MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE …dac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI... · PS-...

APROBAT,

RECTOR

Prof. Dr. DORU PAMFIL

__________________

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD MSIMC-01

EDIŢIA : 1

STANDARD DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008

DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj Napoca

Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Societatii.

Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT

Responsabil Sistem Integrat de

Management al Calitatii (RSIMC)

Conf. Dr. Pop Ioana Delia

Departamentul pentru Asigurarea Calităţii

Responsabil DAC (RMC)

Dr. ing. Rusu Anda Raluca

SENATUL

USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat

Prof. Dr. Mărghitaş Liviu

Alexandru

___________________________ ______________________________ ___________________________

VALABILĂ DIN DATA DE 5 aprilie 2012

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 2 din 50

Pag 2 din 50

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro

INDICATORUL REVIZIILOR

Nr.

crt.

Ediţia/

revizia/

data

Conţinut sumar sau identificare

modificare/analiză

Elaborat Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătură

1. Ed.1 Rev.0

14.03.2012

Elaborare manual sistem integrat de

managemant al calitatii,

cod MSIMC-01 Ed.1 /14.03.2012

RSIMC

Conf.Dr.

Ioana Pop

RMC

Dr. ing. Rusu Anda

Raluca

RECTOR

Prof. Dr.

Pamfil Doru

F- PS-01-03, Ed.1 Rev.0

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 3 din 50

Pag 3 din 50




CUPRINS

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

2.

2.1

2.2

2.3

3.

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

4.

4.1.

4.2.

4.3.

5.

5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

Identificare document

Pagina de gardă ………………………………………………………………

Indicatorul reviziilor……………………………………………………………

Cuprins…………………………………………………………………………

SECŢIUNEA 1- Introducere

Obiect si domeniu de aplicare…………………………………………………

Referinte normative …………………………………………………………

Termeni, definiţii si prescurtări (abrevieri) …………………………………..

Compatibilitatea cu alte sisteme de management ) …………………………..

Domeniu de aplicare …………………………………………………………

Excluderi …………………………………………………………………….

SECŢIUNEA 2 - Prezentarea USAMV CLUJ-NAPOCA

Elemente de identificare………………………………………………………

Descrierea USAMV Cluj-Napoca. Scurt istoric al USAMV Cluj-Napoca .....

Misiune, obiective şi politica calităţii ..............................................................

SECŢIUNEA 3 - Manualul Sistemului Integrat de Management al Calităţii

Elaborare …………………………………………………………………….

Analiza, avizare si actualizare ……………………………………………….

Aprobare ……………………………………………………………………..

Difuzare si gestionare ………………………………………………………..

Modificare ……………………………………………………………………

Arhiva de istorie ……………………………………………………………..

SECŢIUNEA 4 - Sistemul Integrat de Management al Calităţii

Cerinţe generale..................................................................................................

Cerinţe referitoare la documentaţie....................................................................

Organizarea Sistemului Integrat de Management al Calităţii ...........................

SECŢIUNEA 5 - Responsabilitatea managementului

Angajamentul managementului..........................................................................

Orientarea către client.........................................................................................

Politica referitoare la calitate ............................................................................

Planificare..........................................................................................................

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 4 din 50

Pag 4 din 50




5.5.

Responsabilitate, autoritate, comunicare............................................................

Analiza efectuată de management.....................................................................

6.

6.1

6.2

6.3

6.4

7.

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

8.

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

9.

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

SECŢIUNEA 6 - Managementul resurselor

Asigurarea resurselor..........................................................................................

Resurse umane...................................................................................................

Infrastructura.....................................................................................................

Mediul de lucru şi condiţiile de viaţă................................................................

SECŢIUNEA 7 - Realizarea serviciilor administrative

Planificarea realizarii serviciilor administrative.................................................

Procese referitoare la relaţia cu clientul...............................................................

Proiectare şi dezvoltare .....................................................................................

Aprovizionare.......................................................................................................

Furnizarea serviciilor............................................................................................

Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare........................................

SECŢIUNEA 8 - Masurare, analiză şi îmbunătaţire

Generalităţi..........................................................................................................

Monitorizare şi măsurare ...................................................................................

Controlul produsului/serviciului neconform........................................................

Analiza datelor.....................................................................................................

Îmbunătaţire.........................................................................................................

SECŢIUNEA 9 – Anexe

Anexa 1 – Lista proceselor

Anexa 2 – Harta de procese ale SIMC

Anexa 3 – Interacţiunile dintre procesele SIMC

Anexa 4 – Politica referitoare la calitate

Anexa 5 – Organigrama

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 5 din 50

Pag 5 din 50




SECŢIUNEA 1

INTRODUCERE

1.1. OBIECT ŞI DOMENIUL DE APLICARE

Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii prezinta angajamentul managementului,

politica si obiectivele privind calitatea si descrie sistemul de management al calitatii implementat la USAMV

Cluj - Napoca conform cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2008.

Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii este aplicat tuturor proceselor din cadrul

USAMV, cu exceptia activitatii financiar contabile.

Sistemului Integrat de Management al Calitatii ii sunt aplicabile toate cerintele din standardul ISO

9001:2008.

Manualul este utilizat de catre managementul si personalul USAMV pentru mentinerea sistemului de

management si pentru realizarea politicilor si obiectivelor calitatii.

Manualul poate fi utilizat in relatiile cu personalul din structura educatională şi administrativă a

USAMV, cu autorităţile locale şi centrale.

Manualul este utilizat de catre organismul de certificare pentru acordarea si mentinerea certificarii

USAMV, conform ISO 9001:2008.

1.2. REFERINŢE NORMATIVE

1.2.1. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calitatii.Cerinte

1.2.2. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular

1.2.3. SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu

1.3. TERMENI, DEFINIŢII SI PRESCURTĂRI (ABREVIERI)

1.3.1. Termeni şi definiţii

Termenii utilizati in textul manualului au definitiile conform standardelor ISO 9000:2006.

Pentru o mai buna intelegere a textului si pentru instruirea personalului se retin urmatorii termeni mai

importanti si definitiile din standardele sus mentionate.

Calitate: masura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplineste cerintele.

Politica referitoare la calitate: intentii si orientari generale ale unei organizatii referitoare la calitate

asa cum sunt exprimate oficial de managementul de la cel mai inalt nivel.

Obiectiv al calitatii: ceea ce se urmareste sau sau spre care se tinde referitor la calitate.

NOTA 1 In general obiectivele calitatii se bazeaza pe politica organizatiei referitoare la calitate.

NOTA 2 In general obiectivele calitatii sunt specificate la niveluri si functii relevante din organizatie.

Sistem integrat de management al calitatii: sistem de management prin care se orienteaza si se

controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea

Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma elemente de intrare in

elemente de iesire

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 6 din 50

Pag 6 din 50




Audit: proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si

evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determinaa masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.

Neconformitate: neindeplinirea unei cerinte.

Actiune corectivă: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati detectate sau a altei situatii

nedorite.

Actiune preventivă: actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati potentiale sau a altei posibile

situatii nedorite.

Îmbunatatire continuă: activitate repetata pentru a creste abilitatea de a indeplini cerintele.

Îmbunatatirea calităţii: parte a managementului calitatii, concentrate pe cresterea abilitatii de a

indeplini cerinte ale calitatii.

1.3.2. Prescurtari (Abrevieri)

SIMC – Sistem Integrat de Management al Calitatii

RSIMC – Reprezentant Sistem Integrat de Management al Calitatii

MSIMC - Manualul Sistemului Integrat de Management al Calitatii

RM - Reprezentant Management Calitate

DGA- Director General Administrativ

SMC- Sistem de Management al Calitatii

RSMC – Responsabil Sistem de Management al Calităţii

MSMC- Manualul de Management Calitate

RNAC/P- Raport de Neconformitati Actiuni Corective/Preventive

PS- Procedura de Sistem

PO – Procedura Operaţională

IL- Instrucţiuni de Lucru

F- Formular

PV-Proces Verbal

EMM – Echipament de măsurare şi monitorizare

DA- Direcţia Administrativă

BVC- Buget de venituri şi cheltuieli

SSM - Securitate şi sănatate în muncă

1.4. Compatibilitatea cu alte sisteme de management

Sistemul integrat de management al calitatii nu cuprinde cerinte specifice si altor sisteme de

management (mediu, sanatate si securitate la locul de munca, etc.).

Totusi, standardul de referinta adoptat, SR EN ISO 9001:2001 extinde posibilitatea de compatibilizare si

integrare si cu alte sisteme de management, desi acestea nu se aplica in mod specific la activitatea

organizatiei noastre.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 7 din 50

Pag 7 din 50




1.5. Domeniu de aplicare

In urma unei decizii strategice a managementului de vârf, USAMV CLUJ-NAPOCA şi-a proiectat,

implementat şi mentinut un sistem integrat de management al calitatii care indeplineste cerintele standardului

SR EN ISO 9001:2008, care sa dea incredere si sa creasca gradul de satisfactie al studentilor si sa

demonstreze capacitatea noastra de a asigura permanent cerintelor acestora si ale reglementarilor specifice in

vigoare.

MSIMC are la baza proceduri generale, de sistem, specifice si operationale, care detaliaza sistemul

integrat de management al calitatii.

Reglementarile prezentului MSIMC se aplica in cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA pentru procese

administrative si procese academice. Prezentul MSIMC reprezinta atat un document de operare, cat si de

prezentare.

Activitatile pentru care s-a implementat SIMC, respectiv domeniul de activitate pentru care se aplica

SIMC, sunt:

Invatamant superior universitar, cod CAEN 8542;

Cercetare-dezvoltare in biotehnologie, cod CAEN 7211;

Cercetare-dezvoltare in alte stiinte naturale si inginerie, cod CAEN 7219;

Cercetare-dezvoltare in stiinte sociale si umaniste, cod CAEN 7220.

Domeniul: activităţi de învăţământ superior în ciclurile de licenţă, masterat si doctorat, studii

postuniversitare si învăţământ pe parcursul vieţii; activităţi de cercetare dezvoltare si consultanţă.

1.6. Excluderi

In cadrul sistemului integrat de management al calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA nu exista excluderi

ale cerinţelor standardului SR EN ISO 9001:2008.

SECŢIUNEA 2

PPREZENTAREA USAMV Cluj-Napoca

2.1. Elemente de identificare

USAMV CLUJ-NAPOCA îşi are sediul în Cluj, Calea Mănăştur nr. 3-5, telefon 0264-596384, fax

0264-593792, cod fiscal 4288381 şi are cont deschis la Trezoreria Cluj-Napoca.

Universitatea îsi desfasoara activitatea în conformitate cu legile statului roman şi cu prevederile

Regulamentului general de funcţionare a USAMV CLUJ-NAPOCA.

2.2. DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR UNIVERSITĂŢII.

SCURT ISTORIC AL UNIVERSITĂŢII

Obiectul de activitate al USAMV CLUJ-NAPOCA îl constituie realizarea proceselor stiintifice si de

invatamint in cadrul facultatilor de agricultura, horticultura, zootehnie , biotehnologii, medicina veterinara si

a programelor academice (licenta, masterat, doctorat, post doctorat, post universitar), cât şi al activitatilor şi

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 8 din 50

Pag 8 din 50




serviciilor administrative, patrimoniale, financiar-contabile si de personal, sociale si de secretariat necesare

sustinerii procesului educational si stiintific in universitate si activitatile de invatamint.

Sistemul de învăţământ a fost adaptat cerinţelor Bologna, iar sistemul de credite ETCS este aplicat din 1998.

Noua strategie a universităţii vizează extinderea şi aprofundarea relaţiilor internaţionale, modernizarea

întregului proces de învăţământ, de cercetare şi de extensie, contribuind la dezvoltarea agriculturii româneşti,

în concordanţă cu standardele Uniunii Europene.

În prezent Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicină Veterinară Cluj-Napoca este una din cele mai

reputate universităţi ale României. Ea face parte din Consorţiul Universităţilor de Ştiinţe Agricole şi

Medicină Veterinară din ţară şi din Uniunea Universităţilor Clujene, iar pe plan internaţional din Asociaţia

Universităţilor Europene, fiind evaluată de către aceasta în anul 2003.

Structura facultătilor şi a specializarilor din USAMV CLUJ-NAPOCA:

Facultatea de Agricultura cu urmatoarele specializari:

o Agricultura, Montanologie, Stiintele solului, Exploatare masini, Ingineria produselor

alimentare, Ingineria mediului.

Facultatea de Horticultura cu urmatoarele specilaizari:

o Horticultura, Peisagistica, Inginerie si Mangement, Silvicultura, Cadastru.

Facultatea de Zootehnie si biotehnologii cu urmatoarele specilaizari:

o Biotehnologii agricole, Piscicultura, Biotehnologii in industrua alimentara.

Facultatea de Medicina Veterinara cu urmatoarele specilaizari:

o Medicina veterinara, Controlul si securitatea produselor alimentare, Biotehnologii medical

veterinare.

Aspiraţia spre excelenţă, înscrisă în misiunea USAMV CLUJ-NAPOCA, cuprinde şi activitatea de

cercetare, care pentru a deveni competitivă, a început a fi organizată în puternice centre de cercetare care să

polarizeze şi să atragă finanţări interne şi internaţionale. În prezent sunt deja constituite 9 centre de cercetare,

unele recunoscute de CNCSIS, altele cu aspiraţii de afirmare şi participare la programele de formare a

consorţiilor multinaţionale în vederea utilizării programelor comunitare pentru integrarea în Spaţiul European

al Cercetării (ERA).

