Nr. ftr{ ^t? - to t . '-> (/) lbla - minind.ro Ed.2.pdf · MECRMA DSE SIA PROCEDURA OPERATIONALA...

$: Nr. ftr{ ^t? - to t . '-> (/) lbla - minind.ro Ed.2.pdf · MECRMA DSE SIA PROCEDURA OPERATIONALA p^9. ll 41 Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele: - Targuri$
MIf. l |S"f 'HRU[- ACONOMIE$, C0] ERTi] l-UI$l RTLATilLOR CU MEnr{JL SE AFACIRi

f tr{ ^t? t ' -> la

AF - to . (/) lb

Avand in vedere prevederile:- Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.I2012002, cu completarile si modificarileulterioare, privind aprobarea Sistemului de sustinere si promovare a exportului cu finantarede la bugetul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare;- Legiinr.98l20l6privind achiziliilepublice;- Hotdrdrii nr. 39512016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare aprevederilor referitoale la atribuirea contractului de achizitrie publicd/acordului-cadru dinLegea nr. 9812016 privind achiziliile publice;- Hotararii de Guvem nr.296l2007, cu modificarile ulterioare, privind aprobareaMecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de promovare a exportului;- Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 1644912011 pentru modificarea sicompletarea Ordinului Ministrului Finantelor Publice m. 946/2005 pentru aprobareaCociuiui conirolului intern, cuprinzand standardeie de management/control intern laentitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;

In temeiul prevederilor art 9 alin (6) din HG 95712015 privind organizares si functionareaMinisterului Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri.

Ministrul Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri emite urmatorul

ORDIl\

Art.1. Se aproba Editia a 2-a a Procedurii operationale de derulare a activitatilor pentruparticiparea firmelor romanesti la targuri si expozitii internationale, precum si la misiunieconomice in strainatate, din cadrul Programului de Promovare a Exportului cu subventiepartrala de la bugetul de stat, aprobataprin ORDIN al Ministrului rr 99812015.Art.z. Prezentul ORDIN va fi comunicat de catre Directia Strategii si Export directiilor sicompartimentelor avizatoare. care il vor duce la indeplinire, respectiv: Serviciul PromovareExport, Serviciul Strategie si Implementare Comert, Serviciul Investitii si Achizitii,Directia Buget, Financiar Contabilitate si Directia Juridica.Art.3. Prezentul ORDIN intra in visoare la data semnarii.

Ministrul

Nr.

MECRMADSESIA

PROCEDURA OPERATIONALA

p^9. l l 41

Derularea programului de promovare a exportului peinstrumentele:

- Targuri si expozitii internationale- Misiuni economice in strainatate

APROB,VICEPRIM-MINISTRU

MINISTRUL ECONOMIEICostin Grigore BORC

&"i^ {LAVIZATSECRETAR DE STAT

_ Nranuel cosrESCLi

F{_octo! 'v

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea sireviziei in cadrul editiei procedurii operationale

aprobarea editiei sau dupa caz, a

2, Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Elemente privindresponsabilii/operatiunea

Numele siprenumele Functia Data

Semnatura

I 2 aJ 4 5

1.1.Elaborat

SPEStelian Samson \Sef Serviciu u s i.., , lr. i i

i t l4\ j

1.2.AvizatSIA

Ioan Olariu Sef Serviciu ,1,.i ,,'t ir.

1.3.AvrzatDSE

Cristian Dan Cutas Director{u, It tei€ .*r*

1.4.AvizatDBFC

Dan TeodorescuDirectoradjunct I

i llu 1:

1.5.Avrzat

DJNicoleta Hancia Director N,to&lbrA,

1.6. AvizatIuliana Marcelica

MihaiSecretar

General Adj. 1ffi, tc ee, ,il,,'t .7. Avtzat Diana Ioana Florea

SecretarGeneral Adj.

rV' '.1o,,v

Editia/ reviziain cadrul editiei

Componenta revizuita Modalitateareviziei

Data de la care seaplica prevederileeditiei sau reviziei

editieiI 2 a

J +

2.t. Editia I) ) Revizia 1 S-a abrogat OMFP

nr.52212003 si s-a27.10.2014

MECRMADSESIA

PROCEDURA OPERATIONALACod:P.O.

Ed.I I l l Rev.0Derularea programului de promovare a exportului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale .- Misiuni economice in strainatate

pag.2/ ao

inlocuit cu OMFP92312014 si conformPO ce urmeazdaftaprobata prin OrdinM.E.

S-au introdus liste deverificare a proiectelorde operatiuni conformPO, CFPP siconformPDPO 25.01. Ed.t lreviz 2014 aprobataOrdin M.E.nr. l340101 .10.2014

S-a inlocuit 0M nr.473/04.04.2014 cu OM1024127.08.2014privind Comisia desolutionare aContestatiilor depuse inurma organizdrii deselectii de oferte

t l Revizia 2 S-au prevlzut situatiiexceptionale pentrureinitierea proceduri i deselectie

08.01.201s

2.4 Revizia 3 S-a modificatmodalitatea dedepunere

05.06.201s

t { Revizia S-au modificattermenele de depunerea dosarelor de selectiesi depunereadocumentelor laDIAPSI

20.08.2015

2.6. Editia II Etapa II, IV siV siactualizar e I core lare c uacte normative noi :Inlocuit OUG 3412q06cuL9812016Aparitia OUG 56/2016,pentru modificarea sicompletarea OUC

l]r"

MBCRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0Derularea programului de promovare a expbrtului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale.- lVlisiuni economice in strainatate

pag.3l aO

120/2002 cucompletarile simodifi cari le ulterioareAparitia HG 67112016,pentru modificarea HG296/2007 cumodificari le ulterioare

In situatia aparitiei necesitatii unor actualizart ale prezentei proceduri, vor fi elaboratefevizii ale acesteia si vor fi avizate si aprobate in conformitate cu avizele din prezenta procedura.

ln cazul Normelor interne, ce au fost aprobate prin Ordin de ministru, actualizdrile vor fioperate prin completarea ordinelor de aprobare.

3. ScopScopul prezentei proceduri este de a reglementa organizarea si derularea activitatii DSE(SSIC si SPE), DGO (SIA, DJ si DBFC), legata de organizarea de tdrguri si expozitiiinternationale, precum si de misiuni economice in strdinbtate, potrivit H.G.296/2007 cumodificarile ulterioare, a cadrului legal aferent si a celui specific si, totodata, de a reducecat mai mult posibil riscurile care pot aparea in acest domeniu de activitate.

4. Domeniul de AplicareProcedura este aplicabila structurilor de specialitate din cadrul MECRMA care:

4.1. genereazd Programul de Promovare a Exporturilor, SSIC;4.2. implementeazd si monitorizeazd Programul, SPE;4.3. achizitioneaza serviciile firmelor care organizeazaparticiparea companiilor romanesti

la manifestarile internationale din Program, SIA;4.4. asigura operatiunile de asistenta financiara pentru actiunile din Program, DBFC;4.5. avizeazd documente in circulatie lesate de aceste manifestdri. DJ.

5. Documente de referinta5.1. Legea 9812016i H.c. 395120165.2. Ordinul Ministrului Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri nr.7 12 / 0 4.07 .20 I 6 priv ind procedura simplifi cata proprie;5.3. OUG nr.120/2002 privind aprobarea sistemului de sustinere si promovare a exportului cufinantare de la bugetul de stat, cu completarile si modificarile ulterioare;5.4 . HG nr.296/2007 privind aprobarea mecanismelor de derulare a actiunilor din Programulde Promovare a exportului, administrat de Ministerul Economiei, Comertului si Relatiilor cuMediul de Afaceri, cu modificarile ulterioare;5.5 . Ordinul Ministrului Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri nr.455116.05.2016 privind instituirea schemelor de ajutor "de minimis" pentru actiuriile depromovare a exportului privind participarea la tdrguri si expozitii internationale in strdindtate,organizarca de misiuni economice si actiuni de promovare a exporturilor in striindtate sirealizarea de studii de piata si pe produse, inclusiv pentru obiective complexe;

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0Derularea programului de promovare a expbrtului pe


pag.4/ aO

5.6. OrdinulMinistrului IMMCPLT nr.1043121.09.2007 privind Norme privind principaleleactivitatilactiuni care vor fi realizate de societatile comerciale participante la tdrguri si expozitiiinternationale finantate de la bugetul de stat;5.7. Ordinul Ministrului Economiei nr. 624116.06.2016 privind Comisia pentru selectareasocietatilor organizatoare a actiunilor promotionale previzute in Programul de promovare aexportului;5.8. Ordinul Ministrului Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri nr.1012124.08.2015, privind Comisia pentru selectarea operatorilor economici participanti latdrguri si expozitii internationale sau misiuni economice in strdinitate;

' 5.9. Ordinul Ministrului Economiei nr.625116.06.2016, privind Comisia pentru solutionareacontestatiilor depuse in urma organizdrii selectiei de oferte pentru desemnarea castigatorului;5.10. HG nr.95712015, cu modificarile ulterioare, privind organizarea si functionareaMinisterului Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri;5.11. Legea nr. 500/2002 privind formarea, administrarea, angajarea si utilizarea fondurilorpublice, precum si responsabilitatile institutiilor publice implicate in procesul bugetar,actualizata s i republ i cata;5.12. Ordinul Ministrului FP nr. 179212002 pentru aprobarea Normelor metodologice privindangqarea, lichidarea, ordonantarea gi plata cheltuielilor instituliilor publice, precum qiorganizarea, evidenta gi raportarea angajamentelor bugetare gi legale;5.13. OG nr. 11911999 privind organizarea Controlului lntern Financiar Preventiv, cumodific[rile si completdrile ulterioare;5.14. HG nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis instrainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificirile sicompletlrile ulterioare5.15. Norme interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor dinfonduri bugetare, conform HG 29612007, cu modificarile ulterioare.

