7/24/2019 prbrez

1/28

Folosirea workflow-urilor pentru reprezentarea proceselor de afaceri

Un proces de afaceri reprezint o colecie de activit i sau sarcini conexe,

structurate, ce au un punct de nceput i unul final, precum i intrri i ieiri clar

definite. Accentul este pus pe felul n care se desfoar activitatea ntr-o

organizaie. Un proces de afaceri poate fi descompus n mai multe sub-procese, cu

caracteristici specifice, care mpreun contribuie la atingerea scopului procesului de

baz.

1 CONCEPTUL DE PROCE DE !F!CERE "N C!DRUL UNE#

OR$!N#%!##

Tehnologia informaiei este considerat inovatoare n raport cu descrierea !i

7/24/2019 prbrez

2/28

tehnologii informatice permit nu doar mbuntirea proceselor individuale, dar

pot oferi posibiliti de integrare a proceselor de afaceri ntre uniti fizice !i

organizaionale disipate &0asu ) 0lanning, 1223'.

( clasificare simplist a proceselor de afaceri le mparte pe acestea n elementare !i

complexe. "eosebirea dintre cele dou ar consta n numrul de activiti pentru care

au fost definite. Astfel, un proces complex implic, de obicei, mai multe

funcii eseniale ale ntreprinderii, iar operaiile sale au un impact semnificativ asupra

funcionalitii generale a activitii organizaionale. $entru a surprinde ntreaga hart

a activitilor depuse !i sarcinilor implicate, se procedeaz, de obicei, la divizarea

proceselor complexe n subprocese, p#n la obinerea de procese elementare care

definesc o singur funcie pe care ntreprinderea trebuie s o realizeze prin

activitile sale. Activitile sunt elemente componente ale unui proces sau subproces

realizate n mod individual de o singur entitate subdivizionar &de obicei, un

departament al ntreprinderii'. (rice activitate este definit prin ansamblul de sarcini

7/24/2019 prbrez

3/28

din care este alctuit !i care sunt asignate indivizilor din cadrul departamentului n

responsabilitatea cruia intr realizarea respectivei sarcini &4igura nr. +.+'.

7/24/2019 prbrez

4/28

datelor, iar conceptul de proces de afacere poate fi privit ca mi%loc de analiz a

modului n care aplicaiile unui sistem informatic pot fi integrate n scopul identificrii

oportunitilor oferite de automatizarea proceselor.

5n prezent, n dezvoltarea sistemelor informatice pentru ntreprinderi, se constat c

paradigma programrii nc deine o influen ma%or n descrierea proceselor de

afaceri, activitatea ntreprinderii fiind alctuit din procese definite n conformitate

cu funciile sistemului informatic. Acest mod de tratare a proceselor de afaceri

limiteaz

funciile acestora la ceea ce poate realiza sistemul informatic !i nu ine cont,

ntotdeauna, de ntreaga realitate economic. "e!i sistemul informatic din cadrul unei

organizaii %oac, n prezent, un rol crucial de susinere a activitii specifice

ntreprinderii, ma%oritatea proceselor economice nu pot fi complet automatizate. "e

fapt, automatizarea complet se poate realiza doar pentru anumite activiti de

afaceri ce pot fi privite doar ca etape funcionale ale unui ansamblu mai complex de

alte procese economice.

* +ana&e,entul proceselor de afaceri

7/24/2019 prbrez

5/28

$erspectiva funcional a managementului este util pentru optimizarea resurselor

interne, n timp ce perspectiva orientat pe procese prive!te coordonarea activitilor

complexe ale ntreprinderii, care implic !i resurse externe.

7estionarea acestor procese ntr-o viziune unitar !i n sensul impus de perspectiva

orientat pe procese a generat un concept des utilizat, acela de management al

proceselor de afaceri &0usiness $rocess *anagement'. "e!i este un termen

ndelung disputat n literatura de specialitate, definiiile pe care diver!i autori le-au

furnizat sunt conturate pe baza aceleia!i idei de optimizare a proceselor ntreprinderii

prin diverse mi%loace specifice. 5n linii mari, termenul 0usiness $rocess *anagement

&0$*' desemneaz at#t o strategie de afaceri, c#t !i un segment soft8are, destinate s

gestioneze eficiena !i randamentul proceselor din cadrul ntreprinderii, prin

practici de modelare, automatizare !i monitorizare.

9a disciplin de management, 0*$ nlocuie!te perspectiva funcional a

managementului cu cea orientat pe procese aliniat cu obiective de afaceri de nivel

nalt.