Activitatile administratiei USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:

investitii, achizitii materiale si intretinerea patrimoniului;

activitati financiar- contabile pentru executia bugetara;

managementul resurselor umane: personal didactic, didactic-auxiliar si nedidactic;

activitati suport pentru Cercetarea didactica universitara;

activitati administrative si tehnice de aprovizionare, transport, intretinere, paza si protectie,

securitate si medicina muncii, protectie civila, intretinere spatii verzi, etc;

activitati de comunicatii si informatica aplicata;

activitati de asistenta sociala: camine, cantina, burse;

activitati de biblioteca, multiplicare, editura;

activitati administrative de secretariat, controlul fluxului de studenti;

activitati de pregatire, executie si raportare in procesul decizional al conducerii universitatii.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 9 din 50

Pag 9 din 50




2.2.1. Scurt istoric

Universitatea şi-a început activitatea în contextul istoriei frământate a secolului al XIX-lea şi este

pregatită să facă faţă provocărilor multiple ale celui de-al III lea mileniu. În anul 1869 a fost fondat la Cluj

primul nucleu al învăţământului superior agronomic transilvan, Institutul de Învăţământ Agronomic Cluj-

Mănăştur fiind printre cele mai vechi instituţii de acest fel din Europa.

Universitatea a devenit de-a lungul timpului o "instituţie de succes", aşa cum a fost evaluată în anul

2004 şi îşi respectă tradiţia de 140 de ani, fiind într-un proces continuu de modernizare a sistemului academic

şi de management universitar. În anul 2009 USAMV Cluj-Napoca, în urma auditului extern al ARACIS

(Agenţia Română de Asigurarea a Calităţii în Învăţământul Superior) a obţinut calificativul de universitate cu

„Grad de încredere ridicat”.

În cele patru facultăţi studiază peste 7000 de studenţi, în domenii diverse, adaptate noilor cerinţe ale

agriculturii europene:

Facultatea de Agricultură - cu o nouă abordare şi deschidere spre ştiinţele vieţii şi a pamantului si

spre biodiversitatea lumii vii.

Facultatea de Horticultură - într-o continuă diversificare de la economic şi turism, la peisagistică

şi silvicultură.

Facultatea de Zootehnie şi Biotehnologii - bazată pe cele mai noi tehnologii de creştere a

animalelor; cu o secţie de biotehnologie, bazată pe cunoaştere, cea mai performantă din ţară.

Facultatea de Medicină Veterinară - cu acreditare europeană, renumită pentru seriozitatea

învăţământului veterinar clujean.

2.3 MISIUNE, OBIECTIVE ŞI POLITICA CALITĂŢII

2.3.1 MISIUNE: Formarea de cadre cu pregatire superioară în domeniile agronomic, horticol,

zootehnic şi medical veterinar, actualizarea permanentă a instruirii acestora precum specializarea şi formarea

de specialişti cu înaltă calificare prin doctorat, învăţământ postuniversitar şi participarea la cercetarea

stiintifică de profil.

2.3.2 OBIECTIVELE GENERALE pentru realizarea misiunii şi perfectionarea asigurarii cu

resurse in perioada 2009-2012:

1. Dezvoltarea activitătii de cercetare pentru a putea mentine si integra cunoasterea ca o bază a

programelor de studii ale USAMV Cluj-Napoca din domeniul agriculturii, horticulturii, silviculturii,

zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare si al stiintelor vietii în general;

2. Perfectionarea programelor de studii pe cele trei cicluri si lărgirea ariei de studii postuniversitare;

3. Cresterea ofertelor de servicii si diversificarea activitătii universitătii pentru cresterea veniturilor

extrabugetare si întărirea dimensiunii anteprenoriale ;

4. Promovarea excelentei prin cresterea calitătii învătământului si a cercetării, a pregătirii studentilor;

5. Cresterea cooperării dintre facultăti si catedre pentru promovarea unitătii si calitătii în ansamblul

actului de predare, cercetare, inovare;

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 10 din 50

Pag 10 din 50




6. Întărirea cooperării cu universitătile de profil din tară si cele din Uniunea Universitătilor Clujene în

beneficiul educatiei, cercetării si promovării valorilor academice;

7. Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;

8. Promovarea imaginii universitătii si a realizărilor sale pentru cresterea atractivitătii tuturor

specializărilor existente la nivel de licentă, master,doctorat si sustinerea constantă a promovării educaţiei

continue şi la distanţă;

9. Asigurarea conditiilor materiale administrative, tehnice si manageriale corespunzătoare pentru

desfăsurarea procesului de învătământ si a cercetării stiintifice la standardele internationale;

10. Crearea conditiilor de muncă si a oportunitătilor necesare pentru dezvoltarea personală si

profesională a tuturor angajatilor si promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane înalt

calificate.

2.3.3 OBIECTIVELE SPECIFICE pentru asigurarea calitatii şi indicatorii de

performanţă privind stadiul implementării sistemului de control managerial al universitatii se formuleaza la

nivelul serviciilor şi activităţilor specifice în scopul menţinerii sub control şi îmbunătăţirii continue a

proceselor din instituţie şi satisfacerii exigenţelor şi aşteptărilor beneficiarilor direcţi şi indirecţi.

(1) Pentru procesul de Predare-Invatare

a. Asigurarea de resurse adecvate la nivelul diplomelor oferite: laboratoare, colectii, statiune didactica

experimentala;

b. Asigurarea de materiale didactice moderne si resurse bazate pe noile tehnologii pentru predare si

bibliografie (flipchart, retroproiector, videoproiector, e-mail, internet, pagina Web) si resurse de invatare in

format electronic.

(2) Pentru activitatea de cercetare

a. Asigurarea de conditii optime pentru determinari, analize, expertize in laboratoarele de cercetare;

b. Cresterea nivelului de atragere a fondurilor de finantare a cercetarii din resurse contractuale nationale

/internationale si de la alti finantatori (fundatii, societati private);

c. Cresterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice (nationale si internationale);

d. Acreditarea de laboratoare /centre de cercetare stiintifica.

(3) Pentru proiecte de dezvoltare, investitii, achizitii de mijloace fixe

a. Incadrarea in devizele de cheltuieri si termenele de finalizare si punere in functiune la investitiile si

achizitiilete planificate.

(4) Pentru procesele administrative

a. Generalizarea aplicarii de programe software specializate in gestiune;

b. Finalizarea realizarii retelei intranet in toate compartimentele administrative si generalizarea comunicarii si

administrarii in retea informatica.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 11 din 50

Pag 11 din 50




(5) Pentru serviciile sociale studentesti

a. Perfectionarea serviciilor sociale studentesti prin integrarea studentilor cu nevoi speciale, antrenarea de

finantari din subventii si venituri proprii, accesul la servicii intranet in camin;

b. Asigurarea unui nivel sporit de acoperire a solicitarilor de acces la camin si cantina.

(6) Pentru servicii de studiu si documentare

a. Cresterea fondului documentar carti si publicatii periodice de specialitate prin abonamente si achizitii

anuale din tara si strainatate.

(7) Servicii de comunicare

a. Largirea retelei intranet pentru comunicare intre toate compartimentele universitatii si pentru acces din

salile de curs;

b. Largirea accesului la intranet pentru camin, biblioteca, etc.

c. Cresterea numarului de comunicari si accesul la publicatiile proprii, inclusiv electronice;

d. Crearea si dezvoltarea suportului informational pentru comunicarea in cadrul sistemului de management al

calitatii.

2.3.4. Politica referitoare la calitate

2.3.4.1. Preambul

Rectorul USAMV CLUJ-NAPOCA a fundamentat şi documentat Declaraţia Rectorului privind

implementarea SIMC şi politica referitoare la calitate.

Declaratia Rectorului în domeniul calităţii a constituit linia directoare pentru stabilirea obiectivelor

calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA.

Declaraţia Rectorului, politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA

au fost comunicate personalului în cadrul programului de instruire.

Politica referitoare la calitate este adecvată scopurilor USAMV CLUJ-NAPOCA, precum şi

asteptărilor şi necesităţilor clienţilor USAMV CLUJ-NAPOCA. Politica referitoare la calitate este parte

integrantă a politicii generale a USAMV CLUJ-NAPOCA.

Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii, politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii

USAMV CLUJ-NAPOCA sunt cunoscute, intelese şi implementate de întreg personalul, la toate nivelurile

USAMV CLUJ-NAPOCA.

Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii este valabilă pe durata mandatului, politica referitoare la

calitate şi obiectivele calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA sunt stabilite pe an academic.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 12 din 50

Pag 12 din 50




2.3.4.2. Declaraţia Rectorului în domeniul calităţii

DECLARAŢIA RECTORULUI

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINǍ VETERINARǍ CLUJ-NAPOCA

are ca obiectiv major să se meţină în topul instituţiilor de învăţământ superior din Romania – la categoria

Universităţi de cercetare avansată şi educaţie, prin calitatea serviciilor, seriozitate şi performanţă.

Realizarea acestei politici se bazează pe proiectarea, implementarea, certificarea şi menţinerea unui

sistem de management al calităţii SR EN ISO 9001:2008 care să conducă la atingerea urmatoarelor

deziderate:

Dezvoltarea activităţii de cercetare pentru a putea menţine şi integra cunoaşterea ca o bază a


zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare şi al ştiinţelor vieţii în general;

Perfecţionarea programelor de studii pe cele trei cicluri şi lărgirea ariei de studii postuniversitare;

Creşterea ofertelor de servicii şi diversificarea activităţii universităţii pentru creşterea veniturilor

extrabugetare şi întărirea dimensiunii anteprenoriale a universităţii;

Promovarea excelenţei prin creşterea calităţii învăţământului şi a cercetării, a pregătirii studenţilor;

Creşterea cooperării dintre facultăti şi departamente pentru promovarea unităţii si calităţii în

ansamblul actului de predare, cercetare, inovare;

Întărirea cooperării cu universităţile de profil din ţară şi cele din Uniunea Universităţilor Clujene în

beneficiul educaţiei, cercetării şi promovării valorilor academice;

Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;

Promovarea imaginii universităţii şi a realizărilor sale pentru creşterea atractivităţii tuturor

specializărilor existente la nivel de licenţă, masterat, doctorat şi susţinerea constantă a promovării

educaţiei continue şi la distanţă;

Asigurarea condiţiilor materiale administrative, tehnice şi manageriale corespunzătoare pentru

desfăşurarea procesului de învăţământ şi a cercetării ştiinţifice la standardele internaţionale;

Crearea condiţiilor de muncă şi a oportunităţilor necesare pentru dezvoltarea personală şi

profesională a tuturor angajaţilor şi promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane

înalt calificate..

RECTOR

USAMV CLUJ-NAPOCA

Prof.univ.Dr. PAMFIL DORU

______________________

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 13 din 50

Pag 13 din 50




SECŢIUNEA 3

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITATII

3.1. Elaborare

Responsabilitatea elaborarii MSIMC o are RSIMC.

Elaborarea manualului se realizeaza in format electronic, accesul pentru operare facandu-se pe baza de

parola.

3.2. ANALIZA, AVIZARE SI ACTUALIZARE

Manualul este analizat si actualizat de catre RSIMC anual in colaborare cu functiile relevante.

Persoanele care analizeaza si avizeaza manualul trebuie sa posede cunostinte si sa dispuna de informatii

suficiente privind cerintele standardelor si altor documente de referinta pentru sistemul integrat de

management al calitatatii.

Verificarea manualului este efectuata de RM.

3.3. APROBARE

Manualul (inclusiv modificarile) se aprobă de catre Rectorul universitatii prin semnare si stampilare

pe pagina frontala şi este validat de Preşedintele Senatului prin semnare şi ştampilare pe pagina frontalǎ.

Manualul devine aplicabil de la data aprobarii.

3.4. DIFUZARE SI GESTIONARE

RSIMC pastreaza originalul manualului.

Manualul este multiplicat in numarul necesar de exemplare, stabilit prin Lista de difuzare F-PS-01-

02 si difuzat pe baza de semnatura la destinatarii stabiliti.

Manualul este pastrat in conditii de integritate si lizibilitate de catre destinatari si este disponibil

pentru consultare tuturor salariatilor din compartimentul destinatar.

Transmiterea manualului la autoritati, clienti, etc. se face cu aprobarea Rectorului.

3.5. MODIFICARE

Manualul poate fi modificat partial (un nr. de pagini) sau reeditat in intregime.

Modificarile se inscriu in pagina cu indicatorul reviziilor, Formular F-PS-01-03 si se mentioneaza pe

fiecare pagina modificata (numar revizie, data).

Modificarile sunt analizate si aprobate de aceleasi functii ca si documentul initial si difuzate dupa

aceeasi procedura.

La retragerea exemplarelor (paginilor) modificate, RSIMC semneaza in Lista de difuzare/retragere

pentru confirmarea retragerii prompte a documentelor inlocuite.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 14 din 50

Pag 14 din 50




3.6. ARHIVA DE ISTORIE

Modificarile succesive ale exemplarului original al MSIMC se gestioneaza de catre RSIMC, in arhiva

de istorie, pentru scopuri juridice. Pe exemplarele pastrate se mentioneaza ANULAT.

