UNIVERSITATEA DIN PETROANIFACULTATEA DE TIINEDOMEIUL MANAGEMENTSpecializarea de masterat: Contabilitate i Audit

REFERAT LA DISCIPLINA SISTEME INFORMATICE N MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Petroani2015CAPITOLUL 1. FUNCIUNILE FIRMEI, PREZENTARE I ACTIVITI COMPONENTE ALE FIECREI FUNCIUNI

Funciunile ntreprinderii, ca i funcile conducerii sunt elementele eseniale ale organizrii structurale i cunoasterea lor temeinic este deosebit de important pentru ntelegerea structurii ntreprinderii.Activitile din cadrul unei firme se pot grupa n urmtoarele funciuni : funciunea de cercetare- dezvoltare; funciunea de producie; funciunea comercial; funciunea de marketing; funciunea financiar contabil; funciunea de personal sau resurse umane.Funciunea de cercetare-dezvoltare este reprezentat de ansamblul activitilor care se desfoar n cadrul ntreprinderii n vederea realizrii obiectivelor din domeniul producerii de noi idei i transformrii lor n aciuni utile dezvoltrii n viitor a ntreprinderiiAceast funciune este important n cadrul unei firme datorit necesitii continue de adaptare la noile descoperiri ale tiinei.ntre principalele activitii ale funciunii de cercetare-dezvoltare pot fi enumerate: cercetarea tiinific, ingineria tehnologic i introducerea progresului tehnic,reprezentat de ansamblul atribuiilor ntreprinderii pentru realizarea obiectivelor de cercetare aplicativ constnd n descoperirea de idei noi sau introducerea n practic a noilor cunotine; investiii i construcii, care grupeaz atribuii referitoare la transformarea resurselor materiale, financiare i umane n capital fix prin realizarea de noi capaciti de producie, modernizarea, dezvoltarea, reconstrucia i rennoirea componentelor fizice ale capitalului fix existent; organizarea produciei i muncii se refer la ansamblul atribuiilor creativ-inovative din domeniul introducerii unor noi metode, tehnici i instrumente de organizare a produciei n timp i spaiu.Funciunea de producie cuprinde ansamblul activitilor de baz, auxiliare i de servire prin care se ndeplinesc obiectivele din domeniul fabricrii produselor sau prestrii serviciilor. Aceast funciune se mparte n cinci grupe principale, i anume: pregtirea produciei, urmrind s asigure elaborarea documentaiei tehnologice, stabilirea consumurilor de materiale i de munc etc.; programarea, lansarea i urmrirea produciei, adic transmiterea documentaiei necesare nceperii produciei, elaborarea programelor de producie etc.; producia propriu-zis fabricaia) constnd n combinarea factorilor de producie iobinerea produselor sau prestarea serviciilor; controlul de calitate al materiilor prime, semifabricatelor i produselor finite pe ntregul flux al fabricaiei; producia auxiliar i de servire, prin care se asigur condiiile pentru buna desfurare a tuturor celorlalte activiti grupate n funciunea de producie.Funciunea comercial este format din activiti menite s ajute la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legturilor ntreprinderii cu mediul ambiant, n vederea identificrii consumatorilor i utilizatorilor produselor i serviciilor oferite de ntreprindere, pe de o parte, i asigurarea resurselor materiale necesare fabricrii produselor sau prestrii serviciilor, pe de alt parte. Aceast funciune cuprinde trei activiti principale: marketingul, aprovizionarea i vnzarea.Funciunea de marketing are rolul de prospectare a pieei de vnzare prin identificarea nevoilor prezente i viitoare i proiectarea mijloacelor si eforturile ntreprinderii astfel ncat s seobin maxim de profitn condiii de satisfacere ctmai complet a cererii.Funciunea financiar contabil reprezint ansamblul activitilor prin care se asigur obinerea i folosirea raional a resurselor financiare necesare realizrii obiectivelor ntreprinderii, precum i activitile de nregistrare, evideniere i analiz a fenomenelor economice manifestate n ntreprindere.n general, rolul funciunii financiar-contabile este static, pasiv, ceea ce poate constitui uneori un obstacol n introducerea noului i chiar n manifestarea celorlalte funciuni. De aceea, pentru ca rolul acestei funciuni s devin activ este necesar s se adopte msuri operative, nainte de modificarea condiiilor de desfurare a proceselor economice.Funciunea de personal sau resurse umane cuprinde activitile de asigurare a resurselor umane necesare ntreprinderii i de creare a condiiilor pentru manifestarea deplin a potenialului fizic i intelectual al acestei categorii de resurse.Functiunea de personal este hotartoare si n ceea ce priveste perfectionarea continua a relatiilor sociale, ndeosebi a relatiilor ntre personal si conducerea unitatii.Principalele activitati care tin de exercitarea functiunii de personal sunt: asigurarea cantitativa si calitativa a fortei de munca necesare pentru realizarea obiectivelor stabilite; pregatirea, perfectionarea si salarizarea personalului; rezolvarea problemelor de ordin social, raporturile salariati-management si sindicate-patronat, protectia personalului etc.Funciunile ntreprinderii se afla ntr-o strns interdependen datorit legturilor dintre activitatile din ntreprindere. Dereglrile aferente n cadrul unei funciuni atrag un proces de dereglare n lan a activitii ntreprinderii.

