa cum sunt descrise în Articolul 5(5), (8) şi (9) din actul normativ primar nu vor depăşi durata de 12 luni după data returnării resortisantului ţării terţe.“

78Articolul II.1.9. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

FI1. În scopul asistenţei, achiziţiile realizate de beneficiarul final pentru resortisanții ţărilor terţe care se

încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în Actul normativ primar, şi rambursările costurilor suportate de aceste persoane realizate de beneficiarul final, sunt eligibile în anumite condiţii specifice:

a) beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare cum că resortisanții ţărilor terţe care beneficiază de asistenţă se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în Actul normativ primar, pe perioada solicitată, în conformitate cu Articolului 41 din Actul normativ primar.

b) beneficiarul final trebuie să păstreze dovezi pentru finanţarea acordată resortisanților ţărilor terţe (cum ar fi facturi şi chitanţe) în perioada menţionată în Articolul 41 din actul normativ primar.

2. În cazul măsurilor care necesită prezenţa (cum ar fi cursuri de formare) persoanelor care se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, pot fi distribuite mici stimulente financiare ca şi ajutor complementar, cu condiţia ca totalul să nu fie mai mare de 25.000 de euro pe proiect şi să fie distribuite persoanei per eveniment, curs sau altele. Beneficiarul final va păstra o listă cu persoanele, orele şi datele plăţilor şi va asigura o monitorizare adecvată pentru a se evita orice dublă finanţare sau utilizare necorespunzătoare a fondurilor.


Structura grupurilor ţintă: Persoanele care au următoarele caracteristici pot fi eligibile pentru asistenţa acordată grupului ţintă:

Pentru FER:79

• orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid cu un statut definit prin Convenţia de la Geneva căruia îi este permis să se afle, în calitate de refugiat, în unul dintre Statele membre;

• orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care se bucură de o formă de protecţie subsidiară în sensul Directivei 2004/83/CE;

• orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care a solicitat una dintre formele de protecţie descrise la punctele (a) şi (b);

• orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care se bucură de protecţie temporară în sensul Directivei 2001/55/CE;

• orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care este sau a fost relocat într-un Stat membru.

Pentru FR:80

• toți resortisanții ţărilor terţe care nu au primit încă un răspuns negativ la cererea lor de protecţie internaţională într-un Stat membru şi aleg returnarea voluntară, cu condiţia ca ei să nu fi dobândit o nouă cetăţenie şi să nu fi părăsit teritoriul respectivului Stat membru;

• toți resortisanții ţărilor terţe care se bucură de o formă de protecţie internaţională în sensul Directivei 2004/83/CE sau de protecţie temporară în sensul Directivei Directive 2001/55/UE şi care aleg returnarea voluntară, cu condiţia ca ei să nu fi dobândit o nouă cetăţenie şi să nu fi părăsit teritoriul respectivului Stat membru;

• toți resortisanții ţărilor terţe care nu sau nu mai îndeplinesc condiţiile de intrare şi/sau şedere într-un Stat membru, şi care, în conformitate cu obligaţia de a părăsi teritoriului respectivului Stat membru, aleg opţiunea returnării voluntare;

• toți ceilalţi resortisanți ai ţărilor terţe care nu sau nu mai îndeplinesc condiţiile de intrare şi/sau şedere într-un Stat membru.

79 Articolul 6 din actul de bază FER.80 Articolul 7 din actul de bază FR.

Pentru FI: Regulile revizuite introduc posibilitatea asistenţei directe pentru resortisanții ţărilor terţe care se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în actul normativ primar81.

Principii generale şi principalele diferenţe între FR şi FER:

FER/FI FR

ASISTENŢA ACORDATĂDocumentaţia care justifică asistenţa acordată trebuie păstrată cel puţin 5 ani după plata finală realizată de UE (sau ordinul de recuperare transmis către autoritatea responsabilă). Dovezile acceptabile includ facturi, chitanţe şi documente (declaraţii) care arată că asistenţa a fost efectiv primită de persoană. Această documentaţie justificativă trebuie să fie în conformitate cu regulile naţionale privind confidenţialitatea.

Mici stimulente în numerar pot fi acordate ca şi ajutor complementar în condiţiile prevăzute în RI.

