Centrul Medical "Sanatatea Ta"

CENTRUL MEDICAL Procedura de lucru - studii cliniceLista de distributie:Investigator principal Subinvestigatori Coordonator de studiu Asistente de studiu Personal administrativMotivul elaborarii:a. Documentarea modului de desfasurare a studiilor cliniceb. Documentarea standardelor de calitate a desfasurarii studiilor clinice in clinica.1. SCOPScopul acestei proceduri este de a documenta modul practic de desfasurare a studiilor clinice in clinica Centrul Medical "Sanatatea Ta", precum si responsabilitatile personalului centrului implicat in desfasurarea acestor proiecte. Procedura se aplica intregului personal care desfasoara activitati de cercetare clinica si este creata in conformitate cu legislatia in vigoare.

2. PROCEDURI SI RESPONSABILITATI2.1. Standard de calitate si calificari necesareStudiile clinice se vor desfasura in conformitate cu normele GCP (ICH-GCP), Directiva Europeana, Ordine de ministru conform anexei 1.Personalul centrului trebuie sa detina calificarile necesare indeplinirii sarcinilor alocate. Personalul participant in studii trebuie sa fi participat la training-uri GCP, organizate fie de sponsorii studiilor clinice (intalniri cu investigatorii), fie de organisme independente. Participarea la aceste training-uri trebuie documentata in CV-ul fiecarui membru al echipei de studiu clinic.Investigatorul principal are responsibilitatea de a aloca responsabilitatile fiecarui membru al echipei, conform calificarilor sale si de a se asigura pe intreaga durata de desfasurare a studiului ca normele in vigoare sunt strict respectate2.2. Responsabilitatile investigatorului principalEste responsabilitatea investigatorului principal sa: Aloce timp suficient tuturor activitatilor legate de studiu (de la momentul fezabilitatii la inchiderea studiului) Prezinte colaboratorilor in detaliu responsabilitatile ce le revin si sa se asigure ca acestea sunt indeplinite cu acuratete Accepte participarea la studii pe criterii de interes stiintific si pe baza datelor de fezabilitate. Fezabilitatea se va face pentru fiecare protocol in parte si va fi documentata in scris. Pentru evaluare se va lua in considerare experienta anterioara, baza de date existenta, posibilitatea colaborarii cu colegi din clinica sau din alte unitati sanitare. De asemenea se va lua in considerare existenta altor studii competitive (fie pe aceeasi populatie de pacienti, fie generand o incarcare prea mare a timpului existent) Se asigure ca exista logistica necesara la centru. Studiile clinice se vor desfasura in camera alocata lor (cabinetul investigatorului principal). Pacientii vor fi consultati in acest cabinet, in conditii de respectare a intimitatii si confidentialitatii, intr-un timp alocat care sa ofere atat medicului cat si pacientului confortul necesar obtinerii tuturor informatiilor si desfasurarii tuturor procedurilor studiului. Materialele studiilor clinice vor fi pastrate in camera alocata studiilor, sub cheie. Accesul la aceste materiale va fi permis doar personalului desemnat.

