Procedura simplificată de achiziţieƒ... · 2018. 11. 19. · achiziţii publice (SEAP) Sistemul...

UNIVERSITATEA

DIN

BUCUREȘTI

PROCEDURĂ FORMALIZATĂ Ediţia: I

Nr. de exemplare: 1

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Cod PO: 02

Revizia:1

Nr. de exemplare: _______

PAGINA DE GARDĂ Pagina 1 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

APROBAT,

RECTOR,

Departamentul de Achizitii Publice

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ

COD: PO – 02

Procedura simplificată de achiziţie

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI

Biroul de Achiziţii

PROCEDURĂ FORMALIZATĂ

Ediţia: I


Cod: PO - 02 Revizia: 1


PROCEDURA SIMPLIFICATĂ

DE ACHIZIŢIE

Pagina 2 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

2

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

Elemente

privind

responsabilii/

operațiunea

Numele și

prenumele Funcția Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Cristi Sandu

Şef Departamentul

Achiziţii

1.2.

Avizat DMC Silvia PĂDURE

Secretar comisie de

monitorizare/membru

DMC

1.3. Verificat DGA Ec. Adrian ALBU

Director General

Administrativ

1.4. Aprobat

Conducere UB

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 3 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

3

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

Ediția sau, după

caz, revizia în

cadrul ediției

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se

aplică prevederile

ediției sau reviziei

ediției

1 2 3 4

2.1. Ediția I x x

2.2. Revizia 1

2.3 Revizia 2

…. Revizia........

…. Ediția II

…. Revizia 1

…. Revizia 2

…. Revizia........

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției

procedurii operaționale

Nr.

Crt.

Scopul

difuzării

Aplicare/

Informare/

Evidenta/

Arhivare/

Alte

scopuri

Exempla

r nr. Compartiment

Funcți

a

Numele și

prenumele

Data

primirii Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1.

Informare

și Aplicare

1 - copie

Toate structurile

administrative din

cadrul UB

- - - Difuzare

electronică

3.2. Evidență/

Arhivare 1-original

Departamentul

Achiziții

Șef

Departa

mentul

Sandu

Cristinel

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 4 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

4

4. Scopul procedurii operaționale

4.1 Scopul prezentei proceduri este de a stabili un mod unitar privind organizarea şi desfăşurarea

activităţii privind procedura simplificată în situaţiile în care valoarea serviciilor/produselor/lucrărilor

care urmează a fi achiziţionate este mai mică decât pragurile stabilite de art. 7 alin. (1) din Legea nr.

98/2016 privind achiziţiile publice, dar mai mare decât pragurile stabilite pentru achiziţia directă.

4.2. Prezenta procedură operaţională a fost elaborată în conformitate cu prevederile art. 113 din Legea

nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

5.1 Se aplică de către persoanele desemnate ca responsabile de achiziţie din cadrul Departamentului

Achiziţii, precum şi de către persoanele din cadrul facultăţilor, colegiilor, centrelor de cercetare,

departamentelor, serviciilor şi direcţiilor Universităţii din Bucureşti care participă la procesul de

achiziţie, indiferent de sursa de finanţare.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activității procedurate

- Legea nr. 98/2016 privind achiziţiilor publice;

- Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016

privind achiziţiile publice ;

- Legea nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de

achiziţie publică, a contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi

concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Consiliului Naţional de

Soluţionare a Contestaţiilor.

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 5 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

5

7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul

1. Procedură simplificată Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura

simplificată în cazul în care atribuie contracte de achiziţie

publică/acorduri-cadru şi organizează concursuri de soluţii care

privesc achiziţiile publice a căror valoarea estimată (fără TVA)

este mai mică de 600.129 lei în cazul produselor şi serviciilor, de

23.227.215 lei în cazul lucrărilor şi de 3.334.050 lei pentru

servicii sociale şi alte servicii specifice (prevăzute în Anexa nr. 2

din Legea nr. 98/2016).

2. Autoritate contractantă a) autorităţile şi instituţiile publice centrale sau locale,

precum şi structurile din componenţa acestora care au delegată

calitatea de ordonator de credite şi care au stabilite competenţe

în domeniul achiziţiilor publice;

b) organismele de drept public;

c) asociereuile care cuprind cel puţin o autoritate

contractantă dintre prevăzute la lit. a) şi b).

3. Acord-cadru Acordul încheiat în formă scrisă între una sau mai multe autorităţi

contractante şi unul ori mai mulţi operatori economici care are ca

obiect stabilirea termenilor şi condiţiilor care guvernează

contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o

anumită perioadă, în special în ceea ce priveşte preţul şi, după

caz, cantităţile avute în vedere.

