20 DA Procedura Circuitul Documentelor

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate

PROCEDURA OPERAIONALPRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR

Cod document: P.O. 20

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 1 din 41 Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Elemente privind responsabilii/ operatiunea 1.1. 1.2. 1.3 1 Elaborat Verificat Aprobat Semnatura Numele si prenumele 2 Tomescu Alexandra Tomescu Alexandra Grosenoiu Norica Functia 3 Contabil Contabil Director Data 4 21.02.2009 21.02.2009 21.02.2009 5

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Editia/ revizia in cadrul editiei 2.1. 2.2. 2.3 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2 Componenta revizuita Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 21.02.2009 21.02.2010

2 x

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul difuzarii 3.1 3.2 3.6 3.4 3.8 3.6 3.7 1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri Exem -plar nr. 2 1 2 3 1 1 1 Compartiment 3 Contabilitate Administrativ Secretariat Contabilitate Contabilitate Contabilitate Data primirii 6 21.02.2009 21.02.2009 21.02.2009 21.02.2009 21.02.2009 Semnatur a 7

Functia 4 Contabil Administrato Contabil Contabil Contabil -

Nume si prenume 5 Tomescu Alexandra Nedelus Cristina Tomescu Alexandra Tomescu Alexandra Tomescu Alexandra -

-

4. SCOPUL

1

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate unitate




4.1. Procedura descrie activitile desfurate in cursul circuitului documentelor in 4.2. Prezenta procedura stabilete fluxul de lucru parcurs in primirea si difuzarea controlata a corespondentei in unitate 4.3. Prin Procedura se urmrete asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ si legal al documentelor. 5. DOMENIUL DE APLICARE 5.1. Procedura se aplic n cadrul _Compartimentului secretariat si contabilitate 5.2. Procedura este ntocmit n scopul prezentrii circuitului documentelor, att pentru cele intrate din exterior, ct i pentru cele din oficiu 5.3. Prin procedura este documentat si modul cum sunt tratate documentele care implica plai din fondurile Bugetului local , Bugetului de stat si Bugetul veniturilor proprii. 5.4. La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu atribuiile care le revin in primirea sau emiterea de documente. 6. DOCUMENTE DE REFERIN 6.1. SREN ISO 9001:2001 : 6.2. Manualul Calitii 6.3. Constituia Romniei 6.4. L 215 : 2001 privind administraia public local 6.5. OUG 34 : 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii 6.6. L 571:2003 Codul fiscal 6.7. O.G.2/2001 privind regimul contraveniilor 6.8. Legea 16/1996 privind arhivele 6.9. ROF ____________ 6.10. L 273:2006 legea finanelor publice locale 6.11. Legea 127/1998 privind statutul cadrelor didactice 6.12. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public 6.13. Legea nr. 82/1991 - legea contabilitii, cu modificrile i completrile ulterioare 6.14. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile 6.15. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale 6.16. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare, 6.17. OMFP nr.: 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare 6.18 OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,

2





7. DEFINIII I PRESCURTRI 7.1. GR.- GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA 7.2. L - Lege 7.3. OUG - Ordonana de Urgenta a Guvernului 7.4. DGFP - Direcia Generala a Finanelor Publice 7.5. OP - Ordin de plata 7.6. RAC - Responsabil Asigurarea Calitii 7.7SMC - Sistem de Management al Calitii 8.9.. CFPP - Control Financiar Preventiv Propriu 8. PROCEDURA 8.1. In cadrul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA, se primesc, se emit, se adopta sau se transmit diverse acte i documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat si trasabil. 8.2. Responsabil de proces: Secretar 8.3. Date de intrare ale procesului: Documentele care constituie corespondenta externa a GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA Documentele emise de GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA avnd destinaia in exteriorul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA Documentele cu circuit intern in G.P.P.Traian . Facturi si Documentele anexate acestora Propunere de plata Angajament de plata Ordonantare de plata Documentele care angajeaz financia GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA 8.4. Date de ieire ale procesului: Registru intrri/ieiri general Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plai din fondurile GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente, activiti 8.5. Procesul care descrie activitile desfurate in cadrul procesului de circulaie a documentelor in GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA se desfoar conform celor descrise mai jos, parcursul aciunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1. 8.5.1. Primirea i nregistrarea documentelor 8.5.1.1. Corespondena adresat GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA prin pot, curieri sau direct de la ceteni, precum i toate actele ntocmite de compartimentele de activitate proprii, se nregistraz la registratura generala GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA 8.5.1.2. Toate actele care privesc aceeai problem, se conexeaz la primul act nregistrat, numrul primului act fiind numrul de baz, care determin locul de arhivare al ntregii lucrri. 8.5.1.3. Documentele se nregistreaz cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminnd cu 31 decembrie al fiecrui an

