PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA, ARHIVAREA SI · PDF fileEN ISO 9004:2000 - Sisteme de...

SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” BAIA MARE Str. M.Eminescu , nr. 80/A Tel. 0262214102, fax. 026224102 e-mail:scoala [email protected]

PROCEDURĂ DE SISTEM

PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA,

ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA

DOCUMENTELOR

Ediţia: I Nr. de exemplare: 1 Revizia: Nr. de exemplare: 1 Pagina: 1 din 22

Exemplar nr.: 1 Data elaborarii: 12.09.2011

of 21


PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA,

ARHIVAREA SI RETRAGEREA DOCUMENTELOR

COD PROCEDURA: PS.02





DOCUMENTELOR



of 21

1. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Nr. crt.

Ediţia

Data

ediţiei

Revizia

Data

reviziei

Pagina

Descriere modificare

Semnătură conducător

compartiment

I. SCOPUL PROCEDURII:

Prezenta procedură descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate în Şcoala cu clasele I-

VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare, privite ca documente ale Sistemului de Management al Calităţii.

II. DOMENIUL DE APLICARE:

Procedura se aplică cu privire la documentele cu circuit intern, folosite de Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare, şi la documentelor cu circuit extern, de provenienţă externă sau de provenienţă internă trimise în exterior.

Procedura nu se referă la:

- documente de tip înregistrări (care fac obiectul unei proceduri aparte); - documentele utilizate de serviciul financiar-contabil al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare

Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate gestionării proceselor instructive-educative, de cercetare, administrative/ sociale şi de cooperare instituţională, inclusiv documentele destinate exclusiv sistemului de management al calităţii.

Documentele de provenienţă externă care interesează sunt cele care se referă la procesul instructiv-educativ şi vizează într-o formă sau alta şcoala. Fac parte din această categorie:

documente legislative

hotărâri guvernamentale

ordine ministeriale

standarde şi reglementări ale unor organizaţii

oferte

mesaje adresate şcolii de persoane publice şi private etc.





DOCUMENTELOR



of 21

Documentele de provenienţă internă trimise de şcoală în exterior se referă la diverse tipuri de răspunsuri şi scrisori, în contextul documentelor cu circuit intern, al documentelor de provenienţă externă, al acţiunilor de reprezentare şi asigurare a vizibilităţii şcolii, etc.

III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calităţii. Elemente fundamentale şi vocabular.

EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru îmbunătăţirea performanţelor.

SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau mediu.

SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii

LEGEA 87/2006 - Pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, modificată prin OUG 102/2006

H.G.21:10.01.2007- Standarde de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de învăţământ preuniversitar

H.G. 1534:25.11.2008 - Privind aprobarea standardelor de referinţă şi a indicatorilor de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar

Asigurarea calităţii - Ghid pentru unităţile şcolare

Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, ordin de zi nr. 217/1996 al Arhivelor Naţionale.

Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică.

IV. ABREVIERI AI TERMENILOR

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1 ROFUIP Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Unităţilor din Învăţământul Preuniversitar

2 ROI Regulamentul de Organizare Internă

3 O.U.G. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului

4 H.G. Hotărâre de Guvern

5 OMECTS Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării Tineretului și Sportului

6 CA Consiliu de administraţie

7 CP Consiliu profesoral





DOCUMENTELOR



of 21

V. RESPONSABILITĂŢI:

Lista cuprizând persoanele la care se difuzeaza ediţia sau, după caz, revizia din cadrul

ediţiei procedurii operaţionale:

Nr.

crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr._____

Compartiment Funcția Nume și prenume

Data primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Aplicare 2 Secretariat Secretar Mocian

Lucia 12.09.2011

2 Aplicare 3 Contabilitate Contabil Sasaran

Sonia 12.09.2011

3 Aplicare 4 Administrativ Administrator Loghin Liviu

12.09.2011

4 Informare 1 Direcţiune Director Nemeti Adriana

12.09.2011

RESPONSABILITĂŢI ŞI AUTORITATE

V.1. Managerul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”

Coordonează elaborarea şi actualizarea instrucţiunilor de lucru

Aprobă nomenclatoarele şi instrucţiunile de lucru la care face referire prezenta procedură;

Aprobă comisii de lucru, prevăzute de lege sau constituite ad-hoc, în contextual activităţilor la care se referă prezenta procedură.