Identificare

Editiile tinute sub control ale manualului si modificarile successive se identifica prin nr. de Ediţie si

Revizie, Data aplicării.

SECŢIUNEA 4

SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

4.1 CERINŢE GENERALE

Conducerea universitatii a stabilit, documentat, implementat si mentine un SIMC adecvat activitatilor

specifice si a stabilit sa imbunatateasca continuu eficacitatea acestuia in conformitate cu cerintele

standardului ISO 9001:2008 .

În acest scop Conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA:

a) a identificat procesele necesare sistemului integrat de managementul calitatii.

In Anexa 1 la MSIMC se prezinta o lista a acestor procese.

Procesele necesare SIMC sunt procese de management si asigurarea resurselor, de realizare a serviciilor, de

monitorizare si imbunatatire.

b) a stabilit succesiunea si aplicarea acestor procese in cadrul universitatii.

In Anexa 2 la MSIMC se prezinta o schema a succesiunii si aplicarea proceselor SIMC in cadrul

universitatii.

c) a determinat interactiunile dintre procesele SIMC.

In Anexa 3 la MSIMC si in fisele de proces se prezinta o descriere a interacţiunilor dintre procese si

managementul acestora (documente, inregistrari);

d) a determinat criteriile si metodele eficace de desfasurare si control a acestor procese;

Aceste criterii si metode sunt prezentate in documentele SIMC (Fise de proces, proceduri, regulamente,

legislatie, etc.)

e) au fost asigurate resursele si informatiile necesare pentru eficacitatea desfasurarii si controlului acestor

procese.

Resursele umane şi infrastructura sunt descrise la SECŢIUNEA 6 şi in fisele de proces.

Documentele si alte suporturi de informatii sunt identificate in procedura PS-01 “Controlul

documentelor”. f) monitorizeaza desfasurarea proceselor functie de aspectele planificate, verifica si analizeaza rezultatele

obtinute

g) implementeaza actiunile necesare realizarii rezultatelor planificate si imbunatatirea continua a acestor

procese si serviciilor realizate.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 15 din 50

Pag 15 din 50




4.2. CERINTE REFERITOARE LA DOCUMENTATIE

4.2.1. Cerinţe generale

Documentatia SIMC include :

a) declaraţia de politică referitoare la calitate si obiectivele calitatii (Anexa 4 la MSIMC);

b) manualul calităţii USAMV CLUJ-NAPOCA (MSMC-02);

c) proceduri documentate cerute de acest standard (PS);

d) proceduri operaţionale pentru serviciile de bază (PO);

e) documente interne si externe pentru asigurarea eficacitatii planificarii, desfasurarii si controlului

proceselor SMC;

f) inregistrarile cerute de ISO 9001:2008 şi de documentele SMC;

Documentatia SMC este limitata la serviciile realizate, dar are o componenta externa (legislatie,

regulamente, standarde, ghiduri) semnificativa.

O parte din documente sunt inregistrate si pastrate pe suport electronic.

4.2.2. Manualul Calităţii

Manualul Calităţii documentat (cod MSMC-02) include :

a) politica si obiectivele calitatii;

b) descrierea modului de aplicare a cerintelor ISO 9001:2008 la domeniul de activitate al USAMV si

justificarea excluderilor;

c) referire la procedurile documentate pentru SMC;

d) descrierea interactiunilor dintre procesele SMC.

4.2.3. Controlul documentelor

In Sistemul Integrat de Management se ţin sub control documentele necesare funcţionarii SIMC atat

cele interne cat si cele externe.

Pentru controlul documentelor s-a implementat procedura documentată PS–01 “Controlul

documentelor” care defineste activitatile desfasurate pentru :

a) aprobarea documentelor inainte de emitere privitor la adecvarea acestora la specificul activitatilor

administrative;

b) analiza periodica si daca este cazul, actualizarea si reaprobarea documentelor;

c) asigurarea identificarii modificarilor si stadiului reviziilor curente ale documentelor in indicatorul

reviziilor;

d) asigurarea accesului intregului personal la versiunile in vigoare ale documentelor necesare

desfasurarii activitatilor prin difuzarea acestora;

e) pastrarea documentelor in stare de identificare si lizibilitate in dosare, bibliorafturi;

f) identificarea documentelor de origine externa, procurarea editiilor relevante si asigurarea accesului

sau daca este necesar distributiei controlate a acestora;

g) asigurarea retragerii prompte a documentelor perimate din locurile de utilizare si identificarea celor

pastrate pentru istorie pentru evitarea utilizarii lor neintentionate .

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 16 din 50

Pag 16 din 50




In Anexa 1 la procedura “ Controlul documentelor”, cod PS-01 se prezinta Lista documentelor

interne si externe ale SIMC tinute sub control .

4.2.4. Controlul înregistrarilor

In Sistemul Integrat de Management se pastreaza inregistrari ale activitatilor desfasurate si rezultatele

obtinute in monitorizarea proceselor pentru a furniza dovezi de conformitate cu cerintele planificate si de

functionare eficace a SIMC.

Pentru a se asigura elaborarea, pastrarea in buna stare si regasirea cu usurinta a inregistrarilor a fost

stabilita procedura documentata PS-02 “Controlul inregistrarilor”.

Procedura stabileste activitatile desfasurate pentru:

a) identificarea si elaborarea inregistrarilor;

b) colectarea si depozitarea acestora;

c) pastrarea in conditii de securitate si protejarea pentru o perioada determinate de timp;

d) accesul si regasirea lor pe perioada de pastrare;

e) eliminarea inregistrarilor dupa expirarea perioadei de pastrare;

Procedura tine sub control atat inregistrarile interne din desfasurarea serviciilor proprii cat si

inregistrarile externe care contin dovezi obiective privind realizarea activitatilor, relatiile cu clientii,

furnizorii si alte parti interesate.

Procedura PS – 02 contine in Anexa 1 o lista centralizatoare a tuturor inregistrarilor tinute sub control in

SMC.

4.3. Organizarea Sistemului Integrat de Management al Calităţii

Conducerea si personalul USAMV CLUJ-NAPOCA au constientizat faptul ca implementarea unui

sistem integrat de management al calitatii a devenit o necesitate, in conditiile cresterii exigentei in ceea ce

priveste calitatea invatamantului superior.

Accentul trebuie pus pe managementul strategic al calitatii bazat pe satisfactia clientilor (a

studentilor), motivarea si satisfactia personalului, munca bine facuta, eficacitatea demersului spre excelenta si

nu doar exclusiv pe aspectele tehnice ale calitatii care sa demonstreze concordanta cu reglementarile din

domeniu.

În cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA este implementat, mentinut si imbunatatit continuu, un sistem de

management al calitatii SR EN ISO 9001:2008.

Proiectarea, documentarea si implementarea sistemului integrat de management al calitatii s-au realizat in

mod organizat si planificat prin intermediul Echipelor de lucru.

La documentarea sistemului de management al calitatii s-au parcurs urmatorii pasi:

organizarea privind elaborarea documentelor de sistem;

stabilirea documentelor si a proceselor necesare;

conceptia documentelor;

verificarea si avizarea documentelor;

aprobarea documentelor.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 17 din 50

Pag 17 din 50




Dupa elaborarea documentatiei s-a procedat la implementare a documentelor de sistem care a costat din:

pregatirea pentru implementare;

aplicarea experimentala;

validarea finala.

Documentele de sistem sunt structurate pe patru nivele dupa cum urmeaza:

nivel I - Manualul Calitatii SR EN ISO 9001:2008

nivel II - Proceduri Generale si Proceduri de Sistem

nivel III - Proceduri specifice, Proceduri Operationale

nivel IV - Alte documente generate intern si documente din surse externe

Sistemul Integrat de Management al Calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA a fost proiectat, documentat si

pus in aplicare si este mentinut in asa fel incat sa se asigure respectarea cerintelor standardului de referinta

SR EN ISO 9001:2008, precum si imbunatatirea continua a calitatii activitatilor organizatiei noastre.

In acest scop:

am identificat procesele necesare;

am determinat etapele proceselor si interactiunile dintre acestea;

am stabilit criteriile si metodele necesare pentru asigurarea derularii efective si tinerea sub

control a acestor procese;

am asigurat disponibilitatea resurselor si informatiilor necesare pentru derularea si

monitorizarea acestor procese;

am identificat activitatile/procesele necesare de masurare, monitorizare si analiza si am

implementat masurile corespunzatoare pentru diferitele procese, pentru a realiza obiectivele

planificate precum si procesul de imbunatatire continua.

Procesele USAMV CLUJ-NAPOCA sunt descrise prin intermediul procedurilor.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 18 din 50

Pag 18 din 50




SR EN ISO

9001: 2008

MC

SR EN ISO 9001: 2008

Disponibil pentru parteneri Manual de conducere şi prezentare

PG, PS,

PSP, PO

Alte documente generate

intern şi documente din

surse externe

Se consultă de către client

la USAMV Cluj-Napoca

Pentru personalul din

USAMV Cluj-Napoca

Moduri de funcţionare şi operare

Înregistrări ale calităţii Dovezi

Structura documentelor SIMC

SR EN ISO 9001:2008 la nivelul

UNIVERSITĂŢII DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINA VETERINARĂ

CLUJ-NAPOCA

Sistemul Integrat de management al calitatii USAMV CLUJ-NAPOCA a luat in considerare

abordarea procesuala si sistemica, coreland-o cu specificul organizatiei si cu structura sa organizatorica.

Structura organizatorica a USAMV CLUJ-NAPOCA este reprezentata prin Organigramă, Fisele postului si

Regulamentului Intern, Cartei Universitare.

Sistemul nostru de procese, este gandit sa se desfasoare astfel incat sa indeplineasca cerintele tuturor partilor

implicate, evident cu respectarea reglementarilor legale in vigoare.

Principalele categorii de procese care se desfasoara in USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:

Procese cheie

USAMV CLUJ-NAPOCA considera acele procese care sunt initiate si derulate pentru studenti, ca

fiind „procese cheie” ale organizatiei. Procesele cheie ale USAMV CLUJ-NAPOCA sunt:

Procesul de cercetare (proiectare-dezvoltare)

Procesul de admitere

Procesul de predare si invatare

Procesul de evaluare a studentilor

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 19 din 50

Pag 19 din 50




Procesul de organizare si derulare a programelor de licenta

Procesul de organizare si derulare a programelor de masterat

Procesul de organizare si derulare a programelor de doctorat

Cursurile de vara

Acordarea titlului de Doctor Honoris Causa

Procese suport

Aceste categorii de procese asigura conditiile cadru pentru derularea proceselor cheie, si in

conformitate cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001, ele cuprind in parte, urmatoarele procese

principale:

Procese de management, prin care se reflecta angajamentul managementului pentru calitate si dintre

cele mai importante sunt:

- Stabilirea politicii si obiectivelor calitatii;

- Planificarea calitatii;

- Controlul documentelor, inregistrarilor si al datelor;

- Analiza efectuata de management.

Procese de management al resurselor, care au la baza asigurarea diferitelor categorii de resurse

(umane, materiale si financiare), asigurarea infrastructurii si a mediului de lucru necesare realizarii

conformitatii serviciilor USAMV CLUJ-NAPOCA.

Din categoria proceselor de realizare a produsului fac parte:

- procese cheie enumerate mai sus care sunt considerate in acest caz procese aparte de importanta

prioritara pentru USAMV CLUJ-NAPOCA.

- procese suport, procese descrise prin procedurile administrative (proceduri operationale), etc.

Procese de masurare, analiza si imbunatatire, care sunt orientate spre satisfactia clientului,

analiza datelor, controlul produsului neconform, monitorizarea si masurarea proceselor si

produselor, controlul produselor, si dintre care fac parte:

- Actiunile corective si preventive, identificarea si aplicarea lor;

- Imbunatatirea continua;

- Auditurile interne al calitatii.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 20 din 50

Pag 20 din 50




ORGANIGRAMA USAMV CLUJ-NAPOCA

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 21 din 50

Pag 21 din 50




SECŢIUNEA 5

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1. ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI

Rectorul USAMV CLUJ-NAPOCA a decis sa dezvolte, sa implementeze si sa certifice un SIMC in

activitatea universitatii.

Pentru imbunatatirea continua a eficacitatii SIMC:

a) s-a comunicat importanta satisfacerii cerintelor clientilor si a celor legale;

b) s-a definit politica si s-au stabilit obiectivele calitatii pentru activitatile de baza .

c) s-a asigurat disponibilitatea resurselor materiale si umane pentru documentarea si implementarea SIMC si

resurselor materiale si documentare necesara functionarii SIMC si proceselor acestuia.

d) s-a comunicat importanta satisfacerii cerintelor legale si de reglementare;

e) s-a decis analiza de management a sistemului pentru a se asigura adecvarea continua si eficacitatea

sistemului.

5.2. ORIENTAREA CATRE CLIENT

Conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA analizeaza cu atentie necesitatile si solicitarile clientilor,

deciziile conducerii universitatii si legislatia aplicabila si stabileste modul de realizare a acestora.