Toate echipamentele destinate utilizarii in studii clinice vor fi evaluate periodic si se vor pastra fise de intretinere ale acestora.Documenteze toate modificarile aparute (in echipa de studiu sau in echipamentele folosite) si sa se asigure ca aceste modificari nu au un impact negativ asupra bunei desfasurari a studiului.Delege sarcini personalului din subordine conform calificarilor si sa documenteze sarcinile fiecarui membru. Responsabilitatea finala a studiului, procedurilor si a ingrijirii pacientilor nu poate fi delegata.Cunoasca in detaliu continutul protocoalelor de studiu, a brosurilor investigatorului, manualelor de derulare a studiilor. Investigatorul principal este responsabil sa informeze echipa de studiu privind toate aceste detalii precum si modificarile aduse lor pe parcursul studiuluiSe asigure ca are suficienti pacienti si sa asigure o rata de recrutare conforma cu cerintele sponsorului/ CRO-ului care initiaza studiul.Se asigure ca exista minim o persoana care sa asigure back-up-ul in timpul absentei investigatorului principal ( concedii, congrese etc). Persoana respectiva trebuie sa aiba calificarea necesara tuturor sarcinilor care ar putea apare si sa informeze in detaliu investigatorul principal la intoarcerea in clinica.Participe activ la intalnirile cu personalul sponsorului/ CRO-ului- vizite de pre-studiu, initiere, monitorizare.Citeasca atent toata corespondenta de studiu (scrisori, news-letters, rapoarte tehnice sau de laborator, informatii de siguranta). Acestea vor fi semnate si datate fie de investigatorul principal fie de subinvestigatorul calificat medical care are delegata aceasta sarcina. Delegarea responsabilitatii semnaturii nu inseamna ca investigatorul principal nu va citi si nu va fi la curent cu toate informatiile.Semneze toate CRF-urile (atat cele pe hartie cat si cele electronice),Sa se asigure ca datele culese in timpul vizitelor de studiu sunt introduse conform planului cerut de catre sponsor iar intrebarile de clarificare sunt raspunse conform acelorasi planuriSa faciliteze vizitele monitorilor studiului precum si a auditorilor sau inspectorilor care trebuie sa verifice modul de desfasurare al studiului. Sa acorde acestor vizite importanta cuvenita si sa pregateasca din timp toate documentele necesare in timpul acestor vizite (daca aceste sarcini au fost delegate se va asigura ca ele au fost indeplinite).Verifice validitatea tuturor autorizatiilor/ aprobarilor necesare si sa intreprinda pasii necesari obtinerii unor noi autorizatii in eventualitatea in care ele expira.

Prelungirea valabilitatii autorizatiei de studii clinice se va face inainte de expirarea ei. Acordul conducerii unitatii va fi obtinut de catre investigatorul principal inainte de obtinerea aprobarilor de la autoritati Nu se vor desfasura studii clinice fara obtinerea aprobarilor comisiei nationale de etica si a agentiei nationale a medicamentului Obtina aprobarea comisiei locale de etica (dupa ce se va asigura ca aceasta are components minima conforma cu reglementarile legale) Cu exceptia amendamentelor de urgenta, nici un amendament nu va fi aplicat fara a fi aprobat in prealabil de catre autoritati. Investigatorul prinicpal este responabil sa solicite sponsorului/ CRO-ului copii ale acestor aprobari. Asigure ingrijirea pacientilor la eel mai inalt standard de calitate. Supravegheze modul de obtinere a consimtamantului informat conform regulilor GCP si, atunci unde este necesar sa obtina personal consimtamantul informat al pacientilor inclusi in studiu. Se asigure ca pacientii inrolati in studiile clinice respecta intocmai criteriile de includere in protocol si ca nu apar violari ale acestora Se asigure ca pacientii inrolati in studiile clinice urmeaza intocmai procedurile studiilor si ca nu apar devieri de la planul studiului sau violari ale protocolului Anunte reprezentantul sponsorului imediat ce afla de existenta unei devieri sau violari a protocolui si sa ia masuri corective imediate. Masurile corective trebuie sa asigure atat rezolvarea situatiei curente cat si prevenirea repetarii respectivei greseli. Asigure pastrarea tuturor documentelor de studiu in perfecta ordine, in dosare bine marcate cu indicativul fiecarui studiu. Aceasta sarcina poate fi delegata unui colaborator, responsabilitatea finala a acuratetei dosarelor studiului (atat documente comune cat si documente legate de fiecare pacient in parte) fund a investigatorului principal. Verifice/ creeze template-ul pe care se colecteaza datele sursa, in asa fel incat sa se asigure o colectare completa, corecta si usoara a acestora Asigure arhivarea corecta si conforma cu legislatia in vigoare a tuturor documentelor studiului. Arhivarea se va face in arhiva spitalului in spatiul dedicat studiilor clinice