V.2. Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie

Avizează instrucţiunile de lucru la care face referire procedură şi le propune spre aprobare managerului şcolii;

Verifică, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri şi prezintă managerului şcolii raportul de evaluare;





DOCUMENTELOR



of 21

Actualizează prezenta procedură şi instrucţiunile aferente.

V.3. Persoana desemnată din cadrul CEAC pentru controlul documentelor:

Elaborează şi actualizează procedura “controlul documentelor”;

Coordonează elaborarea procedurilor operaţionale şi instrucţiunilor de lucru necesare aplicării prezentei prceduri;

Coordonează întocmirea Registrului documentelor în vigoare;

Întocmeşte nomenclatorul de arhivă;

Stabileşte atribuţiile secretarei şcolii pe linia administrării şi gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;

Stabileşte atribuţiile secretarilor de consilii şi comisii pe linia administrării şi gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;

Stabileşte resursele necesare instruirii/perfecţionării personalului care se ocupă cu probleme de arhivă.

V.4. Preşedinţii de consilii, responsabilii de comisii, şefii de compartimente:

Răspund de implementarea prezentei proceduri în entităţile pe care le conduc, inclusiv de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii;

Numesc personalul din subordine care se ocupă cu probleme de arhivă;

Propun comisii de lucru în contextul activităţilor la care se referă prezenta procedură.

V.5. Secretara şcolii :

Împlementează şi respectă prezenta procedură;

Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;

Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.

V.6. Secretarele de consilii şi comisii :

Implementează şi respectă prezenta procedură;

Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;

Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.





DOCUMENTELOR



of 21

VI. CONŢINUTUL PROCEDURII:

GENERALITĂȚI

Controlul documentelor :

(1) Aprobarea documentelor înainte de emitere, în ceea ce priveşte adecvarea acestora din punctul de vedere al conţinutului şi formei; (2) Analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor; (3) Asigurarea identificării modificărilor şi a stadiului revizuirii curente; (4) Asigurarea disponibilităţii versiunilor aplicabile ale documentelor la toate punctele de utilizare pentru funcţiile şi persoanele implicate; (5) Asigurarea lizibilităţii şi a identificării cu uşurinţă a documentelor; (6) Asigurarea identificării şi distribuţiei controlate a documentelor de provenienţă externă; (7) Prevenirea utilizării neintenţionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit şi identificarea adecvată în cazul când sunt păstrate; (8) Suportul documentelor poate fi hârtia sau un suport informatic.

Circulaţia documentelor este ţinută sub control atunci când documentele permit:

(1) Identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras; (2) Identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabilităţi, (3) Asocierea unică a documentelor cu datele de emitere şi transfer astfel încât să se cunoască cu exactitate traseul în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” atât pentru documentele de provenienţă internă cât şi pentru cele de provenienţă externă.

VI.1. COMUNICARE EXTERNĂ ŞI COMUNICARE INTERNĂ VI.1.1. Prin prezenta procedură, managementul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se asigură că la nivelul

proceselor şi documentelor, unitatea de învăţământ are stabilite procese adecvate de comunicare, un accent deosebit avându-l comunicarea în interiorul şcolii cu întregul personal, definită comunicare internă. Notă: În cazul documentelor prin care se comunică anumite responsabilităţi în mod implicit se consideră că persoanele care au responsabilitatea aplicării dispoziţiilor unui document, răspund în faţa şefului ierarhic de aplicarea lor, iar atunci când disponibilitatea aplicării cade în seama unei entităţi, de aplicare răspund în faţa şefului ierarhic superior, conducătorii entităţii respective. De exemplu: dacă responsabilitatea revine unui membru al C.E.A.C., de aplicare răspunde în faţa managerului responsabilul C.E.A.C.





DOCUMENTELOR



of 21

VI.1.2. Documentele elaborate în Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” facilitează comunicarea intenţiei şi consecvenţa acţiunii atât în interiorul unităţii de învăţământ cât şi în relaţia şcolii cu exteriorul. Notă: Elaborarea conţinutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri.