9a tehnologie sau segment soft8are, 0*$ furnizeaz un set de instrumente soft8are

7/24/2019 prbrez

6/28

Un sistem de management al proceselor din ntreprindere prive!te orice proces prin

prisma ciclului de via al acestuia. ;istemul de gestionare a proceselor face referire

la aceste etape ale ciclului de via, de la apariia procesului n cadrul ntreprinderii !i

p#n la eventuala eliminare a lui din strategia de afaceri. Astfel, sistemele 0usiness

$rocess *anagement dein patru arii principale de activiti, corespunztoare

principalelor etape din ciclul de via al proceselor de afaceri6 proiectarea !i

modelarea, implementarea sau execuia, monitorizarea !i optimizarea proceselor.

A!a cum se descrie !i n 4igura nr. 1.+. 9iclul de via a proceselor de afaceri, aceste

arii de activiti sunt iterative !i trebuie gestionate n orice stadiu al proceselor de

afaceri.

Fi * 1 Ci l l d i

7/24/2019 prbrez

7/28

A :mplementarea sau execuia prive!te, pe de o parte, includerea unor noi

procese de afaceri n activitatea specific ntreprinderii, iar pe de alt parte,

adoptarea noilor modele stabilite n cadrul etapei de modelare a proceselor existente,

care necesit mbuntiri sau restructurri. :mplementarea trebuie s in cont nu

doar de integrarea proceselor noi cu cele existente, dar !i de atribuirea

responsabilitilor pe roluri asociate proceselor, !i gestionarea acestor roluri.

7/24/2019 prbrez

8/28

A *onitorizarea este o component vital n abordarea managementului

proceselor de afaceri, n primul r#nd datorit faptului c o perspectiv a afacerii

orientat pe procese este, de cele mai multe ori, asociat cu nevoia de vizibilitate a

performanelor !i a conformitii cu strategia de afaceri, !i n al doilea r#nd, datorit

nevoii de evideniere a eficienei !i randamentului proceselor. *onitorizarea se refer

la acel set de activiti care permit descoperirea anumitor elemente, care confirm

sau infirm utilitatea unui proces de afaceri, dar !i a anumitor anomalii ce nu arputea

fi vizibile n etapele anterioare de proiectare !i modelare static. "e aceea,

tehnologia de monitorizare ofer un feedbac< vital at#t managerilor afacerii, c#t !i

persoanelor responsabile cu implementarea proceselor, beneficiind de suport tehnic

din aria auditului financiar !i informatic.

A (ptimizarea este procesul de analiz a informaiilor colectate prin activitatea

de monitorizare !i de definire a unor posibile direcii de rafinare a modelelor

proceselor de afaceri !i a implementrii acestora. "e fapt, optimizarea este

responsabil de caracterul iterativ al proceselor de afaceri, ntruc#t ea este cea caredetermin reluarea etapelor de modelare, implementare !i optimizare a acestora.

7/24/2019 prbrez

9/28

5 +odelarea proceselor de afaceri

5'1 Prezentare &eneral

9a rezultat al cre!terii complexitii afacerilor !i, implicit, al modificrii structurii

proceselor din ntreprindere, se manifest pregnant nevoia de a utiliza metode

formale de reprezentare a fluxului informaional !i operaional, prin procedee robuste,

derivate din analiza bazat pe modele. ;ub acest aspect, s-a conturat un trend

ascendent n utilizarea de soluii pentru simplificarea !i reprezentarea explicit a

proceselor de afaceri prin modele inteligibile, care s detalieze nlnuirea activitilor

!i constr#ngerile n executarea lor. "efinirea prin modele a proceselor ntreprinderii

permite analiza, mbuntirea !i monitorizarea performanelor de afaceri.

Un model al proceselor de afaceri este de obicei o diagram prin care se reprezint

unul sau mai multe procese de afaceri, sub forma unei secvene de activit i

desfurate cu scopul de a realiza obiectivele pe care o organizaie i-a propus s le

ating. *odelele proceselor de afaceri includ aciuni i evenimente, fiind artat felul

n care acestea sunt procesate, precum i persoanele implicate, art#ndu-se ce

anume fac i cu ce scop. "e obicei sunt reprezentate procesele desfurate n mai

7/24/2019 prbrez

10/28

= "ocumentele i formularele schimbate ntre anga%a i sau primite@trimise de

la@ctre clieni i furnizori.

