RECOMANDRI TEHNICE

privind recuperarea i salvarea arhivei inundate

A. Probleme generale

1. Inundaia este un factor de calamitate. O arhiv inundat este o arhiv

calamitat.

2. Evenimentul de inundare a arhivei se comunic n termen de 24 de ore la

Arhivele Naionale.

3. Arhiva inundat trebuie s fie supus ct mai repede proteciei speciale prin

care s se previn agravarea proceselor de degradare i s se recupereze documentele

afectate.

Not: Dac se fac intervenii rapide i calificate asupra unei arhive

inundate, ansa de recuperare i salvare este de cca. 95-98%.

4. Protecia special a arhivei inundate se execut prin uscare ct mai rapid.

Not: O arhiv umed, care nu a fost uscat complet n cel mult 15 zile de

la producerea inundaiei, va fi invadat de forme grave de mucegai.

5. Intervenia de salvare a arhivei inundate i de revenire la normal se deruleaz

n urmtoarea ordine de urgen:

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

ARHIVELE NAIONALE Serviciul Logistic, Microfilmare,

Conservarea i Restaurarea Documentelor

Biroul de Conservare Restaurare

Nr. 10424

Nr. exemplar 1

Bucureti, 03.07.2013

2

- Urgena I : Documentele aflate sub ap sau sub ameninarea iminent a apei

de inundaie; documentele ameninate n mod iminent se evacueaz cu prioritate.

- Urgena II : Documentele aflate deasupra apei n depozite inundate. Aceste

documente se evacueaz temporar din depozit dac lucrrile de asanare a spaiilor impun

o asemenea aciune. Este important de tiut c meninerea documentelor deasupra apei

sau n spaii cu resurse de umezeal conduce la hidratarea hrtiei urmat, dup cca. 15

zile, de apariia mucegaiurilor.

- Urgena III : Mijloacele mobile de depozitare i conservare.

- Urgena IV : Instalaiile tehnice afectate.

- Urgena V : Cldirea i mijloacele fixe.

6. Recuperarea documentelor, pe urgenele I i II, are urmtoarele prioriti:

- Prioritate maxim: documentele cu regim de pstrare permanent;

- Prioritate secundar: documentele cu regim de pstrare temporar;

- Prioritate teriar: instrumentele de eviden

7. Mijloacele mobile de depozitare i conservare care, datorit inundaiei, au

devenit improprii pentru protecia documentelor (cutii, mape etc.) nu se mai folosesc i se

vor scoate din mediul de depozitare a arhivei. n situaia n care se intenioneaz

refolosirea lor, acestea se vor usca n alte spaii, separat de arhiv i de documentele

inundate.

8. Cldirea, instalaiile i echipamentele de depozitare aflate n stare de fixaie i

care au suferit efectele inundaiei se supun controlului, asanrii, reviziei i reparaiilor

specifice, dup necesiti.

9. Personalul care execut recuperarea arhivelor inundate este format din personal

de specialitate, personal de intervenie i personal ajuttor.

10. Personalul de specialitate este format din arhiviti i specialiti n conservarea

documentelor. n situaia n care unitatea calamitat nu are specialiti, va solicita sprijinul

Arhivelor Naionale.

11. Personalul de intervenie este format din specialiti tehnici i pompieri care au

sarcina s inactiveze sursa de ap ca factor de risc n aciune distructiv, s asigure

funcionalitatea instalaiilor i echipamentelor tehnice i s previn orice fel de riscuri

pentru personal i pentru documente.

12. Personalul ajuttor este format din angajai ai instituiei (din alte sectoare de

munc) i voluntari (elevi, studeni, militari etc.) care lucreaz sub ndrumarea

personalului de specialitate la recuperarea arhivei.

3

B. Forme de inundaie

n funcie de cauza care o produce, inundaia poate avea trei forme diferite:

Inundaie cu ape pluviale (ptrundere prin acoperi, prin

sistemele de scurgere sau prin deschideri ale construciei);

Inundaie cu ape de avarie tehnic (ape curate i ape impure ce

provin din instalaiile tehnice ale cldirii);

Inundaie cu ape de viitur (ape curate i ape impure ce provin

din afara cldirii)

Tipul de inundaie are importan special pentru fundamentarea msurilor tehnice i

manageriale privitoare la recuperarea i salvarea arhivei inundate.