3





8.5.1.4. Atat documentele care se nregistreaz cat si rspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta numrul de nregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se pstreaz 8.5.1.5. Dupa rezolvarea lor, documentele se grupeaz pe dosare conform nomenclatorului si se predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire 8.5.1.6. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare ntocmite in trei exemplare pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente 8.5.1.7. Actele adresate greit se nregistreaz i se expediaz imediat, spre rezolvare instituiei competente, comunicndu-se aceasta emitentului, respectiv petiionarului. 8.5.1.8. Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secrete se face conform dispoziiilor din actele normative n vigoare, care reglementeaz aceast activitate. 8.5.1.9. Personalul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA.rspunde personal de evidena, pstrarea i folosirea actelor 8.5.1.10. Este interzis circulaia actelor nenregistrate. 8.5.1.11. Actele care se provin direct de la ceteni, se primesc, se nregistreaz i li se aplic, n colul din drepta sus, numrul de nregistrare (tampila) i i se comunic pe loc, petiionarului, numrul de nregistrare. 8.5.1.12. Actele care vin prin pot sau curieri se nregistraz n ordinea sosirii lor. In cazul n care n act nu se menioneaz adresa emitentului, se anexeaz plicul, dac acesta conine adresa respectiv. Dac lipsesc anexele menionate n actul intrat, persoana din GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA.care 1-a primit, nscrie meniunea "lips anexe", n caz contrar fiind rspunztor de pierderea lor. 8.5.1.13. Dup nregistrare actele se predau n map, spre a fi aplicata o rezoluie de ctre directorul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. i apoi vor fi distribuite persoanelor din GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. care au atribuii legate de coninutul acestora. 8.5.2. Semnarea documentelor 8.5.2.1. Persoanele din cadrul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. care ntocmesc documentele poart ntreaga rspundere asupra datelor i coninutului acestora, iar n cazul inserrii unor date sau informaii eronate, vor rspunde civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii. 8.5.2.2. Toate documentele intocmite de personalul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. pentru a fi transmise in exteriorul Organizaiei, vor fi semnate de ctre directorul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. 8.5.2.3. Contabilul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. eliberez extrase sau copii de pe orice act din arhiva GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA i semneaz actele prevzute expres de lege i formularele tipizate, care prevd aceast semntur. 8.5.2.4. Contabilul GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA asigura comunicarea ctre autoritile, instituiile publice si persoanele interesate a dispoziiilor directorului GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA, in condiiile Legii 544:2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. 8.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajeaz financiar GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA 8.5.3.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile, conform cruia "nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice".

4





8.5.3.2. La nregistrarea facturilor se vor respecta urmtoarele prevederi: - toate facturile intrate n instituie vor avea notat pe ele numrul de nregistrare alocat n registrul de eviden a documentelor intrate, - n cazul existenei unei adrese de naintare se va specifica c factura este anex la ..... (respectiva adresa) i se va trece pe ea numrul de nregistrare respectiv; - este interzis existena n instituie a facturilor nenregistrate. 8.5.3.3. Toate facturile si celelalte documente care implica financiar GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA vor fi predate dup nregistrare efului Serviciului Contabilitate care va dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil. 8.5.3.4. Dup nregistrarea obligaie de plat, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate (administrativ). 8.5.3.5. Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realitii si legalitii. 8.5.3.6. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare Contracte, Comenzi, PV de recepie, Devize, Hotrri ale GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA., Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se napoiaz Compartimentului de specialitate. 8.5.3.7. Toate documentele care implica financiar GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. _, inainte de a fi trimise spre plata, se supun Controlului financiar preventiv propriu in urma cruia vor purta .viza CFPP. 8.5.4. Circuitul ALOP 8.5.4.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, n concordan cu situaia existent, fazele de elaborare i semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor, Inclusiv prezentarea proiectelor de operaiuni pentru acordarea vizei de control financiar preventiv. 8.5.4.2. Circuitul documentelor pentru ncadrarea n prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, rmne cel existent la ora actual n instituie. 8.5.4.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si administrator ) din GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi nregistrate in Registrul special ALOP. 8.5.4.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata (Anexa 1), Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara (Anexa 2) si Ordonantarea de plata (Anexa 3). 8.5.4.5. Propunerea de plata (Anexa 1) emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificnd poziia bugetara prin care cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat al GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA si vizeza documentul in cauza. 8.5.4.6. Trimestrial efului Serviciului Contabilitate va verifica dac facturile intrate n instituie i nregistrate n contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i ordonanare sau au fost restituite (ca urmare a constatrii unei erori). 8.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers. 8.5.6. Toate documentele si nregistrrile acestei proceduri se arhiveaz conform normelor legale.

5

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate9.




RESPONSABILITI

9.1. Director GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. 9.1.1. Primete corespondenta in mapa si o directioneaza ctre persoanele responsabile, cu rezoluiile respective 9.1.2. Asigura resursele necesare desfurrii activitile in cadrul procedurii 9.2. Secretarul sef 9.2.1. Organizeaz preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semneaz in Registrul intrari-iesiri; 9.2.2. Rspunde de meninerea Registrului intrari-iesiri general; 9.2.3. Inregistreaz corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului 9.2.4. Difuzeaz corespondenta in cadrul secretariatului si o nregistreaz in Registrul intrariiesiri, avnd grija ca destinatarul sa semneze de primire. 9.2.4. Rspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieite sau intocmite pentru uz intern. 9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva 9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecrei luni, lund masuri pentru completarea tuturor poziiilor unde au fost nregistrate actele repartizate departamentului, in luna anterioara 9.2.7. Rspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu 9.2.8. Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu. 9.3. eful Serviciului Contabilitate 9.4.1. Rspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plai din fondurile GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA. 9.4.2. Coopereaz cu celelalte compartimente pentru respectarea legalitii privind intocmirea, semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajeaz financiar GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA 9.4. Angajaii 9.4.1. Rspund de respectarea procedurii. 9.5. RAC 9.5.1. Tine sub control Procedura, formularele si nregistrrile corespunztoare; 9.5.2. Se preocupa de instruirea personalului atat profesional cat si din punct de vedere al SMC viznd imbunatatirea continua a activitilor in cadrul Procedurii.10.

