Secia Civil i de Contencios Administrativ n cadrul Direciei eviden i documentare procesualAsigur efectuarea lucrrilor de secretariat sub controlul efului Direciei eviden i documentare procesual. Lucrrile de eviden i documentare procesual din cadrul seciei se efectueaz n strict conformitate cu urmtoarelor acte normative: Instruciunea cu privire la activitatea de eviden i documentare procesual n judectorii i curile de apel 142/4 din 04.02.2014; Legea privind organizarea judectoreasc nr. 514-XIII din 06.07.1995 (M.O. nr. 15-17 din 22.01.2013); Legea cu privire la funcia public i statutul funcionarului public nr. 158-XVI din 04.07.2008 (M.O. nr. 230-232/840 din 23.12.2008) cu modificrile i completrile ulterioare; Legea privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova nr. 880-XII din 22.01.1992 (M.O. nr.1 art. 20 din 01.02.1992) cu modificrile i completrile ulterioare; Legea contenciosului administrativ nr. 793-XIV din 10.02.2000 (M.O. nr. 57 din 18.05.2000) cu modificrile i completrile ulterioare; Codul de procedur civil nr. 225-XV din 30.05.2003 (M.O. nr. 111-115 din 12.06.2003) cu modificrile i completrile ulterioare; Codul de executare al Republicii Moldova nr. 443-XV din 24.12.2004 (M.O. nr. 34-35/112 din 03.03.2005, republicat n M.O. nr. 214-220/704 din 05.11.2010), precum i a altor acte normative n vigoare.Colaboratorii care efectueaz lucrri de eviden i documentare procesual sunt obligai s cunoasc principiile i metodele contemporane ale lucrrilor de eviden i documentare procesual.n acest context vom face o referire la organizarea manual, a lucrrilor de eviden i documentare procesual, precum i la organizarea acestora prin intermediul tehnicilor de calcul i a Programului Integrat de Gestionare a Dosarelor (n continuare - PIGD).Aadar, descrierea detaliat a procedurii privind parvenirea corespondenei, din Direcia eviden i documentare procesual n cadrul Seciei Civile i de Contencios Administrativ (n continuare - secie), dup cum urmeaz:1. Primirea dosarelor parvenite prin intermediul efei Direciei eviden i documentare: Primirea dosarelor sub semntur conform registrului unic de intrare a corespondenei. Verificarea dosarului conform registrului unic al corespondenei privitor la numrul de volume i file dosarului. (efa direciei - specialitii cancelariei) Primirea i altei corespondenei precum: avize de recepie, fax-uri, cereri, solicitri .a.); Sortarea dosarelor civile n dependen de categoria dosarului: 2i pentru cauze de insolvabilitate; litigiile ce in de masa debitoare, ce se refer la un singur proces de insolvabilitate vor avea un numr comun de nregistrare cu procesul de insolvabilitate, iar pentru a reliefa numrul dosarelor, aceste litigii se vor nregistra cu specificarea unui indice, ca exemplu: 2i-5001/2014, 2i-5002/2014 etc. 3 pentru cauze de contencios administrativ; 24r pentru materialele privind strmutarea;1. 22r- conflict de competen. Pentru nregistrarea dosarelor n ordine de apel se utilizeaz urmtorii indici: 2apentru cauze civile 2ac pentru cauze comercial 3a pentru cauze de contencios administrativ. Pentru nregistrarea dosarelor n ordine de recurs (mpotriva ncheierilor ) se utilizeaz urmtorii indici: 2r pentru cauze civile; 2rc pentru cauze comerciale; 3r pentru cauze de contencios administrativ;Fiecrei cauze civile nregistrate manual i se atribuie un numr care const din indicele respectiv, numrul de ordine conform Fiei de eviden (anexa 13) i anul de primire a dosarului. Fiecrei cauze civile nregistrate n PIGD i se atribuie automat un numr care const din identificatorul instanei de judecat, indicele respectiv, numrul de ordine generat pe msura nregistrrii dosarelor, data, luna i anul de primire a dosarului. Pentru nregistrarea dosarelor n revizuire se utilizeaz urmtorii indici: 2rh pentru cauze civile; 2rhc pentru cauze comerciale; 3rh pentru contencios administrative.

