2

Capitolul 2. Fazele principale ale proiectului

Managementul proiectelor

2. FAZELE PRINCIPALE ALE PROIECTULUI

Obiective Fazele proiectului

Timp, cost, sfera de cuprindere

Faza de definire a proiectului Faza de proiectare a proiectului

Faza de implementare a proiectului

Faza de evaluare a proiectului

Diseminarea rezultatelor

2.1. Fazele proiectuluiOrice proiect are un ciclu de derulare care este orientat pe obinerea unor rezultate concrete (produs, serviciu, tehnologie). Aceste rezultate sunt condiionate de trei elemente interdependente:

mprirea n etape i faze;

adoptarea deciziilor;

controlul.

Fazele unui proiect sunt prezentate n tabelul 2.1.

Defalcarea proiectului n faze presupune urmtoarele aspecte:

mprirea activitilor n faze logice bine definite;

fiecare faz a proiectului are un sens unic;

fiecare faz ncepe i se termin cu o decizie.

Elementul decizional i de control se refer la urmtoarele aspecte: timp, bani, calitate, informaii, organizare.

Tabelul 2.1. Fazele proiectuluiNr. crt.FazaScopul fazei

012

1.Iniiativa Stabilirea necesitii elaborrii proiectului;

Care sunt rezultatele proiectului;

Eficiena acestora.

2.Formularea/ definirea Analiza situaiei existente;

Identificarea nevoilor;

Analiza problemelor;

Stabilirea prioritilor;

Stabilirea obiectivelor.

3.Pregtirea/ proiectarea Definirea obiectivelor;

Identificarea resurselor;

Elaborarea planului de derulare a proiectului;

Prezentarea proiectului.

4.Realizarea/ implementarea Identificarea problemelor pe fiecare etap;

Mobilizarea resurselor pentru activiti;

Modificarea obiectivelor planificate;

Raportarea etapelor;

Monitorizarea.

5.Evaluarea Identificarea obiectivelor;

Stabilirea impactului proiectului.

6.Diseminarea i susinerea Comunicarea rezultatelor proiectului;

Stabilirea cilor de dezvoltare a altor iniiative.

Etapele i fazele unui proiect sunt prevzute n figura 2.1.

Elaborarea unui proiect implic utilizarea unui vocabular tehnic specific (tabelul 2.2).

n cadrul derulrii proiectului pot s apar o serie de situaii care necesit intervenii n planificarea i desfurarea activitilor.

Aceste situaii sunt desfurate pe baza unui ciclu de ntrebri care se constituie ntr-o matrice ce permite adaptarea deciziilor i stabilirea unei vederi de ansamblu asupra proiectului (tabelul 2.3).

Fig. 2.1. Etapele i fazele unui proiect.

Tabelul 2.2. Termeni utilizai n cadrul proiectelor

Nr. crt.TermenulSemnificaia

012

1.Obiectiv(e)

general(e)Obiectiv general - scopul proiectului pe termen lung.

Reprezint obiectivul general al programului sectorial, naional sau internaional la care proiectul tehnic s contribuie (de exemplu programul RELANSIN, MENER, CALIST etc.)

2.Obiectiv(e)

specific(e)Obiectiv specific ceea ce proiectul poate realiza pentru beneficiarii si. Trebuie s reflecte situaia specific care se dorete a se realiza i care contribuie la ndeplinirea obiectivului general.

3.Obiectiv(e)

imediat(e)Obiectiv imediat ceea ce se obine la finalul unei activiti (din cadrul proiectului).

4.ActivitateActivitate munca desfurat de echipa proiectului pentru obinerea rezultatelor planificate.

Activitatea 1 RU RF RM Coordonare

Activitatea 2 RU RF RM Execuie

Activitatea 3 RU RF RM Execuie

RU resurse umane;

RF resurse financiare;

RM resurse materiale.

5.Indicatori de realizareIndicator nivelul de ndeplinire a obiectivelor ce trebuie atinse n cadrul planificrii proiectului (pe activiti, faze).

6.Factori de susinereFactori de susinere factorii care pot influena impactul pozitiv al proiectului dup terminarea lui.

7.RepereRepere stadii intermediare privind modul de realizare a obiectivelor. De regul, reperele indic i momentele n care trebuie adoptate decizii importante pentru continuarea proiectului.

8.RezultateRezultate ceea ce garanteaz managementul proiectului c se obine n urma derulrii proiectului. Rezultatele sunt obinute prin efectuarea unor serii de activiti i sunt necesare pentru atingerea obiectivelor specifice.

Tabelul 2.2. (continuare)012

9.Condiii prealabileCondiii prealabile datele necesare pentru a demara proiectul; prezumii privind contextul n care se desfoar proiectul.

10.Riscuri Riscuri ansamblul condiiilor ce pot ntrzia sau mpiedica realizarea obiectivelor proiectului; factori externi care pot afecta evoluia sau succesul proiectului, dar asupra crora nu se efectueaz intervenii din partea conductorului proiectului.

11.Diseminarea rezultatelorDiseminarea rezultatelor ansamblul aciunilor care au ca scop lansarea informaiilor pe piaa consumatorilor pe baza unor strategii coerente.

Tabelul 2.3. Matricea ntrebrilor

Nr. crt.RepereMatricea ntrebrilor

012

1.Situaia iniial Care sunt condiiile externe ?

Care sunt circumstanele ?

Care sunt resursele ?

Care sunt condiiile prealabile ?

n aceast etap este descris situaia pentru evidenierea motivelor i simptomelor.

2.Obiective Ce se va realiza ?

Cum poate fi determinat succesul proiectului ?

Se formuleaz obiectivele independent de soluiile de lucru.

3.Sarcini principale Care sunt sarcinile principale din cadrul proiectului ?

Care sunt indicatorii urmrii ?

Care sunt responsabilitile partenerilor ?

4.Resurse Care sunt resursele materiale necesare ?

Care sunt resursele financiare necesare ?

Care sunt resursele umane necesare ?

5.Alternative Care sunt soluiile alternative posibile?

Se elaboreaz mai multe soluii (alternative)

6.Valabilitate Care sunt soluiile utile?

Din cauza restriciilor (financiare sau de timp) nu toate soluiile sunt realizabile. Soluiile trebuie ierarhizate n ordinea posibilitilor de aplicare a lor.

Tabelul 2.3. (continuare)012

7.Acceptabilitate Cum vor fi acceptate soluiile viabile?

n funcie de resticiile financiare, de timp, se adopt soluia care conduce la ndeplinirea indicatorului proiectului.

2.2. Timp, cost, sfera de cuprindere

Proiectul se poate reprezenta prin mai multe modele, dar vizualizarea o reprezint triunghiul proiectului (fig. 2.2) alctuit din: timpul de realizare, cost (buget) i sfera de cuprindere (a proiectului i a produsului).

Fig. 2.2. Triunghiul proiectului.

Aceast reprezentare a proiectului are la baz restriciile principale reprezentate prin durata (timpul) limitat, costurile (bugetul) precizat i o anumit sfer de cuprindere (volum de munc pentru a putea fi finalizat).

Timpul limitat este una din restriciile oricrui proiect.

Toate etapele principale ale realizrii unui proiect nu trebuie s depeasc datele planificate.

Durata (timpul) de finalizare a unui proiect este foarte important deoarece ntrzierea realizrii proicetului conduce la o serie de aspecte defavorabile: plata cheltuielilor de penalizare, diminuarea imaginii echipei de proiect, perturbarea activitilor altor proiecte, nerespectarea termenelor de livrare a produselor/ tehnologiilor elaborate etc.

n multe cazuri, proiectele demareaz cu ntrziere, ceea ce are o influen direct asupra termenului final de execuie. ntrzierea startului proiectului poate fi cauzat de:

dificulti legale;

informaii sumare;

lipsa de fonduri;

resurse insuficiente.

Costul unui proiect reprezint totalitatea resurselor necesare finalizrii obiectivelor fixate prin documentaia de baz (produs, tehnologie, serviciu etc.). Costul include cheltuielile cu personalul, dotri cu echipamente, cheltuieli cu materiale, materii prime, precum i toate celelalte evenimente care necesit bani.

Sfera de cuprindere ine seama de dou aspecte:

- sfera de cuprindere a produsului;

- sfera de cuprindere a proiectului.

Fiecare proiect creaz un produs nou (sau un serviciu). Unele produse pot fi create pentru clieni cunoscui anterior, altele pot fi adresate unor poteniali clieni ce ateapt s le cumpere. De regul, produsul care va fi realizat trebuie s corespund cerinelor beneficiarului (prin facilitile i funciile pe care le ofer noul produs).

Sfera de cuprindere a produsului descrie calitatea, facilitile i funciile produsului. Documentele care precizeaz aceste informaii sunt numite specificaiile produsului. Un serviciu sau un eveniment prezint o serie de faciliti ateptate de ctre clieni (de exemplu, toi cei care particip la un trg de bunuri de consum au ateptri legate de ceea ce o s vad cu aceast ocazie).

Sfera de cuprindere a proiectului descrie volumul de munc necesar pentru livrarea unui produs sau serviciu care s respecte sfera de cuprindere a produsului. Sfera de cuprindere a produsului este de obicei msurat n activiti i faze.

n acest context, cele trei componente: timp, cost i sfera de cuprindere, devin instrumente care particip la gestionarea restriciilor proiectului. n mod convenional cele trei elemente sunt reprezentate prin laturile unui triunghi triunghiul proiectului i red procesul echilibrrii restriciilor. Situaia de echilibru este reprezentat printr-un triunghi cu lungimile laturilor bine determinate (de parametri de lucru considerai: timp, cost, sfer de cuprindere).

Orice dereglare a acestui sistem aflat n echilibru, modificarea unuia din parametrii, implic cel puin modificarea unui alt parametru ca urmare a interconectrii realizate.

n conformitate cu variaia celor trei parametrii (timp, cost, sfera de cuprindere) pot s apar situaii de echilibrare diferite (tabelul 2.4).

Tabelul 2.4. Echilibrarea triunghiului proiectelorNr. crt.Situaia care trebuie echilibratModaliti de echilibrare a situaiei

012

1.Scade durata aferent derulrii proiectului

Dac durata (timpul) aferent proiectului scade, atunci pentru redresarea situaiei trebuie considerate urmtoarele msuri:

a. Mrirea bugetului deoarece trebuie s fie antrenate mai multe resurse pentru a executa acelai volum de munc ntr-un timp mai scurt.

b. Scade sfera de cuprindere a proiectului prin micorarea numrului de activiti i faze de lucru.

Dac durata proiectului trebuie s scad, trebuie s se considere toate situaiile de lucru astfel nct calitatea proiectului s nu fie afectat. Managerul de proiect va ntocmi planul de realizare i va comunica factorilor de decizie influenele reducerii duratei proiectului asupra calitii produsului finit.

Timpul, costul i sfera de cuprindere sunt cele trei elemente eseniale ale oricrui proiect. Pentru a obine rezultatele scontate conform planului de realizare a proiectului, managerul de proiect trebuie s dein cunotine detaliate despre aceste trei restricii aplicate proiectului.

Tabelul 2.4. (continuare)012

2.Scade costul (bugetul) proiectului

Dac costul (bugetul) proiectului scade, atunci pentru redresarea situaiei trebuie considerate urmtoarele msuri:

a. Mrirea duratei proiectului deoarece nu se mai pot plti resursele.

b. Scade sfera de cuprindere a proiectului, deoarece mai puine resurse nu pot s execute toate lucrrile planificate n timpul disponibil.

Dac se reduce bugetul unui proiect, trebuie urmrite clasele de resurse materiale pentru care s-a stabilit bugetul.

De asemenea, trebuie s se ia n considerare costurile resurselor umane i ale echipamentelor planificate a se utiliza.

Totui, reducerea costurilor poate conduce la un produs finit de o calitate mai slab. Managerul de proiect trebuie s ia n considerare (sau s comunice factorilor de decizie) avantajele dar i riscurile reducerii costurilor.

3.Mrirea sferei de cuprindere a proiectului

Dac sfera de cuprindere a proiectului crete, atunci pentru redresarea situaiei i echilibrarea triunghiului proiectului, trebuie considerate urmtoarele masuri:

a. Mrirea bugetului proiectului, pentru c resursele antrenate trebuie retribuite pe o perioad mai ndelungat dect cea planificat.

b. Creterea duratei proiectului deoarece apare un volum suplimentar de munc.

Dac sfera de cuprindere a proiectului crete dup ce proiectul a demarat, aceast aciune se numete extinderea sferei de cuprindere.

Schimbarea sferei de cuprindere a proiectului conduce la creterea impactului produsului finit asupra grupurilor int ca urmare a modificrilor de ultim perioad din domeniile conexe ale proiectului, mai ales n cazul derulrii proiectelor pe perioade de timp mai mari (2 4 ani).

De asemenea, este necesar s se utilizeze un instrument care s ajute la gestionarea restriciilor i echilibrarea acestora.

2.3. FAZA DE DEFINIRE A PROIECTULUI

Proiectele sunt destinate satisfacerii necesitilor beneficiarilor.

Proiectarea planificat corespunztoare necesitilor reale ale beneficiarilor nu poate fi efectuat dect dup analiza situaiei existente. Este necesar analiza problemelor cu detalierea corespunztoare a situaiei existente.

De aceea, se impune cercetarea amnunit a situaiei existente i chiar reunirea n faza de analiz a reprezentaiilor factorilor cheie din cadrul proiectului.

2.3.1. Analiza situaiei existente

Prima sarcin n faza de analiz a proiectului este determinarea celor implicai sau afectai de proiect; ca urmare, se determin grupurile de interese (beneficiari).

Ca grup de interese pot fi definite persoane particulare, grupuri (asociaii) de persoane, ageni economici, instituii care sunt sau ar putea fi interesate sau afectate de proiect. Dac acetia vor fi implicai n proiect ei pot fi denumii beneficiari.

Informaiile despre grupurile de interese pot fi obinute prin:

analiza mass media;

informaii obinute din reviste de specialitate;

consultarea bncilor de date (pe Internet);

consultarea de pagini WEB;

participarea la conferine, seminarii, mese rotunde etc.;

conversaii particulare.

Atitudinea grupurilor de interese este important prin prisma urmtoarelor aspecte:

poziia lor fa de proiect poate s fie una critic aceasta condiionnd succesul sau insuccesul lui;

furnizeaz informaii importante pentru derularea proiectului;

n anumite situaii pot s neleag mai bine dac un proiect este realizabil sau nu, ct i aciunile i resursele necesare pentru realizarea proiectului.

Analiza grupurilor de interese trebuie s cuprind urmtoarele etape:

identificarea lor;

culegerea informaiilor despre ei ;

identificarea obiectivelor lor;

determinarea punctelor forte i slabe;

identificarea strategiilor lor;

prognozarea modului lor de reacie la proiect;

elaborarea unei strategii de abordare a lor.

Este necesar s se identifice grupurile de interese cu influen asupra proiectului. Este important s se stabileasc interesele i obiectivele lor, strategiile adoptate ct i puterea lor de influen.

Dup acest proces de identificare, analiz i prelucrarea informaiilor referitoare la grupurile de interese, este necesar s fie reunite grupurile de interese pentru identificarea problemelor i nceperea procesului de elaborare a proiectului.

Scopul analizei este identificarea grupurilor de interese cheie, observarea intereselor lor sau mizei n proiect i modul n care aceste interese afecteaz viabilitatea i gradul de risc al proiectului.

Analiza grupurilor de interese se poate realiza printr-o edin la care trebuie discutate urmtoarele:

- Care este rolul asumat de fiecare grup de interese ?

- Care sunt responsabilitile?

- Ce rspunsuri negative ar putea ridica i care este impactul lor asupra proiectului ?

- Care sunt riscurile majore prevzute de grupurile de interese?

2.3.2. Analiza obiectivelor

n timp ce analiza problemelor prezint aspecte negative ale situaiie existente, analiza obiectivelor prezint aspectele pozitive ale situaiei viitoare. Acestea implic reformularea problemelor ca obiective.Se poate ntocmi graficul obiectivelor conceput ca o imagine pozitiv n oglind a graficului problemelor (tabelul 2.5).

La acest stadiu, enunarea obiectivelor este nc destul de general. Atunci cnd va fi decis scopul proiectului i pregtirea planului detaliat s-a conceput, aceste obiective vor fi revzute i clarificate.

Tabelul 2.5. Stabilirea obiectivelor

Nr.

crt.Scop - problemObiectiv

1.Legislaie neclar i inadecvat n domeniul formrii profesionalembuntirea legislaiei n domeniul formrii profesionale

2.Sistemul de nvmnt superior nu furnizeaz profilurile profesionale cerute de piaa munciimbuntirea sistemului de nvmnt superior care s rspund cerinelor pieei muncii

3.Nu exist sistem de instruire la nivelul de studii aprofundate n nvmntul superior pentru tehnologii avansate CAM, GIS

Crearea i dezvoltarea unui sistem de instruire la nivelul studiilor aprofundate n nvmntul superior pentru tehnologii avansate CAM, GIS

2.3.3. Stabilirea obiectivelor

Obiectivele proiectului sunt enunate n etapa analizei obiectivelor. Dup transcrierea lor, aceste obiective vor fi revzute, stabilite i nelese de toi beneficiarii. Obiectivele trebuie s posede anumite caracteristici (tabelul 2.6).

Tabelul 2.6. Caracteristicile obiectivelor

Nr.

crt.Caracteristica obiectivuluiSemnificaie

1.RealistObiectivele trebuie s fie realizabile cu resurse financiare i fizice date, pe o durat de timp stabilit.

2.SpecificObiectivele indiferent de evoluia n timp a proiectului i de deciziile adoptate trebuie s respecte specificul proiectului.

3.MsurabilObiectivul stabilit trebuie s fie cuantificat printr-un indicator care exprim gradul de coresponden ntre valoarea specific i valoarea realizabil.

2.3.4. Gruparea obiectivelor

n general, un proiect nu poate s abordeze toate problemele unei situaii date, de aceea graficul obiectivelor va reprezenta o imagine a situaiei globale a problemei.

n acest context, graficul obiectivelor va conine mai multe obiective dect cele care vor fi incluse n proiect.

Se impune, n faza final a analizei obiectivelor, selectarea unei strategii prin care s fie incluse obiectivele nrudite ce corespund scopului proiectului. Analiza strategiei decide care grup de obiective va fi inclus n proiect i stabilete fezabilitatea fiecruia dintre ele. Numai atunci cnd strategia a fost definitivat i justificat, obiectivele specifice i cele globale sunt finalizate (fig. 2.3).

Fig. 2.3. Adaptarea strategiei.

2.4. FAZA DE proiectare A PROIECTULUI

2.4.1. Definirea logicii proiectului

Logica de aciune (intervenie) a unui proiect reprezint descrierea narativ a proiectului corespunztoare celor patru niveluri ale ierarhiei obiectivelor: activiti, rezultate, obiective specifice i obiective generale.

Logica de aciune (intervenie) reprezint primul stadiu n pregtirea schemei logice. Schema logic reprezint un instrument analitic de proiectare i de prezentare, redat sub forma unei matrici (matricea logic). Schema logic trebuie considerat ca un instrument dinamic care trebuie revizuit i completat odat cu condiiile care se schimb.

2.4.2. Structura schemei logice

Schema logic const ntr-o matrice cu patru rnduri i patru coloane (fig. 2.4).

Logica pe vertical identific modul de planificare i realizare a proiectului, clarific relaiile cauzale i stabilete att programul proiectului ct i a impactului acestuia.

Logica pe orizontal se refer la msurarea efectelor i a resurselor utilizate de proiect prin specificarea indicatorilor i mijloacelor i metodelor de msurare a acestora.

Fig. 2.4. Structura schemei (matricei) logice.

n general, completarea matricei logice se efectueaz lucrnd pe vertical n jos i ncepnd cu prima coloan (descriere) pn la completarea acesteia. Odat stabilite obiectivele globale, obiectivele specifice, rezultatele i activitile, se completeaz coloana a patra referitoare la constrngeri i riscuri. Se pot completa apoi coloanele doi i trei pentru fiecare nivel al ierarhiei proiectului.

Un aspect deosebit de important este transpunerea obiectivelor din graficul obiectivelor n schema logic i clarificarea diferenei dintre obiective, rezultate i activiti (fig. 2.5).

Fig. 2.5. Transpunerea obiectivelor n schema logic.

2.4.3. Stabilirea indicatorilor

Un indicator stabilete standardul de performan care trebuie atins pentru a realiza obiectivul. Indicatorul trebuie s acopere anumite criterii de cantitate, calitate i timp (cunoscute adesea ca CCT). Pentru definirea unui indicator sunt parcurse patru etape (tabelul 2.7):

definirea indicatorului;

definirea calitii;

definirea cantitii;

definirea perioadei.

Tabelul 2.7. Definirea indicatorilor

Nr. crt.Denumirea etapeiExemplu

1.Definirea indicatoruluimbuntirea situaiei educaionale

2.Definirea calitiiNumrul de absolveni perfecionai n cadrul cursurilor postuniversitare

3.Definirea cantitiiNumrul de absolveni perfecionai ntre 20 i 50

4.Definirea perioadeiNumrul de absolveni perfecionai n cadrul cursurilor postuniversitare este ntre 20 i 50 n perioada anului universitar 2003 2004

n unele cazuri nu este posibil sau economic ca schimbarea s fie msurat direct; n asemenea cazuri se utilizeaz indicatori indireci (de exemplu: numrul de automobile la o mie de locuitori, ca indicator al dezvoltrii).

Este posibil ca pentru verificarea indicatorilor s fie necesare anumite informaii (tabelul 2.8). Verificarea se va efectua n legtur cu: relevana informaiilor, accesibilitatea, costul, gradul de ncredere.

Tabelul 2.8. Verificarea indicatorilor

Nr. crt.CriteriulModul de verificare

1.FormaSe verific dac indicatorii sunt specifici n ceea ce privete cantitatea, calitatea, timpul, locul i grupul de interese.

2.Mijloacele de verificareMijlocul de verificare este de ncredere i de actualitate;

Mijloacele de verificare sunt disponibile (statistici, observri, evidene).

3.Culegerea informaiilorCulegerea, prelucrarea i nmagazinarea informaiilor este o activitate din cadrul proiectului i resursele necesare sunt incluse n managementul proiectului.

4. RelevanaIndicatorii sunt relevani ca mod de apreciere a obiectivelor.

5.Costul informaiilorSe verific dac informaiile pot fi obinute cu un cost rezonabil.

2.4.4. ntocmirea programului de activitate

Dup ce s-a ntocmit matricea sistemului logic, planificarea se poate efectua n continuare prin adugarea de detalii operaionale.

Un program de activitate reprezint o metod de prezentare a activitilor unui proiect care identific succesiunea lor logic i dependenele dintre activiti. Programul de activitate este utilizat ca mijloc de identificare a responsabilitilor cu implementarea activitilor. Cel mai utilizat program de management de proiect i de planificare a activitilor utiliznd grafice Gantt este Microsoft Project.

Principalele etape ale programului de activitate sunt prezentate n tabelul 2.9.Tabelul 2.9. Etapele programului de activitate

Nr. crt.EtapaConinutul etapei

012

1.Stabilirea principalelor activiti Programul calendaristic al proiectului;

Cum va fi condus fiecare activitate pentru realizarea obiectivelor proiectului;

Stabilirea resurselor umane, materiale i financiare;

Riscurile i incertitudinile care pot afecta implementarea activitilor.

Tabelul 2.9. (continuare)012

2.Defalcarea principalelor activiti n sarcini gestionabileEtapa const n a defalca o activitate n subactivitile sale componente i apoi n stabilirea sarcinilor.

Un exemplu este prezentat n continuare.

3.Stabilirea succesiunii i dependenelor pentru activiti

i sarciniDup defalcarea n activiti, acestea trebuie corelate ntre ele pentru a determina:

succesiunea n ce ordine trebuie abordate activitile;

dependena este o activitate dependent de derularea sau completarea altei activiti.

4.Precizarea duratei activitilorEstimarea datei de start a activitii, durata de ncheiere i responsabilul activitii. Precizarea duratei presupune o estimare a duratei fiecrei activiti i apoi aezarea ei n programul de activitate pentru a stabili cele mai probabile date de lansare i de terminare.

5. Identificarea indicatorilor sau a reperelor cu ajutorul crora se pot msura realizrile proiectuluiIndicatorii inclui ntr-un program de activitate se numesc indicatori de proces (denumii uneori i repere). Aceti indicatori arat modul n care se deruleaz proiectul cu privire la ndeplinirea sarcinilor. Stabilirea reperelor este foarte important atunci cnd:

Activitile separate trebuie s fie coordonate sau legate ntre ele;

Este necesar schimbarea sarcinilor proiectului.

Indicatorii de proces vor asigura baza monitorizrii i conducerii implementrii proiectului.

Tabelul 2.9. (continuare)012

6.Definirea calitilor profesionale necesare pentru ndeplinirea activitilor i sarcinilorResursele umane implicate n realizarea proiectului reprezint unul din criteriile care determin eligibilitatea ofertei de proiect. Echipa de lucru angajat n derularea i finalizarea proiectului trebuie s asigure nivelul de pregtire i experiena corespunztoare i necesar realizrii proiectului.

Directorului de proiect i revin sarcini efective de cercetare tiinific, dar i sarcinile de manager de proiect n raporturile cu autoritatea contractant.

Directorul de proiect ntocmete componena echipei de lucru i elaboreaz lista personalului. Aceast list nsoit de CV-ul persoanei prin care se atest competena profesional n raport cu tema ce se va contracta.

7.Atribuirea sarcinilor n cadrul echipei de lucruEste recomandabil ca sarcinile s fie stabilite i acceptate n scris, ntr-un formular tip fia postului i eventual i printr-un angajament scris. Se evit astfel situaii critice n derularea proiectului cnd un angajat prsete echipa de lucru, cauznd dereglri ale activitilor. Analiza postului include dou pri: descrierea postului i specificaia postului.

Descrierea postului se refer la: denumirea acestuia, localizarea n cadrul proiectului, ndatoririle i responsabilitile, condiiile generale de munc.

Specificaia postului se refer la: educaie, experien, perfecionare, ndemnare, abiliti specifice impuse de munca respectiv, putere de decizie etc.

n tabelul 2.10 sunt prezentate principalele activiti derulate n cadrul proiectelor de dezvoltare a infrastructurii de inovare.

Tabelul 2.10. Activiti din cadrul proiectelor de inovare

Nr. crt.ActivitateaEtapeRezultate/ Documente

de monitorizare

0123

1.Elaborarea documentaiei1.1. Studii de amplasare

Raport de amplasare

1.2. Studii de fezabilitate

Studiu de fezabilitate

1.3. Documentaie de execuie

Documentaie de execuie

1.4. Planuri de realizare i/ sau modernizarePlan de realizare

2.Activiti de inginerie tehnologic2.1. Execuie proiectProiect

2.2. Amenajare spaiiRaport de amenajare

2.3. Dotri echipamenteRaport de dotare

3.Activiti de achiziionare3.1. Achiziie utilajeProduse/Documente de achiziie

3.2. Achiziie calculatoare i echipamente perifericeProduse/Documente de achiziie

3.3. Achiziie mobilierProduse/Documente de achiziie

3.4. Achiziie biroticProduse/Documente de achiziie

4.Activiti informaionale4.1. Formare/ dezvoltare i ntreinerea bncii de date

4.2. Racordarea bncilor de date la reele informaionale

Certificat

4.3. Aplicaie software specializat

Raport aplicaie

5.Activiti de personal5.1. Pregtirea/ formarea de personal (pentru managementul inovaional, analiz economico financiar a proiectelor, asigurarea calitii produselor, consultan i asisten, expertiz, diagnoz).

Certificate/ Diplome

2.4.5. Defalcarea cheltuielilor

Defalcarea cheltuielilor se realizeaz pe categorii i feluri de cheltuieli (tabelul 2.11 pentru cazul unui proiect de cercetare, dezvoltare, inovare).

Tabelul 2.11. Defalcarea cheltuielilorNr. crt.Categorii i feluri de cheltuieliValoare (lei)

TotalDin care

finantate de la buget

0123

1Salarii personal permanent

2Salarii personal cu contract determinat de munc

3Cheltuieli materiale

4Dotri independente

VALOARE TOTAL

2.4.6. Stabilirea devizului cadru

Devizul cadru se determin n funcie de tipul proiectului elaborat i de categoriile de cheltuieli specifice (tabelul 2.12 - pentru cazul unui proiect de cercetare, dezvoltare, inovare).

Tabelul 2.12. Devizul cadruNr. crt.Categorii de cheltuieliAnulN1Anul

N1

0123

ACHELTUIELI DIRECTE total

1.CHELTUIELI DE PERSONAL: numai pentru persoanele cuprinse n lista de personal a proiectului

1.1Salarii

1.1a.Salariu brut

1.1b.(* n functie de legislatia in vigoare se vor introduce la 1.1b,1.1c,1.1d,1.1e diversele contributii : CAS, Somaj, CASS, fond de risc etc.)

1.1c.

1.1d.

1.1e.

1.1

Tabelul 2.12. (continuare)0123

1.2Alte cheltuieli de personal:

1.2a.Deplasri interne

1.2b.Deplasri externe

2.Cheltuieli materiale i servicii:

2.1Materiale:

2.1aMaterii prime

2.1bMateriale consumabile

2.1cCombustibil

2.1dObiecte de inventar

2.1ePiese de schimb

2.2Servicii executate de teri (max 5% din Total valoare finanat de la buget)

2.2.aColaboratori

2.2.bTestari, masuratori, analize

2.2.cOmologari

2.2.dAsistenta tehnica, consultanta, anchete

2.3Alte cheltuieli specifice proiectului

BCHELTUIELI INDIRECTE total

1.Cheltuieli generale de administraie (regie): % din cheltuieli de personal (punctul 1.1)

CDOTRI INDEPENDENTE I STUDII PENTRU OBIECTIVE DE INVESTIII

1.Echipamente pentru cercetare-dezvoltare

2.Aparatur i birotic

3.Calculatoare electronice i echipamente periferice

4.Proiect tehnologic inovativ

EVALOARE TOTALA (A+B+C)

2.4.7. Stabilirea partenerilor

Proiectele pot fi propuse i realizate de un singur participant sau de un grup / consoriu de participani (ofertani) asociai, persoane juridice, care se constituie ca parteneri la proiect.

Partenerii (participanii) la proiect ndeplinesc condiiile de participare, formuleaz propunerea (oferta) de proiect comun i contribuie efectiv la realizarea proiectului, n cel puin una dintre fazele de realizare a acestuia.

Partenerii care finaneaz realizarea proiectului, din surse proprii sau atrase, diferite de cele bugetare, sunt cofinanatori ai proiectului.

Beneficiarul este utilizatorul rezultatelor obinute prin proiect. Beneficiarul poate fi participant la realizare i cofinanator al proiectului.Conductorul de proiect este persoana juridic desemnat prin consens de partenerii la proiect, care ndeplinete urmtoarele atribuii:

nainteaz propunerea de proiect la competiie;

asigur conducerea proiectului (din faza formulrii propunerii pn la finalizare);

reprezint pe parteneri n relaiile cu Autoritatea contractant, (n cazul acceptrii proiectului la finanare);

asigur comunicarea eficient i operativ a problemelor administrative, tehnice i financiare att n interiorul grupului, ct i ntre autoritatea contractant i organizaiile din grup;

desemneaz directorul de proiect, persoana fizic ce va asigura conducerea proiectului respectiv.

n tabelele 2.13 i 2.14 sunt prezentate informaiile despre participanii la proiect, respectiv datele privind profilul organizaiei (pentru cazul unui proiect de cercetare, dezvoltare, inovare).

Tabelul 2.13. Informaiile despre participanii la proiect

Informaii legale despre organizaia participant

Denumirea organizaiei

Numele abreviatPersonalitate juridicDaNu

Persoana fizicaDaNuNr. Autorizatie cf. Decret-lege 54/1990

Tipul organizaiei

Marimea organizaiei

Forma de organizare

Sediul social

LocalitateaJudet/Sector

Strada/Nr.Cod

OP-CPCod

Reprezentant legal

Titlu (Prof. dr. )Functia

Nume

Prenume

Nr. telefonNr. fax

e-mailhttp:

Persoana de contact (persoana responsabila de realizarea proiectului)

Titlu (Prof. dr. )Funcia n cadrul proiectului

Nume

Prenume

Nr. telefonNr. fax

E-mailhttp:

Tabelul 2.13. (continuare)

Adresa (dac difer de sediul social)

LocalitateaJudet/Sector

Strada/Nr.Cod

OP-CPCod

Nr. telefonNr. fax

E-mailhttp:

Tabelul 2.14. Informaiile privind profilul organizaiei

Informaii legale despre organizaia participant

Denumirea organizaiei

Numele abreviatNr. de nregistrare

Activitate principal (CAEN)Domeniul S/T (UNESCO)

Tip de persoana juridic

Act de constituireForma de proprietate

Banca i nr. de cont/subcontCod fiscal

Capital social / patrimoniu

(n milioane lei)

Cifra de afaceri / Total venituri (din bilanul contabil, n milioane lei )

Realizat (in anul anterior)Estimat (anul curent)

Personal Angajatn producien cercetare-dezvoltaren marketing/desfaceren administraie

Total

Studii superioare

Sediul social

LocalitateaJudet/Sector

Strada/Nr.CodOP-CPCod

Reprezentant legal

Titlu (Prof. dr.)Funcia

NumePrenume

Nr. telefonNr. faxE-mailhttp:

Persoana de contact (Director de proiect)

Titlu (Prof. dr.)

NumePrenume

Nr. telefonNr. faxE-mailhttp:

Produse / Servicii principale (prospect, catalog)

2.4.8. Prezentarea proiectului

Prezentarea unui proiect se efectueaz n conformitate cu pachetul de informaii ale programului. n continuare se prezint modul de structurare a unui proiect care vizaz domeniul cercetrii, dezvoltrii, inovrii (tabelul 2.15).Tabelul 2.15. Planul proiectului1. Titlul complet al Propunerii

2. SITUAIA PE PLAN NATIONAL I INTERNAIONAL LA NIVELUL DOMENIULUI I A TEMATICII PROPUSE

Se vor prezenta :

orientri, direcii, obiective cunoscute, stadiul existent;

rezultate semnificative obinute i modaliti de aplicare;

unitai cercetare-dezvoltare cu preocupri n domeniu;

poteniali utilizatori.

3. OBIECTIVE (pe fiecare an/ perioad a proiectului, n conexiune cu situaia actual pe plan naional i internaional n cadrul domeniului i tematicii abordate)

Se vor prezenta :

probleme propuse spre rezolvare legate de situaia actual a domeniului i a tematicii proiectului;

obiective msurabile;

explicarea conformitii obiectivelor propuse cu obiectivele programului i prioritile programului.

4. PREZENTAREA TIINIFIC I TEHNIC A PROIECTULUI

gradul de noutate i de complexitate;

metodologia i tehnicile care vor fi utilizate, instrumente, echipamente, software, contribuia fiecarui partener.

5. JUSTIFICAREA PROIECTULUI

relevana proiectului pentru sectorul/domeniul respectiv i modul n care se ncadreaz n politica naional n domeniu;

viabilitatea i ansele de succes ale proiectului (constrngerile i riscurile).

Tabelul 2.15. (continuare)

6. SCHEMA DE REALIZARE A PROIECTULUI

schema de realizare a obiectivelor proiectului, prin etapele/fazele propuse;

rolul i responsabilitile fiecrui partener pentru realizarea proiectului (obiective, rezultate, termene, elemente de monitorizare);

calendarul de timp (se va prezenta o diagrama/ matrice cu activiti, participani, rezultate pe perioade de timp); activitile se vor defalca pentru a permite identificarea categoriilor de cheltuieli necesare pentru realizarea lor (cheltuielile necesare nu se exprima valoric, ci numai n uniti fizice).

7. REZULTATE / BENEFICII I SCHEMA/ PLANUL DE VALORIFICARE/ DISEMINARE

rezultatele, beneficiile preconizate, profit estimat, rentabilitate;

modul de valorificare n cadrul activitilor proiectului, a rezultatelor intermediare, pe etape;

modalitatile prin care rezultatele vor fi diseminate i potenialii beneficiari (n cazul proiectelor cu agenii economici, se prezint planurile lor de exploatare a rezultatelor i se fac referiri la repartizarea drepturilor de proprietate intelectual, industrial i comercial ntre partenerii la proiect, n conformitate cu legislaia.

8. IMPACTUL ECONOMIC I SOCIAL

se identifica i se cuantific (dac este posibil) impactul economic, social i asupra mediului a rezultatelor proiectului (impactul se poate defini prin condiii mai bune de munc i viaa, inclusiv sntate, oportuniti pentru nvmnt i perfectionare, creare de noi locuri de munc, conservarea mediului i a resurselor naturale pe cale de dispariie oportuniti de transfer tehnologic, n special n regiuni mai puin dezvoltate i/sau pentru dezvoltare regional i rural etc.)

9. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

metodele/ modalitatile de conducere, coordonare si comunicare pentru realizarea proiectului (se stabilesc cerintele de planificare, monitorizarie si evaluare a activitatilor proiectelor, a rezultatelor obtinute, de corelare a acestora cu alocarile bugetare si cu platile efectuate;

actiunile-suport care vor fi iniiate pentru conducerea proiectului i categoriile de cheltuieli necesare pentru derularea lor.

2.5. FAZA DE IMPLEMENTARE A PROEICTULUI

Dup ce proiectul a fost aprobat i s-a obinut finanarea lui, se efectueaz cea mai important faz a proiectului implementarea.

Implementarea proiectului presupune utilizarea resurselor care sunt alocate n mod eficient i au costuri minime de timp i de bani, pentru obinerea obiectivelor proiectului.

2.5.1. Identificarea problemelor pe fiecare etap

Conform planului de realizare a proiectului se procedeaz la derularea activitilor propuse i repartizarea efectiv a resurselor (materiale, umane i financiare) alocate proiectului.

Evoluia n timp a proiectului poate fi:

Spaial utilizatorul va accepta, eventual, modificrile performanelor dar nu va accepta nici o derogare de la termenul limit de predare a proiectului.

Temporal utilizatorul va accepta o ntrziere a termenului de livrare a produsului cu condiia ca acesta s fie conform specificaiilor tehnico economice prescrise;

Spaio temporal cnd proiectul pune n aplicare tehnologii noi. Pe parcursul realizrii proiectului pot s apar dificulti n realizarea performanelor i n respectarea termenelor. n aceast situaie pot s fie adoptate:

decizia de oprire a derulrii proiectului;

decizia de continuare a proiectului cu modificarea performanelor i a termenelor cu acordul partenerilor i cu acceptul autoritii contractante.

n managementul de proiect se face distincia ntre plan i programare.

Planul reprezint enumerarea logic a activitilor dintrun proiect.

Programul - reprezint documentul de lucru care rezult din confruntarea planului iniial cu resursele aflate la dispoziia organizaiei.

2.5.2. Mobilizarea resurselor pentru activiti

Prin resurs se nelege o cantitate de mijloace care concur la realizarea unei activiti. Clasificarea resurselor dup natura acestora este prezentat n figura 2.6.

Fig. 2.6. Clasificarea resurselor.

n literatura de specialitate, pentru utilizarea eficient a resurselor se utilizeaz trei direcii prioritare:

1) Un procedeu de nivelare a resurselor prin care se poate obine un program care comport o utlizare ct mai raional, mai uniform a resurselor. Procedeul are ca premise:

durata total a proiectului este constant;

activitile componente ale proiectului au durate constante.

Prin procedee de nivelare a resurselor se caut s se gseasc un program, care s pstreze o durat minim (care este cunoscut) i s ncerce pe ct posibil s uniformizeze profilul resurselor proiectului. Prin fiecare resurs se prezint durata i intensitatea resursei (fig. 2.7).

2) Un procedeu de programare a resurselor care const n a determina un program cu durata minim care s fie ct mai apropiat de resursele disponibile.

n figura 2.8 se prezint un procedeu tehnologic simplu alctuit din patru activiti reale i dou activiti fictive tratate prin metoda drumului critic. Din calculul de termene a rezultat un domeniu critic care unete activitile 1, 2, 5 i 6 (fig. 2.8).

Fig. 2.8. Analiza procedeului tehnologic prin metoda drumului critic.

Pentru acest proiect n figura 2.9, se prezint profilul resurselor.

Se pune problema programrii resurselor, adic se ncearc s se deplaseze activitile acritice spre dreapta, evident n limita rezervelor totale. Din profilul nou obinut (fig 2.10) s-au deplasat activitile 2-3, 2-4 i 5-6, dar s-a depit termenul iniial (12 zile) ajungndu-se la o durat total a proiectului de 16 zile.

Fig. 2.9. Profilul resurselor disponibile

Fig. 2.10. Programarea resurselor

3) Alocarea resurselor - prin care se urmrete determinarea unui program cu durat minim, care s corespund profilului de resurse disponibile, n ipoteza c se utilizeaz intensiti de munc difereniate.

Ca operaii care se pot aplica ar fi deplasarea spre dreapta a activitilor i modificarea duratei acestora. Specificul acestui procedeu l reprezint faptul c durata activitilor este variabil.

Prin procedeele prezentate se urmrete s se obin o programare optim a resurselor disponibile.

2.5.3. Modificarea obiectivelor planificate

Obiectivele planificate pot fi revzute pe parcursul derulrii proiectului odat cu identificarea problemelor pe fiecare etap. n aceast situaie vor fi aplicate procedeele prezentate n paragraful 2.4.2.5.4. Raportarea etapelor

Raportarea activitilor se realizeaz la termenele stabilite prin prevederile contractuale. Raportul de activitate descrie activitile desfurate n perioada de referin, evideniaz ntrzierile i necorelrile aprute n derularea proiectului i cauzele acestora, propune msuri corective.Raportul de etap este nsoit de documentul care atest rezultatele etapei:

raportul de cercetare;

buletin de ncercare;

raport de dotare;

raport de transfer / valorificare;

raport de experimentare etc.

n funcie de specificul proiectului pot fi realizate urmtoarele tipuri de rapoarte:

raport de activitate;

raport trimestrial de activitate;

raport anual de activitate;

raport final de activitate.

Scopul rapoartelor este de a furniza date recente despre realizrile proiectului n funcie de indicatorii i termenele limit prevzute.

2.5.5. Monitorizarea i evaluarea activitilor

Prin monitorizare i evaluare se efectueaz analiza i controlul respectrii obiectivelor i termenelor prevzute, respectiv:

compararea rezultatelor obinute cu rezultatele prevzute;

analiza stadiului de realizare a obiectivelor;

analiza eficacitii utilizrii resurselor.

Instrumentele de monitorizare ale unui proiect sunt:

rapoartele de activitate intermediare (de etap / trimestrial / anual);

rapoartele de expertiz (evaluare) tehnico-tiinific ntocmite de experi;

rapoartele de evaluare (trimestrial / anual);

raport final de activitate;

raport final de evaluare.

Activitatea de monitorizare poate fi definit ca fiind colectarea sistematic, analiza i utilizarea informaiei n scopul conducerii proiectului i adoptarea de decizii manageriale.

2.6. FAZA DE EVALUARE

2.6.1. ndeplinirea obiectivelor

Stadiul final al unui proiect l reprezint ndeplinirea obiectivelor specifice i generale prevzute.

Dac rezultatele proiectului nu sunt conforme cu cele din planul iniial se stabilesc cauzele care au condus la aceste abateri i care este impactul asupra resurselor utilizate.

Evaluarea trebuie s examineze opinia beneficiarilor privind calitatea produselor i serviciilor generate de proiect. Evaluarea presupune expertiza tehnico tiinific i financiar (fig. 2.11).

Fig. 2.11. Evaluarea proiectului.

2.6.2. Determinarea impactului proiectului

n funcie de tipul proiectului se identifica i se cuantific (dac este posibil) impactul economic, social i asupra mediului a rezultatelor proiectului (impactul se poate defini prin condiii mai bune de munc i viaa, inclusiv sntate, oportuniti pentru nvmnt i perfectionare, creare de noi locuri de munc, conservarea mediului i a resurselor naturale pe cale de dispariie, oportuniti de transfer tehnologic, n special n regiuni mai puin dezvoltate i/sau pentru dezvoltare regional i rural etc.)

2.7. DISEMINAREA REZULTATELOR

Diseminarea rezultatelor reprezint o aciune care trebuie s stea la baza oricrui demers tiinific, deoarece doar circulaia informaiei poate garanta asigurarea unui impact optim al acestui.

Informaia, n general, dar mai ales informaia tiinific trebuie s fie validat de beneficiarii direci sau indireci, pentru a cpta valoarea de ntrebuinare, pentru a se multiplica i ulterior, pentru a se valoriza la parametrii optimi.

Circulaia informaiei ntre diveri beneficiari este foarte important pentru valorificarea acesteia (fig. 2.12).

Fig. 2.12. Circulaia informaiei.

Lansarea informaiei pe piaa consumatorilor se realizeaz pe baza unei strategii coerente care trebuie s rspund urmtoarelor cerine (fig. 2.13): ce se transmite;

cui se transmite;

cum se realizeaz transferul informaiei;

cnd se produce diseminarea informaiei.

n cadrul diseminrii rezultatelor tiinifice trebuie s se stabileasc urmtoarele elemente:

Informaia trebuie structurat, n funcie de tipul beneficiarului:

- la nivel general, pentru auditoriul neiniiat;

- la nivel specializat, pentru auditoriul de specialitate.

Informaia trebuie protejat, asigurndu-se dreptul de autor prin:

- brevet (invenie, inovaie);

- publicare de articole, cri etc.;

Informaia trebuie comercializat pe baza unei analize de pre, pentru a aduce beneficii materiale autorului.

Fig. 2.13. Strategia de diseminare.

Fig. 2.14. Diseminarea i susinerea rezultatelor.

Susinerea rezultatelor proiectului este definit ca procesul care asigur ca rezultatele proiectului s fie meninute i mbuntite i dup finalizarea proiectului (fig. 2.14).

REZUMAT CAPITOLOrice proiect are un ciclu de derulare care este orientat pe obinerea unor rezultate concrete (produs, serviciu, tehnologie). Aceste rezultate sunt condiionate de trei elemente interdependente: mprirea n etape i faze, adoptarea deciziilor, controlul.

n cadrul derulrii proiectului pot s apar o serie de situaii care necesit intervenii n planificarea i desfurarea activitilor.

Proiectul se poate reprezenta prin mai multe modele, dar vizualizarea cea mai frecvent o reprezint triunghiul proiectului alctuit din: timpul de realizare, cost (buget) i sfera de cuprindere (a proiectului i a produsului).

Aceast reprezentare a proiectului are la baz restriciile principale reprezentate prin durata (timpul) limitat, costurile (bugetul) precizate i o anumit sfer de cuprindere (volum de munc pentru a putea fi finalizat).

n acest context, cele trei componente: timp, cost i sfera de cuprindere, devin instrumente care particip la gestionarea restriciilor proiectului. n mod convenional cele trei elemente sunt reprezentate prin laturile unui triunghi triunghiul proiectului i red procesul echilibrrii restriciilor. Situaia de echilibru este reprezentat printr-un triunghi cu lungimile laturilor bine determinate (de parametri de lucru considerai: timp, cost, sfer de cuprindere).

Orice dereglare a acestui sistem aflat n echilibru, modificarea unuia din parametrii, implic cel puin modificarea unui alt parametru ca urmare a interconectrii realizate.

Cuvinte cheie

activitate, 52

alocarea resurselor, 80beneficiar, 58, 71

ciclul de derulare, 49

cofinanator, 71condiie prealabil, 53conductor de proiect, 72

cost (buget), 54, 55diseminarea rezultatelor, 50, 53, 83

evaluare, 50, 81evoluie spaio-temporal, 76evoluie spaialevoluie temporal, 76formularea/definirea, 50

graficul obiectivelor, 60

grup de interese, 58

implementarea proiectului, 76

indicator, 52informaie, 83iniiativa, 50

lansarea informaiei, 83

logica de aciune, 62

logica pe orizontal, 63

logica pe vertical, 63

matricea logic, 63

monitorizare, 81

obiectiv general, 52obiectiv imediat, 52obiectiv specific, 52plan, 76

pregtire/proiectare, 50

procedeu de nivelare a resurselor, 77

procedeu de programare a resurselor, 78

program, 76

program de activitate, 66

raport de activitate, 80

raport de etap, 80

realizare/implementare, 50

reper, 52

resurs, 77

rezultat, 52

schema logic, 63

sfera de cuprindere, 54

sfera de cuprindere a produsului, 55

sfera de cuprindere a proiectului, 55

situaie de echilibrare, 56

specificaia produsului, 55

timp de realizare, 54triunghiul proiectului, 55

BIBLIOGRAFIE

1. Covrig, M., Managementul proiectelor - suport de curs, Agenia Managerial pentru Cercetare tiinific, Inovare i Transfer Tehnologic, Politehnica Bucureti, 2001

2. Nftnil, I., . a., Microsoft Project 2000 Suport pentru instruire i certificare, Editura ASE, Bucureti, 2002

3. Popescu, M. D., Aplicaii ale analizei drumului critic n instalaii-montaj, Editura Tehnic, Bucureti, 1983

4. Thiel, D., Curs de Managementul Proiectelor, Program Tempus Jep 11243/96, Tg. Mure, 1998

5. * * * Ghid program RELANSIN, 2003

6. * * * Ghid program MENER, 2003

TESTE DE AUTOEVALUARE

T.2.1. Orice proiect are un ciclu de derulare care este orientat pe obinerea de rezultate concrete (produs, serviciu, tehnologie). Aceste rezultate sunt condiionate de elemente interdependente: mprirea n etape i faze; b) luarea de decizii; c) controlul; d) diseminarea rezultatelor.T.2.2. Fazele unui proiect sunt: a) iniiativa; b) formularea; c) proiectarea; d) implementarea; e) evaluarea; f) diseminarea i susinerea.

T.2.3. Precizai semnificaia urmtorilor termeni: a) obiectiv general; b) obiectiv specific; c) factor de susinere; d) reper; e) rezultat; f) risc.

T.2.4. Proiectul se poate reprezenta prin mai multe modele, dar vizualizarea o reprezint triunghiul proiectului alctuit din: a) timpul de realizare; b) cost (buget); c) sfera de cuprindere (a proiectului i a produsului); d) resurse.

T.2.5. Logica de aciune (intervenie) a unui proiect reprezint descrierea narativ a proiectului corespunztoare nivelurilor ierarhiei obiectivelor: a) activiti; b) rezultate; c) impact; d) obiective specifice; e) obiective generale.

T.2.6. Un program de activitate reprezint: a) o metod de prezentare a activitilor unui proiect care identific succesiunea lor logic i dependenele dintre activiti; b) modalitatea de identificare a responsabilitilor cu implementarea activitilor; c) activitile desfurate n perioada de referin, evideniaz ntrzierile i necorelrile aprute n derularea proiectului.

T.2.7. Conform planului de realizare a proiectului se procedeaz la derularea activitilor propuse i repartizarea efectiv a resurselor (materiale, umane i financiare) alocate proiectului. Evoluia n timp a proiectului poate fi: a) spaial utilizatorul va accepta, eventual, modificrile performanelor dar nu va accepta nici o derogare de la termenul limit de predare a proiectului; b) temporal utilizatorul va accepta o ntrziere a termenului de livrare a produsului cu condiia ca acesta s fie conform specificaiilor tehnico economice prescrise; c) spaio temporal cnd proiectul pune n aplicare tehnologii noi.

T.2.8. n literatura de specialitate, pentru utilizarea eficient a resurselor se utilizeaz direcii prioritare cum ar fi: a) procedeu de nivelare a resurselor; b) procedeu de programare a resurselor; c) alocarea resurselor; d) stocarea resurselor.

T.2.9. Raportarea activitilor se realizeaz la termenele stabilite prin prevederile contractuale. Raportul de activitate descrie activitile desfurate n perioada de referin, evideniaz ntrzierile i necorelrile aprute n derularea proiectului i cauzele acestora, propune msuri corective. n funcie de specificul proiectului pot fi realizate urmtoarele tipuri de raportare: a) raport de activitate; b) raport trimestrial de activitate; c) raport anual de activitate; d) raport final de activitate.

T.2.10. Prin monitorizare i evaluare se efectueaz analiza i controlul respectrii obiectivelor i termenelor prevzute, respectiv: a) compararea rezultatelor obinute cu rezultatele prevzute; b) analiza stadiului de realizare a obiectivelor; c) analiza eficacitii utilizrii resurselor.

T.2.11. Instrumentele de monitorizare ale unui proiect pot fi: a) rapoartele de activitate intermediare (de etap / trimestrial / anual); b) rapoartele de expertiz (evaluare) tehnico-tiinific ntocmite de experi; c) rapoartele de evaluare (trimestrial / anual); d) raport final de activitate; e) raport final de evaluare.

ETAPELE

PROIECTULUI

1. Propunerea de proiect

2. Evaluarea i aprobarea propunerii de proiect

3. Derularea proiectului

FAZELE PROIECTULUI

2.1 Aprobarea propunerii

de proiect

1.3. Pregtirea

(proiectarea)

1.2. Formularea

(definirea)

1.1. Iniiativa

(ideea)

3.1. Implementare

3.2. Evaluare

3.3. Diseminarea i susinerea rezultatelor

T timp

B bani

C calitate

I informaii

O organizare

T B C I O

T B C I O

T B C I O

T B C I O

T B C I O

T B C I O

T B C I O

Timp

Cost

Sfera de curpindere

1. Timp

2. Cost

3. Sfera de cuprindere

1. Cost

2. Timp

3. Sfera de cuprindere

3. Sfera de curpindere

2. Cost

1. Timp

Formarea profesional mbuntit i eficient

Legislaie mbuntit pentru formare profesional

Contribuia la reforma nvmntului

Politic coerent n domeniul formrii continue

Crearea de forme i structuri specifice studiilor aprofundate i a formrii continue

Legislaie clar n domeniul studiilor aprofundate i a formrii continue

Crearea i dezvoltarea unui departament de tehnologii avansate CAD, CAM, GIS

Organizarea de cursuri de tehnologii avansate CAD, CAM, GIS

Obiective

generale

Obiective

specifice

Rezultate

Obiective globale

Rezultate

Obiective specifice

Activiti

Descriere

Indicatori

Msurtori

Constngeri i riscuri

Logica pe orizontal

Logica pe vertical

Schema logic

Graficul obiectivelor

Obiectiv

general

Contribuia la reforma nvmntului universitar

Contribuii la reforma nvmntului universitar

Obiectiv

general

Crearea de firme i structuri specifice studiilor aprofundate i perfecionrii continue

Obiective

specifice

Crearea de firme i structuri specifice studiilor aprofundate i perfecionrii continue

Obiective

specifice

Departament (centru) de pregtire;

Cursuri de instruire

Rezultate

Organizarea de cursuri de

instruire

Crearea unui departament (centru) de pregtire

ntocmirea programelor analitice ale cursurilor;

Stabilirea duratei cursurilor

Activiti

Rezulate

Mijloace

Activiti

Activiti

Dezvoltarea de materiale pentru instruire

Elaborarea unui program pentru instruirea formatorilor

Organizarea primirii participanilor

Pregtirea de materialelor pentru instruire

Stabilirea condiiilor de cazare i mas

Informarea participanilor

Pregtirea laboratoarelor de lucru

Pregtirea de manualelor de instruire

Stabilirea necesitilor de instruire

Cursuri de instruire

Resurs uman global categorie n care este inclus att personalul calificat, ct i cel necalificat.

Umane

Resurs uman specializat categorie n care fiecare profesiune poate constitui o resurs; este cazul lucrrilor cu un grad ridicat de tehnicitate.

Sunt cuprinse fondurile bneti cu care se poate realiza proiectul. Resursele financiare sunt ealonate n timp i trebuie s acopere cheltuielile repartizate pe activiti.

Financiare

Resurse

n aceast categorie sunt cuprinse materii prime, semifabricate, prefabricate.

Materiale

n aceast categorie sunt cuprinse aparate, dizpozitive, utilaje, maini, instalaii necesare desfurrii normale a procesului. tehnologic.

Utilaje

n aceast categorie sunt cuprinse:

Spaiile de producie;

Combustibil.

Alte resurse

Fig. 2.7. Activitate cu resurse:

A denumirea activitii;

1 momentul de ncepere a activitii;

2 momentul de sfrit al activitii.

1

2

A

Durata; resursa

2; 2

1

2

5

6

4

3

4; 3

4/ 4

2; 1

2; 2

0/ 0

6/ 10

10/ 10

6/ 10

12/ 12

6; 6

1

0

2

3

4

5

6

7

8

9

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

2 - 3

2 - 4

2 - 5

1 - 2

5 - 6

Durata (zile)

Resurse

1

0

2

3

4

5

6

7

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

14

15

16

Durata (zile)

2 - 3

2 - 4

2 - 5

1 - 2

5 - 6

Resurse

13

Evaluarea

proiectului

Expertiza tehnico tiinific vizeaz urmtoarele aspecte:

Obiectivele realizate;

Bugetul realizat;

Obiectivele n curs de ralizare;

Gradul de realizare a obiectivului propus i rezultatele proiectului;

Strategia utilizat pentru atingerea obiectivului;

Nivelul tehnic i calitativ atins;

Efectele economice estimate n funcie de activitile realizate i obiectivele specifice;

Modificri ce se impun n concepia proiectantului pentru ndeplinirea obiectivului general;

Respectarea documentelor de planificare (planul de realizare a proiectului, planul anual, ealonarea plilor) i compararea indicatorilor realizai cu cei propui;

Abateri constante n ceea ce privete realizarea proiectului;

Recomandri, msuri adaptate pentru atingerea obiectivului proiectului;

Evaluarea condiiilor concrete n care se desfoar proiectul.

Expertiza financiar vizeaz urmtoarele aspecte:

Existena documentelor pentru decontare ntocmite corect;

Analiza valorii etapei;

Analiza finanrii de la buget;

Analiza cofinarii;

Analiza cheltuielilor (pe categorii conform devizului).

Prelucrare informaie i selectare

Informaia

primar

Grup int 1

Grup int 2

Grup int 3

Informaia

optimizat

Informaia

Ce se transmite?

Cui se transmite?

Cum se transmite?

Cnd se produce diseminarea?

REZULTATE

SUSINERE

Vizibilitate

Reea

Finanare

Recunoatere oficial

Personal competent

Implicarea personalului

Susinerea rezultatelor

Diseminare

Diseminare

497271