ANEXE Denumirea anexei Elaborator 2 Aproba t 3 Nr.de exemplar e 4 3 3 Difuzare Arhivare loc perioada 6 7 Alte

Nr. anexa 0 1 2

1 Diagrama flux circuitul documentelor Formulare financiar contabile si circuitul

5 Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ

8

6

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate 3 4 5 6 7 8 9 acestora Circuit Propunere Angajament Ordonantare Circuit Referat de necesitate/ comanda Circuit factura Circuit NIR materiale Circuit NIR obiecte de inventar Circuit NIR alimente Circuit bon consum




3 3 3 3 3 3 3

Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ Contabilitate Administrativ

11. Cuprins Numarul componentei in cadrul procedurii operationale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii Anexe, inregistrari, arhivari Cuprins

Pagina

7





nregistrrile rezultate se arhiveaz conform normelor in vigoare

evidena, pstrarea i folosirea actelor CCD n cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers

instituie i nregistrate In contabilitate, au urmat fazele de angajare, Personalul CCDsau au fost lichidare i de rspunde personal ordonanare restituite

8

CCD Registru Ieiri pe CCD intrri/ Ieiri servicii general

Registre de eviden speciale Registre diverse, pe speciale tipuri de de documente evidenta a si/ sau Document Registru compartim elor care intrri/ ente, implica ieiri din activiti Registru plai din cadrul intrri/ fondurile

Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR Se nregistreaz i Document se expediaz Document START ele care imediat, spre Corespondenta adresat CCD, ele emise constituie rezolvare instituiei Document prin pot, curieri sau direct de CCD corespond competente, de la ceteni, precum l toate ele emise avnd enta actele ntocmite de comunicndu-se de CCD destinaia externa a compartimentele de activitate aceasta DA avnd Document n CCD proprii, se nregistreaz la Sunt adresate greit emitentului, destinaia ele cu DA NU secretar exteriorul Facturi i Sunt Documente secrete respectiv n circuit CCD Primirea, expedierea i pstrarea documentelor secrete se face NU Propunere Document conform dispoziiilor din actele normative n vigoare petiionarului. exteriorul intern n Se nregistreaz i Ii se aplic, n deCCD plata ele anexate CCD DA Sunt Documente de la actele colul din dreapta sus, numrul de Dup nregistrare ceteni se Angajame acestora Document NU nregistrare care se comunic pe predau n map, spre a fi vizate loc nt decare plata ele de directorul CCD i apoi vor fi petiionarului. Ordonana angajeaz distribuite funcionarilor care re de plata Sunt documente care financiar Seau atribuii legate de coninutul predau dup nregistrare efului NU implic financiar CCD CCD Serviciului Contabilitate care va DA acestora. dispune nregistrarea obligaiei de Compartimentele Dup nregistrarea plat fa de terii creditori n evidena Documentele se de specialitate vor obligaie de plat,vor fi contabil nregistreaz n ntocmi predate Compartimentelor Registrul fiecrui Documentele de specialitate serviciu din care ALOP Propunerea face parte de plata (Anexa 1) personalul creia Angajamentul i-au fost Este predat Serviciului DA Este Anexa 1 bugetar de specialitate vor repartizate Contabilitate care verific NU Compartimentele(Anexa 2) Ordonanarea de documentele clasificaia bugetar i aplica pe toate facturile trimise spre plat (Anexa a plata viza de confirmare3) realitii vizeaz documentul n si legalitii. Facturile trimise spre cauz plata vor avea anexate toate documentele Justificative necesare si documentele ALOP. Toate documentele sunt Toate documentele trebuie sa fie verificate CFPP semnate de administrator. Documentele merg la Serviciul Sunt vizate CFPP NU contabilitate careDA Introduc n le evidena contabil emind i documentele de plat efectiv OP, Trimestrial eful Serviciului Contabilitate CEC, etc. va verifica dac facturile intrate n



Cod document: P.O. 20ANEXA 2

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 9 din 41 Exemplar nr.: 1 Aprobat, Director

FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE I CIRCUITUL ACESTORA Nr. crt. Denumirea documentului Nr. exe mpl are 1 Se utilizeaz la Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete Toate nainte cu 2-3 zile de compartime data aprovizionrii ntele funcionale Termen de Persoanel Circula la: predare e care vizeaz documen tul Director Ordonator principal Contabil de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP n momentul ntocmirii referatului de necesitate Director Contabil Ordonator principal de credite, persoana mputernicit sa acorde viza de CFPP Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. Serviciul contabilitate

1.

2.

Anexa nr. 1 la OMFP 1792/2002 Propunere de angajare a unei cheltuieli Anexa nr. 2Angajament bugetar individual/global

Document de stabilire a necesarului de bunuri ce urmeaz a fi aprovizionate

1

Document de angajament Serviciul n momentul al fondurilor bugetare, Contabilitate ntocmirii referatului specific unei operaiuni de necesitate noi care urmeaz s se efectueze pe baza bugetelor aprobate

1 ex. Serviciul contabilitate mpreun cu angajamentu l legal

3.

