EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 1

OBIECTIVELE PROIECTULUI si Tehnica S.M.A.R.T.

Obiectivele unui proiect sunt formulari ale rezultatelor pe care proiectul incearca sa le obtina si de aceea trebuiesc definite si agreate inainte de inceperea proiectului. Fiecare obiectiv trebuie exprimat simplu si cit mai complet, astfel incat sa poata fi evaluat la incheierea proiectului, pentru a observa daca acesta a fost indeplinit sau nu si sa arate ceea ce dorim sa se realizeze in cadrul proiectului. Un obiectiv bine formulat trebuie sa fie cit mai “etans”, respectiv sa fie complet. Pentru a face o analiza a modului in care obiectivul a fost formulat, putem aplica tehnica SMART.

Pentru a fi SMART, un obiectiv trebuie sa fie Specific, Masurabil, Accesibil, Realist si incadrat in Timp (SMART). SMART este o tehnica de analiza a obiectivelor.

Obiectivele trebuie sa se refere la livrabilele proiectului. Livrabilele proiectului sunt create in baza obiectivelor. Daca nu poti identifica livrabilele create pentru indeplinirea obiectivului este posibil sa fi formulat obiectivul prea general. Daca obiectivul descrie caracteristicile livrabilului inseamna ca este exprimat prea specific iar daca formularile descriu atribute si functionalitati, inseamna ca ele sunt cerinte si nu obiective. Pe de alta parte, daca sunt livrabile fara obiectiv, trebuie sa va intrebati daca livrabilele sunt chiar importante. Daca nu sunt, excludeti-le din proiect. Daca livrabilele respective sunt foarte importante, trebuie sa stabiliti obiectivele pentru crearea lor.

Obiectivele sunt importante deoarece arata acordul comun al managerului de proiect si al Sponsorului proiectului asupra ariei de cuprindere (scope).

Litera Semnificatie

S Specific

M Masurabil

A Accesibil

R Relevant

T Timp SPECIFIC - arata necesitatea ca un obiectiv sa aiba un tel specific si unul mai general. Asta înseamnă

că telul stabilit este clar şi neechivoc. Pentru a stabili obiective specifice, acestea trebuie să comunice

exact ceea ce se aşteaptă sa fie realizat şi care sunt atributele importante. Un obiectiv specific va

răspunde la întrebarile : Ce ? De ce ? si Cum ? vreau să realizez

MĂSURABIL - arata necesitatea unor criterii concrete de măsurare a progresului pentru atingerea

obiectivului. Ideea este ca dacă un obiectiv nu este măsurabil, nu este posibil sa fie administrat,

deoarece nu se stie cit s-a realizat si cit mai este de realizat pentru a fi considerat finalizat. Măsurarea

progresului ne ajuta sa urmarim progresul si să ajungem la rezultatul ţintă, la scopul final. Pentru a

verifica daca un obiectiv este masurabil, trebuie sa raspundem la intrebarea: Cât de mult? Cum voi şti

când se finalizeaza ?

ACCESIBIL - arata ca obiectivul este realist, tangibil şi realizabil, deci posibil de atins. In constructii,

putem folosi si termenul „constructabilitate”. Un obiectiv realizabil, va răspunde la întrebarea: Cum

poate fi realizat obiectivul?

EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 2

RELEVANT - arata importanţa, trebuie sa fie alese obiectivele care conteaza, sa fie orientate catre un

rezultat specific. Un obiectiv care sustine sau este în aliniat cu alte obiective ar putea fi considerat

relevant.

TIMP – acest termen arata importanţa incadrarii obiectivelor într-un interval de timp, fixindu-le o dată

ţintă. Stabilind neechivoc o durata de realizare sau un termen limita pana la care sa fie realizat un

obiectiv, putem sa facem managementul acestuia, putem sa-l administram, putem focusa efortul pentru

finalizarea obiectivului in intervalul de timp stabilit sau pina la data respectiva.

Cum se elaborează obiective SMART

SMART este un acronim al caracteristicilor considerate esenţiale pentru corecta formulare a

unui obiectiv. Asa cum am prezentat mai sus, aceste caracteristici sunt următoarele: S – specific;

M – măsurabil;

A – acceptabil / (de) atins / abordabil;

R – relevant / realistic ;

T – încadrat în timp.

