PROCEDURA SISTEM CALITATE

PROCEDURA SISTEM CALITATE

CONTROLUL DOCUMENTELORExemplar nr.

STATUT : APLICARECod : PSQ -01-00Ediia : 1

ELABORATAVIZATAPROBATEDIIAREVIZIA

MEMBRU CEACMANAGERMANAGER10

SCOPPrezenta procedur descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate n

Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen Bacu, privite ca documente ale Sistemului de Management al Calitii.

DOMENIUL DE APLICARE

2.1. (1) Procedura se aplic cu privire la documentele cu circuit intern, folosite

ntre entitile Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen Bacu, i la documentelor cu circuit extern, de provenien extern sau de provenien intern trimise n exterior.

(2) Procedura nu se refer la:

- documente de tip nregistrri (care fac obiectul unei proceduri aparte);

- documentele utilizate de serviciul financiar-contabil

2.2. Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate gestionrii

proceselor instructive-educative, de cercetare, administrative / sociale i de

cooperare instituional, inclusiv documentele destinate exclusiv sistemului de management al calitii.

2.3. (1) Documentele de provenien extern care intereseaz sunt cele care se

refer la procesul instructive-educativ i vizeaz ntr-o form sau alta colegiul . Fac parte din

aceast categorie: documente legislative, hotrri guvernamentale, ordine ministeriale, standarde i reglementri ale unor organizaii, oferte, mesaje adresate colegiului de persoane publice i private, etc.

(2) Documentele de provenien intern trimise de colegiu n exterior se refer la diverse tipuri de rspunsuri i scrisori, n contextul documentelor cu circuit intern, al documentelor de provenien extern, al aciunilor de reprezentare i asigurare a vizibilitii colegiului, etc.

Nivel de accesibilitate: public FIA DE VIA a PSQ 01 - 00

EDIIADATA APLICARIIDESCRIEREA MODIFICARIIEMITENT

101.09.2010Creat pentru aplicare.CEAC

DOCUMENTE DE BAZA

SR EN ISO 9001:2008- Sisteme de management al calitii. Cerine.

EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calitii. Elemente fundamentale i vocabular.

EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru

mbunatatirea performantelor.

SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau mediu.

SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaia sistemului de management al calitii

LEGEA 87/2006

- Pentru aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei, modificat prin OUG 102/2006

H.G.21:10.01.2007

- Standarde de acreditare i evaluare periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar

H.G. 1534:25.11.2008- Privind aprobarea standardelor de referin i a indicatorilor de performan pentru evaluarea i asigurarea calitii n nvmntul preuniversitar

Asigurarea calitii - Ghid pentru unitile colare Procedura operaional: - Metodologia de elaborare a procedurilor i instruciunilor de lucru i de asimilare a regulamentelor ca documente ale sistemului de management al calitii

Procedura general: Audit intern,

Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, ordin de zi nr. 217/1996 al Arhivelor Naionale.

Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor n form electronic. Declaraia managerului privind Politica de Asigurarea Calitii n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen

DOCUMENTE CITATE

Procedura: PO 01-00 - Metodologia de elaborare a procedurilor i instruciunilor de lucru i de asimilare a regulamentelor Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen ca documente ale sistemului de management al calitii Fie de evaluare periodic a calitii n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen Domeniul A: Capacitatea instituional, criteriul a) structurile instituionale, administrative i manageriale, subdomeniul: management operational, indicator de performan: 2.2. existena i funcionarea sistemului de gestionare a informaiei; nregistrarea, prelucrarea i utilizarea datelor i informaiilor

CUPRINS

pagina

Cap.1Descrierea procedurii 4/11

1.1 Controlul documentelor 4/11

1.2 Comunicare extern i comunicare intern 4/11

1.3 Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor1.4.Activiti.................................................................................5/116/11

1.4.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor 6/11

1.4.2. Analiz, aprobare i emitere 6/11

1.4.3. Difuzarea documentelor 6/11

1.4.4. Pstrarea documentelor 6/11

1.4.5. Modificarea documentelor 7/11

1,4,6, Arhivarea documentelor 7/11

1.4.7. Scoaterea din circulaie a documentelor i arhiva curent 8/11

1.4.8. Resurse pentru inerea documentelor sub control, transabilitatea 8/11

1.4.9. Implementare 8/11

Cap. 2 Modaliti de punere la zi a procedurii 9/11

Cap.3Responsabiliti i autoritate 9/11

3.1 Managerul ............................................9/11

3.2 Comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie 9/11

3.3 Persoana desemnat din cadrul CEAC pentru controlul documentelor . 9/11

3.4 Preedinii de consilii, responsabilii de comisii, efii de compartimente ..9/11

3.5 Secretara .9/11

3.6 Secretarele de consilii i comisii ...9/11

Cap. 4 nregistrri10/11

Cap. 5 Definiii i abrevieri

Cap. 6 Anexe 11/11

Cap. 1. DESCRIEREA PROCEDURII

Generaliti

1.1. Controlul documentelor

(1) Controlul documentelor se refer, dup caz, la urmtoarele aspecte:

- aprobarea documentelor nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea acestora din punctul de vedere al coninutului i formei;

- analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor;

- asigurarea identificrii modificrilor i a stadiului revizuirii curente;

- asigurarea disponibilitii versiunilor aplicabile ale documentelor la toate punctele de utilizare pentru funciile i persoanele implicate;

- asigurarea lizibilitii i a identificrii cu uurin a documentelor;

- asigurarea identificrii i distribuiei controlate a documentelor de provenien extern;

- prevenirea utilizrii neintenionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit i identificarea adecvat n cazul cnd sunt pstrate.

(2) Circulaia documentelor este inut sub control atunci cnd documentele

permit:

- identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras;

- identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabiliti,

- asocierea unic a documentelor cu datele de emitere i transfer astfel nct s se cunoasc cu exactitate traseul n cadrul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen att pentru documentele de provenien intern ct i pentru cele de provenien extern.

(3) Mediul suport al documentelor poate fi hrtia sau un suport informatic.1.2. Comunicare extern i comunicare intern

(1) Prin prezenta procedur, managementul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen se

asigur c la nivelul proceselor i documentelor, unitatea de nvmnt are stabilite procese adecvate de comunicare, un accent deosebit avndu-l comunicarea n interiorul grdiniei cu ntreagul persona, definit comunicare intern.

Not: n cazul documentelor prin care se comunic anumite responsabiliti n mod implicit se consider c persoanele care au responsabilitatea aplicrii dispoziiilor unui document, rspund n faa efului ierarhic de aplicarea lor, iar atunci cnd disponibilitatea aplicrii cade n seama unei entiti,de aplicare rspund n faa efului ierarhic superior, conductorii entitii

respective. De exemplu: dac responsabilitatea revine unui membru al comisiei de evaluare i asigurarea calitii n educaie, de aplicare rspunde n faa managerului responsabilul CEAC.

(2) Documentele elaborate n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen faciliteaz comunicarea inteniei i consecvena aciunii att n interiorul unitii de nvmnt ct i n relaia colegiului cu exteriorul. Problema elaborrii coninutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri.

(3) Utilizarea procedurii contribuie la:

- furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor - evaluarea eficacitii i a adecvrii continue a sistemului de management al calitii din la cerinele interne i externe;

- derularea proceselor din unitatea de nvmnt n conformitate cu cerinele interne i

externe i mbuntirea calitii proceselor;

- asigurarea cerinelor de repetabilitate i trasabilitate;

- asigurarea unei instruiri adecvate a personalului grdiniei cu privire la controlul documentelor.

(4) Personalul are responsabilitatea de a opera n cadrul proceselor pe care le deruleaz cu documente valabile i de a elabora documente proprii pentru mbuntirea i controlul diferitelor procese. Se recomand ca documentele proprii s fie elaborate de ctre persoanele implicate n procesele i activitile respective, prin aceasta asigurndu-se o nelegere mai bun a cerinelor necesare, o sporire a implicrii personalului i dezvoltarea simului apartenenei la Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen.

Not: La elaborarea unor documente proprii de mbuntire i control a proceselor trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:

- identificarea proceselor necesare pentru a mbunti sistemul actual;

- nelegerea interaciunilor dintre aceste procese;

- documentarea proceselor de mbuntire, att ct este necesar, pentru a asigura funcionarea i controlul eficace al acestora.

n scopul documentrii proceselor de mbuntire se va avea n vedere,

dup caz, utilizarea/adaptarea tipizatelor i/sau a documentelor existente.

Prin aceasta se va scurta semnificativ timpul de elaborare a documentelor proprii i se va uura identificarea proceselor necesare pentru a mbunti sistemul actual .

1.3. Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor

(1) n cadrul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen administrarea documentelor i gestionarea circulaiei acestora se realizeaz n conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 i cu urmtoarele instruciuni de lucru:

- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit intern;

- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de

provenien extern;

- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de

provenien intern trimise de unitatea de nvmnt n exterior.