Asistenţa acordată sub forma sumelor pauşale trebuie susţinută de dovezi documentare adecvate conform cărora persoana în cauză a primit asistenţa (chitanţe semnate, declaraţii...). Aceste documente trebuie păstrate cel puţin 5 ani de la închiderea de către Comisie a respectivului program.

3. Excepţii

N/A.


Confidenţialitate: Documentele trebuie păstrate în strictă conformitate cu regulile naţionale sau europene privind confidenţialitatea şi protecţia datelor. Întreaga documentaţia cu privire la aceste grupuri ţintă trebuie păstrată în condiţii de siguranţă de beneficiarii finali, iar accesul la aceste informaţii trebuie strict limitat. O alternativă poate fi considerată păstrarea acestor informaţii în sediile autorităţii responsabile pentru a asigura o mai bună securizare a informaţiilor.


Î: Costurile cu privire la diferitele grupuri ţintă trebuie raportate separat?

R: Costurile cu privire la grupurile ţintă trebuie raportate separat. În particular, se recomandă definirea unei categorii separate de costuri în buget pentru costurile aferente grupurilor ţintă.

Î: Ce tipuri de costuri sunt eligibile pentru „Asistenţă specială pentru persoanele nevoiaşe“ şi „contribuţia financiară limitată la costurile de bază după returnare şi subvenţia limitată pentru demararea unei activități economice“?

R: Asistenţa oferită trebuie să fie rezonabilă, proporţională şi necesară şi trebuie să fie scalată în conformitate cu natura activităților şi situaţia categoriei de persoane vizată.

Î: În cazul returnărilor forţate, cărţile de îmbarcare ale persoanelor returnate nu pot fi întotdeauna recuperate. Cum se poate dovedi implementarea unei măsuri în acest caz?

R: pentru a permite certificarea faptului că respectivele misiuni au fost efectiv duse la îndeplinire atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi recuperate, se pot folosi următoarele documente justificative:

- Decizia privind misiunea de returnare ce urmează a fi efectuată, cu numele persoanei returnate specificat în mod clar;

- Biletul de avion (chiar dacă rezervarea s-a făcut electronic) al persoanei returnate;

- O declaraţie semnată/un certificat de la persoana responsabilă/autoritatea care însoţește persoana returnată la avion, conform căreia această sarcină a fost finalizată (acolo unde este posibil).

Î: Care categorie de costuri trebuie folosită în cazul costului deplasărilor, diurnei şi costurilor de cazare ale escortelor, în cadrul operaţiunilor de returnare?

81Articolul 1 din actul de bază FI.

R: În orice caz, aceste costuri trebuie alocate proiectului în categoria „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“

Î: Anexa 11, Articolul II.1.2. din Decizia Comisiei nr. 796/2008 pentru implementarea Deciziei nr. 575/2007/CE, prevede obligaţia păstrării cărţilor de îmbarcare. Cum se poate aplica această regulă atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi păstrate, mai ales în cazul proiectelor de returnare (în cazurile când returnările sunt realizate fără escortă)?

R: Se vor păstra dovezi cu privire la eligibilitatea şi dovezi despre persoanele din cadrul grupurilor ţintă, pentru a se putea certifica faptul că aceste persoane au primit efectiv asistenţa. Drept urmare, pentru a vă permite să certificați faptul că respectivele misiuni au fost efectiv duse la îndeplinire atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi recuperate, puteţi folosi următoarele documente ca şi dovezi:

- Decizia privind deplasarea de returnare ce urmează a fi efectuată, cu numele persoanei returnate specificat în mod clar;

- Biletul de avion (chiar dacă rezervarea s-a făcut electronic) al persoanei returnate;

- O declaraţie semnată/un certificat de la persoana responsabilă/autoritatea care însoţește persoana returnată la avion, conform căreia această sarcină a fost finalizată (acolo unde este posibil).

10. Costuri indirecte eligibile


FER, FI, FR

“1. Costurile indirecte eligibile pentru acţiune sunt acele costuri care, cu respectarea condiţiilor de eligibilitate de la punctul I.1.1., nu pot fi identificate drept costuri specifice direct legate de executarea proiectului.

2. Prin derogare de la punctul I.1.1.(e) şi punctul I.5., costurile indirecte suportate în derularea măsurii pot fi eligibile pentru o finanţare în sumă fixă, dar nu mai mult de 7% din costurile directe totale eligibile.

