Sistemele informatice n sprijinul managerului

Secolul XXI a fost denumit secolul tehnologiei, de la o zi la alta vedem cum tehnologia in orice domeniu, avanseaza si vine in avantajul omului. De la roboti pana la documentatii in formate electronice, toate fiind intr-o continua evolutie si retehnologizare. Sistemele informatice au fost create pentru a veni in ajutorul societatii, dar mai ales pentru a usura activitatile omului, astfel ca acestea se impart in mai multe categorii:Tipul de sistem informaticDomeniul potrivit

Sisteme expertCercetare-specialisti

Sisteme decizionaleDecizii-sprijinite interactiv

Sisteme executiveInformatii-top management

Sisteme de raportareInformatii-la nivelul utilizatorului final

Sisteme de procesare atranzactiilorDate de la operatiile afacerii

Cel mai mare beneficiu l-au adus managerilor pentru ca le-a usurat munca prin sortarea si aranjarea datelor in functie de anumite criterii bine definite cum ar fi :- continut - informatiile sa fie concise, de calitate, complete, sa aiba relevanta;- timp - sa fie puse la dispozitia utilizatorului ori de cate ori acesta are nevoie, sa fie actualizate la zi, sa puna la dispozitie informatii atat din trecut cat si cele la zi si din viitor.- dimensiune - la acest criteriu, principala si cea mai importanta caracteristica este claritatea informatiei, sa fie usor de inteles, indiferent de gradul celui care o primeste. Informatia trebuie sa fie ordonata, detaliata, disponibila pentru a fi listata sub orice forma necesara prezentarii ei (listata pe hartie, pastrata pe suport video, audio sau sub orice alta modalitate media). Astfel ca unul dintre cele mai importante aspecte ce caracterizeaza derularea procesului decizional este nivelul de informare a managerilor asupra problemelor in care sunt chemati sa actioneze. Majoritatea problemelor care apar in cadrul unei organizatii sunt datorate nerespectarii criteriilor de mai sus ceea ce implica deficit de informatie, fie existenta de informatii suficiente dar obtinerea lor fiind dicila datorita slabei structurari. De aceea, se impune ca managerii, atunci cand colecteaza informatiile sa ia in considerare toate sursele posibile si disponibile, din interiorul infomational al firmei sau din afara acestuia. La fel de importante sunt so procesele informationale care ofera suport pentru prelucrarea datelor colectate, ducand la eficientizarea fluxului informational.Cel mai important sistem care sta la baza informatiei este sistemul decizional, principala responsabilitate si ocupatie a unui manager fiind adoptarea deciziilor, ideal este ca acestea sa fie corecte. La baza unei erori in sintem survenit in urma deciziilor luate de catre un manager, sta informatia prost structurata, sau mai grav, informatia incorecta. De aici deducem ca sistemul informational vine in ajutorul omului dar nu gandeste pentru el, ajuta la usurarea distribuirii informatiei dar nu poate corecta o informatie gresit introdusa. Spre exemplu, un exel in care noi introducem tabelar niste date in urma carora trebuie sa obtinem o valoare finala, in cazul in care sumele introduse de noi nu sunt corecte, sistemul ne va calcula informatiile introduse de noi, acesta neputand sa intre in mintea noastra si sa ne spuna ca am gresit un caracter din pricina unor factori(oboseala, graba), care va genera un rezultat total diferit fata de cel corect.In cazul sistemelor decizionale, si aici este o lunga discutie cu privire la natura lor in functie de mai multe criterii cum ar fi : - prezicia si completitudinea informatiilor: - decizii probabilistice - in care informatiile nu sunt concrete iar managementul va lua decizia intuitiv; deciziile euristice, deterministe, aleatoare sau folosind diferite teorii cum ar fi Logica Fuzzy.- tinand cont de aploarea decidentului se pot definii decizii individuale sau de grup;- daca se va tine cont de orizontul de timp si implicatiile in organizatie, se vor defini decizii strategice, tactice si curente.Specificul informatiei este ca aceasta reprezinta o "materie prima" inepuizabila, deoarece se poate folosi o anumita cantitate, fara ca "izvorul" ei sa diminueze. Stocul de informatii nu este administrat dupa reguli obisnuite, informatia fiind pusa la dispozitia celui ce are nevoie de ea sub diferite forme dar care ajuta la determinarea anumitor evenimente, stari actiuni ce ne ajuta la evaluarea sistemului considerat.Caracterul multidimensional al informaiei impune considerarea regulilor de sistem, n caz contrar evaluarea acesteia nu are anse de reuit. Informaiei trebuie s i se asocieze o valoare de utilitate, respectiv sperana de economie, calculat prin diferena realizat ntre efectele unei decizii promovate prin i fr elementul cunoatere. Valoarea de utilitate a unei informaii este strict dependent de deprecierea fizic dar i moral care este prioritar. Informaia este supus unui risc ridicat de degradare, indus de aciunile de producere i difuzare rezultate din interacionarea multipl i complex cu suma informaiilor dintrun mediu.Si asa putem discuta la nesfarsit despre necesitatea unui sistem informational care vine in ajutorul manegementului, si a informatiei care trebuie bine structurata. Este de la sine inteles ca, pentru a avea un managemant sanatos si o organizare pe masura, orice organizatie trebuie sa beneficieze de oameni competenti sa comunice si dispusi sa invete sa foloseasca sistemele de comunicare puse la dispozitia lor.