4. Contract de achiziţie publică Contractul cu titlu oneros, asimilat, potrivit legii, actului

administrativ, încheiat în scris între unul sau mai mulţi operatori

economici şi una ori mai multe autorităţi contractante, care are ca

obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de

servicii.

5. Documentaţia de atribuire Documentul achiziţiei care cuprinde cerinţele, criteriile, regulile şi

alte informaţii necesare pentru a asigura operatorilor economici o

informare completă, corectă şi explicită cu privire la cerinţe sau

elemente ale achiziţiei, obiectul contractului şi modul de

desfăşurare a procedurii de atribuire, inclusiv specificaţiile

tehnice ori documentul descriptiv, condiţiile contractuale

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 6 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

6

propuse, formatele de prezentare a documentelor de către

candidaţi/ofertanţi, informaţiile privind obligaţiile generale

aplicabile.

6. Ofertă Actul juridic prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa

de a se angaja din punct de vedere juridic într-un contract de

achiziţie publică. Oferta cuprinde propunerea financiară,

propunerea tehnică, precum şi alte documente stabilite prin

documentaţia de atribuire.

7. Sistemul electronic de

achiziţii publice (SEAP)

Sistemul informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o

adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace

electronice a procedurilor de atribuire şi în scopul publicării

anunţurilor la nivel national.

8. Specificaţii tehnice Cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură tehnică ce permit

fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod

obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesităţii

autorităţii contractante.

7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PAAP Programul Anual de Achiziţii Publice

2. SEAP Sistem Electronic de Achiziţii Publice

3. CPV Common Procurement Vocabulary (nomenclator coduri)

4. TFUE Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene

5. ANAP Agentia Nationala de Achizitii Publice

6. DUAE Documentul Unic European de Achiziţii

7. NIR Notă de inventar

8. DC&TT Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic

9. TVA Taxa pe valoarea adaugată

10. EMSYS Sistemul de contabilitate

11. E Elaborare

12. Av Avizare

13. V Verificare

14. Ap Aprobare

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 7 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

7

8. Descrierea procedurii operaționale

8.1. Generalități

Cadrul legal de realizare şi desfăşurare a procedurii simplificate pentru atribuirea contractelor de

achiziţie publică/acordurilor – cadru şi organizarea concursurilor de soluţii care privesc achiziţii publice

a căror valoare este mai mică decȃt pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) cu respectarea principiilor

prevăzute la art. 2 alin. (2) este prevăzut la art. 113 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţii publice.

8.2. Documente utilizate:

Formularele descrise la cap.10. - Anexe, Înregistrări, Arhivări

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resursa materială

Este dezvoltată pe elementele de logistică: Departamentulri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale

informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, rețea, imprimantă, posibilități de stocare a

informațiilor etc., dar și pe elemente de altă natură.

8.3.2. Resursa umană

Personalul din cadrul facultății/colegiului/centrului de cercetare/departamentului/serviciului/direcţiei

beneficiar(e)/solicitant(ă) și/sau persoana/persoanele din cadrul Universității din București care sunt

implicate, prin atribuțiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activității procedurate.

8.3.3. Resursa financiară

Fonduri identificate în vederea demarării achiziţiei, respectiv fonduri disponibile din sursa de finanţare

corespunzătoare în vederea încheierii achiziţiei prin angajamentul legal de plată.

8.4. Modul de lucru

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 8 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

8

8.4.1. Prezenta procedură operaţională reglementează situaţiile în care autoritatea contractantă atribuie

contractele de achiziţie publică /acordurile-cadru şi organizează concursurile de soluţii care privesc

achiziţii publice a căror valoare estimată este mai mică decȃt pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) prin

aplicarea unei proceduri simplificate, cu respectarea principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2):

„Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura simplificată în condiţiile prevăzute la art.

7 alin. (2) din Lege”.

8.4.2. Pe parcursul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului se vor lua toate măsurile necesare

pentru evitarea apariţiei unor situații de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau

manifestarea concurenței neloiale. În cazul în care se constată apariţia unor astfel de situaţii, se va

proceda la eliminarea efectelor rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptȃndu-se potrivit

competenţelor, după caz, măsuri corective de modificare, încetare, revocare, anulare şi altele asemenea

ale actelor care au afectat aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităţii care au legătură

cub acestea.