VI.1.3. Utilizarea procedurii contribuie la:

(1) Furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”

(2) Evaluarea eficacităţii şi a adecvării continue a sistemului de management al calităţii din Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” la cerinţele interne şi externe;

(3) Derularea proceselor din unitatea de învăţământ în conformitate cu cerinţele interne şi externe şi îmbunătăţirea calităţii proceselor;

(4) Asigurarea cerinţelor de repetabilitate şi trasabilitate; (5) Asigurarea unei instruiri adecvate a personalului şcolii cu privire la controlul documentelor.

VI.1.4. Personalul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” are responsabilitatea de a opera în cadrul

proceselor pe care le derulează cu documente valabile şi de a elabora documente proprii pentru îmbunătăţirea şi controlul diferitelor procese.

Se recomandă ca documentele proprii să fie elaborate de către persoanele implicate în procesele şi activităţile respective, prin aceasta asigurându-se o înţelegere mai bună a cerinţelor necesare, o sporire a implicării personalului şi dezvoltarea simţului apartenenţei la Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Notă: La elaborarea unor documente proprii de îmbunătăţire şi control a proceselor trebuie să se ţină seama de următoarele aspecte:

Identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi sistemul actual;

Înţelegerea interacţiunilor dintre aceste procese;

Documentarea proceselor de îmbunătăţire, atât cât este necesar, pentru a asigura funcţionarea şi controlul eficace al acestora. În scopul documentării proceselor de îmbunătăţire se va avea în vedere, după caz, utilizarea/

adaptarea tipizatelor şi/ sau a documentelor existente. Prin aceasta se va scurta semnificativ timpul de elaborare a documentelor proprii şi se va uşura identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi sistemul actual. VI.2. ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA CIRCULAŢIEI DOCUMENTELOR

VI.2.1. În cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” administrarea documentelor şi gestionarea circulaţiei acestora se realizează în conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 şi cu următoarele instrucţiuni de lucru:

Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit intern în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”;

Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă externă;

Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă internă trimise de unitatea de învăţământ în exterior.





DOCUMENTELOR



of 21

VI.2.2. Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are următoarele scopuri:

(1) Punerea în circulaţie a unor documente care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” , a entităţii care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de emitere;

(2) Transferul controlat al documentelor atât între entităţi, cât şi între persoane şi entităţi al documentelor cu circuit intern prin înregistrarea documentelor la punerea în circulaţie şi la primirea lor prin registrul intrări/ieşiri. VI.2.3. Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are următoarele scopuri:

(1) punerea în circulaţie în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” a unor documente de provenienţă externă care permit identificarea sursei care le-au elaborat şi de la care provin, a persoanelor din unitatea de învăţământ care, potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de intrare în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”;

(2) Punerea în circulaţie a unor documente de provenienţă internă trimise în exterior care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul unităţii de învăţământ, a entităţii care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de emitere;

(3) Transferul controlat în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, atât între entităţi cât şi între persoane şi entităţi, al documentelor care aparţin de circuitul extern prin înregistrarea documentelor la punerea în circulaţie şi la primirea lor prin registrul intrări/ieşiri.

VI.3. ELABORAREA, DIFUZAREA, ARHIVAREA, MODIFICAREA ŞI RETRAGEREA UNUI DOCUMENT VI.3.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor

(1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul, semnătura, numărul şi data de înregistrare la primire conform registrului de intrări/ieşiri.

(2) Pentru documentele redactate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” antetul va conţine numele şcolii, numele entităţii emitente sau compartimentului emitent, adresa şcolii, numerele de telefon şi fax ale şcolii, adresă de e-mail, data punerii în circulaţie, numărul şi data de înregistrare conform registrului de intrări/ ieşiri, şi, după caz, numărul de exemplare în care a fost emis.

(3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenţelor asociate funcţiei îndeplinite în unitatea de învăţământ şi ca reprezentanţi ai unei structuri de conducere a Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, precum şi semnătura acestora se trec, după caz la sfârşitul documentului sau la începutul documentului.





