APROBATE PRIN ORDINUL PROCURORULUI GENERAL NR. 320 din 24.12.2004

I n s t r u c ţ i u n i

privind ţinerea lucrărilor de secretariat

şi arhivă în Procuratura Generală

I. Dispoziţii Generale

1.1. Prezentele Instrucţiuni au fost întocmite în conformitate cu standardele prevăzute de Hotărîrea Guvernului nr. 618 din 5.10.93 şi determină cerinţele de bază faţă de organizarea lucrărilor de secretariat în Procuratura Generală.

1.2. Instrucţiunile se referă la documentele oficiale cu excepţia celor secrete. Modul de întocmire şi păstrare a documentelor secrete se stabileşte prin

instrucţiuni speciale. 1.3. Documentele create în Procuratura Generală constituie proprietatea

statului şi se întocmesc în conformitate cu cerinţele legislaţiei în vigoare a Republic ii Moldova şi standardele stabilite prin hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.93, şi de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

1.4. Prezentele Instrucţiuni reglementează modul de primire, evidenţă, perfectare, multiplicare a documentelor, sistematizare, expediere, ordonare, păstrare, pregătire pentru predarea la arhivă, stabileşte regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi sunt reflectate în 3 compartimente separate.

1.5. Exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale Procuraturii Generale, este pusă în sarcina secţiei generale a Procuraturii Generale.

1.6. Răspunderea pentru organizarea şi ţinerea corectă a lucrărilor de secretariat, precum şi pentru păstrarea în stare perfectă a documentelor o poartă conducătorii respectivi al subunităţilor.

1.7. Persoana responsabilă pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în temenele stabilite, informează conducătorul privitor la rezolvarea acestora, familiarizează personalul cu documentele. Drepturile şi obligaţiile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute de Regulamentul secţiei.

1.8. Organizarea şi conducerea metodologică a lucrărilor de secretariat se pune în sarcina secţiei generale a Procuraturii Generale RM.

1.9. Executantul, şeful de secţie, sînt obligaţi să ia măsuri necesare pentru a reduce volumul corespondenţei oficiale, evitînd emiterea unor documente în probleme ce pot fi soluţionate verbal sau direct;

1.10. Şeful secţiei generale în comun cu consultantul secţiei generale sînt obligaţi:

- să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul de păstrare a documentelor de arhivă atît în Procuratura Generală, cît şi în procuraturile teritoriale şi specializate;

- să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat,

- să contribuie la raţionalizarea şi automatizarea tehnicii lucrărilor de secretariat;

- să asigure încunoştiinţarea noilor angajaţi cu structura Procuraturii Generale, a organelor procuraturii şi cu prezentele Instrucţiuni.

1.11. Cerinţele şi propunerile şefului secţiei generale, referitoare la probleme, privind lucrările de secretariat aprobate de conducerea Procuraturii Generale, sînt obligatorii pentru toţi lucrătorii organelor procuraturii şi pot fi anulate de către Procurorul General, adjuncţii săi sau de şeful Aparatului Procurorului General.

1.12. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane responsabile pentru ţinerea lucrărilor de secretariat, care asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în termenele stabilite, informează conducerea privitor la rezolvarea acestora, familiarizează personalul cu documentele normative şi metodice ce ţin de domeniul dat. Drepturile şi obligaţiile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute de Regulamentul secţiei generale, fişele de post ale lucrătorilor secţiei generale, de regulamentul arhivei Procuraturii Generale.

1.13. Funcţionarii încadraţi poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză, pentru integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Pierderea documentelor este anunţată imediat conducerii subdiviziunilor structurale.

1.14. Este interzisă divulgarea conţinutului documentelor de serviciu. De acestea pot lua cunoştinţă doar persoanele îndreptăţite să le cunoască în virtutea funcţiei deţinute sau în legătură cu executarea misiunilor de serviciu. Iniţierea altor persoane în conţinutul acestor documente, transmiterea către acestea a datelor şi informaţiilor cu caracter de serviciu, difuzarea în mass-media, folosirea documentelor de serviciu în rapoarte, lecţii şi luare de cuvînt se admite doar cu aprobarea conducerii Procuraturii Generale. Accesul la informaţiile conţinute în documentele create de organele procuraturii se permite în conformitate cu prevederile articolelor 211, 212, 213, 214 Cod procedură penală, cu Legea privind accesul la informaţie 982 XV din 11.05.00.

1.15. Specialiştii principali, specialiştii coordonatori, specialiştii, dactilografele etc., execută nemijlocit lucrările de secretariat în Procuratura Generală.

1.16. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, specialiştilor, primirea – predarea dosarelor şi a documentelor în curs de rezolvare se efectuează prin întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează la serviciul de secretariat al subdiviziunii respective, conform ordinului Procurorului General nr.227/22 din 25.10.04.