3. Organizaţiile care primesc un împrumut nerambursabil operativ din bugetul Uniunii nu pot include costurile indirecte în bugetul previzionat“.

FFE

“1. Costurile indirecte eligibile pentru acţiune sunt acele costuri care, cu respectarea condiţiilor de eligibilitate de la punctul I.1.1., nu pot fi identificate drept costuri specifice direct legate de executarea proiectului.

2. Prin derogare de la punctul I.1.1.(e) şi punctul I.5., costurile indirecte suportate în derularea măsurii pot fi eligibile pentru o finanţare în sumă fixă, dar nu mai mult de 2,5% din costurile directe totale eligibile.

3. Organizaţiile care primesc un împrumut nerambursabil operativ din bugetul Uniunii nu pot include costurile indirecte în bugetul previzionat“.


Scopul categoriei de costuri „Costuri indirecte eligibile“: Categoria „Costuri indirecte eligibile“ a fost introdusă pentru a simplifica gestiunea şi controlul cheltuielilor proiectului +

Determinarea costurilor indirecte eligibile:

Reguli şi limite stabilite de autoritatea responsabilă:Autoritatea responsabilă are sarcina de a determina, în contractul de finanţare nerambursabilă semnat cu beneficiarul final, nivelul costurilor indirecte eligibile, cu condiţia ca acestea să nu depăşească 7% din costurile directe eligibile pentru proiectele finanţate din FER, FI şi FR şi 2,5% în cazul proiectelor finanţate din FFE. Nivelul costurilor indirecte trebuie indicat în mod clar în bugetul previzionat agreat anexat contractului de finanţare nerambursabilă.

Împrumutul nerambursabil de exploatare: Costurile indirecte eligibile nu pot fi raportate în cadrul unui împrumut nerambursabil de exploatare care a fost acordat organizaţiei din bugetul UE.

Costurile indirecte pentru parteneri: Principiile, excepţiile, recomandările şi cele mai bune practici prezentate în acest manual se aplică şi partenerilor beneficiarului. Partenerii se pot califica să raporteze costuri indirecte eligibile pentru finanţare UE deşi beneficiarul final nu poate (adică beneficiarul final a primit un împrumut nerambursabil de exploatare ce acoperă 100% din costurile sale de exploatare pe perioada proiectului). Cu toate acestea, costurile indirecte raportate de parteneri nu pot să depăşească plafoanele stabilite per partener în cadrul bugetului.

82Articolul II.2. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

3. Excepţii

N/A


N/A


Î: Ce tip de comisioane şi taxe bancare pot fi considerate eligibile?

R: Garanţiile bancare pot fi considerate costuri directe eligibile doar dacă sunt necesare pentru îndeplinirea cerinţelor de co-finanţare ale UE. Alte comisioane şi taxe bancare sunt neeligibile ca şi costuri directe pentru că sunt considerate a fi acoperite din costurile indirecte.

Î: Există o listă a cheltuielilor directe şi indirecte?

R: Nu, conform regulilor revizuite, Beneficiarul final va decide care cheltuieli trebuie alocate categoriei costurilor directe şi care celei a costurilor indirecte.

Î: Dacă împrumutul nerambursabil de exploatare primit de organizaţiei de la UE nu acoperă toate costurile indirecte suportate de organizaţie, poate aceasta să aloce diferenţa proiectului ca şi costuri indirecte?

R: Ori de câte ori organizaţia primește un împrumut nerambursabil de exploatare din bugetul UE, indiferent de valoarea sa, costurile indirecte nu se pot aloca proiectului.

Î: Care este diferenţa între un împrumut nerambursabil de exploatare şi un împrumut nerambursabil acordat pentru un anume proiect?

R: Nu există o distincţie între conceptul de primire a unui „împrumut nerambursabil“ şi a unui „împrumut nerambursabil de exploatare“.

Scopului unui „împrumut nerambursabil“ pentru o măsură este co-finanţarea respectivei măsuri pe o anumită perioadă şi cu un anume buget, indiferent de celelalte activități ale organismului - ca şi în cazul împrumuturilor nerambursabile primite din Fonduri structurale sau măsurile comunitare din FER, ca şi exemplu.

