Unitatea de studiu 1

Sisteme informaţionale economice

Obiective: Definirea sistemelor informaţionale şi prezentarea evoluţiei lor

Descrierea ciclului prelucrării datelor

Prezentarea opţiunilor de achiziţie a softului

Competenţe dobândite: Înţelegerea rolului sistemului informaţional contabil prin prisma evoluţiei acestora

Identificarea fazelor şi activităţilor specifice prelucrării datelor în domeniul contabilităţii

Formularea strategiei de informatizare a activităţii financiar-contabile dintr-o organizaţie

Derularea activităţilor necesare achiziţiei de software pentru domeniul contabilităţii

Timpul mediu necesar asimilării: 5 ore

Conceptul de sistem informaţional economic a fost definit în moduri diferite. De cele mai multe ori,

el este sinonim cu sistem informaţional pentru conducere, iar cele mai dese referiri se fac la această

ultimă variantă, aşa cum vom proceda şi noi în continuare. Din toate definiţiile, rezultă că el este un

ansamblu de resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării şi

prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale

ale conducerii şi controlului activităţilor organizaţiei.

Sistemul informaţional pentru conducere nu trebuie tratat numai prin prisma calculatorului

electronic, deoarece şi unităţile care nu dispun de el beneficiază de serviciile unui astfel de sistem.

Termenul de sistem este deosebit de popular în domeniul informaticii, sub forma diferitelor

componente specifice: echipamente, persoane, software, date, funcţii. Cu alte cuvinte, el este alcătuit din

multiple elemente care interacţionează pentru atingerea unui scop comun.

În esenţă, componentele de bază ale unui sistem informaţional economic sunt:

datele, ce reflectă activităţile economice desfăşurate într-o anumită perioadă de către o

organizaţie;

procedurile de prelucrare, manuale sau automate, prin care se culeg, prelucrează şi stochează

datele;

persoanele care folosesc (exploatează) sistemul şi execută diferite activităţi cu ajutorul

sistemului;

programele utilizate pentru realizarea procedurilor de prelucrare a datelor;

echipamentele sau infrastructura fizică cu ajutorul cărora se culeg, prelucrează, stochează, se

transmit datele.

Importanţa sistemelor informaţionale economice a crescut pe măsură ce datele au devenit resursă

cheie pentru orice organizaţie, alături de resursele umane şi materiale. Decidenţii au înţeles că informaţia

nu este numai un rezultat în sine, ci, mai curând, „materia primă” a unei afaceri şi poate fi considerată

factor hotărâtor în determinarea succesului sau eşecului acesteia. Însă, trebuie avut în vedere că

producerea, distribuirea, asigurarea securităţii, stocarea şi utilizarea informaţiilor înseamnă un efort

financiar, de resurse umane, materiale din partea oricărei firme. Deşi informaţia este peste tot, ea nu se

oferă gratis, iar utilizarea ei, pentru obţinerea unei poziţii competitive, trebuie să fie asociată cu un cost.

Reţelele de calculatoare, accesul la Internet şi dezvoltarea Web-ului au determinat o explozie

informaţională fără precedent, atât la nivelul societăţii, în general, cât mai ales la nivelul afacerilor.

Administrarea informaţiilor generate automat, cu ajutorul calculatoarelor, diferă esenţial de modalitatea

manuală de obţinere a acestora. Costul pe care îl presupune organizarea şi întreţinerea lor poate să crească

într-un ritm alarmant, iar utilizatorii tratează, adesea, acest aspect cu mai puţină atenţie decât s-ar cuveni.

1.1 Evoluţia sistemelor informaţionale economice

Este unanim acceptată ideea că informatica este unul dintre domeniile cu cele mai mari schimbări

înregistrate în ultimul timp. Cauza este clară: noile tehnologii, redate sintetic în domeniu prin IT&C;

astfel, se acreditează ideea că nimic nu este mai constant decât schimbarea. În aceste condiţii, specialiştii

îşi pun fireasca întrebare: am reuşit, oare, să surprindem toate efectele ei, prin ceea ce întreprindem?