(binerea unui model care s reprezinte corect procesele de afaceri ce au loc n

cadrul unei organizaii se poate realiza doar prin implicarea activ, la elaborarea

acestuia, at#t a membrilor echipei de dezvoltatori, c#t i a reprezentanilor

organizaiei.

$entru modelarea proceselor de afaceri pot fi utilizate dou standarde de tip limba%

de notaie6 0usiness $rocess *odeling /otation &0$*/' i "iagramele de

Activit i U*. 9onform opiniei multor speciali!ti, 0$*/ este cel mai utilizat !i

inteligibil limba% n modelarea proceselor de afaceri din cadrul ntreprinderii.

5'* +odelarea proceselor de afaceri utiliz6nd li,7a8ul 9P+N

0usiness $rocess *odeling /otation &0$*/' este un limba% grafic de nota ie pentru

modelarea proceselor de afaceri, elaborat de ctre 0usiness $rocess *anagement:nitiative &0$*:'. 5ncep#nd cu anul 122, 0$*/ este ntreinut de ctre (b%ect

*anagement 7roup &(*7' ca urmare a fuziunii ntre aceast organizaie i 0$*:

7/24/2019 prbrez

11/28

= >afineaz compoziia i corelaia Bvenimentelor?

= Bxtinde definirea interaciunilor umane?

= "efinete un *odel de 9oreografie &9horeographC *odel'.

$rincipalul scop al 0$*/ este Ds ofere o nota ie care este u!or de neles de ctretoi utilizatorii de afaceri, de la analitii de afaceri care creeaz proiectul iniial al

proceselor, p#n la dezvoltatorii tehnici responsabili pentru implementarea

tehnologiei care va efectua aceste procese !i, n final, pentru oamenii de afaceri care

vor gestiona !i monitoriza aceste procese. Astfel, 0$*/ creeaz o punte de legtur

standardizat pentru decala%ul dintre proiectarea procesului de afaceri !i procesul de

implementare.E &(*7, 888 .o m g .o r g @ s pe c @0$ * /@ 1 .2'

0$*/ definete o mapare a notaiilor sale vizuale pentru execuia semantic a

proceselor de afaceri prin limba%e de execuie, cum ar fi 0usiness $rocess *odeling

anguage &0$*', 0usiness $rocess Bxecution anguage for Feb ;ervices

&0$BGF;', Feb ;ervices 0usiness $rocess Bxecution anguage &F;-0$B'.

http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0)http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0)http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0)

7/24/2019 prbrez

12/28

4lux de *esa%e &*essage 4lo8', ce arat interaciunile dintre procese private de

afaceri separate.

= $rivate executabile H sunt modelate cu scopul de a fi executate cu anumite

semantici, care descriu o nelegere clar !i precis a funcionrii elementelor?

= $rivate ne-executabile H nu includ, de regul, informaii necesare execuiei,

fiind modelate cu scopul documentrii comportamentului procesului?

= $ublice H include doar activit i care sunt utilizate pentru a comunica cu al i

DparticipaniE, reprezent#nd interaciunea dintre un proces de afaceri privat i

un alt proces sau DparticipantE.

A 9oreografii H spre deosebire de un D$rocesE, n cazul unei coreografii nu exist

nici un controlor central, entitate responsabil sau observator al procesului. Bste

definit comportamentul ateptat ntre mai mul i participan i ce interacioneaz prin

intermediul unui schimb de mesa%e.

A 9olaborri H sunt descrise interaciunile dintre dou sau mai multe entit i de

f i id t ti i iE l l b 4i ti i t t t t

7/24/2019 prbrez

13/28

A (biecte de flux &flo8 ob%ects'

A (biecte conectoare &connecting ob%ects'

A 9entre de responsabiliti &s8imlane ob%ects'

A Artefacte &artifact ob%ects'

A. O7iectele de flu: sunt de trei tipuri6

Eeni,entele reprezint ceva ce se nt#mpl pe parcursul unui proces sau a unei

coreografii, afect#nd fluxul modelului. "e obicei, evenimentele au o cauz

&DtriggerE' si un impact &DresultE' i sunt mprite n trei sub-categorii6 "e

5nceput&;tart', :ntermediare&:ntermediate' i "e 4inal &Bnd'.

= evenimente de start - indic unde &sau ce' va ncepe un proces. Bvenimentele

de start pot fi de mai multe tipuri, pentru a arta condiiile n care se iniiaz

procesul.

7/24/2019 prbrez

14/28

Un eveniment poate fi utilizat pentru a DprindeE &catch' sau a DaruncaE &thro8'

un trigger eveniment.