Un „împrumut nerambursabil de exploatare“ are o bază mai largă. Scopul său este să sigure asistenţa financiară pentru existenţa şi funcţionarea organismului (adică funcţionarea sa generală şi derularea sarcinilor) pe o perioadă de timp care este echivalentă cu perioada contabilă a acestuia.

12. Cheltuieli neeligibile


„Următoarele costuri nu sunt eligibile:(a) TVA, cu excepţia situaţiei când beneficiarul final poate demonstra că nu poate să o recupereze;(b) randamentul capitalului, taxele privind datoriile şi serviciul datoriei, dobânda la datorii, comisioanele

de schimb valutar şi pierderile din diferenţe de schimb valutar, provizioanele pentru pierderi sau posibile obligaţii viitoare, dobânzile datorate, datoriile incerte, amenzile, penalitățile financiare, costurile cu soluţionarea litigiilor şi cheltuielile în exces sau nechibzuite.

(c) costurile de protocol exclusiv pentru personalul proiectului. Costurile rezonabile de ospitalitate în cadrul unor evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment la finalul proiectului sau întâlnirile comitetului de coordonare a proiectului, sunt permise;

(d) costurile declarate de beneficiarul final şi acoperite din alte proiecte sau programe de lucru care beneficiază de un împrumut nerambursabil comunitar;

(e) achiziţia de terenuri(f) costurile de personal pentru oficialii care contribuie la implementarea proiectului prin realizarea

sarcinilor care fac parte din rutină;(g) aporturile în natură.“


TVA:Doar TVA nerecuperabilă este eligibilă. Diferitele scenarii cu privire la eligibilitatea TVA în conformitate cu cu statutul organizaţiei pot fi sintetizate după cum urmează:

statut TVA TVA poate fi recuperată

TVA nu poate fi recuperată

plătitor TVA Neeligibil Neeligibil(*)

Nu este plătitor de TVA Neeligibil Neeligibil

(*) Excepţiile sunt prevăzute la secţiunea 3.

Penalități, taxe financiare şi pierderi contabile: Ca şi principiu general, costurile care sunt în legătură cu nerespectarea condiţiilor contractuale sau legale şi costurile în legătură cu operaţiunile financiare sau pierderile generate de operaţiuni contabile nu sunt eligibile pentru finanţare UE. Exemple de cheltuieli care sunt în mod uzual neeligibile pentru aceste categorii sunt prezentate mai jos:

• Penalități:- amenzi (de exemplu pentru întârzierea plăţii impozitelor);- penalități financiare (de exemplu pentru întârzierea sau nerespectarea condiţiilor

contractuale cu furnizorii);- costurile soluţionării litigiilor (de exemplu hotărâri în urma unor acţiuni în instanţă).

• Cheltuieli aferente operaţiunilor financiare:- randamentul capitalului;- cheltuieli aferente datoriilor şi serviciului datoriei (de exemplu servicii de

recuperare a sumelor datorate);- dobânzi aferente datoriilor (de exemplu dobânzile pentru descoperirile de cont bancar);

- pierderi din diferenţe de curs valutar (inclusiv costurile de acoperire a riscurilor aferente);- dobândă de plată (de exemplu dobânzi penalizatoare).

• Pierderile generate din operaţiuni contabile:- provizioane pentru pierdere (de exemplu pentru casarea stocurilor);- datorii incerte (ştergerea datoriilor);- provizioane pentru obligaţii viitoare (de exemplu provizioane pentru costurile de relocare).

83Articolul III din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Caracterul rezonabil al cheltuielilor:Cheltuielile nerezonabile nu sunt eligibile. „Nerezonabil“ înseamnă care nu este necesar şi/sau care este excesiv. Exemple de cheltuieli care sunt în mod uzual neeligibile pentru ambele tipuri sunt prezentate mai jos:

• Cheltuieli care nu sunt necesare:– stimulente (de exemplu recompense acordate membrilor echipei de proiect

sub forma cadourilor);– costuri de protocol (de exemplu cina cu echipa de proiect sau un eveniment

în afara biroului);– materiale sau echipamente inutile (de exemplu echipamente video, dacă nu

sunt esenţiale pentru finalizarea proiectului);– mai general, toate cheltuielile fără de care proiectul poate fi finalizat fără

obstacole majore.

