Investeşte în oameni!

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013 Axa prioritară: 1 Domeniul major de intervenţie: 1.4 Titlul proiectului: Asigurarea calităţii în sistemul de formare profesională continuă din România - CALISIS Cod Contract: POSDRU/4/1.4/S/4, ID 3954 Beneficiar: Consiliul Naţional de Formare Profesională a Adulţilor

AVERTISMENT: Acest document constituie proprietatea CNFPA şi a fost realizat în cadrul proiectului POSDRU – CALISIS.

Utilizarea sau reproducerea completă sau parţială a prezentei documentaţii se va realiza numai cu acordul scris al CNFPA.

PROCEDURA DE SISTEM PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA

DOCUMENTELOR LA NIVELUL COMISIILOR DE AUTORIZARE

Cod: PS CAJ CD CIN Ediţia 2, Revizia 0

Exemplar nr. 1

Elaborat: Verificat: Aprobat:

Diana Georgescu Septimiu Rantă

Antonio Pizzarelli

Cristina Militaru Valentina Damian

Mihaela Udrea

…………….…………………… Expert TILS Romania - proiect Calisis

…………….…………………… Expert TILS Romania - proiect

Calisis

…………….…………………… Manager proiect Calisis

[19.10.2010] [22.10.2010] [31.10.2010]

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 2 din 12

LISTA DE DIFUZARE

Exem-plar nr.

Nume şi prenume Funcţia

Semnătura şi data de primire şi retragere

A reviziei / ediţiei

aplicabile

A reviziei / ediţiei retrase

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 3 din 12

INDICATORUL EDIŢIILOR ŞI REVIZIILOR

Ediţia Revizia Data

aplicării

Nr. capitol/ subcapitol

revizuit

Pagina revizuită

Capitol / Subcapitol

Modificat Adăugat Suprimat

2 0 19.10.2010

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 4 din 12

CUPRINS

1. SCOP ......................................................................................................... 5

2. DOMENIUL DE APLICARE ................................................................... 5

3. TERMENII ŞI DEFINIŢII .......................................................................... 5

4. RESPONSABILITATE ............................................................................ 6

5. MOD DE LUCRU ..................................................................................... 6

5.1. Identificarea documentelor ................................................................ 6

5.2. Flux operativ ............................................................................................ 8

5.3. Elaborarea şi verificarea documentelor .......................................... 8

5.4. Aprobare ................................................................................................... 9

5.5. Emiterea şi distribuirea ........................................................................ 9

5.6. Modificarea documentelor ................. Error! Bookmark not defined.

5.7. Arhivarea ................................................................................................ 10

5.8. Utilizarea şi completarea formularelor ........................................... 10

5.9. Documentele de înregistrare a calităţii .......................................... 10

5.10. Arhivarea, păstrarea şi accesul .................................................... 11

5.11. Actualizarea şi distrugerea ............................................................ 11

5.12. Gestionarea documentelor de origine externă.................. Error!

Bookmark not defined.

5.13. Managementul documentelor de origine externă ............. Error!

Bookmark not defined.

5.14. Gestionarea datelor informatice ... Error! Bookmark not defined.

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 5 din 12

1. SCOP Această procedură defineşte modalităţile de gestiune şi control al documentelor şi al datelor referitoare la calitate, după cum urmează:

- Defineşte fluxul şi responsabilităţile pentru dezvoltarea, verificarea, aprobarea şi difuzarea documentelor

- Asigură utilizarea celor mai recente versiuni ale documentelor şi disponibilitatea versiunilor actualizate la locurile de utilizare ale acestora

- Descrie lista generală a documentelor, evidenţiind ultima revizuire - Defineşte modul de operare a modificărilor şi a completărilor la documentaţia

existentă, stabilind după câte modificări un document va fi reproiectat în întregime - Defineşte modul de gestionare a documentelor externe şi a datelor informatice - Defineşte modalităţile de identificare, înregistrare, catalogare, arhivare, păstrare,

actualizare şi distrugere a documentaţiei de înregistrare a calităţii, pentru a verifica, a demonstra şi a monitoriza eficienta SMC şi asigurarea calităţii cerute.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura acoperă toate activităţile legate de asigurarea calităţii în formarea profesională continuă de către comisiile de autorizare judeţene şi cea a municipiului Bucureşti. Cele precizate în această procedură se aplică la întreaga documentaţie produsă sau gestionată în Sistemul de Management al Calităţii şi anume:

- Manualul Calităţii - Proceduri - Instrucţiuni de lucru - Formulare de inscriere, formulare şi anexe - Documente externe - Date informatice

3. TERMENII ŞI DEFINIŢII

Procedura Set de reguli de funcţionare care trebuie urmate în desfăşurarea unui proces