II. Reguli de întocmire a documentelor organizatorice,

de dispoziţie

2.1. Elementele constitutive ale documentului 2.1.1. La întocmirea şi perfectarea documentelor este necesar să se respecte

regulile ce asigură valabilitatea lor, executarea şi găsirea operativă, posibilitatea prelucrării acestora cu ajutorul mijloacelor tehnice, calitatea întocmirii lor ca purtătoare de informaţie.

2.1.2. La întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţiei se folosesc următoarele elemente:

1. Stema de stat a ţării; 2. Emblema procuraturii; 3. Codul, conform clasificatorului întreprinderilor, organizaţiilor şi

instituţiilor; 4. Codul formei documentului, conform Clasificatorului documentaţiei de

administrare; 5. Denumirea Procuraturii Generale; 6. Denumirea subdiviziunii structurale, 7. Codul de telecomunicaţii, adresa, poştală şi telegrafică, numărul de

telex, numărul telefonului; 8. Titlul documentului; 9. Data; 10. Codul; 11. Referinţa la codul şi data documentului intrat; 12. Locul întocmirii; 13. Menţiunea accesibilităţii reduse; 14. Adresa destinatarului; 15. Menţiune de aprobare; 16. Rezoluţia; 17. Obiectul; 18. Menţiunea de control; 19. Textul; 20. Menţiunea de prezenţă a anexei; 21. Semnătura; 22. Menţiune de coordonare; 23. Vizele; 24. Ştampila; 25. Menţiune de certificare a copiei, 26. Numele de familie a executorului şi numărul lui de telefon, 27. Menţiunea despre executarea documentului şi repartizarea lui la dosar; 28. Menţiunea de înregistrare. În procesul întocmirii şi perfectării actelor componenţa elementelor poate fi

completată în funcţie de destinaţie a lor.

2.2. Blanchetele documentelor Actele oficiale, de regulă, se întocmesc pe blanchete, care conţin numărul

stabilit de elemente obligatorii şi se amplasează într-o ordine determinată de Regulile de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr. 618 din 05.10.1993.

2.2.1. Blanchetele documentelor trebuie să includă toate elementele necesare în ordinea stabilită de prezentele reguli.

2.2.2. Se stabilesc două tipuri de blanchete: blancheta pentru scrisori şi blancheta generală pentru alte documente organizatorice şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc). Se imprimă tipografic blanchete numai la cele tipuri de documente, numărul cărora depăşeşte cifra de 200 pe an.

2.2.3. Sînt stabilite două tipuri de blanchete pe hîrtie format : A4 - (97 x 210 mm) şi A5 -(210 x 148 mm). Pentru fiecare tip de blanchetă se stabilesc două variante de amplasare a

elementelor: unghiulară şi longitudinală. 2.2.4. Blanchetele documentelor cu elemente imprimate tipografic se

tipăresc în limba de stat şi în limba rusă, iar în localităţile cu populaţie găgăuză – în limbile de stat, găgăuză sau rusă.

Elementele amplasate longitudinal se imprimă în limba de stat în partea stîngă a blanchetei, iar în dreapta – în limba găgăuză sau rusă.

Elementele amplasate unghiular se imprimă în limba de stat, iar mai jos – în limbile găgăuză sau rusă.

Elementele se plasează în centru (începutul şi sfîrşitul fiecărui rînd al elementului începe de la extrema stînga a spaţiului rezervat pentru elemente).

2.2.5. Pe blanchetele cu elementele plasate pe flanc, Stema de Stat se amplasează în partea de sus, la mijloc deasupra denumirii unităţii, iar pe blanchetele cu elementele plasat pe centru – în centru, în partea de sus.

Dimensiunile Stemei de Stat nu trebuie să depăşească 20 mm. 2.2.6. Denumirea unităţii (completă, prescurtată sau abreviată) a organelor

ierarhic superiore, precum şi a subdiviziunilor structurale trebuie să corespundă denumirii atestate în actele juridice respective.

2.2.7. Blancheta scrisorii conţine următoarele elemente: „Codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de telefon, telefax, telex, numărul contului bancar”, „Data”, „Indicele”, „Referinţă la indice şi data documentului de intrare ”(Anexa 1).

2.2.8. Blancheta generală conţine următoarele elemente: „Data”, „Indicele”, „Locul întocmirii sau editării”(Anexa 2).

2.2.9. Blanchetele se tipăresc cu caractere sau corpuri de literă de la 6 pînă la 16.

Pentru elementul „Denumirea organizaţiei” se admite utilizarea corpului de literă de la 6 pînă la 24.

2.2.10. Blanchetele trebuie să conţină următoarele dimensiuni ale marginilor:

din stînga – 30 mm; de sus – nu mai mică de 10 mm; din dreapta – nu mai mică de 8 mm; de jos – 10 mm. Dacă documentul este tipărit pe ambele părţi ale filei, dimensiunea marginii

din stînga trebuie să fie de cel puţin 8 mm, iar a celei din dreapta – 30 mm. Dimensiunile marginii de sus şi de jos rămîn neschimbate.