Bxist mai multe tipuri de evenimente ce se pot manifesta n cadrul unei

diagrame a proceselor de afaceri. Aceste evenimente

+

sunt descrise n tabelul de mai%os6

Tri&&er Descrier

Ti

;tart :ntermediar 4inal

9atchi 9atchin Thro8in Thro8in*esa% ;e ref er la un mesa%

care esteprimit de la

un participant !i

poate iniia un proces

start oate cauza

Timp ;e ref er la un cicluspecific &de exemplu,

fiecare zi de luni la

7/24/2019 prbrez

15/28

!ctiitatea este un termen generic utilizat pentru a face referire la o etap din munca

efectuat de ctre un participant la proces. Activitile pot fi atomice &nu se mai pot

diviza n alte sub-activiti' sau non-atomice &se pot diviza ntr-un set de sub-

activiti'. Activitile descrise n cadrul unei diagrame 0$*/ pot fi ;ub-$rocese

&;ub-$rocesses' sau ;arcini &Tas

7/24/2019 prbrez

16/28

- 0azate exclusiv pe date. Acestea sunt bazate pe expresii logice conin#nd

atributul Iexpresie condiieJ specific ie!irii fluxului secvenial din punctul de

decizie.

a' b'

- 0azate exclusiv pe evenimente. ( decizie de acest tip reprezint un punct de

ramificaie n cadrul procesului, unde alternativele sunt bazate pe evenimente

ce apar ntr-un punct dinproces.

7/24/2019 prbrez

17/28

secvenial de ie!ire. Bvaluarea unei expresii condiionale nu exclude

evaluarea altei expresii condiionale.

- 9omplexe. 0$*/ include punctul de decizie complex, pentru situaiile n careeste dificil s se reprezinte n ntregime celelalte tipuri de puncte de decizii.

Un punct de decizie complex poate fi utilizat pentru fuzionarea sau scindarea

fluxurilor secveniale din cadrul unui proces de afaceri.

7/24/2019 prbrez

18/28

9' O7iectele conectoare

5n 0$*/ exist dou tipuri de obiecte conectoare6

- fluxul &secvenial sau mesa%'?

- asocierea.

- 4lux ;ecvenial &;eKuence 4lo8' H indic ordinea n care sunt executate

activitatile n interiorul unui proces sau a unei coreografii.

"ac sursa unui flux secvenial este o activitate, n locul punctului de decizie se poateutiliza un mini-romb, care trebuie plasat la nceputul fluxului secvenial &4igura nr.

3 +3' U fl i l t t l ii i ii dii l

7/24/2019 prbrez

19/28

- Asociere &Association' H este utilizat pentru a lega informaii &sub form

textual sau grafic' la obiecte flux.

( asociere diri%at &vezi 4igura nr. 3.+L' precizeaz care dintre obiectele de date sunt

de intrare !i care sunt de ie!ire dintr-o activitate.

C' Centre de responsa7iliti

7/24/2019 prbrez

20/28

ane H subdivizeaz procesul sau un pool, cu scopul organizrii i clasificrii

activitilor.

"e exemplu, o facultate &participant' poate avea urmtoarele compartimente &partiii'6

"ecanat, secretariat, catedre@departamente &4igura nr. 3.+'.

D' !rtefacte

Artefactele au rolul de a aduce informaii suplimentare unei diagrame. 0$*/

utilizeaz trei artefacte standard6

- (biectul-data - precizeaz datele necesare unei activiti, precum !i cele

produse de ctre acestea.

7/24/2019 prbrez

21/28

5'*'* tudii de caz

5'*'*'1 +odelarea procesului de afaceri priind aproizionarea cu ,rfuri de la

furnizor

5n vederea aprovizionrii cu mrfuri, societatea ncheie un contract cu un furnizor

&activitatea D5ncheiere contractE' - 4igura nr. 3.11. 9ontractul este reprezentat printr-

un obiect dat asociat fluxului de mesa% dintre cei doi participani la proces6

furnizorul !i societatea.

( prim condiie pentru ca aprovizionarea s poat fi realizat este legat determenul de valabilitate a contractului. 5n cadrul modelului, punctul de ramnificaie

pentru alternativele care vor fi urmate n funcie de ndeplinirea sau nendeplinirea

acestei condiii este reprezentat print-un punct de decizie bazat exclusiv pe

evenimente .