Responsabilitatile subinvestigatorilor2.3.1. Medici subinvestigatoriMedicii subinvestigatori selectati in echipa de studiu vor indeplini acele sarcini marcatein fisa personalului prezenta in dosarele de studiu. Dintre responsabilitatile care pot fidelegate medicilor subinvestigatori intra: Selectarea potentiator pacienti participanti la studiu Obtinerea consimtamantului informat si explicarea detaliata a tuturor procedurilor studiului Efectuarea examenului fizic si a celorlaltor proceduri ale studiului Consemnarea in documentele sursa a tuturor detaliilor privind evolutia pacientilor precum si a tuturor procedurilor/ manevrelor efectuate, atat cele cerute de protocol cat si cele cerute de practica obisnuita. Culegerea datelor privind evenimentele adverse si tratarea acestora conform practicii clinice Semnarea informatiilor de siguranta aparute, a rezultatelor de laborator sau a rezultatelor investigatiilor paraclinice Introducerea in CRF a datelor culese de la pacienti Administrarea chestionarelor pentru pacienti si verificarea modului in care juraalele sau chestionarele au fost completate. Medicii subinvestigatori vor explica in detaliu pacientilor modul in care chestionarele sau jurnalele trebuie completate Alocarea medicamentelor investigationale participantilor la studiu, contabilizarea medicatiei si evaluarea compliantei la tratament Participarea la vizitele de pre-studiu, initiere si monitorizare a studiilor. Mentinerea corespondentei cu reprezentantii sponsorilor/ CRO-urilor. Informarea investigatorului principal cu privire la derularea studiului precum si cu privire la devierile sau violarile protocoluliu. Implementarea actiunilor corective consecutive aparitiei unei devieri sau violari a protocolului si asigurarea masurilor necesare ca aceste devieri sa nu se repete2.3. Asigurarea back-up-ului in situatia in care investigatorul principal nu se afla la centru.2.3.2. Coordonatorul de studiu Consemnarea in documentele sursa a tuturor detaliilor privind evolutia pacientilor precum si a tuturor procedurilor/ manevrelor efectuate, atat cele cerute de protocol cat si cele cerute de practica obisnuita, consemnarea se va face in prezenta Subinvestigatorului sau a Investigatorului Principal, se va face dupa dictarea acestora si va fi verificata de catre acestia. La sfarsitul consemnarii, inestigatorul va semna si va autentifica astfel, cele consemnate de catre coordonator. Introducerea in CRF a datelor culese de la pacienti Participarea la vizitele de pre-studiu, initiere si monitorizare a studiilor. Mentinerea corespondentei cu reprezentantii sponsorilor/ CRO-urilor. Informarea investigatorului principal cu privire la derularea studiului precum si cu privire la devierile sau violarile protocoluliu Completarea logurilor de medicatie de studiu, verificarea medicatie de studiu pentru a se asigura ca aceasta este in termen de valabiliatate si poate fi utilizata de catre pacienti fara sa prezinte riscuri pentru siguranta acestora. Verificarea starii medicatie de studiu, daca este conforma cu normele de utilizare. Consemnarea si verificarea excursiilor de temperatura din logurile de temperatura. Verificarea faptului ca logurile de temperatura sunt completate asa cum cere fiecare protocol in parte. Documente (chestionare, jurnale, CRF-uri, fise de lucru etc). Coordonatorul va mentine un inventar al acestora si va face demersurile necesare (direct sau prin intermediul unui medic investigator pentru a se obtine noi documente in cazul in care stocul se apropie de sfarsit) Medicatia studiului- coordonatorul se va asigura ca aceasta este pastrata in conditii controlate.Coordonatorul de studiu poate aloca medicatia conform indicatiilor medicului si poate primi medicatia returnata de catre pacient, efectuand contabilizarea acesteia si documentand acest lucru in fisele de medicatie.