• Cheltuieli excesive:– preţuri supraestimate (de exemplu echipamente achiziţionate fără o

consultare prealabilă a preţurilor sau fără negociere);– selectarea necorespunzătoare a standardului (de exemplu echipamente de

înalt standard cu un raport preţ/calitate redus);– număr supraestimat de articole (de exemplu comenzi de 100 de articole în

timp ce consumul mediu pentru o perioadă similară este de 80).

Costuri aferente altul proiect:Costurile sunt eligibile doar pentru un singur proiect cu finanţare UE. Raportarea aceloraşi cheltuieli pentru mai mult de un singur proiect cu finanţare UE est interzisă.

Achiziţia de terenuri:Costul achiziţiei de terenuri este cheltuială neeligibilă. La achiziţia unui imobil şi a terenului, doar costurile cu achiziţionarea imobilului pot fi considerate costuri eligibile directe în categoria „Proprietăți imobiliare“.84

Atunci când se achiziţionează un imobil, terenul pe care este construit acesta trebuie evaluat (adică de un expert evaluator) şi exclus din costul proprietății imobiliare.

Aporturile în natură:Aporturile în natură, constând în bunuri, servicii şi sume de bani primite fără compensaţie, nu sunt eligibile pentru finanţare UE. Aporturile în natură pot fi sub forma de muncă voluntară, disponibilitate, donaţii, cadouri, recompense, reduceri, discounturi, şi orice alt tip de reducere de preţ. În continuare sunt prezentate exemple de aporturi în natură:

• voluntari (care nu primesc salariu sau altă remuneraţie) care lucrează în cadrul proiectului;

• personalul detaşat fără compensaţii financiare, plătit de organizaţia care face detaşarea (de exemplu un ofiţer al ministerului care este detaşat la organizaţie pentru a lucra în cadrul proiectului în scopul împărtăşirii de cunoştinţe);

• activitatea personalului subvenţionată integral (de exemplu studenţi/stagiari implicați în proiect ale căror indemnizaţii sunt suportate de universitate);

• echipamente, proprietăți imobiliare bunuri sau servicii achiziţionate în mod specific din donaţii private sau subvenţii publice (de exemplu achiziţionarea unui imobil care este integral subvenţionată dintr-o donaţie privată);

• echipamente, proprietăți imobiliare puse la dispoziţia organizaţiei fără compensaţie (de exemplu municipalitatea îşi rezervă o parte a imobilelor sale pentru activitățile proiectului fără plata vreunei chirii sau a altei contraprestaţii);

• servicii, bunuri primite ca recompense/cadouri (de exemplu ca şi stimulent comercial, un comerciant de produse IT recompensează organizaţia cu un calculator);

Rabaturile sau reducerile primite la achiziţionarea articolelor trebuie deduse din valoarea raportată pentru finanţare UE (de exemplu echipamentul este achiziţionat cu preţul de 100, dar factura de la furnizor este o notă de credit care acordă un discount de 10% din valoarea echipamentului ca şi stimulent comercial. Valoarea care urmează a fi raportată pentru finanţare UE este de 100-10=90.

7. Excepţii

Costurile rezonabile de ospitalitate suportate pentru participanții la proiect şi personalul proiectului în timpul evenimentelor sociale organizate în situaţii excepţionale şi în legătură cu proiectul (de exemplu prezentarea

84Articolul II.1.4 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

rezultatelor finale ale proiectului şi sesiuni de discuţii organizate în sala de conferinţe a unui hotel) sunt permise şi pot fi considerate costuri directe eligibile în categoria „Consumabile, bunuri aprovizionate şi servicii generale“.85 Pentru a fi considerate eligibile, aceste costuri (chiria pentru săli, masa participanților...), aceste costuri trebuie să satisfacă cerinţele privind caracterul rezonabil al cheltuielilor.

TVA: TVA poate fi considerată eligibilă ca şi cost direct în următoarele cazuri:

i. pentru organizaţii (de exemplu ONG-uri şi organizaţii non-profit) şi organisme publice care furnizează un certificat fiscal în care se specifică faptul că entitatea nu poate recupera TVA direct sau indirect şi că nu există o situaţie de dublă-finanţare;

ii. atunci când TVA plătită este datorată autorităților fiscale din alt Stat membru unde este înregistrat furnizorul, şi când valoarea achitată sau o parte a acesteia nu este recuperată direct sau indirect de autoritățile fiscale ale Statului membru.