DOCUMENTELOR



of 21

(4) Atunci când este necesar, documentul conţine numele şi funcţia persoanei care l-a întocmit. VI.3.2. Analiză, aprobare şi emitere

(1) Înainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura:

Adecvarea la scopul urmărit;

Bună structurare şi exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizării datei de intrare în vigoare;

Claritate prin formulări simple, inteligibile şi fără ambiguităţi;

Lizibilitate pentru înscrisurile de orice formă. (2) Aprobarea unui document se face de către managerul sau directorul şcolii, după caz, sau de către

persoane delegate de aceştia în conformitate cu reglementările Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” (3) Emiterea documentelor (punerea în circulaţie) se face numai după aprobarea lor.

VI.3.3. Difuzarea şi implementarea documentelor Difuzarea:

(1) Scopul difuzării îl reprezintă punerea la dispoziţia personalului şcolii a documentelor de interes pentru activitatea pe care o desfăşoară în unitatea de învăţământ cu scopul utilizării informaţiilor pe care le conţin sau cu scopul informării generale.

(2) Difuzarea este gestionată de emitentul documentului şi se realizează prin secretara şcolii sau prin secretarii entităţilor emitente.

(3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile în toate locurile unde se execută activităţi esenţiale pentru funcţionarea eficientă a procesului descris.

(4) Se disting două tipuri de difuzări: difuzarea controlată, caz în care fiecare document este difuzat cu confirmarea primirii şi difuzarea necontrolată – care se utilizează pentru documentele destinate doar pentru informare, fără a viza în mod expres o utilizare ulterioară. Implementarea:

(1) Prezenta procedură distribuită conform Listei de difuzare anexate se aduce la cunoştinţa întregului personal al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.

(2) Implementarea prezentei proceduri şi a instrucţiunilor de lucru aferente este în responsabilitatea persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie care coordonează activitatea pe linia controlului documentelor.

(3) Monitorizarea implementării procedurii se va face periodic de către CEAC prin audituri interne organizate şi desfăşurate conform programului anual de audit intern privind calitatea din Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.

Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicării procedurii şi identificarea de oportunităţi de îmbunătăţire a controlului documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.

Rezultatele vor fi analizate de către CEAC care întocmeşte un raport de evaluare pe care îl supune spre aprobare Consiliului de administraţie al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.





DOCUMENTELOR



of 21

VI.3.4. Păstrarea documentelor (1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlată, păstrează aceste documente în zona de

lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilităţilor care le revin conform postului, sau pentru informare. Identificarea persoanelor se face prin semnătura de primire, în registrul de intrări/ieşiri.

(2) Păstrarea documentelor cu difuzare controlată se face în condiţii de siguranţă iar ediţiile valabile sunt înregistrate în Registrul documentelor în vigoare conceput ca în Anexa 1.

(3) Fiecare entitate va păstra propriile documente emise şi elaborate pe suport electronic, într-un fişier propriu, pe calculatorul din biroul managerului. Documentele emise vor fi distribuite în ordinea datei de emitere. Informaţiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1 septembrie – 31 august, şi vor fi păstrate într-un loc special destinat în biroul managerului cu titlul de: Documente elaborate de ..... în intervalul .... Informaţia astfel păstrată va putea servi pentru arhivare şi, în măsura în care îşi păstrează valabilitatea, pentru uz curent. VI.3.5. Arhivarea documentelor

(1) Arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” este alcătuită din documente arhivate care se găsesc în dosare de arhivă şi din documente care se găsesc la personalul şcolii şi care urmează să fie arhivate (Arhiva curentă).

(2) Organizarea Arhivei Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, inclusiv la nivelul arhivei curente se face, atât sub aspectul conţinutului cât şi al formei, prin Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” structurat, în conformitate cu Anexa 2, de către secretarul unităţii de învăţământ. Notă: Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este importantă atât pentru activitatea curentă cât şi pentru activităţi ulterioare .

(3) Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” conţine documente care sunt precizate şi se gestionează, inclusiv sub aspectul termenului de păstrare, conform instrucţiunii de lucru Arhivarea documentelor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” destinate arhivei interne.