Analiza necesitatilor (cerinte sociale, de studiu, de cercetare,etc.) este raportata de fiecare data la necesitatile

clientului si se stabileste desfasurarea activitatilor in acest scop pentru satisfacerea acestora.

Beneficiarii serviciilor sunt solicitati sa coopereze in stabilirea si realizarea optima a serviciilor solicitate.

Periodic este evaluat modul de satisfacere a cerintelor si nivelul de satisfactie al clientilor (cadrele didactice

si nedidactice a structurii educationale, studentii si parintii studentilor) si raportat conducerii universitatii.

5.3. POLITICA REFERITOARE LA CALITATE

Declaratia de politica referitoare la calitate, cuprinsa în Anexa 4 la MC si difuzata in compartimente

are in vedere calitatea serviciilor specifice si este orientata spre satisfacerea cerintelor clientilor si

imbunatatirea continua a eficacitatii SIMC.

Politica a fost armonizata cu strategia si politica referitoare la calitate da la nivelul universitatii.

Politica impreuna cu obiectivele calitatii formeaza un document de sine statator care este difuzat la

toti colaboratorii, este discutat si evaluat la auditurile interne si analiza efectuata de management pentru a se

asigura adecvarea continua a politicii si realizarea obiectivelor.

5.4. PLANIFICAREA

5.4.1. Obiectivele calitatii

Obiectivele calitatii sunt stabilite pentru activitatile specifice ale USAMV CLUJ-NAPOCA.

Conducerea a stabilit obiectivele in concordanta cu politica referitoare la calitate, cu obiectivele la nivelul

universitatii si cu cerintele pentru serviciile furnizate.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 22 din 50

Pag 22 din 50




Obiectivele calitatii sunt masurabile sau au indicatori masurabili pentru a putea fi evaluate la audituri

si analize efectuate de management.

Obiectivele sunt stabilite pentru:

(1) Pentru procesul de Predare-Invatare Asigurarea de resurse adecvate la nivelul diplomelor oferite: laboratoare, colectii, muzeu, statiune

didactica experimentala;

Asigurarea de materiale didactice moderne si resurse bazate pe noile tehnologii pentru predare si

bibliografie (flipchart, retroproiector, videoproiector, e-mail, internet, pagina Web) si resurse de

invatare in format electronic.

(2) Pentru activitatea de cercetare Asigurarea de conditii optime pentru determinari, analize, expertize in laboratoarele de cercetare;

Asigurarea condiţiilor pentru creşterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice

(nationale si internationale);

Cresterea nivelului de atragere a fondurilor de finantare a cercetarii din resurse contractuale din

gonduri nationale /internationale si de la alti finantatori (fundatii, societati private);

Asigurarea condiţiilor pentru creşterea numarului si nivelului de participare la manifestari stiintifice

(nationale si internationale);

Acreditarea de laboratoare /centre de cercetare stiintifica.

(3) Pentru proiecte de dezvoltare, investitii, achizitii de mijloace fixe Incadrarea in devizele de cheltuieri si termenele de finalizare si punere in functiune la investitiile si

achizitiilete planificate.

(4) Pentru procesele administrative Generalizarea aplicarii de programe software specializate in gestiune;

Finalizarea realizarii retelei intranet in toate compartimentele administrative si generalizarea

comunicarii si administrarii in retea informatica.

(5) Pentru serviciile sociale studentesti

Perfectionarea serviciilor sociale studentesti prin integrarea studentilor cu nevoi speciale, antrenarea

de finantari , accesul la servicii intranet in camin;

Asigurarea unui nivel sporit de acoperire a solicitarilor de acces la camin si cantina.

(6) Pentru servicii de studiu si documentare Cresterea fondului documentar carti si publicatii periodice de specialitate prin abonamente si achizitii

anuale

(7) Pentru servicii de comunicare

Largirea retelei intranet pentru comunicare intre toate compartimentele universitatii si pentru acces

din salile de curs;

Largirea accesului la intranet pentru camin, biblioteca, etc.

Cresterea numarului de comunicari si accesul la publicatiile proprii, inclusiv electronice;

Crearea si dezvoltarea suportului informational pentru comunicarea in cadrul sistemului de

management al calitatii.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 23 din 50

Pag 23 din 50




5.4.2. Planificarea SIMC

a) Planificarea SIMC este realizata prin:

planificarea obiectivelor calitatii

planificarea proceselor SIMC, inclusiv a interactiunilor dintre acestea

planificarea pentru investitii, dotari si achizitii

planificari in cadrul SIMC: audituri interne, analize

planificari operative ale activitatilor in curs de desfasurare

b) In cazul necesitatii unor schimbari in SIMC (structura de personal, sediu, resurse) aceste schimbari

sunt planificate si analizate cu factorii implicatiastfel incat la implementarea lor sa se mentina integritatea

SIMC.

5.5. RESPONSABILITATE, AUTORITATE SI COMUNICARE

5.5.1. Responsabilitate si autoritate

Conducerea universitatii a stabilit responsabilitatile si autoritatile, le-a definit in organigrama, decizii,

fise de post si documentele SIMC pentru fiecare functie.

O serie de responsabilitati si autoritati sunt cuprinse in legislatie, ordine ale ministrului sau in

regulamente interne.

Aceste responsabilitati au fost comunicate prin documente scrise si prin instruiri pentru care se

pastreaza inregistrari (decizii, fise de post, PV de instruire).

Organigrama universitatii se prezinta in Anexa 5 la MSIMC.

Pentru responsabilitati care nu sunt incluse in fisele de post sunt emise decizii pentru persoanele care

sunt numite de conducerea universitatii sa indeplineasca anumite activitati specifice.

Liniile generale de responsabilitate si autoritate pentru functionarea SIMC sunt prezentate in

continuare, iar detaliile responsabilitatilor pentru anumite activitati sunt cuprinse in proceduri si alte

documente ale SIMC:

I. Rectorul

Rectorul este conducatorul principal al activitatilor academice si administrative din Universitate.

Rectorul conduce activitatea Colegiului Academic.

Rectorul actioneaza astfel incat sa aplice prevederile Cartei si regulamentelor Universitatii deciziile luate

de Senat. Rectorul este responsabil de activitatea sa in fata Senatului.

Rectorul poate delega oricare din competentele sale prorectorilor.

In perioada in care lipseste din Universitate, din motive intemeiate, rectorul desemneaza dintre prorectori

pe cel care il inlocuieste.

Rectorul are urmatoarele competente:

- numeste si elibereaza din functie decanii, prodecanii, directorii de departamente, in conformitate

cu prevederile Cartei Universitatii;

- dispune inmatriculari si exmatriculari ale studentilor;

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 24 din 50

Pag 24 din 50




- acorda titlul de doctor pe baza propunerilor facultatilor, in urma indeplinirii procedurilor legale in

vigoare;

- reprezinta Universitatea in raporturile cu Ministrul Invatamantului, in Consiliul National al

Rectorilor si in organismele internationale la care Universitatea este afiliata;

prin declaratia sa privind calitatea stabileste liniile directoare pentru fundamentarea si documentarea

politicii referitoare la calitate, a obiectivelor calitatii;

aproba obiectivele calitatii universitatii;

numeste reprezentantul managementului in domeniul calitatii la nivel de universitate prin persoana

prorectorului cu asigurarea calitatii si resursa umana,

aproba documentele de sistem si urmareste implementarea lor;

conduce analiza efectuata de management;

analizeaza periodic functionarea SIMC si aproba/dispune masuri de imbunatatire

II. Prorectorii

Prorectorii indeplinesc acele functii care le sunt delegate de catre rector prin ordin scris (sau decizie).

III. Prorectorul cu asigurarea calităţii si resursa umană

Implementeaza politica calitatii rectorului;

Se asigura ca procesele necesare SMC si SIMC sunt stabilite implementate si mentinute;

Se asigura ca este promovata in cadrul USAMV constientizarea cerintelor clientilor;

Comunica cu organizatii externe in probleme legate de SMC si SIMC;

Raporteaza catre rector performantele sistemului integrat de management al calitatii, incluzand necesitati

pentru imbunatatire;

Coordoneaza activitatea Departamentul de Asigurarea Calitatii;

Asigura cunoasterea, intelegerea si implementarea politicilor referitoare la calitate si obiectivele calitatii

universitatii de catre personalul organizatiei;

Urmareste aplicarea documentelor de sistem in cadrul organizatiei;

Avizeaza programele de actiuni corective si preventive;

Avizeaza planificarea auditurilor interne si a rapoartelor de audit;

Participa la analiza periodica a functionarii SMC si SIMC in cadrul universitatii si propune masuri de

imbunatatire.

IV. Preşedintele senatului

Senatul reprezintă comunitatea universitară şi este cel mai înalt for de conducere al Universităţii de

Ştiinţe Agricole şi Medicină Veterinară din Cluj-Napoca (USAMV CLUJ-NAPOCA). Senatul universitar are

funcţie de deliberare, decizie şi control şi asigură conducerea universităţii în concordanţă cu legislaţia în

vigoare, cu principiile autonomiei universitare, cu prevederile Cartei universitare şi cu propriile hotărâri.

Senatul este condus de Preşedintele senatului.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 25 din 50

Pag 25 din 50




V. Senatul:

adopta Carta si regulamentele de functionare a Universitatii, precum si orice modificari ale acestora;

aproba infiintarea, divizarea, concentrarea si desfiintarea de sectii, departamente, catedre, unitati de

cercetare, servicii sau unitati de productie pe baza propunerilor facultatilor avizate de Consiliul Academic

si Consiliul de Administratie;

aproba infiintarea sau desfiintarea de cursuri sau scoli postuniversitare pe baza propunerilor avizate de

Colegiul Academic si Consiliul de Administratie;

aproba cifrele de scolarizare pe baza propunerilor facultatilor, departamentelor si colegiilor, avizate de

Consiliul Academic si Consiliul de Administratie;

valideaza alegerile rectorului, decanilor, directorilor de departament si consiliilor facultatilor si

departamentelor;

adopta planul strategic de dezvoltare a institutiei de invatamant superior, elaborat pe o perioada de 4 ani

si planul anual actualizat, in acord cu strategiile si standardele nationale ale dezvoltarii invatamantului

superior

valideaza rezultatele concursurilor de ocupare a posturilor de conferentiar si profesor, aprobate de

colegiul academic; avizeaza propunerile Colegiului Academic privind conducatorii de doctorat si

candidatii institutiei pentru Consiliile nationale si alte organisme nationale ale invatamantului superior;

acorda titlurile de profesor emerit, profesor consultant, Doctor Honoris Causa, Profesor Honoris Causa si

Membru de Onoare al Senatului;

aproba propunerile facultatilor de noi specializari la doctorat;

valideaza constituirea Comisiei de Etica si decide, pe baza recomandarilor acestuia, in litigii privind

activitatea cadrelor didactice si cercetatorilor;

aproba documentele de sistem

VI. Responsabilitati si autoritati organisme colective de coducere

a) Departamentul

Departamentul organizeaza si coordoneaza activitatea de invatamant si cercetare stiintifica in domenii

academice specifice.

Departamentul are urmatoarele competente:

- propune planurile de invatamant pentru specializari;

- intocmeste, aproba si evalueaza programele disciplinelor de studiu si ale activitatilor de

- pregatire practica;

Stabileste modalitatile de evaluare a studentilor in acord cu normele generale stabilite de consiliul

facultatii;

Analizeaza si avizeaza cererile de recunoastere sau echivalare a creditelor de studii;

Intocmeste statele de functii si personal didactic;

Evalueaza activitatea corpului profesoral si a personalului de cercetare din catedra;

Asigura realizarea de catre corpul profesoral si de catre personalul de cercetare a obligatiilor din statele

de functii;

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 26 din 50

Pag 26 din 50




Propune recompense si sanctiuni pentru corpul profesoral si pentru personalul de cercetare din catedra;

Propune scoaterea la concurs a posturilor didactice si de cercetare;

Organizeaza concursurile pentru ocuparea posturilor didactice si de cercetare;

Propune cadrele didactice asociate si avizeaza;

Coordoneaza activitatea de cercetare din departament si organizeaza manifestari stiintifice;

Utilizeaza resursele materiale si financiare puse la dispozitie cu respectarea prevederilor legale;

Asigura respectarea si aplicarea legislatiei in vigoare;

Isi desfasoara activitatea conform procedurilor aplicabile si a Manualului Calitatii.

Consulta si analizeaza documentele de sistem si urmareste implementarea lor.

VI. Consiliul facultăţii

Consiliul facultatii organizeaza si conduce intreaga activitate din facultate. Conducerea operativa a

facultatii este asigurata de catre biroul consiliului sau de catre decan.