Verificarea avizelor de recepie i cererilor, solicitrilor etc., cu nregistrararea documentelor n borderou, i distribuirea lor ulterioar n mpile grefierilor, sub semntura acestora, n procedura cruia se afl cauza, pentru a fi anexate la dosar. Pe parcurs cererile date se scaneaz i se introduc n PIGD de ctre grefier. 1.Cancelaria civil duce evidena cauzelor parvenite conform categoriei dosarului, stabilite de registrele de eviden intern. n aceste registre de eviden intern se indic numrul dosarului atribuit manual.Dosarele sunt nregistrate de ctre efa seciei civile n Registru de eviden intern a corespondenei simple n Registrul I i cele economice n Registrul II, n dependen de raionul parvenirii. Du aceasta se lucrez cu fiecare indice n parte. De ex.: se i-au dosarele cu indicele 2a, se aranjeaz n ordine descresctoare dup numrul de nregistrare n registrul de eviden intern a potei i aa i se atribuie numrul manual, apoi fiecare dosar n parte se verific dac a fost ori nu examinat n instana noastr anterior. n cazul n care, dosarul a fost examinat la noi, se ntocmete o list unde se indic informaia cu privire la: numrul, data Deciziei i completul de judecat care a examinat cauza dat, care ulterior la nregistrarea n PIGD urmeaz a fi exclus. Apoi fiecrui dosar n registru de repartzare i se atribuie numrul manual. Dup care se ndeplinete fia de eviden (anexa nr. 13) care include urmtoarele date despre doasrul civil:- data intrrii dosarului n instan;- se indic numrul de volume- numrul dosarului din instana de fond;- instana de fond; - numele judectorului care a examinat cauza;- data emiterii hotrrii ;- prile pe dosar (numele, prenumele sau denumirea);- rezultatul examinrii n instana de fond;- se indic taxa de stat- tipul edinei de judecat. Dup aceasta urmeaz nregistrarea i distribuirea aleatorie dosarelor conform PIGD, menionm c specialitii seciei civile sunt responsabili de corectitudinea datelor introduse i completeaz daor primele 4 compartimente, dup cum urmez:1.Date generale;2. Participani la proces;3. Documente;4. nregistrarea.Transferm dosarul din prima instan i accesm rubrica Dosare primite i selectm dosarul transferat.1. La compartimentul Date generale se parcurg urmtorii pai:- introducem datele despre dosar care include:data nregistrrii, numrul manual al dosarului, procedura examinrii, indicele dosarului, se indic persoana care a depus apelul sau recursul, categoria principal a dosarului, categoria secundar a dosarului, esena cauzei, numrul de volume i a anexelor parvenite, taxa de stat dac este anexat.La compartimentul Comentarii se indic fila dosarului, data emiterii Deciziei i completul de judecat care s-au expus anterior asupra cazului dat. Respectiv la compartimentul Judectorii incompatibili urmez a fi selectai din lista total a judectorilor pentru a fi bifai.2. La comparimentul Participanii la proces se indic calitatea lor procesual i se introduc datele cu caracter personal.3. La compartimentul Documente se ataeaz documentele cu privire la dosar, care anterior au fost scanate i stocate n mapa Civil instituit conform indicilor existeni n procedur.4. La compartimentul nregistrareaverificm corectitudinea rubricii ,,Denumirea,,, apoi bifm butonul ,,SAVE,,i respectiv aleatoriu dosarul a fost repartizat la judector i i sa atribuit numrul lung, care este indicat pe dosar i pe fia de eviden a dosarelor civile.Apoi bifnd compartimentul ,,Repartizarea cauzelor,, scoatem fia de repartizare a dosarului , n care sunt indicate datele despre dosar i se semneaz specialistul care a nregistrat dosarul dat. Fia de eviden a dosarelor civile mpreun cu dosarul este transmis asistentului judectorului desemnat spre examinarea ulterioar contra semntur.Dup aceasta fia de eviden (anexa 13) se pstreaz n ordinea numerelor, astfel