6. Definitii si abrevieri

(1) ABI : Angajament Bugetar Individual;@ ANAP : Agentia Nationala pentru Achizitii Publice;(3) BD: Baza de Date(4) BP: Balanta plati;(5) BPCE: Biroul de Promovare Comeciala Externa.(6) CCSF: Comisia de contestatii la selectia firmelor;(7) CFPD: Control financiar preventiv delegat;(8) CFPP : Control financiar preventiv propriu;(9) CS : Caiet de sarcini;(10) CSCO: Comisie solutionare contestatii selectie societati organizatoare;(11) CSF : Comisia pentru selectarea operatorilor economici participanti la tdrguri si

expozitii internationale sau misiuni economice in strdinltate;(12) CSO : Comisia pentru selectarea societatilor organizatoare a actiunilor

promotionale previzute in Programul de promovare a exportului;(13) CT: Concept Tehnic;

A{tv" l

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0



pag.5/ a0

(14\ DA: Documentatie de Atribuire;(15) DBFC : Directia Buget, Financiar si Contabilitate;(16) DJ : Directia Juridica;(17) DP: Date preliminare;(18) DPIC = Departamentulde Promovare a Investitiilor si Comertului;(19) DSE: Directia Strategii si Exporturi;(20) FDT: Fisa date tehnice;(21) FE : Fisa de eficienta (la incheierea actiunii, la 6 luni, la 12 luni);(22) FF: Factura/ri Fiscala/le;

' (23\ FUC : Fisa urmlrire contract;(24) FUCD: Fisa urmdrire decont cheltuieli;(25) FUD: Fisa urmirire documente;(26) HG: Hotirdrea Guvernului Romaniei;(27) LFS : Lista firmelor selectate participante la actiune;(28) ME : Ministerul Economiei; MECT : Ministerul Economiei, Comertului si

Turismului; MECRMA : Ministerul Economiei, Comertului si Relatiilor cuMediul de Afaceri

(29) NFn: Nota de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea realizdriiactiunilor

(30) NI : Nonne interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata acheltuielilor din fonduri bugetare cf HG 296/2007 cu modificarile ulterioareprivind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul depromovarea a exportului;

(31) NJ: nota justificativa;(32) NO: Nota Oportunitate;(33) NPI : Norme Procedurale Interne pentru atribuirea contractului de organizare a

participSrii agentilor economici la tdrguri si expozitii internationale precum simisiuni economice in striin[tate, cu finantare partiala de la bugetul de stat;

(34) NSF : Norme selectie firme participante la tdrguri si expozitii internationale saumisiuni economice in strainatate;

(35) OG: Ordonanta Guvernului Romaniei;(36) OME = Ordinul Ministrului Economiei(37\ OP: Ordonantare de Plata;(38) OPC: Ordonator Principal de Credite;(39) OUG: Ordonanta de Urgenta a Guvernului Romdniei;(40) PAAP: Planul anual de achizitii publice;(41) PAC = Propunere de angajare a unei cheltuieli, in limita creditelor bugetare ;(42\ PO: procedura operationala;(43) PPE: Programulde Promovare a Exportului(44) PV: Proces Verbal;(45) SIA : Serviciul Investitii si Achizitii;(46) SPE: Serviciul Promovare Export;(47) SSIC: Serviciul Strategie si Implementare Comert;(48) RN: referat necesitate;

.fl i ,I l \v' I

I

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. O

Derularea programului de promovare a expbrtului peinstrumentele:

- Targurisi expozitii internationale .- Misiuni economice in strainatate

pag.6/ a0

(4e)(s0)(sl)(s2)(s3)

RP: Raport de procedura;SG: Secretar General;SGA: Secretar General Adjunct;SNE : Strategia Nationala de Export;SO : Societate Organizatoare.

T.Activitatile desfasurate de structurile MBCRMA implicate in derularea Programuluide promovarea a exportului

7.1. SSIC1. elaboreazi programele de participare a societefllor comerciale romdneqti la tdrguri gi

expozilii internalionale gi misiuni economice in striindtate, cu sprijin financiar de la bugetulde stat, in baza SNE, colabordnd cu direcliile de specialitate din minister, patronatele deramurd, asociafiile profesionale, camerele de come( gi industrie si luand in considerarenotele de fundamentare privind oportunitatea qi eficienla estimatd pentru fiecare ac{iunepromo{ional[ gi a devizului estimat pe categorii de cheltuieli, aferent fiecarei actiuni,documente intocmite de structurile asociative cu atribu{ii qi activitate in domeniulexportului. Notele de fundamentare contin urmatoarele informatii minime, faraa se limitala acestea: denumirea actiunii, perioada de desfasurare, date statistice referitoare lamanifestarile din anii anteriori (cu trimitere la surse de informare verificabile), numar depotentiali beneficiari, suprafata expozitionala necesara;

2. intocmeqte proiectul PPE in ordinea prioritSlilor Ei cu bugetele estimate de structurileasociative gi Comitetele sectoriale, informeazd Comisia de Monitorizare gi Consiliul deExport gi spre aprobare conducerii MECRMA gi asiguri mediatizarea acestuia;

3. elaboreazi proiectul anual de buget destinat Programului de promovare a exportului;4. actualizeazd programele de participare a societd{ilor comerciale romdnegti la tdrguri,

expozilii interna{ionale gi misiuni economice in striindtate, cu sprijin financiar de labugetul de stat, siredistribuie sumele bugetate inilial;

5. modificd gi completeazd cadrul legislativ privind Sistemul de susfinere gi promovare aexportului, cu finantare de la bugetul de stat, aprobat prin OUG nr. 12012002, cucompletarile si modificarile ulterioare qi H.G. nr. 29612007 privind aprobareaMecanismelor de derulare a acfiunilor din Programul de promovare a exportului, cumodifi carile ulterioare;

6. asigurd managementul Strategiei Na{ionale de Export (SNE) 2014-2020 prin coordonarea,elaborarea, monitorizarea implementirii acesteia asupra dezvolt[rii comer,tului exterior;

7. asigurd activitatea de secretariat a Consiliului de Export gi a Comisiei pentru monitorizareamecanismelor si instrumentelor de suslinere a exportului si problematica curentd de comerfexterior din cadrul Consiliului de Export;

8. elaboreazdo cu consultarea prealabila a Consiliului de Export, repartizarea fondurilorbugetare pe instrumente de promovare, conform OUG nr. 12012002, cu completarile simodificarile ulterioare;

MBCRMADSESIA

PROCEDURA OPBRATIONALACod:P.O.

Ed.I I l l Rev.0Derularea programului de promovare a expbrtului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale ̂- Misiuni economice in strainatate

pag.7l ao

7.2. SPE

SPE indeplineqte urmitoarele atribulii :

l. organizeazd participarea Romdniei la tArguri qi expozilii interna{ionale, precum si lamisiuni economice in strainatate;

2. monitorizeaz[ direct si implementeazd, in colaborare cu direcliile de specialitate dinMECRMA, PPE, cu finanfare parliala de la Bugetul de Stat, respectiv tdrgurile qiexpoziliile interna{ionale precum qi misiunile economice in strdinitate;

' 3. monitorizeazd participarea societd{ilor comerciale romdnegti la tdrguri qi expoziliiinternaJionale gi acJiuni de promovare economicd, cu sprijin financiar de la bugetul destat, in bazaPPE, colabordnd cu direcfiile de specialitate din minister, patronatele deramurS, ministere, asocia{ii profesionale, camere de comerf qi industrie, etc.;

4. gestioneazd si monitorizeazd in mod direct instrumentele t6rguri internafionale simisiuni economice in strdindtate;

5. contacteaza organizatorul extern, impreuna cu patronatul/asociatia profesionalainitiator/initiatoare, pentru obtinerea documentelor necesare (adeziune deinscriere/contract, documentele j ustifi cative de plata) ;

6. elaborarea RN pentru plata spatiului expozitional (inclusiv standuri impuse, precum sia taxelor obligatorii de participare), in conformitate cu H.G. nr. 29612007 cumodifi carile ulterioare;

7. intocmeste ABI si PAC aferente angajamentelor legale pentru plata spatiuluiexpozitional (inclusiv standuri impuse, precum si a taxelor obligatorii de participare);

8. transmite la directia de specialitate cu atribufii in domeniul buget, finanfe, contabilitateNJ aprobata de OPC pentru elaborarea deschiderii de credite;

9. elaboreazd, RN pentru ac{iunile din cadrul PPE, pe bazaCT si DP ale evenimentului sia numdrului firmelor inscrise, pe care il supune aprobdrii OPC;

10. inainteazd RN la SIA pentru intocmirea DA in vederea atribuirii contractelor de prestdriservicii, dupd aprobarea acestuia de citre OPC;

11. elaboreazd FDT a manifestdrii interna{ionaleo impreuna cu patronatul/asocia{iaprofesionala co-organizatoare, pe care o inainteazd la SIA;

12. organizeazd CSF participante la tdrguri si misiuni economice in strdinitate, conformHG 29612007 cu modificarile ulterioare, analizeazd dosarele firmelor inscrise dupd ceacestea au fost verificate in prealabil de patronatele/asociafiile profesionale co-or ganizatoare al e ac{iun i i/m an i fe stdrii ;

13. solicita demararea procedurii de achizilie si urmlreste seleclia firmelor organizatoareale acliunilor de promovare a exportului, derulate de cltre SIA;

14. transmite propunerile de dezangajare bugetara a sumelor neutilizate, la fiecare decontfinal al unei manifestdri, precum si la incheierea exerciliului financiar anual, cdtre SIA;

15. participa cu un reprezentant la tdrgurile si misiunile economice internafionale prevlzutein PPE;

l6.intocmeste si rispunde, prin reprezentatul delegat, de corectitudinea datelor din PV,anexe la contractul incheiat de MECRMA cu SO a evenimentului previzut in PPE;

{r"

MECRMADSESIA


Bd.II l l Rev. 0


- Targuri si expozitii internationale ̂- Misiuni economice in strainatate

pag. 8/ ao

17.urmdreste, prin responsabilul de acliune desemnat, cenftalizarea actelor pentruincheierea decontului acliunilor si predarea dosarul de decont la DBFC, in vederearealizdrii plalilor;

18. certifica prin reprezentanlii serviciului, in cazul in care sunt delegafi sa participe laacliunile previzute in PPE, realitatea, legalitatea si regularitatea documentelor fiscaleprezentate de firma organizatoare in dosarul de decont al ac{iunii;

19. acorda viza,,bun de platao'pe documentele fiscale aferente fiecarei acliuni;20. centralizeaza eftcienta pentru fiecare ac{iune si pentru programul anual;21. solicita si gestioneaz5, cu sprijinul patronatul/asocia{ia profesionala co-organizatoare,

fisele de eficienta la sase luni de la ftnalizarea ac{iunii, pentru fiecare firma care aparticipat la PPE;

22. instiinteaza ftmele participante privind valoarea maxima a ajutorului de minimis decare pot beneficia;

23. solicita firmelor organizatoare sumele de minimis finale ce revin beneficiarilor PPE sile comunica la Consiliului Concurentei si firmelor participante;

24. incheie acordul bilateral privind ajutorul de minimis, cu firmele participante;25. intocmeste situa{iiperiodice si anuale, privind:

o firmele participante la ac{iunile din PPE,o valoarea contractelor pentru manifestirile din PPE,o eficienta participirii la aceste manifestiri,o firmele organizatoare,o valoarea ajutoarelor "de minimis" acordate firmelor exportatoare participante.