Istrucţiuni de lucru Instrucţiuni operative care descriu acţiunile care trebuie efectuate pentru

desfăşurarea activităţii sau a unei părţi a procesului

Formulare Documentele utilizate pentru ţinerea evidenţei privind activităţile desfăşurate

Formulare de

înscriere

Tip special de documente utilizate pentru a dovedi conformitatea cu cerinţele şi

funcţionarea eficientă a SMC

Anexe Descriu liste de valori sau de referinţă şi documente de exemplificare Emitere

Momentul în care un document devine operaţional

Re-emitere

Momentul în care document este înlocuit cu o nouă versiune care devine activă

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 6 din 12

4. RESPONSABILITATE

Responsabilitatea pentru aplicarea acestei proceduri cu privire la documentele privind calitatea şi cu privire la formularele propuse este alocata RSM. Responsabilii ariilor de control implementeaza si asigura aplicarea procedurilor prevăzute pentru documentaţia utilizată în activităţile specifice.

5. MOD DE LUCRU Controlul documentaţiei se face prin intermediul gestionării următoarelor faze:

- Identificarea documentaţiei (§ 6.1). - Pregătirea şi verificarea documentelor (§ 6.3). - Aprobarea documentaţiei (§ 6.4). - Emitere şi distribuţie (§ 6.5.) - Modificarea documentelor (§ 6.6). - Arhivare (§ 6.7.) - Utilizarea şi completarea formularelor (§ 6.8.)

5.1. Identificarea documentelor Toate documentele referitoare la calitate sunt identificabile prin:

- Titlul şi codul documentului, numărul revizuirii şi data emiterii - Numărul de pagini

Manualul Calităţii, Procedurile şi Instructiunile de Lucru indică şi: - Identificarea responsabililor şi semnăturile pentru: Elaborare, Verificare şi

Aprobare Fiecare document este identificat în mod unic după criteriile prezentate în tabelul de mai jos:

Abreviere Definitie

DG Direcţiune Generală – Director General

RSC Responsabil Sistem de Management al Calităţii

RdF

SMC

RSM

Responsabil de Funcţie (general)

Sistemul de Management al Calităţii

Responsabil Sistem de Management al Calităţii

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 7 din 12

Document Cod document Legenda

Manualul de Managementul Calităţii

MC Sect. n n = Nr. progresiv care indică secţiunea

Proceduri PP- n-Titlu

PP-C = Procedura de calitate şi acreditare n = Nr. progresiv de creare a procedurii.

Istrucţiuni operative IO – Titlu IO IO = Istrucţiune Operativă Titlu IO = titlul instrucţiunii

Formulare FRM. n/n Titlu FRM

FRM = Formular n/n = Nr. progresiv de identificare FRM TitluMOD = titlul formularului

Anexe ANX n– Titlul ANX

ANX = Anexă n/n = Nr. Progresiv de identificare ANX Titlu ANX = titlul anexei

Fiecărui document ii este adăugat la nume numărul reviziei în forma numerică (de la 0 la 9)

Tabelul următor descrie elementele de identificare ale procedurilor şi ale instructiunilor de lucru.

Tipul documentului

Numarul revizuirii Data emiterii Aprobare

Procedura Prima emitere nr. rev. = 0. Pentru următoarele modificări, numărul creşte cu câte o unitate.

Data e actualizată la fiecare revizuire.

Aprobată de catre Directiune.

Istrucţiuni Operative

Prima emitere nr. rev. = 0. Pentru următoarele modificări, numărul creşte cu câte o unitate.

Data e actualizată la fiecare revizuire.

Approbată de RSC/RdF

Formulare si formulare de inregistrare

Prima emitere nr. rev. = 0. Pentru următoarele modificări, numărul creşte cu câte o unitate.

Data e actualizată atât la emitere cât şi la anulare.

Implicită, prin aprobarea procedurii sau instrucţiunii operative de referinţă.

Anexe Prima emitere nr. rev. = 0. Pentru următoarele modificări, numărul creşte cu câte o unitate.

Data e actualizată la fiecare revizuire.

Implicită, prin aprobarea procedurii sau instrucţiunii operative de referinţă.

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 8 din 12

5.2. Flux operativ

5.3. Elaborarea şi verificarea documentelor Formatul şi grafica utilizate la elaborarea unor proceduri şi instrucţiuni de lucru sunt cele standard, utilizate în această procedură, pornind de la modelele pregătite. Procedurile şi manualul calităţii sunt elaborate de RSC şi verificate de către Departamentul sau de responsabilul competent.

Şedinţa initială între DG şi funcţiunile implicate pentru stabilirea cerinţelor

Elaborarea de către părţile implicate şi verificarea de către DG a conţinutului comparativ cu forma prevăzută

Aprobarea de către DG

Diseminare de către RSC

RSC evaluează noile propuneri ( solicitări de acţiuni corective şi preventive)

Re-elaborare document

Inlocuirea documentului precedent

Propunerea e realizabilă/utilă?

