Organizarea de evenimente corporate - ziua porilor deschise -

Asist. Dr. Paul Frca

Universitatea Babe-Bolyai Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii Departametul de Comunicare, Relaii Publice i Publicitate

Importana organizrii de evenimente

Un eveniment este un generator de tiri despre propria

organizaie ce o poate aduce pe aceasta n atenia opiniei publice

prin intermediul mass-media.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Principalele tipuri de evenimente

Evenimente organizate pentru publicurile interne ale unei organizaii:

angajaii

conducerea

acionarii

Ocazii: sfrit de an (revelion sau micro-revelion), Crciun, aniversarea unor ani de existen (primul an mpreun, la 5 ani, 10 ani, sau pentru organizaiile cu istorie: 50 de ani de existen, sau chiar 100 de ani de existen), srbtorirea unor realizri importante (intrarea organizaiei pe piaa bursier, creterea profitului cu 30%, depirea normei de vnzri...).

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Evenimente organizate pentru publicurile externe ale

organizaiei: clieni, jurnaliti, colaboratori, furnizori,

finanatori, competitori, simpatizani

Din aceast a doua categorie de evenimente fac parte:

conferinele de pres (acestea sunt adresate n primul rnd

jurnalitilor)

ziua porilor deschise

inaugurri de sedii, sau de spaii comerciale noi

lansri de produse sau servicii i diverse aniversri

comemorri etc

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Planificarea unui eveniment

Mai multe etape:

a) Planificarea trebuie nceput din timp, n funcie de anvergura evenimentului;

b) Elaborarea unui program planificarea fiecrui detaliu i desemnarea responsabililor pentru fiecare activitate;

c) Formarea unor grupuri de lucru cu oamenii implicai n organizare;

d) Selectarea unui model de invitaii care s fie n concordan cu tema aleas pentru eveniment;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

e) Identificarea unor atracii (concerte, parade, dansuri, expoziii, prezentri de mod, filme, concursuri, tombole) asigur participarea oamenilor i pot face evenimentul memorabil

e) Alegerea cadourilor sau a suvenirurilor care vor fi nmnate participanilor la eveniment obiectele-cadou trebuie personalizate (sigla, logo, denumirea evenimentului, slogan);

f) Pregtirea ecusoanelor cu nume pentru organizatori i pentru jurnalutii ateptai la eveniment;

g) Evenimentul trebuie fcut public cu mult nainte de desfurare, prin ct mai multe canale;

h) Dup eveniment mulumiri adresate celor care au participat la eveniment, dar i celor care s-au implicat n organizare.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Organizarea propriu-zis a unui eveniment

se recomand:

realizarea unei liste cu lucruri de verificat (timeline) cu cel puin o sptmn naintea evenimentului.

scopul acestei liste este de a nu omite niciun detaliu

pentru a mai putea aduga unele lucruri care pot

aprea spontan

reprezint un real ajutor pentru implementarea

aciunilor i ncadrarea n timp

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Elemente necesare pe parcursul desfurrii unui eveniment organizaional

Prezentri vizuale:

vin s susin discursurile

suport esenial pentru nelegerea unor subiecte

ajut mult audiena n special cnd sunt prezentate informaii cu caracter

tehnic

Aceste prezentri pot consta din:

grafice, tabele sau statistici folosite ntr-o prezentare pentru analitii

financiari sau o prezentare pentru angajai care explic un pachet de

beneficii;

mai pot include diferite fotografii sau se pot sintetiza anumite idei dintr-

un discurs.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Prezena vedetelor n cadrul unui eveniment

atragerea unui public numeros

Ele pot fi incluse n programul evenimentului:

pot fi gazda respectivului eveniment

pot avea un moment al lor n cadrul evenimentului

sau pur i simplu pot ine un discurs prin care i exprim

simpatia fa de organizaie i fa de respectivul eveniment.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Bugetul alocat unui eveniment

Scopul fixrii unui anumit buget este de a controla i de a

limita cheltuielile alocate organizrii propriu-zise a

evenimentului.

Un buget real stabilete un standard al performanei pentru

activitile desfurate.