Există mai multe versiuni/variante ale acestor caracteristici şi, implicit, ale acronimului

SMART1. Diferenţele dintre versiuni apar fie datorită traducerilor din limba engleză, fie din cauza modului de aplicare a lui. Astfel, Comisia Europeană, în Manualul privind Managementul Ciclului Proiectului, utilizează criteriile SMART doar în ceea ce priveşte formularea indicatorilor de măsurare a atingerii obiectivelor propuse. Cum indicatorii sunt legaţi de obiective, însă trebuie să reflecte o imagine reală a gradului de atingere a acestora, este normal deci să apară diferenţe de concept.

Specific – înseamnă că un obiectiv indică exact ceea ce se doreşte a se obţine. Un obiectiv specific

este foarte clar exprimat, nu lasă loc de îndoieli. Un obiectiv specific diferă în primul rând de unul general. El vizează rezultate concrete, nu rezultate în general. Ex: obiectiv general – "organizarea de training pentru angajaţii instituţiei X" Ex: obiectiv specific – "organizarea de training pe tema Management de Proiect pentru angajaţii din Departamentul de Investitii din organizaţia X". Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu Specific, utilizaţi întrebări precum:

- Cine? - Ce? - Când? - Cum? - Care este obiectivul ţintă?

Nu este însă obligatoriu ca un obiectiv să răspundă, în mod obligatoriu, la toate întrebările de

mai sus în acelaşi timp.

1

Cele mai frecvente versiuni ale acronimului SMART sunt următoarele:

- Specific, Măsurabil, Abordabil, Realist, încadrabil în Timp;

- Specific, Măsurabil, reAlizabil, orientat către Rezultat, la Timp;

- Specific, Măsurabil, (de) Atins, Realist, Tangibil;

- Stimulativ, Măsurabil, Acceptat de toate părţile interesate, Realist, definit în Timp.

Se poate observa că cea mai mare diferenţă apare la caracteristicile 3 şi 4. Folosirea termenului "Realist" alături de

"Abordabil" sau "reAlizabil", este oarecum redundantă. În acest sens, considerăm că termenul "realist" este inclus deja în

"Abordabil" sau "reAlizabil". Un obiectiv nerealist nu ar putea fi nici abordabil, nici realizabil.

EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 3

Măsurabil – înseamnă că un obiectiv poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ. Un obiectiv

măsurabil este cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului că a fost atins ori nu sau în ce măsură a fost atins. De asemenea, un obiectiv măsurabil permite monitorizarea progresului atingerii lui.

Exemplu: obiectiv general – "organizarea de training pentru angajaţii instituţiei X" Exemplu: obiectiv specific – "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X". Se poate vedea, în exemplul de mai sus, că, prin compararea situaţiei de la un moment dat

cu obiectivul, se poate măsura dacă a fost atins ori nu sau în ce măsură a fost atins (Ex: 50%, daca la training au participat doar 2 angajaţi).

Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu Măsurabil, utilizaţi întrebări precum: - Cât de mult(ă)? - Cât de mulţi(e)?

Acceptabil/Abordabil/de Atins/reAlizabil – înseamnă că un obiectiv poate fi într-adevăr

atins. În acest sens, trebuiesc luate în considerare mai multe aspecte: prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins în condiţiile

date (Ex: nu se poate realiza o autostradă într-o săptămână şi nici peste un ocean, daca adâncimea apei în unele locuri este de câţiva km.);

obiectivul în cauză poate fi atins în condiţiile proiectului, de către organizaţia sau persoana care este responsabilă de realizarea lui. În acest sens, trebuie ţinut cont de resursele existente, capacitatea organizaţiei, timpul disponibil necesar ... etc.

În mod ideal, obiectivele trebuie să nu depindă de acţiunile unei alte entităţi decât cea care are

responsabilitatea realizării lor. Exemplu: obiectiv acceptabil/de atins/realizabil – "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X". Exemplu: obiectiv nerealizabil: "organizarea unui training de 1 oră pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X", în condiţiile în care aceştia nu au nici măcar studii medii şi nu au mai văzut un proiect până acum.