26. colaboreazd cu reprezentantul BPCE din zona, in vederea realizdrii ac{iunilor inclusein PPE, inclusiv pentru situatiile in care acesta este mandatat sa reprezinte MECRMAin relatia cu organizatorul extern;

27. monitorizeazd indeplinirea Normelor privind principalele activitdti/actiuni care vor firealizate de societilile comerciale participante la tdrguri gi expozilii interna{ionale,precum si la misiuni economice, finan{ate de la bugetul de stat, le face cunoscutemediului de afaceri romdnesc si propune CSF exportatoare sanc{iuni impotrivasocietaJilor care au incalcat normele respective;

28. stabileqte atributiile care revin delegalilor ministerului,infard gi in strdindtateo pentrupregltirea qi desfrgurarea acliunilor promofionale gi urmdregte modul de indeplinire aacestora;

29. monitorizeazd programul promo{ional (campanii de mass-media, anun{uri on-line,inse(ii in ziare si reviste de specialitate, materiale promolionale, prezent[ri, seminariiunde firmele romdnegti expozante igi pot prezenta activitatea, realizarea de cataloage,CD, DVD multimedia, spoturi publicitare gi difuzarea lor prin mijloace TV sau audio,precum gi campanii de out-door premergdtoare acliunilor promo{ionale pe pie{eleexterne de interes);

30. organizeaz\, in colaborare cu societatea organizatoare desemnata de MECRMA,gedinle de pregitire a participantilor la tdrgurile internafionale si la misiunileeconomice in striinitate, in scopul realizdrii obiectivelor gi eficienfei manifestlrilorpromoJionale respective;

MECRMAPROCEDURA OPERATIONALA

Cod:P.O.

Ed.I I Rev.0

DSESIA



pilg.91 40

31. stabileste, impreuna cu patronatul de ramura/asociatia profesionala, locatia standului incadrul expozitiei si initiaza demersurile necesare pentru plata acesteia;

32. analizeazd gi avizeazi proiectul standului si materialele de promovare ale firmelorromdnegti participante la manifestirile expozilionale (pliante, afiqe, cataloage, etc.),urmare a solicitarii societatii organizatoare desemnata de MECRMA;

33. pdstreazd evidenta firmelor exportatoare sau organizatoare care au creat probleme inbuna desldgurare a unor actiuni promolionale anterioare, fie prin prezentarenecorespunzdtoare sau activitali ce incalca normele legale in vigoare, fie prin retrageredup[ semnarea contractului cu firma organizatoare, in scopul descalificdrii acestora dela aciiunile viitoare;

7.3. SIA

1. elaboreazd, PAAP, pebaza referatelor de necesitate transmise, conform HG 395120162. elaboreazd, pe baza RN aprobat de OPC, a FDT si a LFS, documentaJia de atribuire

(DA), pentru toate procedurile de achizilie publicd;3. asigurd desldgurarea procedurilor de atribuire, constituie gi pdstreazl dosarul achiziliei

publice ;4. intocmeste RP;5. incheie contractele de prestdri servicii cu ofertanlii declara(i cdgtigdtori;6. elaborcazl, ca direclie iniliatoare, PAC si ABI;7. parcurge etapele procedurale ale achiziliei publice, in conformitate cu prevederile

legale in vigoare;8. elaboreazd, ca direclie iniliatoare, PAC si ABI pentru dezangajarea sumelor neutilizate.

7.4. DBFC

l. urmireste incadrarea in prevederile bugetare aprobate prin evidenta si raportareaangajamentelor bugetare si legale;

2. completeazd disponibilul pe angajamente si ordonan{iri si acorda viza CFPP;2. intocmeste deschiderile de credite bugetare inbaza solicitdrilor primite de la SPE;3. intocmeste ordinele de plata conform ordonan{drilor aprobate de OPC;4. urmireste evidenta garanJiilor din contul de mandat si elibereazd cuantumul acestora cu

acordul SPE sau SIA, la solicitarea celor care au constituit garan{iile.

8. Descrierea procedurii

Etapa I:

ELABORAREA SI APROBAREA PPE

1. Elaboreazd. PPE avdnd labazd urmdtoarele elemente:

t1|'"

MECRMADSESIA

PROCEDURA OPBRATIONALACod:P.O.

Ed.I I Rev.0Derularea programului de promovare a exportului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale.- Misiuni economice in strainatate

pag. 10/ a0

4.

5.

6.

7.

- Conceptul de ,,promovare a exportului" in inlelesul OUG nr. 12012002, cumodificarile si completarile ulterioare, qi HG nr.29612007, cu modificarileulterioare, precum qi a Regulamentului UE nr. 1407 al Comisiei Europene dinl8 decembrie 2013 privind aplicarea articolelor 107 Ei 108 din Tratatul privindfuncfionarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis

- SNE;- parteneriatul public-privat, reprezentat in Consiliul de Export.

2. SSIC solicit6, prin circulard, reprezentan{ilor refelei externe a MECRMAinformari/ prezentaril propuneri de acfiuni pentru exerciliul financiar urmdtor.Aceste propuneri sunt trimise de SSIC patronatelor/asocia{iilor;

3. SSIC primeqte propunerile patronatelor/asocialiilor profesionale pentru acfiuniledin PPE pentru exerciliul financiar urmdtor;Propunerile se primesc pdni la data de 0l aprilie a anului curent si le discutd inComitetele sectoriale, in termen de 45 zile calendaristice.SSIC centralizeazd priorit[1ile qi bugetele estimate pentru fiecare ac{iune in partediscutate in cadrul Comitetelor Sectoriale, gi le prezinti spre informare Comisieide Monitorizare si Consiliului de Export in termen de 45 zile calendaristice de laincheierea discu{iilor din Comitetele Sectoriale pentru programul de tdrguri qiexpozili i interna{ionale;SSIC intocmeEte Nota de fundamentare a Proiectului PPE si il inainteaz[ spreaprobare Secretarului de Stat Coordonator si OPC pAni la data de 15 iulie;Proiectul PPE este elaborat luandu-se in considerare notele de fundamentareprivind oportunitatea qi eficienla estimati pentru fiecare acfiune promofionalS gi adevizului estimat pe categorii de cheltuieli, aferent fiecarei actiuni, documenteintocmite de structurile asociative cu atribu{ii gi activitate in domeniul exportului,solicitate de MECRMA. Notele de fundamentare vor contine si urmatoareleinformatii minime, fara a se limita la acestea: denumirea actiunii, perioada dedesfasurare, date statistice referitoare la manifestarile din anii anteriori (cu trimiterela surse de informare verificabile), numar de potentiali beneficiari, suprafataexpozitionala necesara, prezentarea manifestarii, avantajele ce decurg dinparticipare la respectiva manifestare, efectele si beneficiile previzionate a se obtine.Pentru elaborarea bugetului PPE, patronatele vor transmite pentru fiecare actiunein parte devizul estimativ, detaliat pe categorii de cheltuieli. De asemenea, devizulva contine si informatii referitoare la: numele targului, perioada de desfasurare,numar firme, suprafata expozitionala, informatii legate de tipul constructiei (standimpus de organizator, stand pentru care se va asigura constructia), cota de TVAperceputa de organizatorul extern;PPE pentru anul (exercitiul financiar) urmitor, aprobat de conducerea ministerului,se transmite, de cdtre SSIC, Comisiei de Monitorizare, Consiliului de Export,Directiilor de zon6, SPE, SIA qi DBFC.

8.

eftl ,1| l-I

MECRMADSESIA

PROCEDURA OPERATIONALAI Cod:P.O.--I Bd.II l l Rev. 0


- Targuri si expozitii internationale "- Misiuni economice in strainatate

pag. 1ll a0

9.

10.

