5.3 Pai preliminari n organizarea recepiilor Pentru planificarea unei recepii este necesar de a alege invitaii, adic ci asist, cine asist. n acest scop experiena ne sugereaz s ntocmim o serie de liste ealonate n urmtoarea succesiune: 1. Lista invitailor principali: de onoare, oficiali, de prietenie, comerciali, de prestigiu. 2. Lista invitailor pentru a acoperi ,,scuzele (numit i lista refuzurilor). 3. Lista definitiv a invitailor care au acceptat s vin. 124 Transparency International Moldova Ultima list a invitailor ne va permite s purcedem la reglementarea protocolar definitiv. Vom apela la procedeul de intercalare ca instrument util pentru reglementarea precderilor invitailor, respectnd proveniena, rangul i categoria lor. Deci, definitivarea listelor permite de a aduna toi invitaii ntr-o singur list, conform rangului lor, n ordine descrescnd pn la ultimul invitat. 4. Proiectul planului mesei cu amplasarea aproximativ a invitailor, evitnd astfel erorile de precderi. Schema sau planul recepiei trebuie s prevad locul unde amfitrionul ntmpin oaspeii. La recepii cu prilejul srbtorilor naionale sau a altor date semnificative gazda ateapt sosirea oaspetelui de onoare, l ntmpin i l conduce n sal. Acesta este semnalul i pentru ceilali c partea oficial a recepiei a nceput. La recepiile oficiale programul poate prevedea schimbul de discursuri. Textul discursului naltului oaspete se traduce din timp n limba rii gazd, iar discursul de rspuns n limba rii oaspetelui. n acest caz, decade necesitatea unei traduceri consecutive. Cu referire la toaste, acestea se in, de obicei, la sfritul recepiei, cnd se servete ampania. Decorarea meselor trebuie s fie sobr, evitndu-se aspectele care ar supra- ncrca mediul i ar face incomod servirea oaspeilor. Florile i nfrumuse- rile nu trebuie s constituie un obstacol pentru a vedea persoanele pe care le ai n fa sau pe cele care snt n prezidium i prezideaz banchetul. De regul, mesele organizate la amiaz trebuie s se nfrumuseeze cu flori naturale i porelan. Florile recomandate snt trandafirii, garoafele i violetele. Dac este vorba de un nalt oaspete, se vor selecta n aa fel ca ele s corespund drapelului oaspetelui. Pentru noapte se rezerveaz candelabre i lumnri din cear pur care se vor aprinde n clipa intrrii comesenilor. Feele de mas vor fi de culoare alb pentru cine. La amiaz se vor folosi culori care se vor asocia cu categoria sau calitatea festivitii (tonuri recomandabile: verde palid, culoarea gri, albastru pur i, dac este posibil, acestea s fie din pnz). n anumite 125 Protocol, ceremonial, etichet situaii festive, la recepia dat n onoarea efului de stat oaspete, la intrarea lui n sal se interpreteaz imnul rii oaspetelui i al rii gazd. La sfritul recepiei oaspetele principal, n compania gazdei, primul prsete recepia. Orchestra interpreteaz un mar festiv. Meniul Una dintre poziiile-cheie care trebuie s se rezolve la un banchet este alegerea meniului. Este adevrat, c acest lucru s-a simplificat n ultimii ani, datorit faptului c numrul de feluri care se servesc la mas s-a redus simitor. Meniul la o recepie trebuie s aib un colorit naional, ns vom fi ateni, lund n seam gusturile oaspeilor strini. Specialitii recomand urmtoarele: 1. La un prnz: feluri uoare (ciorbe, supe), pete, carne i desert. 2. La o cin: feluri uoare (salat de verdeuri, salate mixte), pete sau carne (numai un singur fel principal) i desert. Cina trebuie s fie mai lejer dect prnzul. Pentru organizarea reuit a bancetelor se purcede la pregtirea invitaiilor i trimiterea lor cu 15 zile de anticipaie, fie oral (personal, dac este vorba de un grup restrns i intim sau, n cazul unui grup major, prin intermediul secretarilor respectivi) sau n scris, trimindu-se crticica clasic de invita- ie n care va figura RSVP (repondez sil vous plait) cu un numr de telefon pentru a primi contestrile. Reinerea rspunsului sau, cu att mai mult, lipsa lui constituie o mrturie a lipsei de politee. Mai bine s refuzi curtenitor din timp, dect s reii rspunsul. La invitaia cu rugmintea de a rspunde e de dorit de a rspunde imediat n scris, indiferent dac rspunsul este pozitiv sau negativ. Rspunsul se confirm de la persoana a 3-a, fr semntur i poate fi dat la telefon. n unele ri exist o ordine conform creia expedierea rspunsului n scris (fie pozitiv sau negativ) la invitaia de a participa la recepia dat de eful de stat e obligatorie. Iat, de exemplu, cum se reacioneaz n lumea diplomatic la aceste evenimente: ,,Ambasadorul Extraordinar i Plenipoteniar al Republicii 126 Transparency International Moldova Moldova i soia au onoarea s confirme primirea invitaiei amabile a Domnului Prim-ministru i a Doamnei la dejun vineri, 20 octombrie, la orele 12.00, pe care o accept cu plcere. Sau, n caz de refuz: ,,Ambasadorul Extraordinar i Plenipoteniar al Republicii Moldova i soia, n legtur cu participarea n timpul apropiat la Conferina rilor riverane Mrii Negre, cu regret, nu vor putea da curs invitaiei amabile a Ambasadorului Extraordinar i Plenipoteniar al Chinei i a soiei lui la dineul oferit miercuri, 23 noiembrie, la orele 