C. Constatarea inundaiei

La instituiile dotate cu sisteme de alarmare la inundaie, asemenea evenimente sunt

constatate imediat ce a pornit alarma, dac exist un ofier de serviciu sau alt persoan cu

sarcini similare care s nregistreze evenimentul.

n lipsa unor dotri tehnice specifice inundarea arhivei este constatat numai cu prilejul

intrrii n depozitul de documente. Dac exist un sistem organizat prin care se intr zilnic n

depozite atunci o inundaie poate s fie constatat n decurs de, cel mult, 24 ore de la

momentul producerii. Dac depozitele sunt vizitate sau controlate ocazional, o inundaie poate

s fie descoperit cu mare ntrziere i cu mari pagube pentru documente. Din acest motiv

vizitarea zilnic a depozitelor se impune ca o msur special de protecie curent. Asemenea

vizite trebuie s se fac la prima or a zilei de munc. Dup ploi toreniale sunt obligatorii

vizite ct mai rapide la depozite, cel mai trziu dup 16 ore.

Persoana care constat prima o inundaie are urmtoarele obligaii:

1. Acioneaz direct sau cheam imediat persoana abilitat s opreasc afluxul de

ap. De multe ori situaia concret poate s fie mai complicat i s necesite ajutor extern. Din

acest motiv, riscul de inundaie trebuie s fie identificat din timp iar ofierul de serviciu sau

persoana care ndeplinete funcii similare trebuie s fie instruii n mod corespunztor.

4

2. l informeaz ct mai repede eful nemijlocit. Iniial informarea are caracter

rapid (verbal, telefonic, prin curier etc.) dar n urmtoarele 24 ore constatatorul face raport

scris asupra evenimentului.

D. Prima msur: Oprirea apei

Oprirea afluxului de ap poate avea trei aspecte, n funcie de situaie:

- Oprirea prin nchiderea unui robinet local sau de distribuie general;

- Oprirea prin blocarea cii de ptrundere a apei (intervenii rapide la acoperi, la baza

cldirii sau n alte puncte pe unde ptrunde apa);

- Oprirea natural, ca urmare a consumrii evenimentului generator de

inundaie.

Persoana care asigur oprirea apei trebuie s consemneze constatrile i aciunile sale n

form scris (proces verbal, not de constatare etc.).

E. Evacuarea apei de inundaie

De cele mai multe ori apa de inundaie se acumuleaz n anumite pri ale cldirii iar

evacuarea sa devine necesar. n funcie de situaia concret, apa de inundaie se evacueaz,

uneori, nainte de scoaterea documentelor de sub ap dar, n alte situaii, este justificat

scoaterea mai nti a documentelor i abia dup aceea se execut evacuarea apei. De fapt, n

privina evacurii apei de inundaie, responsabilul arhivei se poate confrunta cu una din

situaiile urmtoare:

1. Evacuarea activ a apei curate (ex. ap pluvial sau potabil); operaiunea se

poate face nainte de scoaterea arhivei din mediul inundat.

2. Evacuarea activ a apelor impure (ape menajere, ape mloase, ape poluate, ape

contaminate); n acest caz este mai potrivit din motivele specificate mai jos - s se scoat

mai nti documentele i apoi s se evacueze apa.

3. Controlul retragerii pasive a apelor: situaia de intervenie este deosebit la

retragerea apei curate fa de retragerea apelor impure care las depuneri pe documente i n

depozit; n ultimul caz n timpul retragerii apelor impure se acioneaz asupra arhivei cu jeturi

moderate de ap curat, dirijate cu grij, care s ajute la evacuarea simultan a mlului i a

altor impuriti.

4. nregistrarea faptului c apa de inundaie (curat sau impur) s-a retras nainte

de constatarea inundaiei. Situaii de acest fel apar n cazul depozitelor n care se intr rar iar

constatarea evenimentului inundabil se face cu ntrziere. Dac apa de inundaie a fost impur

5

i a lsat depuneri de ml care nu s-au uscat este necesar ca, nainte de evacuarea arhivei

calamitate s se recurg la folosirea jeturilor de ap curat ca i n cazul precedent.

F. Scoaterea documentelor de sub efectul apei

1. Scoaterea de sub ap

Scoaterea documentelor de sub ap este o msur preliminar care implic scoaterea

din ap, decolmatarea i scurgerea.