2.2.11. Blanchetele se tipăresc pe hîrtie albă sau pe hîrtie de culoare deschisă, cu vopsea de culoare închisă, ce face posibilă multiplicarea documentului cu ajutorul mijloacelor poligrafice operative.

2.2.12. La imprimarea documentelor constituite, baza rîndurilor învecinate se plasează la distanţa celui mai mic interval de rînd.

2.2.13. Semnele respective ale marginii şi ale altor elemente se marchează pe formular în formă de colţişoare sau alte semne convenţionale. Se permite marcarea semnelor pentru fălţuire şi perforare.

2.2.14. Actele emise de două sau mai multe organe nu se întocmesc pe blanchete, ci pe hîrtie de scris.

2.3. Prezentarea elementelor obligatorii în acte. Elementele obligatorii se plasează pe acte conform Regulilor de întocmire a

documentelor organizatorice şi de dispoziţie, aprobate prin Hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993

2.3.1 Stema de Stat a Republicii Moldova Stema de Stat se plasează în partea de sus a blanchetelor unităţilor, cărora în

conformitate cu legislaţia Republicii Moldova li se acordă dreptul de a avea ştampile cu imaginea Stemei de Stat.

2.3.2 Denumirea unităţii – autorul actului Denumirea unităţii se indică complet, în corespundere cu regulamentul-tip

aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.618 din 05.10.1993. Abrevierea denumirii se indică numai după denumirea completă. 2.3.3 Datarea documentului Toate documentele se datează obligatoriu. Data documentului se consideră

cea a semnării, aprobării lui. Data o indică persoana ce semnează sau aprobă documentul.

Documentele întocmite de cîteva unităţi vor purta data semnării ultimei unităţi.

Standardul stabileşte două metode de aplicare a datei: tradiţională – prin cuvinte şi cifre (de exemplu, 1 septembrie) şi netradiţională - prin trei perechi de cifre arabe (21.11.90), prima pereche indică data, a doua – luna, a treia – anul. Dacă

data sau luna sînt exprimate prin cifre, formate dintr-un singur număr, înaintea lor se adaugă cifra zero: 01.09.04.

În scrisorile oficiale, ordine, procesele verbale şi alte documente, care conţin date cu caracter financiar, la scrierea datei se foloseşte metoda de cuvinte şi cifre: 5 mai anul 1990 sau 5 mai 1991.

2.3.4 Semnarea documentului Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el

trebuie certificat. Modalităţile principale de certificare sînt semnarea şi aprobarea. Documentele expediate în organele ierarhic superioare sînt semnate de către

conducătorul unităţii, iar în lipsa lui – de către persoana care îl înlocuieşte. Se semnează ca regulă, primul exemplar al documentului. Dacă documentul nu e scris pe formular, atunci în componenţa denumirii

funcţiei în elementul „semnătura” este inclusă şi denumirea unităţii. Nu se admite semnarea documentelor cu punerea unei bare înaintea funcţiei.

Pe documentele, care cer o legalizare deosebită a autorităţii lor, se aplică ştampila cu imaginea Stemei de Stat. Ea se aplică pe documentele cu caracter economico-financiar, certificate, adeverinţe, regulamente, carnete de muncă, procese-verbale de constatare, precum şi în alte cazuri necesare.

Amprenta ştampilei trebuie să cuprindă denumirea funcţiei şi semnătura personală.

Dacă documentul e dactilografiat pe blanchetă, denumirea funcţiei semnatarului e redată prescurtat. De exemplu:

Procurorul de secţie semnătura Ion Puică La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţia

persoanelor ce au întocmit documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul comisiei. De exemplu:

Preşedintele Comisiei semnătura Ion Ţîra Membrii Comisiei (semnătura membrilor

comisiei, prenumele şi numele lor de familie în ordine alfabetică).

2.3.5. Coordonarea documentului 2.3.5.1.Pentru verificarea utilizării unor documente, corespunderii lor cu

legislaţia şi actele juridice în vigoare se recurg la coordonarea documentelor.

Coordonarea documentelor se efectuează cu subdiviziunile structurale, cu persoane concrete, precum şi cu unităţile subordonate şi nesubordonate.

2.3.5.2. Coordonarea internă se realizează de obicei, prin vizarea proiectului de către persoanele oficiale.

Viza constă din semnătură, descifrarea ei şi data vizării. Dacă e necesar, se indică funcţia semnatarului. Obiecţiile, completările se scriu pe o foaie de hîrtie aparte, iar în textul vizei se face remarca: „Amendamentele se anexează”.

2.3.5.3.Coordonarea documentelor externe se face prin parafa respectivă pe recto documentului, mai jos de elementul „semnătura” cu indicarea cuvîntului „COORDONAT”, denumirea funcţiei persoanei care coordonează documentul, (inclusiv denumirea unităţii), semnătura personală, numele, prenumele şi data.