(2) Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea i gestionarea

circulaiei lor are urmtoarele scopuri:

- punerea n circulaie a unor documente care permit identificarea persoanelor

care le-au elaborat i a entitilor de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen, a entitii care le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere;

- transferul controlat al documentelor att ntre entiti, ct i ntre persoane i entiti al documentelor cu circuit intern prin nregistrarea documentelor la punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri.

(3) Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea i gestionarea

circulaiei lor are urmtoarele scopuri:

- punerea n circulaie n cadrul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen a unor documente de provenien extern care permit identificarea sursei care le-au elaborat i de la care provin, a persoanelor din unitatea de nvmnt care, potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de intrare n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen;

- punerea n circulaie a unor documente de provenien intern trimise n exterior care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat i a entitilor de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul unitii de nvmnt, a entitii care le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere;

- transferul controlat n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen att ntre entiti ct i ntre persoane i entiti, al documentelor care aparin de circuitul extern prin nregistrarea documentelor la punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri.1.4 Activiti

1.4.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor

(1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul, semntura, numrul i data de nregistrare la primire conform registrului de intrri/ieiri.

(2) Pentru documentele redactate n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen antetul va conine sigla , numele colegiului, numele entitii emitente sau compartimentului

emitent, adresa, numerele de telefon i fax, adres de e-mail, data punerii n circulaie, numrul i data de nregistrare conform registrului de intrri/ieiri,

i, dup caz, numrul de exemplare n care a fost emis.

(3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenelor asociate funciei ndeplinite n unitatea de nvmnt i ca reprezentani ai unei structuri de conducere a Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen precum i semntura acestora se trec, dup caz la sfritul documentului sau la nceputul documentului.

(4) Atunci cnd este necesar, documentul conine numele i funcia persoanei care l-a ntocmit.

1.4.2. Analiz, aprobare i emitere

(1) nainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura:

- adecvarea la scopul urmrit;

- o bun structurare i exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizrii datei de intrare n vigoare;

- claritate prin formulri simple, inteligibile i fr ambiguiti;

- lizibilitate pentru nscrisurile de orice form.

(2) Aprobarea unui document se face de ctre managerul sau directorul colegiului , dup caz, sau de ctre persoane delegate de acetia n conformitate cu reglementrile ColegiuluiTehnic de Comunicaii N.V.Karpen(3) Emiterea documentelor (punerea n circulaie) se face numai dup aprobarea lor.

1.4.3. Difuzarea documentelor

(1) Scopul difuzrii l reprezint punerea la dispoziia personalului colegiului a documentelor de interes pentru activitatea pe care o desfoar n unitatea de nvmnt cu scopul utilizrii informaiilor pe care le conin sau cu scopul informrii generale.

(2) Difuzarea este gestionat de emitentul documentului i se realizeaz prin secretara colegiului sau prin secretarii entitilor emitente.

(3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile n toate locurile unde se execut activiti eseniale pentru funcionarea eficient a procesului descris.

(4) Se disting dou tipuri de difuzri: difuzarea controlat, caz n care fiecare

document este difuzat cu confirmarea primirii i difuzarea necontrolat care se utilizeaz pentru documentele destinate doar pentru informare, fr a viza n mod expres o utilizare ulterioar.

1.4.4. Pstrarea documentelor

(1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlat, pstreaz aceste documente n zona de lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilitilor care le revin conform postului, sau pentru informare.

Identificarea persoanelor se face prin semntura de primire, n registrul de intrri/ieiri.

(2) Pstrarea documentelor cu difuzare controlat se face n condiii de

siguran iar ediiile valabile sunt nregistrate n Registrul documentelor n vigoare conceput ca n Anexa nr. 1.(3) Fiecare entitate va pstra propriile documente emise i elaborate pe suport electronic, ntr-un fiier propriu, pe calculatorul din biroul managerului . Documentele emise vor fi distribuite n ordinea datei de emitere.

Informaiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1 septembrie 31 august, i vor fi pstrate ntr-un loc special destinat n biroul managerului cu titlul de: Documente elaborate de.....n intervalul.... Informaia astfel pstrat va putea servi pentru arhivare i, n msura n care i pstreaz valabilitatea, pentru uz curent.