Să trecem din ipostaza retorică în cea demonstrativă. Literatura de specialitate informatică, în speţă,

economică – despre care nu se poate spune că nu a existat – nu a ajuns, încă, la un consens... noţional. Se

mai poartă discuţii dacă angrenajul utilizat pentru a oferi informaţii celor interesaţi trebuie să fie numit

sistem informaţional sau sistem informatic, cu referire la utilizarea calculatoarelor în acest scop. Cum

sistemul informaţional cuprinde şi sistemul informatic, folosirea primei forme ar fi mai inspirată, mai ales

în condiţiile din ţara noastră, unde, după cum se ştie, informatizarea n-a atins cotele ţărilor dezvoltate, iar

partea de prelucrare umană are încă o pondere substanţială.

Cum, de regulă, ne place să ne raportăm la ţările cu o bogată experienţă, să o facem şi de această

dată, spunând că, în literatura anglo-americană, information system înseamnă sistem informaţional, iar

computer based information system este ceea ce noi considerăm sistem informatic. Adevărul este

următorul: datorită nivelului tehnologic la care s-a ajuns în SUA, toţi autorii, după ce fac delimitarea

amintită, folosesc termenul de information system, motivând gradul ridicat de automatizare a activităţilor

care lucrează cu informaţia. Credem că este normal, de vreme ce au trecut de mult timp la abordarea

sistemelor în contextul fenomenului de globalizare, preocupându-se de „hăţişul” reţelelor locale,

metropolitane, naţionale şi internaţionale. Oare ne aflăm în aceeaşi situaţie?

Poate că n-am fi convingători, dacă n-am încerca să lămurim lucrurile în continuare. În ultimii 25 de

ani, în literatura de specialitate, îşi face apariţia un nou concept – executive information system – care ar

trebui să dea mult de gândit celor care au tradus management information system sub forma sistem

informaţional pentru conducere, pentru că şi noua apariţie înseamnă tot sistem informaţional pentru

conducere, numai că se referă la nivelul de vârf al ei. Procesul de conducere se realizează pe cele trei

niveluri: operativ, tactic şi strategic, deci nominalizarea unuia dintre ele constituie o condiţie esenţială a

înţelegerii tipului de sistem informaţional/informatic la care se face referire.

Oare, atunci când s-a tradus conceptul de management information system, aşa cum am menţionat

anterior, nu s-a ţinut cont de nivelurile la care se realizează procesul de conducere? Ar fi o explicaţie, însă

putem aduce ca argument şi înţelegerea greşită a cuvintelor management, manager. De multe ori, se

consideră că managerul, printr-o traducere în formă „superlativă”, este similar cu „director”,

„conducător”, ceea ce nu denotă prea multă inspiraţie, prin ambiguitatea provocată. Să nu uităm că, în

limbajul americanilor, manager este şi şeful unui depozit sau magazin, şi administratorul unui bloc de

locuinţe ş.a.m.d.

Din cele relatate, rezultă două posibile variante de utilizat pentru management information system. O

primă soluţie ar consta în specificarea nivelului de conducere căruia i se adresează, numindu-l sistem

informaţional al conducerii operative şi/sau tactice, deşi pentru conducerea operativă există o altă

categorie a sistemelor informaţionale, transaction processing system, după cum vom vedea în continuare.

Aşadar, trebuie făcută referire numai la nivelul de mijloc al conducerii, cel tactic, ceea ce, să

recunoaştem, nu prea intră în uzanţele noastre.

A doua variantă, mai scurtă şi suficient de plauzibilă, ar consta în utilizarea conceptului de sistem

informatic de gestiune, întrucât acesta este obiectivul lor prioritar. De multe ori, în loc de management

information system se foloseşte management reporting system, apropiindu-se mai mult de forma sistem

al rapoartelor de gestiune.

Probabil că, prin prezentarea în primul rând a formelor de existenţă a sistemelor

informatice/informaţionale, în ordinea apariţiei lor, vom contribui la punctarea cu mai mare claritate a

diferenţelor dintre ele.

