Modernizarea activitatii de secretariat

Student: Carp Mihaela Gabriela

2015

Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Cand se discuta de modernizarea muncii in secretariate si birouri, se foloseste des notiunea decomunicatie birotica. Prin aceasta se inteteg toate actiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzator tuturor activitatilor de birou, prin utilizarea unor noi tehnologii. Comunicatia birotica a avut in ulimul timp o evolutie extrem de rapida prin aparitia unor noi medii. O data cu evolutia spre computerele multi-media, conectarea acestora in retelele locale si publice, ca si prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioara separate (telefonia, tehnologia informatica, cea a comunicatiilor, prelucrarea imaginilor etc.) sa fie interconectate si sa deschida domenii noi de aplicatii, care au o insemnatate deosebita si in birourile secretarelor.In realizarea solutiilor de comunicare birotica joaca un rol deosebit infrastructura tehnologica informatica si conlucrarea componentelor tehnice, in prezent cristalizandu-se urmatoarele tendinte:Sistemele client/server formeaza platforme. intr-un mediu client/server, clientii (computerele de la locul de munca) comunica cu modulele server centrale (sistemele de computere centrale). Clientii preiau comanda aplicatiilor, efectueaza anumite etape de prelucrare si transmit, daca este necesar, cereri: de pilda solicita pregatirea anumitor date si documente.Gestiunea distribuita a datelor si a documentelor este indispensabila. Memorarea datelor si a documentelor se poate efectua atat centralizat, cat si descentralizat. Sistemele de comunicatie birotica ofera posibilitatea accesului directionat la materialul informational arhivat centralizat.Comunicatia sistemelor este posibila atat prin intermediul echipamentelor (hardware), cat si prin cel al sistemelor de programe (software). Intrucat procesele de munca (mai ales in secretariat) decurg in mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca si prin comunicarea cu furnizorii, clientii si restul mediului, componenta comunicationala castiga multa importanta. Aceasta comunicatie este posibila indiferent de felul sistemelor de computere instalate.Secretariatul este tot mai mult intr-o centrala de comunicatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile intreprinderii si din exterior. Munca moderna de secretariat se caracterizeaza prin prelucrarea, memorarea si transmiterea informatiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini si vorbire, rezultatele muncii fiind,de regula, documentele. Pe langa cele compuse numai din text sau configuratii de numere, apar dince in ce mai multe documente mixte. Intrucat elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop in sine, este importanta distribuirea acestora la destinatari.Munca de secretariat poate avea succes in prezent numai daca exista posibilitatea utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe si cea a prelucrarii si distribuirii directionate a acestora, atunci munca de secretariat si cea de asistenta manageriala sunt incununate de succes. De aceea este atat de importanta gestiunea profesionala a informatiilor in secretariat si ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica moderna de comunicatie birotica.ECHIPAMENTE DE BIROU PROCESOARELE DE TEXTEPosedand functii suplimetare, posibilitate de memorare superioara si ecrane tip LCD ce permit afisarea simultana a mai multor randuri, procesoarele de texte pot suplini cu succes PC-urile in activitatile de birotica generala. Prin dischetele 3,5 posibilitatea de memorare devine practic nelimitata si creste gradul de compatibilitate si conectivitate la calculatoare.La preturi destul de accesibile, procesoarele de texte pot constitui astfel o alternativa pentru multe firme sau birouri care nu au inca posibilitatea de achizitionare a unor echipamente informatice, permitand elaborarea facila a unor documente estetice si profesionale.

INTEGRAREA PRODUSELOR DE BIROU SIREALIZAREA DE DOCUMENTE INTEGRATEDaca modul de functionare al unor masini ca imprimanta, scanner-ul, fax-ul, telefax-ul este cunoscut celor mai multi dintre noi, mai putin cunoscut este faptul ca exista tehnologii care reunesc intr-o singura masina toate aceste functii si care prezinta in plus alte facilitati. Producatorii de software si hardware din lumea intreaga isi indreapta deja atentia asupra unor tehnologii digitale:crearea; prelucrarea si transmiterea informatiilor.Dupa ce PC-urile au fost introduse si dupa ce retelele locale de calculatoare s-au raspandit tot mai mult, a aparut ideea biroului fara hartie. Dar atata timp cat cele mai multe activitati dintr-un birou presupun folosirea hartiei, ideea pare nerealista. Micrograficele digitalizate imbratisaza ideea eliminarii hartiei, si vor deveni o componenta integrala a documentului de management.Un produs integrat de birou este o masina care detine imprimanta laser, fax, scanner, copiator cu toate facilitatile si de dimensiuni cat mai reduse.Caracteristicile standard sunt: o rezolutie de 400 pct./inch pentru aplicatii cu imprimanta, 256 de gradatii pentru culori, viteza de copiere de 30 de pagini peminut, controlul expunerii, reductor de magnetism si doua casete de hartie de 500 de pagini capacitate. La acestea se vor adauga optional un disc optic pentru incarcareasi stocarea sistemului si o unitate automata de copiere de 50 de pagini. Nu inseamna ca masina ocupa spatii relativ mici, ceea ce ar face-o unica, dar compactarile sale sunt un mare avantaj pentru birourile mici.Aceasta tehnologie aparuta permite utilizatorilor sa creeze, sa prelucreze si sa transmita informatii intr-un flux digital uniform, continuu. Interfata si software-ul special permit imbinarea electronica a telefonului, procesorului vocal, postei si a imaginilor video.Un birou integrat permite utilizatorilor sa creeze documente, sa produca copii pentru distribuire in interior, sa le plaseze intr-o retea locala de comunicatii sau intr-o retea larga de comunicatii, fara a folosi fax-ul si, in final, sa le inregistreze pentru referiri viitoare.