2.3.6 Aprobarea documentului Parafa de aprobare este constituită din cuvîntul „APROB” (se scrie cu

majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele sau două puncte), denumirea funcţiei persoanei oficiale ce aprobă documentul, semnătura personală, numele, prenumele şi data. De exemplu:

APROB

Procurorul General Semnătura Ion Vasilache

17.02.2004 La aprobarea documentelor prin hotărîre, ordin, proces-verbal, parafa de

aprobare este compusă din cuvîntul „APROBAT” la cazul nominativ, data şi numărul lui. De exemplu:

APROBAT Ordinul Procurorului General 20.04.93 nr.76 sau APROBAT Procesul-verbal al Colegiului Procuraturii Generale 15.03.93 nr.4

Parafa de aprobare se plasează în partea dreaptă de sus a documentului. 2.3.7. Rezoluţia În rezoluţie se dau indicaţii privind rezolvarea documentului.

Rezoluţia se plasează în partea dreaptă, sus, sub elementul „adresa”, paralel textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite, atunci se admite plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a documentului, cu excepţia marginilor.

Plasarea rezoluţiei pe text este interzisă. Se admite redactarea rezoluţiei pe o filă aparte. 2.3.8.Adresa documentului

2.3.8.1.La expedierea documentelor este necesar să se respecte următoarele

cerinţe: documentele sunt adresate unităţilor, subunităţilor lor structurale sau unei persoane oficiale concrete.

2.3.8.2.Adresa destinatarului cuprinde: Denumirea unităţii căreia îi este destinată scrisoarea sau numele persoanei

destinatare, strada, numărul blocului, apartamentul, codul poştal, localitatea. De exemplu:

Dlui Ion Petcu 277001, Chişinău, str.Hînceşti, 12 bl.4 ap.3

2.3.8.3.Dacă documentul este adresat unei unităţi sau subdiviziuni fără a

indica o persoană oficială concretă, denumirea lor se scrie la cazul nominativ. De exemplu:

Comisariatul de poliţie al raionului Orhei Secţia urmărire penală

2.3.8.4.Dacă documentul este adresat unei persoane oficiale se indică numele

de familie şi prenumele însoţit de abrevierea dlui sau dnei, denumirea funcţiei la nominativ şi cea a unităţii la genitiv. De exemplu:

Dlui Nicanor Popa Ofiţer de urmărire penală Comisariatul de poliţie Orhei Secţia urmărire penală 2.3.8.5.În documentul adresat conducătorului unei organizaţii denumirea

acesteia e inclusă în componenţa denumirii funcţiei destinatarului. De exemplu:

Dlui Mihai Vodă Director al Fabricii de Bijuterii din Chişinău

2.3.8.6.În documentul expediat în mai multe organizaţii similare destinatarii se indică la general. De exemplu:

Procurorilor teritoriali şi specializaţi

Documentul trebuie să fie adresat la cel mult patru destinatari. Nu se indică cuvîntul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al

patrulea adresant. Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, este necesar

să fie alcătuită lista de expediere, iar pe fiecare document se indică numai un singur destinatar.

2.3.9. Titlul documentului

Titlul documentului trebuie să reflecte laconic conţinutul şi se scrie pe fiecare

document indiferent de tipul, conţinutul şi destinaţia acestuia. Titlul documentului se scrie cu majuscule. Executantul va reflecta în titlu conţinutul pe scurt al documentului („Cu privire la modificarea ...”, „Cu privire la anularea...”, Cu privire la

clasarea...”). Dacă documentul conţine cîteva probleme, titlul va constitui o generalizare. Nu se intitulează telegramele, comunicările, răspunsurile expediate

cetăţenilor şi toate documentele al căror text este scris pe hîrtie de formatul A5 , A6. 2.3.10. Paginarea documentelor

Standardul stabileşte, ca documentele întocmite pe două sau mai multe pagini

se numerotează începînd cu pagina a doua. Numărul paginilor trebuie plasat la intervalul de 10-15 mm în partea de sus a

paginii la mijloc, prin cifre arabe fără cuvîntul „pagină” şi semne de punctuaţie. 2.3.11 Anexe 2.3.11.1. Dacă documentul are anexe, remarcate în text, se indică numai

numărul de pagini şi numărul de exemplare, de exemplu: Anexă: Pe 4 pag. în 4 ex. 2.3.11.2. Dacă documentul conţine anexe care nu se indică în text,

denumirea lor trebuie enumerată cu indicarea numărului de exemplare a lor, de exemplu:

Anexe: 1. Planul de repartizare a tinerilor specialişti pe 3 pag. În 2 ex. 2. Informaţie cu privire la disciplina executorie în prima jumătate de

an pe 2 pag în 3 ex.