(4) Documentele arhivate se grupează, pe tematici (probleme), în dosare în cazul documentelor având ca mediu suport hârtia, sau în colecţii de documente, alcătuite tot pe principiul dosarelor, în cazul folosirii de diverse medii de stocare. Resurse pentru ţinerea documentelor sub control, trasabilitate

(1) Pentru buna desfăşurare a activităţilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, în principal, resurse informaţionale, materiale şi resurse pentru instruire.

(2) Resursele informaţionale se referă la cunoaşterea şi utilizarea de către personalul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” a elementelor de identificare a documentelor şi la respectarea de către documente a traseului stabilit. Utilizarea corectă a resurselor informaţionale va facilita, atunci când este cazul, identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea şi arhivarea de documente.

(3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de către conducerea Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ele includ materiale şi echipamente de birotică, spaţii adecvate pentru păstrarea şi arhivarea documentelor.





DOCUMENTELOR



of 21

(4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara şcolii care se ocupă cu probleme de arhivă sau pentru personalul nou angajat care urmează să fie implicat şi în activităţi legate de controlul documentelor. VI.3.6. Modificarea documentelor

(1) Prin modificarea unui document se înţelege aducerea de schimbări cu privire la acesta sub forma unor noi revizii sau a unor noi ediţii, fără a afecta fondul de bază şi destinaţia documentului iniţial. Reviziile constau în reformulări sau abrogări ale unor articole şi/sau aliniate din documentul iniţial sau rezultat după o revizie anterioară, iar ediţiile se elaborează atunci când se aduc completări prin noi articole, când apar schimbări de responsabilităţi sau atunci când forma rezultată în urma uneia sau mai multor revizii diferă substanţial faţă de revizia 0.

(2) Personalul implicat în elaborarea, analiza şi aprobarea modificărilor trebuie să aibă acces la informaţii adecvate, pe baza cărora să argumenteze modificarea. Documentele modificate vor fi analizate şi aprobate de structurile şi funcţiile de conducere care au analizat şi aprobat în forma iniţială, dacă prin lege şi alte reglementări nu se specifică altfel.

(3) De regulă, documentele modificate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se pun în circulaţie în versiune completă cu indicarea documentelor înlocuite şi abrogate, a datei intrării în vigoare a formei modificate şi, după caz, cu indicarea modificărilor făcute. În cazuri speciale, când modificările sunt parţiale şi uşor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrânsă, se poate păstra documentul sub forma iniţială şi transmite numai modificarea însoţită de toate informaţiile necesare unei corecte asocieri la documentul iniţial.

(4) Punerea la zi a acestei proceduri este decisă de responsabilul emitent, având în vedere:

evoluţia standardelor;

un audit de sistem calitate ;

cerere de modificare a procedurii;

în urma modificării normelor legale sau a altor cerinţe. VI.3.7. Scoaterea din circulaţie a documentelor şi arhiva curentă.

(1) Scoaterea din circulaţie a documentelor se realizează prin trecerea lor în arhiva curentă sau prin distrugere. Arhiva curentă se constituie în acord cu Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”

(2) Documentele din arhiva curentă sunt păstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ani, după caz), după care sunt transferate în arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ori de câte ori este cazul, se va evita arhivarea multiplă a unor documente de uz intern.

(3) Scoaterea din circulaţie prin distrugere se aplică documentelor care nu sunt precizate în instrucţiunile de lucru menţionate la punctul 1.4.6. şi se realizează de secretarul şcolii sub controlul conducerii entităţii care a gestionat documentul.

(4) Organigrama procesului de scoaterea din circulaţie a documentelor este redată în Anexa 4. (5) Orice transmitere de documente în contextul Anexei 4 se consemnează prin procese verbale de predare -

primire.





DOCUMENTELOR



of 21

VII. REZULTATE: Reducerea viciilor de procedură privind controlul, gestionarea, aplicarea, arhivarea documentelor instituției.

VIII. MODIFICAREA PROCEDURII: În cazul unui regres se va iniţia o altă procedură ce va fi menționată în pagina de prezentare a prezentei proceduri.