Caracterul rezonabil al cheltuielilor:

a. Cheltuieli nenecesare: Pentru a evalua dacă o cheltuială poate fi considerată necesară pentruproiect, posibilitatea finalizării proiectului fără această cheltuială trebuie analizată anterior achiziţiei. Dacă răspunsul este pozitiv, atunci cheltuiala va fi considerată nenecesară.

b. Caracterul excesiv al cheltuielilor: Organizaţia trebuie să evalueze preţul pieţeicerând, în măsura în care este posibil, cotaţii de preţ de la diferiți furnizori anterior achiziţiei. Aceste cotaţii de preţ pot fi folosite ca şi documentaţie justificativă pentru stabilirea caracterului rezonabil al costurilor pentru care se solicită plata. Trebuie selectată cea mai bună valoare/calitate pentru preţul plătit.

Costuri aferente altul proiect: Pentru a preveni raportarea costurilor în cadrul mai multor proiecte/programe cu finanţare UE, trebuie să existe proceduri de control pentru monitorizarea posibilei dublări a costurilor. Ori de câte ori este posibil, caracteristicile analitice ale sistemului contabil şi/sau un cont bancar separat (în special pentru beneficiarii care folosesc contabilitatea bazate pe fluxuri de numerar) se vor folosi pentru a separa cheltuielile proiectului de cele ale altor proiecte.


Î: Cum se pot justifica cheltuielile rezonabile cu recepţia?

R: A se vedea prima excepţia din secţiunea 3.

Î: În ce situaţii sunt impozitele eligibile/neeligibile?

R: Impozitele sunt eligibile ca şi costuri directe atunci când sunt direct corelate cu cheltuielile eligibile din categoria costurilor directe (de exemplu taxe de aeroport pentru biletele de avion eligibile, impozite locale în legătură directă cu proprietățile imobiliare eligibile pentru proiect). În cazul TVA, a se vedea ultimul paragraf din secţiunea 3.

Î: Există o listă completă a cheltuielilor neeligibile?

R: Lista costurilor neeligibile inclusă în secţiunea 2 stabilește principiile generale pentru raportarea costurilor către CE. Lista nu este însă exhaustivă.

Î: Care sunt regulile cu privire la achiziţia de terenuri?

R: Costurile cu privire la achiziţia de terenuri sunt neeligibile. În cazul achiziţiei unui imobil şi a terenului aferent, doar achiziţia imobilului poate fi considerată cost direct eligibil în categoria „Proprietățiimobiliare“.86

Î: TVA nerecuperabilă este eligibilă. Ce documente trebuie furnizate pentru a confirma faptul că TVA nu este recuperabilă?

R: Un document oficial emise de autoritățile fiscale trebuie prezentat pentru a confirma faptul că organizaţia nu poate recupera TVA, direct sau indirect, şi că nu există o situaţie de dublă finanţare.

85Articolul II.1.5 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare

13. Asistenţă tehnică


FFE, FR, FI, FER

“1. Toate costurile necesare pentru implementarea Fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare sau alte organisme care sprijină derularea sarcinilor, enumerate în paragraful 2, sunt eligibile pentru asistenţă tehnică în limitele specificate în Articolul X 1 din Actul normativ primar.

2. Aici sunt incluse următoarele măsuri:

a)cheltuieli în legătură cu pregătirea, selecţia, evaluarea, coordonarea şi monitorizarea măsurilor;b)cheltuieli în legătură cu auditurile şi verificările la faţa locului efectuate asupra măsurilor sau proiectelor;c) cheltuieli în legătură cu evaluările măsurilor sau proiectelor;d)cheltuieli în legătură cu informarea, diseminarea şi transparenţa în legătură cu măsurile;e)cheltuieli cu achiziţia, instalarea şi întreţinerea sistemelor computerizate pentru gestiunea, monitorizarea şi evaluarea Fondurilor;f) cheltuieli cu întâlnirile comitetelor de monitorizare şi sub-comitetelor în legătură cu implementarea măsurilor. Aceste cheltuieli pot include şi costurile experților şi altor participanți la aceste comitete, inclusiv participanți din ţările terţe, acolo unde prezenţa lor este esenţială pentru implementarea în condiţii de eficacitate a măsurilor;g) cheltuieli pentru consolidarea capacităţii administrative pentru implementarea Fondului.“

(1) Articolul 19 (FFE), Articolul 15 (FI), Articolul 17 (FR), Articolul 16 (FER) din actele de bază.