De obicei, această caracteristică se evaluează ţinându-se cont de capacitatea organizaţiei sau

organizaţiilor care depun proiectul şi trebuie să realizeze obiectivele.

Relevant / Realistic – înseamnă că realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de

proiect. Realizarea unui obiectiv trebuie să contribuie în mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general. În acest sens, el trebuie să vizeze un anumit impact. Exemplu : În cazul de mai sus, în care obiectivul este "organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X", impactul proiectului este creşterea numărului de proiecte de succes (care se incadreaza la finalizare in Cost-Timp-Calitate) pe care le desfasoara organizaţia în cauză. Dacă impactul vizat ar fi altul – spre exemplu: organizaţia X să îşi crească numărul de proiecte pe care organizatia le-a administrat – atunci obiectivul menţionat ("organizarea unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X") nu ar mai fi relevant deoarece angajaţii menţionaţi nu ar fi implicati ei înşişi proiectele administrate. Relevanţa unui obiectiv se evaluează în raport cu obiectivul general al acelui proiect.

Încadrat în Timp – înseamnă că obiectivul conţine şi data până la care este prevăzut a se realiza.

Legat de un obiectiv încadrat în Timp, ştim cât timp ar trebui ca acesta să se realizeze.

EUROPROIECT ESTATE *** www.project-management-romania.ro *** 0239-612230

pg. 4

Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu încadrat în Timp, utilizaţi întrebări precum: - Când? - Până când? - În ce perioadă?

Ex: obiectiv în cadrat în timp - "organizarea în perioada 1-28 noiembrie 2012 a unui training pe tema Management de Proiect pentru cei 4 angajaţi din Departamentul de Investitii al organizaţiei X".

Obiective SMART

Studii recente au arătat că organizatiile de supraveghere a proiectelor de investitii lucreaza la mai puţin de 60% din potenţialul lor. Intotdeauna trebuie să avem obiective, atât în viaţa privată, in afaceri şi în proiecte. Pentru a fi eficiente aceste obiective trebuie să aibă o şansă reala de a reuşi - acestea trebuie să fie obiective SMART.

Pentru a demonstra dezvoltarea unor obiective SMART, am inventat o lista de obiective posibile, pe care le vom evalua.

1. Creşterea producţiei cât mai mult posibil 2. Reducerea accidentelor 3. Creşterea producţiei cu 60% 4. Imbunătăţirea performanţei prin izolarea oricarei persoane care prezinta o atitudine negativa 5. Reducerea numărului accidentelor cu 10% în următoarele 6 luni 6. Creşterea producţiei cu 1% pe parcursul anului viitor 7. Reducerea costurilor cu 50% în următoarele 6 luni

OBIECTIVE SMART trebuie sa raspunda criteriilor : SPECIFIC - Daca un obiectiv este precis, atunci există doar un singur mod în care pot fi interpretat. MASURABIL - Cu alte cuvinte, poate succesul sau modUL de realizare a obiectivului sa măsoare ceea ce vom face ? Acest lucru nu este întotdeauna uşor de realizat iar uneori trebuie să aşteptăm până la finalizare pentru a putea măsura. ACCEPTABIL - Aceasta înseamnă acceptabile pentru organizaţie, persoanele care trebuie sa le realizeze sau societatea în general. Desigur, aceasta includ actele ilegale sau ceva care este din punct de vedere moral sau etic inacceptabil. REALISTIC - Cu alte cuvinte, sa fie posibil să il fac. Desigur, trebuie să cunoasteti bine subiectul şi problemele pentru a putea judeca si lua o hotărire iar acest lucru este facut in general de senior manageri TIMP - 5, 6 şi 7 dintre obiectivele din exemplu au timpul alocat, restul nu. Veti fi uimiti de cat de eficienta poate fi acest tip de evaluare.

TEST 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

SPECIFIC X X OK X OK OK OK MASURABIL X OK OK X OK OK OK ACCEPTABIL OK OK X OK OK X X REALISTIC OK OK X OK OK OK X TIMP X X X X OK OK OK

Incercaţi-o si singuri iar apoi aplicati aceasta judecata obiectivelor stabilite in cadrul Temei de Proiect. Prezentati o analiza a obiectivelor stabilite conform tabelului de mai jus.

Acolo unde este cazul, justificati-va evaluarea ( X sau OK )