CAPITOLUL 2. INSTRUMENTE TIC PENTRU PROIECTAREA, REALIZAREA SAU IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC

Sistemele informatice integrate desemneaz sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interaciuni organizaionale, transformri structurale i management al cunotinelor. Un sistem de aplicaii integrat trebuie s reprezinte soluia pentru orice instituie care necesit un sistem informatic modern, indiferent dac acesta automatizeaz procesele interne din cadrul organizaiei, relaiile cu clienii sau pe cele cu furnizorii i parteneriin continuare vom vorbi despre trei tipuri de implementare a sistemelor informatice: Enterprise Resource Planning (ERP), Business Inteligence (BI) i Database Management System (DBMS) sau mai corect DBMS relaionale (RDBMS) cunoscute i sub denumirea de sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD).

2.1. Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP reprezint un set de sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic i tehnologia informaiei.Scopul ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.

2.1.1. Necesitatea existenei unui sistem de tip ERP

Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie software din seria aplicaiilor economice, multi-modular, care integreaz toate procesele economice ale ntreprinderii cu scopul optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie decisiv la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de management prin furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratee, asigur un timp de rspuns extrem de mic i un mod de organizare relaional al datelor.Concurena acerb existent pe pia, implic nevoia unui management rapid i performant n condiiile n care volumele de date cu care se lucreaz sunt imense i sistemele clasice par s fie depite, de aceea este nevoie de soluii care s permit extragerea rapid a cunotinelor necesare n procesul de fundamentare inteligent al deciziilor.n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (Fig.2.1): gestiunea achiziiilor gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora) planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme avansate de lansare a produciei in baza comenzilor) gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert, factur proform, comand, livrare, decontare) gestiune financiar i contabilitate - gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Fig. 2.1. Modulele unui sistem ERP(Sursa: www.aut.upt.ro 2015)

2.1.2. Funcionaliti ale unui sistem ERP

Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperit de ctre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Pot fi enumerate cteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiena a unei ntreprinderi: Producie: planificarea i urmrirea produciei; Gestiune: evidena stocurilor, a furnizorilor, a plilor i ncasrilor; Vnzri: optimizarea activitiilor de vnzare, distribuie i facturare; Salarii: calculul salariilor i managementul informaiilor referitoare la personal; Contabilitate: evidena contabil; FRM (Finance Resource Management): evidena financiar; Imobilizari: evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii; HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane; CRM (Customer Relationship Management): managementul relaiilor cu clienii; SCM (Supply Chain Management): managementul relaiilor cu furnizorii; BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze. Soluia de planificare a resurselor ntreprinderii (ERP) are un rol vital n asigurarea succesului companiei. ERP este azi, tot mai mult, preul pltit pentru derularea eficient a unei afaceri.