Definiţie generală şi caracteristici:Finanţarea UE poate fi obţinută de autoritățile din Statele membre (Autoritatea responsabilă, Autoritatea delegată, Autoritatea de audit, Autoritatea de certificare) pentru gestionarea programelor anuale în cadrul capitolului „Asistenţă tehnică“. „Gestionarea programului“ înseamnă toate activitățile în legătură cu pregătirea, selecţia, apreciarea, gestionarea, monitorizarea, evaluarea, controlul (auditurile şi verificările la faţa locului), diseminarea şi publicitatea programului. Aici pot fi incluse toate tipurile de costuri (inclusiv costuri de personal, papetărie, echipamente IT, deplasări) atâta vreme cât aceste costuri sunt corelate cu sarcinile menţionate la punctele de la a) la g). Dacă este necesară, cheltuielile aferente vor trebuie alocate astfel încât să reflecte suma efectiv cheltuită de diferitele organisme pentru implementarea Fondurilor.

Perioadă de eligibilitate:Perioada de eligibilitate pentru activitățile aferente asistenţei tehnice durează până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual (nu mai târziu de nouă luni de la termenul final de eligibilitatea al cheltuielilor, aşa cum este acesta stabilit în decizia de finanţare care aprobă programul anual).

Baza de raportare:Costurile pentru asistenţă tehnică trebuie raportate în conformitate cu standardele naţionale de contabilitate. Costurile raportate în categoria Asistenţă tehnică trebuie raportate pe baza costurilor efectiv suportate de autoritățile Statului membru şi vor fi justificate cu documente (adică facturi, chitanţe, contracte). Ori de câte ori se impune o atribuire (de exemplu pentru cheltuielile folosite pentru alte activități, cum ar fi utilități, sedii), metoda de calcul folosită pentru a stabili costul ce trebuie înregistrat în contabilitate ca şi asistenţă tehnică va trebui consemnată în documente.

Conformitatea cu alte Fonduri:

86 Consultați capitolul „Proprietăți imobiliare“.87 Articolul V din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

Statele membre pot implementa măsuri de asistenţă tehnică pentru un Fond împreună cu măsuri de asistenţă tehnică pentru unele sau toate cele patru Fonduri (Articolul 1(4) RA).Cu toate acestea, în acel caz, doar partea din costuri folosită pentru implementarea măsurii comune corespunzătoare unui Fond va fi eligibilă pentru finanţare din acest Fond, iar Statele membre se vor asigura ca:

partea din costuri pentru măsurile comune este alocate Fondului corespunzător într-omanieră rezonabilă şi ce permite verificarea; şinu se produce o dublă finanţare a costurilor.

Legătura între asistenţă tehnică şi programul anual:Costurile raportate pentru asistenţă tehnică pot fi în legătură cu orice program anual (de exemplu asistenţa tehnică pentru anul N poate fi în legătură cu programele anuale N-1, N+1, N+2…, cu condiţia ca cheltuielile raportate să fie suportate în decursul perioadei de eligibilitate aplicabile asistenţei tehnice a programului căruia îi sunt alocate (de la 1/1/N până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual).

În plus, în cazul Fondului european pentru refugiați, costurile raportate pentru asistenţă tehnică în cadrul unui program anual al etapei de programare 2008-2013 pot fi de asemenea în legătură cu orice program anual al etapelor de programare precedente, FER I şi FER II. Ca şi în cazul precedent, costurile raportate trebuie să fie suportate în decursul perioadei de eligibilitate aplicabile asistenţei tehnice a programului căruia îi sunt alocate.

3. Excepţii

N/A


Costuri de personal: Costurile cu personalul pot fi alocate ca şi asistenţă tehnică cu condiţia ca personalul în cauză să realizeze una sau mai multe sarcini enumerate la punctele de la a) la g) şi ca alocarea personalului respectiv să fie dovedită cu un document scris al organizaţiei (decizie scrisă de alocare, fişa postului, organigrama). În ceea ce privește costurile de personal eligibile ca şi costuri de personal, se vor aplica principiile descrise pentru costurile directe de personal (a se vedea fişa privind costurile de personal, punctul 2.c).

