Modul_3_OCSC_2009_L2

Masterat IMSC – ID: Disciplina „Organizarea şi conducerea sistemelor calităţii”

Pagina 11

M3.OCSC

STABILIREA ŞI DOCUMENTAREA PROCESELOR

Identificare proceselorProcesele necesare sistemului de management dintr-o organizaţie se determină

prin analiza de text a SR EN ISO 9001:2001.Analiza de text consta din identificarea (depistarea + listarea) predicatelor în

textul standardului. Predicatele sunt introduse, în SR EN ISO 9001:2001, prin formula“organizaţia trebuie”. Fiecare predicat descoperit este o cerinţa SMC pentru care artrebui sa se stabilească acţiuni de managementul calităţii, adică proceduridocumentate, implementate.

SR EN ISO 9001:2008 cere în mod explicit documentarea în proceduri a şaseprocese: controlul documentelor, controlul înregistrărilor, audit intern., controlulprodusului neconform, acţiune corectivă, acţiune preventivă.

Identificarea (stabilirea + listarea) şi managementul tuturor celorlalte procesecare au loc în organizaţie sunt lăsate la latitudinea acesteia; organizaţia este maiinteresată decât oricine “să se asigure de planificarea, operarea şi tinerea sub controleficace a proceselor sale”. Puctul de plecare îl constituie activităţile curente aleorganizaţiei (Fig. 3.5). Sunt stabilite procesele, activităţile desfăşurate în cadrulproceselor şi sarcinile care revin personalului operativ. Plecând de la aceste elemente

CONCLUZIE

LECŢIA 2


Pagina 12

M3.OCSC

şi cerinţele standardului se redactează documentaţia sistemului de management alcalităţii (Fig. 3.6).

Pentru ca orientarea spre procese sa funcţionează şi activităţile sa fie subcontrol, este necesara o documentare a acestora. Gradul de detaliere depinde de maimulţi factori: de complexitatea proceselor, de complexitatea produselor, gradul deinstruire al personalului, cultura organizaţiei, volumul de documentaţie tehnică,mărimea organizaţiei etc. Documentarea asigura planificarea, operarea şi ţinerea subcontrol eficace a proceselor.

Fig. 3.5. Identificarea proceselor şi descompunerea lor

Fig. 3.6. Documentarea proceselor

OPORTUNITATEDE PIAŢĂ

TOPMANAGEMENT

MANAGERI EXECUTIVI

PROCES PROCESPROCES

Activitate Activitate Activitate

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

TOPMANAGEMENT

OPPORTUNITATEDE PIAŢĂ

MANAGERI EXECUTIVI

PROCES PROCESPROCES

Activitate Activitate Activitate

Sarcină Sarcină Sarcină Sarcină

MANUALUL CALITĂŢII

PROCEDURI

INSTRUCŢIUNI DE LUCRU

DOCUMENTE ŞI ÎNREGISTRĂRI

PROCES PROCES


Pagina 13

M3.OCSC

Pentru fiecare proces compartimental (care se desfăşoară într-un singurcompartiment; descris prin proceduri de proces) este numit un responsabil de proces –executantul sau şeful de compartiment.

Pentru procesele intercompartimentale, ca şi pentru proiecte, se numescproprietari de proces / proiect – aceştia răspund de ţinerea sub control a interfeţelor şide atingerea indicatorilor de performanţă ai procesului. Punctul de plecare înredactarea proceselor intercompartimentale îl constituie diagrama flux de conexiune adepartamentelor (Fig.3.7).

Fig. 3.7: Diagrama flux de conexiune a departamentelor

O listă orientativa cu procesele necesare sistemului de management al calităţiimergând pe “firul” SR EN ISO 9001:2008 este dată în continuare:

procesul de planificarea a sistemului de management al calităţii; procesul de (ţinere sub) control al documentelor; procesul de (ţinere sub) control al înregistrărilor; procesul de comunicare internă; procesul de analiza efectuata de management; procesul de management al resurselor; procesul de instruire; procesul de evaluare a competentei procesul de planificare a realizării produsului (proiectarea procesului

tehnologic); procesul de analiza a cerinţelor referitoare la produs; procesul de comunicare cu clientul (cerinţe, proprietate, satisfacţie); procesul de proiectare şi dezvoltare (“constructivă”, referitoare la produse noi) procesul de aprovizionare; procesul de producţie (ţinerea sub control a proceselor tehnologice); procesul de prestare serviciu; procesul de control EMM (metrologia);


Pagina 14

M3.OCSC

procesul de audit intern; procesul de monitorizare şi măsurare (capabilitate) proces; procesul de monitorizare şi măsurare produs (inspecţii, încercări); procesul de (ţinere sub) control al produsului neconform etc.