Scoaterea din apa curat nu pune dect o singur problem deosebit: grija de a nu

deschide dosarele i registrele sub nici un motiv pn cnd acestea nu sunt scurse complet.

Explicaia acestei interdicii este simpl: apa de inundaie a udat unitile arhivistice la

exterior iar marginile filelor s-au umflat i s-au compactat blocnd accesul apei ntre file;

deschiderea dosarelor umede ar deschide accesul apei acolo unde nu a ptruns mai nainte.

Decolmatarea unitilor arhivistice este necesar n cazul inundrii cu ape impure.

Operaiunea se execut innd cu grij dosarul n poziie nchis i agitndu-l uor n apa de

inundaie, ct mai aproape de suprafa pentru a nu agita sedimentele. Materialele de

colmatare (ml etc.) se desprind uor i rmn n ap. n unele situaii n special n cazul

apelor infectate sau contaminate - poate s fie necesar ca decolmatarea s se fac prin agitarea

uoar a unitilor arhivistice n recipiente cu ap curat sau ap dezinfectant care se schimb

periodic. Neglijarea operaiunii de decolmatare complic n mod grav recuperarea ulterioar a

documentelor. Dup uscare, mlul rmas pe documentele colmatate nu mai poate fi nlturat

n nici un fel, nici mcar prin reumezire.

Scurgerea apei din dosare i registre se execut prin aezarea acestora pe planuri

nclinate unde rmn pn la cel mult 24 de ore. Scurgerea apei se consider ncheiat atunci

cnd documentele nu mai prezint pelicul de ap pe suprafa adic sunt zvntate.

2. Uscarea arhivei inundate

Operaiunile legate de recuperarea unei arhive inundate nu se opresc la scurgerea apei i

la zvntarea documentelor. Este necesar uscarea complet. Este important de precizat c

materialele structurale din hrtia ud se usuc n dou etape: mai nti se usuc fibrele

celulozice i mai apoi, cu o ntrziere semnificativ, se usuc substanele de ncleiere din

masa hrtiei i din montajele specifice. Uscarea iniial este o uscare aparent a hrtiei,

neltore pentru necunosctori. Apa rmas n materialele de ncleiere va reumecta fibrele

celulozice ale dosarelor i registrelor dac nu se parcurge i etapa uscrii definitive.

6

Recuperarea arhivei inundate este obligatorie iar necesitatea operaiunii este impus de

valoarea patrimonial-cultural a coleciilor calamitate. Uscarea arhivei este, ns, o operaiune

anevoioas datorit timpului ndelungat de aciune, frontului de lucru destul de mare ca

ntindere spaial, cantitii de arhiv - deloc neglijabil - supus aciunii i numrului mare de

persoane implicate.

n funcie de posibiliti i de situaia concret se recomand alegerea uneia din

urmtoarele proceduri de uscare a arhivei inundate:

a. Uscarea arhivei prin etalare pe suprafee deschise

Unitile arhivistice, bine scurse (zvntate), se aeaz pe suprafee de uscare n aer liber

(pavimente curate, mese, polie de raft necorozive etc.), poziionndu-se deschise, la

orizontal, una lng alta, nesuprapuse. Suprafeele de etalare neabsorbante (ciment, metal,

melacart etc.) se acoper n prealabil cu site de plastic sau alte materiale care s previn

formarea de pelicul de condens sub unitatea arhivistic pus la uscare sau murdrirea

documentelor.

Este foarte important ca unitile arhivistice puse la uscat s fie foiletate uor (prin

vnturare) n fiecare zi i s se lase deschise pentru ziua urmtoare mereu n alt poziie.

Spaiile de uscare vor fi aerisite n sistem natural sau artificial n regim de cel puin ase

ore pe zi.

b. Uscarea prin interfoliaj

Metoda se aplic n cazul n care cantitatea de documente inundate este foarte mic sau

n cazul unitilor arhivistice de importan deosebit. Procedura de uscare presupune

introducerea, din loc n loc, a unor hrtii absorbante (hrtie de filtru sau de sugativ, albe)

printre filele dosarelor i registrelor. Aceste hrtii se schimb periodic (zilnic). Pentru

economie, hrtiile absorbante se usuc separat (n alte spaii) i se refolosesc.

c. Uscarea prin congelare prealabil

Cerina de a asigura uscarea arhivei inundate n cel mult 15 zile de la producerea

evenimentului se dovedete, adesea, greu de ndeplinit. Pentru acest motiv a fost elaborat

tehnologia de uscare prin congelare prealabil: documentele umede, n grupuri (pachete) de

cca. 20 cm grosime, se ambaleaz n pungi de plastic i se pstreaz la congelator. Este

important ca pungile s fie din plastic pentru a se preveni compactarea pachetelor congelate.