8.4.4. Etapele premergătoare achiziţiei prin procedură simplificată:

(1) Structurile beneficiare din cadrul Universităţii din Bucureşti întocmeşc referatul de necesitate şi

nota justificativă cu privire la alegerea procedurii de atribuire ţinând cont de studiul pieţei şi de

consultarea catalogului electronic SEAP, specificaţiile tehnice (caietul de sarcini), precum şi draftul

de contract, unde este cazul, incluzȃnd clauze contractuale în care vor fi menţionate informatii cu

privire la mecanismele de plată în cadrul contractului, garanţia de bună execuţie (dacă este cazul),

stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale.

(2) Referatul de necesitate şi nota justificativă sunt verificate şi semnate de decan, director

proiect/director departament/direcţie, administrator şef facultate, şef Departamentul şi sunt

transmise către Departamentul Achiziţii.

Referatul de necesitate trebuie să conţină aprobarea Directorul General Administrativ şi a

ordonatorului de credite, iar nota justificativă viza Direcţiei Juridice.

8.4.5. Etapele achiziţiei prin procedură simplificată :

act:1114166%2096798022

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 9 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

9

(1) Procedura simplificată se iniţiază prin publicarea în SEAP a unui anunţ de participare simplicat,

însoţit de documentaţia de atribuire aferentă.

(2) Autoritatea contractantă are obligaţia de a include în anunţul de participare perioada de depunere a

ofertelor în funcţie de complexitatea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru şi de cerinţele

specifice, astfel încât operatorii economici interesaţi să beneficieze de un interval de timp adecvat şi

suficient pentru elaborarea ofertelor şi pentru pregătirea documentelor de calificare şi selecţie, dacă

sunt solicitate prin documentele achiziţiei.

(3) Procedura simplificată se poate derula :

a) fie într-o singură etapă,

b) fie în mai multe etape care presupun atât selecţia candidaţilor, cât şi negocierea şi evaluarea

ofertelor.

(4) Dacă procedura simpificată se va derula într-o singură etapă, atunci se vor folosi doar mijloacele

electronice astfel încȃt numai operatorii înscrişi în SEAP vor putea participa.

(5) Dacă procedura simplificată se va derula în mai multe etape, nu se vor folosi mijloacele elctronice.

De asemenea, entităţile contractante sunt obligate să transmită candidaţilor care au trecut de prima

etapă o invitaţie de a lua parte la etapa a doua.

(6) În cazul în care procedura simplificată se derulează într-o singură etapă, perioada minimă între data

transmiterii anunţului de participare şi data-limită de depunere a ofertelor este de cel putin:

a) 10 zile, în cazul în care se are în vedere atribuirea unui contract de achiziţie publică de servicii sau

produse;

b) 6 zile, în cazul în care se are în vedere atribuirea unui contract de achiziţie publică de produse de

complexitate redusă;

c) 15 zile, în cazul în care se are în vedere atribuirea unui contract de achiziţie publică de lucrări.

(7) În cazul unei situaţii de urgenţă, autoritatea contractantă poate stabili o perioadă redusă pentru

depunerea ofertelor, care care nu poate fi mai mică de 6 zile de la data transmiterii spre publicare a

anunţului de participare, respectiv transmiterii invitaţiei de participare, în cazul atribuirii unui

contract de achiziţie publică de servicii sau produse, respectiv de 9 zile, în cazul unui contract de

achiziţie publică de lucrări.

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 10 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

10

(8) În cazul în care procedura simplificată se derulează în mai multe etape, perioada minimă între data

transmiterii invitaţiei de participare şi data-limită de depunere a ofertelor este de cel puţin 10 zile. În

cazul în care se are în vedere atribuirea unui contract de achiziţie publică de produse de complexitate

redusă, perioada minimă este de cel puţin 6 zile.

(9) În urma finalizării procedurii simplificate, autoritatea contractantă are obligaţia de a publica în

SEAP un anunţ de atribuire în termen de 15 zile de la data încheierii contractului de achiziţie

publică/acordului-cadru, precum şi orice modificare a contractului/acordului-cadru.

9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activității

Nr.

crt.