1.4.5. Modificarea documentelor

(1) Prin modificarea unui document se nelege aducerea de schimbri cu privire la acesta sub forma unor noi revizii sau a unor noi ediii, fr a afecta fondul de baz i destinaia documentului iniial.

Reviziile constau n reformulri sau abrogri ale unor articole i/sau aliniate din documentul iniial sau rezultat dup o revizie anterioar, iar ediiile se elaboreaz atunci cnd se aduc completri prin noi articole, cnd apar schimbri de responsabiliti sau atunci cnd forma rezultat n urma uneia sau mai multor revizii difer substanial fa de revizia 0.

(2) Personalul implicat n elaborarea, analiza i aprobarea modificrilor trebuie s aib acces la informaii adecvate, pe baza crora s argumenteze modificarea.

Documentele modificate vor fi analizate i aprobate de structurile i funciile de conducere care au analizat i aprobat n forma iniial, dac prin lege i alte reglementri nu se specific altfel.

(3) De regul, documentele modificate n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen se pun n circulaie n versiune complet cu indicarea documentelor nlocuite i abrogate, a datei intrrii n vigoare a formei modificate i, dup caz, cu indicarea modificrilor fcute. n cazuri speciale, cnd modificrile sunt pariale i uor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrns, se poate pstra documentul sub forma iniial i transmite numai modificarea nsoit de toate informaiile necesare unei corecte asocieri la documentul iniial.

1.4.6. Arhivarea documentelor

(1) Arhiva Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen este alctuit din documente arhivate care se gsesc n dosare de arhiv i din documente care se gsesc la personalul colegiului i care urmeaz s fie arhivate (Arhiva curent).

(2) Organizarea Arhivei Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen inclusiv la nivelul arhivei curente se face, att sub aspectul coninutului ct i al formei, prin Nomenclatorul de Arhiv al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen structurat, n conformitate cu Anexa nr. 2, de ctre secretarul unitii de nvmnt.

Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este important att pentru activitatea curent ct i pentru activiti ulterioare .

(3) Nomenclatorul de Arhiv connine documente care sunt precizate i se gestioneaz, inclusiv sub aspectul termenului de pstrare, conform instruciunii de lucru Arhivarea documentelor destinate arhivei interne.

(4) Documentele arhivate se grupeaz, pe tematici (probleme), n dosare n cazul documentelor avnd ca mediu suport hrtia, sau n colecii de documente, alctuite tot pe principiul dosarelor, n cazul folosirii de diverse medii de stocare.

1.4.7. Scoaterea din circulaie a documentelor i arhiva curent.

(1) Scoaterea din circulaie a documentelor se realizeaz prin trecerea lor n arhiva curent sau prin distrugere. Arhiva curent se constituie n acord cu Nomenclatorul de Arhiv al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen.

(2) Documentele din arhiva curent sunt pstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ani, dup caz), dup care sunt transferate n arhiv. Ori de cte ori este cazul, se va evita arhivarea multipl a unor documente de uz intern.

(3) Scoaterea din circulaie prin distrugere se aplic documentelor care nu sunt precizate n instruciunile de lucru menionate la punctul 1.4.6. i se realizeaz de secretarul colegiului sub controlul conducerii entitii care a gestionat documentul.

(4) Organigrama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor este redat n Anexa nr. 4. Orice transmitere de documente n contextul Anexei nr. 4 se consemneaz prin procese verbale de predare- primire.

1.4.8. Resurse pentru inerea documentelor sub control, trasabilitate

(1) Pentru buna desfurare a activitilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, n principal, resurse informaionale, materiale i resurse pentru instruire.(2) Resursele informaionale se refer la cunoaterea i utilizarea de ctre personalul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen a elementelor de identificare a documentelor i la respectarea de ctre documente a traseului stabilit. Utilizarea corect a resurselor informaionale va facilita, atunci cnd este cazul, identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea i arhivarea de documente.

(3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de ctre conducerea Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen. Ele includ materiale i echipamente debirotic, spaii adecvate pentru pstrarea i arhivarea documentelor.

(4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara care se ocup cu probleme de arhiv sau pentru personalul nou angajat care urmeaz s fie implicat i n activiti legate de controlul documentelor.

1.4.9. Implementare

(1) Prezenta procedur distribuit conform Listei de difuzare anexate se aduce la cunotina ntregului personal al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen

(2) Implementarea prezentei proceduri i a instruciunilor de lucru aferente este n responsabilitatea persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare i asigurarea calitii n educaie care coordoneaz activitatea pe linia controlului documentelor.