Consiliul facultatii sau departamentului are urmatoarele competente:

defineste si redefineste misiunile facultatii;

propune Senatului Universitar infiintarea sau desfiintarea de sectii si directii de specializare;

elaboreaza si avizeaza planurile de invatamant;

aproba comisiile de concurs pentru ocuparea posturilor didactice de preparator, asistent si lector

(sef de lucrari) si propune comisiile de concurs pentru ocuparea posturilor de conferentiar si

profesor; aproba acordarea titlurilor didactice de preparator, asistent si lector (sef de lucrari) si

avizeaza acordarea titlurilor didactice de conferentiar si profesor;

aproba cadrele didactice asociate;

avizeaza statele de functii si personal didactic elaborate de catre catedre;

decanul si seful de departament sunt raspunzatori pentru corectitudinea intocmirii statelor de functii si

personal didactic;

organizeaza manifestari stiintifice;

initiaza, cu aprobarea Biroului Senatului, activitati aducatoare de venituri;

stabileste, cu aprobarea Senatului sau a Biroului Senatului, acorduri de colaborare cu institutii

din tara sau din strainatate.

aproba obiectivele calitatii la nivel de departament/facultate;

consulta si analizeaza documentele de sistem si urmareste implementarea lor;

realizeaza analiza managementului la nivelul facultatii/departamentului conform procedurii cod;

analizeaza, evalueaza si propune masurile necesare dupa caz, cu privire la:

- structura organizatorica;

- actualizarea Fiselor de post;

- structura si gradul de implementare a sistemului de management al calitatii;

- functionarea sistemului de management al calitatii;

- alocarea adecvata a personalului si a resurselor materiale si financiare;

- nivelul performantelor si al calitatii serviciilor;

- informarile periodice prezentate de RC;

- programele de imbunatatire;

- eficacitatea aplicarii Programelor de actiuni corective si preventive cod PS-05-F1

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 27 din 50

Pag 27 din 50




- stabilirea, planificarea si monitorizarea actiunilor de imbunatatire;

- noi perfectionari legate de calitate si indicatori pentru masurarea obiectivelor propuse;

- pregatirea, motivarea si implicarea angajarilor;

- rezultatele auditurilor interne si externe;

- asigurarea indrumarii acolo unde este necesar;

- urmarirea realizarilor si luarea deciziilor (cu caracter de propunere) cu privire la actiunile viitoare.

VII. Comisia de etică

Comisia are misiunea de a-si elabora propriul statut, de a elabora recomandari privind etica universitara,

deontologia cercetarii stiintifice, politica de echitate interna a Universitatii, relatiile dintre diferitele

grupuri de interese din sanul comunitatii universitare.

Rectorul se va adresa Colegiului de Etica pentru aviz in cazuri de litigii intre facultati, reclamatii grave

ale unor membri ai comunitatii, retragerea titlurilor stiintifice, a titlurilor onorifice, excluderea unui cadru

didactic sau cercetator din comunitatea universitara.

In relatiile formale cu membrii Universitatii, Comisia de Etica poate fi reprezentata prin patru persoane,

daca una dintre acestea este presedintele sau un vicepresedinte;

Cadrele didactice sau angajatii tesa se pot adresa comisiei de etica pentru lamurirea unor divergente

interne.

VIII. Consiliul pentru asigurarea calităţii si resursa umană

Misiunea Consiliul pentru asigurarea calităţii si resursa umană este de a coordona activitatea de asigurare

a calitatii programelor de studiu oferite de facultate, precum si de a monitoriza functionarea sistemului de

management al calitatii adoptat de Senat.

Promoveaza si consolideaza in cadrul facultatii o cultura a calitatii;

Asigura aplicarea Declaratiei Rectorului;

Evalueaza capacitatea facultatii de a satisface asteptarile beneficiarilor si standardele de calitate;

Propune Senatului strategii de ameliorare a sistemului integrat de management al calitatii in cadrul

facultatii;

Apara interesele beneficiarilor de educatie, directi si indirecti, prin producerea si publicarea unor

informatii sistematice, coerente si credibile, despre calitatea educatiei;

Principalele atributii ale Consiliului sunt:

- Coordoneaza aplicarea procedurilor si activitatilor de evaluare a calitatii, aprobate;

- Formuleaza propuneri de imbunatatire a calitatii educatiei;

- Intocmeste anual Raportul de autoevaluare al facultatii.

IX. Consiliul pentru Probleme Sociale Studenţeşti

Consiliul pentru Probleme Sociale Studentesti este format din reprezentantii studentilor in Senat, ai

serviciilor functionale si din prodecani sau reprezentanti ai consiliilor facultatilor. Consiliul pentru

Probleme Sociale Studentesti este condus de un prorector.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 28 din 50

Pag 28 din 50




Consiliul se ocupa de administrarea serviciilor sociale pentru studenti (camine, cantine, servicii

culturale, sportive etc.)

X. Directorul General Administrativ

Este conducatorul administratiei universitare si reprezentantul managementului pentru calitate;

Este responsabil de buna functionare administrative si financiar-contabila a universitatii;

Pune in practica deciziile strategice si politica conducerii universitatii in ce priveste Directia

Administrativa;

Participa la managementul strategic la universitatii;

Are responsabilitatea eficientei compartimentelor administrative si ameliorarii eficacitatii gestionarii

resurselor universitatii;

Dispune serviciilor administrative executarea deciziilor conducerii universitatii, urmareste si raporteaza

executarea acestora;

Tine evidenta la zi a efectivelor de studenti si cadre didactice;

Urmareste situatia financiara;

Asigura legalitatea deciziilor luate de conducerea universitatii si de structurile administrative;

Asigura documentatia necesara functionarii univesritatii p linie administrative;

Avizeaza/aproba documentele sistemului de managementul calitatii si obiectivele calitatii;

Efectueaza analiza de management a SIMC prin delegare din partea rectorului;

Analizeaza si actualizeaza politica si obiectivele generale ale conducerii administrative;

Raporteaza rectorului privind functionarea SIMC ale conducerii administrative;

5.5.3. Comunicarea internă

Conducerea universitatii si conducerea administrativa au stabilit procese de comunicare interna atat pe

linie de autoritate cat si intercompartimentala realizate prin:

Comunicari documentate pe linie de autoritate: Hotarari, decizii, fise de post continand

responsabilitati si dispozitii pentru realizarea activitatilor de catre personal sau compartimentele

functionale;

Informari, raportari si propuneri ale personalului sau compartimentelor catre conducere (exercitiu

bugetar, executie decizii, evaluare, autoevaluare, hotarari ale senatului; hotarari ale consiliului de

administratie);

Comunicari la avizierele facultatilor si rectoratului;

Comunicari prin e-mail in reteaua intranet a universitatii;

Comunicari in sedintele de senat, comisii si comitete;

Comunicari la reuniuni profesionale, cercuri studentesti;

Comunicari pe pagina web a universitatii;

Comunicarile scrise se transmit ierarhic prin secretariatul rectoratilui si secretariatele facultatilor.

Informatiile privind functionarea si eficacitatea SIMC constau in:

Planuri de activitati si programe de imbunatatire a SIMC;

Rapoarte de audit si de analiza de date sau analiza de management;

Programe de actiuni corective si preventive

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 29 din 50

Pag 29 din 50




si se realizeaza astfel:

Rector Secretarul Sef Direcorul General Administrativ

Rector Consiliul de Administratie Decani Consiliul Facultaţii

Rector Consiliul de Administratie Decani Directori de departamente

Rector Prorectori Departamente subordonate prorectorilor

Rector Prorector social, studenţesc Prodecani social, studentesc Prefectul studentilor Studenti

Rector Prefectul studentilor Reprezentantii studentilor in consiliile facultatilor Studenti

Informatiile privind functionarea SIMC circula de la Rector prin RSIMC si prin responsabilii cu

managementul calitatii din compartimente (sefi de compartimente). Informatia circula sub forma scrisa pe

inregistrari identificate si prin email.

Procedura “Comunicare interna”, cod PO-07 descrie desfasurarea procesului de comunicare din

cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA.

5.6. Analiza efectuată de management

5.6.1. Condiţii generale

Rectorul analizeaza anual SIMC din cadrul USAMV CLUJ-NAPOCA pentru a se asigura ca este in

continuare corespunzator, adecvat si eficace. Analiza se desfasoara sub forma de reuniune convocata de

rector cu o saptamana in avans. La analiza participa conducerea USAMV CLUJ-NAPOCA si responsabilii

proceselor .

Analiza abordeaza:

informatiile din functionarea SIMC pentru perioada anterioara;

necesitatile de schimbare si oportunitatile de imbunatatire in SIMC;

politica referitoare la calitate si obiectivele calitatii.

5.6.2. Elemente de intrare ale analizei

Elementele de intrare ale analizei efectuate de management sunt:

Rapoartele de autoevaluare;

Rezultatele auditurilor (interne si externe);

Feedback-ul de la clienti;

- Rezultatele monitorizarii satisfactiei clientilor;

- Reclamatii;

- Alte informatii legate de feedback-ul de la clienti;

Informatiile referitoare la furnizori;

Informatiile referitoare la caracteristicile si tendintele proceselor si serviciilor inclusiv oportunitatile

pentru actiuni preventive;

Schimbarile aparute in organizatie pe parcursul perioadei analizate;

Performanta proceselor;

Stadiul indeplinirii obiectivelor calitatii.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 30 din 50

Pag 30 din 50




Conformitatea produselor/serviciilor;

- Neconformitatile identificate;

- Reclamatiile;

Stadiul actiunilor corective si preventive

Stadiul de imbunatatire;

- Corectiile propuse pentru stingerea neconformitatilor;

- Actiunile corective si preventive intreprinse si eficienta acestora;

- Actiunile intreprinse pentru rezolvarea reclamatiilor si eficienta acestora;

- Actiuni de imbunatatire si eficienta acestora;

Actiuni de urmarire de la analizele de management efectuate anterior;

Schimbari care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii;

Analiza datelor (pentru a demonstrea, adecvarea si eficacitatea SIMC si pentru a se evalua

posibilitatile de imbunatatire) cu privire la:

- Satisfactia clientului;

- Cauzele aparitiei neconformitatilor si reclamatiilor;

- Conformitatea cu cerintele referitoare la serviciu,

- Conformitatea cu prevederile legale si alte cerinte;

- Caracteristicile si tendintele proceselor si serviciilor, inclusiv oportunitatile pentru actiuni

preventive;

- Furnizori.

Recomandari pentru imbunatatire.

5.6.3. Elemente de iesire ale analizei

Actiunile si deciziile stabilite la analiza se refera la :

imbunatatirea eficacitatii SIMC si proceselor sale;

imbunatatirea serviciilor furnizate in raport cu cerintele clientului;

revizie a politicii si obiectivelor calitatii;

necesitatea de resurse;

Inregistrarile privind desfasurarea analizei, actiunile si deciziile stabilite sunt cuprinse in Procesul Verbal

al analizei.

Actiunile de imbunatatire se pot constitui intr-un program cu termene si responsabilitati semnat de Rector

si difuzat participantilor si persoanelor care au responsabilitati in acest program.

RM urmareste realizarea masurilor stabilite si raporteaza la termene rectorului si la urmatoarea analiza de

management. Procesul de analiza efectuata de management este documentat in procedura “Analiza efectuata

de management”, cod PO-01.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 31 din 50

Pag 31 din 50




SECŢIUNEA 6

MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1. Asigurarea resurselor

Identificarea resurselor necesare pentru indeplinirea obiectivelor organizatiei (care au in vedere

inclusiv functionarea si imbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii si cresterea satisfactiei

clientilor) este responsabilitatea echipei manageriale. Identificarea resurselor pentru planificarea, operarea,

controlul si imbunatatirea continua a proceselor din cadrul departamentelor si facultatilor este

responsabilitatea fiecarui sef/director departamet, a Decanilor şi a coordonatorului Biroului de Politici ale

Resursei Umane.

Rectorul asigura alocarea resurselor necesare, care pot fi:

- umane, in conformitate cu organigrama in vigoare;

- materiale: echipament de lucru adecvat, echipament de protectia muncii (SSM), dotare PSI (SU);

- cladiri, sedii facultati, spatii de lucru si depozitare, utilitati asociate;

- documentare (acces la informatii, documentatii tehico-stiintifice, standarde, documentatii tehnice,

- legislatie aplicabila);

- financiare, adecvate realizarii tuturor obiectivelor propuse.

6.2. Resurse umane

Personalul USAMV CLUJ-NAPOCA implicat in activitati care influenteaza calitatea serviciilor este

competent prin studii, experienta, instruire specifica, si abilitati adecvate lucrarilor efectuate.

Instruirea are loc:

- La angajarea de personal nou;

- La schimbarea locului de munca al personalului existent;

- Permanent, pentru intregul personal al organizatiei. Instruirea pentru intregul personal al organizatiei

este planificata la inceputul fiecarui an academic.

Toate aceste forme de instruire implica atat latura profesionala a instruirii (inclusiv instruire privind sanatate

si securitate in munca si situatii de urgenta), cat si cea privind SIMC.

Mentinerea evidentei performantelor angajatilor se realizeaza prin intermediul dosarului personal si prin

intermediul evaluarii personalului.

6.2.2. Competenta, conştientizare şi instruire

Conducerea USAMV a determinat competenta necesara personalului care desfasoara activitati care

influenteaza calitatea serviciilor si le-a cuprins in fisele postului.

Personalul desfasoara o activitate de perfectionare continua prin participare la instruiri, conferinte,

simpozioane nationale si internationale, masterat, doctorat.

Conducerea evalueaza eficacitatea actiunilor intreprinse pentru perfectionarea personalului, iar anual

evalueaza nivelul de pregatire si cunostinte in domeniile serviciilor realizate pentru stabilirea necesitatilor

de instruire si acordarea calificativelor anuale.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 32 din 50

Pag 32 din 50




In dosarele personale si in dosarul de instruire a personalului se pastreaza inregistrari referitoare la studii,

cursuri, experienta prin grija compartimentului Resurse Umane.