Compartimentul (postul)/

acțiunea (operațiunea)

I

0 1

1. Facultatea, colegiul, centrul de cercetare, departamentul,

serviciul, direcţia beneficiară a produselor/serviciilor/lucrărilor

Elaborat

2. Decanii facultaţilor, directorii colegiilor/centrelor de cercetare,

şefii serviciilor, precum şi directorii departamentelor/direcţiilor

Avizat

3. Departamentul de Achiziţii Verificare şi aprobare

4. Director General Administrativ Verificare şi Aprobare

5. Directia Juridică Avizare

6. Rector Aprobare

7. Comisia de Evaluare Evaluarea ofertelor şi

stabilirea ofertei

cȃştigătoare

10. Anexe, înregistrări, arhivări

10.1. Formular F-01-PO-02 – Referat de necesitate

10.2. Formular F-02-PO-02 - Nota justificativă cu privire la alegerea procedurii de atribuire

10.3. Formular F-03-PO-02 – Strategia de contractare

10.4. Formular F-04-PO-02 – Model contract

10.5. Formular F-05-PO-02 – Model Formulare

10.6. Formular F-06-PO-02 – Model DUAE

10.7. Formular F-07-PO-02 – Decalaraţie privind lista persoanelor cu funcţie de decizie

10.8. Formular F-08-PO-02 – Declaraţie privind conflictul de interese

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 11 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

11

10.9. Formular F-09-PO-02 – Proces Verbal deschidere

10.10. Formular F-10-PO-02 – Raportul intermedial al procedurii

10.11. Formular F-11-PO-02 – Raportul procedurii de atribuire

10.12. Formular F-12-PO-02 – Comunicare privind rezultatul procedurii

Nr.

anex

ă

Denumirea

anexei

Elaborator Aprobă Număr

de

exempl

are

Difuzare Arhivare Alte

ele

men

te

Loc Perioa

dă

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1. F-01-PO-02 -

Referat de

necesitate

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii

serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor

1 electronică Depart

ament

ul

Achizi

ții

2. F-02-PO-02 -Nota

justificativa cu

privire la alegerea

procedurii de

atribuire

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii

serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor


ament

ul

Achizi

ții

3. 10.3. F-03-PO-02 –

Strategia de

contractare

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii

serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor


ament

ul

Achizi

ții

4. 10.4. F-04-PO-02 –

Model contract

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii


ament

ul

Achizi

ții

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 12 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

12

Direcţii serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor

5. 10.5. F-05-PO-02 –

Model Formulare

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii

serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor


ament

ul

Achizi

ții

6. 10.6. F-06-PO-02 –

Model DUAE

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Decanii

facultaţilor,

Directorii colegii-

lor/cerntrelor de

cercetare/departa

mentelor, şefii

serviciilor,

precum şi

directorii

direcţiilor


ament

ul

Achizi

ții

7. 10.7. F-07-PO-02 –

Decalaraţie privind

lista persoanelor cu

funcţie de decizie

Facultăţi,

Colegii, Centre

de Cercetare,

Departamente

Administrative

Servicii,

Direcţii

Ordonator de

credite


ament

ul

Achizi

ții

8. 10.8. F-08-PO-02 –

Declaraţie privind

conflictul de

interese

Comisia de

evaluare

Comisia de

evaluare


ament

ul

Achizi

ții

9. 10.9. F-09-PO-02 –

Proces Verbal

deschidere

Comisia de

evaluare

Comisia de

evaluare


ament

ul

Achizi

ții

10. 10.10. F-10-PO-02

– Raportul

intermedial al

procedurii

Comisia de

evaluare

Comisia de

evaluare


ament

ul

Achizi

ții

11. 10.11. F-11-PO-02

– Raportul

Comisia de

evaluare

Comisia de

evaluare


ament

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 13 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

13

procedurii de

atribuire

ul

Achizi

ții

12. 10.12. F-12-PO-02

– Comunicare

privind rezultatul

procedurii

Comisia de

evaluare

Comisia de

evaluare


ament

ul

Achizi

ții

11. Cuprins

Numărul

componentei

în cadrul

procedurii

operaționale

Denumirea componentei în cadrul procedurii operaționale Pagina

Coperta 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

2

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale 3

3. Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia

din cadrul ediției procedurii operaționale

3

4. Scopul procedurii operaționale 4

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale 4

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activității procedurabile 4

7. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională 5

8. Descrierea procedurii operaționale 7

9. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activității 10

10. Anexe, înregistrări, arhivări 10

11. Cuprins 13

UNIVERSITATEA DIN

BUCUREȘTI



Ediţia: I





DE ACHIZIŢIE

Pagina 14 din 13

Exemplar nr. 1

PO - 02

14

Procedura simplificată de achiziţieƒ... · 2018. 11. 19. · achiziţii publice (SEAP) Sistemul...

Documents

Transcript of Procedura simplificată de achiziţieƒ... · 2018. 11. 19. · achiziţii publice (SEAP) Sistemul...