Buget: Se recomandă ca bugetul pentru asistenţă tehnică să fie inclus în categoriile de costuri enumerate în secţiunea 4 capitolului privind bugetul.

Activitățile de asistenţă tehnică comune mai multor programe: Atunci când caracteristicile analitice nu pot fi folosite pentru alocarea costurilor asistenţei tehnice către diferite programe, se vor defini chei de alocare. Exemple de chei de alocare sunt:

costurile totale per program (ca şi procent din costurile totale ale programelor);

numărul de membri ai personalului implicați per program;

număr de proiecte per program;

numărul de beneficiari per program.

Amortizarea echipamentelor IT: În cazul echipamentelor IT folosite doar pentru asistenţă tehnică (şi nu pentru proiecte cărora li se aplică regulile generale privind echipamentele), se acceptă alocarea costului integral al echipamentelor unui singur program anual.


Î: Ce tipuri de cheltuieli sunt acoperite de asistenţa tehnică (include auditurile şi verificările la faţa locului)?

R: Auditurile şi verificările la faţa locului pot fi eligibile pentru finanţare UE parte a activităților de control şi evaluare a programului (a se vedea secţiunea 2).

Î: Care este procedura pentru aprobarea cheltuielilor de asistenţă tehnică după aprobarea programului anual?

R: Programul anual include principalele activități vizate pentru asistenţă tehnică.

Î: Pot fi costurile de asistenţă tehnică combinate peste mai multe Fonduri şi cum?

R: Asistenţa tehnică poate fi combinată peste mai multe Fonduri (a se vedea secţiunea 2 pentru condiţii şi secţiunea 4 pentru recomandări cu privire la alocarea costurilor de asistenţă tehnică respectivelor Fonduri).

Î: Modificările defalcării financiare a programului anual (până la 10%) includ asistenţa tehnică?

R: Nu, modificările trebuie calculate pentru măsuri doar excluzând valoarea AT. Totuşi, dacă valoarea TA este redusă sau diminuată, acest lucru va duce automat la creşterea sau diminuarea valorii uneia sau a mai multor măsuri şi, astfel, va avea un impact asupra defalcării financiare a programului.

Î: Care este perioada de eligibilitate pentru asistenţa tehnică?

R: Perioada de eligibilitate asistenţa tehnică este prelungită până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual.

Î: Pot costurile aferente unei evaluări a programului anului N să fie plătite din distribuţiile pentru asistenţa tehnică din N+1?

R: Costurile evaluării unui program al anului N pot fi plătite cu Fondurile primite pentru asistenţă tehnică din N+1. Într-adevăr, costurile sunt considerate eligibile cu condiţia să fie suportate în decursul perioadei de eligibilitate (de la 1/1/N până la termenul limită pentru depunerea raportului final cu privire la implementarea programului anual) şi achitate înainte de începutul perioadei de eligibilitate (1/1/N). Aceste costuri pot, deci, fi achitate după sfârşitul perioadei de eligibilitate (a se vedea Capitolul „Perioada de eligibilitate“).

Î: Pot instalaţiile de încălzire şi răcire pentru spaţiul de birouri folosite de autoritatea responsabilă fi eligibile ca şi asistenţă tehnică?

R: Acest lucru este posibil, dar, dacă birourile sunt folosite în alt scop decât sarcinile enumerate la litera de la a) la g), punctul 2 din Articolul privind Asistenţa tehnică, se va folosi o metodă de atribuire.

Î: Papetăria şi mobilierul sunt eligibile ca şi asistenţă tehnică?

R: Da, atâta vreme cât sunt folosite pentru sarcinile enumerate la litera de la a) la g), punctul 2 din Articolul privind Asistenţa tehnică.

Tél: +32 2 800 21 27igi.mai.gov.ro/sites/all/themes/multipurpose_zymphonies... · Web viewMembrul...

Documents

Transcript of Tél: +32 2 800 21 27igi.mai.gov.ro/sites/all/themes/multipurpose_zymphonies... · Web viewMembrul...