Neconformitate sau ineficienţă?

Nici o modificare

Verificare document Approbare Distribuţie

DA

NU

NU

O

DA

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 9 din 12

5.4. Aprobare

Procedurile şi Manualul Calităţii sunt aprobate de către conducere, în timp ce instrucţiunile de lucru sunt aprobate de către RSC, prin semnarea originalelor de pe suport de hârtie. Formularele şi documentele anexe, deoarece sunt ataşate procedurilor sau instrucţiunilor de lucru, sunt aprobate implicit împreună cu acestea şi nu necesită semnături de aprobare.

5.5. Emiterea şi distribuirea

5.5.1. Manualul Managementului Calităţii Manualul de Management al Calitatii este emis în urma aprobării de către conducere şi este distribuit în copie “verificată” sau “neverificată” (după cum este specificat pe copertă) de RSC. În cazul distribuirii controlate, RSC înregistrează predarea în formularul Listă de distribuţie Managementul Calităţii – Anexa 1. Ca urmare a modificărilor aduse Manualului Calităţii, RSC informează toate compartimentele, şi asigură înlocuirea tuturor copiilor eliberare in copie “verificata”. Manualul Calităţii este disponibil on-line la nivel de companie, orice reproduceri neautorizate ale manualului sunt considerate copii “neverificate”.

5.5.2. Proceduri, instrucţiuni de lucru şi formulare Procedurile, instructiunile de lucru, anexele şi formularele aprobate sunt distribuite exclusiv în cadrul organizaţiei în format electronic de către RSC, care arhivează unica copie din hârtie, aprobată prin semnatură. Dupa publicare, RSC actualizează lista de documente – formularul „Lista documentelor pentru calitate” – Anexa 2 şi listeaza un exemplar pe care îl semnează şi ţl ataşează manualului calităţii. Ulterior, informează prin e-mail responsabilii implicaţi în operaţiunea de emitere, indicând:

- Cod document, titlu, număr de revizuire, data emiterii - Calea de regăsire a documentului

RSC/RAC solicită un e-mail de răspuns cu privire la citirea documentului. Ulterior, în timpul verificărilor prin anchetă, RSC şi RAC verifică în mod direct corectitudinea gestionării procedurilor emise de către fiecare compartiment. Fiecare procedură şi instrucţiune de lucru conţine lista de distribuire a documentului.

5.6 Modificarea documentelor Documentele sistemului de calitate sunt actualizate în următoarele cazuri:

Neconformitatea Sistemului de Management al Calităţii cu privire la prevederile standardului de referinţă

Nevoia de completare sau integrare a informaţiilor pentru eliminarea lacunelor sau aducerea de îmbunătăţiri

Modificări ale structurii şi organigramei

Schimbări ale politicii şi obiectivelor organizaţiei

Solicitărilor din partea ariilor funcţionale ale organizaţiei Pe copertă, în istoricul documentului cu privire la proceduri şi instrucţiuni, sunt precizate pentru fiecare revizuire, modificările efectuate. La fiecare modificare se schimbă numărul revizuirii şi data emiterii documentului, iar lista e actualizata. RSC preia copia pe hârtie a documentului expirat, o anulează cu inscripţia în roşu "expirat”, o păstrează într-un dosar separat (Documente expirate), actualizează documentele on-line şi

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 10 din 12

informează părţile interesate (pe baza listei de distribuţie) printr-un mesaj mail în care indică documentul înlocuit şi solicită distrugerea oricărei copii făcute pentru documentul respectiv. RSC trebuie:

Să păstreze originalele pentru întreaga documentaţie a calităţii

Să actualizeze "Lista de documente pentru calitate" – Anexa 2

Să păstreze în posesia sa originalul depăşit, cu menţiunea "Expirat" şi să-l pună în arhivă, unde va fi păstrat timp de cel puţin 1 an

Să distrugă copiile documentelor expirate de peste un an

Să actualizeze copiile on-line - Să informeze ariile funcţionale implicate în înlocuirea efectuată şi să se asigure că au

înţeles mesajul. Fluxul prevede:

5.6. Arhivarea RSC arhivează documentele pentru calitate, care constau în: - originalul Manualului Calităţii, ale procedurilor, instrucţiunilor de lucru, inclusiv formularele şi anexele. - Copiile expirate (păstrate 1 an ). Ariile funcţionale ale organizaţiei (sub supravegherea RSC) arhivează documentele care atestă controalele de calitate efectuate în diferite etape ale procesului, în conformitate cu procedurile individuale.