Criteriile pentru stabilirea necesarului de procese care trebuie documentate înproceduri, instrucţiuni de lucru sunt specificate în SR EN ISO 9001:2008 şi se referăla: mărimea organizaţiei, tipul activităţilor, complexitatea şi interacţiunea proceselor,competenta personalului.

EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Identificarea proceselor la firmaMODINVEST

Categorii de procese la ModinvestProcesele SMC identificate sunt împărţite în patru categorii:

1) procese de bază, care adaugă valoare,2) procese de management,3) procese suport,4) procese de măsurare, analiză şi îmbunătăţire.

1) Procesele de bazăProcesele de bază sunt:

● procesul de executare construcţii civile şi industriale● procesul de execuţie instalaţii;● .......................

Proceduri conexe:EXECUTAREA TRASĂRII PE TEREN A CONSTRUCŢIILOR, cod: PO-05EXECUTAREA SĂPĂTURILOR ŞI SPRIJINIRILOR, cod: PO-06ARMAREA BETONULUI, cod: PO-07.........2) Procesele de management

Procesele de management necesare pentru coordonarea activităţiiorganizaţiei sunt:

● procesul de management general al societăţii:● procesul de stabilire cerinţe client;● procesul de stabilire politică şi obiective ale calităţii;● procesul de planificare;● procesul de analiză efectuată de management;● procesul de management al resurselor:● procesul de management al resurselor umane;● procesul de management al resurselor financiare;

CONCLUZIE


Pagina 15

M3.OCSC

● procesul de management al resurselor materiale.Proceduri conexe:

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT, cod: PO-01COMPETENŢĂ, CONŞTIENTIZARE ŞI INSTRUIRE, cod: PO-02

...........3) Procesele suport

Procesele suport necesare pentru desfăşurarea activităţii sunt:● procesul de control al documentelor;● procesul de control al înregistrărilor;● procesul de comunicare internă şi externă;● procesul de instruire;

………………….Proceduri conexe:

CONTROLUL DOCUMENTELOR, cod: PS-01CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR, cod: PS-02

.................4) Procesele de măsurare, analiză şi îmbunătăţire

Procesele necesare pentru măsurarea, analiza şi îmbunătăţireaeficacităţii SMC sunt:

● procesul de monitorizare a satisfacţiei clientului;● procesul de audit intern;● procesul de control al neconformităţilor;

…………………..Proceduri conexe:

MONITORIZAREA SATISFACŢIEI CLIENTULUI, cod: PO-20AUDIT INTERN, cod: PS-03.........................

Fiecare proces are un responsabil de proces, numit deAdministrator, care coordonează activităţile din cadrul acelui proces, înconformitate cu Matricea proceselor, cod: F-01-MC-01.

Activitatea 2

Timp de lucru: 20 minute

Stabiliţi procesele sistemului de management al calităţii la firma la carelucraţi.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------


Pagina 16

M3.OCSC

Matricea proceselorMatricea proceselor este un document de sinteză, în care sunt prezentate

procesele pe categorii, denumirea proceselor, modul de documentare,responsabilul/proprietarul de proces, datele de intrare şi datele de ieşire din proces,metoda şi frecvenţa de măsurare, indicatori.

EXEMPLU ILUSTRATIV 6: Matricea proceselor la firmaMODINVEST

● PROCESE DE BAZĂ

● PROCESE DE MANAGEMENT..........................

După modul în care sunt alese mărimile de măsurare a proceselor/indicatorii deproces, acestea stimulează performanţa realizării proceselor.

Criteriile pentru alegerea metodelor de măsurare/indicatorilor sunt: pe cât posibil să fie mărimi măsurabile; să cuprindă sistemul de motivare al personalului care operează în

cadrul procesului.

Nrcrt

Denumi-re

proces

Documen-tat în

Respon-sabilproces

Date de intrare Date de ieşireMetoda demăsurare /indicatori

Frecvde

măs

..........