Anexa nr. 3Ordonanare de plat aferent

2

Document de confirmare a exigibilitii unei pli, reprezentnd o obligaie

Serviciul contabilitate Administrat

La fiecare operaiune economic care implic efectuarea9

Operativ

Director Contabil

Birou contabilitate pentru nscrierea datelor din col.1;

1 ex. Trezorerie 1 ex.

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate Nr. crt. Denumirea documentului


Cod document: P.O. 20Nr. exe mpl are Se utilizeaz la

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 10 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Serviciul contabilitate mpreun cu documentele justificative

4.

achiziiilor publice pentru activitatea curent i de investiii, pentru transferuri, prime sau alte pli din fonduri publice acordate beneficiarilor legali, pentru virarea datoriilor ctre bugetul de stat, bugetele de asigurri sociale, bugetul local Angajament de plat

cert, suma datorat stabilit

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete or plii

Persoana mputernicit pentru acordarea vizei CFPP; Ordonator de credite pentru aprobare ; Serviciul contabilitate pentru ntocmirea documentelor de plat.

1

Servete ca: - angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectare a angajamentului.

Persoana n momentul lurii care ii ia angajamentului de angajamentu plat l

Director Contabil

Circul la persoana 1 ex. n faa creia s-a Serviciul luat angajamentul contabilitate (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate n acest scop) pentru semnare.

10



Cod document: P.O. 20Nr. exe mpl are 1 Se utilizeaz la

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 11 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Dou zile de la finele lunii sau perioadei Director Contabil ef Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar

Compartim entul/perso ana care l ntocmete Serviciul contabilitate

5.

Balana de verificare analitic

6.

Balana de verificare sintetic

1

7.

Bon de consum

2

Servete: - la verificarea exactitii nregistrrilor; - la controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic; - la ntocmirea situaiilor financiare. Document pentru verificarea exactitii nregistrrilor contabile i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic. Document pentru eliberarea din magazie a materialelor pentru consum; Document de scdere din gestiune; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate .

Lunar sau cel mai trziu la sfritul perioadei pentru care se ntocmesc situaiile financiare

Nu circul, este document de nregistrare.

1 ex. Serviciul Contabilitate

Serviciul contabilitate

Lunar

Dou zile de la finele lunii

Director Contabil ef

Nu circul, este document de sintez.


Administrat or

n momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consum

Trei zile de la ntocmirea bonului de consum

Contabil ef

La gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute; La serviciul financiar contabil.

1 ex. Administrai e 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate

11




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 12 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Trei zile de Director la Contabil ntocmirea bonului de micare a mijlocului fix Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La sectia (serviciul, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).

8.

Bon de micare a mijlocului fix

Servete ca: - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii; - document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate.

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete Administrat n momentul or predrii-primirii mijlocului fix

9.

Bugetul anual de venituri i cheltuieli

3

Stabilirea pe titluri Director bugetare i pe articole a Contabil ef cheltuielilor i veniturilor pe total an i pe trimestre.

La termenul stabilit de ordonatorul principal de credite

Director Contabil

La persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare(ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Primrie, Consiliu sau I.S.J. pentru aprobare; Ordonatorul de credite.

1 ex. Primrie 1 ex. Contabilitate 1ex.Trezorer

12




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 13 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul La data plii Director Contabil Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar ie 1 ex Serviciul contabilitate

Compartim entul/perso ana care l ntocmete

10.

Carnet CEC pentru ridicare numerar

Document pentru ridicare Casier de numerar.

Pli salarii i alte cheltuieli

La persoanele care au specimene de semnturii n trezorerie i la Trezoreria Braov Nu circul.

11.

Carnetul de munc

1

nregistrarea calitii de salariat i a drepturilor salariale; Stabilirea vechimii n munc i cuantum pensie n dosarul de pensionare. Centralizarea drepturilor de personal pentru calculul sumelor totale de ridicat din Trezorerie. Solicitare deschidere credite bugetare de ctre ordonatorul principal de credite.

Secretariat

Operativ

Director

12.

Centralizator stat de plat salarii Cerere pentru deschiderea creditelor bugetare

2

Secretariat pentru certificarea legalitii Serviciul contabilitate

2 zile

Operativ

Director Contabil

Ordonatorul de credite Contabil ef

13.

2

Lunar/trimestrial

Pn n data de 15 a lunii sau trimestrului anterior

Ordonator Contabil ef pentru ul viza CFPP; principal Aprobare director de credite

La serviciul secretariat Se pred sub semntur la ncetarea activitii salariatului n instituie. 1 ex. Secretariat 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. ordonator de credite 1 ex. Serviciul contabilitate

13




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 14 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel Circula la: predare e care vizeaz documen tul La data Contabil La depuntor, ncasrii Contabilitate sumei Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex. Depuntor 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa 1 ex. Depuntor 1 ex. La cotor Serviciul contabilitate 1 ex. Anexa la registrul de casa Serviciul secretariat 1 ex. Serviciul

14.

Chitan pentru operaii n lei

Document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate.

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete Casier La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuate

15.