Solicitdrile patronatelor/asocia{iilor profesionale de rebugetare a unor acfiuni, deinlocuire sau de introducere de noi manifestiri in PPE vor fi transmise cdtre SSICcu cel pu{in 180 de zile inainte de data inceperii actiunii.Modificarea PPE in sensul schimbirilor de denumire, de data de deslEgurare (frrda implica inlocuiri, schimbdri sau introducere de noitdrguri sau misiuni) se face lacererea patronatelor/asociafiilor sau la iniliativa SSIC, cu cel pu{in 180 de zileinainte de data de incepere a acfiunilor vizate de astfel de modificiri;In baza solicitdrilor patronatelor/asocialiilor, dupl evaludrile SSIC, SPE, adirec{iilor de zond gi a informarilorl prezentarilor/ propunerilor reprezentan{ilorBPCE emise la solicitarea MECRMA, Consiliul de Export va fi consultat asuprapropunerilor de modificare a programului de participare la tdrguri qi expoziliiinternationale;SSIC intocmegte NJ privind modificarea PPE si inainteazd PPE spre aprobareaOPC si a conducerii MECRMA:

Etapa II:

SELECTAREA FIRMELOR PARTICIPANTE

Selectarea operatorilor economici participanli la tdrguri si expozilii interna{ionale saumisiuni economice in strdin[tate se realizeazi de citre CSF, constituita in bazaOMECRMA.Depunerea dosarului firmelor participante se face la registratura MECRMA, incepandcu 180 de zile, dar nu mai tarziu de 120 zile, inainte de inceperea acfiunii, faraposibilitatea de a fi completat ulterior, de catre firmele interesate sa participe, fieindividual, fie prin intermediul patronatelor/asociafiilor profesionale care au solicitatac{iunea pentru firmele care sunt membre ale acestora.Datele de depunere vor fimediatizate pe site-urile administrate de MECRMA.Dosarul de inscriere va con{ine documentele prevazute in Ordinul MECRMA nr455/2015 privind instituirea schemelor de ajutor de minimis.Sedin{a de selec{ie a firmelor participante se desfasoara in conformitate cu NSF si seincheie prin redactarea unui PV, semnat de membrii CSF, pe fiecare pagina.Comisia de selec{ie se se va intruni pentru analiza documentelor si va incheia PV deselectie in maxim 7 zilelucrdtoare de ladataexpirarii termenului de depunere a dosarelorde inscriere.Hotirdrile CSF se iau in conditiile legii. CSF constata existenta tuturor documentelornecesare, confinutul acestora (in conformitate cu criteriile de eligibilitate din HG296/2007 cu modificarile ulterioare), respectand in integralitate dispozitiile opozabileacesteia din Ordinul MECRMA nr 455/2015 privind instituirea schemelor de ajutor deminimis.In func{ie de alocarea bugetara disponibila, CSF aplica criterii suplimentare de selec{ie,in conditiile cadrului de reglementare. Acestea se aplica de citre membrii CSF in ordineaimportantei menlionate mai jos, dupd cum urmeazd:

11.

t2.

l .

2.

3.

4.

5.

6.

7.

41pl

MECRMADSESIA


Ed. II l l Rev.0Derularea programului de promovare a expbrtului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale.- Misiuni economice in strainatate

pag. 12/ ao

- numdrul de participdrianterioare, fiind avantajate firmele cu numdr mai mic departicipdri;

- ordinea inscrierii;Se va crea o BD, care va fi publicata pe site-ulMECRMA, cu firme participante care nuau respectat Normele de participare la manifestiri internafionale, acestea nemaiputandfi selectate pentru o perioada de pana la 2 ani. Executarea garan{iei de participare se vapropune de cdtre responsabilul de acfiune din cadrul SPE, printr-o adresa inaintataComisiei de Selec{ie a firmelor expozante. Comisia de selectare a firmelor expozante vasolu{iona si va decide pebaza documentelor anexate de cdtre responsabilul de ac{iunedin cadrul SPE. Se va intocmi un proces verbal al sedin{ei din care sa rezulte analizadocumentelor prezentate si a propunerilor emise, care se va aproba de Secretarul de Statcoordonator.Pebaza acestui PV SPE, prin responsabilul de actiune va instinta in scrisDBFC in vederea ducerii la indeplinire a celor constatate. In cazul in care o firma nuparticipa la o actiune de promovare pentru care a fost selectata, acesteia i se imputaajutorul de minimis aferent platilor efectuate pentru actiunea respectiva (conforminstiintarii privind cuantumul ajutorului de minimis acordat).Prczenta procedura Operalionalavafr completata cu un OMECRMA pentru Normeleprivind selectarea firmelor expozante la misiuni economice tn strdindtate, targuri Eiexpozilii int ernalionale.

Etapa III:CONTRACTAREA SPATIULUI EXPOZITIONAL SI A SERVICIILOR DEORGANIZARE

[I.1 CONTRACTAREA SPATIULUI EXPOZITIONAL

1. In vederea contractarii spatiului expozitional (inclusiv standuri impuse, precum si a taxelorobligatorii de participare), SPE impreuna cu patronatul iau legatura cu organizatorul extern invederea obtinerii angajamentului legal aferent participarii, insotit de factura fiscala"/facturaproforma.

2. Documentele mentionate anterior vor fi traduse in limba romana de catre un traducatorautorizat.Pebaza solicitarii patronatului si a documentelor mentionate anterior, SPE intocmeste referatulde necesitate pentru plata spatiului expozitional (inclusiv standuri impuse, precum si a taxelorobligatorii de participare). Referatul de necesitate va purta avize din partea DSE, va fi propusspre aprobare de catre Secretarul de Stat Coordonator si va fi aprobat de OPC.SPE inainteaza, dupa caz, angajamentul legal catre DJ, pentru primirea avizului de legalitate.Astfel, in situatia comenzilor ori documentelor similare continand exclusiv prevederi bugetaresi/sau tehnice avizul DJ nu va fi solicitat.Dupa primirea avizului de legalitate, SPE inainteaza angajamentul legal, factura fiscalaaferenta si Referatul de necesitate privind plata spatiului expozitional (inclusiv standuri

8.

9.

3.

4.

MECRMADSESIA


p^9.131 40


- Targuri si expozitii internationale.- Misiuni economice in strainatate

impuse, precum si a taxelor obligatorii de participare) spre semnare de catre reprezentantullegal al MECRMA.

6. Angajamentul bugetar individual.Angajamentul bugetar se va intocmi de citre SPE si va insoti angajamentul legal inprocesul de semnare a acestuia avdnd avize de la SPE, DBFC, CFPP (termen de semnarel-2 zile lucrdtoare), CFPD (termen semnare: 1-3 zile lucrdtoare) si aprobare OPC.

, III.2 SELECTAREA FIRMEI ORGANIZATOARE SI CONTRACTARBA

1. Initierea procedurii de selectie a organizatorului targului/misiunii economice se face inmomentul in care SPE inainteazi cdtre SIA:- RN al actiunii va fi inaintat cu cel putin 90 de zile calendaristice inainte de inceperea

actiunii.RN al actiunii va cuprinde in mod obligatoriu informatii privind prezentarcamanifestarii, avantajele ce decurg din participare Ia respectiva manifestare, necesitateaachizitionarii serviciilor respective, determinarea obiectului achizitiei, valoareaestimata conform anexelor PPE aprobat, valoarea estimata de catre patronatul deramura, mentionata in devizul estimativ elaborat de aceasta. analizata si asumata deSPE, analiza comparativa cu valoarea actiunilor din anii anteriori (daca au fostrcalizate), indicarea sursei de finantare, precum si efectele si beneficiile previzionate ase obtine si orice alte informatii utile;

- FDT care va cuprinde, dupacaz:- Conceptul de stand: va fi descris in detaliu, se vor preciza toate materialele din

care va fr realizat in concordanta cu dimensiunile acestuia din anteproiectul destand;

- schita stand/proiect stand/schite amenajare, dupa caz;- descrierea standului, a dotarilor si a amenajarilor cerute, a personalizarii,

modalitatilor de evidentiere a participarii firmelor expozante, etc.;- lista tuturor serviciilor ce fac obiectul contractului de prestiri de servicii;- PVS firme expozante;- lista firme eligibile selectate sa participe la actiune sub semnatura sefului SPE,- deviz estimativ al actiunii transmis de catre patronatul de ramura. In situatia in care

lista firmelor se modifica prin retragerea uneia dintre acestea, SPE va instiinta SIAin vederea recorelarii spatiului expozitional, volumului de mostre, dotarilor etc, lanoul numar de firme.

- packing list estimativ transmis de catre patronatul de ramura care sa justificecantitatea de mostre (volum si greutate) ceurmeazaa fi expusa la stand, mentionatain fisa de date tehnice ;

- lista de dotari solicitate de catre firmele expozante;.

2, Dup6 aprobarea OPC, documentele mentionate mai sus sunt transmise de c[tre SPE, cu adresade inaintare. c6tre SIA.

\v

MECRMADSBSIA


Ed. II l l Rev.0


- Targuri si expozitii internationale .- Misiuni economice in strainatate

pag. l4l ao

In functie de valoarea cumulata a tuturor referatelor de necesitate pentru contractele atribuitein cursul unui an bugetar se va aplica procedura de licitatie deschisa sau procedura simplificataproprie.

SIA intocmeste (in termen de 2-3 zile lucritoare) PAC, NJ si DA pe care le inainteazd spreaprobare OPC si SG/SGA, pentru procedura simplificata proprie.

Pentru procedura de licitatie deschisa se vor aplica prevederile legale in vigoare pentruachizitiile publice.

3. Contractulpentru selectarea societatii organizatoare se inainteazdde citre firma organizatoarc,in termen de 3-5 zile de la primirea scrisorii de atribuire, dupa modelul anexa la DA si seavizeazd de:.

a. SIA- Sef Serviciu: termen semnare 1 zi lucritoare,b. DSE- Sef Serviciu-SPE: termen semnare I zi lucrdtoare,c. DJ-Director : termen semnare 2 zile lucrdtoarc,d. DBFC-Director: termen semnare I zi lucrdtoare,e. SGA: tennen semnare I zi lucrdtoare,f. OPC: termen semnare l-3 zile lucrdtoareg. Ministrul Economiei, Comertului si Relatiilor cu Mediul de Afaceri/SDS desemnat:

termen semnare 1-3 zile lucritoare4. Contractul va fi insotit de FUC si modelul de scrisoare de garantie bancara de buna executie

in cuantum de 5o/o din valoarea contractului fara TVA. Depunerea acesteia este prevdzutaincontinutul contractului, termenul fiind de 3 zile de la semnarea acestuia de c[tre parti. Deasemenea, din oferta firmei organizatoare castigatoare se extrag documentele relevante,respectiv oferta tehnica si oferta financiara si se ataseaza la contract, ca si documentejustificative. La finalul contractului se va specifica,,prezentul contract contine.....pagini, dincare ....pagini Anexe (se determina conform dispozitiilor legale), care sunt parte integranta dincontract"

5. Angajamentul bugetar individual.Angajamentul bugetar se va intocmi de citre SIA si va insoti contractul in procesul desemnare a acestuia avdnd avize de la SIA, DBFC, CFPP (termen de semnare 1-2 zilelucrdtoare), CFPD (termen semnare: l-3 zile lucrdtoare) si aprobare OPC. OPC aprobaPAC ,,in limita creditelor bugetare" siABI, inbaza Bugetului aprobat pentru derularea PPE

Etapa IV:DERULARBA CONTRACTULUI

l. Emiterea acordurilor pentru efectuarea serviciilor.