Procedurile operationale “Competenta, constientizare, instruire”, cod PO-02 si “Managementul

resurselor umane”, cod PO-03 descriu activitatile prin care se asigura resurse umane competente.

6.3. INFRASTRUCTURA

Infrastructura care intra in gestiunea adminnistratiei universitatii este formata din: Cladiri cu amfiteatre, sali de studio, laboratoare, sali de conferinta, birouri, grupuri sanitare;

Camine si cantine;

Biblioteca;

Echipamente de laborator;

Calculatoare, imprimante, masini de copiat, telefoane;

Instalatii pentru utilitati: incalzire, climatizare, alimentare cu apa, iluminat, energie electrica si gaze;

Mijloace auto si de transport;

Mobilier din amfiteatre, sali de seminar, birouri, etc.

Infrastructura este gestionata si intretinuta pentru a asigura conditii optime procesului de invatamant,

servicii sociale, activitati administrative, culturale editoriale, etc. prin grija serviciului Tehnic si

compartimentului Administrare cladiri.

Mijloacele fixe si cladirile sunt inventariate anual.

Directia Administrativa are ca responsabilitate si dezvoltarea investitionala a patrimoniului universitatii.

DGA prezinta anual, in fata senatului un raport privind starea administratiei universitatii.

Procedura operationala “Mentenanta echipamentelor”,cod PO-03 descrie desfasurarea procesului de

mentenanta a echipamentelor din dotare ( instalatii pentru utilitati, mijloace auto utilitare si de transport, etc.)

6.4. MEDIUL DE LUCRU

Conditiile din amfiteatru, sali, birouri, laboratoare, grupuri sociale, biblioteci sunt adecvate

desfasurarii activitatilor in conditii bune: exista iluminat, incalzire, apa curenta si canalizare, conditii de

aerisire/ ventilatie igienizare.

Sunt semnalizate eventualele pericole si sunt respectate cerintele de securitate si sanatate si PSI (cu

instructaje periodice ale personalului).

Caminele si cantina asigura conditii de confort si igiena civilizate conform normelor sanitere in

vigoare.

Exista personal cu responsabilitati in mentinerea conditiilor de lucru si viata respective: administrator

personal de ingrijire, comitete de camin si Serviciul Administrativ.

Exista Regulament pentru functionarea si intretinerea infrastructurii, exista activitati de control si

monitorizare si se intreprind masuri corective la constatarea de abateri de la regulamentele si legislatia in

vigoare.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 33 din 50

Pag 33 din 50




SECŢIUNEA 7

REALIZAREA SERVICIILOR

7.1. PLANIFICAREA REALIZARII SERVICIILOR

Planificarea realizarii serviciilor administrative si de invatamint cuprinde, dupa caz:

obiectivele calitatii si cerintele stabilite pentru serviciile respective conform fiselor de proces, listei

obiectivelor specifice;

alocarea de resurse documentare, materiale si umane adecvate serviciilor respective si instruiri

specifice necesare, conform organigramei, fiselor de post, regulamentelor si procedurilor;

termenele si conditiile de realizare si verificare/monitorizare a serviciilor pentru asigurarea

conformitatii acestora cu cerintele, conform planificarilor, regulamentelor, legislatiei si procedurilor;

inregistrarile si documentele elaborate pentru demonstrarea conformitatii cu cerintele pentru servicii:

raportari, procese verbale, situatii de lucrari, registre, baze de date, contracte, proiecte.

Planificarile se fac in concordanta cu desfasurarea anului universitar (camine, cantina, sali de curs, facilitati

pentru studenti si calendaristic functie de deciziile senatului, rectorului si executiei bugetare, a planurilor de

invatamint ).

7.2. PROCESE IN RELATIA CU CLIENTII

7.2.1. Determinarea cerintelor referitoare la serviciile administrative si de invatamint

Determinarea cerintelor referitoare la serviciile administrative cuprinde:

a) Cerinte specificate de catre studenti (parinti) pentru serviciile sociale (camin, cantina, burse, etc.);

b) Cerinte specificate de cadrele didactice si nedidactice din structura educationala;

c) Cerinte cuprinse in regulamente si legislatii referitor la aceste servicii;

d) Cerinte normale de functionare a serviciilor sociale prin structura si destinatie (necerute explicit de

studenti, parinti, legislatie);

e) Cerinte pentru administrarea si intretinerea cladirilor si utilitatilor asociate functie de utilitate si starea

de uzura sau eventuale defectiune aparute;

f) Cerinte de asigurare a serviciilor de informatica aplicata (numar de posturi, capacitate, protocoale,

etc.);

g) Cerinte de intetinere, de servire, reparatie, mijloace auto (reglementare si functie de starea tehnica);

h) Cerinte de aprovizionare cu consumabile sau echipamente si aparate (tip, caracteristici, termen,

montare, punere in functiune);

i) Cerinte pentru managementul resurselor umane (evidenta, documente, instruiri, salarizare);

j) Cerinte de urmarire si raportare executie bugetara (pe sectiuni, la termene, rectificari, etc.);

k) Cerinte de legalitate a deciziilor administrative si unversitare;

l) Cerinte de suport pentru biblioteci (achizitii, abonamente, acces, iluminat, etc.);

m) Cerinte de suport pentru cercetare si statiunea didactica (asigurare materiala, financiara, contracte,

etc.);

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 34 din 50

Pag 34 din 50




7.2.2. Analiza cerintelor referitoare la servicii

Analiza referitoare la serviciile administrative si de invatamint se realizeaza la aparitia solicitarilor

inainte de emiterea unor documente (comenzi, contracte, acceptare) si are in vedere:

a) Daca continutul solicitarii este clar;

b) Daca serviciul solicitat face parte din oferta sau atributiile administrative reglementate de universitate,

minister sau legislatie;

c) Daca exista capacitatea oferirii serviciului in conditiile sau la termenul solicitat functie de situatia

reala la momentul solicitarii;

d) Daca exista motivatii care sa justifice masuri de urgenta in realizarea serviciului solicitat.

Aspectele analizate si rezultatul analizei se documenteaza sub forma de planificare facilitati ( numar locuri in

camine, cantina, biblioteca), sub forma de acceptare sau respingere motivata, oferta alternativa sau

interventie la conducerea administrativa pentru urgentare sau derogare.

Inregistrarile analizei se pastreaza la compartimentul care a realizat analiza si care este implicat in realizarea

serviciului solicitat.

Eventualele diferente intre solicitari si contracte, reglementari, etc. se analizeaza si rezolva cu mentiuni

documentate ale modului de rezolvare.

7.2.3. Comunicarea cu clientii

Comunicarea cu clientii serviciilor administrative si de invatamint are loc in urmatoarele etape:

a) La stabilirea serviciilor oferite (necesar si conditiile de furnizare), respectiv:

- Stabilirea capacitatii si conditiilor de cazare si cantina;

- Aprobarea bugetului pentru anul in curs cuprinzand fondurile de reparatii, achizitii

echipamente si aparate, cheltuieli pentru cercetare, achizitie de carti si abonamente, fonduri de

salarii, etc. ;

b) La analiza solicitarii serviciilor administrative urmand a fi acceptate de conducerea universitaii sau de

conducerea administrativa (inclusiv comenzi, contracte, caiete de sarcini);

Analiza este efectuata de sefii compartimentelor administrative din domeniul serviciului solicitat pe o

baza documentara, finalizata cu un aviz, rezolutie sau propunere, aprobata de Directorul Administrativ.

c) La tratarea informatiilor de feed-back rezultate din: comunicarea cu clientul pe timpul furnizarii

serviciului administrativ, la evaluarea conformitatii serviciului (controale, evaluare, autoevaluare) la

solicitari si sugestii ale clientilor serviciilor sau la reclamatii ale acestora.

Informatiile de feed-back se trateaza statistic si se trag eventuale concluzii de imbunatatire.

Reclamatiile se analizeaza de catre compartimentul implicat in serviciul reclamat, se intocmeste raspuns

scris care se transmite reclamantului verificat si aprobat de DGA.

In anumite situatii sefii de servicii sau DGA primesc in audienta reclamantii pentru lamurirea aspectelor

reclamate.

7.3. PROIECTARE SI DEZVOLTARE

Serviciile de proiectare pentru investitii si dezvoltare patrimoniala sunt externalizate si se procura prin

achizitii publice conform prevederilor OUG 34/2006.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 35 din 50

Pag 35 din 50




Serviciul Tehnic tine sub control procesul de proiectare prin:

- Fundamentarea necesarului de proiectare/dezvoltare;

- Intocmirea temei de proiectare sau fisei de date/caietului de sarcini pentru achizitia proiectarii

- Analiza, intocmirea de observatii si avizarea proiectelor achizitionate prin licitatie.

Pentru activitatile proprii de reparatii, modernizari, etc. Serviciul Tehnic realizeaza proiecte proprii de

amploare mai mica dar care respecta cerintele ISO 9001:2008.

Proiectele sunt planificate, verificate si aprobate.

Furnizeaza date de iesire si anume: Lista de materiale, detalii de executie care satisfac cerintele impuse,

etc.

Se pastreaza inregistrari ale verificarii/aprobarii rezultatelor acestor proiecte.

Eventualele modificari ale proiectelor se realizeaza in acelasi mod ca si proiectul initial: se verifica, se

aproba si se pastreaza aceste inregistrari.

7.4. APROVIZIONARE

7.4.1. Procesul de aprovizionare

Procesul de aprovizionare cu produse si servicii este astfel conceput si realizat incat sa asigure

conformitatea cu cerintele specificate sau necesitatile activitatii curente.

Selectia furnizorilor de servicii si controlul produselor/serviciilor aprovizionate asigura conformitatea

achizitiilor realizate.

Selectia furnizorilor se face in doua situatii:

Achizitii de valori necesitand aplicarea OUG Nr. 34/2006 de achizitii publice pentru selectia furnizorului.

In aceasta situatie procedura de selectie a furnizorului urmeaza procedura conform OUG 34/2006.

Achizitii la valori inferioare la care furnizorul se selecteaza dupa criterii proprii de:

- Calitatea produsului pentru scopul de utilizare;

- Pretul produsului/serviciului;

- Conditiile de livrare (termen, ambalaj. Transport);

- Conditiile de plata;

Se pastreaza lista furnizorilor selectati indiferent de procedura, inpreuna cu criteriile de selectie.

Evaluarea furnizorilor selectati se face in principal functie de calitatea furniturilor primite.

Pentru furnizorii de servicii externalizate se procedeaza la evaluarea acestora, in baza chestionarului de

evaluare, realizind o lista cu furnizorii de servicii si contractele aferente incheiate.

Anual lista furnizorilor de revizuieste si se completeaza.

7.4.2. Informaţii pentru aprovizionare

Informatiile pentru aprovizionare sunt cuprinse in:

Programul de aprovizionare sau lista de achizitie de echipamente aprobate de conducerea

administrativa;

Lista furniturii contractate dupa finalizarea unei licitatii publice;

Referatul de necesitate aprobat pentru furnituri neprevazute;

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 36 din 50

Pag 36 din 50




Comanda de aprovizionare care descrie in mod precis (standard, cod de catalog, caracteritici)

produsul aprovizionat si eventulale cerinte de certificare, agrementare sau certificare a SIMC al

producatorului;

Pentru serviciile achizitionate se pot formula si cerinte de calificare/ autorizare a personalului;

Necesarul de aprovizionare este semnat de compartimentul utilizator sau de proiectant (la

proiecte, investitii) care asigura ca cerintele de aprovizionare specificate in comanda sunt

adecvate necesitatilor;

Comanda este verificata si aprobata de DGA inainte de emitere.

7.4.3. Verificarea produsului aprovizionat

Produsul aprovizionat este inspectat la primire de comisia de receptie din care face parte si

solocitantul aprovizionarii.

Se consemneaza constatarile fata de cerintele comenzii in NIR.

Se pastreaza documentele de calitate sau conformitate ale produsului aprovizionat.

Receptia unui serviciu se consemneaza intr-un proces verbal de receptie cu mentiunea realizarii

cerintelor specificate.

Procedura operationala “Aprovizionare”, cod PO-05 descrie desfasurarea procesului de

aprovizionare.

7.5. FURNIZAREA SERVICIULUI

7.5.1. Controlul furnizarii serviciului

Furnizarea de servicii se realizeaza in conditii controlate prin:

a) Disponibilitatea informatiilor care descriu serviciul sau modul de realizare al acestuia (legislatii,

regulamente, proceduri);

b) Disponibilitatea unor instructiuni, carti tehnice, formulare, tipizate, fise, cereri, contracte aprobate sau

stabilite prin legislatii;

c) Utiizarea echipamentului adecvat de lucru (atelier, scule, aparate), de editare si multiplicare

(calculator, printer, xerox), softuri specializate (baze de date, programe contabilitate), mijloace de

transport, etc;

d) Disponibilitatea si utilizarea de mijloace de masurare (aparate de laborator), balante, sublere, rulete,

softuri specializate de masurare;

e) Efectuarea de activitati de verificare, monitorizare, masurare pentru constatarea conformitatii

rezultatelor serviciilor cu cerintele sau cu rezultatele planificate;

f) Furnizarea serviciului se face numai dupa constatarea in urma verificarii, ca acesta corespunde cu

conditiile stabilite sau solicitate.