2.1.3. Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP

Principalele sunt enumerate mai jos: Reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi. Avnd n vedere c parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult diminuat. Angajaii din fiecare departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot vizualiza i/sau modifica n caz de necesitate. Poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comand. n mod asemntor cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clieni, ERP poate aduce beneficii i celorlalte departamentFolosind aplicaia ERP adecvat, se pot spori performanele companiei: se gestioneaz mai simplu structuri complexe, canale de pia i scenarii de afaceri se uniformizeaz procesele i tranzaciile de afaceri se optimizeaz resursele i activele cu adevrat valoroase ale companiei se accelereaz timpul de comercializare i timpul de valorificare se mbuntesc serviciile oferite angajailor i clienilor, precum i satisfacia acestora. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele: costul sistemelor ERP poate fi considerabil; implementarea poate fi dificil i de lung durat; dei foarte muli vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie; la nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau obinuii cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora; implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al departamentelor companiei.Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul. Pentru c nu este att de important sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei.

2.2. Business Inteligence (BI)

Termenul de business intelligence a fost introdus de ctre Gartner Group la mijlocul anilor 90s. Ca i concept ns, business intelligence a existat cu mult timp nainte, nc din anii 70 [Zaman, 2005], folosit n sistemele de raportare cu ajutorul mainframe-urilor.Business intelligence este un proces iterativ: se pornete de la mediul operaional; datele sunt extrase din acest mediu i depozitate n depozite de date (acest depozit de date se prezint sub forma unui container central de date, separat de datele operaionale); decidentul folosete sistemele de asistare a deciziilor pentru a extrage datele din depozitul de date; deinnd aceste informaii, un decident poate s creeze planuri de aciune; aceast schimbare la nivelul informaiilor operaionale duce la o nou iteraie a ciclului business intelligence.Un alt aspect deosebit de important referitor la business intelligence este cel referitor la performanele acestor sisteme ntr-un context al creterii utilizrii lor. Se pare c viitorul va pune aceste sisteme n faa imposibilitii de a oferi avantajele promise. De ce? Din ce n ce mai multe companii ncep s foloseasc sistemele de business intelligence. Iar aceste sisteme devin din ce n ce mai performante. n astfel de condiii, o companie nu va putea niciodat s dein un avantaj competiional executnd aceleai activiti pe care i alte companii le execut. Iar n al doilea rnd, business intelligence este exclusiv concentrat pe oferirea de nelegere asupra datelor; business intelligence nu ofer instrumentele necesare pentru implementrile de schimbri operaionale.Business intelligence este asemenea unei poveti fr sfrit, fiind un domeniu aplicabil n audit, n managementul riscurilor, diplomaie sau activiti de lobby. Am vzut cteva din tendinele n acest domeniu. Iar alte tendine abia se contureaz. Aa ar fi situaia fuziunii dintre business intelligence i inteligena artificial, fuziune ce ar duce la naterea unui nou concept, artificial business intelligence (ABI). n astfel de condiii trebuie s admitem c aceste tehnologii se afl la nceputul unei lungi cltorii, ntr-o lume n care cheia succesului st n capacitatea de a lua decizii mai bune i ntr-un timp mult mai scurt dect competiia. De altfel, viaa unei companii depinde din ce n ce mai mult de astfel de decizii, fapt ce face imposibil de negat beneficiul adus de business intelligence.