Acordurile se emit la cererea scrisa a societatii organizatoare de catre SPE in baza uneradrese cu numar de inregistrare precum si in baza cerintelor documentatiei de atribuire. Nuse va angaja nicio cheltuiala inainte de semnarea contractului.

MECRMADSBSIA


Ed.I I l l Rev.0



pag. 15/ a0

2. Constatarea incheierii actiunii.

Constatarea se face prin incheierea PV-urilor anexate la contractul incheiat cu societateaorganizatoare a actiunii si personalizate conform realitatii constatate a fata locului. Astfel,dupa caz, in functie de cerintele documentatie de atribuire, se incheie:

de cdtre reprezentantul MECRMA, reprezentantul Patronatului si cel alacestora, insotite de pozele efectuate cu ocazia tdrgului de cdtre SO, la SPE.NOTA: in cazul in care se va plati doar spatiul expozitional, taxele obligatoriide organizatorul extern, se vor intocmi PV mentionate mai sus, dupa caz.

SO, prin depunerea

si standurile impuse

Concluziile PV-urilor vor fi punctate pe elemente astfel:. indeplinirea prevederilor contractuale (DAAIIU)o Prestatiile firmei organizatoare au fost efectuate in conformitate cu documentatia de atribuire

(DA/NU)o PV-urile vor fi semnate de delegatii MECRMA, Patronat si SO. Se vor mentiona la rubrica ,,Observatii" orice alte modificdri care aduc diminudri/majordri

ale valorilor stabilite in cadrul unui capitol de cheltuiala din oferta financiara. Delegatuloficial al MECRMA, cu consultarea delegatului din partea patronatului de ramura la actiune,poate lua decizii la fata locului care sa aduc[ modificdri conceptului tehnico-organizatoficdin DA, conform mandatului si ordinului de deplasare aprobat de cdtre conducerea

Tl\"

Tarsuri si exnozitii internationale Misiuni economice in strainatate- PV de receptie a constructiei standului- PV de receptie a programuluipromotional, amenajarii si dotarilor- PV de predare a standului- PVde receptie a suprafetelor distribuitespre utilizare firmelor expozante- PV de receptie/distribuire a materialelorpromotionale- PV de receptie/casare a materialelorgrafice- PV de receptie a mostrelor si aserviciilor de transport mostre(transmitere)- PV de receptie a mostrelor si aserviciilor de transport mostre (intoarcere)- PVpentru protocol- PVnentru cocktail

- PV privind indeplinirea obligatiilor- PV protocol- PV de casare a dotarilor spatiilordestinate intalnirilor- PV de receptie distribuire a materialelorpromotionale- PV de prezenta- PV de receptie a mostrelor expuse- PV de receptie a serviciilor de transportmostre

MECRMAPROCEDURA OPERATIONALA

Cod:P.O.

Ed.II l l Rev. 0

DSESIA



pag. 16/ 40

MECRMA. Aceste modificiri se fac cu aprobarea OPC, obtinuta de cdtre SPE, cu incadrarein valoarea contractului actiunii.

o Delegatul patronatului nu are dreptul lafata locului sa aducd modificdri conceptului tehnicorganizatoric al actiunii, sau alte cerinte de ordin sa aduc6 modific[ri fata de cerintele DA.

o Eventualele diferente consemnate in PV-uri vor fi mentionate de catre delegatii la actiune inraportul de deplasare al acestora. O copie a acestui raport va fi depusa la SIA si originalul laSPE, atasat la dosarul actiunii.

o Delegatul patronatului ce se va deplasa in calitate de delegat oficialo va intocmi raport

, de deplasare citre SPE. Termen de realizare 5 zile lucritoare de la terminarea actiunii.Neprezentarea acestui raport de activitate in termenul previzut precum si a oricaroralte obligatii ce-i incumba in conditiile legii, atrage dupi sine sanctiuni.

Orice actiune unilaterala a organizatorului, ce nu a fost adusa la cunostinta beneficiarului inaintesau in timpul desfasurarii acesteia, si nu a fost aprobata de acesta, nu poate fi impusa de cdtre SObeneficiarului, care este MECRMA.

3. Constatarea eficientei actiuniiEficienta la incheierea actiunii se constata pe baza,,Formularului de eficienta'', care se

completeazd de cdtre operatorii economici participanti la targuri si expozitii internationale saumisiuni economice in strlinitate si sunt colectate de citre reprezentantii MECRMA si vor fitransmise in original responsabilului de actiune din cadrul SPE, insotite de un centralizator, intermen de 3 zile de la data incheierii manifestarii.

Patronatul are obligatia sa revina la 6 luni, cu un raport cdtre SPE referitor la situatiarczultatelor obtinute cu ocazia participdrii la tdrgul/misiunea in cauza, pentru a putea fundamentavi itoarele partic ipdri.

Centralizarea situatiilor serealizeaza de SPE, si se are in vedere ulterior, in cadrul comisiilorde selectie ale beneficiarilor..

Etapa V:PLATA CHIRIEI SI A TAXELOR OBLIGATORII (INCLUSIV STAI\DT'RI

IMPUSE). DECONTARBA CHELTUIELILOR

V.l PLATA CHIRIEI SI A TAXELOR OBLIGATORII (INCLUSW STANDURITMPUSE)

l . Plata chiriei spatiului expozitional si a taxelor obligatorii (inclusiv standuri impuse) se faceinainte de inceperea actiunii. Aceasta se va efectua in conformitate cu conditiile agreate cuorganizatorul extern, pebaza angajamentului legal incheiat intre MECRMA si organizatorulrespectiv, precum si in baza Facturilor fiscale emise.Facturile Fiscale emise pentru plata spatiului expozitional si a taxelor obligatorii (inclusivstanduri impuse) yWfi certificata de cdtre delegatii oficiali ai MECRMA la actiuni, prinacordarea pe FF a vizei de certificate a ,,realitatii, legalitatii si regularitatii cheltuielii", in

2.

MECRMADSESIA


Ed.I I l l Rev.ODerularea programului de promovare a expbrtului pe

instrumentele:- Targuri si expozitii internationale,- Misiuni economice in strainatate

pag.lTl 4o

termen de 1-3 zile lucritoare de la depunerea deconturilor in institutie si va fr avizata de SPEprin acordarea vizei,,Bun de plata".

3. Pentru efectuarea platii, se vor respecta prevederile prezentei proceduri, incepand cu etapaY .2,pct 4.

V.2 DECONTARNA CHBLTUIELILOR

1. DEPUNEREA DECONTURILOR' Societatile organizatoare vor depune deconturile aferente contractului de prestdri serviciila MECRMA, nu mai tarziu de 60 de zile de la data tncheierii actiunii, cu exceptia FF emise deorganizatorul extern in scopul reglarii finale a contravalorii serviciilor aferente participariiromanesti.

2. VERIFICAREA DECONTURILORSe face de citre delegatul oficialal MECRMApebaza:

a) Normelor Interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor dinfonduri bugetare, conform H.G. nr.29612007 privind aprobarea Mecanismelor dederulare a actiunilor din Programul de promovare a exportului la nivelul MECRMA,cu modificarile ulterioare;

b) Existentei fondurilor in bugetul MECRMA;c) FF emise de societatea organizatoare;d) Documentelorjustificative pentru sumele solicitate prin FF;e) Contract de prestari servicii si anexe;0 Ofertei financiare a castigatorului selectiei de oferte (detaliata pe tipuri de cheltuieli in

cadrul fiecirui capitol);g) PV-urilor de la Etapa IV, pct.2 ,,Constatarea incheieriiactiunii", intocmite in timpul si

oa urmare a incheierii actiunii, avizatelconfinnate de persoanele delegate/mandatate,completate la toate punctele, inclusiv concluzii.

h) Fotografiilor profesionale frcute cu ocazia actiunii;i) Raportuluideactivitate.

In situatia in care deconturile depuse de SO sunt incomplete/incorecte, acestea se vorreturna de cdtre responsabilul de actiune si delegatul MECRMA cu adresa de insotire (punerea inintdrziere pentru rczolvarea decontului respectiv va apartine SO).

Se vor evidentia eventualele diferente fata de documentatia de atribuire/PV si se vor daexplicatii detaliate. In urma verific[rii deconturilor se vor face ajustdri in plus sau in minus, dupdcaz, pentru sumele solicitate de societatile organizatoare prin FF. Responsabilul de actiune sidelegatul MECRMA vor transmite, in scris, societatilor organizatoare motivele pentru care audiminuat sau majorat sumele solicitate prin FF si vor solicita refacerea FF prin respdctareaprevederilor Codului fiscal (nu se accepta FF stornate partial), iar punerea in intdrziere pentrurezolvarea decontului respectiv va apartine SO.

qu

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0Derularea programului de promovare a exportului pe


pag. 18/ a0

Completarea incorecta a PV, nerespectarea termenelor de solutionare, precum sineacordarea vizei pe documentele fiscale atrag dupd sine responsabilitatea delegatilor si potconduce la sanctiuni admin istrative.

3. CERTIFICAREASe face astfel:

- de cdtre delegatul oficial al MECRMA la actiune, prin acordarea pe FF a vizei decertificare a realitatii, legalitatii siregularitatii cheltuielii, in termen de l-10 zile lucrdtoarede la depunerea deconturilor in institutie;

' - prin acordareavizei "Bun de plata" de cdtre SPE (conform OM) in termen de 1-3 zilelucrdtoare de certificare.