Pentru faza embrionară a activităţilor informatizate, la nivel operativ sau funcţional, sau de execuţie,

apare noţiunea de Transaction Processing Systems (Sisteme de prelucrare a tranzacţiilor). Ele au apărut

îndeosebi în domeniul contabilităţii, întrucât, după cum se ştie, utilizează un imens volum de date şi are

un sistem propriu perfect de verificare a corectitudinii rezultatelor obţinute. Ulterior, sfera acestor sisteme

s-a extins şi asupra marketingului, personalului, fabricaţiei ş.a. Ele şi-au făcut apariţia pe la mijlocul

anilor 1950, având ca scop principal colectarea datelor din domeniile specificate şi sprijinirea activităţilor

curente prin oferirea de informaţii sub forma rapoartelor operative (de exemplu, centralizatoarul intrărilor

de mărfuri).

Odată culese, datele au început a fi valorificate în mai multe moduri, unul constituindu-l onorarea

cererilor de informaţii formulate de către nivelul superior de conducere, adică tactic, făcându-şi apariţia

Management Information Systems (MIS) sau Management Reporting Systems (MRS) , despre care am

discutat anterior. Obiectivul propus era de furnizare a informaţiilor pentru conducerea tactică, sub forma

rapoartelor de gestiune şi a altor situaţii. Ele şi-au făcut apariţia la începutul anilor 1960.

La începutul anilor 1970, se încearcă trecerea spre uşurarea procesului decizional, prin preluarea

unei părţi din efortul organelor de decizie. Obiectivul prioritar nu mai era simpla culegere a datelor, nici

sintetizarea lor sub forma rapoartelor, ci uşurarea procesului de luare a deciziilor. Şi-au făcut astfel

apariţia Decision Support Systems (DSS), cunoscute la noi ca sisteme suport pentru decizie, deşi s-ar

putea considera mai inspirată forma sisteme de sprijinire a procesului decizional, evitându-se, astfel,

posibila concluzie că, până la apariţia acestor sisteme, deciziile n-ar fi avut suport. Ulterior, aceste sisteme

s-au specializat, prin apariţia sistemelor de sprijinire a proceselor decizionale de grup (Group Decision

Support Systems – GDSS), ce oferă, în plus faţă de DSS-uri, facilităţi de negociere şi comunicare ce nu

necesită prezenţa fizică a decidenţilor în acelaşi loc. De asemenea, în aceeaşi categorie au apărut sistemele

de sprijinire a deciziilor la nivel organizaţional (Organizational DSS), ce permit fundamentarea unei

decizii ce afectează mai multe componente organizaţionale.

La mijlocul anilor 1980, deşi primele încercări din alte domenii decât cel economic sunt mai

timpurii, proliferează un nou tip de sisteme, şi anume Expert Support Systems (ESS), cunoscute ca

sisteme expert, prin care se trece la prelucrarea cunoştinţelor umane, motiv de a fi numite uneori şi

Knowledge Work Systems (KWS), pentru că sprijină personalul în crearea şi integrarea noilor cunoştinţe

la nivelul întregii organizaţii. Ele preiau, sub forme mult mai performante, o parte din activităţile

surprinse prin tipurile de sisteme menţionate până acum. De multe ori, se consideră că sistemele expert

sunt numai o prelungire a celor de sprijinire a procesului decizional, ceea ce nu este adevărat, întrucât ele

se pot regăsi pe orice treaptă a conducerii – de la nivelul operativ până la cel strategic –, aşadar, de la

sistemele de prelucrare a tranzacţiilor economice până la sistemele de sprijinire a conducerii la nivel

strategic.

Sistemele expert diferă de sistemele de automatizare a muncii de birou (Office Automation Systems

= OAS), cunoscute într-o formă mai scurtă sub numele de birotică, apărute cam în aceeaşi perioadă, la

mijlocul anilor 1980. Noile sisteme se ocupă cu tratarea comunicaţiei umane, prezenţa lor fiind simţită în

toate tipurile de sisteme informatice.