5n cazul n care termenul de valabilitate a expirat, contractul nceteaz. Aceast

it i t t t i ti it t 5 h i t tE ti it t

7/24/2019 prbrez

22/28

aprovizionarea cu mrfuri &sub-procesul DAprovizionare mrfuriE'.

$e baza unui contract societatea se poate aproviziona de mai multe ori cu mrfuri de

la furnizor, motiv pentru care sub-procesul DAprovizionare mrfuriE este

repetitiv, aspect marcat prin poziionarea simbolului n partea inferioar a sub-

procesului.

"up ce prime!te mrfurile !i factura de la furnizor, societatea plte!te factura. $lata

facturii implic desf!urarea mai multor activiti, fiind reprezentat n model prin sub-

procesul D$lat facturE care poate fi detaliat n funcie modalitatea concret prin care

se realizeaz plata. $entru ca plata s se realizeze este necesar at#t primirea

mrfurilor, c#t !i primirea facturii. Acest aspect este reprezentat printr-un punct de

decizie paralel prin care sunt compuse cele dou fluxuri aferente activitilor

D$rimire facturE !i D$rimire

mrfuriE.

$rocesul de aprovizionare cu mrfuri de la furnizor se ncheie atunci c#nd au fost s-arealizat aprovizionarea cu mrfuri la nivelul valorii contractate sau atunci c#nd

contractul nceteaz

7/24/2019 prbrez

23/28

Societate

Furnizor

7/24/2019 prbrez

24/28

5'*'*'* +odelarea procesului de afaceri priind contractarea creditului

$rocesul de contractare a unui credit bancar implic interaciuni ntre doi participani &0anca !i Antreprenorul', reprezentai sub forma unor pool-

uri.

Antreprenorul depune actele necesare obinerii unui credit bancar &activitatea D"epunere acte dosar creditE'. Actele depuse de ctre

antreprenor la dosarul de credit &cererea de credit, balana, bilanul, garaniile depuse, fluxul de numerarprevizionat pe perioada creditului,

bugetul de venituri !i cheltuieli pe perioada creditului !i proiectul de investiie pentru suma obinut prin credit' sunt reprezentate n cadrul

modelului prin de obiecte de date asociate fluxului de mesa% dintre Antreprenor !i 0anc.

0anca nregistreaz dosarul de credit &activitatea D5nregistrare dosar creditE' !i apoi desf!oar o serie de activiti legate de analiza dosarului,

activiti care depind de normele care reglementeaz activitatea fiecrei bnci !i care sunt reprezentate n cadrul modelului prin sub-procesul

Analiz dosar credit.

5n urma analizei dosarului de credit6

=

banca i va comunica antreprenorului rezultatul acesteia &evenimentele intermediare de tip mesa% !i ' !i

= va desf!ura o serie de activiti n funcie de rezultatul analizei &punctul de decizie bazat exclusiv pe date '6

7/24/2019 prbrez

25/28

o n situaia n care creditul este respins dosarul de credit este arhivat &activitatea DArhivare dosar creditE' !i procesul se ncheie

&evenimentul final '?

o atunci c#nd creditul este aprobat banca ntocme!te contractul de credit

&activitatea D5ntocmire contract creditE'.

9ontractul de credit este transmis antreprenorului pentru semnare. Antreprenorul semneaz contractul de credit. "up ce prime!te contractul de

credit semnat, banca vireaz n contul antreprenorului suma acordat sub form de credit &activitatea

DOirare sum creditE'. ;uma este ncasat de ctre antreprenor.

7/24/2019 prbrez

26/28

9i7lio&rafie

P 9ozgarea, 7. &12+2', *etodologii orientate pe obiecte utilizate in proiectarea sistemelor informatice, Bditura :nfomega

P (*7 &12++', 0usiness $rocess *odel and /otation &0$*/'. Oersion 1.2,

h tt p 6 @@ 8 8 8 .o m g .o r g @s p e c @ 0$ * /@ 1 . 2

P QaveC, *. &122', Bssential 0usiness $rocess *odeling, Bditura (R>eillC

*edia

P 0asu, A., 0lanning, >. F., &1223'. S;Cnthesis and "ecomposition of $rocesses in (rganizationsE, :nformation ;Cstems >esearch.

P

$orter, *. B., *illar, O. B., &+'. SQo8 :nformation 7ives ou 9ompetitiveAdvantageE, Qarvard 0usiness >evie8.

P Fard-"utton, /., *acehiter, /., &122' D0usiness $rocess *anagement, a holistic vie8E, "*>evie8.

http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0

7/24/2019 prbrez

27/28

7/24/2019 prbrez

28/28

11