(3) Monitorizarea implementrii procedurii se va face periodic de ctre CEAC prin audituri interne organizate i desfurate conform programului anual de audit intern privind calitatea din Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen.

Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicrii procedurii i identificarea de oportuniti de mbuntire a controlului documentelor n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen.

Rezultatele vor fi analizate de ctre CEAC care ntocmete un raport de evaluare pe care l supune spre aprobare Consiliului de administraie al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen.

Cap. 2. MODALITI DE PUNERE LA ZI A PROCEDURII

Punerea la zi a acestei proceduri este decis de responsabilul emitent, avnd in vedere:

- evoluia standardelor;

un audit de sistem calitate; o cerere de modificare a procedurii;

n urma modificarii normelor legale sau a altor cerite

Cap. 3. RESPONSABILITI I AUTORITATE

3.1. Managerul Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen- coordoneaz elaborarea i actualizarea instruciunilor de lucru

- aprob nomenclatoarele i instruciunile de lucru la care face referire prezenta procedur;

- aprob comisii de lucru, prevzute de lege sau constituite ad-hoc, n contextual activitilor la care se refer prezenta procedur.

3.2. Comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie

- avizeaz instruciunile de lucru la care face referire procedur i le propune spre aprobare managerului;

- verific, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri i prezint managerului grdiniei raportul de evaluare;

- actualizeaz prezenta procedur i instruciunile aferente.

3.3. Persoana desemnat din cadrul CEAC pentru controlul documentelor:

- elaboreaz i actualizeaz procedura controlul documentelor;

- coordoneaz elaborarea procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru necesare aplicrii prezentei prceduri;

- coordoneaz ntocmirea Registrului documentelor n vigoare;

- ntocmete nomenclatorul de arhiv;

- stabilete atribuiilor secretarei pe linia administrrii i gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor;

- stabilete atribuiilor secretarelor de consilii i comisii pe linia administrrii i gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor;

- stabilete resursele necesare instruirii/perfecionrii personalului care se ocup cu probleme de arhiv.

3.4. Preedinii de consilii, responsabilii de comisii, efii de compartimente:

- rspund de implementarea prezentei proceduri n entitile pe care le conduc, inclusiv de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii;

- numesc personalul din subordine care se ocup cu probleme de arhiv;

- propun comisii de lucru n contextul activitilor la care se refer prezenta procedur.

3.5. Secretara :

- implementeaz i respect prezenta procedur;

- desfoar activitile pe linia gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor;

-folosete n mod raional resursele puse la dispoziie.

3.6. Secretarele de consilii i comisii :

- implementeaz i respect prezenta procedur;

- desfoar activitile pe linia gestionrii circulaiei documentelor, a difuzrii, pstrrii, arhivrii i scoaterii din circuaie a documentelor;

-folosete n mod raional resursele puse la dispoziie.

Cap. 4. NREGISTRRI.

4.1. nregistrri proprii acestei proceduri:

- nregistrarea 1: Lista de difuzare a procedurii;

- nregistrarea 2: Indicatorul de stare al procedurii;

- nregistrarea 3: Lista procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru.

4.2. nregistrri care servesc la aplicarea acestei proceduri:

- Registrele de intrare/ieire ale diferitelor entiti;

Cap. 5 DEFINIII I ABREVIERI

5.1. Definiii:

arhiv = ansamblu de documente constituite organic (elaborate sau primite) referitoare la istoria grdiniei, destinate prin natura lor a fi conservate;

arhiv curent = arhiva constituit din documente primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidian a entitilor, -de exemplu: versiuni de reglementri care nu mai sunt valabile, reglementri a cror durat de aplicare a expirat, rapoarte a cror efect s-a consumat-, documente care sunt pstrate la entiti un timp limitat, timp n care sunt constituite n dosare sau colecii de documente pe suport electronic;

arhiv electronic = sistemul electronic de arhivare, mpreun cu totalitatea documentelor n form electronic arhivate;

confidentialitate = msuri de protecie a informaiilor care se refer la date personale ale copiilor i angajailor;

document = suport de hartie sau informatic putand fi consultat sau pe care se pot inregistra valori sau date;

formular = suport prestabilit permind nregistrarea valorilor sau datelor ntr-o maniera original i uor de exploatat.

instruciune de lucru = document de referin care prezint modul cum se realizeaz cu consecven activitile i procesele n unitatea de nvmnt

nregistrare = document care furnizeaz dovezi tangibile ale activitilor efectuate sau ale rezultatelor obinute.