2Execuţieinstalaţii

PO-05

H. C.

● Fişa de lucrări● Proiect lucrare● Instrucţiuni de lucru - Lucrări demontare / instalareaparate● Fişa Tehnologică - Lipireţeavă/fitinguri dePPR● Fişa Tehnologică –Sudură electricăură oxiacetilenică●

● Proces verbal demontareinstalare● Registru de proiecte● Registru de lucrări

● Numărului de contracteexecutate● Numărul de neconfor-mităţi/defecte înprocesul deexecuţieinstalaţii

Anu-al

............

CONCLUZIE


Pagina 17

M3.OCSC

Activitatea 3


Elaboraţi matricea proceselor, pentru patru procese (câte unul din fiecare tip:de management, de bază, suport şi măsurare,îmbunătăţire) la firma la care lucraţi.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------

Succesiunea şi interacţiunea proceselorÎn vederea stabilirii sccesiunii şi interacţiunii proceselor, trebuie să se răspundă

la câteva întrebări: Care este fluxul general al proceselor din organizaţie? Cum se poate descrie? (harta proceselor sau diagrame flux) Care sunt interfeţele dintre procese? Care este documentaţia de care este nevoie?

După identificarea proceselor, definirea acestora în sensul de a stabili datele deintrare, de ieşire şi responsabilul, trebuie stabilita succesiunea şi interacţiuneaproceselor.

Succesiunea şi interacţiunea proceselor este reprezentată în documentul numit„Harta proceselor”.

EXEMPLU ILUSTRATIV 7: Harta proceselor la firmaMODINVEST

CONCLUZIE


Pagina 18

M3.OCSC

Beneficiile abordării bazate pe proces sunt:

Orientarea proceselor pentru a obţine rezultatele planificate; Orientarea pe probleme practice nu pe puncte din standarde; Capacitatea de a concentra eforturile spre un randament ridicat şi implicit

eficienta; Implicarea tuturor compartimentelor, funcţiilor;

PROCESE DE MANAGEMENT

MANAGEMENT GENERAL

MANAGEMENTUL RESURSELOR

Stabilire ce-rinţe clienţi

Stabilire poli-tica şi obiective

Planificare Analiza efectua-tă de management

Resurse umane Resurse financiare Resurse materiale

PROCESE DE BAZĂ

Execuarea instalaţiilor

PROCESE SUPORT

Control documşi înregistrări

Manipularedepozitare

ControlulDMM

Control infrastr.şi mediul de lucru

Aprovizionare Instruire Contractare Comunicare

PROCESE DE MĂSURARE, ANALIZĂ ŞI ÎMBUNĂTĂŢIRE

Acţiuni preventive Acţiuni corective Control neconformităţi

Audit intern Reclamaţii clienţi Monitorizarea satisfacţieiclientului

Îmbunătăţire continuă

CE

RINŢ

EC

LIE

NT

SA

TIS

FA

CŢ

IEC

LIE

NT

Construcţii civile şi industrialeExecutarea trasării pe teren a construcţiilorExecutarea săpăturilor şi sprijinirilor..............................................Executarea placărilor

Monitorizare şimăsurare produs

Monitorizare şi măsurareproces


Pagina 19

M3.OCSC

Furnizarea încrederii clienţilor şi altor părţi interesate în privinţa performanteiconstante a organizaţiei;

Transparenta operaţiilor în cadrul organizaţiei; Costuri mai mici şi durate mai scurte, prin utilizarea eficienta a resurselor; Punctele slabe, abaterile vor fi analizate prin prisma procesului, nu prin

prisma compartimentului sau a persoanei; Echipele responsabile de proces analizează, optimizează şi documentează

procesele; Se utilizează potenţialul de cunoaştere şi experienţa salariaţilor; Omul este în punctul central, motivarea şi comunicarea sunt mai bune; Mai buna calificare a angajaţilor prin folosirea metodei “învaţă executând”

(teaching by doing); Rezultate îmbunătăţite; Constituie punctul de pornire pentru TQM (Managementul Calităţii Totale) Încurajarea implicării salariaţilor şi clarificarea responsabilităţilor lor.

Activitatea 4


Elaboraţi harta proceselor la firma la care lucraţi.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Abordarea bazată pe proces, cerută de standardul EN ISO 9001, favorizeazăorientarea proceselor organizaţiei către client (Fig. 3.8).

Fig. 3.8: Orientarea către client a proceselor organizaţiei

CONCLUZIE

Modul_3_OCSC_2009_L2

Documents

Transcript of Modul_3_OCSC_2009_L2