Procesele de realizare a serviciilor sunt documentate in Fisele de Proces conform Listei documentelor

interne si externe tinute sub contol, Anexa 1 a procedurii “Controlul documentelor”, cod PS-01.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 37 din 50

Pag 37 din 50




7.5.2. Validarea proceselor de furnizare de servicii

Conducerea USAMV desfasoara activitati de validare a proceselor de furnizare a serviciilor

administrative si de invatamint pentru a demonstra capabilitatea acestor procese de a obtine rezultatele

planificate.

Validarea se realizeaza prin masuri, precum:

utilizarea de Regulamente, Normative, obtinerea de avize de la autoritati (Primarie, inspectia in

costructii, ANRE, Distrigaz, Autoritatea de Sanatate Publica, etc.);

respectarea legislatiei aplicabile;

utilizarea de personal calificat pentru realizare si verificare;

utilizarea de chestionar de feedback de la beneficiari: studenti si cadre didactice.

cerinte referitoare la inregistrari.

revalidarea proceselor de furnizare de servicii, daca este cazul.

Inregistrarile realizate la masurile preliminare si de validare se pastreaza si se analizeaza pentru imbunatatire

continua.

7.5.3. Identificare si trasabilitate

Conducerea USAMV utilizeaza identificari specifice pentru serviciile realizate, respectiv:

numar de contract pentru lucrarile de investitii, reparatii capitale, reabilitari;

numar si denumire proiect;

numar de comanda pentru lucrarile de intretinere curenta;

numar de inventar pentru mijloacele fixe;

numele studentilor, facultatea, anul, grupa si numerele camerelor pentru serviciile de cazare;

denumirea, codificarea, editia, revizia si data documentelor emise.

Pe parcursul desfasurarii furnizarii serviciilor se identifica si se inregistreaza stadiul serviciului fata de

cerintele de finalizare, respectiv:

Pentru lucrarile de investitii, reparatii si reabilitari:

stadiul lucrarii fata de graficul de executie si contract;

realizarea inspectiilor pe faze determinante;

receptia la terminarea lucrarii.

Pentru serviciile de cazare:

oferta de cazare afisata,

numarul de solicitare, situatia ocuparii spatiului disponibil (nume- camera);

capacitati in reparatii sau modernizare.

Pentru serviciul de servire a mesei calde:

numarul de solicitari;

numarul de persoane deservite (numele persoanelor).

Pentru serviciile de invatamint:

numarul de locuri pentru anul de studiu la toate facultatile USAMV si la toate formele de invatamint ;

numarul de burse acordate

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 38 din 50

Pag 38 din 50




7.5.4. Proprietatea clientului

Elementele de proprietate ale clientului aflate sub control sau cele utilizate in furnizarea serviciilor

sunt:

documente, echipamente sau dotari aflate in gestiunea structurii educationale a USAMV (diplome

originale);

bunurile personale ale studentilor cazati la caminul USAMV;

informatiile din bazele de date ale retelei de intranet;

Aceste elemente de proprietate sunt protejate pe timpul intretinerii, utilizarii si orice deteriorare, pierdere se

consemneaza in scris (PV de constatare) si se rezolva pe cale amiabila.

Pentru personalul beneficiar sunt create conditii optime igienico-sanitare, spatiu, asistenta medicala (daca

este cazul).

Confidentialitatea informatiilor din reteaua de intranet este asigurata conform prevederilor Regulamentului

de acces in retea stabilite de serviciul IT.

7.5.5. Pastrarea produsului/serviciului

Produsele/serviciile aflate in pastrarea administratiei USAMV CLUJ-NAPOCA sunt produsele

aprovizionate care urmeaza a fi utilizate in asigurarea serviciilor, mijloacele fixe, documentatii si date;

Pe timpul furnizarii serviciilor aceste produse sunt astfel tratate incat sa nu fie afectata calitatea serviciului.

a) Identificarea produselor/serviciului

Mijloacele fixe se identifica prin numar de inventar.

Materialele didactice din dotarea bibliotecii se identifica prin denumire si numar.

Documentele se identifica prin denumire, cod, client.

Studentii se identifica prin nume, Facultate, an, grupa. Aceste identificari sunt inregistrate (pe document sau,

pentru persoane, in lista studentilor cazati in camin si repartizarea pe camere).

b) Manipulare si depozitare

Mijloacele fixe, obiectele de inventar se maipuleaza si depoziteaza conform prevederilor cartilor

tehnice, instructiunilor furnizorilor.

Documentele se protejeaza (fizic sau electronic) impotriva pierderii sau deteriorarii si li se asigura

confidentialitatea (plicuri, mape, bibliografii, iar cele electronice: salvare pe HD si Cd, devirusare, acces cu

parole, etc.).

Personalul USAMV este instruit pentru a efectua manipularea documentelor si utilizarea retelelor de

intranet si internet in conditii de securitate si confidentialitate.

Studentiilor cazati la camin, si celor care servesc masa calda la cantina li se furnizeaza informatii

privind utilitatile de care dispun, sunt consultati asupra solicitarilor, asteptarilor si necesitatilor si sunt

sprijiniti in rezolvarea acestora.

Personalul care desfasoara activitati social-administrative este instruit si constientizat pentru o

atitudine politicoasa, civilizata, preventitoare si de deservire a studentilor care beneficiaza de serviciile

administrative.

Documentele, se depoziteaza in dulapuri, biblioteca, indosariate in bibliorafturi cu opisuri, departe de

surse de apa sau de foc.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 39 din 50

Pag 39 din 50




Documentele pe suport de hartie confidentiale se pastreaza in fiset incuiat sub responsabilitatea RM.

c) Ambalarea, Conservarea

Documentele sunt ambalate in folii de plastic speciale si in plicuri atunci cand sunt manipulate.

Pentru conservarea pe o durata mai mare documentele sunt identificate si pastrate in bibliorafturi cu

opis in dulapuri speciale pentru arhivarea documentelor.

Conservarea datelor electronice importante sau confidentiale se realizeaza prin acces cu parola,

editarea in limbaje (PDF) in care nu se pot modifica (protectie la scriere sau difuzare in format “Read only”).

7.6. CONTROLUL ECHIPAMENTELOR DE MASURARE SI MONITORIZARE

Echipamentele de monitorizare si masurasurare aflate in dotarea laboratoarelor universitatii sunt in

gestiunea personalului didactic care se ingrijeste de etalonarea si verificarea acestora.

Echipamentele de masurare si monitorizare tinute sub control de Responsabilul metrolog

conform procedurii “Controlul echipamentelor de masurare si monitorizare”,cod PO-06 este descrisa

desfasurarea procesului de control al EMM-urilor.

SECŢIUNEA 8

MASURARE, ANALIZA SI IMBUNATATIRE

8.1. GENERALITĂŢI

Activitatile si procesele de monitorizare, masurare si imbunatatire implementate de USAMV au

urmatoarele obiective:

sa demonstreze conformitatea serviciilor cu cerintele;

sa demonstreze conformitatea SIMC cu standardul de referinta si documentele proprii;

sa stabileasca oportunitati de imbunatatire si sa realizeze imbunatatire continua a SIMC.

8.2. MONITORIZARE SI MASURARE

8.2.1. Satisfacţia clientului

Conducerea USAMV monitorizeaza informatiile referitoare la satisfactia clientilor prin Chestionare

de evaluare a satisfactiei personalului didactic si nedidactic al structurii educationale, studentilor si prin

sesizarile si reclamatiile acestora, conform procedurii “Evaluarea satisfactiei clientului si tratarea

reclamatiilor”, cod PO-08

Aceste informatii se prelucreaza si se stabilesc masuri de imbunatatire.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 40 din 50

Pag 40 din 50




8.2.2. Auditul intern

La USAMV CLUJ-NAPOCA se aplică un proces de audit intern cu scopul de a determina daca SIMC

aplicat:

este conform cu modalitatile planificate de realizare a serviciilor si cu cerintele standardului de

referinta;

este impelmentat, intretinut si este imbunatatita continuu eficacitatea acestuia.

Procesul de audit intern planifica un program anual de audituri, efectuate la intervale planificate luind

in considerare rezultatele auditurilor anterioare, starea si importanta proceselor din zonele auditate (dar nu

mai rar de o data pe an). Criteriile de audit sunt cele din standardul de referinta si documentele SIMC.

Auditul de aplica pe parcursul unui an tuturor compartimentelor si proceselor.

Auditarea se face pe baza de liste de verificari aplicate atat pe orizontala cat si pe verticala pentru cerinte

comune cat si pentru desfasurarea unui serviciu specific.

Auditorii planificati pentru auditurile din program sunt selectionati astfel incat sa realizeze obiectivitatea si

Impartialitatea procesului de audit fara a-si audita propria activitate.

Responsabilitatea si cerintele pentru planificarea, desfasurarea si mentinerea inregistrarilor sunt

prezentate in procedura documentata PS-03 “Audit intern”.

Personalul auditat, responsabil pentru activitatile /procesele auditate inteprinde fara intarziere actiuni

corective pentru eliminarea cauzelor neconformitatilor identificate la audit, conform procedurii PS-05

“Actiuni corective, actiuni preventive”. Auditorul Şef verifica si inregistreaza rezultatele actiunilor corective.

8.2.3. Monitorizarea si masurarea

Monitorizarea si masurarea serviciilor este o componenta a procesului de realizare si livrare a

serviciului si se realizeaza in acest proces fiind responsabilitatea proprietarului de proces.

Procesele de realizare a serviciilor,de administrare a SIMC sau suport sunt monitorizate conform

procedurilor, regulamentelor si Fiselor de proces.

Monitorizarea si masurarea proceselor urmareste:

desfasurarea proceselor conform documentelor stabilite;

adecvarea modului de desfasurare la specificul rezultatelor;

asigurarea respectarii standardelor si altor reglementari aplicabile;

verificarea conformitatii rezultatelor partiale si finale cu cele planificate;

verificarea bunei practici profesionale a executantilor;

utilizarea eficienta a resurselor materiale si documentare planificate;

feed-back-ul de la clienti si solicitarile noi in legatura cu serviciul prestat.

Monitorizarea si masurarea proceselor este realizata de regula de catre responsabilii proceselor sau

executantii activitatilor.

Monitorizarea si masurarea in desfasurarea proceselor urmareste capabilitatea proceselor respective de a

furniza rezultatele planificate.

Atunci cand nu se obtin rezultatele planificate la monitorizarea si masurarea proceselor, se inteprind

corectii si actiuni corective pentru eliminarea abaterilor care pot afecta calitatea serviciului si pentru a

asigura conformitatea rezultatelor (PS- 05 “Actiuni corective, actiuni preventive”).

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 41 din 50

Pag 41 din 50




8.2.4. Monitorizarea si masurarea serviciului

Monitorizarea si masurarea serviciului are drept scop verificarea daca sunt satisfacute cerintele

referitoare la serviciu, prevazute in legislatia, standardele si si reglementarile aplicabile convenite, formulate

de client si eventual necesare clientului pentru utilizarea specifica.

Monitorizarea si masurarea se aplica atat rezultatului final al serviciului cat si unor etape

semnificative in obtinerea acestui rezultat (a se vedea si 8.2.3.).

Criteriile de monitorizare si masurare sunt conforme cu cerintele stabilite pentru servicii si cu

prevederile documentelor SIMC proprii.

Criteriile de acceptare impun conformitatea serviciului cu cerintele clientului si contractului, ale

legislatiei, standardelor sau altor reglementari aplicabile si convenite cu clientul

Responsabilitatea primara a verificarii conformitatii serviciilor o au executantii acestora care trebuie

sa inteprinda adaptari sau corectii la constatarea de abateri iar responsabilii proceselor/sefii serviciilor au

responsabilitatea finala a calitatii serviciilor.

Sefii serviciilor verifica rezultatele serviciilor inainte de predarea catre client.

La constatarea de abateri sau neconformitati ale serviciului Sefii serviciilor stabilesc sau solicita

persoanelor responsabile de activitatea care a dus la neconformitatea din cadrul serviciului in cauza, actiuni

corective sau preventive pentru eliminarea sau evitarea reaparitiei neconformitatilor respective (procedurile

PS-04 “Controlul produsului/serviciului neconform” si PS-05 “Actiuni corective, actiuni preventive”).

8.3. CONTROLUL PRODUSULUI/SERVICIULUI NECONFORM

Conducerea USAMV asigura identificarea si tinerea sub control a serviciilor neconforme pentru a

evita utilizarea lor ulterioara.

In acest scop se aplica procedura documentata PS-04 “Controlul produsului/serviciului

neconform” in care defineste modalitatile de control, precum si responsabilitatile sau atributiile aferente

acestui control.

Produsul/Servicul neconform se identifica prin verificari (verificarea materiilor prime aprovizionate,

documentelor pentru achizitii publice, proiectare, verificarea activitatilor din cadrul serviciilor social-

administrative, functionarea retelelor de intranet si internet, etc.) prin feed-back sau reclamatii de la clienti

(cadre didactice si nedidactice ale structurii educationale, studenti ).