Nivelul strategic al conducerii este sprijinit, într-un mod aparte, prin noile Executive Information

Systems (EIS), dezvoltate puternic începând cu mijlocul anilor 1980. Ele îşi propun mult mai mult decât

„clasicul” tablou de bord sau arhiuzitatele sisteme de rapoarte, despre care mulţi conducători spuneau cu

maliţiozitate că îi adormeau înainte de a apuca să le citească în întregime. Nici formele moderne de

informare mult mai succintă, prin grafice, tabele, scheme, nu i-au mulţumit. Veritabilii conducători, buni

strategi, de multe ori sunt interesaţi mai întâi să ştie ce fac alţii, ce se întâmplă pe piaţa globală şi abia

apoi doresc să ştie detalii despre firma lor. O astfel de optică a deranjat pe mulţi realizatori de sisteme

informatice de gestiune, care îşi văd neglijat efortul muncii lor de ani de zile.

O explicaţie se găseşte tot în tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii (IT&C), de la care am

început discuţia, fiindcă odată cu apariţia atâtor forme de „ieşire în lume”, prin atâtea tipuri de reţele, care

mai de care mai performante, este normal ca „top-managerii” să dorească să vadă mai întâi ce se întâmplă

în „ograda vecinilor lor”, chiar dacă ei se află peste mări şi ţări, fie şi numai pentru a putea spune,

conform afirmaţiei lui Pascal, „când mă compar – sunt mulţumit; când mă analizez – mă detest”.

Teste de autoevaluare

TA 1.1

1. Enumeraţi tipurile de sisteme informaţionale din perspectiva evoluţiei acestora.

2. Prin ce diferă sistemele de sprijinire a procesului decizional de sistemele de

informare a conducerii.

Răspuns:

1.2 Modalităţi de achiziţie a softului

O soluţie software poate fi obţinută în mai multe moduri. De exemplu, aplicaţiile standard (cum sunt

aplicaţiile de gestiune a stocurilor, evidenţa clienţilor, contabilitate generală, resurse umane-salarizare

etc.) pot fi achiziţionate de pe piaţă de la o firmă producătoare de software. Dacă această soluţie nu este

agreată de firmă, se poate opta pentru dezvoltarea noului sistem în cadrul firmei, fie cu specialiştii proprii,

fie prin contractarea unor specialişti din afara firmei pentru realizarea unor activităţi, care presupun un

nivel de expertiză tehnică deosebită (cum ar fi proiectarea şi programarea aplicaţiilor Web, dezvoltarea

sistemelor distribuite, dezvoltarea aplicaţiilor data warehouse etc.).

Prin urmare, există mai multe variante de obţinere a programelor, pe care echipa de dezvoltare

trebuie să le ia în considerare, să le evalueze şi să aleagă pe cea care corespunde cel mai bine condiţiilor

din firmă şi caracteristicilor sistemului informaţional.

Diferitele variante de achiziţie a softwareului se regăsesc în spaţiul definit de două dimensiuni:

opţiunea achiziţionare/dezvoltare şi opţiunea în cadrul firmei/în afara firmei. Cadrul astfel format şi

poziţionarea celor mai importante variante de implementare sunt puse în evidenţă în figura 1.1.

Fiecare din cele două axe conţine un spectru de valori, nu doar valorile extreme evidenţiate în figura

1.1. Se poate opta pentru achiziţionarea întregului sistem sau pentru dezvoltarea în totalitate a acestuia,

însă, între aceste două extreme, pot fi identificate şi alte soluţii, în care o parte a sistemului să fie

cumpărată, iar cealaltă parte să fie dezvoltată. De exemplu, se poate opta pentru achiziţionarea unei soluţii

de pe piaţă, dar care să necesite modificarea unor componente sau adăugarea altora în vederea adaptării la

anumite cerinţe specifice firmei sau pentru crearea interfeţelor cu sistemele existente în firmă.

În mod similar, există mai multe opţiuni în ce priveşte cealaltă dimensiune: dezvoltarea integrală a

sistemului în cadrul firmei şi dezvoltarea sa integrală în afara firmei.