2.3.3. Asistentele studiuluiAsistentele studiului pot avea urmatoarele responsabilitati: Gestionarea materialelor studiului precum urmeazao Materiale de laborator- verificarea inventatului, cererea de materiale in situatia in care ele se termina sau expira inainte de vizitele pacientilor, utilizarea lor exclusiv pentru studiul carora le-au fost desemnate, prepararea si expedierea probelor recoltate conform procedurilor fiecarui studiu in parte si a laboratoarelor cu care se colaboreazao Documente (chestionare, jurnale, CRF-uri, fise de lucru etc). Asistenta va mentine un inventar al acestora si va face demersurile necesare (direct sau prin intermediul unui medic investigator pentru a se obtine noi documente in cazul in care stocul se apropie de sfarsit)o Medicatia studiului- asistenta se va asigura ca aceasta este pastrata in conditii controlate, va masura temperatura la locul de pastrare cu o frecventa de eel putin o data pe saptamana (sau mai des daca este cerut de protocolul studiului). Asistenta poate aloca medicatia conform indicatiilor medicului si poate primi medicatia returnata de catre pacient, efectuand contabilizarea acesteia si documentand acest lucru in fisele de medicatieo Echipamentele studiului (EKG, frigider, analizoare de laborator,centrifuga, termometre, computere etc)- asistenta se va asigura ca toate echipamentele sunt pastrate corespunzator, sunt functionale conform specificatiilor tehnice, au controalele tehnice efectuate periodic (minimum o data pe an sau conform cerintelor protocolului), exista documentarea verificarii tehnice. Asistenta reaminteste medicilor investigatori care este momentul urmatoarei verificari si se asigura ca aceasta s-a efectuat conform planului.3. COMPLETAREA DOCUMENTELOR STUDIULUI SAU ALE CLINICIIDocumentul sursa folosit pentru studii va fi rezultat al clinicii. In completarea acestuia, investigatorul principal poate crea fise de lucru sau foi de observatie care sa urmareasca un protocol anume si care sa asigure colectarea datelor intr-un mod consistent pentru toti pacientii inrolati la centru. Documentul sursa poate fi scris, dupa dicare si in prezenta investigatorului, de care Coordonatorul de studiu.Fiecare pacient va fi trecut intr-un registru de consultatii in care va primi un numar unic de identificare.Documentele sursa se vor completa de catre medicul care consulta pacientul, in timpul vizitei acestuia. Datele colectate vor fi complete si vor documenta toate procedurile efectuate precum si toate discutiile avute cu pacientul in timpul vizitei. In documentul sursa se vor explica si toate devierile aparute precum si erorile sesizate impreuna cu actiunile corective.La aceasta fisa de observatie se vor atasa si toate rezultatele de laborator, semnate si datate de medicul care le-a primit prima data, rezultatele explorarilor paraclinice si a altor teste efectuate. Acestea vor fi capsate si pastrate pe aceeasi durata cu fisa de observatie. Acele rezultate venite pe hartie termica vor fi semnate, datate si apoi copiate (xerox) urmand a fi pastrate capsat impreuna cu copia lor. Copierea se va face imediat ce un astfel de rezultat este primit.In situatia in care un document sursa nu este disponibil, se pierde sau distruge, medicul care sesizeaza acest lucru va documenta evenimentul in foaia de observatie si va incerca sa obtina o copie autentificata a acelui document.Copiile dupa date istorice se vor pastra dupa adnotarea "conform cu originalul" si semnarea de catre medicul investigator.In situatia in care in documentul sursa apare o eroare ea se va corecta in urmatorul mod: Greseala se va taia cu o linie Valoarea corecta se va trece alaturi de valoarea taiata Persoana care face corectura va data si initializa corectura Nu se vor folosi: guma de sters, pasta sau banda corectoare, pic-ul, mazgalirea greselii Nu se va transcrie documentul sursa gresit.Logurile pacientilor se vor completa imediat dupa vizitele acestora (max 24 de ore) Datele vor fi introduse in CRF-uri conform cerintelor fiecarui sponsor in parte. Corespondenta catre site se va pastra in dosarul studiuliuCorespondenta catre sponsor va fi pastrata de asemenea in dosarul studiului (o copie a acesteia)Formularele de consimtamant informat vor fi pastrate impreuna cu dosarul pacientului. Pe foaia de observatie vor fi marcate vizibil, pe prima pagina, urmatoarele informatii: Numarul pacientului (din studiu) Numarul protocolului Sponsorul

.