5.7. Utilizarea şi completarea formularelor Formularele trebuie completate în întregime şi trebuie să aibă dată şi semnăturile atunci când este necesar. Documentele care trebuie să fie verificate şi aprobate de către alte funcţiuni sau de către client cuprind un spaţiu adecvat pentru acestea, incluzând menţionarea semnăturilor cerute. În cazul revizuirii conţinutului şi nu a formei documentelor (de exemplu, în cazul emiterii unei oferte revizuite), cel care operează modificarea, va indica în codul documentului salvat, numărul versiunii (de exemplu, Oferta_0.doc pentru prima versiune, Oferta_1.doc pentru versiunea revizuită). RSC monitorizează şi verifică conformitatea documentelor emise de către funcţiunile organizaţionale pentru a certifica conformitatea cu cerinţele de calitate.

5.8. Documentele de înregistrare a calitatii

RSC trimite e-mail-ul cu menţionarea emiterii documentului, a numărului de revizie și a caii de regăsire a acestuia

Funcţiunile implicate, trimit e-mail de confirmare a primirii comunicării

RSC verifica confirmările

Persoanele interesate accesează server-ul si vizualizează documentele care le interesează (nu printează copii)

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 11 din 12

5.8.1. Identificarea, colectarea si catalogarea Toată documentaţia de înregistrare a calităţi este identificată, colectata şi clasificată utilizând formularele şi metodele specificate în procedurile relevante pentru a asigura următoarele:

unicitatea;

trasabilitatea;

claritatea conţinutului;

reproductibilitatea; Documentaţia de înregistrare a calităţii, documentele şi datele sunt colectate pe suporturi adecvate (arhive electronice, cutii, suporturi informatice) care cuprind o identificare clară a conţinutului. Metodele de catalogare a documentelor sunt cele prevăzute în cadrul procedurilor relevante

5.9. Arhivarea, păstrarea şi accesul Modul de stocare prevăzut, dacă nu este precizat altfel, este înregistrată în „Lista documentelor de înregistrare" – Anexa 3. Toată documentaţia este păstrată şi arhivata într-un loc ferit, pentru a evita deteriorarea, pierderea, furtul sau distrugerea. Arhiva documentelor digitale este păstrată pe serverul organizaţiei (protejat corespunzător). Documentaţia pe suport de hârtie este păstrată în apropierea funcţiunii care a eliberat-o sau preluat-o. Accesul la arhivă este permis personalului emitentului şi personalului autorizat de către acesta, la cerere.

5.10. Actualizarea şi distrugerea Actualizarea documentaţiei cu privire la calitate are loc în conformitate cu termenele stabilite prin procedurile specifice care le privesc. Distrugerea documentaţiei cu privire la calitate, a documentelor şi datelor, se face după perioada de stocare şi după o altă evaluare de către RdF ariei de control. Responsabilul, la sfârşitul perioadei de stocare, evaluează şi hotărăşte, pe baza propriilor cunoştinţe profesionale şi cu sprijinul RSC, distrugerea documentaţiei, însărcinând pentru punerea în aplicare, o persoană de încredere din subordinea sa.

5.11 Gestionarea documentelor de origine externă Documentele de origine externa sosesc la secretariat sau direct la responsabilii din departamentele vizate, prin intermediul canalelor de comunicare prevăzute în prezenţa procedura. În particular, documentele de origine externă, ce vizează unul dintre departamentele organizaţiei, vor fi distribuite fiecărui destinatar în parte, după cum este detaliat în tabelul de mai jos. Lista tipurilor de documente Lista birourilor destinatare

Convenţii Direcţiune, Administrativ

Contracte, ordine, facturi Administrativ

Rapoarte de activitati externe Direcţiune, Administrativ – Resurse Umane

Reclamaţii, contestaţii Direcţiune, Calitate si ulterior birouri abilitate

Curriculum Vitae Resurse Umane (Birou Personal) responsabil Birou Tehnic

5.13 Gestionarea datelor informatice

PROCEDURA DE SISTEM

PRIVIND CONTROLUL ŞI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

cod: PS CAJ CD CIN

Ediţia:2

Revizia: 0

Pagina: 12 din 12

Pentru gestionarea datelor informatice cu privire la activităţile de bază ale biroului / serviciului, fiecare responsabil de arie / departament aplica următoarea metodologie: • Informează personalul ca orice date critice pentru activitate - atunci când sunt definitivate - trebuie să fie stocate pe staţia legată la programul de stocare a datelor prevăzută de serviciul administrativ. • Periodic (cel puţin o dată pe săptămână) angajaţii ariei / departamentului, salvează informaţiile dezvoltate pe serverul de referinţă. • Responsabilul de arie / birou se asigura că accesul la echipamente respecta prevederile DPS-ului emis de către Direcţiune, cu privire la accesul şi salvarea informaţiilor sensibile.