Chitan pentru operaiuni n valut

3

Servete ca: Casier - document justificativ pentru ncasrile i plile n valut efectuate n numerar; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas n valut i n contabilitate. Document pentru evidena zilnic a personalului prezent n unitate. Document privind nchirierea de spaii. Secretariat

La data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuate

La data ncasrii sumei

Contabil

16.

Condic de prezen Contract de concesionare,

1

Zilnic

Zilnic

Director

Circul la depuntor/pltitor, exemplarul 1, cu stampila unitii; Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n registrul de casa n valut. Direciune

17.

3

Serviciul n momentul Contabilitate concesionrii,14

n momentul

Ordonator Serviciul ul Contabilitate




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 15 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel Circula la: predare e care vizeaz documen tul concesion principal Beneficiar rii de credite nchirierii Director Contabil Locul de Arhivare/ destinatar Contabilitate 1 ex. la Concesionar , chiria 1 ex. la ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Beneficiar 1 ex. Secretariat 1 ex. Direciune 1 ex. Beneficiar 1 ex. Secretariat 1 ex. I.S.J.

nchiriere

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete n nchirierii conformitate cu H.C.L.

18.

Contract/ comand de achiziii publice

2

Document privind achiziiile publice.


n momentul contractrii/ comandrii de achiziii publice

n momentul contractrii / comandrii de achiziii publice

Director Contabil

Beneficiar

19.

20.

Decizia de angajare sau avansare a personalului inclusiv pentru cumulul de funcii Decizie de : - acordare salariu de merit - numire cu

3

Document privind angajarea personalului didactic auxiliar i nedidactic

Direciune

n momentul angajrii/avansrii

Director Contabil

Secretariat

2

Document privind angajarea personalului didactic i drepturi salariale

I.S.J. Direciune

n momentul acordrii/ numirii

n momentul acordrii/ numirii

Director Contabil

Serviciul resurse umane Secretariat

15




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 16 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar


21.

caracter temporar a personalului de execuie pe funcii de conducere Alte drepturi salariale Decizie de imputare

2

Servete ca: Direciune - document de imputare Serviciul a valorii pagubelor contabilitate produse; - titlu executoriu din momentul comunicrii; - document de nregistrare n contabilitate.

n momentul constatrii pagubei

Director Contabil

22.

Declaraie privind obligaia

2

Document privind contribuia la asigurrile


Pana la data de 25 a lunii curente pentru16

n data de 25 a lunii

Director Contabil

Circul: - la persoana desemnat pentru acordarea vizei CFPP(ambele exemplare); - la conductorul unitii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele) rspunztoare de paguba adus unitii (ambele exemplare). A.J.O.F.M.

Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Persoana care a produs paguba (exemplarul 2)

1 ex. Serviciul




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 17 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel Circula la: predare e care vizeaz documen tul curente ef pentru luna precedent n data de Director Casa Judeean de 25 a lunii Contabil Pensii curente ef pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent n data de 25 a lunii curente pentru luna precedent 3 zile de la ntoarcerea din deplasare Director Contabil ef Administraia Financiar Locul de Arhivare/ destinatar Contabilitate 1 ex. AJOFM 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. C.J.P.

de plat la fondul de omaj 23. Declaraie privind obligaiile de plat ctre bugetul asigurrile sociale Declaraie privind obligaiile de plat la bugetul consolidat al statului Declaraie privind obligaiile de plat la fondul asigurarilor de sntate Decont de cheltuieli pentru deplasri externe 2

de omaj ale angajatorului i asiguratului. Document privind contribuia la asigurrile sociale ale angajatorului i asigurailor.

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete / luna precedent Secretariat Serviciul contabilitate / Secretariat Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent

24.

2

Document privind obligaiile la bugetul consolidat al statului.

Serviciul contabilitate / Secretariat Serviciul contabilitate / Secretariat Titularul deplasrii

Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent

25.

2

Document privind contributia la asigurrile sociale de santate ale angajatorului i asiguratului. Servete ca: - document pentru decontarea de ctre titularul de avans a

Pana la data de 25 a lunii curente pentru luna precedent


Casa Judeean de Asigurri de Sntate

1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Administrai a Financiara 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. C.J.A.S. 1 ex. Serviciul Contabilitate

26.

1

La ntoarcerea din deplasare


Circul: - la persoanele autorizate s verifice legalitatea

17






cheltuielilor efectuate (n valut i n lei), cu ocazia deplasrii n strintate; - document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de nregistrare n registrul de cas (n valut) i n contabilitate.

27.

Dispoziie de plat ctre casierie

1

Dispoziie pentru Serviciul casierie, n vederea contabilitate achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de

n momentul plii

n momentul plii


actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor penalizri de ntrziere, care semneaz de verificare; - la persoanele autorizate s exercite CFPP; - la casieria unitii . Circul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor respective; - la casierie;

1 ex. Serviciul contabilitate

18






28.

Dispoziia de ncasare ctre casierie

1

ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ. Dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale; Document justificativ de nregistrare n registrul de casa i contabilitate.

- la compartimentul financiar-contabil.


n momentul ncasrii

n momentul ncasrii


29.