4. ASIGURAREA STANDARDELOR DE CALITATEInvestigatorul principal si colaboratorii sai vor avea intalniri periodice (bisaptamanale) in care se va discuta desfasurarea studiilor, problemele aparute, modul lor de rezolvare. In situatia in care apare o problema ea va fi adusa la cunostinta investigatorului principal imediat si se vor lua masurile necesare pentru rezolvarea ei. In situatia in care unul dintre membrii echipei studiului clinic nu isi indeplineste atributiile, acesta va fi instruit de catre investigatorul principal si se va incerca ameliorarea performantelor acestuia. Daca in interval de doua saptamani investigatorul principal nu sesizeaza imbunatatirea performantei si corectarea deficientelor, persoana respectiva va fi exclusa din echipa studiului clinic. Daca unul dintre subinvestigatori sesizeaza deficiente in modul in care colegii sai (investigatorul principal, ceilalti medici sau asistentele de studiu) isi indeplinesc atributiile, el va contacta direct atat investigatorul principal cu care va discuta situatia aparuta precum si reprezentantul sponsorului/ CRO-ului cu care se va incerca gasirea unei solutii.REVIZUIREAceasta procedura va fi revazuta si adaugita la fiecare doi ani sau mai des daca survin modificari in legislatie, structura echipei de studiu sau a detaliilor tehnice.EXCEPTIIDaca pentru orice motiv aceasta procedura nu poate fi respectata, exceptia respectiva va fi documentata in scris, aprobata de catre investigatorul principal si de catre conducatorul institutiei (director, sef de clinica etc). Astfel de exceptii vor fi communicate imediat sponsorului/CRO-ului si acceptabilitatea lor discutata si cu acestia.DataSemnatura

Anexa 2Algoritm de derulare a studiuluil.Verificarea criteriilor de includere de catre investigator, in vederea prezentarii pacientului a consimtamantului informal2.0btinerea consimtamantului informatInform consentul este prezentat pacietului; i se acorda timpul necesar si suficient studierii inform consentului, apoi discuta cu investigatorul pentru clarificarea tuturor aspectelor din protocol, se insista asupra optiunii voluntare de participare si aconditiilor de retragere daca este cazul.Daca pacientul accepta, semneaza consimtamantul conform protocolului3. Verificareadocumentelor primare, a criteriilor de includere si excludere4. Echipade studiu (investigator,subinvestigator,asistenta) pregateste programul de investigatii in conformitate cu pasii dictati de protocolul specific fiecarui studiu.5. Ex. clinic al pacientului-investigator sau subinvestigator-Ex.EKG daca este cerut de protocol,TA in conditii de repaus sau conform cerintelor protocolului ,masuratoriile antropometrice etc. si inscrierea datelor in documentul sursa6. Pregatireamaterialelor de recoltare si recoltarea prbelor de laborator in conditii supraveghiate de investigator sau subinvestigator7. Verficarea la fiecare vizita a rezultalor de laborator ( existenta unor posibile criterii de excludere pe parcursului studiului) si discutarea cu pacientul aceste rezultate8. Verificareamedicatiei concomitente, eventuale efecte adverse care trebuie urgent inregistrate in CRF (electronic sau pe hartie) si raportate9.1nregistrarea vizitelor in sistemTVRS., obtinerea medicatiei de studiulO.Distribuirea medicatiei si instruirea pacientului asupra conditiilor de prezentare la urmatoare vizita programata11 .Pregatirea de catre echipa a probelor si intocmirea documentatiei de trimitere a probelor de laborator12.Intoducerea datelor in CRF electronic sau CRF pe hartie13. Verificarea periodica a datelor si colaborarea cu monitorul studiului, pregatirea sitului pentru monitorizare punand toate documentele la dispozitia acestuia, sau altei persoane (auditori, inspectori care ar putea verifica studiul).

Anexa 1Procedura de lucru - studii clinice PL/ Studii/01/ V 01Lista de distributie:Nume si prenumePozitie (Rol)DataSemnatura