20.00 . Un alt sistem folosit mult la marile recepii este acela de a trimite, mpreun cu invitaia, o crticic mai mic cu adresa expeditorului, cu un spaiu n alb corespunztor numelui invitatului i notia ,,va veni/nu va veni, cu doamn/fr doamn (dac este vorba de o activitate mixt), n aa fel ca invitatul s dea un rspuns rapid. La organizarea recepiilor n onoarea oaspeilor strini i delegaiilor n Republica Moldova protocolul prezidenial i cel diplomatic nu se confrunt cu problemele localurilor (dac este vorba de o activitate cu un numr mare de participani), asigurrii serviciilor de chelneri i a specialitilor nalt calificai. Conducerea de vrf a Republicii Moldova (Preedintele Republicii Moldova, Preedintele Parlamentului, Prim-ministrul, alte personaliti) folosesc pentru aceast ocazie slile de recepie a hotelului Codru sau slile special amenajate din alte localiti din ar. Misiunile Republicii Moldova din strintate pot organiza recepiile n sediul ambasadelor sau, dac spaiul este limitat, se va apela la restaurante bune cu un nalt nivel de prestare a serviciilor. Trebuie s ne gndim din timp la cei care consum numai produse vegetariene i nu mnnc carne de porc sau de vit. La recepie soia efului de misiune moldovean trebuie s urmreasc cu atenie ca n meniu s fie incluse i bucate naionale. Vor fi acestea plcinte, cltite, mititei, crnei, sarmale, coti pregtite dup tradiiile noastre culinare prin care e cunoscut ara este o chestiune de gust i de luare n seam a gastronomiei naionale. Vom respecta bunul sim i la pregtirea lor se va ine cont c dineele i cinele 127 Protocol, ceremonial, etichet copioase, cunoscute n istorie ca ospeele lui Lucullus, cnd vinul curgea ca apa i vecinul l mbta pe vecin, in de domeniul trecutului. n acelai mod procedeaz i organizatorii recepiilor din diverse ri care se strduie s le imprime o noan deosebit i s creeze un mediu plcut de comunicare i confort. Cei care au vizitat vreodat dat Cuba au memorizat pentru totdeauna buctria cubanez: souffl din tamal, pui fript n manier creol, orez cu pete n rom, bucate care constituie un amestec reuit al culturilor culinare ale Spaniei, Africii i ale vechilor locuitori ai Americii Latine. Dac avem ndoieli privitor la organizarea unei recepii n strintate, e bine de a apela la sfaturile Serviciului Protocol al rii respective. Vom plasa invitaii conform rangului lor, bazndu-ne pe ordinea de precderi oficiale sau apelnd la un criteriu flexibil sau instituional determinat. Cnd este vorba de un eveniment exclusiv oficial, nu vor exista mari dificulti, dac toi invitaii snt inclui n lista persoanelor crora le corespunde un plasament n ordinea de precderi. Dac invitaii provin din grupuri diferite de personaliti (de exemplu, autoriti ale puterii executive i legislative, diplomai, militari i ntreprinz- tori) vom elabora mai multe liste de precdere conform plasamentului lor n grupul la care aparin. n cazul unui prnz mixt, se va ntocmi o list de plasament al doamnelor conform rangului soilor lor. Odat elaborate aceste liste, le vom asambla n ordine descrescnd conform titlurilor, funciilor i importanei personalitilor care particip la evenimentul dat. Ordinea de precderi a efilor de misiuni diplomatice este determinat de ziua i ora nmnrii scrisorilor de acreditare, iar a celorlali diplomai de ziua prezentrii la post. n cazul n care la aceeai mas snt invitai mai muli diplomai cu acelai grad (consilieri, secretari, ataai) care au sosit la post n aceeai zi, precderea poate fi stabilit n ordinea alfabetic a denumirilor rilor pe care ei le reprezint. n acest caz, ordinea se va stabili dup alfabetul rii care a organizat aciunea. 128 Transparency International Moldova Merit s reamintim c, de regul, cnd va fi vorba de dineuri oficiale sau delegaii pentru negocieri, vom alege o mas n manier francez. Dac aciunea pe care o planificm poart un caracter mai puin formal, cu un numr relativ mic de comeseni (n jur de 24), ar fi mai raional s recurgem la maniera englez, ntruct este mai comod i tinde s creeze o atmosfer deosebit. O dat ce am determinat tipul mesei i am definitivat lista invitailor, vom purcede la plasamentul participanilor conform ordinii de precderi aciune care solicit competen i flexibilitate. De obicei, cnd este vorba de un eveniment oficial, vom recurge la ordinea de precderi (naional sau local, dup caz) stabilit de autoriti. n unele ri aceste liste includ numai funcionarii publici i diplomatici, militari etc. n alte ri n ele figureaz demnitile religioase, rectorii universitilor i conductorii diverselor instituii i organisme. Conducerea statului este ierarhia maxim n teritoriul naional i va prezida cu orice ocazie unde se va afla, inclusiv n reprezentanele diplomatice i consulare ale rii din exterior. Un alt aspect de care trebuie s ne amintim ine de efii de stat. Dac la recepii snt prezeni att monarhi, ct i preedini de republici, urmndu-se principiul de egalitate juridic a statelor, precderea ntre ei se va face n baza numelui rii n ordine alfabetic sau vechimii aflrii n fruntea statului. De un tratament egal se vor bucura soiile lor.