Alocarea eficient a resurselor (umane, materiale,logistice)

depinde n mare msur de bugetul disponibil.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Evaluarea unui eveniment

ncepe a doua zi dup eveniment

Evaluare cantitativ n baza articolelor din pres i baza tirilor difuzate la televiziune i/sau radio. Toate materialele sunt adunate ntr-un dosar de pres i sunt arhivate.

Evaluare calitativ consilierul PR realizeaz o analiz a tuturor articolelor aprute

ntrebrile analizei:

Cte articole au ludat evenimentul?

Cte articole au criticat evenimentul?

Cte articole neutre au aprut?

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Ziua Porilor Deschise

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Scopul organizrii zilei porilor deschise

Modalitate eficace de prezentare a rolului, misiunilor i a specificului unei organizaii;

Un eveniment care vine s amplifice transparena n procesul de comunicare dar i ncrederea reciproc (dintre organizaie i mediul exterior);

O ocazie pentru vizitatori (ziariti, simpli ceteni) de a cunoate o organizaie

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Obiectivele organizrii zilei porilor deschise

Punerea n tem a vizitatorilor cu privire la specificul

organizaiei;

Crearea de ocazii pentru apariia n pres a unor tiri

pozitive;

Redresarea imaginii unei organizaii

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Ocazii cu care poate fi organizat ziua porilor deschise

Aniversarea unor momente importante din viaa

organizaiei;

Lansarea unui nou concept/produs;

Prezentarea premiilor obinute n urma participrii

la trguri naionale sau internaionale;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Activitile pe care consilierul PR trebuie s le efectueze pentru pregtirea vizitei

Realizarea unui plan privind modul de desfurare al vizitei;

S propun conducerii organizaiei:

data de desfurare

activitile desfurate

traseul de desfurare

persoanele care vor fi implicate n desfurarea evenimentului

Participarea efectiv la pregtirea vizitei sub toate aspectele;

Anunarea din timp a mass-media;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

S propun i s organizeze pregtirea prealabil a

persoanelor din instituie, care vor fi implicate n contactul cu

ziaritii (n special) dar i cu ceilali vizitatori;

S planifice i s pregteasc personalul de nsoire pentru

grupurile de vizitatori, dac se preconizeaz participarea n

numr mare a acestora;

S pregteasc mape pentru vizitatori (care s cuprind: un

scurt istoric al organizaiei, cele mai importante realizri,

premii obinute, produse de top etc.)

S pregteasc o ncpere n interiorul instituiei unde

vizitatorii s poat viziona un film despre organizaie;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Programul zilei porilor deschise:

Primirea invitailor se face de ctre un personal califcat;

Vizionarea unui film de 10-15 minute documentarul va

promova o imagine pozitiv a organizaiei;

Vizita propriu-zis vizita s curg de la un segment la altul,

astfel nct vizitatorii s rmn cu o imagine de ansamblu;

ncheierea vizitei vizitatorilor li se pot oferi cadouri

simbolice cu nsemnele organizaiei;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Personalul implicat n organizarea zilei porilor deschise

Este selectat din cadrul organizaiei;

nsoitorii trebuie s dea dovad de politee i s

zmbeasc;

S fie cooperani, deschii, s anticipeze nevoile vizitatorilor

nsoitorii trebuie s fie capabili s dea informaii i s

rspund la ntrebrile vizitatorilor;

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Concluzie Succesul unui eveniment gen ziua

porilor deschise depinde de:

Organizarea riguroas

nsoitorii trebuie s asigure legtura dintre ziariti i

personalul organizaiei

nsoitorii trebuie s cunoasc foarte bine traseul de

urmat i regulile de baz stabilite pentru vizitatori

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca

Surse

Newsom, Doug, Turk Vanslyke, Judy, Kruckeberg, Dean, Totul despre Relaii Publice, Polirom, Iai, 2003.

Rus, Flaviu Clin, Introducere n tiina comunicrii i a relaiilor publice, Iai, Institutul European, 2002.

Stephan Schafer-Mehdi, Organizarea evenimentelor, Ed. All, 2008

Wilcox, D.I., Philip H., Agee, Warren K., Public Relations-Strategies and Tactics, Editura Harper Collins Inc., New York, 1992.

Asi

st. un

iv. dr.

Pau

l F

rca