nct ultimele numere s fie plasate n partea din fa a fiierului.Numrul generat de PIGD este unic pe instan i nu se va modifica pn la transmiterea dosarului n arhiv. La primirea dosarelor pentru rejudecare sau revizuire, dosarul se nregistreaz din nou n PIGD i Fia de eviden (anexa nr. 13). n Fia de eviden iniial se vor face meniunile ulterioare corespunztoare (indicarea meniunilor cu privire la edinele de judecat, recuzare, primirea pe registru, expedierea dosarului la CSJ, CNEJ i instana de fond ec.).2.Primirea dosarelor finisate de la grefier. Verificarea corectitudinii perfectrii dosarului de ctre grefier i completivitatea informaiei introduse n PIGD.Verificarea se ncepe de la fia de repartizarea dosarului, apoi urmeaz ncheierea de fixare a cauzei spre examinare, unde este indicate numirea cauzei i respective de la acea data urmeaz citaiile, procesele verbale cusute n ordinea ntocmirii sau parvenirii lor n instan .Verificm s coincide toate semnturile din decizie i s fie ntocmit borderoul .Dosarul nu trebuie s conin mai mult de 250 file ,el trebuie s fie bine cusut, la toi participanii la process grefierul trebuie s expedieze ciopia deciziei cu aviz de recepiei trebuie s fie cu statut de ncheiat prin programa PIGD, numai dup aceia putem semna n registru de eviden intern a dosarelor aflate n procedura judectorului, grefierului.Dac dosarul nu este primit spre examinare, dar din motive ntemeiate este restituit conform ncheierii , atunci ncheierea de fixare nu este ntocmit i la primirea pe registru calculm 15 zile ,acesta este termenul de atac al ncheierii, dup expirarea acestui termen specialitii cancelariei descoase cererea de apel n original depus la dosar, face o copie ,care ulterior o coase napoi n dosar, fcnd n borderou meniunea despre cele fcute, i printr-o scrisoare restituie apelatului apelul i anexele alturare la el.Copia scrisorii se coase n dosar, i apoi dosarul poate fi perfectat pentru expedierea n I instan. Fixarea informaiei n fia de eviden. Colectarea copiilor deciziilor pe cauzelor examinate i clasificarea lor dup numrul de ordine Pregtirea dosarelor pentru expediere n instana inferioar. Pregtirea scrisorile de expediere pentru semnare preedintelui sau vicepreedintelui instanei, n scrisoare se indic instana unde se va expedia cauza, prile pe dosar,care dosar ,pe cte file, se va expedia. Fixarea rezultatelor judecrii cauzelor i notarea dii expedierii dosarului n instana inferioar n fia de eviden. Transmiterea dosarelor de ctre lucrtorul cancelariei lucrtorului expediiei conform registrului intern sub semntur . (lucrtorul cancelariei - lucrtorul expediiei)

Prelucrarea informaiei conform listelor de fixare a dosarelor spre examinare.1. Prezentarea de ctre grefier a listelor de fixare a dosarelor spre examinare sptmnal efei seciei, 1. Colectare dup fiecare proces a listelor de fixare a dosarelor spre examinare contrasemnat de fiecare preedinte a colegiului.1. Completarea fielor de eviden conform datelor din listele de fixare a dosarelor spre examinare. (lucrtorul cancelariei grefierul)

Dosarele civile, cererile de chemare n judecat, cererile de apel, cererile de recurs, cererile de revizuire i alte materiale prezentate instanei de judecat spre soluionare se nregistreaz n PIGD n decurs de 24 ore din ziua recepionrii de ctre persoana responsabil de nregistrare. Zilele de odihn se exclud din termenul de 24 ore. Responsabili pentru nregistrarea dosarelor i documentelor sunt specialitii din secia civil. nregistrarea cererilor de chemare n judecat, a dosarelor civile, i a altor materiale se face, de asemenea, manual n Registrul unic de intrare a corespondenei (anexa nr. 1), apoi se ntocmete Fia de eviden (anexa nr. 13) n aceeai zi; Dup nregistrarea n PIGD, n Fia de eviden (anexa nr. 13) i