2.3. Database Management System (DBMS) sau SGBD

Sistemul de Gestiune al Bazei de Date (SGBD) reprezint un pachet de programe specializat pentru definirea, crearea, ntreinerea i accesul controlat la baza de date.Obiectivul principal al unui SGBD este de a separa datele de programele de aplicaie. SGBD constituie o interfa ntre utilizatori i baza de date i const din programe care interacioneaz cu programele de aplicaie ale utilizatorului i cu baza de date. Un SGBD are o structur complex i include module program specializate pentru a ndeplini anumite funciuni: gestionarea bazei de date; definirea datelor (descrierea datelor); manipularea datelor (actualizare i interogarea bazei de date); controlul i securitatea datelor (controlul integritii, accesul concurenial i securitatea datelor); utilitare.SGBD trebuie s asigure trecerea de la un nivel de abstractizare la altul, adic s poat interpreta comenzile exprimate n termen de schem extern, pentru a le transpune prin intermediul schemei conceptuale n operaii de intrare-ieire la nivel fizic. SGBD gestioneaz la nivel conceptual un dicionar de date.Modulele program de gestiune a bazei de date realizeaz accesul fizic la date n conformitate cu cerinele exprimate printr-o comand. Modulele program de definirea datelor permit traducerea unui limbaj specializat care realizeaz descrierea naturii datelor i a legturii logice dintre date la nivel global conform schemei conceptuale, precum i schemelor externe specifice fiecrei aplicaii program externe. Modulele program de manipulare a datelor permit utilizatorilor prin intermediul unui limbaj specializat s gseasc, s insereze, s modifice, respectiv s elimine datele din baza de date. Modulele program pentru controlul i securitate datelor au rolul de a asigura confidenialitate a i integritatea datelor, precum i rezolvarea problemelor de concuren. Modulele program utilitare permit ntreinerea, manipularea exploatarea corect i facil a bazei de date.Sistemele SGBD evolueaz continuu i trebuie s se extind pentru a rezolva eficient noile cerine ale utilizatorilor. Istoria sistemelor de gestiune a bazelor de date delimiteaz trei generaii care sunt caracterizate de modelele logice folosite: sisteme de tip ierarhic i de tip reea, sisteme relaionale; sisteme avansate, care se refer la sistemele orientate obiect, la cele deductive, multimedia, active, etc

Capitolul 3. Studiu de caz privind implementarea i eficientizarea utilizrii unui ERP

Despre firma Aquila Part Prod Comnfiintata in 1994, Aquila Part Prod Com este compania care a pus bazele grupului, avand in acest moment un portofoliu de parteneri precum Unilever, SCA Lavazza, Philips pentru care se asigura distributie si logistica la nivel national in toate canalele de retail. Ulterior se infiinteaza SECA Distribution si adauga in portofoliu Wrigleys si Ferrero. Cu sprijinul departamentelor de Distributie si Logistica precum si de Transport intern si International, Aquila si Seca ajung in topul firmelor de profil din tara.Aquila Part Prod Com si-a dezvoltat activitatea in urmatoarele domenii: transport, logistica, distributie.

Situaia iniial

De-a lungul a 21 de ani, creterile constante ale numrului si volumului de produse distribuite, ale numrului de parteneri i clienti, dar si ale nivelului de concuren pe piaa local a distribuitorilor de produse alimentare au generat o serie de provocari importante in activitatea desfasurata de Aquila Part Prod Com.Pornind de la aceast problem punctual, Aquila Part Prod Com a declanat un proces de analiz intern, care a relevat principalele dificulti cu care se confrunt, i anume: Monitorizarea si eficientizarea activitatii echipei de vanzari Procesarea rapida a volumului in crestere de documente specifice Prelungirea termenelor de incasare pana la 90 de zile, ca urmare a erorilor umane in introducerea datelor Identificarea centrelor de cost si ale celor de profit Luarea deciziilor adecvate, pe baza unor informatii furnizate in timp real.Toate aceste elemente ngreunau efortul de eficientizare al activittii, iar riscul pierderii unor oportuniti de afaceri era unul foarte mare.