2.3.11.3. În caz că anexa nu se expediază pe toate adresele, indicate în document, menţiunea despre prezenţa acesteia se scrie în modul următor:

Anexă: pe 6 file în 2 ex. pe prima adresă. 2.3.11.4. La un număr mare de anexe se alcătuieşte un borderou separat, în

document după text se indică: Anexă: borderoul pe 17 pag.

2.4. Tipurile de acte normative în organele procuraturii

În conformitate cu documentele normative în vigoare în activitatea organelor

procuraturii se emit şi se adoptă următoarele acte administrative de bază: 1. Regulamente 2. Instrucţiuni 3. Ordine 4. Indicaţii 5. Hotărîri 6. Dispoziţii 7. Procese-verbale 8. Indicaţii metodice În afară de aceasta se întocmesc note informative, rapoarte speciale, scrisori,

avize, adeverinţe, certificate, delegaţii, procure, dări de seamă, rapoarte.

III. Cerinţe faţă de textele documentelor Textul este elementul principal al documentului. 3.1. La pregătirea textului documentului trebuie să fie respectate următoarele

principii: - conţinutul obiectiv; - expunerea neutră şi concisă; - informaţie completă; - tipizarea expunerii; - standardizarea termenilor. 3.2. Volumul documentului în care este aprobată o singură chestiune, nu

poate depăşi două pagini, conţinînd informaţia exhaustivă. 3.3. Textele documentelor organizatorice şi de dispoziţie se întocmesc în

formă de chestionar, tabele, text coerent, precum şi în formă combinată a acestora. 3.4. La alcătuirea textelor sub formă de chestionar indicii se exprimă prin

substantiv la cazul nominativ sau prin îmbinări cu verb la persoana a doua, numărul plural, timpul prezent sau trecut „au fost”, „s-au aflat”, „aveţi”, „posedaţi”. Caracteristicile, exprimate prin cuvinte trebuie să fie coordonate cu denumirea indicilor.

3.5. Rubricile şi rîndurile tabelelor trebuie să conţină titluri, exprimate prin substantive la cazul nominativ. Subtitlurile rubricilor tabelului trebuie să fie coordonate cu titlurile.

Dacă tabelul e tipărit pe mai multe pagini, rubricile tabelului se numerotează şi pe paginile următoare se tipăresc numai numerele rubricilor. Modul de completare a tabelului este reflectat în anexa 3.

3.6. Textul continuu coerent, ce conţine mai multe hotărîri sau concluzii, trebuie să fie sistematizat pe capitole şi puncte numerotate cu cifre arabe.

3.7. Documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţii (regulament, instrucţiune), precum şi cele ce conţin descrierea sau atestarea faptelor (procesul-verbal, certificatul) sînt redactate la persoana a treia, numărul singular sau plural („secţia exercită funcţiile”, „din componenţa asociaţiei fac parte”, „comisia a stabilit”).

3.8. Redactarea scrisorilor se face: - la persoana întîi numărul plural („expediem spre examinare”, „rugăm să ne

expediaţi”), - la persoana a treia numărul singular ( Procuratura Generală consideră

posibil de ....”). 3.9. Revistele, memoriile, notele informative şi alte documente de acest tip,

care cuprind un cerc de probleme legate reciproc, se întocmesc pe cel mult 6-8 pagini dactilografiate.

Nu se admite aprobarea în acelaşi document a diferitor probleme, nelegate între ele.

3.10. În documentul alcătuit în baza unei legi, unui decret se indică autorul, denumirea, data, numărul şi titlul acestui document.

3.11. În scrisoare, în alt document aferent plîngerii, dosarului (cu excepţia scrisori de însoţire), trimis procuraturii se indică în mod obligatoriu numele, prenumele petiţionarului şi al persoanei în dosarul căreia este depusă plîngerea , precum şi localitatea unde a fost săvîrşită infracţiunea.

3.12. Răspunsurile în scris privind rezultatele soluţionării documentelor în organele procuraturii sînt întocmite de regulă, în limba în care sînt aceste documente.

3.13. Se admite întocmirea răspunsurilor simple la unele tipuri de scrisori emise de procuratură. De exemplu, la cele privind prezentarea unei scurte informaţii, expedierea dosarului, documentelor aferente procedurii în supraveghere. Răspunsurile se scriu de mînă pe verso scrisorii de solicitare, fără a se indica adresa destinatarului şi se trimit expeditorului alăturat dosarului sau materialului solicitat. În fişa de înregistrare, în procedura de control se fac menţiunile de rigoare.

Atunci cînd se expediază procedura de control, în mapa în care acesta se păstrează, se pune o fişă înlocuitoare în care se indică aceleaşi date.

3.14. Se admite divizarea textului documentelor (instrucţiunilor, dispoziţiilor etc.) pe compartimente, subcompartimente conform prescripţiilor standardului de stat.