Document

2

Virarea ntre capitole cu Serviciul

La solicitarea19

Director

Circul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil. Contabil pentru


1 ex. la




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 20 din 41 Exemplar nr.: 1 Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul contabilitate

30.

pentru efectuarea, ncepnd cu trimestrul al IIIlea, a virrilor de credite bugetare de la un capitol la alt capitol sau ntre subdiviziuni Extras de cont nebancar

Compartim Data/ entul/perso perioada ana care ntocmirii l ntocmete respectarea Legii contabilitate ordonatorului de Finanelor Publice sau a credite, cnd este Legii Finanelor Publice cazul Locale a creditelor pe baza unor justificri, detalieri i necesiti privind execuia bugetar pn la finele anului. Servete la comunicarea Serviciul i solicitarea de la debitor contabilitate a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economico-financiare i ca instrument de conciliere prearbitral.

viza CFPP ; Aprobarea ordonatorului de credite.

3

Circul: - la conductorul compartimentului financiar-contabil i conductorul unitii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); - la unitatea debitoare (exemplarele 1 i 2). Operativ Director Contabil ef Semntur i tampil furnizor; Semnturi de

31.

Factur

3

Document pentru Serviciul decontarea serviciilor contabilitate prestate (nchirieri de

Serviciul Contabilitate al unitii emitente (exemplarul 3, exemplarul 2); Serviciul Contabilitate al unitii debitoare (exemplarul 1). 1 ex furnizor 1 ex beneficiar

20




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 21 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar 1 ex Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul Contabilitate


spaii) 32. Fia de eviden a obiectelor de inventar n folosin 1 Servete ca document de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului i materialelor de protecie date n folosina personalului, pn la scoaterea lor din uz. Servete ca document pentru eviden analitic a mijloacelor fixe. Servete ca: - document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; - document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativAdministrat or La darea n folosin a obiectelor de inventar

primire de la beneficiar. Nu circul, este document de nregistrare.

33.

Fia mijlocului fix Fi de magazie

1

Administrat or Administrat or

La darea n folosin a mijlocului fix La achiziionarea bunurilor

34.

1

Nu circul, este document de nregistrare contabil. Nu circul, este document de nregistrare.

1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul Contabilitate

21






35.

Fiele fiscale F1 i F2 List de avans pentru concediul de odihn

2

contabile (pe solduri); - surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori materiale. Documentul pentru Secretariat stabilirea impozitului pe venitul global. Document justificativ de nregistrare n contabilitate; Document pentru stabilirea drepturilor bneti privind indemnizaiile curente ale salariailor pe timpul efecturii concediului de odihn. Servete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru Secretariat

36.

2

Pn la data de 28 februarie a anului n curs pentru anul fiscal anterior Cu 5 zile nainte de plecarea salariatului n concediu

Director

La instituie i la salariat. La persoana mputernicit s exercite viza de CFPP; La casieria unitii pentru efectuarea plilor sumelor cuvenite. Circul: - la comisia de inventariere; - la gestionar; - la compartimentul

1 ex. Secretariat 1 ex. salariat 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Secretariat

Cu 5 zile Director nainte de Contabil plecarea ef salariatului n concediu

37.

List de inventariere

2

Comisia de inventariere

Anual sau n situaiile prevzute de lege

Serviciul Contabilitate (exemplarul 1) Compartime ntul de

22




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 23 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar verificri gestionare (exemplarul 2)


38.

Not de contabilitate

1

stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registruluiinventar; - document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri; - document centralizator al operaiunilor de inventariere. Document de nregistrare Serviciul a tuturor operaiunilor contabilitate financiar contabile (analitic i sintetic).

financiar-contabil; - la conductorul unitii; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie (exemplarul 2).

La fiecare operaiune

n momentul ntocmirii

Contabil ef

Circul: - la persoana autorizat s verifice i s


23






39.

Not de recepie i constatare diferene

2

40.

Ordin de deplasare

1

Document pentru recepia bunurilor aprovizionate; Document pentru ncrcarea n gestiune; Act de prob n litigii cu furnizorii; Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea; Document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

Comisia de recepie i administrato r

La achiziionarea bunurilor

24 ore de la ntocmirea notei de recepie

semneze documentul; - la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimen-tului financiar-contabil. La gestionar pentru ncrcarea cu bunurile materiale recepionate; La serviciul financiar pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic. Director Contabil ef La persoana mputernicit s dispun deplasarea; La persoana care efectueaz deplasarea; La persoanele

1 ex. la factura 1 ex. la cotor Serviciul contabilitate

De persoana care urmeaz s efectueze deplasarea. Secretariat

nainte cu o zi de data deplasrii

nainte cu o zi de data deplasrii


24






Document justificativ de nregistrare n contabilitate.

41.

Proces verbal de predareprimire(transfera rea bunului fr plat) Proces verbal de recepie, proces verbal de recepie provizorie, proces verbal de punere n funciune

3

Document de transfer Serviciul bunuri; contabilitate Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Servete ca: - document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; - document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de Serviciul contabilitate

n momentul predrii-primirii


autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea i plecarea persoanelor n delegaie; Verificarea decontului la financiarcontabilitate . Serviciul Contabilitate

42.

3


1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Gestionar 1 ex. beneficiar Circul: La furnizor - la persoanele (antreprenor care fac parte din ): comisie - la (exemplarele 1, 2 i comparti3); mentul - la financiarcompartimentul care contabil

25




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 26 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar (exemplarele 2 i 3). La beneficiar: - la compartimentul financiarcontabil (exemplarul 1).


