SUPORT DE CURS- CORESPONDENŢĂ ADMINISTRATIVĂ ŞI DE AFACERI

GENERALITĂŢI:

Relaţiile dintre oameni sunt marcate de nenumărate norme şi instrumente de comunicare care stabilesc regulile generale şi particulare de desfăşurare a acestora. Un element definitoriu al unei relaţii de afaceri, îl constituie comunicarea în scris- corespondenţa.

Comunicarea în scris se realizează sub forma scrisorilor- uneori însoţită de documente complementare, memoriilor, invitaţiilor. Corespondenţa oficială este cea care stabileşte relaţii publice, cu un marcat caracter ierarhic. Forma scrisă oficială e caracterizată de o largă circulaţie şi de o longevitate prelungită. Pe lângă destinatar şi alte persoane vor fi solicitate să ia cunoştinţă de existenţa acestui document. O dată înregistrate şi arhivate, documentele pot fi readuse în discuţie mai târziu.

Trăsături de bază ale lucrării de serviciu: lucrarea de serviciu se concentrează pe îndeplinirea unor sarcini, cea academică încearcă să convingă profesorul de cunoştinţele unui elev; lucrarea de serviciu are ca şi ţintă un public cu perspective diferite. Ca şi angajat al unei companii intraţi în contact cu cu experţi sau cu persoane mai puţin pregătite, cu persoane din interiorul sau din exteriorul organizaţiei. Aceşti cititori vor parcurge mesajul numai dacă este convingător şi îi va ajuta să îşi îmbunătăţească performanţa. Mesajul trebuie să fie relevant şi uşor de citit; lucrările pot fi citite de persoane necunoscute. Putem identifica mai multe categorii de cititor: cititor primar ( şeful direct), cititor secundar( superiorul acesuia) şi cel terţiar. E necesar să presupuneţi că şi alţii vor citi documentul, că duplicatele vor fi expediate şi că alte copii ale acestui document vor fi îndosariate pentru uz viitor; lucrarea de serviciu poate fi utilizată şi în proceduri legale. În urma îndosarierii, părţi din documentul respectiv, pot fi utilizate în proceduri juridice. Cuvintele trebuie să fie bine alese pentru a nu putea fi interpretate greşit. Dumneavostră răspundeţi de acel document, iar alţii pot să apeleze la fragmente din el pentru a-şi susţine punctul de vedere; formatul documentului variază în funcţie de situaţie: informări, scrisori, proceduri, evaluări ale angajaţilor. E esenţial să fiţi foarte familiar cu diferitele modele organizaţionale şi diferitele formate necesare de documente.

Analiza audienţei, clasificarea destinatarilor:1. Consumatori: În această categorie intră cititorii generali, începători. Aceştia deţin un

bagaj de cunoştinţe redus sau chiar inexistent în legătură cu subiectul, nu consideră important să citească nimic, preferă informaţiile generale. În corespondenţa cu acest tip de audienţă e necesar să utilizăm un limbaj simplu, un minim vocabular tehnic, dacă sunt incluse grafice- să fie realizate cât mai sumplu, menţineţi un ton informal, oferiţi definiţii. Se recomandă utilzarea cuvintelor comune şi a propoziţiilor simple.

2. Tehnicienii: Aceştia îşi cunosc domeniul de activitate foarte bine, deţin cunoştinţe limitate în domeniile adiacente, sunt interesaţi de informaţii de tipul “ cum să …”. Se recomandă utilizarea unui limbaj simplu şi a termenilor tehnici atunci când este cazul. Tonul trebuie să fie încurajator, folosind propoziţii directe, imperative.

3. Experţii:- sunt indivizii calificaţi care preferă informaţiile specifice, care deţin experienţa tehnică în domeniile lor de activitate. În acest caz se recomandă utilizarea unui limbaj tehnic, cu informaţia specifică, relevantă pe domeniul respectiv.

1

4. Factorii de decizie: Această categorie e reprezentată de directorii executivi şi de manageri. Vorbim despre un personaj de carieră, cu un fond nu neapărat tehnic, preferă informaţia care permite luarea unei decizii. Procesul de luare a deciziei se bazează în principal pe analiza cost-beneficiu. Se presupune că îşi cunosc bine domeniul de activitate. În cazul în care informaţia e legată de câmpuri adiacente aceasta trebuie explicată. Se recomandă utilizarea unui limbaj simplu când nu aveţi motive să utilizaţi termeni tehnici; străduiţi-vă să fiţi concişi.

SCRISOAREA:

2