DOCUMENTELOR



of 21

ANEXA 1

REGISTRUL DOCUMENTELOR ÎN VIGOARE

NR.

CRT DENUMIREA DOCUMENTULUI

NUMĂRUL

DOCUMENTULUI/

DATA EMITERII

CINE L-A EMIS OBSERVAŢII

1.

Regulamentul de ordine internă

(R.O.I.) al Şcolii cu clasele I-VIII

„Simion Bărnuțiu”

Comisia de lucru

elaborare

regulament

intern

2.

Regulament de organizare şi

funcţionare al Consiliului de

administaţie al Şcolii cu clasele

I-VIII „Simion Bărnuțiu”

Comisia de lucru

elaborare

regulamente de

organizare şi

funcţionare

3.

Proiectul de dezvoltare

instituţională (P.D.I.) al Şcolii cu

clasele I-VIII „„Simion Bărnuțiu”

Comisia de lucru

elaborare P.D.I.





DOCUMENTELOR



of 21

ANEXA 2

NOMENCLATORUL DE ARHIVĂ

AL ŞCOLII CU CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU”

Serviciile (Compartimentele)

Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

Termen de

păstrare OBS.

A. CONDUCERE - Director - Consiliul de Administraţie - Consilier Educativ - Consiliul Profesoral - Comisii şi Catedre Metodice - Comisia Consultativă

1. Cartea de onoare P

2. Jurnalul şcolii P

3. Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) P

4. Regulamente de ordine interioară P

5. Registru inspecţii speciale P

6. Registru procese-verbale - Consiliul de Administraţie P

7. Registru procese verbale - Consiliul Profesoral P

8. Registru procese-verbale – Comisii Metodice P

9. Plan managerial anual p

10. Plan managerial semestrial 2 ani

11. Raport asupra stării învăţământului - anual P

12. Raport asupra stării învăţământului - semestrial 2 ani

13. Planuri şi programe de învăţământ 30 ani

14. Organigrama P

15. Regulament de funcţionare P

16. Scheme orare 5 ani C.S.

17 Documente privind evenimente dosebite din viaţa şcolii (înfiinţare, schimbarea denumirii, aniversări, decorări, distincţii, etc.)

P

18. Documente privind colaborarea cu comunitatea locală P

19. Decizii ale conducerii P

20. Inventarele arhivistice şi procesele –verbale de P





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

predare primire

21. Nomenclatorul arhivistic P

B. SECRETARIAT 1. Ordine, dispoziţii, instrucţiuni, regulamente, circulare ce reglementează activitatea din învăţământ şi corespondenţa aferentă acestora

P

2. Fişa de evidenţă a personalului didactic (FIŞA ŞCOLII), Proiectul de încadrare a personalului didactic

P

3. Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor personalului didactic (foi de normă, situaţii privind realizarea normelor didactice, etc.)

2 ani C.S.

Se păstrează şi în dosarul personal

4. State de funcţii P

5. Fişa postului 5 ani C.S.

6. Dosare personale ale personalului didactic şi nedidactic (copii certificate de naştere, aprecieri, fişe de înscriere grad, diplome, perfecţionare, contracte de muncă, etc. )

70 ani

7. Cărţile de muncă neridicate 70 ani

8. Registru de evidenţă a cărţilor de muncă - electronic P

9. Dosarele celor pensionaţi 50 ani

10. Situaţii privind perfecţionări continue, formarea formatorilor

2 ani

11. Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului didactic şi administrativ, elevi (inclusiv cererile, foile matricole)

5 ani C.S.