La aprovizionare produsele neconforme sunt pastrate in custodie, izolate si marcate pana la rezolvarea

diferendului şi se returnează sau se utilizează cu derogare numai cu acordul Directorului General

Administrativ.

Serviciul neconform identificat este documentat impreuna cu masura pentru remediere prin:

a) prin corectarea sau refacere pentru eliminarea neconformitatii detectate;

b) prin declasare;

c) prin rebutare.

Daca neconformitatea a fost stabilita urmare a reclamatiei clientilor, suplimentar fata de remediere se

raspunde clientului mentionandu-se si actiunea corectiva inteprinsa pentru remediere.

Atunci cand serviciul neconform este identificat dupa livrarea la client se vor efectua conditiile necesare

pentru eliminarea deficientelor (corectare si inlocuire documente achizitie publica, corectare proiecte,

corectare servicii sociale, etc.)

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 42 din 50

Pag 42 din 50




Remedierea serviciului neconform si scrisoarea de raspuns catre client (la reclamatii) sunt verificate si

aprobate de conducere (Director General Administrativ).

8.4. ANALIZA DATELOR

Conducerea USAMV colecteaza date din activitatile de monitorizare si eventual masurare a:

satisfactiei clientilor : studenti si cadre didactice;

conformitatea proceselor, produselor aprovizionate si serviciilor;

functionarea SIMC propriu (audit intern);

pe care le analizeaza in scopul determinarii adecvarii si eficacitatii SIMC si imbunatatirii continue a acestora.

Rezultatele analizelor si rezultatele propunerilor de imbunatatire ca urmare a analizei datelor

constituie date de intrare pentru analiza efectuata de management.

8.5. IMBUNATATIRE

8.5.1. Imbunatăţire continuă

Îmbunatatirea continua are loc sub diferite forme:

imbunatatirea continua prin utilizarea politicii de calitate;

imbunatatirea continua prin obiectivele calitatii;

imbunatatirea continua prin audituri interne;

imbunatatirea continua prin analiza efectuata de management;

imbunatatirea continua prin analiza datelor;

imbunatatirea continua prin actiuni corective, actiuni preventive si de imbunatatire

8.5.2. Acţiune corectivă

Pentru a elimina cauzele neconformitatilor si in scopul de a preveni reaparitia acestora, se aplica

procedura “Actiuni corective si preventive”, cod PS-05.

Procedura defineste modul de identificare si analiza a cauzelor neconformitatilor; stabilirea si implementarea,

inteprinderea de actiuni corective adecvate efectelor neconformitatilor aparute.

Actiunile inteprinse si rezultatele acestora sunt inregistrate in formularul F-PS-05-01- “Raport de

neconformităţi, acţiuni corective/preventive”(RNACP).

La auditurile interne consecutive implementarii actiunilor corective, se analizeaza eficacitatea acestora.

Inregistrarile privind actiunile corective constituie date de intrare pentru analiza efectuata de management.

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 43 din 50

Pag 43 din 50




8.5.3. Actiune preventivă

Analiza de date si generalizarea analizei unor neconformitati pentru categorii de servicii poate

conduce la identificarea de neconformitati potentiale cu efecte asupra rezultatelor activitatilor sau asupra

SIMC.

Pentru eliminarea cauzelor neconformitatilor potentiale in vederea prevenirii acestora se aplica o

procedura documentata PS-05 “Actiuni corective si preventive”, care defineste cerintele pentru:

identificarea neconformitatilor potentiale si analiza cauzelor acestora;

evaluarea necesitatii de actiuni preventive si stabilirea actiunii adecvate;

implementarea actiunii stabilite si inregistrarea rezultatelor acestora;

analiza eficacitatii actiunilor preventive inteprinse.

Actiunile inteprinse si rezultatele acestora sunt inregistrate in formularul F-PS-05-01- “Raport de

neconformităţi, acţiuni corective/preventive”(RNACP).

SECŢIUNEA 9 - ANEXE

Anexa 1 – Lista proceselor SIMC

Anexa 2 – Harta de procese ale SIMC

Anexa 3 – Descrierea interacţiunii între procese

Anexa 4 – Politica referitoare la calitate

Anexa 5 – Organigrama

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 44 din 50

Pag 44 din 50




ANEXA 1

LISTA PROCESELOR SIMC

PROCESE DE MANAGEMENT GENERAL 1. Stabilire politica si obiective

2. Planificare/Raportare buget venituri si cheltuieli

3. Gestiunea statului de functiuni

4. Comunicare interna si externa

5. Analiza efectuata de management

PROCESE DE MANAGEMENT RESURSE 6. Managementul resurselor umane

7. Managementul utilitatilor pentru conditiile de studii si asistenta sociala

PROCESE DE REALIZARE A SERVICIILOR ADMINISTRATIVE

8 Planificare, coordonare si control servicii administrative

9. Servicii tehnice

10. Servicii de transport

11. Proiectare

12. Achizitii bunuri si servicii

13 Administrare si intretinere cladiri

14 Intretinere spatii verzi

15 Servicii sociale si culturale

16 Activitati de comunicatii si informatica

17 Suport pentru activitatea Statiunilor didactice experimentale

18 Suport pentru cercetare

19 Servicii la terti

20 Servicii PSI, SSM

21 Paza si protectie in spatiul universitatii

PROCESE DE MONITORIZARE, MASURARE

22 Managementul sistemului calitatii

23 Controlul executiei bugetare

24 Rezolvare reclamatii-sesizari

25 Controlul fluxului de personal didactic si nedidactic

26 Controlul utilizarii eficiente a bazei materiale

27 Monitorizare si masurare procese de furnizare servicii

28 Monitorizare si masurare satisfactie

Responsabil SIMC, Data

Conf. Dr. POP IOANA DELIA

______________________

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 45 din 50

Pag 45 din 50




Anexa 2

HARTA PROCESELOR SIMC

a Direcţiei Administrative a USAMV



MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 46 din 50

Pag 46 din 50




ANEXA 3

INTERACŢIUNILE DINTRE PROCESELE SIMC

PROCESUL PROCESE CU CARE

INTERACTIONEAZA

NATURA

INTERACTIUNII DOCUMENT/INREGISTRARE

Stabilire politica si

obiective

Cu toate procesele Furnizare obiective

specifice

Fise de procese - Obiective ale

calitatii pe procese

Planificare/Raportare Cu toate procesele -Furnizare buget de

cheltuieli;

-Planificare venituri;

-Urmarire venituri si

cheltuieli.

Date ale executiei bugetare

Gestiunea Statului de

functiuni

Cu toate procesele Comunicarea

structurii de personal

si salarii

Stat de functiuni aprobat

Comunicare interna

si externa

Cu toate procesele Coordonare intrari-

iesiri de documente

-Registrul de Intrari/Iesiri

-Corespondenta.

Analiza efectuata de

management

Cu toate procesele -Analiza functionarii

proceselor;

-Stabilirea de masuri

de imbunatatire

-PV al analizei;

-Raport SMC.

Managementul

resurselor

Cu toate procesele -Asigurare personal

competent;

-Asigurare

infrastructura

adecvata.

-Documente ale dosarelor de

personal, evidente salarizare

personal;

-Lista mijloacelor fixe si

obiectelor de inventar

Planificare,

coordonare, control

servicii

administrative

Cu toate procesele -Stabilire sarcini si

activitati;

-Coordonare pentru

realizare;

-Controlul realizarii

-Planuri de activitate;

-Documente emise;

-Raportari

Servicii tehnice Cu toate procesele Necesar de

aprovizionare,

intretinere, reparatii,

transport

Referate de necesitate

Transport Cu toate procesele Necesar transport -Referate de necesitate;

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 47 din 50

Pag 47 din 50




persoane sau materiale -Foaie de parcurs;

-Cerere de transport.

Aprovizionare Cu toate procesele Procurare de materiale

si servicii

-Referat de necesitate;

-Comanda;

-NIR;

-Bon de consum

Proiectare Servicii tehnice Devize pentru lucrari

de reparatii

-Devize aprobate;

-Situatii de lucrari

Achizitii Intocmire fisa

date/Caiet de sarcini

pentru proiectare

-Fisa de date a achizitiei ;

-Caiet de sarcini.

Achizitie BVC Cuprindere in BVC a

achizitiei

-Fundamentare;

-Buget aprobat.

Achizitii Comunicarea listei de

furnitura de

aprovizionat

Lista aprovizionare

Servicii tehnice Achizitii de proiecte

echipamente,

executanti lucrari de

investitii.

- Furnizori selectati;

-Contracte de achizitie

Support pentru

Cercetare si Statiunea

Didactica

Achizitii echipamente,

aparate

- Furnizori selectati;

-Contracte de achizitie

Administrativ -

Intretinere cladiri

Tehnic Realizare/procurare

lucrari

intretinere/reparatii

Devize, contracte de lucrari

Achizitii Procurare materiale

intretinere

Referat de necesitate, NIR, bon de

consum

Servicii sociale si

culturale

Tehnic Realizare lucrari de

intretinere/investitii,

dotari

Devize, proiecte, contracte.

Aprovizionare Procurare materiale,

alimente, etc.

Referat de necesitate aprobat,

comanda, contract, NIR, bon

consum

Transport Asigurare transport

produse materiale

Referat, foaie de parcurs

Comunicatii si Cu toate procesele Asigurare mijloace IT Post utilizator, protocoale de

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 48 din 50

Pag 48 din 50




informatica acces, softuri de operare

Activitati de

secretariat

Cu toate procesele Dirijare intrare/iesire

documente/comunicari

Registru Intrari/Iesiri

Mape facultati

Suport pentru

cercetare si statiune

didactica

BVC -Prevederea

cheltuielilor pt.

functionare;

-Prevedere venituri de

incasat.

BVC aprobat

Achizitii Selectie furnizori de

echipamente,

materiale

Furnizor selectat, contract de

achizitii

Achizitii Procurare materiale,

echipamente.

Lista de aprovizionare sau Referat

de necesitate, NIR, bon consum

Servicii la terti Tehnic-Proiectare Deviz, proiect de

executie

Contract serviciu, deviz acceptat

Achizitii Procurare materiale

necesare serviciului

Comanda aprovizionare, NIR, bon

consum

Transport Transport materiale si

persoane la lucru

Referat aprobat, foaie de parcurs

Managementul

sistemului calitatii

Cu toate procesele -Difuzare documente ;

-Efectuare audit

intern ;

-Instruiri calitate.

-Liste de difuzare;

-Plan/raport audit;

-PV instruire.



______________________

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 49 din 50

Pag 49 din 50




Anexa 4

POLITICA REFERITOARE LA CALITATE

Declaratia Rectorului în domeniul calitatii

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINǍ VETERINARǍ CLUJ-

NAPOCA are ca obiectiv major sa se mentina in topul institutiilor de invatamant superior din

Romania – la categoria Universităţi de cercetare avansată şi educaţie, prin calitatea serviciilor,

seriozitate, performanta.

Realizarea acestei politici se bazeaza pe proiectarea, implementarea, certificarea si mentinerea unui

sistem de management al calitatii SR EN ISO 9001:2001 care sa conduca la atingerea urmatoarelor

deziderate:

Dezvoltarea activitătii de cercetare pentru a putea mentine si integra cunoasterea ca o bază a


zootehniei, industriei alimentare, biologiei, medicinii veterinare si al stiintelor vietii în general;

Perfectionarea programelor de studii pe cele trei cicluri si lărgirea ariei de studii postuniversitare;

Cresterea ofertelor de servicii si diversificarea activitătii universitătii pentru cresterea veniturilor

extrabugetare si întărirea dimensiunii anteprenoriale a universitătii;

Promovarea excelentei prin cresterea calitătii învătământului si a cercetării, a pregătirii studentilor;

Cresterea cooperării dintre facultăti si catedre pentru promovarea unitătii si calitătii în ansamblul

actului de predare, cercetare, inovare;

Întărirea cooperării cu universitătile de profil din tară si cele din Uniunea Universitătilor Clujene în

beneficiul educatiei, cercetării si promovării valorilor academice;

Internationalizarea studiilor si cooperarea internatională în domeniul cercetării si inovării;

Promovarea imaginii universitătii si a realizărilor sale pentru cresterea atractivitătii tuturor

specializărilor existente la nivel de licentă, master, doctorat si sustinerea constantă a promovării

educatiei continue si la distantă;

Asigurarea conditiilor materiale administrative, tehnice si manageriale corespunzătoare pentru

desfăsurarea procesului de învătământ si a cercetării stiintifice la standardele internationale;

Crearea conditiilor de muncă si a oportunitătilor necesare pentru dezvoltarea personală si profesională a

tuturor angajatilor si promovarea unei politici adecvată de atragere de resurse umane înalt calificate

RECTOR,

Prof. Univ. Dr. PAMFIL DORU

________________________

MANUALUL SISTEMULUI

INTEGRAT DE

MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

(MSIMC)

COD MSIMC-01

DATA: 03. 2012

EDIŢIE: 1

REVIZIE: 0

Pag. 50 din 50

Pag 50 din 50




Anexa 5

ORGANIGRAMA USAMV CLUJ-NAPOCA

MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE …dac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI... · PS-...

Documents

Transcript of MANUALUL SISTEMULUI INTEGRAT DE …dac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI... · PS-...