ECHIPAMENTE si INSTALATII TELEFONICETelefon fara fir un telefon care poate fi purtat de utilizator oriunde, pe raza unei distante date fata de ansamblul de baza. Functioneaza prin radio transmisie intre receptorul fara fir si ansamblul de baza, iar alimentarea receptorului este asigurata de baterii care sunt reancarcate ori de cate ori receptorul este asezat pe ansamblul de baza.Telefon cu difuzor un dispozitiv care permite utilizatorului sa dea si sa primeasca telefoane fara sa tina receptorul. Este util si pentru conferinte cu participare restransa, deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care a chemat, iar cele care participa la conferinta pot raspunde.Telefon mobil un mijloc de a comunica rapid cu colegii si clientii cand acestia se deplaseaza.Robot telefonic dispozitiv folosit pentru a raspunde la telefon, prezentand un mesaj preinregistrat si inregistrand mesajul primit.Fax(telegrafie faximil)-echipament care foloseste reteaua telefonica pentru a transmite, in decurs de cateva minute, orice forma de material imprimat, dactilografiat sau scris de mana, desene sau scheme si fotografii de la o localitate in alta in aceeati tara sau in strainatate. Copiile documentelor pot fi transmise la orice distanta cu precizie maxima, prin combinarea vitezei telefonului cu facilitatea de reproducere a copiatorului de birou.FOLOSIREAINTERNET-ULUI in SECRETARIAT

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru de la sine inteles. Posibilitatile de utilizare indica ce potential poseda Internet-ul si pentru munca asistentelor manageriale.Posibilitatile de aplicare sunt deja multiple in present, paleta sa extinzandu-se de la serviciile informationale, la prestarile de servicii si pana la tele-cumparaturi. in general, accesul la Internet este interesant pentru multi utilizatori pentru ca ofera informarea si comunicarea globala.Pentru a putea lucra pe Internet trebuie indeplinite conditiile prealabile pentru acces. Dotarea minima pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de comunicare. Pe langa telefon si computer care se gasesc in present la fiecare loc de munca de secretariat in forma cea mai simpla de utilizare este suficienta conexiunea prin modem. Pentru a putea rula aplicatii extinse, trebuie sa existe capabilitatea multi-media.Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul asa-numitilor Provider (furnizori) sau prin serviciile on-line. Pentru a putea folosi unul din serviciile on-line, pe langa dotarea cu echipamente (modem sau ISDN) mai este nevoie si de pachete de programe corespunzatoare pentru acces. De regula, acestea sunt puse la dispozitie de ofertanti, dupa abonare.Folosirea Internet-ului in secretariat se impune nu numai pentru propria aprovizionare de date, ci si pentru sprijinirea alimentarii cu informatii a cadrelor de conducere. De obicei, bancile de date externe sunt specializate pe domenii profesionale. Din punct de vedere al continutului, in present predomina informatiile economice, de exemplu informatiile despre piete si despre ramurile economice, datele despre firme, informatiile financiare si statisticile economiilor nationale. Alte domenii principale sunt informatiile din domeniul tehnicii (constructii de masini, electrotehnica etc.), din stiintele naturale (chimie, medicina, informatii despre materiale), ca si altele (date de presa etc.).In principiu, informatiile pot fi procurate prin intermediul oricarui serviciu Internet, in acestea existand aproape orice se poate imagina. Dar gasirea celor cautate este dificila si dureaza mult, intrucat noile informatii introduse in Web nu sunt anuntate nici unui for central. Deci nu exista nimeni care sa aiba o privire de ansamblu asupra cantitatilor mereu mai mari de date.