4. CERERE DE DESCHIDERE A CREDITELOR BUGETARESe intocmeste de citre DBFC inbaza solicitari SPE privind necesarul de credite bugetare

pentru luna respectiva (conform Ordin MFP nr. 501/2013).

Se intocmeste Nota justificativa privind necesitatea, realitatea si oportunitatea platii,precum si situatia cu FF scadente, de cdtre SPE, este avizata de OPC si insotita de solicitareaprivind necesarul de credite bugetare pentru luna respectiva (conform Ordin MFP nr. 50112013).

5. ORDONANTARB DE PLATAOrdonantarea de plata va fi intocmita de citre SPE si va fi insotita de decontul pentru care

se solicita plata, precum si de fise urmdrire decont (FUD).Ordonantarea va purta vizele SPE; DBFC; CFPP; CFPD si va fi aprobata de OPC.

6. EFECTUAREA PLATILORSe face de citre DBFC, in baza Ordonantarii de plata aprobata de OPC insotita de FF

(avizate cu sintagma ,,Certific realitatea,legalitatea si regularitatea" si ,,Bun de plata") si toatedocumentele justifi cative aferente actiunii.

F,tapa VIIncheierea Procedurii

l. Intocmirea Documentului Constatator de indeplinire a obligatiilor contractualeSe face de catre SIA. la instiintarea SPE in cazul licitatiei deschise.

2. Centralizarea situatiilor "de minimis"Se face de cdtre SPE, pe baza situatiilor ,,de minimis" transmise de citre organizatorul

actiunii, completate dupi modelul anexat la contract, precum si pe baza cheltuielilor efectuate deMECRMA in conditiile OUG 12012002, cu modificarile si completarile ulterioare si HG 29612007,cu modifi carile ulterioare.

dli^,/' I l ' luli

MECRMADSESIA


Ed.I I l l Rev.0

Derularea programului de promovare a exp'ortului peinstrumentele:


pag.19l ao

3. Eliberarea garantiei de buna executieSe elibereaz[ de cdtre DBFC, dupd ce SIA si SPE constata si comunica indeplinirea tuturor

obligatiilor contractuale si prezentarea decontului final, insotit de situatia repartizdrii ajutorului"de minimis" acordat firmelor participante, precum si la prezentarea documentelor care atestaefectuarea tuturor platilor datorate citre firmele participante.

4. Eliberarea garantiei de returnare a avansului

' Eliberarea garantiei se face la cererea firmei organizatoare dupa prezentarea PV de la pct.I 9 ..Constatarea incheieri i actiunii".

5. Eliberarea garantiei de participare la tirguri internationaleRestituirea garantiei de participare la targuri, in valoare de 2.000 lei, conform H.G.

29612007 cu modificarile ulterioare, se face de DBFC inbaza solicitarii formulata in scris de catreoperatorii economici si avizata de SPE.

In situatia in care operatorul economic nu a respectat indatoririle ce revin firmelor selectatesa participe la actiuni internationale, SPE va solicita in scris executarea garantiei si virarea labugetul de stat.

6. Eliberarea garantiei de participare

Restituirea garantiei de participare se face de catre DBFC inbaza solicitarii formulata inscris de catre operatorii economici si avizata de SIA.

In situatia in care operatorul economic nu a depus scrisoarea de garantie bancara de bunaexecutie SIA va solicita in scris executarea garantiei si virarea la bugetul de stat, si eliminarea dela viitoarele proceduri pe o perioada de l2 luni.

Urmdrirea/monitorizarea parcurgerii etapelor de semnare a contractului/efectuarea platiiorse va face prin FUD de avizarelcertificare/aprobare a documentelor in cadrul PPE, prezentata laAnexa 8.3, pe fiecare structura ce avizeazdlaproba contractul/plata.

Anexe

0.1 .

0.2.0.3.

0.4.

Tabef centralizator privind derularea activitatii de participare la tdrguri si expozitiiinternationale si misiuni economice in strdinitateFisa de urmirire a contractuluiProcedura simplificata proprie pentru atribuirea contractului de organizare aparticipirii agentilor economici la t6rguri si expozitii internationale precum simisiuni economice in strdin6tateo cu finantare partiala de la bugetul de statOrdinul nr 2012014 avand ca obiect Norme lnterne privind stabilirea procedurilorde verificare si plata a cheltuielilor din fonduri bugetare, conform H.G.nr.296/2007

ilk' l

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0



pag.20l ao

privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din PPE la nivelulMECRMA, cu modificarile ulterioare.

MECRMADSESIA


p^9.21/ 40

Derura rea program u ru i ff "T:ffJ;#ffi:1":1il

pe instru mentere :

Misiuni economice in strainatate

Anexa 0.1Tabel centralizator privind derularea activitatii de participare la targuri si misiuni economice

Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative / Avize Modul de lucru

0 I ) 3 4

Etana I: Elaborarea si aprobarea PPB

I Elaborarea Proiect PPE

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 296/2007 cumodificarileulterioareRegulamentul UEnr.1407/2013

Tab e le c entr alizato ar ereuniuni ComiteteSectorialeProiect PPE, detaliat peacfiuni, fiecare actiunefi ind bugetatl estimativde citrepatronate/asocia{iiNote de fundamentarepatronateDevize estimativedetaliate pe categorii decheltuieli. de catrepatronate

- SSIC solicitl reprezentanJilor refelei exteme a MECRMApropuneri de acliuni aferente exerciliului financiar urmf,tor gile transmite patronatelor/asociaJiilor;- Patronatele/asocia{iile transmit la SSIC lista ac{iunilorpropuse, insoJite de notele de fundamentare gi devizeledetaliate cu calculul bugetelor aferente fiecirei acliuni in parte;- SSIC centralizeazd listele de acfiuni propuse ;i le discutl incadrul comitetelor sectoriale in vederea prioritiz6rii;-SSIC intocme;te Proiectul PPE.

2.

Aprobarea ProiectuluiPPE

- OUG 120/2002 cucompletarile simodificarileulterioare

- Proiect PPE, prezentatin Comisia deMonitorizare

- PV al ConsiliuluideExport;

- SSIC prezintd Proiectul PPE, Comisiei de Monitorizaresi Consiliului de Export;-inbaza PV al Consiliului de Export, SSIC intocmegteNFn a Proiectului PPE ;i il inainteazd, spre aprobare,Secretarului de Stat coordonator si OPC;

_€{--E

MECRMADSBSIA

PROCEDURA OPERATIONALACod:

Ed.II l l Rev. 0Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:

- Targuri si expozitii internationaleMisiuni economice in strainatate pag.22l 40

Nr.crt. Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative / Avize Modul de lucru

0 I ) 3 4HG 29612007 cumodificarileulterioareRegulamentulUEnr.1407/2013

- Nota fundamentareProiect PPE;

- Note de fundamentarede la patronate;

Avize:- Sef serviciu SSIC- Sef serviciu SPE- Director DSE- Director DBFC- Secretar de Stat

CoordonatorAprobat: Ministru/OPC

- SSIC transmite Proiectul PPE aprobat cdtre Comisia deMonitorizare, Consiliul de Export, direc{iei de zond, SPE,SIA; i DBFC.

3. Aprobarea PPE

- OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioare

- HG 29612007 cumodificarileulterioare

- Lesea busetului

Avize:- Sef serviciu SSIC- Sef Serviciu SPE- Director DSE- Director DBFC- Secretar de Stat

CoordonatorAprobat: Ministru/OPC

4. Modificarea PPE

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioare

NJAvize:

- Sef serviciu SSIC- Sef Serviciu SPE- Director DSE- Director DBFC

- SSIC primegte solicitdrile patronatelor/asociagiilor demodificare a PPE (schimbarea denumirii tdrgului,perioadei de desfrqurare, introducerea de noi ac{iuni);- SSIC intocmegte NJ, actualizeazd PPE Ei supuneaprobiri i conducerii MECRMA.

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0Derura rea p rogram u ru i

ff ,T:ff fffi ,Ti:lJlil pe instrumentere :

Misiuni economice in strainatate pag.23l 40

Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative I Avize Modul de lucru

0 I 7 3 4HG 296/2007 cumodificarileulterioareLesea busetului

- Secretar de StatCoordonator

Aprobat: Ministru/OPC

5.

Etapa II: Selectia particinantilor

6.

Selectarea operatoriloreconomici participanti latarguri si expozitiiinternationale sau misiunieconomice in strainatate

OUG 120/2002 cucompletarile simodificarileulterioareHG29612007 cumodificarileulterioareOrdinulnr.t0t2/24.08.2016Ordinul nr.1043121.09.2007Ordinul nr.2s0612013

Cerere de inscriereDeclarafia privindajutorul cumulat deminimisCertificat ANAFCertificat fiscalAutoritate LocalacompetentaCertificat RegistrulComertuluiDovada plata garantie2.000 leiInscrisuri privindconceptia"/marcaproprie, calitatea sivaloarea produselorsi/sau serviciilor

Depunerea dosarului cu documentele firmelorparticipante se face cu cel putin 120 zile, inainte deinceperea actiunii, fara posibilitatea de a fi completatulterior. Datele de depunere vor fi mediatizate pe site-urile administrate de MECRMA. Termenul de depunere adosarelor de inscriere se poate modifica la mai mult de1 2 0 de zlle, la cererea patronatu lui/asoc ialie i pro fes ionaleco-organizatoare si se va mediatiza pe site-urileadministrate de MECRMA.Sedinta de selectie a firmelor participante se desfasoara inconformitate cu NSF si se finalizeazaprint-un PV semnatde CSF.

-=C{{

MECRMADSESIA


Ed.II l l Rev. 0Derurarea"-*1"'*iqf*irnrfr

ftiftH**,#f strumentere:

pag.24l 40

Nr.crt.


0 I ) 3 4Nomenclator deproduse/serviciiPV intocmit de CSF

Etapa III: Contractarea spatiului expozitional si a serviciilor de organizare a actiunii

Etapa III.1: Contractarea spatiului expozitional

7.