12. Condici pentru prezenţa cadrelor didactice 5 ani C.S.

13. Condici pentru prezenţa personalului nedidactic 2 ani

14. Planuri de şcolarizare, situaţii statistice, informări privind şcolarizarea elevilor

P





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

15. Situaţii, procese-verbale,referate privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor cultural-ştiinţifice şi sportive, olimpiade şcolare, lucrări premiate, schimburi de experienţă, excursii, tabere, festivaluri, cantonamente, etc. - de nivel naţional, internaţional - de nivel local

P

16. Cataloage de la examene (BAC, teze unice, capacitate, test naţional)

P

17. Cotoare certificate absolvire P

18. Cotoare acte de studiu eliberate şi formulare completate şi neeliberate

P

19. Procese-verbale privind evidenţa actelor de studiu necompletate, neridicate şi a celor anulate

P

20. Registru de evidenţă a formularelor, a actelor de studiu primite de unităţile de învăţământ şi a celor eliberate absolvenţilor

P

21. Registre matricole P

22. Cataloage de clasă P

23. Cataloage examene de diferenţă 5 ani C.S.

24. Cataloage corigenţă 5 ani C.S.

25. Registru pentru înscrierea şi evidenţa elevilor P

26. Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene susţinute

2 ani

27. Procese-verbale, rapoarte statistice ale preşedinţilor şi comisiilor de examene (admitere, absolvire, bacalaureat)

P

28. Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la examene (copii certificate de naştere, fişe de înscriere, copii foi matricole, documentaţia privind abaterile disciplinare, cereri, adeverinţe etc.)

5 ani

- cu excepţia actelor de studiu în original care se vor păstra permanent

29. Statistici şi rapoarte anuale privind rezultatele la învăţătură ale elevilor

P

30. Registru de intrare-ieşire 20 ani





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

31. Confirmări privind mişcarea elevilor 5 ani

32. Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor 5 ani

33. Procese verbale de control 10 ani

34. Dosar - registru bilete de transport personal didactic 2 ani

35. Borderouri aplicare timbru sec P

36. Situaţii privind controlul medical periodic al personalului

5 ani C.S.

37. Documentaţia privind salariile de merit 5 ani

38. Documentaţia privind acordarea EURO 100 pentru achiziţionarea de material didactic – pt. Cadrele didactice

10 ani

39. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 200

10 ani

40. Cereri concediu personal didactic şi nedidactic 2 ani

41.Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru personalul nedidactic, auxiliar

5 ani

42. Dosare acordare burse elevi 2 ani

43. Recensământ preşcolari 5 ani

44. Inventare arhivistice, procese verbale de predare primire

P

45. Registru de evidenţă curentă (al inventarelor) P

46. Registru de depozit P

47. Registru de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor P

48. Corespondenţa cu DJ MM AN (lucrări de selecţionare, procese - verbale de control, etc.)

P

49. State de plată, documente privind salarizarea, pontaje etc.

50 ani

50. State de plată a burselor, a abonamentelor pentru elevi

10 ani C.S

51. Proiectul bugetului anual privind cheltuieli de personal

5 ani

52. Declaraţii fişe fiscale 10 ani

53. Fişe fiscale 50 ani

54. Declaraţii C.A.S 50 ani





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

55. Liste şomaj 5 ani

56. Asigurări de sănătate 5 ani

57. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 5 ani

58. Dosare privind acordarea rechizitelor şcolare 10 ani

59. Documentaţie privind acordarea alocaţiilor pentru copii

10 ani

60. Procese – verbale, corespondenţă şi alte acte remise de organele de control

P


C. CONTABILITATE 1. Darea de seamă contabilă anuală 10 ani C.S

2. Darea de seamă contabilă lunară 3 ani

3. Darea de seamă contabilă trimestrială 5 ani

4. Balanţa de verificare 5 ani

5. Note contabile, acte justificative (acte de casă, acte de bancă, facturi, ordine de plată, etc.)

10 ani

6. State de plată şi fişe personale de salarizare, pontaje 50 ani

7. State de plată a burselor, a abonamentelor 10 ani C.S

8. Fişe de conturi sintetice 10 ani C.S

9. Fişe de conturi analitice 10 ani

10. Fişe de cheltuieli bugetare 10 ani

11. Documente privind garanţiile de gestiune 10 ani

12. Propuneri plan venituri şi cheltuieli, bugetare 10 ani

13. Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare 10 ani

14. Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. bugetară şi extrabugetar