mediu de stocare = orice mediu pe care se poate nregistra sau de pe care se poate reda un document n form electronic;

procedur = modalitatea specific de desfurare a unei activiti sau a unui proces

5.2. Abrevieri:

ARACIP = Agenia Romn pentru Asigurarea Calitii n nvmntul Preuniversitar

CEAC = comisia de evaluare i asigurarea calitii n educaie

PO = proceduri operaionale

PSQ = procedure de sistem calitate

Cap. 6 ANEXE

6.1. Anexa nr.1 - Registrul documentelor n vigoare;

6.2. Anexa nr.2 - Nomenclatorul de arhiv al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen;

6.3. Anexa nr.3 Organigrama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor;

6.4. Anexa nr.4 - Organigrama administrrii i gestionrii circulaiei documentelor n Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen .ANEXA NR. 1:

ANTET

APROB

MANAGER Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.KarpenPROFESOR

----------------------

REGISTRUL DOCUMENTELOR N VIGOARE

NR. CRTDENUMIREA DOCUMENTULUINUMRUL DOCUMENTULUI/ DATA EMITERII CINE L-A EMISOBSERVAII

1.Regulamentul intern al Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen1/30.08.2010Comisia de lucru elaborare regulament intern

2.Regulament de organizare i funcionare al Consiliului de administaie 2/30.08.2010Comisia de lucru elaborare regulamente de organizare i funcionare

3.Planul de dezvoltare instituional 3/03.08.2010Comisia de lucru elaborare P.D.I.

ANEXA NR. 2

ANTET

APROB

MANAGER Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.KarpenPROFESOR

......................................NOMENCLATORUL DE ARHIV ALColegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen

NR. CRT.ENTITATEA EMITENTDENUMIREA DOSARULUI (CONINUTUL PE SCURT AL PROBLEMELOR LA CARE SE REFER)TERMEN DE PSTRAREOBSERVAII

1.SECRETARIAT1 Dosarele profesionale ale personalului didactic transferat din colegiuPermanent

2.SECRETARIAT2

N.CEACN Raporte de evaluare extern, rapoarte de evaluare intern, rapoarte de activitate, planuri de aciuni preventive/corective, proceduri de sistem, proceduri operaionale 5 ani

N1CEACN1 Adrese, informri, situaii statistice2 ani

ANEXA NR. 3:

ORGANIGRAMA PROCESULUI DE SCOATERE

DIN CIRCULAIE A DOCUMENTELOR

ANEXA NR. 4ORGANIGRAMA ADMINISTRRII I GESTIONRII CIRCULAIEI DOCUMENTELOR N Colegiul Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen

DISTRUGERE DOCUMENTE

ARHIVA

Colegiului Tehnic de Comunicaii N.V.Karpen

SECRETARIAT

CABINET PSIHOPEDAGOGIC

COMISIA METODIC

C.E.A.C.

MANAGER

DIRECTOR

CONSILIUL PROFESORAL

ARHIVE CURENTE

CABINET MEDICAL

COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL

COMPARTIMENT RESURSE UMANE, S.U.

SECTOR ADMINISTRATIV

SECRETARIAT

CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

SECRETARIAT

CD, DD, PD, AD, SCD

DGFP

BACU

MINISTERE, AUTORITATE LOCAL, INSPECTORATE, AGENII, ORGANIZAII, ASOCIAII, PARTENERI

I.T.M. BACU, ISU BACAU

MANAGER

CD, Ap,

COMISIA DE EVALUARE I ASIGURAREA CALITII N EDUCAIE

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMISIA METODIC

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

CONSILIUL REPREZENTATIV AL PARINILOR

SECTOR ADMINISTRATIV

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD , SCD,

Documente de provenien intern

Documente externe

DD- Difuzarea documentelor

PD- Pstrarea documentelor

MD- Modificarea documentelor

AD- Arhivarea documentelor

SCD- Scoaterea din circulaie a documentelor

CD- Controlul documentelor

AGCD- Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor

AnD- Analiza documentelor

ApD - Aprobarea documentelor

ED - Emiterea documentelor

LEGEND

ELABORATOR

ED, MD,

CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

COMPARTIMENT RUS, PSM, SU

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD, SCD

MD, SCD

COMPARTIMENT FINANCIAR- CONTABIL

CD, AGCD, AnD, ED, DD, PD, MD, SCD

CONSILIUL PROFESORAL

CD, AGCD, AnD, ApD, ED, DD, PD, MD , SCD,

pag.1/1414/14