3.15. Corespondenţa referitoare la expedierea de plîngeri în alte organizaţii, în procuraturile teritoriale poate fi întocmită pe formulare sau cărţi poştale cu text standard, tipărite.

3.16. Persoana care a întocmit documentul poartă răspundere pentru oportunitatea, exhaustivitatea, autenticitatea informaţiei, conţinutul documentului pregătit.

Numele persoanei care a întocmit documentul şi telefonul acestuia se plasează pe recto sau, în lipsa de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, în colţul stîng de jos.

De exemplu: Josu 234-351 IV. Cerinţele faţă de forma documentelor

„ 4.1.Textele documentelor se tipăresc pe blanchete de formatul A4 la interval

de 1 rând cu caractere „Times New Roman” mărimea 14. Se admite tipărirea la alte intervale cu alte caractere doar în cazurile de

pregătire a documentelor pentru imprimare tipografică sau la cererea expresă a unor persoane juridice.”

(Pct.4.1 este în varianta ordinului nr.319/9 din 24.11.2006) 4.2. Elementele (cu excepţia textului) compuse din cîteva rînduri se tipăresc

la interval de un rînd. Părţile componente ale elementelor „Destinatarul”, „Parafa aprobării”, „Parafa coordonării” se tipăresc la intervale de 1,5 – 2 rînduri.

De exemplu: COORDONAT 1,5 rînduri Procurorul ,şeful direcţiei 2 rînduri Semnătura Ion Chirtoacă 4.3. Elementele documentului se tipăresc la intervalul de 2-3 rînduri. 4.4. Denumirea tipului se tipăreşte cu majuscule. 4.5. Numele şi prenumele în elementul „Semnătura” se tipăreşte la nivelul

ultimului rînd al denumirii funcţiei. 4.6. Lungimea maximală a elementelor alcătuite din mai multe rînduri este de

28 semne. În cazul cînd textul depăşeşte 150 semne (5 rînduri) el se prelungeşte pînă la

limita marginii din dreapta. La sfîrşitul titlului nu se pune punct. 4.7. În cazul cînd textul documentului conţine note sau trimiteri la

documentul, în baza căruia a fost emis, cuvintele „Notă” şi „” În baza se tipăresc de la poziţia „0”, iar textul ce se referă la ele – la nivel de un rînd.

4.8. La întocmirea documentelor pe două şi mai multe pagini cea de-a doua, precum şi următoarea trebuie numerotate.

V. Prescripţii de întocmire şi perfectare a unor tipuri de acte administrative 5.1. Ordinul 5.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din două părţi: de constatare şi

de decizie (anexa nr.4). În partea de constatare se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, în partea de dispoziţie se enumeră acţiunile preconizate.

Dacă ordinul se emite în baza unui document respectiv al organului ierarhic superior, în partea de constatare trebuie indicate: denumirea, numărul, data şi titlul acestui document.

5.1.2. Partea de dispoziţie a ordinului începe cu cuvîntul „ORDON”, care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul din aliniat la 2 intervale mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte, ce se numerotează cu cifre arabe.

Fiecare punct trebuie început cu indicarea executantului concret; subdiviziunea structurală sau persoana oficială.

În continuare se expun acţiunile prevăzute, exprimate printr-un verb la infinitiv, şi se indică termenul rezolvării.

5.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale interesate, iar în cazul necesar – cu organizaţiile şi unităţile implicate. Viza de coordonare se aplică pe primul exemplar al proiectului.

Pînă la semnare proiectul de ordin se vizează de secţia juridică. În proiectul definitivat rectificări poate face numai Procurorul General sau

interimul său. 5.1.4. După semnare de către Procurorul General sau interimul său ordinele

se înregistrează în registru cu atribuirea unui număr de ordine. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. La numărul ordinului referitor la personal, după număr se adaugă litera „p”. 5.2. Indicaţia 5.2.1. Indicaţia se emite, de regulă, în problemele cu caracter metodico-informativ sau de organizare a executării ordinelor, instrucţiunilor şi altor acte administrative.

5.2.2. Indicaţia este semnată, de regulă, de către adjuncţii conducătorilor sau de conducătorii subdiviziunii structurale în cadrul competenţei acestora.

5.2.3. Partea de dispoziţie începe cu cuvintele „se propune”, „se obligă”. 5.2.4. Indicaţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. 5.3. Hotărîrea 5.3.1. La pregătirea proiectelor de hotărîre e necesar: - să se studieze şi să se analizeze minuţios toate documentele ce se referă la

proiectul de hotărîre care urmează a fi elaborat;

- să se ia cunoştinţă de hotărîrile anterioare privitoare la chestiunea dată; - să fie antrenaţi, în caz de necesitate, în elaborarea proiectului de hotărîre

specialiştii respectivi. 5.3.2. Textul hotărîrii trebuie să fie laconic, cu formulări clare, să fie alcătuit

din două părţi: partea de constatare şi cea de decizie. 5.3.3. În partea de constatare se descriu cauzele adoptării hotărîrii, scopul şi

sarcinile acţiunilor preconizate. Dacă drept bază pentru adoptarea hotărîrii a servit un document al organelor superioare ale statului, atunci în partea de constatare se indică denumirea, numărul, data şi titlul documentului.

