Cod:P.O. - minind.ro · Cod:P.O. PROCEDURA OPERATIONALA MECT Ed. I Rev. 4 DCERI DIAPSI Derularea...

Cod:P.O. PROCEDURA OPERATIONALA

Ed. I Rev. 4 MECT DCERI DIAPSI

Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele:

- Targuri si expozitii internationale - Misiuni economice in strainatate

pag. 2/ 36

inlocuit cu OMFP 923/2014 si conform PO ce urmeaza a fi aprobata prin Ordin M.E.

S-au introdus liste de verificare a proiectelor de operatiuni conform PO, CFPP si conform PDPO 25.01. Ed.II reviz 2014 aprobata Ordin M.E. nr.1340/01.10.2014

S-a inlocuit OM nr. 473/04.04.2014 cu OM 1024/27.08.2014 privind Comisia de solutionare a Contestatiilor depuse in urma organizarii de selectii de oferte

2.3 Revizia 2 S-au prevazut situatii exceptionale pentru reinitierea procedurii de selectie

08.01.2015

2.4 Revizia 3 S-a modificat modalitatea de depunere

05.06.2015

2.5 Revizia 4 S-au modificat termenele de depunere a dosarelor de selectie si depunerea documentelor la DIAPSI

20.08.2015

In situatia aparitiei necesitatii unor actualizari ale prezentei proceduri, vor fi elaborate

revizii ale acesteia si vor fi avizate si aprobate in conformitate cu avizele din prezenta procedura. In cazul Normelor interne, ce au fost aprobate prin Ordin de ministru, actualizarile vor fi

operate prin completarea ordinelor de aprobare.





pag. 3/ 36

3. Scop

Scopul prezentei proceduri este de a reglementa organizarea si derularea activitatii DCERI - CISE si DMPE, DIAPSI-CAP, DJRI si a DBFC, legata de participarea Romaniei cu pavilion national la targuri si expozitii internationale, precum si a organizarii de misiuni economice in strainatate si in tara, potrivit H.G.296/2007 a cadrului legal aferent si a celui specific (Norme interne aprobate prin OME 2258/25.11.2013 si OME 20/14.01.201) si, totodata, de a reduce cat mai mult posibil riscurile care pot aparea in acest domeniu de activitate.

4. Domeniul de Aplicare Procedura este aplicabila directiilor de specialitate care:

4.1. genereaza Programul de Promovare a Exporturilor, CISE; 4.2. implementeaza si monitorizeaza Programul, DMPE; 4.3. achizitioneaza serviciile firmelor care organizeaza participarea companiilor romanesti

la manifestarile internationale din Program, DIAPSI; 4.4. asigura operatiunile de asistenta financiara pentru actiunile din Program, DBFC; 4.5. avizeaza documente in circulatie legate de aceste manifestari, DJRI.

5. Documente de referinta 5.1. Ordinul Ministrului Economiei nr. 2258 / 25.11.2013, privind NPI; 5.2. Ordinul Ministrului Economiei nr. 20 / 14.01.2014, privind NI; 5.3. OUG nr. 120/2002 privind aprobarea sistemului de sustinere si promovare a exportului cu finantare de la bugetul de stat; 5.4 . HG nr. 296/2007 privind aprobarea mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de Promovare a exportului, administrat de Ministerul Economiei; 5.5 . Ordinul Ministrului Economiei nr. 2506/2013 privind instituirea schemelor de ajutor “de minimis” pentru actiunile de promovare a exportului privind participarea la targuri si expozitii internationale in strainatate, organizarea de misiuni economice si actiuni de promovare a exporturilor in strainatate si realizarea de studii de piata si pe produse, inclusiv pentru obiective complexe; 5.6. Ordinul Ministrului IMMCPLT nr. 1043/21.09.2007 privind Norme privind principalele activitati/actiuni care vor fi realizate de societatile comerciale participante la targuri si expozitii internationale finantate de la bugetul de stat; 5.7. Ordinul Ministrului Economiei nr. 473/04.04.2014 privind Comisia pentru selectarea societatilor organizatoare a actiunilor promotionale prevazute in Programul de promovare a exportului; 5.8. Ordinul Ministrului Economiei nr. 1086/13.05.2013 privind Comisia pentru selectarea operatorilor economici participanti la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate; 5.9. Adresa 16774/17.10.2013 a ANRMAP catre ME, privind incadrarea procedurii de achizitie a serviciilor de organizare a actiunilor internationale pe Anexa 2A, la OUG nr. 34 / 2006;





pag. 4/ 36

5.10. Ordinul Ministrului Economiei nr. 1024/27.08.2014 privind Comisia pentru solutionarea contestatiilor depuse in urma organizarii selectiei de oferte pentru desemnarea castigatorului; 5.11. HG nr. 47/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Economiei; 5.12. Legea nr. 500/2002 privind formarea, administrarea, angajarea si utilizarea fondurilor publice, precum si responsabilitatile institutiilor publice impicate in procesul bugetar, actualizata si republicata; 5.13. Ordinul Ministrului FP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice

privind angajarea, lichidarea, ordonantarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

5.14. OG nr. 119 / 1999 privind organizarea Controlului Intern Financiar Preventiv; 5.15. HG nr. 518 din 1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis

in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. 6. Definitii si abrevieri

(1) ABI = Angajament Bugetar Individual; (2) ANRMAP = Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea

Achizitiilor Publice; (3) BD = Baza de Date (4) BP = Balanta plati; (5) BPCE = Biroul de Promovare Comeciala Externa. (6) CAP = Compartimentul Achizitii Publice; (7) CCSF = Comisia de contestatii la selectia firmelor; (8) CFPD = Control financiar preventiv delegat; (9) CFPP = Control financiar preventiv propriu; (10) CISE = Compartimentul Instrumente de Sustinere a Exporturilor; (11) CS = Caiet de sarcini; (12) CSCO = Comisie solutionare contestatii selectie societati organizatoare; (13) CSF = Comisia pentru selectarea operatorilor economici participanti la targuri si

expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate; (14) CSO = Comisia pentru selectarea societatilor organizatoare a actiunilor

promotionale prevazute in Programul de promovare a exportului; (15) CT = Concept Tehnic; (16) DA = Documentatie de Atribuire; (17) DBFC = Directia Buget, Financiar Contabilitate; (18) DCERI = Departamentul de Comert Exterior si Relatii Internationale; (19) DGAC = Dctor General Adjunct coordonator; (20) DIAPSI = Directia Generala de Investitii, Achizitii Publice, Sisteme Informatice

si Concesiuni; (21) DJRI = Directia Juridica si Relatii Internationale; (22) DMPE = Directia Monitorizare Programe Promovare Export; (23) DP = Date preliminare; (24) FDT= Fisa date tehnice;





pag. 5/ 36

(25) FE = Fisa de eficienta (la incheierea actiunii, la 6 luni, la 12 luni); (26) FF = Factura/ri Fiscala/le; (27) FUC = Fisa urmarire contract; (28) FUCD = Fisa urmarire decont cheltuieli; (29) FUD = Fisa urmarire documente; (30) HG = Hotararea Guvernului Romaniei; (31) LFS = Lista firmelor selectate participante la actiune; (32) ME = Ministerul Economiei; MECT=Min. Economiei,Comertului si Turismului (33) NFn= Nota de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea realizarii

actiunilor (34) NI = Norme interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a

cheltuielor din fonduri bugetare cf HG 296/2007 privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de promovarea a exportului la nivelul ME ;

(35) NJ= nota justificativa; (36) NO = Nota Oportunitate; (37) NPI = Norme Procedurale Interne pentru atribuirea contractului de organizare a

participarii agentilor economici la targuri si expozitii internationale precum si misiuni economice in strainatate, cu finantare partiala de la bugetul de stat;

(38) NSF = Norme selectie firme participante la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate sau in tara;

(39) OG = Ordonanta Guvernului Romaniei; (40) OME = Ordinul Ministrului Economiei (41) OP = Ordonantare de Plata; (42) OPC = Ordonator Principal de Credite; (43) OUG = Ordonanta de Urgenta a Guvernului Romaniei; (44) PAAP = Planul anual de achizitii publice; (45) PAC = Propunere de angajare a unei cheluieli, in limita creditelor bugetare ; (46) PO = procedura operationala; (47) PPE = Programul de Promovare a Exportului (48) PV = Proces Verbal; (49) RN= referat necesitate; (50) RP = Raport de procedura; (51) SGA= Secretar General Adjunct; (52) SNE = Strategia Nationala de Export;

7.Activitatile desfasurate de structurile MECT implicate in derularea Programului de

promovarea a exportului 7.1. CISE 1. elaborează programele de participare a societăţilor comerciale româneşti la târguri şi

expoziţii internaţionale şi misiuni economice in tara si in strainatate, cu sprijin financiar de la bugetul de stat, în baza SNE, colaborând cu direcţiile de specialitate din minister, patronatele de ramură, ministere, asociaţii profesionale, camere de comerţ şi industrie;





pag. 6/ 36

2. actulizeaza programele de participare a societăţilor comerciale româneşti la târguri şi

expoziţii internaţionale şi misiuni economice in tara si in strainatate, cu sprijin financiar de la bugetul de stat, cu redistribuirea bugetara a sumelor initiale;