Soluţii

ERP

Achiziţionare

Dezvoltare

În afara firmeiÎn cadrul firmei

Externalizarea

serviciilor

informaţionale

Soluţii

la cheie

Software la comandă

Soluţii

ERP

Soluţii

ERP

Achiziţionare

Dezvoltare

În afara firmeiÎn cadrul firmei

Externalizarea

serviciilor

informaţionale

Soluţii

la cheie

Software la comandă

Fig. 1.1 Variante de implementare

(adaptare după Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D. – Systems Analysis and Design in a Changing World,

Course Technology, Thomson Learning, Boston, 2002, p.314)

1.2.1 Externalizarea serviciilor informaţionale

Externalizarea a devenit una din metodele cele mai eficiente de reducere a costurilor şi de

îmbunătăţire a performanţelor unui grup de activităţi din cadrul firmei.

Externalizarea sistemelor informaţionale (sau a serviciilor informaţionale) presupune transferul către

un furnizor a managementului sistemului, respectiv a dezvoltării şi exploatării lui. Externalizarea

sistemelor informaţionale cuprinde o paletă mai largă de posibilităţi, de la externalizarea în totalitate a

sistemelor informaţionale şi până la externalizarea dezvoltării parţiale a noului sistem.

La o extremă se află situaţia contractării unui agent pentru dezvoltarea şi exploatarea aplicaţiilor pe

calculatoarele acestuia, firma preocupându-se numai de furnizarea datelor de intrare şi preluarea ieşirilor

sistemului. În acest caz, agentul contractat se va ocupa de toate serviciile informaţionale, inclusiv

prelucrarea datelor, calculatoarele, programele, reţeaua şi personalul aparţinând acestuia. În fapt, agentul

va reprezenta departamentul informatic al firmei pentru care prestează serviciile. O variantă apropiată

presupune angajarea unei companii care să furnizeze aplicaţiile necesare şi să le execute în cadrul firmei

contractante pe calculatoarele acesteia.

Se poate opta pentru externalizarea doar a activităţilor de dezvoltare a sistemelor informaţionale, cu

scopul dezvoltării complete sau parţiale a sistemului, cumpărării de pachete-program şi, eventual,

adaptarea acestora la cerinţele specifice ale clientului, sau obţinerea de asistenţă pe parcursul tuturor

fazelor de dezvoltare a sistemului. Un exemplu tradiţional constă în contractarea unui agent pentru

testarea aplicaţiilor la nivel de sistem.

După cum rezultă din figura 1.5, în acest paragraf, prin externalizare facem referire la întregul

sistem, inclusiv punerea în funcţiune şi exploatarea sa de zi cu zi. Situaţia contractării unei firme doar

pentru dezvoltarea noului sistem sau a unei părţi din acesta nu se încadrează aici. Ea este evidenţiată în

acea parte a formei „Soluţia dezvoltării” care corespunde opţiunii „În afara firmei”.

Externalizarea sistemelor informaţionale reprezintă, în general, o decizie strategică, pe termen lung

(de regulă 8-10 ani), şi nu se aplică doar asupra unui proiect de dezvoltare, ci la nivelul întregii

organizaţiei. De aceea, ea nu reprezintă propriu-zis o variantă de implementare, decizia fiind luată la

nivelul conducerii superioare.

Externalizarea serviciilor informaţionale este posibilă prin apelarea la Application Service Providers

(ASP). Un ASP este o companie care dezvoltă şi furnizează servicii folosite în comun de mai mulţi

utilizatori, care plătesc un abonament sau taxe de folosire, serviciile fiind furnizate dintr-o locaţie centrală

prin Internet sau printr-o reţea privată. ASP presupune acces partajat, sub control, la anumite servicii.

1.2.2 Surse ale softului

Dacă soluţia externalizării serviciilor informaţionale ar putea părea una prea radicală, firmele au la

dispoziţie şi alte variante de implementare a sistemului. Ne referim la diferitele surse ale softului.

În general, programele informatice pot fi obţinute pe două căi principale: achiziţia unui pachet de

aplicaţii de pe piaţă de la diferiţi furnizori, numit şi soft la cheie, sau dezvoltarea acestuia prin parcurgerea

tuturor fazelor specifice ciclului de viaţă al sistemelor informaţionale, soluţie numită şi soft la comandă.

Acestea două nu reprezintă decât valorile extreme ale unui spectru, între ele putând fi identificate alte

soluţii.

Softul necesar sistemului poate fi obţinut pe următoarele căi:

cu forţe proprii;

la comandă;

la cheie;

la cheie modificat.