Initierea angaj arii spatiuluiexpozitional (inclusivstanduri impuse, precum sia taxelor obligatorii departicipare)

OUG 120/2002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 296/2007 cumodificarile sicompletarileulterioare

- Solicitare plata spatiuexpozitional de lapatronat (inclusivstanduri impuse,precum si a taxelorobligatoriideparticipare);

- Facturafiscala,/facturaproforma, insotita detraducerea aferenta

- RN angajare spatiuexpozitional aprobat.

Avize pe RN:- Sef serviciu SPE- Director DSE- Director DJ

Patronatul solicita plata spatiului(inclusiv standuri impuse, precumobligatorii de participare);SPE intocmeste RN angajare spatiuaprobat.

expozitionalsi a taxelor

expozitional

-t:"{ 7-

MECRMADSESIA

PROCEDURA OPERATIONALAI Cod:

I Ed. rr l l Rev.0De ru ra rea p ro gram u l u

;ff "t [["J;ffi J,:il:":lil pe i n s t ru m e n te re :

Misiuni economice in strainatate pag.25/ 40

Nr.crt.


0 I ) 3 4Secretar de StatCoordonatorAprobat:OPC

8.

Semnarea angajamentuluilegal pentru plata spatiuluiexpozitional (inclusivstanduri impuse, precum sia taxelor obligatorii departicipare)

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarile sicompletarileulterioare

Solicitare plata spatiuexpozitional de lapatronat;Angajament legal de laorganizatorul extern,insotit de traducereaaferentaFactura fi scala/facturaproforma, insotita detraducerea aferentaRN angajare spatiuexpozitional

SPE inainteaza catre DJ angajamentul legal invederea obtinerii avizului de legalitate;Dupa obtinerea avizului de legalitateangajamentul legal, insotit de RN, se inainteazaspre semnare reprezentantului legalal MECRMA

9.

Propunerea de angajare aunei cheltuieli .,in limitacreditelor bugetare" siAngajamentul bugetarindividual



- oG tt9lt999- LECEA 500/2002- OMFP 179212002

Avize:- SPE- DBFC- CFPP- CFPD- OPC

PAC ,,in limita creditelor bugetare" si ABI se intocmescde catre SPE si vor insoti angajamentul legal in procesulde semnare a acestuia.

, -J- . -a=

MECRMADSESIA


Derulareaprogramulu;ff "tl"J""-ffi ;tTHI::lHpeinstrumentere:


Nr.crt.


0 I 2 3 4- O MECRMA

712/04.07.2016

Etapa III.2: Selectarea firmei organizatoare si contractarea (procedura simplificata proprie)

10.Initierea procedurii deselectie a organizatoruluitarsului/misiuni i economice


- HG 29612007 cumodificarile sicompletarileulterioare

Adresa CT si DPDP si CT transmise de patronatul/asociatia profesionala,inaintate cu adresa oficiala la SPE, in cel mult 3 zilelucratoare dupa selectia fi rmelor participante

n lntocmire RN si FDT



- HG 518/1995, cucompletarile simodificarileulterioare

Avize:- Sef Serviciu SPE- Director DSEAprobare-OPC

RN si FDT se intocmesc de catre responsabilulde actiunedin cadrul SPE sitin cont de DP. CT

12.Bugetarea targului/m isiuniieconomice si elaborarea NJ

- OUG 120/2002 cucompletarile si

Avize:-Sef Serviciu SIA

NJ privind determinarea bugetului alocat actiunii seintocmeste de catre expertul SIA. pe bazaDP si CT si de

4;.{:---7

MECRMADSESIA


Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:- Targuri si expozitii internationale


Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative I Avwe Modul de lucru

0 I ) 3 4modificarileulterioare


- HG 518/1995 cucompletarile simodificarileulterioare

Aprobare:- SGA- OPC

estimarea patronatului (documente si corespondenta cuorganizatorul extern din care sa reiasa spatiu inchiriat,cost mp spatiu inchiriat, eventuale negocieri, etc)

13. Intocmire DASe intocmeste de catre SIA

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarileulterioareHG 62512006HG 518/1995, cucompletarile simodificarileulterioareO MECRMA712104.07.2016

Avize:- responsabil actiune SIA- sef serviciu SIA-SGAAprobare:- oPc

DA se intocmeste de catre expert SIA si tine cont de RNsi FDT primite de la SPE

14. Anuntarea selectiei de oferteO MECRMA712104.07.2016

Anuntarea organizarii sedintei de selectie in termen de 5-7 zile calendaristice de la data anuntului se face printransmiterea invitatiei de participare la selectia de oferte,

MECRMADSESIA



- Targuri si expozitii internationaleMisiuni economice in strainatate pag.28/ 40

Nr.crt.


0 I , 3 4semnata de catre seful de serviciu SIA si prin publicareape site-ul MECRMA.

15.Sedinta selectie de oferteSIA

OUG 120/2002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarileulterioareHG 625/2006HG 518/1995, cucompletarile simodificarileulterioareOrdinul nr.r22U28.05.20t3O MECRMA712t04.07.2016

Documentatia deAtribuireBugetareAnunt selectie de oferte

Selectia se face de catre CSO in baza proceduriisimplificate proprii si se finalizeazaprin Raportulprocedurii de atribuire.

16. Solutionarea contestatiilorO MECRMA712104.07.2016

Norme CSCO

t7.Raportul procedurii deatribuire (RP)


- PV de sedinta aselectiei de oferte

- RP aprobat de OPC siMinistru

RP se semneaza de catre toti membrii comisiei si esteaprobat de catre OPC si Ministru

.-=€-_=?

MECRMADSESIA



- Targuri si expozitii internationaleMisiuni economice in strainatate pag.29l 40

Nr.crt.


0 I 2 3 4HG 296/2007 cumodificarileulterioareHG 62512006HG 518/1995 cucompletarile simodificarileulterioareOrdinul nr.122U28.0s.2013O MECRMA712104.07.20t6

18. Atribuirea contractului


- HG 296t2007 CUmodificarileulterioare

- O MECRMA712/04.07.2016

RP, semnat de membriicomisiei si aprobat deMECRMA

Se face de catre SIA in termen de cel mult 2 zile de la dataaprobarii RP.

19.Incheierea contractului deprestari servicii


- RP, semnat de membriicomisiei si aprobat deOPC si Ministru

- Model ContractAvize:

Contractul se inainteaza de catre firma organizatoare si seavizeaza de catre persoanele din coloana alaturata.Contractul va fi insotit de modelul de scrisoare de garantiebancara de buna executie in cuantum de 5Yo din valoareacontractului fara TVA. Depunerea acesteia este prevazuta

-4L- \

MECRMADSESIA

PROCEDI.IRA OPERATIONALA



Nr.crt.


0 I ) 3 4HG 29612007 cumodificarileulterioareO MECRMA712/04.07.2016

- responsabil actiune SIA- sef serviciu SPE- - termen Izi lucratoare- sef serviciu SIA - termen: Izi lucratoare- director DJ / reprezentantdesemnat-termen: I zilucratoare- director DBFC / reprezentantdesemnat - termen: lzilucratoare- SGA - 1 zi lucratoare- viza CFPP - 1 zi lucratoare-viza CFPD - max. 3 zile- Ministru/Secretar de Statdelesat

in continutul contractului, termenul fiind de 3 zile de lasemnarea acestuia de catre parti.De asemenea, din oferta firmei organizatoare castigatoarese extrag documentele relevante, respectiv oferta tehnicasi oferta financiara ce se ataseaza la contract, ca sidocumente justificative. La finalul contractului se vaspecifica,,prezentul contract contine.....pagini, din care

neoini Anerre care qrnf nerfe infeorenln din r:ontrar:f"

20.

Propunerea de angajare aunei cheltuieli,,in limitacreditelor bugetare" siAngajamentul bugetarindividual



- oG 11911999- LEGEA 500t2002- OMFP 179212002

Avize:- SIA- DBFC- CFPP- CFPD- OPC

PAC ,,in limita creditelor bugetare" si ABI se intocmescde catre SIA si vor insoti contractul in procesul desemnare a acestuia.

-/3---7

MECRMADSBSIA


pag.31/ 40



Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative I Avlze Modul de lucru

0 I , 3 4O MECRMA712/04.07.2016

Etapa IV: Derularea contractului

2lEmiterea acorduri lor pentruefectuarea serviciilor

OUG 120/2002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarileulterioare

Adresa din partea SODA

Acordurile se emit de catre SPE la cererea scrisa asoc ietat i i or sanizatoar e.

22. Constatarea i ncheieri iactiunii

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarileulterioare

- PV-uri targuri internationale- PV-uri misiuni economice

Constatarea se face prin incheierea PV-urilor mentionatela Etapa IV, pct 2, in functie de tipul actiunii, de catrereprezentantul MECRMA, reprezentantul Patronatului sicel al SO, delegati la actiune si prin depunerea acestora decatre SO la SPE.Concluziile PV-urilor vor fi punctate pe elemente:

- Au fost indeplinite prevederile contractuale- Prestatiile au fost efectuate in conformitate cu

documentatia de atribuire- Se vor mentiona numai aspectele ce au relevanta

asupra diminuarii valorilor programate si/saunerespectarii prevederilor contractuale ceindreptatesc beneficiarul (MECRMA) sad iminueze contravaloarea servic iilor prestate

--* <-

MECRMADSBSIA




Nr.crt. Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative / Avize Modul de lucru

0 I 2 3 4Orice actiune unilaterala a organizatorului, ce nu a fostadusa la cunostinta beneficiarului inainte sau in timpuldesfasurarii acesteia, si nu a fost aprobata de acesta nupoate fi impusa beneficiarului.Se vor mentiona la rubrica ,,Observatii" orice altemodificari care aduc diminuarii/majorarii ale valorilorstabilite in cadrul unui capitol de cheltuiala din ofertafinanciara.Delegatul oficial al MECRMA, cu consultarea delegatuluidin partea patronatului de ramura la actiune, poate luadecizii la fata locului care sa aduca modificariconceptuluitehnico-organizatoric din DA, conform mandatului siordinului de deplasare aprobat de catre conducereaMECRMA. Aceste modificari se fac cu aprobarea OPC,obtinuta de SPE, cu incadrare in vdloarea contractuluiactiunii.Delegatul patronatului nu are dreptul la fata locului saaduca modificari conceptului tehnic organizatoric alactiunii, sau alte cerinte de ordin sa aduca modificari fatade cerintele DA.