3. fundamentează proiectul anual de buget destinat Programului de promovare a exportului; 4. propune conducerii MECT programul anual de manifestări expozitionale si misiuni

economice, asigură mediatizarea acestuia, şi explică mediului de afaceri avantajele participării la asemenea acţiuni a operatorilor economici;

5. monitorizează şi coordonează programele naţionale de branduri româneşti de export care au în vedere promovarea şi expansiunea mărcilor autohtone pe pieţele ţintă;

6. monitorizează şi acţionează pentru îmbunătăţirea utilizării Sistemului de susţinere şi promovare a exportului cu finanţare de la bugetul de stat, aprobat prin OUG nr.120/2002 şi administrarea Programului de promovare a exportului cu finanţare de la bugetul de stat, conform prevederilor H.G. nr. 296/2007, aflat în gestiune directă (realizarea de acţiuni de publicitate şi reclamă cu caracter general; realizarea de studii de piaţă si pe produs inclusiv pentru obiective complexe, portalul de comert si realizarea de programe/campanii de promovare a brandurilor româneşti);

7. asigura managementul Strategiei Naţionale de Export (SNE) 2014-2020 prin coordonarea, elaborarea, monitorizarea implementării, măsurarea impactului şi ajustarea acesteia în economia naţională;

8. asigură activitatea de secretariat a Consiliului de Export şi a Comisiei pentru monitorizarea mecanismelor si instrumentelor de susţinere a exportului si problematica curenta de comerţ exterior din cadrul Consiliului de Export precum şi corelarea activităţilor, atribuţiilor şi obiectivelor acestora cu obiectivele şi atribuţiile proprii de promovare a exporturilor;

9. elaborează şi supune acordului Consiliului de Export documentaţia pentru repartizarea fondurilor bugetare pe acţiuni de promovare, conform OUG nr. 120/2002, republicata;

7.2. DMPE

DMPE indeplineste urmatoarele atributii:

1. monitorizeaza direct si implementeazã, in colaborare cu directiile de specialitate din ME, PPE, cu finantare partiala de la Bugetul de Stat, respectiv târgurile şi expoziţiile internationale precum şi misiunile economice in strãinãtate si in tara;

2. monitorizează participarea societăţilor comerciale româneşti la târguri şi expoziţii internaţionale şi acţiuni de promovare economică, cu sprijin financiar de la bugetul de stat, în baza PPE, colaborând cu direcţiile de specialitate din minister, patronatele de ramură, ministere, asociaţii profesionale, camere de comerţ şi industrie, etc.;

3. gestioneaza si monitorizeaza in mod direct instrumentele targuri internationale si misiuni economice in tara si in strainatate;

4. colaboreazã cu direcţiile de specialitate din cadrul ME, pentru organizarea în România a acţiunilor de promovare a exportului, la care participã firme strãine, potenţial importatoare de bunuri şi servicii româneşti;





pag. 7/ 36

5. transmite la directia de specialitate cu atributii in domeniul buget, finante,

contabilitate NJ aprobata de OPC pentru elaborarea deschiderii de credite; 6. elaboreaza RN pentru actiunile din cadrul PPE, pe baza CT si DP ale evenimentului

si a numarului firmelor inscrise, pe care o inainteaza la directia cu atributii in domeniul achizitiilor publice in vederea intocmirii DA a contractelor de prestari servicii, dupa aprobarea acestuia de catre OPC;

7. elaboreaza FDT a manifestarii internationale, impreuna cu patronatul/asociatia profesionala co-organizatoare, pe care o inainteaza la directia cu atributii in domeniul achizitiilor publice care intocmeste DA a contractelor de prestari servicii;

8. verifica solicitarile de participare la actiunile prevazute in PPE, care au fost efectuate online, pe site-ul administrat de MECT, ca urmare a sesizarilor transmise de firmele in cauza;

9. organizeaza CSF participante la targuri si misiuni economice in strainatate sau in tara, conform HG 296/2007, care va lua decizia cu majoitate de voturi;

10. analizeaza dosarele firmelor inscrise dupa ce acestea au fost verificate in prealabil de patronatele/asociatiile profesionale co-organizatoare ale actiunii/manifestarii (Comisia va fi compusa din reprezentanti ai DMPE, Patronat/ Asociatie, eventual, Directie de zona);

11. solicita demararea procedurii de achizitie si urmareste selectia firmelor organizatoare ale actiunilor de promovare a exportului, derulate si incheiate de catre directia cu atributii in domeniul achizitiilor publice;

12. comunica rezultatul selectiei organizatorului actiunii la BPCE-ul cu atributii in localitatea unde se deruleaza actiunea;

13. urmareste la directia cu atributii in domeniul achizitiilor publice incheierea contractului cu organizatorul actiunilor precum si derularea in bune conditii a acestuia;

14. elaboreaza propunerile de dezangajare bugetara la fiecare decont final al unei manifestari precum si la incheierea exercitiului financiar anual;

15. participa cu un reprezentant la targurile si misiunile economice internationale prevazute in PPE;

16. intocmeste si raspunde, prin reprezentatul delegat, de corectitudinea datelor din PV, anexe la contractul incheiat de MECT cu SO a evenimentului prevazut in PPE;

17. urmareste centralizarea actelor pentru incheierea decontului actiunilor si predarea dosarul de decont la DBFC, in vederea realizarii platilor prin responsabilul de actiune desemnat;

18. certifica prin reprezentantii directiei, delegati sa participe la actiunile prevazute in PPE, legalitatea, realitatea si regularitatea documentelor fiscale prezentate de firma organizatoare in dosarul de decont al actiunii

19. acorda viza „bun de plata” pe documentele fiscale prezentate de firma organizatoare in dosarul de decont al actiunii;

20. realizeaza eficienta pentru fiecare actiune internationala si pentru programele anuale; 21. solicita si gestioneaza fisele de eficienta la sase luni de la finalizarea actiunii, pentru

fiecare firma care a participat la PPE;





pag. 8/ 36

22. solicita sumele de minimis ce revin beneficiarilor PPE si le comunica la Consiliului

Concurentei si firmelor participante. 23. intocmeste situatii periodice si anuale, privind:

o firmele exportatoare participante la actiunile din PPE, o valoarea contractelor pentru manifestarile din PPE, o eficienta participarii la aceste manifestari, o firmele organizatoare, o valoare ajutoarelor “de minimis” acordate firmelor exportatoare amintite anterior.

24. colaboreaza cu BPCE de zona in vederea realizarii actiunilor incluse in PPE; 25. pregăteste şi organizează participarea României, cu pavilion naţional, la târgurile şi

expoziţiile internaţionale; 26. monitorizeaza îndeplinirea normelor privind principalele activităţi/acţiuni care vor fi

realizate de societăţile comerciale participante la târguri şi expoziţii internaţionale finanţate de la bugetul de stat, le face cunoscute mediului de afaceri românesc si propune CSF exportatoare sanctiuni impotriva societatilor care au incalcat normele respective;

27. stabileşte atribuţiile care revin delegaţilor ministerului, în ţară şi în străinătate, pentru pregătirea şi desfăşurarea acţiunilor promoţionale şi urmăreşte modul de realizare a acestora;

28. monitorizeaza programul promoţional (campanii de mass-media în ţară şi în străinătate, anunţuri pe site-urile târgurilor, prezentări, seminarii unde firmele româneşti expozante îşi pot prezenta activitatea, realizarea de cataloage, CD, DVD multimedia, spoturi publicitare şi difuzarea lor prin mijloace TV sau audio, precum şi campanii de out-door premergătoare acţiunilor promoţionale pe pieţele externe de interes);

29. organizează, in colaborare cu societatea organizatoare desemnata de ME, şedinţe de pregătire a participanţilor la târgurile internaţionale si la misiunile economice in strainatate, în scopul realizării obiectivelor şi eficienţei manifestărilor promoţionale respective;

30. analizează şi avizează materialele de promovare ale firmelor româneşti participante la manifestările expoziţionale (pliante, afişe, cataloage);

31. păstrează evidenţa firmelor exportatoare sau organizatoare care au creat probleme în buna desfăşurare a unor acţiuni expoziţionale promoţionale anterioare, fie prin prezentare necorespunzătoare sau actiuni ce incalca normele legale in vigoare, fie prin retragere după semnarea contractului cu firma organizatoare, în scopul descalificării acestora de la acţiunile viitoare;

7.3. DIAPSI/CAP

1. elaborează PAAP, pentru actiunile cuprinse in PPE, aprobat in Consiliul de Export si apoi de MECT, avand la baza fundamentarile intocmite de catre CISE, inclusiv bugetele alocate;





pag. 9/ 36

2. elaborează, pe baza RN aprobat de OPC, a FDT si a LFS, documentaţia de atribuire

(DA), continand CS, pentru toate procedurile de achiziţie publică conform NPI; 3. asigură desfăşurarea procedurilor de atribuire, constituie şi păstrează dosarului achiziţiei

publice ; 4. încheie contractele de prestari servicii cu ofertanţii declaraţi câştigători; 5. elaboreza, ca directie initiatoare, PAC si ABI; 6. intocmeste RP; 7. parcurge etapele procedurale ale achizitiei publica, conform legilor in vigoare. 7.4. DBFC

1. urmareste incadrarea in prevederile bugetare aprobate prin evidenta si raportarea

angajamentelor bugetare si legale ( pune disponibil si acorda viza CFPP); 2. intocmeste deschiderile de credite bugetare in baza solicitarilor primite de la DMPE; 3. intocmeste ordine de plata; 4. urmareste evidenta garantiilor din contul de mandat si elibereaza cuantumul acestora.

8. Descrierea procedurii Etapa I:

ELABORAREA SI APROBAREA PPE 1. Elaborarea PPE are la baza urmatoarele elemente definitorii:

- definirea conceptului de „promovare”; - SNE; - parteneriatul public-privat, concretizat in Consiliul de Export.

2. CISE primeste solicitarile patronatelor/asociatiilor profesionale pentru actiunile din PPE pentru exercitiul financiar urmator;

3. Propunerile se primesc pana la data de 15 mai a anului curent si se discuta in Comitetele sectoriale, in termen de 45 zile calendaristice.

4. CISE centralizeaza rezultatele discutiilor din Comitetele sectoriale si alcatuieste Proiectul PPE;

5. Proiectul PPE se avizeaza in Consiliul de Export in termen de 15 zile calendaristice pentru programul de targuri si expozitii internationale;

6. CISE intocmeste Nota justificativa si Nota de fundamentare a Proiectului PPE, avand bugetul estimat de patronate pe fiecare actiune in parte, avizat in Consiliul de Export si il inainteaza spre aprobare Secretarului de Stat Coordonator si OPC cel mai tarziu la data de 31 august;

7. CISE comunica, in termen de 2 zile lucratoare, tuturor structurilor interesate, PPE pentru anul (exercitiul financiar) urmator, dupa cum urmeaza: - Consiliul de Export ; - DCERI - DMPE;





pag. 10/ 36

- DIAPSI; - DJRI; - DBFC; - SG, SGA; - Secretar de Stat Coordonator - OPC.

8. Dupa aprobarea prin Lege a bugetului MECT pentru anul urmator, DIAPSI va introduce lista actiunilor din PPE in PAAP, iar documentul, care va contine si bugetarea finala a manifestarilor estimata de DIAPSI in baza documentului transmis de catre CISE si in baza comunicarii DMPE a costurilor pe actiuni din anii anteriori sau actiuni similare, va fi aprobat de OPC dupa consultarea prealabila a Consiliului de Export (pentru targuri si expozitii internationale), constituindu-se in ANEXA la PAAP;

9. Modificarea PPE în sensul schimbărilor de denumire sau de data de desfăşurare a acţiunilor (fără a implica înlocuiri sau schimbări de târguri sau misiuni) se face la cererea patronatelor sau la iniţiativa CISE, cu cel putin 90 de zile inainte de data de incepere a actiunilor vizate de astfel de modificari.

10. CISE va primi si va evalua trimestrial solicitarile structurilor patronale sau ale asociatiilor profesionale.

11. Solicitarile patronatelor / asociatiilor profesionale de modificare a bugetului PPE în sensul transferului de fonduri de la un instrument la altul, precum şi solicitările de rebugetare a unor actiuni, de inlocuire sau de introducere de noi manifestări în Programul de târguri şi misiuni internaţionale vor fi transmise către CISE până la cel tarziu 1 octombrie pentru anul in care se deruleaza PPE.

12. DMPE îi informează pe membrii Consiliului de Export cu privire la cuantumul economiilor înregistrate trimestrial, ca urmare a derularii programului, iar CISE cu privire la solicitările primite din partea patronatelor.

13. In baza solicitarilor structurilor patronale/profesionale, dupa evaluarile CISE, DMPE, a directiilor de zona si a reprezentantilor BPCE, CE îşi exprimă acordul asupra propunerilor de modificare a alocării pe instrumente şi asupra propunerilor de modificare a programului de participare la târguri şi expozitii internationale.

14. Pe baza acordului dat de CE, CISE intocmeste NFn privind necesitatea si oprtunitatea realizarii actiunii/actiunilor si Nota de fundamentare de modificare a PPE si le inainteaza spre aprobare OPC si conducerii ME;

15. ANEXA la PAAP va fi refacuta de catre DIAPSI, pe baza redistribuirii bugetului realizata de catre CISE si va fi aprobata de catre OPC, astfel incat sa nu se depasesca bugetul total alocat pentru PPE.

16. În situaţii cu totul excepţionale şi doar pe baza unor cereri aprobate de Ministrul Economiei, Comertului si Turismului pot fi operate modificări la PPE în sensul introducerii, înlocuirii sau rebugetării unor acţiuni respectându-se paşii procedurali menţionaţi mai sus. Astfel de situaţii excepţionale se referă cu precădere la obligaţii sau oportunităţi relevante şi asumate la nivel guvernamental precum şi la oportunităţi pentru industriile strategice de interes naţional.





pag. 11/ 36

Etapa II: SELECTAREA FIRMELOR EXPOZANTE

1. Selectarea operatorilor economici participanti la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate sau in tara se realizeaza de catre CSF, constituita in baza OME.

2. CSF poate functiona in prezenta tuturor membrilor desemnati sau cu inlocuitori de pe lista de rezerva.

3. Depunerea dosarului cu documentele firmelor participante se face la registratura MECT, cu 90 zile, dar nu mai tarziu de 70 de zile, inainte de inceperea actiunii, fara posibilitatea de a fi completat ulterior, fie de catre patronatele/asociatiile profesionale care au solicitat actiunea pentru firmele care sunt membre ale acestora, fie de catre firmele interesate, indiferent daca sunt sau nu sunt membre ale patronatelor/asociatiilor profesionale. Datele de depunere vor fi mediatizate pe site-urile administrate de MECT. Daca din analiza continutului NFn privind necesitatea si oportunitatea realizarii

actiunii/actiunilor, rezulta depasirea termenelor legale si incalcarea legislatiei in vigoare, in cadrul acestui document se vor evidentia riscurile organizarii/anularii actiunii.

Avand in vedere prevederile HG 296/2007 Art. 3, alin. 2) -

„(2) Sumele repartizate conform alin. (1) se pot redistribui in cursul anului pe actiuni de promovare a exportului, in conditiile prevazute la alin. (1), in limita sumei alocate de la bugetul de stat pentru Programul de promovare a exportului. „, exceptii de la termenele stabilite in PO se pot face in urmatoarele conditii cu precizarea ca teremenele prevazute in OUG 34/2006 cu referire la procedura de selectie de oferte trebuie respectate si nu pot fi exceptate prin nici un fel de act emis de autoritatea contractanta (termenul minim de lansare a procedurilor de selectie de oferte este de 45 zile, dar nu mai mic de 30 zile calendaristice).

- Pentru actiunile care se introduc la solicitarea mediului de afaceri/patronate de ramura, cu acordul CE, si cu aprobarea OPC, pe baza NF privind necesitatea si oportunitatea realizarii actiunii/actiunilor intocmita de catre DMPE la solicitarea patronatului, avand in vedere urmatoarele surse de finantare:

1. fondurile neutilizate prin anularea unor actiuni din PPE; 2. economii inregistrate la actiunile realizate , cu decont final 3. fonduri alocate in urma rectificarilor bugetare 4. alte surse de finantare

4. Dosarul de inscriere va contine urmatoarele documente: - fisa de inscriere; - certificat de atestare fiscala ANAF (fara obligatii de plata restante); - certificat de atestare pentru plata impozitelor si taxelor locale, eliberat de

Autoritatea Locala competenta (fara obligatii de plata restante );





pag. 12/ 36

- dovada platii in contul MECT a garantiei de participare.

5. Sedinta de selectie a firmelor participante se desfasoara in conformitate cu NSF si se finalizeaza printr-un PV, semnat de membrii CSF, pe fiecare pagina.

6. Procesul de selectie se desfasoara in maxim 2 sedinte de selectie. Prima sedinta de selectie va avea loc in maxim 5 zile lucratoare de la data expirarii termenului de depunere. A doua sedinta poate avea loc, in cazul in care CSF considera ca este necesar, in maxim 3 zile lucratoare de la data primei sedinte.

7. Hotararile CSF se iau cu unanimitatea voturilor membrilor, care constata existenta tuturor documentelor necesare, continutul acestora (in conformitate cu criteriile de eligibilitate din HG 296/2007).

8. In functie de alocarea bugetara disponibila, CSF aplica criterii suplimentare de selectie. Acestea se aplica de catre membrii CSF, cu unanimitate de voturi, in ordinea importantei mentionate mai jos, dupa cum urmeaza:

- ordinea inscrierii - numarul de participari anterioare, fiind avantajate firmele cu numar mai mic

de participari 9. Se va crea o BD, care va fi publicata pe site-ul MECT, cu firme expozante care nu

au respectat Normele de participare la manifestari internationale, acestea putand fi sanctionate cu neparticiparea pentru o perioada de pana la 2 ani. Executarea garantiei de participare se va propune de catre responsabilul de actiune din cadrul DMPE, printr-o adresa inaintata Comisiei de Selectie a firmelor expozante. Comisia de selectare a firmelor expozanta va solutiona si va decide pe baza documentelor anexate de catre responsabilul de actiune din cadrul DMPE. Se va intocmi un proces verbal al sedintei din care sa rezulte analiza documentelor prezentate si a propunerilor emise. Pe baza acestui PV Comisia de selectie a firmelor expozante va instinta in scris DBFC in vederea ducerii la indeplinire a celor constatate.

10. Prezenta procedura Operationala va fi completata cu un OME pentru Normele privind selectarea firmelor expozante la misiuni economice în străinătate, târguri şi expoziţii internaţionale,

Etapa III: SELECTAREA FIRMEI ORGANIZATOARE SI CONTRACTAREA

1. Initierea procedurii de selectie a organizatorului targului/misiunii economice se face in momentul in care DMPE inainteaza catre DIAPSI:

- RN al actiunii, care cuprinde valoarea decontata a ultimei editii/manifestari similare organizate, in termen de 45 de zile calendaristice inainte de inceperea actiunii, dar nu mai putin de 30 de zile calendaristice pana la inceperea actiunii;

- FDT care va cuprinde:





pag. 13/ 36

- Conceptul de stand: va fi descris in detaliu , se vor preciza toate materialele

din care va fi realizat, in concordanta cu dimensiunile acestuia din anteproiectul de stand,

- schita stand - descrierea in FDT a standului, a amenajarilor cerute, a personalizarii,

modalitatilor de evidentiere a participarii firmelor expozante etc - lista tuturor serviciilor ce fac obiectul contractului de prestări de servicii. - PVS firme expozante - lista firme eligibile selectate sa participe la actiune sub semnatura directorului

Directiei Monitorizare Programe Export, - deviz estimativ al actiunii transmis de catre patronatul de ramura. In situatia in

care firmele eligibile selectate sa participe la actiune nu coincide cu firmele efectiv participante la actiune (de exemplu: retragere firma eligibila selectata), Directia Monitorizare Programe Export va instiinta DIAPSI. in vederea recorelarii spatiului expozitional, volumului de mostre, dotarilor la noul numar de firme.

- oferte de pret de la organizatorul targului international pentru determinare costului chiriei spatiului expozitional si al tuturor serviciilor furnizate de acesta. In situatia in care patronatul de ramura a obtinut din partea organizatorului targului anumite reduceri de pret la costul chiriei spatiului sau oricare alte servicii este obligat sa le transmita MECT, respectiv DMPE;

- packing list estimativ transmis de catre patronatul de ramura care sa justifice cantitatea de mostre (volum si greutate) ce urmeaza a fi expusa la stand, mentionata in fisa de date tehnice ;

- lista dotari solicitate de catre firmele expozante ; 2. Dupa aprobarea OPC documentele mai sus amintite sunt transmise de catre DMPE, cu adresa

de inaintare, catre DIAPSI. DIAPSI intocmeste (in termen de 2-3 zile lucratoare) PAC, NJ si DA pe care le inainteaza spre aprobare OPC si SG/SGA.

Pentru participarea la procedura de atribuire a contractului de achizitie pe baza de selectie de oferta, fiecare ofertant va prezenta urmatoarele documente :

PLICUL A va cuprinde:

a) Copie a actului de infiintare si inregistrare din care sa rezulte ca societatea presteaza servicii de organizare a evenimentelor de promovare internationala (Cod CAEN 8230) si a Codului Unic de Inregistrare;

b) Certificat constatator original sau copie legalizata, emis de catre Oficiul National al Registrului Comertului, care sa contina date cu privire la asociati, administratori, capital social, sediul social si punctele de lucru, obiectul principal de activitate si obiectele secundare, precum si toate modificarile intervenite dupa data de infiintare a ofertantului; Certificatul constatator va fi eliberat cu cel mult 30 de zile inainte de data selectiei de oferte (Codurile CAEN 7911, 7912, 7990, 8230 inregistrate la ONRC);





pag. 14/ 36

c) Certificat de atestare fiscala, valabil la data selectiei de oferte, eliberat de Administratia

fiscala competenta, din care sa rezulte ca nu are obligatii de plata catre bugetul de stat; d) Declaratie pe proprie raspundere a administratorului ofertantului din care sa reiasa ca nu

detine informatii privind continutul ofertelor celorlalti participanti si ca nu are intelegeri cu alti participanti sau cu autoritatea contractanta in scopul denaturarii rezultatului selectiei;

e) Prezentarea experientei in domeniu (alte actiuni similare realizate de societate si referinte), in cazul ofertantilor infiintati de mai multi ani. Ofertantii nou infiintati vor prezenta o lista cu firmele din strainatate cu care lucreaza.

f) Scrisoare de bonitate eliberata de banca ofertantului conform Anexei nr.3 (indicatorii din scrisoarea de bonitate, vor fi calculati pe baza ultimelor raportari contabile/bilant); INDICATORII TREBUIE SA FIE POZITIVI

g) Dovada de plata a garantiei de participare de 5.000 RON (ordin de plata avizat de banca emitenta). Garantia de participare se ve returna in termen de 3 zile lucratoare de la data selectiei de oferte firmelor declarate necastigatoare si la 3 zile lucratoare de la semnarea contractului de organizare a misiunii economice, firmei declarate castigatoare. Sau OP in valoare de 2.500 lei in situatia in care firma este inregistrata in categoria IMM

h) oferta tehnica, in cazul târgurilor si expoziţiilor, va cuprinde schema de amenajare in perspectiva axonometrica, prezentare tridimensionala in policromie si memoriul tehnic. Oferta tehnica (schita de amenajare si memoriul tehnic) va fi aprobata de catre toti membri Comisiei pentru calificarea ofertei. In conditiile in care oferta tehnica nu corespunde cu cerintele caietului de sarcini ofertantul respectiv va fi descalificat, restituindu-se oferta financiara nedeschisa.

j) In cazul misiunilor economice, oferta tehnica va cuprinde toate specificatiile DA cu elementele de personalizare ale fiecarui ofertant. Oferta tehnica va fi aprobata de catre toti membri Comisiei pentru calificarea ofertei. In conditiile in care oferta tehnica nu corespunde cu cerintele DA ofertantul respectiv va fi descalificat, restituindu-se oferta financiara nedeschisa.

k) acordul scris pentru clauzele prevazute in contractul cadru cu MECT, ale Documentatiei de atribuire si specificatiilor tehnice ale achizitiei, ale NORME PROCEDURALE INTERNE pentru atribuirea contractului de organizare a participarii agentilor economici la targuri si expozitii internationale precum si misiuni economice in strainatate, cu finantare partiala de la bugetul de stat si ale Norme Interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor din fonduri bugetare, conform H.G. nr.296/2007 privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de promovare a exportului la nivelul MECT.

l) declaraţie pe proprie răspundere a administratorului ofertantului privind modul de realizare a standului

PLICUL B va cuprinde: a) oferta financiara, intocmita dupa modelul prezentat in Anexa, va fi detaliata pentru fiecare

articol de cheltuiala in parte si nu va putea fi adjudecata, in conditiile legii, in cazul unor greseli grave de calcul.

b) devizul estimativ al cap. 1 si al cap. 2 de cheltuieli din oferta financiara





pag. 15/ 36

c) oferte de pret de la furnizori (cerintele vor fi detaliate pentru fiecare actiune promotionala in

parte) d) oferte de transport aerian si transferuri interne e) oferte de cazare f) oferte transport mostre g) declaratia ofertantului ca va efectua plata spatiului de expunere in termenul prevazut de

organizatorul extern Valoarea totala in lei din oferta financiara va fi ferma si nu va putea fi majorata pe tot parcursul derularii contractului. Comisionul (contine toate taxele catre stat). 3. In situatia in care exista necorelare intre cerintele mentionate in FDT si bugetul

estimat/alocat actiunii, DIAPSI va returna FDT catre DMPE, in vederea modificarii si corectarii acesteia, pentru incadrare in buget. Termen: 1 zi lucratoare.

4. DIAPSI nu poate aduce modificari conceptului unitar al standului Romaniei, al modalitatilor de promovare, al programului de desfasurare al misiunii economice, etc. fara avizul DMPE. DIAPSI evalueaza tipurile de servicii cerute in FDT dar nu are atributiile sa modifice in esenta cerintele FDT. DMPE are obigatia sa descrie toate tipurile de servicii in FDT.

5. DIAPSI initiaza invitatia de participare la selectia de oferte pentru desemnarea firmei organizatoare, prin postarea pe site-ul ME si prin transmitere electronica catre firmele din BD cu firme organizatoare a directiei, cu respectare termenelor inscrise in NPI. Organizarea sedintei de selectie se face in termen de 5-7 zile calendaristice de la data transmiterii invitatiei de participare la selectia de oferte (nu se numara prima si ultima zi). Invitatia de participare va fi semnata de DG al DIAPSI si SGA.

6. Depunerea ofertelor de organizare a actiunii anuntate se face la secretariatul DIAPSI. In momentul expirarii termenului de depunere a ofertelor, CAP inainteaza catre CSO ofertele primite.

7. Sedinta de selectare a ofertelor se face pe baza DA, bugetarea actiunii si invitatia de participare. Selectia se face de catre CSO in baza NPI si se finalizeaza prin PV de desfasurare a sedintei. DIAPSI intocmeste raportul procedurii de atribuire pe care il inainteaza conducerii MECT.

8. Repetarea procedurii de atribuire a contractului de prestări servicii se va face in urmatoarele conditii:

i. la sedinta de selectie de oferte nu s-a prezentat nici o firma organizatoare, procedura de selectie de oferte se reia in termen de 3-5 zile calendaristice;

ii. la sedinta de selectie de oferte s-a prezentat o singura firma organizatoare si aceasta a fost descalificata, procedura de selectie se reia in termen de 3-5 zile calendaristice;

iii. daca la reluare se prezinta o singura firma organizatoare si iar este descalificata procedura se anuleaza;

iv. In cazuri exceptionale, temeinic intemeiate si numai dupa indeplinirea conditiilor de la punctul (i), (ii) si (iii) de mai sus, se poate reinitia procedura de selectie, cu DA actualizata, cu derogare de la termenul prevazut la Etapa III, punctul 1, dar care nu poate fi comprimat la mai putin de 7 zile.





pag. 16/ 36

9. In situatia in care pe perioada legala in care invitatia de participare este postata pe site MECT

si din partea firmelor organizatoare interesate sa participe la selectia de oferte apar cereri de clarificare ale DA, care determina modificari majore ale DA sau redistribuirea tipului de cheltuieli in cadrul NJ, DIAPSI anuleaza selectia de oferte deja lansata. DIAPSI retransmite DMPE solicitarile din partea firmelor pentru a solutiona acestea in termen de 1 zi. DIAPSI reface DA si NJ, cu aprobarea OPC. Procedura se reia in acest caz in 1-5 zile calendaristice.

10. Solutionarea Contestatiilor depuse de catre firmele organizatoare participante la procedura de atribuire- in termen de 1 zi lucratoare se face de catre Comisia de solutionarea a contestatiilor creata prin OM 473/4.04.2014

11. Negocierea ofertei se face in conditiile prevazute de NPI, in termen de 1 zi lucratoare si se incheie prin intocmirea unui PV de negociere.

12. CSO desemneaza firma castigatoare a selectiei de oferte si comunica DIAPSI rezultatul procedurii, in vederea transmiterii Scrisorii de atribuirei; Termen maximum1 zi lucratoare de la data aprobarii raportului procedurii de atribuire de catre conducerea autoritatii contractante. Se anexeaza: lista firmelor expozante participante, selectate conform PV final de selectie (se va intocmi cu toate datele de identificare fiscale si administrative ale firmelor)

13. Contractul se inainteaza de catre firma organizatoare, in termen de 1-5 zile de la primirea scrisorii de atribuire, dupa modelul anexa la DA si se avizeaza de:

DIAPSI- Director General : termen semnare 1 zi lucratoare, DCERI/Director-DMPE: termen semnare 1 zi lucratoare, DJRI-Director General : termen semnare termen semnare 2 zile lucratoare, DBFC-Director: termen semnare 1 zi lucratoare, SG/SGA: termen semnare 1 zi lucratoare, OPC: termen semnare 1-3 zile lucratoare Ministrul Economiei/SDS desemnat: termen semnare 1-3 zile lucratoare

14. Contractul va fi insotit de FUC si modelul de scrisoare de garantie bancara de buna executie in cuantum de 5% din valoarea contractului fara TVA. Depunerea acesteia este prevazuta in continutul contractului, termenul fiind de 3 zile de la semnarea acestuia de catre parti. De asemenea, din oferta firmei organizatoare castigatoare se extrag documentele relevante, respectiv oferta tehnica si oferta financiara si se ataseaza la contract, ca si documente justificative. La finalul contractului se va specifica „prezentul contract contine…..pagini, din care ….pagini Anexe, care sunt parte integranta din contract

15. Angajamentul bugetar individual. Angajamentul bugetar se va intocmi de catre DIAPSI si va insoti contractul in procesul de semnare a acestuia avand avize de la DIAPSI, DBFC, CFPP (termen de semnare 1-2 zile lucratoare), CFPD (termen semnare: 1-3 zile lucratoare) si aprobare OPC.

16. Plata in avans a contravalorii chiriei spatiului expozitional In situatiile in care societatile organizatoare de targuri si expozitii internationale si misiuni economice in strainatate solicita plata in avans a contravalorii chiriei spatiului expozitional, in conformitate cu HG 264/2003, se va consitui de catre solicitant o Garantie de returnare a avansulului.





pag. 17/ 36

Etapa IV: DERULAREA CONTRACTULUI

1. Emiterea acordurilor pentru efectuarea serviciilor. Acordurile se emit la cererea scrisa a societatii organizatoare de catre DMPE in baza unei adrese cu numar de inregistrare precum si in baza cerintelor documentatiei de atribuire. Nu se va angaja nicio cheltuiala inainte de semnarea contractului.

2. Constatarea incheierii actiunii. Constatarea se face prin incheierea PV-urilor:

- PV de receptie a spatiului expozitional; - PV de prezenta a reprezentantilor firmelor participante; - PV de indeplinire a obligatiilor organizatorului; - PV de cheltuire a sumelor cu destinatie speciala (protocol, cocktail, etc); - PV de casare grafica; - PV distributie materiale de promovare; - PV constructie stand; - PV dezafectare stand; - PV receptie mostre de catre reprezentantii MECT si prin depunerea acestora insotite de pozele efectuate cu ocazia targului de catre societatea organizatoare la DMPE. Nerespectarea termenelor de solutionare, precum si completarea incorecta a PV sau neacordarea vizei pe documentele fiscale atrag dupa sine responsabilitatea delegatului/delegatilor MECT si pot conduce la sanctiuni administrative.

Concluziile PV-urilor vor fi punctate pe elemente astfel: indeplinirea prevederile contractuale (DA/NU) Prestatiile firmei organizatoare au fost efectuate in conformitate cu documentatia de atribuire

(DA/NU) PV-urile vor fi semnate de delegatii ME Se vor mentiona la rubrica „Observatii” orice alte modificari care aduc diminuarii/majorarii

ale valorilor stabilite in cadrul unui capitol de cheltuiala din oferta financiara. Delegatul oficial al ME, cu consultarea delegatului din partea patronatului de ramura la actiune, poate lua decizii la fata locului care sa aduca modificari conceptului tehnico-organizatoric din DA, conform mandatului si ordinului de deplasare aprobat de catre conducerea ME. Aceste modificari se fac cu aprobarea OPC, obtinuta de catre responsabilul de actiune din cadrul DMPE, pe timpul de desfasurare al actiunii, cu incadrare in valoarea contractului actiunii.

Eventualele diferente consemnate in PV-uri vor fi mentionate de catre delegatii ME la actiune in raportul de deplasare al acestora. O copie a acestui raport va fi depusa la DIAPSI si originalul la DMPE, atasat la dosarul actiunii.

Delegatul patronatului ce se va deplasa in calitate de delegat oficial, va intocmi raport de deplasare catre DCERI si DIAPSI. Termen de realizare 5 zile lucratoare de la terminarea actiunii. Neprezentarea acestui raport de activitate in termenul prevazut, atrage dupa sine suspendarea de la participari a reprezentantului patronatului





pag. 18/ 36

respectiv, pe o perioada de pana la 3 ani si imputarea cheltuielilor de deplasare de catre MECT.

Orice actiune unilaterala a organizatorului, ce nu a fost adusa la cunostinta beneficiarului inainte sau in timpul desfasurarii acesteia, si nu a fost aprobata de acesta, nu poate fi impusa de catre SO beneficiarului care este MECT. 3. Constatarea eficientei actiunii Eficienta la incheierea actiunii se constata pe baza formularelor „Fise de Eficienta”, care se completeaza de catre operatorii economici participanti la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in tara si strainatate si sunt colectate de catre delegatul patronatului la actiune, acestea fiind predate apoi responsabilului de actiune din cadrul DMPE, insotite de un centralizator in termen de 3 zile de la data incheierii manifestarii. Patronatul are obligatia sa revina la 6 luni si la 12 luni, cu un raport catre DMPE referitor la situatia rezultatelor obtinute cu ocazia participarii la targul/misiunea in cauza, pentru a putea fundamenta viitoarele participari.

Etapa V:

DECONTAREA CHELTUIELILOR

1. DEPUNEREA DECONTURILOR Societatile organizatoare vor depune deconturile aferente contractului de prestarii servicii in termen de 15 zile lucratoare de la terminarea evenimentului la responsabilul de actiune din cadrul DMPE, dar nu mai tarziu de 60 de zile de la data incheierii acesteia. 2.VERIFICAREA DECONTURILOR Se face de catre delegatii oficiali ai MECT pe baza:

a) Normelor Interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor din fonduri bugetare, conform H.G. nr.296/2007 privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de promovare a exportului la nivelul M.E.

b) Existentei fondurilor in bugetul ME; c) FF emise de societatea organizatoare; d) Documentele justificative pentru sumele solicitate prin FF; e) DA; f) Oferta financiara a castigatorului selectiei de oferte (detaliata pe tipuri de cheltuieli in

cadrul fiecarui capitol); g) PV-uri de la pct.24 „Constatarea incheierii actiunii” intocmite in timpul si ca urmare

a incheierii actiunii, avizate/confirmate de persoanele delegate/mandatate prin ordin ME, completate la toate punctele inclusiv concluzii.

h) Poze profesionale facute cu ocazia actiunii; i) Raport de activitate patronat/delegatii ME.





pag. 19/ 36

In situatia in care deconturile depuse de SO sunt incomplete/incorecte, acestea se vor

returna de catre responsabilul de actiune si delegatii ME cu adresa de insotire (punerea in intarziere pentru rezolvarea decontului respectiv va apartine SO). Se vor evidentia eventualele diferente fata de documentatia de atribuire/PV si se vor da explicatii detaliate. In urma verificarii deconturilor de catre delegatii M.E. se vor face ajustari in plus sau in minus, dupa caz, pentru sumele solicitate de societatile organizatoare prin FF. Responsabilul de actiune si delegatii ME vor transmite in scris societatilor organizatoare motivele pentru care au diminuat sau majorat sumele solicitate prin FF si vor solicita refacerea FF prin respectarea art. 159 pct. (1) din Codul fiscal (nu se accepta FF stornate, iar punerea in intarziere pentru rezolvarea decontului respectiv va apartine SO). Pentru verificarea FF (documente justificative) emise in valuta, responsabilul de actiune va trece cursul valutar de la BNR, precum si data la care s-a facut conversia.

Nerespectarea termenelor de solutionare precum si completarea incorecta a PV sau neacordarea vizei pe documentele fiscale, atrage dupa sine responsabilitatea delegatului/delegatilor ME si poate conduce la sanctiuni administrative. 3.CERTIFICAREA Se face de catre delegatii oficiali ai ME prin acordarea pe FF a:

- viza de certificare a realitatii, legalitatii si regularitatii cheltuielii, acordata pe FF, de catre delegatul/delegatii ME la actiune in termen de 1-10 zile lucratoare de la depunerea deconturilor in institutie; - viza “bun de plata ” de catre DMPE (conform OM) in termen de 1-3 zile lucratoare.

4.CERERE DE DESCHIDERE A CREDITELOR BUGETARE Se intocmeste de catre DBFC in baza solicitari DMPE privind necesarul de credite bugetare pentru luna respectiva (conform Ordin MFP nr. 501/2013). Se intocmeste Nota justificativa privind necesitatea, realitatea si oportunitatea platii, precum si situatia cu FF scadente, de catre DMPE, este avizata de OPC si insotita de solicitatea privind necesarul de credite bugetare pentru luna respectiva (conform Ordin MFP nr. 501/2013).

5. ORDONANTARE DE PLATA

Ordonantarea de plata va fi intocmita de catre DMPE si va fi insotita de decontul pentru care se solicita plata, precum si de fise urmarire decont (FUD).

Ordonantarea va purta vizele DMPE; DBFC; CFPP; CFPD si va fi aprobata de OPC.

6. EFECTUAREA PLATILOR Se face de catre DBFC, in baza Ordonantarii de plata aprobata de OPC insotita de FF (avizate cu sintagma „Certific realitatea, legalitatea si regularitatea” si „Bun de plata”) si toate documentele justificative aferente actiunii.

Etapa VI Incheierea Procedurii

1. Intocmirea Documentului Constatator de indeplinire a obligatiilor contractuale





pag. 20/ 36

Se face de catre CAP, la instiintarea DMPE si se inainteaza catre ANRMAP.

2. Prelucrarea situatiilor “de minimis” Se face de catre DMPE, pe baza situatiilor „de minimis” transmise de catre organizatorul

actiunii, completate dupa modelul transmis de catre DMPE prin circulara.

3. Eliberarea garantiei de buna executie Se elibereaza de catre DBFC, dupa ce DIAPSI si DMPE constata si comunica indeplinirea tuturor obligatiilor contractuale si prezentarea decontului final, insotit de situatia repartizarii ajutorului “de minimis” acordat firmelor participante, precum si la prezentarea documentelor care atesta efectuarea tuturor platilor datorate catre firmele participante.

4. Eliberarea garantiei de returnare a avansului

Eliberarea garantiei se face la cererea firmei organizatoare dupa prezentarea PV de la pct. 19 „Constatarea incheierii actiunii”.

5. Eliberarea garantiei de participare la targuri internationale

Restituirea garantiei de participare la targuri, in valoare de 2.000 lei, conform HG 296/200, se face de DBFC in baza solicitarii formulata in scris de catre operatorii economici si avizata de DMPE. In situatia in care operatorul economic nu a respectat indatoririle ce revin firmelor selectate sa participe la actiuni internationale, DMPE va solicita in scris executarea garantiei si virarea la bugetul de stat.

6. Eliberarea garantiei de participare la selectia de oferte Restituirea garantiei de participare la selectia de oferte se face de catre DBFC in baza solicitarii formulata in scris de catre operatorii economicii si avizata de DIAPSI. In situatia in care operatorul economic nu a depus scrisoarea de garantie bancara DIAPSI va solicita in scris executarea garantiei si virarea la bugetul de stat, si eliminarea de la viitoarele selectii de oferte pe o perioada de 12 luni.

7. Anuntarea indeplinirii obligatiilor contractuale Anuntul respectiv se face de catre DAPC si se transmite catre ANRMAP, pe baza PV de la pct. 19 „Constatarea incheierii actiunii”.

8. Publicarea in SEAP a contractelor incheiate Anuntul respectiv se face de catre CAP in conditiile legii, pe baza Hotararii luate de catre CSO.

a. OPC aproba PAC „in limita creditelor bugetare” si ABI, in baza Bugetului aprobat pentru derularea PPE.

b. Certificarea decontarii actiunii se va face in baza NI de decontare.





pag. 21/ 36

Urmarirea/monitorizarea parcurgerii etapelor de semnare a contractului/efectuarea platilor se va face prin FUD de avizare/certificare/aprobare a documentelor in cadrul PPE, prezentata la Anexa 8.3, pe fiecare structura ce avizeaza/aproba contractul/plata. Anexe

0.1. Tabel centralizator privind derularea activitatii de participare la targuri si expozitii internationale si misiuni economice in strainatate

0.2. Fisa de urmarire a contractului 0.3. Norme Procedurale Interne pentru atribuirea contractului de organizare a

participarii agentilor economici la targuri si expozitii internationale precum si misiuni economice in strainatate, cu finantare partiala de la bugetul de stat

0.4. Norme Interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor din fonduri bugetare, conform H.G. nr.296/2007 privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din PPE la nivelul MECT

0.5. Fisa de urmarire a documentelor de avizare/certificare/aprobare in cadrul PPE 0.6. Liste de verificare a proiectelor de operatiuni 0.7. Nota de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea realizarii actiunii

Cod: PROCEDURA OPERATIONALA


Derularea programului de promovare a exportului pe instrumentele: - Targuri si expozitii internationale - Misiuni economice in strainatate

pag. 22/ 36

Anexa 0.1

Tabel centralizator privind derularea activitatii de participare la targuri si misiuni economice

Nr. crt.

Activitatea Desfasurata Cadrul legal Acte justificative / Avize Modul de lucru

0 1 2 3 4

Etapa I: Elaborarea si aprobarea PPE

1. Elaborarea PPE - OUG 120/2002 - HG 296/2007

- PV Comisii Sectoriale - PPE, detaliat pe actiuni,

fiecare actiune fiind bugetata estimativ

2. Aprobarea PPE initial

- OUG 120/2002 - HG 296/2007

- Nota fundamentare program;

- PPE, detaliat pe fiecare actiune cu bugetele estimative aferente;

- PV aprobare Consiliul de Export;

- Nota justificativa - Nota de fundamentare

Avize: - Directori Zone - DGA DCERI - DG DCERI - SG/SGA




pag. 23/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 - Secretar de Stat

Coordonator Aprobat: Ministru/OPC

3. Aprobarea PPE final - OUG 120/2002 - HG 296/2007 - Legea bugetului

- Idem(daca bugetul difera)

4. Modificarea PPE - idem NFn + Nota fundamentare Aprobat de Ministru+OPC

5. - -

Etapa II: Selectia participantilor

6.

Selectarea operatorilor economici participanti la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - Ordinul nr.

1086/13.05.2013 - Ordinul nr.

1043/21.09.2007 - Ordinul nr.

2506/2013

- Fisa de inscriere - Dovada plata garantie

2.000 lei - Certificat ANAF - Certificat fiscal

Autoritate Locala competenta

- PV intocmit de CSF

Depunerea dosarului cu documentele firmelor participante se face cu cel putin 90 zile, dar nu mai tarziu de 70 de zile, inainte de inceperea actiunii, fara posibilitatea de a fi completat ulterior si se realizeaza de catre partonatul de sector/asociatia de ramura. Sedinta de selectie a firmelor participante se desfasoara in conformitate cu NSF si se finalizeaza print-un PV semnat de CSF

Etapa III: Contractarea actiunii 7. - OUG 120/2002 Adresa CT si DP DP si CT transmise de patronatul/asociatia profesionala,




pag. 24/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 Initierea procedurii de selectie a organizatorului targului/misiunii economice

- HG 296/2007 inaintate cu adresa oficiala la DMPE, in cel mult 3 zile lucratoare dupa selectia firmelor participante

8. Intocmire RN si FDT - OUG 120/2002 - HG 296/2007 - HG 518/1995

Avize: - director DMPE - DGAC DCERI Aprobare -OPC

RN si FDT se intocmesc de catre responsabilul de actiune din cadrul DMPE si tin cont de DP , CT

9. Bugetarea targului/misiunii economice si elaborarea NJ

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - HG 518/1995

Avize: -director general DIAPSI Aprobare:

-OPC

NJ privind determinarea bugetului alocat actiunii se intocmeste de catre expertul CAP, pe baza DP si CT si de estimarea patronatului ( documente si corespondenta cu organizatorul extern din care sa reiasa spatiu inchiriat, cost mp spatiu inchiriat, eventuale negocieri, etc)

10. Intocmire DA Se intocmeste de catre CAP

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006 - HG 625/2006 - HG 518/1995

Avize: - responsabil actiune CAP - director general DIAPSI Aprobare: - OPC

DA se intocmeste de catre lucrator CAP si tine cont de RN si FDT primite de la DMPE

11. Anuntarea selectiei de oferte

- OUG 34/2006

Anuntarea organizarii sedintei de selectie in termen de 7 zile calendaristice de la data anuntului se face prin transmiterea invitatiei de participare la selectia de oferte, semnata de catre directorul DIAPSI si prin publicarea pe site-ul MECT si Portalul de Comert Exterior

12. Sedinta selectie de oferte DIAPSI

- OUG 120/2002 - HG 296/2007

- Documentatia de Atribuire

Selectia se face de catre CSO in baza NPI si se finalizeaza prin:




pag. 25/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 - OUG 34/2006 - HG 625/2006 - HG 518/1995 - Ordinul nr.

1221/28.05.2013 - NPI

- Bugetare - Anunt selectie de oferte

- PV de desfasurare a sedintei; - Raport procedurii de atribuire.

9. Solutionarea contestatiilor - OUG 34 - NPI

- Norme CSCO

10. Repetarea selectiei de oferte (daca este cazul)

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006 - HG 625/2006 - HG 518/1995 - Ordinul nr.

1221/28.05.2013

Se reiau pasii 7. si 8. in termen de 1-5 zile lucratoare, in cazurile prevazute in NPI., atunci cand nu se prezinta nicio firma sau una singura.

11. Negocierea ofertei

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006 - HG 625/2006 - HG 518/1995 - Ordinul nr.

1221/28.05.2013

Negocierea se face in conditiile prevazute de OUG 34/2006 si/sau NPI, in termen de 1 zi si se face prin intocmirea unui Proces Verbal de Negociere, semnat de OPC.

12. Raportul procedurii de atribuire (RPA)

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006 - HG 625/2006

- PV de sedinta a selectiei de oferte

- RPA aprobat de OPC si Ministru

RPA se semneaza de catre toti membrii comisiei si este aprobat de catre OPC si MECT




pag. 26/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 - HG 518/1995 - Ordinul nr.

1221/28.05.2013

13. Atribuirea contractului - OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006

- RPA, semnat de membrii comisiei si aprobat de Ministrul Econmiei

Se face de catre CAP in termen de 1 zi lucratoare de la data aprobarii Hotararii. Se anexeaza: lista firmelor expozante selectate conform PV de selectie.

14. Incheierea contractului de prestari servicii

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006

- RPA, semnat de membrii comisiei si aprobat de OPC si Ministru

- Anunt atribuire contract- Model Contract

Avize: - responsabil actiune CAP - director DMPE-DCERI – termen 1 zi lucratoare - director general DIAPSI – termen: 1 zi lucratoare - director DJRI / reprezentant desemnat – termen: 1 zi lucratoare - director DBFC / reprezentant desemnat – termen: 1zi lucratoare - viza CFPP – 1 zi lucratoare

Contractul se inainteaza de catre firma organizatoare si se avizeaza de catre persoanele din coloana alaturata. Contractul va fi insotit de modelul de scrisoare de garantie bancara de buna executie in cuantum de 5% din valoarea contractului fara TVA. Depunerea acesteia este prevazuta in continutul contractului, termenul fiind de 3 zile de la semnarea acestuia de catre parti. De asemenea, din oferta firmei organizatoare castigatoare se extrag documentele relevante, respectiv oferta tehnica si oferta financiara ce se ataseaza la contract, ca si documente justificative. La finalul contractului se va specifica „prezentul contract contine…..pagini, din care ….pagini Anexe, care sunt parte integranta din contract”.




pag. 27/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 -viza CFPD - max. 3 zile - Secretar de Stat ME

15.

Propunerea de angajare a unei cheltuieli „in limita creditelor bugetare” si Angajamentul bugetar individual

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - OUG 34/2006 - OG 119/1999 - LEGEA 500/2002 - OMFP 1792/2002

Avize: - DGIPASIC - DBFC - CFPP - CFPD - OPC

PAC „in limita creditelor bugetare” si ABI se intocmesc de catre DIAPSI si vor insoti contractul in procesul de semnare a acestuia.

16. Plata in avans a contravalorii chiriei spatiului expozitional

- HG 264/2003 -solicitare scrisa a organizatorului de targuri

In situatiile in care societatile organizatoare de targuri si expozitii internationale si misiuni economice in strainatate solicita plata in avans a contravalorii chiriei spatiului expozitional, in conformitate cu HG 264/2003, se va consitui de catre solicitant o Garantie de returnare a avansului.

- -

Etapa IV: Derularea contractului

17.

Emiterea acordurilor pentru efectuarea serviciilor

- OUG 120/2002 - HG 296/2007

- Adresa din partea SO - DA

Acordurile se emit la cererea scrisa a societatii organizatoare de catre DMPE

18. Constatarea incheierii actiunii

- OUG 120/2002 - HG 296/2007

- Proces Verbal (PV) de receptie a spatiului

Constatarea se face prin incheierea PV-urilor din coloana alaturata de catre reprezentantii ME delegati la actiune si




pag. 28/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 expozitional - PV de prezenta a reprezentantilor firmelor participante - PV de indeplinire a obligatiilor organizatorului - PV de cheltuire a sumelor cu destinatie speciala (protocol, cocktail, etc) - PV de casare grafica - PV distributie materiale de promovare - PV constructie stand - PV dezafectare stand - PV receptie mostre

prin depunerea acestora de catre societatea organizatoare la DMPE. Concluziile PV-urilor vor fi punctate pe elemente:

- Au fost indeplinite prevederile contractuale - Prestatiile au fost efectuate in conformitate cu

documentatia de atribuire - Se vor mentiona numai aspectele ce au relevanta

asupra diminuarii valorilor programate si/sau nerespectarii prevederilor contractuale ce indreptatesc beneficiarul (MECT) sa diminueze contravaloarea serviciilor prestate

Orice actiune unilaterala a organizatorului, ce nu a fost adusa la cunostinta beneficiarului inainte sau in timpul desfasurarii acesteia, si nu a fost aprobata de acesta nu poate fi impusa beneficiarului.Delegatul patronatului nu are dreptul la fata locului sa aduca modificari conceptului tehnic organizatoric al actiunii, sau alte cerinte de ordin sa aduca modificari fata de cerintel;e DA In conformitate cu prevederile legale in vigoare aplicabile in timpul desfasurarii actiunii nu pot fi aduse modificari. Singura cale este reluarea procedurii de selectie.

19. Constatarea eficientei actiunii

- OUG 120/2002 - HG 296/2007

Fise de eficienta

Fisele de eficienta se completeaza de catre operatorii economici participanti la targuri si expozitii internationale sau misiuni economice in strainatate




pag. 29/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 Etapa V: Decontarea cheltuielilor aferente actiunilor de promovare a exporturilor

20. Verificarea deconturilor

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - HG 518/1995 - NI.

a) Existenta fondurilor in bugetul ME

b) FF emise de societatea organizatoare

c) Documente justificative pentru sumele din FF

d) DA e) Oferta financiara a

castigatorului selectiei de oferte (detaliata pe tipuri de cheltuieli in cadrul fiecarui capitol)

f) PV de la pct. 18 „Constatarea incheierii actiunii” intocmite in timpul si ca urmare a incheierii actiunii, avizate/confirmate de persoanele imputernicite prin ordin ME, completate la toate punctele inclusiv concluzii.

Verificarea va respecta intocmai Normele Interne privind stabilirea procedurilor de verificare si plata a cheltuielilor din fonduri bugetare, conform H.G. nr.296/2007 privind aprobarea Mecanismelor de derulare a actiunilor din Programul de promovare a exportului la nivelul M.E. In situatia in care deconturile depuse de SO sunt incomplete/incorecte se vor returna de catre responsabilul de actiune DMPE cu adresa de insotire (punerea in intarziere pentru rezolvarea decontului respectiv va apartine SO). Se vor evidentia eventualele diferente fata de documentatia de atribuire/PV si se vor da explicatii detaliate. In urma verificarii deconturilor de catre responsabilul de actiune DMPE si delegatii M.E. se vor face ajustari in plus sau in minus, dupa caz, pentru sumele solicitate de societatile organizatoare prin FF. Responsabilul de actiune va transmite in scris societatilor organizatoare motivele pentru care s-au diminuat sau majorat sumele solicitate prin FF si va solicita refacerea FF prin respectarea art 159 din Codul fiscal( nu se accepta FF stornate, iar punerea in intarziere pentru rezolvarea decontului respectiv va apartine SO). Pentru verificarea FF( documente justificative) emise in




pag. 30/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 valuta responsabilul de actiune va trece cursul valutar de la BNR precum si data la care s-a facut conversia. Verificarea se face prin acordarea pe FF a: - vizei de „certificare a realitatii, legalitatii si regularitatii cheltuielii”; de catre delegatul /delegatii MECT . Termen de verificare a deconturilor: 5-10 zile lucratoare; - vizei “bun de plata ” de catre DMPE ( conform OM). Termen de verificare a deconturilor: 1-3 zile lucratoare;

21. Cerere de deschidere a creditelor bugetare

- OMFP 501/2013 - LEGEA 500/2002

- FF emise de societatile organizatoare vizate cu sintagma „Certific realitatea, legalitatea si regularitatea” si „Bun de plata”

- Nota justificativa privind necesitatea, legalitatea si oportunitatea aprobata de OPC

- Situatie cu FF scadente

CDCB se intocmeste de catre DBFC in baza solicitarii primite de la DMPE ( NJ/ situatia cu FF scadente) .

22. Ordonantare de plata -

- FF emise de societatea organizatoare avizata cu sintagma „Certific realitatea, legalitatea si

Ordonantarea va fi intocmita de catre DMPE si va fi insotita de FF aferenta decontului pentru care se solicita plata. Insusirea prin vize/aprobari la toate nivelele, inclusiv a




pag. 31/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 regularitatea” si „Bun de plata”

- Documente justificatoare pentru sumele din FF

- PV de receptie/confirmare a prestatiilor, precum si alte documente justificative (dupa caz)

- Contractul incheiat cu organizatorul actiunii

Avize: - DMPE - DBFC - CFPP - CFPD Aprobare: - OPC

OPC, a situatiilor speciale produse ca urmare a derularii actiunilor cu respectarea coordonatelor contractelor incheiate si a prevederilor legale aplicabile, aflate in vigoare.

23. Plata - NI

- Ordonantare de plata aprobata de OPC

- FF (avizate cu „Certific realitatea, legalitatea si regularitatea” si „Bun de plata”) insotite de toate documentele

Plata se face cu Ordin de Plata de catre DBFC




pag. 32/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 justificative aferente

24. Intocmire Document Constatator de indeplinire a obligatiilor contractuale

- OUG 34/2006 - OP Se face de catre DIAPSI

25. Prelucrarea situatiilor “de minimis”

- OUG 120/2002 - HG 296/2007 - Ordinul nr.

1609/2007

- Situatie „de minimis” transmisa de societatea organizatoare

Se face de catre DMPE

26. Eliberarea garantiei de buna executie

-

- Contract de prestari servicii

- PV de la pct. „Constatarea incheierii actiunii”

- DA - Situatii „de minimis”

Se elibereaza dupa indeplinirea tuturor obligatiilor contractuale si prezentarea decontului final, insotit de situatia repartizarii ajutorului “de minimis” acordat firmelor participante, precum si la prezentarea documentelor care atesta efectuarea tuturor platilor datorate catre firmele participante

27. Eliberarea garantiei de returnare a avansului

- - PV de la pct.

„Constatarea incheierii actiunii”

Eliberarea garantiei se face la cererea firmei organizatoare, dupa prezentarea PV de la pct. „Constatarea incheierii actiunii” la DMPE

28. Eliberarea garantieie de participare la targuri

- HG 296/2007

- Solicitare in scris, de catre operatorii economici pentru restituirea garantiei, avizata de catre DMPE

Restituirea garantiei de participare la targuri se face de DBFC in baza solicitarii formulata in scris de catre operatorii economicii si avizata de DMPE in termen de max. 3 zile lucratoare

29. Eliberarea garantieie de participare la licitatii

- HG 296/2007

- Solicitare in scris, de catre operatorii

Restituirea garantiei de participare la targuri se face de DBFC in baza solicitarii formulata in scris de catre




pag. 33/ 36

Nr. crt.


0 1 2 3 4 economici pentru

restituirea garantiei, avizata de catre DIAPSI

operatorii economicii si avizata de DIAPSI

30. Anuntarea indeplinirii obligatiilor contractuale

- - PV de la pct.

„Constatarea incheierii actiunii”

Se face catre ANRMAP. DIAPSI intocmeste documentele necesare.

31. Publicarea in SEAP a contractelor incheiate

- OUG 34/2006 - Hotararea luata de catre

CSO Se face de catre DIAPSI.




pag. 34/ 36

ANEXA 0.2.

FISA DE URMARIRE A CONTRACTULUI : AVIZARE/CERTIFICARE/APROBARE

IN CADRUL PPE Structura de specialitate: DMPE/DIAPSI Responsabil contract: ...................................................... Tel.: 021-40.10.581/582/583/584 Documentul*):.........................................................

I n t r a r e I e s i r e Nr. crt.

Compartimentul Data Semnătura Data Semnătura

Observaţii

0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.

DMPE

2. DIAPSI

3. DJRI 4.

DBFC

5. CFPP

6. CFPD

7. SG/SGA

8. Secretar de Stat Coordonator

9. OPC




pag. 35/ 36

*) Se va trece denumirea documentului urmarit: contract, act adiţional, dosar cu documente de plată, alte documente emise în cadrul Programului, dupa caz; actiunea pentru care s-a intocmit documentul respectiv si perioada de desfasurare a actiunii

1) Direcţia Monitorizare Programe Promovare Export 2) Directia Generala de Investitii, Achizitii Publice, Sisteme Informatice si Concesiuni 3) Direcţia Juridică şi Relaţii Instituţionale 4) Direcţia Buget Financiar Contabilitate 5) Controlul Financiar Preventiv Propriu 6) Controlor Financiar Preventiv Delegat al MFP




pag. 36/ 36

Anexa 7

Model – cadru

Nota de fundamentare privind necesitatea si oportunitatea realizarii actiunii/actiunilor

NOTA DE FUNDAMENTARE

Privind privind necesitatea si oportunitatea realizarii (Actiunea)

1. Detalii de identificare a actiunii: nume actiune, orasul, tara, perioada de desfasurare, tipul actiunii (targinternational/misiune economica etc) profilul actiunii, organizator extern etc.

2. Motivarea pe elemente relevante a necesitatii si oportunitatii realizarii actiunii: spatiu de expunere, numar firme expozante, volum mostre, numar zile de expunere, bugetul aprobat /estimate de realizare a actiunii etc.

3. De intocmit un calendar de desfasurare a procedurilor legale de selectie de oferta, incheiere contract de servicii corelat cu perioada de desfasurare a actiunii si de precizat ce termene legale din cadrul PO se incalca.

4. Concluzii in care se vor evidentia riscurile organizarii/anularii actiunii. 5. Nota de fundamentare intocmita de DMPE, avizata de:

DIAPSI SS coordonator aprobata de Ministrul Economiei.

Cod:P.O. - minind.ro · Cod:P.O. PROCEDURA OPERATIONALA MECT Ed. I Rev. 4 DCERI DIAPSI Derularea...

Documents

Transcript of Cod:P.O. - minind.ro · Cod:P.O. PROCEDURA OPERATIONALA MECT Ed. I Rev. 4 DCERI DIAPSI Derularea...