Softul realizat cu forţe proprii

Din faza incipientă a utilizării calculatoarelor, aproape toate organizaţiile şi-au proiectat şi au scris

propriile lor aplicaţii. În multe cazuri, operaţiunea este impusă, unitatea neavând de ales altă modalitate.

De cele mai multe ori, nu existau decât câteva tipuri de programe disponibile pe piaţă, care nu satisfăceau

întotdeauna necesităţile organizaţiilor. Deşi acum la dispoziţia utilizatorului se află o largă varietate de

soft la cheie, mai există încă unităţi care consideră că problemele lor specifice nu se pot rezolva

achiziţionând un soft de pe piaţă. Alte organizaţii sunt atât de mari şi de complexe încât singura

modalitate de a-şi satisface cerinţele o constituie elaborarea propriului soft de aplicaţii.

Soft realizat la comandă

O altă variantă de procurare a softului poate fi angajarea din afara unităţii a

programatorilor/analiştilor sau a unei companii de software pentru a elabora pentru client un pachet-

program de aplicaţii. O astfel de modalitate poate să utilizeze şi componente din programele existente

deja la client, bineînţeles, prin adaptarea, completarea şi combinarea lor, astfel încât să răspundă noilor

cerinţe.

Elaborarea programelor de către clienţi este, deseori, un proces dificil şi poate să se concretizeze în

risipă de timp şi de resurse. O problemă deosebită apare între utilizatorii finali, care îşi definesc propriile

cerinţe, şi analist, care trebuie să le interpreteze şi să le adapteze în structuri de programe, fişiere de date,

intrări şi ieşiri. Analistul trebuie să lucreze cu utilizatorii pentru a determina cu exactitate toate formatele

de rapoarte şi ecrane. Împreună vor identifica intrările sistemului, datele necesare fiecărei intrări, precum

şi datele din structura fişierelor. Analistul trebuie, de asemenea, să elaboreze descrieri detaliate ale tuturor

prelucrărilor interne, logic necesare obţinerii formei dorite a ieşirilor. Aceste specificaţii de program

trebuie să fie apoi interpretate şi codificate prin programe.

Datorită numeroaselor şi variatelor obiective de realizat, întregul proces presupune o disciplină

deosebită şi un control permanent. Unităţile trebuie să-şi exercite controlul cu mare atenţie, mai ales

atunci când se lucrează cu personal din exteriorul ei. Realizatorul softului trebuie să înţeleagă în

profunzime modul cum lucrează unitatea.

Pentru activitatea prestată se va încheia un contract care va consemna responsabilitatea

contractantului de a rezolva cerinţele utilizatorului şi care să-i permită unităţii să-l interpună atunci când,

în anumite condiţii, n-au fost onorate clauzele contractuale. Toate aspectele proiectului privind softul

trebuie să fie prezentate în detaliu şi astfel să se poată verifica pe parcurs întregul proiect. Relaţia dintre

colaborator şi unitate trebuie să fie definită cu rigurozitate şi de aceea trebuie să existe o legătură

permanentă între părţi. Costurile trebuie să fie îndeaproape controlate, iar cheltuielile băneşti minimizate,

până când proiectul a fost completat şi acceptat.

Softul la cheie

Softul la cheie, realizat de către producătorii de calculatoare sau de către companii specializate în

realizarea de software, este vândut pe piaţă pentru o mare diversitate de utilizatori cu cerinţe similare.

Unii producători de software combină softul cu hardul şi le vând ca pachete. Această combinaţie este

numită sistem la cheie, deoarece furnizorul instalează întregul sistem, iar utilizatorul trebuie doar să

„răsucească” cheia pentru a beneficia de funcţiile acestuia.

De remarcat faptul că, la nivelul anilor 1990, în topul primelor 10 firme, cu veniturile cele mai mari

din software, cinci sunt firme producătoare şi de echipamente: IBM – locul I (înaintea firmei Microsoft),

Computer Associates – locul III, Digital – locul VI, Unisys – locul VIII, Hewlett Packard – locul X.