Dosarele nregistrate sunt repartizate n mod automat aleatoriu de PIGD n conformitate cu prevederile art. 168 din Codul de procedur civil i art. 344 din Codul de procedur penal judectorului sau completului de judecat care va examina cauza i a Regulamentului CSM nr. 110/5 din 5 februarie 2013 privind modul de distribuire aleatorie a dosarelor pentru examinare Dup repartizarea dosarelor prin PIGD, colaboratorii direciei/seciei/serviciului eviden i documentare procesual consemneaz acest fapt n Fia de eviden (anexa nr. 13) i le transmit contra semntur judectorului desemnat. La sfritul anului calendaristic, Fiele de eviden (anexele nr.13) pentru dosarele nejudecate pn la nceputul urmtorului an, se transfer n fiierul anului nou. n cazul dat, numrul dosarului atribuit anul trecut se schimb, i i se atribuie un alt numr. Colaboratorul seciei va confirma primirea dosarului prin semntura sa n Fia de eviden (anex 13) i n Registrul de eviden intern a dosarelor aflate n procedura judectorului (anexa nr. 15).Cererile, faxurile i restul documente parvenite n cancelaria civil,se verific fiecare separat i minuios.Dac dosarul la care se refer cererea este n procedur la judector, ea este scris de ctre specialistul cancelariei n mapa cu pota pentru grefieri, dar dac dosarul este deja n cancelarie ori este deacum plecat n I instan , rspunsul la cerere se ntocmete de efa seciei ori specialistii cancelariei .Dac n cancelarie au parvenit cererei de apel sau recurs, dar dosarul nu este n incina Curii de Apel, ele se restituie la apelant ori recurent, printr-o scrisoare, unde-s indicate motivele restituirii conform CPC .Avizele de recepie primite n cancelarie la fel sunt mprite dup indicele dosarului, apoi se verific de ctre efa seciei i specialitii cancelariei, dac dosarul este n procedur la judector ori se afl deja n cancelarie.Cele din procedur de la judector se transmit sub semntur n mapa cu pota grefierilor pentru a fi anexate la dosar,dar la acele aflate n cancelarie efa seciei ori specialitii l coase n dosar i cnd n dosar sunt toate avizele el se perfecteaz pentru transmirea n expediia i expedierea ulterioar n I instan.Toate dosarele necesare transmiterii n expediie sunt indicate n registru de transmiterea cauzelor n expediie.Dosarele care au CD se nregistreaz n registru de eviden a CD. De asemenea, Secia Civil i de Contencios Administrativ pe parcursul anului calendaristic ntocmete Rapoartele Statistice privind activitatea Curii de Apel care cuprind urmtoarele perioade: 3 luni, 6 luni, 9 luni i 12 luni, pe fiecare categorie de dosar n parte i procedur, la 6, 12 luni se ntocmete darea de seam pe judectorii din judectoriile n raza de activitate a Curii de Apel Bli Divizarea fielor de eviden dup categorii-2a, 3a , 2r, 3r, 2ac, 2rc, 3, 2rh, 3rh, 2rhc, 2i, 2c, 24r, 22r. Selectarea fielor de eviden dup activitatea judectorilor, dup rezultat, dup instanele din circumscripia CAB, dup judectorii din instanele din circumscripia CAB, durata de aflare a cauzei pe rol mai mult de 6 luni, 12 luni i 24 luni. Calcularea informaiei conform fielor de eviden selectate dup activitatea judectorilor, dup rezultat, dup instanele din circumscripia CAB, dup judectorii din instanele din circumscripia CAB, dup categoriile dosarelor, , durata de aflare a cauzei pe rol mai mult de 6 luni, 12 luni i 24 luni.1. Introducerea i totalizarea datelor calculate dup fiecare categorie de dosare, dup activitatea judectorilor, dup rezultat, dup instanele din circumscripia CAB, dup judectorii din instanele din circumscripia CAB, , durata de aflare a cauzei pe rol mai mult de 6 luni, 12 luni i 24 luni. (lucrtorii cancelariei) n cazul parvenirii cererilor de validare pe dosarele de insolvabilitate ele se nregistreaz n registru de eviden a cererilor de validare,apoi se transmit n mapa grefierilor ,pentru anexarea ulterioar la dosar. La parvenirea cererii de urgentare , recuzare sau abinere ,ele se nregistreaz la fel n registru separat, cu indicarea parvenirii cererii date i n fia de eviden a dosarelor, ,apoi cerem dosarul de la judectorul n procedura creia se afl cauza, completm ncheiere i Vicepreedintele ori Preedintele Curii de Apel reparizeaz aceast cerere spre examinare judectorului(conform graficului ntocmit).