50 ani C.S

15. Virări credite, activităţi bugetare şi autofinanţate 5 ani

16. Registre de casă 10 ani

17. Chitanţiere 10 ani

18. Registru unic de control 10 ani C.S

19. Procese-verbale, corespondenţă şi alte acte remise de organele de control

10 ani

20. Documente referitoare la licitaţii 10 ani

21. Monitorizare cheltuieli personal 5 ani

22. Cont de execuţie activitate bugetară 10 ani

23. Cont de execuţie activitate autofinanţare 10 ani





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

24. Ordine de plată 10 ani

25. Acte justificative privind decontarea sumelor încasate prin comitetele de părinţi

10 ani

26. Referate de necesitate 2 ani

27. Declaraţii fişe fiscale 10 ani

28. Fişe fiscale 50 ani

29. Declaraţii C.A.S. 50 ani

30. Liste şomaj 5 ani

31. Asigurări de sănătate 5 ani

32. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 10 ani

33. Certificat fiscal P

34. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare - primire

P


D. Administraţie 1. Acte privind situaţia imobilului, schiţe, planuri P

2. Procese-verbale de recepţie lucrări reparaţii capitale şi curente, contracte încheiate

15 ani C.S

3. Procese-verbale, referate în legătură cu paza contra incendiilor

5 ani

4. Planul de pază a instituţiei 5 ani

5. Bonuri de materiale şi note de recepţie 10 ani

6. Fişe de magazie 10 ani

7. Registrul mijloacelor fixe P

8. Inventare mijloace fixe şi obiecte de inventar, procese-verbale de casare

10 ani C.S

9. Situaţii privind comanda de manuale, evidenţa manualelor

5 ani

10. Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele, lapte, corn)

5 ani

11. Note de comandă 5 ani

12. Contracte de sponsorizare 5 ani

13. Evidenţa spaţiilor închiriate 5 ani

14. Referate de necesitate 2 ani

15. Acte privind mijloacele de transport 5 ani

16. Corespondenţă privind prestările de servicii (apă, canal, electricitate)

2 ani C.S.





DOCUMENTELOR



of 21



Termen de

păstrare OBS.

17. Lista legitimaţiilor de masă eliberate 10 ani

18. Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia sanitară

2 ani C.S.

19. Procese-verbale, referate, corespondenţă în legătură cu măsurile pentru paza contra incendiilor, igiena şi protecţia muncii

5 ani

20. Inventarele arhivistice şi procesele verbale de predare - primire

P


E. Bibliotecă 1. Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii şcolare: referate, procese-verbale

15 ani C.S

2. Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe subiecte P

3. Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii P

4. Fişa de catalog 50 ani

5. Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare

10 ani C.S

6. Caiet evidenţă activitatea bibliotecii 15 ani

7. Fişa de înscriere în bibliotecă 15 ani

8. Act de primire 10 ani

9. Registru de cote P

10. Registru de organizarea şi mişcarea fondului bibliotecii

P

11. Registru de inventar publicaţii P

12. Registru de evidenţă a cititorilor P

F. Consiliul reprezentativ al părinților

1. Dare de seamă asupra mişcării fondurilor 10 ani

2. Acte de evidenţă primară 10 ani

3. Referate, informări privind activitatea comitatelor de părinţilor

10 ani

4. Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de părinţi

P

5. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare - primire

P






DOCUMENTELOR



of 21

ANEXA 3 ORGANIGRAMA

PROCESULUI DE SCOATERE DIN CIRCULAŢIE A DOCUMENTELO

ARHIVE CURENTE

DIRECTOR

CONSILIUL DE ADMINISTRAŢIE

CONSILIUL PROFESORAL

SECRETARIAT

SECTOR ADMINISTRATIV

C.E.A.C.

COMISIA METODICĂ

COMPARTIMENT RESURSE UMANE

COMPARTIMENT FINANCIAR-

CONTABIL

CABINET DE ASISTENȚĂ PSIHOPEDAGOGICĂ

CABINET MEDICAL

DISTRUGERE

DOCUMENTE

ARHIVA ŞCOLII CU

CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU” BAIA MARE

SECRETARIAT





DOCUMENTELOR



of 21

PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA, ARHIVAREA SI · PDF fileEN ISO 9004:2000 - Sisteme de...

Documents

Transcript of PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA, ARHIVAREA SI · PDF fileEN ISO 9004:2000 - Sisteme de...