Totodat nu se vor face pachete prea mari deoarece blocurile congelate vor necesita un timp

mare pentru dezgheare. Mrimea congelatorului sau a camerelor de congelare n care se

trateaz i se protejeaz arhiva depinde de cantitatea de arhiv inundat. Adesea este necesar

7

s se nchirieze congelatoare sau camere de congelare industriale. Documentele congelate

rezist vreme ndelungat fr s sufere degradri semnificative. Din aceast stare se preiau i

se usuc zilnic o cantitate de documente a crei mrime depinde de capacitile de lucru

existente. Procesul de recuperare a documentelor congelate parcurge etapele de decongelare

uscare. Dup decongelare procedura de uscare urmeaz una din reetele prezentate mai sus.

Exist ns i reete moderne, de mare eficien, pentru recuperarea documentelor congelate

dar acestea necesit echipamente sofisticate (uscarea n vid i uscarea prin liofilizare).

G. Asanarea spaiului de depozitare

Evenimentul inundaiei a afectat ntr-o msur mai mare sau mai mic i spaiul de

depozitare. Ca urmare este necesar asanarea acestuia i aducerea sa la nivelul exigenelor

impuse de pstrarea n condiii corespunztoare a arhivei.

Lucrrile de asanare i reamenajare au n vedere:

- nlturarea urmelor lsate de inundaie pe perei, pavimente i ci de acces i

executarea cureniei generale;

- Prevenirea unor inundaii viitoare prin eliminarea sau blocarea cilor de acces

al apei n depozit;

- Repararea instalaiilor utile;

- Asigurarea instalaiilor de tranzit;

- Dezafectarea instalaiilor vechi, neutilizabile;

- Repararea, curarea i amenajarea sistemului de rafturi.

H. Ordonarea i depozitarea arhivei recuperate

Arhiva recuperat dup inundaie este n mare msur dezorganizat. Aceast

dezorganizare se refer la desfiinarea nserierii fireti a dosarelor, la fragmentarea i rvirea

unor dosare dar i la amestecarea prilor structurale sau a fondurilor care compun o arhiv.

Avnd n vedere c arhiva, considerat ca baz de informaii i ca gestiune specific, nu poate

fi folosit n aceast stare, este necesar ordonarea pe baze i pe principii arhivistice. Numai

dup o asemenea ordonare se poate trece la depozitarea corespunztoare chiar dac, n

prealabil, s-a recurs la o depozitare provizorie a documentelor dezorganizate.

Cu prilejul ordonrii sau la finalizarea procesului, se procedeaz la verificarea

existentului i a strii de conservare a arhivei calamitate. n urma verificrii trebuie s rezulte:

- Cantitatea total de arhiv calamitat (fonduri, structuri de fond,

cantiti);

8

- Cantitatea total de arhiv recuperat (fonduri, structuri de fond,

cantiti)

- Lista unitilor arhivistice pierdute sau distruse de inundaie;

- Lista unitilor arhivistice care necesit lucrri de recondiionare-

legtorie i, eventual, de restaurare n laboratoare de specialitate.

I. Raportul final asupra inundaiei

Inundarea arhivei este un eveniment excepional i grav pentru regimul de pstrare a

arhivei. Revenirea la normal se ncheie cu un raport scris care trebuie s cuprind cauzele,

efectele, amploarea, pierderile de documente i materiale, deteriorri ale cldirii i

instalaiilor, efortul i cile de salvare i recuperare a documentelor, forele i mijloacele

folosite, concluzii i msuri de viitor.

Raportul va avea o form sintetic i va fi completat cu anexe pe probleme. Dup

parcurgerea procedurii de informare, decizie i nregistrare raportul se arhiveaz n dosarul

fondului (coleciei) de arhiv.

O copie a raportului, nsoit de anexe pertinente, va fi trimis la Arhivele Naionale.

A. Probleme generaleB. Forme de inundaien funcie de cauza care o produce, inundaia poate avea trei forme diferite: