Modulul 3Planificare Pregatire Audit

Masterat IMSC – ID: Disciplina „Auditul calit��ii”

Pagina 1 M3.AC

PLANIFICAREA �I PREG�TIREA

AUDITULUI

CUPRINS INTRODUCERE 2 Obiective 2 Organizarea sarcinilor de lucru 2 Recomand�ri bibliografice 2

Lec�ia 1 STRATEGIA AUDITULUI 3 Exemplu ilustrativ 1 4 Exemplu ilustrativ 2 7 Activitatea 1 8

Lec�ia 2 ACTIVIT��I ÎN FAZA DE PLANIFICARE-PREG�TIRE 9

Exemplu ilustrativ 3 14 Activitatea 2 15 REZUMAT 16 Rezultate a�teptate 17 Puncte cheie 18 TEST DE AUTOEVALUARE 19

MODULUL 3


Pagina 2 M3.AC

INTRODUCERE

Auditul calit��ii se efectueaz� asupra sistemului în ansamblul sau a unor p�r�i

ale acestuia, în scopul evalu�rii concordan�ei dintre conformit��ile elementelor sistemului �i cerin�ele din documentele de referin��, precum �i a eficien�ei sistemului.

Auditul poate viza func�iile sistemului, structura organizatoric�, documentele sistemului etc. Bazele acestui tip de audit sunt manualul calit��i, procedurile, cerin�ele contractuale, planurile calit��ii �i instruc�iunile de verificare, costurile calit��ii, raport�rile managementului asupra calit��ii.

În cadrul acestui modul vom studia modul în care se planific� activit��ile de audit.

Obiective �

Organizarea sarcinilor de lucru

Recomand�ri bibliografice suplimentare

Obiectivele acestui modul sunt: • S� prezinte modul de planificare �i preg�tire a activit��ilor de audit; • S� prezinte modul de concepere al documentelor necesare planific�rii �i

preg�tirii auditului, în func�ie de specificul organiza�iei auditate, documentul fundamental fiind planul de audit.

• Parcurge�i cele 2 lec�ii ale modulului de studiu. • La fiecare lec�ie urm�ri�i exemplele ilustrative �i efectua�i activit��ile

cerute. • Fixa�i principalele idei ale modului de studiu prezentate în rezumat. • Completa�i testul de autoevaluare. • La fiecare sarcin� ave�i indicat timpul de lucru. • Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute. • Timpul de lucru pentru parcurgerea activit��ilor este de 50 minute. • Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este de 40

minute.

Pentru o detaliere suplimentar� a aspectelor prezentate în acest modul pute�i parcurge lucr�rile [1] Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management.

Editura Lux Libris, Bra�ov, 2006. [2] Moldovan, L. Auditul calit��ii. Editura Universit��ii “Petru Maior” din

Târgu-Mure�, 2002. [3] Roncea, C. Auditul sistemului calit��ii. Editura Class, Bucure�ti, 1998.


Pagina 3 M3.AC

STRATEGIA AUDITULUI

În cele mai multe situa�ii, auditul sistemului calit��ii este realizat în scopul constructiv de a se asigura c� sistemul calit��ii organiza�iei func�ioneaz�, constituind un instrument al dezvolt�rii acestuia. Din aceste considerente este necesar ca programul de audituri s� fie planificat. Aceasta d� posibilitatea auditorului �i auditatului de a se preg�ti pentru audit �i a face posibil� desf��urarea lui cu maximum de cooperare de ambele p�r�i. Exist� îns� situa�ii, în care obiectivul auditului îl constituie surprinderea unor persoane în afara cerin�elor în vederea demiterii acestora, iar auditul se realizeaz� neanun�at.

Planificarea activit��ilor Auditorul �ef stabile�te modul de derulare a auditului prin planificarea

activit��ilor, urm�rind o anumit� strategie. Din acest punct de vedere, într-o prim� abordare, auditul poate fi:

• orizontal, în care se urm�re�te un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organiza�iei, �i

• vertical, în care se urm�resc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat.

LEC�IA 1


Pagina 4 M3.AC

Regula de baz� în desf��urarea auditului o constituie urm�rirea activit��ilor în

succesiunea lor fireasc�, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execu�ie, livrare.

Planificarea prealabil� a auditurilor interne în cadrul unei organiza�ii se realizeaz� în documentul Program anual de audituri interne pe anul .....

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Program anual de audituri interne pe anul 2009 la firma Alpina

PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2009

Perioada auditului

Nr. Crt. Compartiment

auditat Echipa de

audit Documente de referin��

Plani-ficat Realizat

1 Produc�ie vopsele B.V., H.I.

SR EN ISO 9001:2001, PO-03, PO-12, PO-13, PO-21

19.08.2009

2 Cercetare Dezvoltare

M.L., G.H.


21.08.2009

3 Comercial Tehnic F.L., T.R.


24.08.2009

4 Comercial Vânz�ri

B.V., M.L.

SR EN ISO 9001:2001, PO-04, PO-16

26.08.2009

5 Comercial Logistic�

G.H., D.N.

SR EN ISO 9001:2001, PO-05, PO-08, PO-18

28.08.2009

6 Resurse Umane U.N., C.M.

SR EN ISO 9001:2001, PO-01

31.08.2009

7 Economic G.H., M.L.

SR EN ISO 9001:2001, PO-09, PO-10

02.09.2009

8 Asigurarea Calit��ii B.V., U.N SR EN ISO 9001:2001,

PO-19 03.09.2009

9 Management M.A., N.C SR EN ISO 9001:2001, MC-01

04.09.2009

Elaborat: RC Anca Morar, Data: 12.01.2009 Nume:

CONCLUZIE


Pagina 5 M3.AC

În vederea bunei desf��ur�ri a auditului este necesar� folosirea unui document de verificare, prin care se controleaz� dac� au fost culese toate informa�iile necesare, înaintea de auditarea unei alte activit��i. Auditorul trebuie s� fie familiarizat cu activit��ile func�iei auditate a sistemului calit��ii, procedurile �i documenta�iile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va preg�ti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, împreun� cu întreb�rile pe care le va pune �i opera�iile �i documenta�iile care urmeaz� s� le vad�. Subiectele auditului vor include �i auditurile precedente ale compartimentului vizitat. Compartimentele care necesit� investiga�ii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior �i în care au fost g�site deficien�e, precum �i cele în care sunt cunoscute deficien�ele sau se suspecteaz� c� acestea exist�. Auditorul trebuie s� îl fac� pe auditat s� fie con�tient în avans de domeniul auditului �i s� specifice ce se a�teapt� de la el.

Listele de verificare Sunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului

(domenii �i activit��i investigate în timpul auditului). Elaborarea lor se face în faza preg�tirii auditului, în care auditorul se asigur� c�

sistemul definit în documentul de referin�� (manualul calit��ii, standardul de referin��) este complet �i apt s� duc� la îndeplinirea obiectivelor calit��ii organiza�iei. Dac� organiza�ia are un sistem al calit��ii, acesta este definit în manualul calit��ii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul �ef pentru a se asigura c� a fost acoperit întreg sistemul. Cea mai eficient� list� de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului.

Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou�, trei pagini, constituie o bun� verificare a audit�rii tuturor compartimentelor �i activit��ilor organiza�iei.

În faza preg�tirii auditului, auditorul �ef trebuie s� se asigure c� sistemul definit în manual este complet �i apt s� duc� la îndeplinire obiectivele calit��ii organiza�iei.

În situa�ia în care manualul calit��ii organiza�iei nu este complet, auditorul �ef trebuie s� verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin��, iar în alc�tuirea listelor de verificare, standardul de referin�� s� constituie lista de verificare dup� care urm�re�te dac� s-au atins toate punctele.

Auditorii, când î�i planific� auditarea unei zone, î�i întocmesc liste de verificare prin care trebuie s� aib� în vedere faptul c�, fiecare interviu individual trebuie s� cuprind� patru aspecte de baz� legate de:

• persoane - responsabilitate �i autoritate, cerin�e de instruire / educa�ie; • proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activit��ii auditate,

aplicabilitate practic�; • echipamente – dac� sunt cele specificate în proceduri, dac� necesit�

manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile; • produse �i materiale - dac� sunt cele specificate în proceduri, dac� sunt

corespunz�tor identificate �i cu stadiul inspec�iilor identificat corespunz�tor.

Diagrama de flux (flow chart) Un alt mijloc de asigurare c� toate elementele auditului au fost atinse, este

diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut� auditorul s� observe c� auditul se desf��oar� sistematic �i c� nu au fost s�rite etape importante (Fig. 3.1).

CO

NC

LU

ZIE


Pagina 6 M3.AC

Figura 3.1: Diagrama de flux pentru un proces de audit

DA

NU

Sunt toate obiectivele auditului

atinse

Este eficient

Este implementat

Documentarea este corespunz�toare

Este documentat

Autorizarea auditului

Se selecteaz� o activitate sau un element al sistemului calit��ii

Raport de audit

STOP

Raport de neconformitate

Se reia ciclul pentru obiectivul

urm�tor

NU

NU

NU

NU

DA

DA

DA

DA

Cerere de audit pentru certificare


Pagina 7 M3.AC

Din figur� se observ� desf��urarea procesului de audit, de la colectarea de date,

la analiza �i evaluarea lor, pân� la raportarea rezultatelor auditului. Procesul se desf��oar� în mod continuu pân� când sunt atinse toate obiectivele auditului planificate în Planul de audit �i cuprinse în Chestionarele de audit.

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Diagrama flux pentru auditul intern la firma Alpina (Fig. 3.2)

CONCLUZIE

Planificarea anual� a auditurilor interne

Organigram�, obiective, harta proceselor, rapoarte audit, ISO 9001,

Program anual aprobat Lista auditori aprobat�

Start

Stabilirea EA Program anual

List� auditori Procedura PS-03-

Preg�tirea auditului

Documenta�ia SMC Documenta�ia auditatului Rapoarte anterioare de audit

Liste de verificare ptr. audit

da

Întocmirea �i transmiterea planului de audit la comp. auditate

Plan de audit Lista de difuzare Program anual

List� auditori Procedura PS-03 Documenta�ia SMC

Plan de audit semnat de auditat?

nu nu

Decizie RMC

Efectuarea auditului intern

Liste de verificare ptr. audit Documenta�ie SMC Procedura PS-03

Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participan�i la �edin�a de închidere

1


Pagina 8 M3.AC

Figura 3.2: Diagrama de flux pentru un proces de audit intern

Documentele de lucru folosite în etapa de preg�tire-planificare a auditului sunt:

� autorizarea auditului; � standardele sau alte specifica�ii dup� care se face auditul; � planul de audit; � orice formate provizorii care se folosesc în timpul auditului; � aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

Activitatea 1 Timp de lucru: 20 minute

Întocmi�i listele de verificarea pentru auditul compartimentului în care lucra�i.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

da

nu Aprecierea auditului pozitiv�?

Stabilirea ac�iunilor corective

Verificarea realiz�rii ac�iunilor corective

Întocmirea raportului de

audit

Raport de audit Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participan�i la �edin�a de închidere

Raport de audit Rapoarte de neconformitate

Raport de neconformitate completat cu ac�iuni corective

Raport de neconformitate completat cu ac�iuni corective

Raport de neconformitate cu cofirmarea realiz�rii ac�iuni corective. Raport audit de urm�rire

Sfarsit

P�strare înregistr�ri

audit

Raport de audit (Raport audit de urm�rire)

1

Raportare pentru analiza efectuat� de management

conf. PO-04-QMS


Pagina 9 M3.AC

ACTIVIT��I ÎN FAZA DE

PLANIFICARE-PREG�TIRE

În aceast� etap� sunt prev�zute urm�toarele activit��i:

a) Ini�ierea auditului, b) Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii �i frecven�ei auditului; c) Alc�tuirea echipei de audit; d) Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii; e) Vizita preliminar� la auditat; f) Elaborarea planului de audit; g) Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprob�rii

con�inutului; h) Organizarea echipei de audit.

a) Ini�ierea auditului

Ini�ierea auditului poate avea loc din ini�iativa:

• Organiza�iei auditate, în cazul unui audit intern; • Unei organiza�ii, pentru auditul la subcontractan�i; • Organiza�iei auditate care înainteaz� o cerere de certificare; • Unei alte organiza�ii interesat� sau îndrept��it�, pentru auditul de ter�� parte.

LEC�IA 2


Pagina 10 M3.AC

Ini�ierea auditului presupune stabilirea obiectivului �i domeniului auditului, frecven�ei acestuia �i analiza preliminar� a prezent�rii sistemului calit��ii al auditatului. În aceast� etap� se ia leg�tura cu organiza�ia auditat�.

De asemenea, la ini�ierea auditului se stabile�te auditorul �ef, care poate fi numit de:

• organiza�ia ini�iatoare a auditului - la auditul intern �i la subcontractan�i; • ter�a parte independent� - la auditul de ter�� parte.

Numirea are loc prin notificare oficial� �i precizarea scopului auditului �i se accept� de cel numit.

b) Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii �i frecven�ei auditului Clientul decide, ce elemente ale sistemului calit��ii, zone �i activit��i ale

organiza�iei urmeaz� s� fie auditate într-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea s� fie stabilite împreun� cu auditorul �ef �i cu consultarea auditatului.

De asemenea, clientul specific� standardul în baza c�ruia se efectueaz� auditul sistemului calit��ii, precum �i frecven�a acestuia, care se stabile�te în baza modific�rilor provenite în organiza�ie ce pot avea repercursiuni asupra sistemului calit��ii acestuia, precum �i de rezultatele ultimelor audituri.

Importan�a acestor factori este diferit� dac� auditurile sunt de ter�� parte, secund� parte sau prim� parte.

Un audit al sistemului calit��ii va urm�ri:

• Competen�a sistemului - dac� procedurile sunt realiste �i adecvate pentru organiza�ie;

• Conformitatea sistemului - dac� procedurile sunt urmate corect; • Performan�a sistemului - dac� aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate

dorite.

În cadrul auditurilor ter�� parte se �ine seama de natura schemei de certificare în primul rând, �i de cât de preg�tit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare complet�, evaluare ini�ial�, de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.

În cadrul auditurilor secund� parte se au în vedere: cerin�ele din contractele curente (auditul poate avea loc la începutul unui contract important pentru a asigura un control efectiv în timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare în produc�ie); resursele disponibile pentru contract; performan�ele subcontractantului în domeniul calit��ii.

În cadrul auditurilor interne se auditeaz� toate activit��ile care fac parte din sistemul calit��ii organiza�iei. Frecven�a acestor audituri se stabile�te în func�ie de necesit��ile sistemului �i ale organiza�iei. Activit��ile critice precum �i cele cu importan�� ridicat� trebuie s� fie auditate mai des decât celelalte. Este de dorit s� fie auditate simultan mai multe func�ii ale organiza�iei, ceea ce asigur� auditarea interferen�elor dintre compartimente, care în alt mod nu ar putea fi auditate.

Rareori un audit poate p�trunde în profunzimea tuturor detaliilor sistemului calit��ii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru între

CONCLUZIE


Pagina 11 M3.AC

abordarea de ansamblu, care este mai pu�in detaliat� la nivelul întregii arii auditate �i investiga�iile aleatorii aprofundate, în cadrul c�rora o sec�iune mic� dar semnificativ� este studiat� în cele mai mici detalii. În orice audit este necesar� o combina�ie a celor dou�, ultima tehnic� fiind folosit� dac� o problem� este suspect� sau apare o neconformitate.

c) Alc�tuirea echipei de audit Aceast� sarcin� este ini�iat� de auditorul �ef, care în func�ie de domeniul �i

obiectivul auditului, evalueaz� resursele necesare pentru desf��urarea activit��ii �i le exprim� în num�rul de zile �i de persoane (auditori) necesare realiz�rii, dup� care împreun� cu clientul se poate forma echipa de audit.

În tabelul 3.1 se prezint� câteva valori orientative de durat� ale unui audit de certificare, în func�ie de num�rul de angaja�i ai organiza�iei auditate. Valorile sunt exprimate în zile-om, pentru o organiza�ie auditat� care are un singur sediu.

La aceste valori se pot ad�uga intervale suplimentare pentru evaluare în afara sediului organiza�iei.

O dat� clarificate scopul, domeniul �i resursele necesare, auditorul �ef poate stabili leg�tura cu organiza�ia auditat� în vederea începerii auditului.

La auditul în ter�� parte este util ca toate p�r�ile, s� participe la o întâlnire preliminar� la sediul auditatului.

Tabelul 3.1: Valori orientative pentru durata unui audit

Num�r angaja�i

Preg�tire, Analiza documentelor,

Vizita preliminar�

Timp petrecut la sediul auditatului

Redactare raport de

audit

1-10 1 2 1 11-30 1 3 1

31-100 1,5 4 1,5 101-150 2 6 2 151-250 2 6 2 251-500 2 7 2 501-1000 2 8-10 2

1001-2000 2 10-12 2 2001-4000 2 12-14 2

d) Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii Aceast� etap� const� în analiza documenta�iei referitoare la metodele utilizate

de auditat pentru satisfacerea cerin�elor de asigurare a calit��ii. Documentul de referin�� este manualul calit��ii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca aceast� analiz� s� stea la baza planific�rii auditului.

În cazul auditurilor de consultan�� în vederea organiz�rii sistemului calit��ii, sau a auditurilor în secund� parte, documenta�ia sistemului calit��ii nu este disponibil�, aceast� etap� a auditului fiind op�ional�.


Pagina 12 M3.AC

e) Vizita preliminar� la auditat Vizita preliminar� f�cut� de auditorul �ef are o mare utilitate, deoarece ea

permite acestuia s� întâlneasc� diferite persoane din managementul auditatului, constituind în acela�i timp o bun� ocazie de a cunoa�te organiza�ia în vederea aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc.

Pe de alt� parte, aceast� vizit� ofer� reprezentan�ilor auditorului posibilitatea s� discute cu auditorul �ef asupra modului în care se va desf��ura auditul.

De asemenea, cu aceast� ocazie se contureaz� liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de c�tre auditorul �ef.

Scopul vizitei preliminare este:

• S� identifice conducerea de vârf, responsabilit��ile acesteia, a autorit��ii a�a cum este definit� în organigrama auditatului, precum �i a interferen�elor de autoritate;

• S� identifice structura documentelor sistemului calit��ii, în mod deosebit manualul calit��ii auditatului;

• S� în�eleag� auditorul �ef modul de func�ionare a sistemul calit��ii auditatului;

• Auditorul �ef s� verifice domeniul sistemului calit��ii, domeniul activit��ilor auditatului �i domeniul propus pentru auditare în vederea alc�tuirii echipei de audit;

• Prezentarea de c�tre auditorul �ef a modului de desf��urare a auditului, întâlnirile echipei de audit, �edin�a de deschidere, �edin�a de închidere, modul de clasificare �i raportare a neconformit��ilor �i posibilele recomand�ri care pot fi f�cute;

• Auditatul s� în�eleag� procesul de audit �i scopul acestuia; • S� se prezinte cerin�ele pentru ghizi �i rolul acestora; • S� se stabileasc� un acord asupra disponibilit��ii unor facilit��i: un loc de

întâlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup� documentele sistemului calit��ii;

• Auditorul �ef s� viziteze întreaga organiza�ie cu scopul de a în�elege: � amplasarea general�, m�rimea, num�rul de sedii �i localiz�rile

geografice, � activit��ile care se desf��oar� în fiecare amplasament, � identificarea zonelor care necesit� echipament de protec�ie �i

clarificarea modului în care acesta va fi pus la dispozi�ie de auditat, � identificarea zonelor care necesit� aprob�ri pentru acces �i a

formalit��ilor necesare pentru aceasta, � identificarea zonelor care necesit� exper�i evaluatori;

• S� stabileasc� orarul de munc�, pauzele de mas� �i realizarea aranjamentelor de cazare �i mas�, dac� aceasta este necesar;

• S� discute oportunitatea inform�rii sindicatului despre audit �i scopul acestuia;

• S� stabileasc� data �i durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a modului de p�strare a leg�turii între auditorul �ef �i auditat;


Pagina 13 M3.AC

• S� rezolve toate obiec�iile pe care le are auditatul fa�� de modul în care este prev�zut s� se desf��oare auditul;

• S� faciliteze planificarea auditului �i elaborarea programului de audit; • S� stabileasc� rela�ii de încredere între auditorul �ef �i auditat.

Principalul document analizat este manualul calit��ii, sau un document echivalent cu acesta.

Dac� în urma examin�rii rezult� c� sistemul calit��ii nu este corespunz�tor

pentru satisfacerea cerin�elor, se recomand� ca auditul propriu-zis s� fie efectuat dup� rezolvarea problemelor.

f) Elaborarea planului de audit Un plan de audit bine conceput trebuie s� fie flexibil pentru a permite

modific�ri care apar pe parcursul auditului organiza�iei, sau situa�ii imprevizibile care nu pot fi avute în vedere în momentul elabor�rii sale. La elaborarea sa trebuie avu�i în vedere o serie de factori, dintre care se men�ioneaz�:

o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informa�ii; o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent� a

compartimentelor; o Prevederea de intervale de timp în care auditorii s� aibe posibilitatea de a se

întâlni cu membrii desemna�i ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate;

o Planificarea activit��ilor astfel încât organiza�ia auditat� s� aibe posibilitatea de asigurare a ghizilor înso�itori.

Un plan de audit bine elaborat trebuie s� con�in� urm�toarele elemente:

• Obiectivele �i domeniul auditului; • Identitatea persoanelor care au responsabilit��i directe, referitoare la

obiective �i domeniu; • Documentele de referin��; • Identitatea membrilor echipei de audit; • Durata (intervalul de timp) �i locul unde se efectueaz� auditul; • Limba utilizat� în timpul auditului (dac� este cazul); • Identificarea compartimentelor care trebuie auditate; • Durata estimat� (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate

prev�zut� în planul de audit; • Programul �edin�elor care se �in cu conducerea auditatului; • Condi�ii privind confiden�ialitatea; • Lista de difuzare a raportului de audit �i data estimat� a public�rii.

CONCLUZIE


Pagina 14 M3.AC

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Plan de audit la firma Alpina

PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2009 Compartiment auditat: Productie vopsele / adezivi

Tipul auditului: � Audit programat �� Audit de urm�rire

Perioada auditului: 19.08.2009

Documente de referin�� ale auditului:

� SR EN ISO 9001:2001 � Documenta�ia SMC aplicabil� auditatului �� Alte documente aplicabile (se specific�)

Membrii echipei de audit: (nume, prenume, func�ie) 1. B.V, auditor �ef 2. H.I, auditor

Reprezentan�ii auditatului: (nume, prenume, func�ie)

1. M.P., �ef fabric� 2. H.J., inginer

Entitate organizatoric� - Proces/activitate auditat�

Elem. ISO 9001

Doc. SMC

Data / ora

Manualul Calit��ii Controlul documentelor Controlul înregistr�rilor Infrastructura �i mediul de lucru

Fabricarea adezivilor pulberi

Fabricarea vopselelor, tencuielilor �i grundurilor

Monitorizarea �i m�surarea produsului

Tratare neconformit��i Ac�iuni corective Ac�iuni preventive

4.2.2 4.2.3 4.2.4

6.3+6.4

7.5.1

7.5.1.

8.2.4

8.3 8.5.2 8.5.3

MC-01 PS-01 PS-02 PO-03

PO-12

PO-13

PO-21

PS-04 PS-05

PS-06

19.08. 2009

ora

9-15

Auditor �ef compartiment auditat

� ��


Pagina 15 M3.AC

Activitatea 2

Timp de lucru: 30 minute

Elabora�i un plan de autit intern pentru compartimentul în care lucra�i.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

��

g) Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprob�rii con�inutului Dup� elaborare, planul de audit trebuie s� fie aprobat de client �i comunicat

auditatului. În cazul în care se formuleaz� obiec�ii cu privire la unele din prevederile

planului de audit, acestea trebuie s� fie comunicate auditorului �ef. Înainte de efectuarea auditului, aceste obiec�ii trebuie rezolvate de auditorul �ef împreun� cu auditatul �i, eventual, cu clientul.

În cazul în care prezentarea prematur� a unor detalii particulare ale planului de

audit poate compromite ob�inerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate auditatului, decât odat� cu derularea activit��ilor.

h) Organizarea echipei de audit Sarcinile auditorilor sunt atribuite de c�tre auditorul �ef care trebuie s� se

asigure c� ele au fost în�elese de ace�tia. Prin consultare cu fiecare auditor în parte, auditorul �ef îi atribuie acestuia

pentru auditare, elemente specifice ale sistemului calit��ii sau compartimente func�ionale.

Auditorul �ef trebuie s� testeze abilit��ile auditorilor fa�� de auditul care se va desf��ura pentru a asigura desf��urarea lui cât mai eficient�. De aceea trebuie s� aib� în vedere personalitatea fiec�ruia �i s� se asigure c� auditorul repartizat se poate descurca cu personalul zonei auditate.

Organizarea echipei de audit trebuie s� aibe în vedere num�rul de persoane care o compun. Din aceste considerente se au în vedere trei situa�ii: a) auditul solo (auditul

CONCLUZIE


Pagina 16 M3.AC

f�cut de o singur� persoan�), auditul în pereche (auditul f�cut de dou� persoane), auditul în echip� (auditul f�cut de trei sau de mai multe persoane). Auditul solo

Acest tip de audit se practic� pentru organiza�ii mici, unde sarcinile sunt reduse �i pot fi îndeplinite de o singur� persoan� care are experien�a �i cuno�tin�ele tehnice necesare.

Un asemenea audit nu este recomandabil deoarece o singur� persoan� nu poate fi obiectiv�, f�r� idei preconcepute, astfel încât s� lucreze f�r� erori. De asemenea, asupra sa se pot exercita presiuni, care pot altera rezultatul auditului. Auditul în pereche

Auditul în pereche este cel mai recomandabil datorit� dimensiunilor reduse ale echipei �i existen�ei posibilit��ii de completare reciproc� a celor dou� persoane. În aceast� echip� este de dorit ca în timp ce un auditor pune întreb�ri �i ascult� r�spunsurile, cel�lalt s� observe ce se întâmpl� în jur. Din punct de vedere al caracterului este bine ca o persoan� s� fie mai dur�, iar cealalt� mai prietenoas�, pentru a ob�ine cât mai multe informa�ii de la auditat. Auditul în echip�

Auditul în echipe de trei sau mai multe persoane se folose�te atunci când este auditat� o organiza�ie de dimensiuni mai mari. �i în aceast� situa�ie este de dorit ca grupul de auditori s� fie împ�r�it în subgrupe de câte doi auditori care s� examineze compartimente diferite ale organiza�iei. Dac� acest lucru nu este posibil, examinarea se va face de c�tre un auditor.

În nici un caz nu este recomandabil� m�rirea num�rului de auditori din grupele de lucru.

Atunci când situa�ia o impune echipei de auditori i se poate al�tura un interpret pentru a traduce �i a facilita în�elegerea între membrii echipei de audit �i audita�i.

Cu acordul clientului �i al auditatului, din echip� pot face parte �i auditori în formare.

REZUMAT

� în LEC�IA 1 am ar�tat c� în cele mai multe situa�ii, auditul sistemului calit��ii este realizat în scopul constructiv de a se asigura c� sistemul calit��ii organiza�iei func�ioneaz�, constituind un instrument al dezvolt�rii acestuia.


Pagina 17 M3.AC

Auditul poate fi: orizontal, în care se urm�re�te un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organiza�iei, �i vertical, în care se urm�resc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat. Regula de baz� în desf��urarea auditului o constituie urm�rirea activit��ilor în succesiunea lor fireasc�. Listele de verificare sunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului, care cuprind pentru fiecare interviu patru aspecte de baz� legate de: persoane, proceduri, echipamente, produse �i materiale. Diagrama de flux (flow chart) este un mijloc de asigurare c� toate elementele auditului au fost atinse.

� în LEC�IA 2 am ar�tat c� activit��ile din faza de planificare-preg�tire sunt: Ini�ierea auditului; Definirea obiectivelor, domeniului, întinderii �i frecven�ei auditului; Alc�tuirea echipei de audit; Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii; Vizita preliminar� la auditat; Elaborarea planului de audit; Transmiterea planului de audit auditatului în vederea aprob�rii con�inutului; Organizarea echipei de audit.

Un audit al sistemului calit��ii urm�re�te: Competen�a sistemului; Conformitatea sistemului; Performan�a sistemului. Alc�tuirea echipei de audit se face de auditorul �ef în func�ie de domeniul �i obiectivul auditului. Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii const� în analiza documenta�iei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin�elor de asigurare a calit��ii. Aceast� analiz� st� la baza planific�rii auditului.

Vizita preliminar� la auditat contureaz� liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de c�tre auditorul �ef.

Planul de audit con�ine: Obiectivele �i domeniul auditului; Documentele de referin��; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata �i locul unde se efectueaz� auditul; Identificarea compartimentelor care trebuie auditate etc.

Dup� organizarea echipei de audit acesta poate fi: audit solo, audit în pereche, audit în echip�.

REZULTATE A�TEPTATE

Dup� studierea acestui modul, ar trebui s� în�elege�i modul în care trebuie s� planifica�i un audit, documentele de care ave�i nevoie, cum s� elabora�i un plan de audit în func�ie de dimensiunea organiza�iai �i complexitatea activt��ilor auditate.


Pagina 18 M3.AC

P U N C T E

C H E I E

• De obicei auditul sistemului calit��ii este realizat în scopul constructiv de a se asigura c� sistemul calit��ii organiza�iei func�ioneaz�, constituind un instrument al dezvolt�rii acestuia.

• Exist� îns� situa�ii, în care obiectivul auditului îl constituie surprinderea unor persoane în afara cerin�elor.

• Auditul orizontal, urm�re�te un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organiza�iei.

• Auditul vertical, urm�re�te toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat.

• Regula de baz� în desf��urarea auditului o constituie urm�rirea activit��ilor în succesiunea lor fireasc�.

• Planificarea prealabil� a auditurilor interne în cadrul unei organiza�ii se realizeaz� în documentul Program anual de audituri interne pe anul .....

• Listele de verificare sunt instrumente utile în vederea acoperirii întregii problematici a auditului.

• Listele de verificare cuprind patru aspecte de baz� legate de: persoane, proceduri, echipamente, produse �i materiale.

• Diagrama de flux (flow chart) ajut� auditorul s� observe c� auditul se desf��oar� sistematic �i c� nu au fost s�rite etape importante.

• Ini�ierea auditului poate avea loc din ini�iativa: Organiza�iei auditate, în cazul unui audit intern sau de certificare; Unei organiza�ii, pentru auditul la subcontractan�i sau de ter�� parte.

• Clientul decide, ce elemente ale sistemului calit��ii, zone �i activit��i ale organiza�iei urmeaz� s� fie auditate într-un interval de timp specificat.

• Un audit al sistemului calit��ii urm�re�te: Competen�a sistemului; Conformitatea sistemului; Performan�a sistemului.

• Alc�tuirea echipei de audit se face de auditorul �ef . • Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii are ca

document de referin�� manualul calit��ii. • Vizita preliminar� f�cut� de auditorul �ef permite acestuia s�

întâlneasc� diferite persoane din managementul auditatului. • Un plan de audit bine conceput trebuie s� fie flexibil pentru a

permite modific�ri care apar pe parcursul auditului organiza�iei.


Pagina 19 M3.AC

TEST DE AUTOEVALUARE

1) Standardul în baza c�ruia se efectueaz� auditul sistemului calit��ii, precum �i frecven�a acestuia sunt specificate de: a) client. Da / Nu b) auditorul �ef. Da / Nu c) organismul de certificare. Da / Nu d) auditat. Da / Nu 2) Formatul chestionarului de audit: a) este stabilit de auditorul �ef. Da / Nu b) este stabilit de standarde. Da / Nu c) are un format nu limiteaz� activit��ile sau investiga�iile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desf��ur�rii auditului. Da / Nu 3) Care din elementele urm�toare sunt con�inute de planul de audit: a) Obiectivele �i domeniul auditului �i identitatea persoanelor care au responsabilit��i directe, referitoare la obiective �i domeniu. Da / Nu b) Identificarea compartimentelor care trebuie auditate. Da / Nu c) Lista de difuzare a raportului de audit �i data estimat� a public�rii. Da / Nu d) Documentele de referin��. Da / Nu e) Identitatea membrilor echipei de audit. Da / Nu f) Intervalul de timp �i locul unde se efectueaz� auditul. Da / Nu g) Programul �edin�elor care se �in cu conducerea auditatului. Da / Nu h) Condi�ii privind confiden�ialitatea. Da / Nu

Încercui�i r�spunsurile corecte la întreb�rile urm�toare. ATEN�IE: pot exista unul, niciunul sau mai multe r�spunsuri corecte la aceea�i întrebare.



Pagina 20 M3.AC

4) Liste de verificare se întocmesc astfel încât fiecare interviu individual s� cuprind� aspecte de baz� legate de: a) persoane. Da / Nu b) proceduri. Da / Nu c) echipamente. Da / Nu d) produse �i materiale. Da / Nu 5) Analiza preliminar� a documenta�iei sistemului calit��ii: a) const� în analiza documenta�iei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin�elor de asigurare a calit��ii. Da / Nu b) are ca �i document de referin�� manualul calit��ii sau orice alt document echivalent cu acesta. Da / Nu c) constituie o etap� obligatorie chiar �i în cazul auditurilor de consultan��. Da / Nu a. Programul dup� care se realizeaz� auditul poate fi: a) planificat (fiind anun�at în prealabil). Da / Nu b) neanun�at în vederea surprinderi unor persoane în afara cerin�elor în vederea demiterii acestora. Da / Nu 7) Organizarea echipei de audit are în vedere num�rul de persoane care o compun, conform c�ruia pot exista urm�toarele situa�ii: a) auditul solo. Da / Nu b) auditul în pereche. Da / Nu c) auditul în echip�. Da / Nu 8) Anterior auditului, auditorul preg�te�te o list� de verific�ri a compartimentelor vizitate, împreun� cu întreb�rile pe care le pune �i opera�iile �i documenta�iile care urmeaz� s� le vad�. Subiectele auditului includ �i auditurile precedente ale compartimentului vizitat ? Da / Nu 9) În etapa de ini�iere a auditului: a) se stabile�te obiectivul �i domeniul auditului, frecven�ei acestuia �i analiza preliminar� a prezent�rii sistemului calit��ii al auditatului. Da / Nu b) se ia leg�tura cu organiza�ia auditat�. Da / Nu c) se stabile�te auditorul �ef. Da / Nu 10) Strategia auditului poate fi pe orizontal� a) în care se urm�re�te un anumit aspect al obiectului auditului în toate compartimentele organiza�iei. Da / Nu b) în care se urm�resc toate aspectele obiectului auditului în fiecare compartiment auditat. Da / Nu 11) Echipa de audit este alc�tuit� de c�tre: a) client. Da / Nu b) auditorul �ef. Da / Nu c) auditat. Da / Nu


Pagina 21 M3.AC

12) Listele de verificare: a) constituie un instrument folosit în vederea acoperirii întregii problematici a auditului. Da / Nu b) sunt elaborate în timpul efectu�rii auditului. Da / Nu c) cele mai eficiente pe care le poate avea auditorul sunt cuprinsul sau indexul paginilor manualului calit��ii. Da / Nu 13) Scopul vizitei preliminare a auditorului �ef la auditat este: a) s� identifice conducerea de vârf �i s� cunoasc� organiza�ia. Da / Nu b) s� identifice structura documentelor sistemului calit��ii. Da / Nu c) s� prezinte auditatului procesul de audit �i scopul acestuia. Da / Nu d) s� planifice auditul. Da / Nu e) s� elaboreze raportul de audit. Da / Nu 7) diagrama de flux a procesului de auditare: a) constituie un mijloc de asigurare c� toate elementele auditului au fost atinse. Da / Nu b) ajut� auditorul s� observe c� auditul se desf��oar� sistematic �i c� nu au fost s�rite etape importante. Da / Nu

Prin conectare la internet la adresa de site www.mmsc.upm.ro, v� loga�i cu datele de autentificare primite (user �i parol�) �i completa�i în modulul TESTE r�spunsurile corecte la întreb�ri (pe care le-a�i încercuit anterior). ATEN�IE: Numai dup� transmiterea on-line a testului v-a�i îndeplinit obliga�iile de parcurgere a modulului.


Modulul 3Planificare Pregatire Audit

Documents

Transcript of Modulul 3Planificare Pregatire Audit