Producerea softului la comandă presupune o muncă anevoioasă şi de aceea scumpă. Ca urmare, tot

mai multă lume se îndreaptă spre pachetele la cheie, mai puţin costisitoare. Deja s-a ajuns la concluzia că

nu este cazul „să se reinventeze roata”, scriind programe care deja se comercializează pe piaţă. De fapt,

estimările arată că peste 70% din costul instalării calculatoarelor de astăzi provin fie din utilizarea, fie din

procurarea pachetelor-program la cheie. Odată cu trecerea timpului, apar pachete-program tot mai

performante, răspunzând cerinţelor unităţilor, ca şi când ele ar fi elaborate cu propriile forţe sau atingând

cele mai diverse pretenţii ale organizaţiilor mari şi complexe.

Modificarea softului la cheie

Numeroase persoane consideră că este mai bună calea de a satisface cerinţele utilizatorilor prin procurarea sistemului la cheie şi modificarea lui conform unor cerinţe anume. Modificările pot fi făcute de către cel care a livrat softul, de către personalul unităţii cumpărătoare sau de către o altă companie furnizoare de software sau de către un alt utilizator al pachetului. În această categorie sunt incluse soluţiile ERP (Entreprise Resource Planning).

Din relatările anterioare se pune întrebarea: Care metodă este mai bună? Datorită situaţiilor şi

condiţiilor diferite, nu există o cale anume, catalogată ca fiind cea mai bună. Fiecare situaţie trebuie luată

în calcul separat. De regulă, softul la cheie tinde să fie cea mai bună soluţie, când răspunde exigenţelor

unităţii sau când el poate fi uşor modificat, ceea ce corespunde sistemelor mici şi cazului în care cerinţele

nu sunt complexe. Odată cu creşterea mărimii şi complexităţii sistemului sau a cerinţelor lui, există slabe

speranţe ca soluţia softului cumpărat să fie cea mai bună. Mulţi specialişti consideră că, dacă softul nu

poate fi realizat cu forţe proprii, varianta apelării la persoane din afară pentru a-l scrie este mai scumpă

decât softul la cheie. Soluţia trebuie să vină, totuşi, de la fiecare unitate, după ce-şi evaluează propriile

cerinţe, prin analiză, şi după ce cunoaşte softul existent pe piaţă.

Soft realizat cu forţe proprii

Avantaje Dezavantaje

1. Programele pot fi concepute astfel încât să

răspundă cu exactitate cerinţelor unităţii.

2. Unitatea poate funcţiona conform căii dorite şi

nu cum este prezentată prin pachetele la cheie.

3. Pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu

alt software din organizaţie, deci integrarea

poate fi uşor realizată.

4. Demarajul şi iniţierea în tehnica de utilizare a

pachetelor sunt mult mai uşor realizabile.

5. Moralul angajaţilor în prelucrarea automată a

datelor este mai ridicat, loialitatea lor faţă de

propriul sistem este mult sporită.

1. Este foarte scump, munca de elaborare este foarte mare,

chiar şi cele mai simple aplicaţii pot costa mii de dolari.

2. De regulă, durează mult, însemnând luni sau ani de zile.

3. Posibilitatea de a eşua, la primele încercări de utilizare, este

mai mare.

4. Solicită costuri deosebite, timp şi control exigent. Trebuie

să se apeleze la o programare standard, precum şi la

elaborarea şi documentarea pachetelor conform standar-

delor existente, ceea ce înseamnă o mare concentrare de

forţe umane.

5. Procesul de elaborare solicită prea mult utilizatorii şi conducerea, deoarece aceştia trebuie să analizeze cerinţele, să sprijine proiectarea, să revizuiască, să testeze sistemul, să identifice defecţiunile ş.a.

6. Soluţia cu specialişti din afară este foarte riscantă.

Soft la cheie

Avantaje Dezavantaje

1. Costul este mult mai redus faţă de celelalte variante,

deoarece costul elaborării şi întreţinerii se împarte la

numeroşi utilizatori.

2. Practic nu există timp de aşteptare până la utilizarea lui.

3. Cumpărătorul minimizează riscul prin testarea softului

înainte şi prin chestionarea altor utilizatori.

4. Utilizatorul poate să aleagă pachetul care să răspundă cel

mai bine propriilor cerinţe.