Partea de constatare poate să lipsească în cazul cînd acţiunile preconizate nu au nevoie de explicare.

5.3.4. Partea de decizie trebuie să înceapă cu cuvintele „Colegiul Procuraturii”, fiind urmate de cuvîntul „A HOTĂRÎT ”, „HOTĂRĂŞTE”, care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul.

Partea de decizie se expune pe puncte, dacă hotărîrea preconizează mai multe măsuri cu caracter diferit. Acţiunile de acelaşi fel pot fi enumerate într-un singur punct (în aliniate aparte).

Punctele hotărîrii se numerotează cu cifre arabe. În caz de necesitate, punctele se despart în subpuncte. Numărul punctului trebuie să conţină numărul punctului şi numărul de ordine a subpunctului, separate prin punct. De exemplu: 1.1; 1.2; 3.1; 3.2.1.

În calitate de executanţi sînt indicate direcţiile, secţiile. Serviciile, după caz. Persoana oficială se indică în calitate de executant numai în cazul cînd rezolvarea sarcinii e pusă în seama unei persoane concrete. În asemenea cazuri se scrie denumirea completă a funcţiei, numele şi prenumele persoanei în cauză.

În ultimul punct al părţii de decizie se indică subdiviziunea structurală sau persoana oficială, în seama căreia este pus controlul îndeplinirii hotărîrii.

De exemplu: „Controlul asupra rezolvării prezentei hotărîre se pune în sarcina... ”.

5.3.5. Hotărîrilor li se atribuie un număr format din numărul procesului-verbal al şedinţei, urmat de numărul de rînd al hotărîrii din ordinea de zi a şedinţei separat prin bară (de exemplu 15/3, 16/11).

5.3.6. Se interzice introducerea rectificărilor în textul original al hotărîrilor adoptate.

În cazul cînd în hotărîre se atestă greşeli, despre aceasta este informat semnatarul.

5.3.7. Copiile de pe hotărîre se fac numai cu permisiunea Procurorului General şi adjuncţilor lui.

Chestiunea privind publicarea anumitor hotărîri este de competenţa conducerii Procuraturii Generale.

5.4. Dispoziţia 5.4.1. Dispoziţia, de regulă, trebuie să fie alcătuită dintr-o singură parte de

dispoziţie.

Partea de constatare este, de fapt partea introductivă a frazei şi începe cu formulări de tipul „în conformitate cu”, „în scopul”, „în vederea realizării”. În aşa caz partea de dispoziţie trebuie separată de partea de constatare prin aliniat.

5.4.2. Partea de bază a dispoziţiei trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate. Acţiunea se exprimă printr-un verb la infinitiv: a obliga, a indica, a aproba, a propune etc.

5.4.3. Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic (anexa nr.5) prin bară cu numărul de cod al subunităţii, care a emis-o.

5.5. Procesul-verbal Procesele-verbale sînt de trei feluri: proces-verbal al şedinţei (operative, a

Colegiului), proces-verbal de constatare, proces-verbal de predare-primire(anexa 6). Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe blanchete generale sau

formulare tipizate. Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. 5.5.1. Procesul-verbal al şedinţei

5.5.1.1. Procesul –verbal al şedinţei se întocmeşte de către persoane

însărcinate cu redactarea lor (anexa 7). 5.5.1.2. Procesul-verbal al şedinţei are următoarea structură: - titlul, cu indicarea felului şedinţei şi data ei; - menţiuni prealabile; - ordinea de zi; - redarea discuţiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvîntul şi a

ideilor, opiniilor şi propunerilor prezentate; - deciziile luate; - semnăturile. 5.5.1.3.Titlul procesului-verbal este alcătuit din denumirea subdiviziunii

structurale sau al organului colegial. 5.5.1.4. La menţiuni prealabile se indică numele şi prenumele preşedintelui şi

secretarului, în ordine alfabetică – ale membrilor cu indicarea denumirii subdiviziunii, pe care o reprezintă, ordinea de zi, cu enumerarea chestiunilor ce vor fi examinate, urmate de numele şi funcţiile raportorilor şi coraportorilor.

5.5.1.5. Ordinea de zi cuprinde totalitatea chestiunilor ,care urmează să fie discutate în şedinţă, numele şi funcţia raportorilor.

5.5.1.6. Textul procesului-verbal al şedinţei se întocmeşte în baza înregistrărilor (stenografice, magnetice etc.), efectuate în timpul şedinţei, precum şi pe baza materialelor (tezelor, rapoartelor, cuvîntărilor, proiectelor, deciziil or etc.) prezentate în cadrul şedinţei.

