8/19/2019 Oraganizare Unui Eveniment.

1/4

Etapele organizarii unui eveniment

Organizarea de evenimente constă în procesul de organizare a unui festival,congres, conferin ă, ceremonie, competi ie, expozi ie sau petrecere. Organizareaț ț țevenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea i rezervarea unei loca iiș ț

 pentru eveniment, ob inerea autoriza iilor necesare, coordonarea transportului i aț ț ș parcării. În func ie de natura evenimentului organizarea poate să includă: elaborarea uneițteme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului i a elementelor deșentertainment, coordonarea completă cu loca ia aleasă i serviciile oferite de către aceastăț ș(electricitate i alte utilită i), aranamentele de decor, mese, scaune, ec!ipe de suport iș ț șsecuritate, catering, elemente de signalistică, parcare, cură enie.ț

"rimul pas în organizarea unui eveniment îl reprezintă determinarea scopuluiacestuia care poate fi: un eveniment de firma, un festival, congres, conferin ă, lansare deț produs, inaugurare, eveniment privat, o nuntă, o aniversare, sau orice alt eveniment care presupune o organizare riguroasă. Organizatorul de evenimente trebuie să definească apoi

loca ia, activită ile de entertainment, lista invita ilor, vorbitorii i con inutul detaliat alț ț ț ș țevenimentului. #oca iile pentru evenimente sunt nenumărate i diverse i de regulăț ș șacestea sunt reprezentate de !oteluri, centre de conferin e, săli de recep ie sau spa iiț ț țexterioare în func ie de eveniment. $rmează apoi pregătirea în cele mai mici detalii ațevenimentului i stabilirea elementelor legate de decora iuni, m%ncare, băuturi, muzică,ș țlista invita ilor, buget, publicitate i mar&eting, tot ceea ce va contribui la o desfă urareț ș ș perfectă a evenimentului. $n organizator de evenimente trebuie să fie capabil de a' ișgestiona în mod inteligent timpul alocat pentru organizare i să creeze evenimenteșmemorabile.

"entru a descrie etapeleorganizarii a unui eveniment am decis sa descriu

organizarea unui eveniment de tip corporate:1. tabilirea conceptului evenimentului tema, grupurile tinta atat din punctulde vedere al participantilor cat si din punctul de vedere al spea&erilor, partenerilor * tema artistica (elemente creative care confera originalitate si decare ne vom lega si in promovarea evenimentului).

2. tabilirea termenului evenimentului.3. tabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de

 participanti estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita.4. tabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului adaptate pe parcurs

in functie de programul acestuia.5. tabilirea ec!ipei de organizareeste extrem de importanta si in functie de

+marimea evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoaneastfel incat un membru al ec!ipei sa se ocupe de mai multe activitati.

-. stimarea si structurarea bugetului. 0ealizarea site'ului * materialelor de promovare online.8. laborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de

grupurile tinta implementare (online, offline, 12, radio, presa scrisa, retelesociale, grupuri pe anumite domenii, baze de date existente, mesae scrise,

http://bit.ly/1dIaabOhttp://bit.ly/1dIaeZmhttp://bit.ly/1dIaeZmhttp://bit.ly/1dIaabO

8/19/2019 Oraganizare Unui Eveniment.

2/4

verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, in functie de grupurile simodalitatile de aungere a mesaului la grupul tinta, etc.) .

9. 3ontactare spea&erilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor   mentinerea relationarii cu acestia4

10. 0ealizarea ofertelor pentru vanzarea pac!etelor * contactatea si negocierea cu

 potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media4 intocmireacontractelor4

11. tabilirea detaliilor in ceea ce priveste cazarea participantilor/spea&erilor/partenerilor.

12. 5ctualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti dincadrul sesiunilor, repartizarea spea&erilor tinand cont de programul acestora,etc.

13. laborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment.

14. 5ctualizarea materialelor de promovare si mesaelor transmise.

15. 6nscrierea participantilor (ex: prin formularul de pe site'ul evenimentului)  

modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc. 1ransmiterea formularului

 prin care participantii isi pot alege sesiunile la care doresc sa participe, in

cazul in care exista mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel.

16. tabilirea +elementelor 7au din cadrul evenimentului.

17. 0ealizarea documentelor utile4 xemplu: 8!idul "articipantului (multumiri

inscriere, programul, remidere: carti de vizita, masa si cazare, miloace

de transport: adresa * prezentare locatie eveniment, !arta, numere de

autobuze, microbuze care aung in zona, coordonate gps, numere de telefon

autogari, taxiuri, starea vremii, obiective turistice), 1inuta "articipantilor   

(street7ear, casual, business casual, smart casual, business informal, blac& 

tie / semi'formal, in functie de tipul evenimentului, sezon, etc.)4

18. 0ealizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga ec!ipa de

organizare instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din

ziua evenimentului.

19. 0ealizarea materialelor de promovare necesare in ziua evenimentului (mape,

afise, diploma, brosuri, etc.).

http://bit.ly/MLbbtJhttp://bit.ly/MLbbtJ

8/19/2019 Oraganizare Unui Eveniment.

3/4

20. 0ealizarea pac!etelor participantilor inainte de eveniment (mape, materialele

 promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.).

21. 0ealizarea probelor la locatie privind te!nologia necesara functionarii

sesiunilor logistica necesara trebuie verificata (microfoane, internet,

laptopuri, videoproiector, etc.).

22. tabilirea finala a meniurilor si a coffee brea&'urilor in functie de numarul

 participantilor, programul si bugetul disponibil4

0elationarea continua cu partenerii, spea&erii, participantii evenimentului  

 pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia.

23. tabilirea unor programe turistice/sociale optionale pentru spea&eri si

 parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.

24. 9esfasurarea propriu'zisa a evenimentului cand e important sa se verifice

constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructaul anterior se

face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte

zambete pe c!ip, c!iar daca exista si momente de incordare in bac& office,

acestea nu trebuie transmise participantilor.

25. 0ealizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului.

26. 0ealizarea materialelor post'eveniment (comunicat de presa, stiri, album cu

 poze, filmulete, materiale spea&eri, etc.).

27. ultumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au spriint evenimentul

cat si participantilor care au venit.

28. 0ecompensarea ec!ipei de organizare si comunicarea feedbac&'ului privind

desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru.

29. 9efinitivarea bugetului.

http://bit.ly/1ltEi16http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://bit.ly/1ltEi16http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/http://www.andreeaholban.eu/eu-si-sufletul-meu/viata-profesionala/cand-stii-ca-organizarea-unui-eveniment-a-fost-un-succes/

8/19/2019 Oraganizare Unui Eveniment.

4/4