5. Programele sunt mult mai puţin producătoare de erori, ele

fiind testate anterior, conform cerinţelor utilizatorilor.

6. Furnizorul poate să-şi actualizeze pachetul cu cheltuieli

mult mai reduse decât ale oricărui client, dacă ar face

acelaşi lucru.

7. Întrucât astfel de produse sunt realizate de către experţi,

imitarea lor implică cheltuieli imense.

8. Documentaţia lor este mai bună.

9. Utilizatorul nu are nevoie de prea mulţi analişti şi

programatori, uneori chiar nu este nevoie de ei pentru a

proiecta şi întreţine softul.

1. Cerinţele firmei nu pot să se regăsească perfect

în ceea ce oferă pachetul-program, fiind

necesare schimbări în modul de lucru,

modificări ale unor forme folosite anterior,

chiar revizuirea stilului de afaceri al firmei,

ceea ce nu aduce efecte benefice.

2. Evaluarea pachetelor disponibile pe piaţă

înseamnă consum de timp şi de bani, sporind

astfel preţul pachetului procurat.

3. Programele ultrageneralizate nu sunt la fel de

eficiente ca pachetele clientului sau cele

modificate.

4. Nu oferă posibilitatea specialiştilor unităţii să

intervină în caz de eşec.

5. Există riscul ca realizatorul softului să dea

faliment sau să nu poată efectua actualizarea.

Soft la cheie modificat

Avantaje Dezavantaje

1. Răspunde mai bine cerinţelor unităţii decât softul la

cheie.

2. Compania poate lucra conform modalităţii pe care

şi-o doreşte şi nu cum se impune prin programul la

cheie.

3. Pot fi mai ieftine şi solicită mai puţin timp decât

softul realizat cu forţe proprii.

4. Modificările pot fi făcute de către cel ce l-a realizat,

apropiindu-se astfel de exigenţele oricărui utilizator

cu un standard de elaborare ridicat.

1. Deseori, programatorii competenţi sunt dificil de

găsit, întrucât, nu de puţine ori, modificarea

programelor este mai dificilă decât scrierea lor

iniţială.

2. Mulţi furnizori nu acceptă modificarea programelor

lor.

3. Documentaţia despre schimbări poate fi incompletă

sau inexistentă.

4. Modificările substanţiale pot fi la fel de scumpe ca şi

programele scrise de client.

5. Modificările pot genera erori logice de control,

precum şi alte efecte neaşteptate.

1.3 Răspunsuri la testele de autoevaluare

TA 1.1 1) Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor; sistemele de informare a conducerii, sistemele de

sprijinire a procesului decizional; sistemele expert; sistemele de automatizare a muncii de birou; sistemele

informaţionale pentru conducerea strategică. 2) Uşurarea procesului decizional prin sprijinul direct oferit

şi nu doar furnizarea unor informaţii sintetizate.

1.4 Lucrare de verificare

A. Alegeţi varianta/variantele corectă/e de răspuns:

1) Care dintre urmatoarele forme de existenta a sistemelor informationale sprijina conducerea

strategica?

a) EIS (Executive Information Systems)

b) MIS (Management Information Systems)

c) TPS (Tranzaction Information Systems)

2) Softul la cheie are urmatoarele avantaje:

a) utilizatorii pot fi implicati mai mult in fazele de dezvoltare a softului

b) raspunde mai bine cerintelor unitatii

c) costul este mai redus fata de celelalte variante

d) exista un timp mic de asteptare pana la utilizarea lui

B. Răspundeţi la următoarele întrebări şi probleme:

1. Enumeraţi şi descrieţi succint trei opţiuni de externalizare a sistemelor informaţionale.

2. Realizaţi o comparaţie între softul realizat cu forţe proprii şi softul la cheie folosind trei criterii la

liberă alegere.

1.5 Bibliografie

1. Oprea, D., Meşniţă, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaţionale, Ed. Universităţii “Al. I.

Cuza” Iaşi, 2005, pp. 23-46, 554-563

2. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D. – Systems Analysis and Design in a Changing World,

Course Technology, Thomson Learning, Boston, 2002, p.313-325