23. Constatarea eficienteiactiunii


Formulare de eficientaFormularele de eficienta se completeaza de catreoperatorii economici participanti la targuri si expozitiiintemationale sau misiuni economice in strainatate.

at*l

MECRMADSESIA


na. n ll R;t-oDerula rea program uluiff

"t"fiffJ;ffi ,THIHlil pe instrumentele:


Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative I Avzc Modul de lucru

0 I 2 3 4- HG 29612007 cu

modificarileulterioare

Btapa V: Plata chiriei si a taxelor oblisatorii. Decontarea cheltuielilor

Etana V.l: Plata chiriei si a taxelor obligatorii

24.

Verificarea documenteloraferente platii spatiuluiexpozitional (inclusivstanduri impuse, precum sia taxelor obligatorii departicipare)



a) Existenta fondurilor inbugetul MECRMA

b) FF emise deorganizatorul extern

c) Angajament legal de laorganizatorul extern,insotit de traducereaaferenta - semnat

d) RN angajare spatiuexpozitional

Certificarea se face astfel:- de catre delegatul oficial al MECRMA la. actiune, prinacordarea pe FF a vizei de certificare a realitatii, legalitatiisi regularitatii cheltuielii, in termen de l-3 zile lucratoarede la depunerea deconturilor in institutie;- prin acordarea vizei o'Bun de plata" de catre SPE(conform OM) in termen de 1-3 zile lucratoare.

25. Efectuarea platiiPentru efectuarea platii se vor urrna prevederile prezenteiproceduri, respectiv incepand cu prevederile de la EtapaV.2, punctul4

Etapa V.2: Decontarea cheltuielilor aferente actiunilor de promovare a exporturilor

4A)

MECRMADSESIA


Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:

Nr.crt.


0 I 7 3 4

26.Verifi carea deconturilor

OUG 12012002 cucompletarile simodificarileulterioareHG 29612007 cumodificarileulterioareHG 518/1995 cucompletarile simodificarileulterioareNI

a) Existenta fondurilor inbugetul MECRMAFF emise de societateaorganizatoareDocumente j ustifi cativepentru sumele din FFContractul de prestariservicii cu anexeleaferenteOferta financiara acastigatorului selectieide oferte (detaliata petipuri de cheltuieli incadrul fiecarui capitol)PV de la pct. 18,,Constatarea incheieriiactiunii" intocmite intimpul si ca urmare aincheierii actiunii,avizate/confirmate dereprezentantiiMECRMA. Patronat siSO, completate la toatepunctele, inclusivconcluzii.

b)

c)

d)

e)

Verificarea va respecta intocmaiNormele Interne privindstabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilordin fonduri bugetare, conform H.G. nr. 29612007 privindaprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor dinProgramul de promovare a exportului la nivelulMECRMA, cu modificarile ulterioare.In situatia in care deconturile depuse de SO suntincomplete/incorecte se vor retuma de catre responsabilulde actiune SPE si delegatul MECRMA, cu adresa deinsotire (punerea in intarziere pentru rezolvareadecontului respectiv va apartine SO).Se vor evidentia eventualele diferente fata dedocumentatia de atribuire/PV si se vor "da explicatiidetaliate. In urma verificarii deconturilor "se vor faceajustari in plus sau in minus, dupa'caz, pentru sumelesolicitate de societatile organizatoare prin FF.Responsabilul de actiune si delegatul MECRMA vatransmite in scris societatilor organizatoare motivelepentru care s-au diminuat sau majorat sumele solicitateprin FF si va solicita refacerea FF prin respectareaprevederilor Codului fiscal (nu se accepta FF stornatepartial), iar punerea in intarzierc pentru rezolvareadecontului respectiv va apartine SO).Certificarea se face astfel:- de catre delegatul oficial ai MECRMA la actiune, prinacordarea oe FF a vizei de certificare a realitatii. lesalitatii

MECRMADSESIA




Nr.crt.


0 I ) 3 4si regularitatii cheltuielii, in termen de 1- l0 zile lucratoarede la depunerea deconturilor in institutie;- prin acordarea vizei "Bun de plata" de catre SPE(conform OM) in termen de l-3 zile lucratoare.

27. Cerere de deschidere acreditelor busetare

OMFP 50r/20r3Legea 50012002

FF emise de societatileorganizatoare vizate cusintagma ,,Certificat inprivinta realitatii, legalitatiisi regularitatii" si ,,Bun deplata"Nota justificativa privindnecesitatea, legalitatea sioportunitatea aprobata deOPCSituatie cu FF scadente

CDCB se intocmeste de catre DBFC inbaza solicitariiprimite de la SPE ( NJ/ situatia cu FF scadente)

28. Ordonantare de plata

- FF emise de societateaorganizatoare avizatacu sintagma,,Certificare in privintarealitatii, legalitatii siregularitatii" si ,,Bun deplata"

- Documentejustificatoare pentrusumele din FF

Ordonantarea va fi intocmita de catre SPE si va fi insotitade FF aferenta decontului pentru care se solicita plata.Insusirea prin vizelaprobari la toate nivelele, inclusiv aOPC, a situatiilor speciale produse ca urrnare a derulariiactiunilor cu respectarea coordonatelor contractelorincheiate si a prevederilor legale aplicabile, aflate invigoare.

--

MECRMADSESIA


Rev.0De ru ra rea p ro gram u ru

;ff "T:["J;#,;f,:H:":iil

p e i n s t ru m e n te re :


Nr.crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative / Lvize Modul de lucru

0 1 ) 3 4- PVde

receptie/confirmare aprestatiilor, precum sialte documentej ustifi cative (dtpa caz)

- Contractul incheiat cuorganizatorul actiunii

Avize:. SPE. DBFC- CFPP- CFPDAprobare:- OPC

29. Plata NI

- Ordonantare de plataaprobata de OPC

- FF (avizate cu,,Certifi care in privintarealitatii, legalitatii siregularitatii" si,,Bun deplata") insotite de toatedocumenteleiustificative aferente

Plata se face cu Ordin de Plata de catre DBFC

Etapa VI: Incheierea procedurii

MECRMADSESIA


Ed.I I l l Rev.0Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:


Nr.crt.


0 I ) 3 4

30.Prelucrarea situatiilor "deminimis"


- HG 296/2007 cumodificarileulterioare

- Ordinul nr.455/16.05.2016

Situatie..de minimis"transmisa de societateaorsanizatoare

Se face de catre SPE

3lEliberarea garantiei de bunaexecutie

- Contract de prestariservicii

- PV de la pct.,,Constatarea incheieriiactiunii"

-DA- Situatii,,deminimiso'

Se elibereaza dupa indeplinirea tuturor obligatiilorcontractuale si prezentarea decontului final, insotit desituatia rcpartizarii ajutorului oode minimis" acordatfirmelor participante, precum si la' prezentareadocumentelor care atesta efectuarea tuturor platilordatorate catre fi rmele participante

32.Eliberarea garantiei dereturnare a avansului

PV de la pct.,,Constatarea incheieriiactiunii"

Eliberarea garantiei se face la cererea firmeiorganizatoare, dupa prezentarea PV de la pct.,,Constatarea incheierii actiunii" la SPE

aaJJ.

Eliberarea garantiei departicipare la targuri

- HG 296/2007 cumodificarileulterioare

- Solicitare in scris, decatre operatoriieconomici pentrurestituirea garantiei,avizata de catre SPE

Restituirea garantiei de participare la targuri se face deDBFC. in baza solicitarii formulata in scris de catreoperatorii economicii si avizata de SPB in termen de max3 zile lucratoare

N{

MECRMADSESIA

PROCEDTJRA OPERATIONALACod:

44. [ ]l Rev.0Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:

pag.38/ 40

Nr.crt.


0 I ) 3 4

34.Eliberarea garantiei departicipare la selectii deoferte

HG 29612007 cumodificarileulterioare

- Solicitare in scris, decatre operatoriieconomici pentrurestituirea garantiei,avizata de catre SIA

Restituirea garantiei de participare la selectia de oferte seface de DBFC, in baza solicitarii formulata in scris decatre operatorii economicii si avizata de SIA

MECRMADSESIA




ANEXA 0.2.

FISA DE URMARIRE A CONTRACTULUI : AVIZARE/CERTIFICARE/APROBAREIN CADRUL PPE

Structura de specialitate: SIAResponsabil contract: Tel.: 021-20.25.260Documentulx) : . . . . . . . . . . . . .

Nr.crt.

Compartimentul Intrare Iesire Observa!iiData Semndtura Data Semndtura

0. I 2. 4. 5. 6.I SIA

2.SPE

3. DJ4.

DBFC

5.CFPP

6.CFPD

7. SG/SGA

8.Secretar de Stat Coordonator

9. OPC

- , ,2{

MECRMADSESIA




*) Se va lrece denumirea dooumentului urmarit: contract, act aditional, dosar cu documente de plati, alte documente emise in cadrul Programului, dupaoaz; aotiuneo p€ntru care s-a intocmit documenlul respectiv si perioada de desfasurare a aotiunii

l) Sewiciul Investitii si Achizitii2) Serviciul Promovare Export3) Directia Juridicd4) Direclia Buget Financiar Contabilitat€5) Controlul Financiar Prelentiv Propriu6) Contoolor Financiar Preventiv Delegat al MFP

-+|<2--<

Nr. ftr{ ^t? - to t . '-> (/) lbla - minind.ro Ed.2.pdf · MECRMA DSE SIA PROCEDURA OPERATIONALA...

Documents

Transcript of Nr. ftr{ ^t? - to t . '-> (/) lbla - minind.ro Ed.2.pdf · MECRMA DSE SIA PROCEDURA OPERATIONALA...