Identificarea soluiei si aimplementrii sistemului ERP

Ca urmare a acestui cumul de condiii, firma a demarat un proces de identificare a unei soluii informatice, care s rspund optim cerinelor enumerate anterior si, mai ales, nevoilor specifice de business.Societatea are un anumit specific, n sensulca este foarte dificil de gestionat , avnd foarte multe produse. Pentru a gestiona acest volum de produse cu o fora de vnzare care are mai multe divizii i pentru a reui ca fiecrui client, pe fiecare canal de vnzare, s i oferi ceea ce ii este specific i in condiii optime trebuie s lucrezi pe baza unor indicatori manageriali, care sa iti dea pentru fiecare divizie, pentru fiecare canal prioritizarea respectiv. Iar acest lucru nu se poate face dect avnd informaie.Avnd n vedere toate aceste probleme s-aajuns la concluzia c impelmentarea unui sistem ERP ar fi cea mai bun soluie.De-a lungul procesului de implementare a pachetului de aplicaii, o atenie deosebit a fost acordat personalizrii i maprii fluxurilor de lucru pe specificul activitii firmei i integrrii acestora ntr-un sistem omogen, care s permit eficientizarea activitii la nivelul fiecrui departament.La momentul actual, fluxurile sunt automatizate si realizate in conformitate cu algoritmurile si mecanismele specifice de preluare si livrare a comenzilor ale Aquila Part Prod Com, decurgand astfel:Agentii de vanzari incarca pe device-ul mobil cu care sunt dotati ruta planificata pentru fiecare zi a saptamanii. Ruta este realizata pe baza coordonatelor GPS furnizate de aplicatia SFA, care permite realizarea unor optimizari importante in acest sens, cu economiile aferente de timp si bani. Device-ul, care este conectat online la sistemul ERP al, furnizeaza agentului informatii despre clientii vizitati (se acceseaza contul clientului, se verifica online debitul acestuia etc.) iar fiecare operatiune desfasurata la un client de catre agent este inregistrata in sistem.La momentul luarii unei comenzi, agentul introduce datele in aplicatia SFA cu ajutorul device-ului mobil, acestea fiind preluate automat de catre aplicatia ERP. In momentul in care este receptionata comanda, sistemul ERP trimite agentului un mesaj de confirmare si rezervare a cantitatii sau un avertisment daca stocul pe un anumit produse este insuficient.Comenzii preluate de catre ERP i se aplica o serie de filtre, (,,Conditii comerciale), care adauga peste datele clientului termenul de plata, discount-ul acordat etc. Dupa aceasta etapa, comanda este preluata de aplicatia WMS, demarandu-se procesul de prelucrare a comenzii (se realizeaza picking-ul, grupat pe zona de livrare).La final, aplicatia WMS trimite catre Departamentul distributie confirmarea (este pregatita marfa X pentru clientul Y cu loturile Z) o data cu toate datele suplimentare care sunt obligatorii acum conform legii (lot, data de expirare etc). Dupa primirea acestor date din sistemul WMS, se genereaza automat documentele necesare (factura print, documentele anexa, avize si celelalte documente de livrare necesare) din ERP, astfel incat tot ciclul se incheie in mai putin de 24 de ore.Pe baza comenzilor inregistrate, sistemul genereaza automat rutele de livrare pentru flota auto, precum si documentele pe care trebuie sa le lase soferii pentru fiecare client in parte. Astfel se pot gestiona zone de vanzare si zone de livare cu acoperire diferita. Pentru a elimina riscurile erorilor umane, sistemul genereaza suplimentar, pentru soferi un borderou de livrare. Acesta este un document centralizator care faciliteaza tinerea unei evidente clare a documentelor de livrare, a documentelor trimise pe soferi, precum si a celor care se reintorc in firma. Borderul este creat in ERP, prin aducerea documentelor aferente si a detaliilor (nr., serie, sofer, data emitere, agent, divizie vanzare etc.)Toate aceste fluxuri pot fi redate ca in figura 3.1. de mai jos:

Fig.3.1. Fluxuri generate de ERP

Beneficile obinute

Prin utilizarea aplicatiei si a device-urilor mobile s-a reusit obtinerea unor serii de indicatori de performanta la nivelul activitatii agentilor de vanzari (X vizite cu comanda, Y vizite cu incasari, Z vizite negative etc.), care permit atat evaluarea eficientei agentilor, optimizarea rutelor, cat si controlul permanent al situatiei incasarilor si comenzilor, evaluarea rentabilitatii anumitor categorii de produse pe zone sau canale etc. Pe baza acestor date, sistemul poate furniza responsabililor cu stocurile informatii in timp real asupra situatiei din depozit, ceea ce elimina problema sincopelor in aprovizionare si riscul descoperirilor de stocuri.Totodata, introducerea sistemului in relatia comerciala pe care Aquila o are cu marii retaileri a contribuit si ea semnificativ la eficientizarea regimului incasarilor. Prin eliminarea erorilor in realizarea facturilor au fost redusa semnificativ durat de incasare, de la 90 de zile pana la un interval de 30 de zile.Pentru zona de management, SeniorVisualBI a reprezentat un sprijin util in decelarea centrelor de cost si a solutiilor de reducere a acestora, furnizand un suport decizional bazat pe date de calitate livrate in timp real.In ansamblu, decizia implementarii pachetului de aplicatiei ERP a contribuit la eficientizarea activitatii Aqiula Part Prod Com si la mentinerea acesteia pe un trend ascendent chiar si in perioada de criza.