43.

Proces verbal de scoatere din funciune a mijlocului fix/de declasare a

2

investiii; - document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii; - document de aprobare a recepiei (cod 14-2-5); - document de constatare a ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii (cod 14-25/a); - document de aprobare a recepiei provizorii a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/a); - document de punere n funciune a obiectivului de investiii (cod 14-2-5/b). Servete ca: Serviciul - document de contabilitate constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor

efectueaz operaiunea de CFPP (exemplarul 2); - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului-verbal de recepie (exemplarele 2 i 3).

n momentul scoaterii din funciune


Circul : - la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a

Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La comparti-

26




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 27 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar mentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2).


bunurilor materiale

fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de declasare a altor bunuri materiale dect mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor materiale; - document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din27

mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secie (serviciu, subunitate (ambele exemplare); - la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare, pentru semnare de (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil,






scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate. 44. Raport privind activitatea de C.F.P.P. pe trimestru 2 Se evalueaz activitatea Responsabil de control financiar C.F.P.P. preventiv, responsabilitile manageriale prin dezvoltarea unui sistem de control intern eficient, se identific i se evalueaz riscurile privind patrimoniul i fondurile publice, se formuleaz opinii cu privire la aciunile ce trebuie ntreprinse n plan legislativ i administrativ pentru utilizarea ct mai corect i eficient a Trimestrial Data de 22 a lunii urmtoare trimestrului raportat

(exemplarul 1); - la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2). Ordonator principal de credite (Primria, I.S.J. Director, Contabil )

1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite

28






45.

Registrul cartea mare

1

46.

Registrul de casa n valuta

2

fondurilor publice; Documentul prezint totalul operaiunilor supuse vizei de CFPP, numr operaiuni i valoare, din care refuzate la viz Servete: Serviciul - la stabilirea rulajelor contabilitate lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale"; - la verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - la ntocmirea balanei de verificare. Servete ca: Casier - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n valut, efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative;

La sfritul lunii (perioadei)

Contabil ef

Nu circul, este document de nregistrare contabil.


Zilnic

Zilnic

Contabil ef

La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier.

Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)

29






47.

Registrul de cas n lei

2

- document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas n valut. Document de nregistrare a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin casieria unitii; Document de stabilire la sfritul fiecrei zile a soldului de cas; Document de nregistrare zilnic n contabilitate a operaiunilor de cas. Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv; Prob n litigii.

Casier

Zilnic

Zilnic

Contabil ef

La serviciul contabilitate (un exemplar) cu documente de ncasare sau de plat; Casier.

Casierie (exemplarul 1) Serviciul Contabilitate (exemplarul 2)

48.

Registrul inventar

1


Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii

31 decembrie sau dup caz

Contabil ef


1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat

30




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 31 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar la baza ntocmirii lui 1 ex. la Serviciul Contabilitate mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite


49.

Registrul jurnal

1

Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii; Prob n litigii.


Zilnic sau lunar

Contabil ef


50.

Registrul numerelor de inventar la mijloace fixe Situaii financiare trimestriale i anuale (bilan contabil i anexele prevzute de

1

51.

2

Servete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor. Document contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ, datorii i capital proprii ale instituiei la sfritul perioadei de raportare, precum i n

Administrai e

n momentul drii n folosin

Nu circul, este document de nregistrare contabil. Data de 15 a lunii pentru trimestrul anterior Trezorerie, pentru confirmare solduri, conturi de disponibil, ordonator principal de credite, contabil ef.


Trimestrial i anual

31




Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. :Pagina 32 din 41 Exemplar nr.: 1 Data/ perioada ntocmirii Termen de Persoanel predare e care vizeaz documen tul Data de 5 a lunii urmtoare Circula la: Locul de Arhivare/ destinatar

Compartim entul/perso ana care l ntocmete Serviciul contabilitate

lege) 52. Situaia privind monitorizarea cheltuielilor de personal pe lun 2

alte situaii prevzute de lege. Centralizarea plilor la cheltuielile de personal pe luna n curs i pentru lunile anterioare.

Data de 30 a lunii n curs

Contabil i director

53.

Stat de plat burse i ajutoare sociale

2

54.

Stat de salarii

2

Document pentru Secretariat calculul drepturilor bneti pentru plata burselor i a ajutoarelor sociale ctre elevii care ndeplinesc condiiile legale de acordare a acestor drepturi bneti cuvenite. Document pentru Secretariat calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor precum i al contribuiilor aferente; Document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Data de 30 a lunii n curs, iar plata la nceputul lunii urmtoare

Data de 2 a lunii urmtoare

Contabil i la casierie pentru plat

1 ex. Serviciul Contabilitate 1 ex. Ordonatorul principal de credite 1 ex. Serviciul contabilitate 1 ex. Secretariat

Lunar

Data de 2 a lunii urmtoare


Circul: - la persoanele autorizate sa exercite CFPP i s aprobe plata (exemplarul 1);

Serviciul contabilitate (exemplarul 1) Secretariat, (exemplarul 2)

32





ANEXA 3 CIRCUIT Propunere-Angajament-Odonanare - Documente Conform Cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu

33

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate Serviciul Contabilitate




Serviciul Administrativ

Serviciul Contabiliate

Emitere PAO n Contabilitate Contabil

Viza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile cu bunurile i serviciile achiziionate Adminisrtator pentru chelt. bunuri i servicii pentru chelt. bunuri i servicii aferente activitii CCD Conform Deciziei nr.______________

Acordare viza CFP ndosariere n dosar ____mpreun cu OP i extras Contabil

Serviciul SecretariatViza compartimentului de specialitate pentru cheltuielile de personal Secretar ____________ conform Deciziei nr. _________________

SEMNTURI

Contabil Administrator ntocmit, Valabil de la data de 21.02.2009

ANEXA 4 CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA Persoana care Serviciul Contabilitate34

APROBAT, DIRECTOR

Director

Serviciul Administrativ



Cod document: P.O. 20solicitEmiterea referatului / comenzii


Vizat privind existena creditelor i ncadrarea n articolul bugetar Contabil

Aprobare achiziionare

Aprovizionare Administrator

Serviciul Contabilitate

Se ndosariaz n dosar_______ Contabil

SEMNTURI

ntocmit, Contabil

Contabil Administrator

Valabil de la data de 21.02.20009 BM/BR 4 ex ANEXA 5 CIRCUIT FACTUR Documentele care stau la baza ntocmirii Facturii : APROBAT, DIRECTOR

35

GR. SC. EC. JUSTINIAN MARINA ___________ Serviciul Contabilitate-




-

Referat / Comand vizat de CONTABIL privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare Alte documente specifice achiziiei (oferte sau direct de pe raft) Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitatendosariere n dosar _______ Contabil

Serviciul ContabilitateOperare intrare n Program Gestiunea Materialelor Listare NIR Contabil

Verificarea cantitativ, calitativ a produselor din Factur i NIR Vizat pentru BUN DE PLAT Comisia de recepie Administrator

SEMNTURI Contabil

Comisia de recepie

ntocmit, Contabil Valabil de la data de 21.02.2009 BM/BR 3 ex ANEXA 6 CIRCUIT NIR MATERIALE Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR36

APROBAT, DIRECTOR





Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner) Serviciul AdministrativEmitere NIR Administator

Serviciul AdministrativRecepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Comisia de recepie

Serviciul ContabilitateNIR original + Factur + Referat ndosariat ________Contabil NIR + Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Administrator

SEMNTURI Contabil

Comisia de recepie ntocmit,Contabil

Valabil de la data de 21.02.2009 BM/BR 4 e

ANEXA 7 CIRCUIT NIR OBIECTE DE INVENTAR

APROBAT, DIRECTOR

37





Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului : - Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR pentru achiziionare - Stabilire modalitate de achizionare Cazul I cerere de ofert documente specifice (caiet de sarcini, oferte, contract, factur) Cazul II achiziie directe de pe raft Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner), BUN DE PLAT i subgestiune Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Serviciul AdministrativEmitere NIR Administrator Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Stabilirea bunurilor care trec n subgestiune Comisia de recepie Operarea drii n folosin pe subgestiune n programul Obiecte de inventar Listare fi de gestiune Contabil Fia de gestiune pentru ntocmire proces-verbal de predare-primire n subgestiuni ndosariere n dosar subgestiuni Administrator

ntocmit, Contabil BM/BR 5 ex ANEXA 8

NIR + Factur/Referat/ comand ndosariat n dosar ___ Operare n evidena sintetic a subgestiunilor Contabil

SEMNTURI Contabil.

COMISIE RECEPTIE

Valabil de la data de 21.02.2009

APROBAT, DIRECTOR CIRCUIT NIR ALIMENTE

Documentele care stau la baza ntocmirii NIR-ului :38





- Referat / Comand vizat de CONTABIL EF privind existena creditelor, ncadrarea n articolul bugetar i aprobat de DIRECTOR Factur nsoit de viz privind denumire produse pentru nregistrarea corect n evidenele contabilitii de gestiune (administrator+magaziner) Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul ContabilitateEmitere NIR din operarea facturii n Program SICOS Gestiunea Materialelor Contabil NIR original + Factur + Referat ndosariat ________ Contabil Ramona Lite NIR+Factur copie = ntocmire Fi de magazie ndosariat n dosar copii / an Magaziner Floarea Rodica

Recepia cantitativ i calitativ a produselor din factur i NIR Comisia de recepie

SEMNTURI Contabil Administrator

Comisia de recepie

ntocmit, Contabil BM/BR 4 ex ANEXA 9 CIRCUIT BON CONSUM

Valabil de la data de 21.02.2009 APROBAT, DIRECTOR

Documentele care stau la baza ntocmirii BC-ului : - Normative de consum vizate de conductorul unitii conform Bugetului de venituri i cheltuieli aprobat pentru anul curent39





Serviciul AdministrativEmitere BC Administrator

Serviciul ContabilitateOperare BC n Programul Gestiunea Materialelor Contabil sef

Serviciul AdministrativOperarea consumuri/ ieiri materiale n fia de magazie Administrator

SEMNTURI Contabil

ntocmit, Contabil Valabil de la data de 21.02.2009 BM/BR 2 ex

40

20 DA Procedura Circuitul Documentelor

Documents

Transcript of 20 DA Procedura Circuitul Documentelor