-Dac dosarul parvenit n cancelarie nu poate fi atacat cu recurs conform CPC , Vicepreedintele emite o ncheiere de restituire a recursului i lucrtorii cancelariei ulterior expediaz cte o copie de ncheiere la toi participanii la dosar printr-o scrisoare ntocmit de ei i semnat de Vicepreedinte ori Preedintele Curii de Apel .Copia scrisorii se va coase n dosar dup care el poate fi perfectat pentru expedierea n I instan.Se face meniunea c dosarul pleac fr examinare n registrul de coresponden. La sfritul fiecrui an lucrtorii cancelariei ntocmesc registre noi pentru anul viitor,registrul de coresponden simpl, coresponden economic, registre de repartizare pentru fiecare indice de o parte, ele se numeroteaz ,se coase,se aplic tampila cancelariei i sunt semnate de ctre efa direciei de eviden i documentare . Pentru fiecare an nou se pregtesc mpi ,unde se pstreaz deciziile pe fiecare indice de o parte.

Deservirea justiiabililor. Prezentarea oral de ctre lucrtorii cancelariei a informaiei solicitate de ctre justiiabili. Convorbirea telefonic de ctre lucrtorii cancelariei a informaiei solicitate de ctre justiiabili, instanele de fond, instanele de acelai nivel, instanele superioare i alte instituii de stat. Lucrtorul cancelariei contacteaz cu grefierii la solicitarea justiiabililor privind eliberarea copiilor , CD (lucrtorii cancelariei grefieri - justiiabilii)

Pregtirea i transmiterea dosarelor pentru predarea n arhiv presupune perfectarea unui act de transmitere-primire a dosarelor, Fielor de eviden (anexa nr. 13), registrele de eviden intern, deciziile, ncheierele i toat corespondena aferent seciei civile. La transmiterea dosarelor, colaboratorul seciei eviden i documentare procesual indic termenul de pstrare a dosarelor. Pentru fiecare categorie de acte se ntocmete act separat. n caz de parvenire n cancelarie a cererii de revizuire, cererii de explicare a deciziei Curii de Apel Bli, ori arecursului adresat Curii Supreme de Justiie, lucrtorii cancelariei ntocmesc solicitri , care sunt semnate de ctre Vicepreedintele Curii de Apel , dup care se nregistreaz n expediie , se scaneaz i prinm pota electronic se expediaz la judectoria de unde se solicit cauza civil necesar. La parvenirea dosarului ,n caz c este cererea de revizuire, cauza se nregistreaz,repartizndu-se aceluia judector care a examinat fondul cauzei. n caz de explicare a deciziei ori cerere de corectare ,dosarul se nregistreaz n registrul de coresponden, apoi se face meniune n fia de eviden,indicnduse motivul parvenirii dosarului i sun semntura se transmite la asistentul judectorului. Dup examinare iari se primete pe registru de la grefier, se ateapt termenul de atac ,apoi se ntocmete scrisoare i se expediaz la judectoria de fond. Dac dosarul a parvenit n cancelarie pentru expedierea la Curtea Suprem de Justiie de ctre lucrtorii cancelariei se ntocmete scrisoare de expediere, unde se indic pentru comunicare la toi participanii pe dosar despre acest fapt, se indic ce dosar se expediaz, despre ce este i motivul expedierii. Deasemenea se indic cte file are dosarul respectiv i ce numr manual are dosarul. Scrisoare se semneaz de ctre judectorul raportor i efa seciei civile i de contencios adminiatrativ. Se nregistreaz n registrul de eviden, n fia de eviden a dosarelor civile i se transmite n expediie.