5.5.1.7. Consecutivitatea expunerii problemelor discutate trebuie să coincidă cu cea din ordinea de zi.

5.5.1.8. Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal trebuie să conţină următoarele componente: „S-A EXAMINAT”, „AU LUAT CUVÎNTUL”, „S-A HOTĂRÎT” scrise cu majuscule.

5.5.1.9. Înaintea cuvîntului „S-A EXAMINAT”, se indică numărul punctului din ordinea de zi. În rîndul următor (din aliniat) se indică prenumele, numele şi funcţia raportorului.

5.5.1.10. Dacă este prezentat un raport scris, conţinutul raportului nu se expune în procesul-verbal. În acest caz după numele şi prenumele raportorului se menţionează: „raportul se anexează”.

Cuvîntul „S-A EXAMINAT” nu se repetă înaintea expunerii textului cuvîntării coraportorului.

5.5.1.11. Compartimentul procesului-verbal „AU LUAT CUVÎNTUL” se perfectează la fel ca şi compartimentul „S-A EXAMINAT”.

5.5.1.12. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează decizia sau chestiunea discutată.

Formula „S-A HOTĂRÎT” trebuie să fie scrisă din aliniat, la două intervale mai jos de textul precedent, după care se pun două puncte. În continuare din aliniat se expune textul deciziei, hotărîrii pe puncte.

5.5.1.13. Procesele-verbale ale şedinţelor, de regulă, sînt semnate de preşedintele şi secretarul şedinţei.

5.5.2. Procesul – verbal de predare-primire Procesul –verbal de predare-primire are următoarea structură: - denumirea subdiviziunii în cadrul căreia se efectuează predarea-primirea; - titlul procesului-verbal de predare – primire; - data; - temeiul în baza căruia se face operaţiunea de predare – primire; - menţiuni în problema caracterului operaţiunii de predare-primire (temporar,

concediu de odihnă sau medical sau definitiv); - numele şi funcţia persoanelor care au participat la operaţiunea de predare-

primire - lista completă a dosarelor ce fac obiectul predării-primirii. Lista trebuie să descrie starea dosarelor predate-primite, gradul de uzare,

unităţile lipsă. În situaţia în care lista dosarelor predate-primite este sub formă de anexă, în procesul-verbal se menţionează prezenţa anexei.

- semnăturile precedate de cuvintele „a predat”, „a primit”, „a asistat”. 5.6. Scrisorile oficiale, telegramele, mesaje telefonice. 5.6.1. Scrisorile oficiale se întocmesc în pentru a expune un motiv (o

rugăminte), a răspunde la cerere, precum şi pentru a comunica unele informaţii. Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare

explicaţii privind modul de soluţionare a problemelor abordate în document sau redau scopul expedierii documentului anexat.

5.6.2. Textul scrisorii se compune, regulă, din două părţi legate logic între ele. În prima parte se prezintă faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru întocmirea scrisorii.

În partea a doua se formulează concluziile, propunerile sau rugămintea. 5.6.3. În caz de urgenţă scrisorile oficiale pot fi transmise prin fax sau poşta

electronică. 5.6.4. Indicarea datei, formularea titlului, notarea adresei, certificarea şi

semnarea scrisorii se face în conformitate cu regulile de întocmire, menţionate mai sus.

5.6.5.Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se redactează în două exemplare, adresa fiind notată ca şi la scrisori.

Menţiunea despre tipul telegramei (urgentă, cifrată etc.) se face înaintea adresei.

5.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă acesta nu denaturează conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul şi fără corectări. Semnătura se aplică din rînd nou.

5.6.7. Mesajul telefonic se foloseşte pentru transmiterea unor informaţii urgente prin telefon, de regulă, în raza oraşului, raionului sau republicii, de regulă, în cazul lipsei altor mijloace de comunicare operativă (fax, e-mail). La transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia, numele şi prenumele semnatarului, data şi ora cînd a fost transmis, numărul de telefon al subdiviziunii, persoanei, ce l-a transmis.

5.7. Note informative şi memorii

5.7.1. Textul notei informative şi a memoriului trebuie să fie alcătuit din

două părţi. În prima parte se expun faptele ce au servit drept motiv pentru elaborarea documentului, iar în a doua – concluziile şi propunerile autorului.

5.7.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota informativă sau în memoriu, trebuie inclusă în titlu. De exemplu: „Cu privire la starea criminalităţii în raionul ...pe semestrul 1 anul...”.

5.7.3. Notele informative şi memoriile se dactilografiază pe blanchetele generale, sînt semnate de către conducătorii acestora sau adjuncţii lor.

Notele informative şi memoriile cu caracter intern se dactilografiază pe hîrtie şi se semnează de alcătuitori.

VI. Reguli privind organizarea circulaţiei documentelor 6.1. Regulile generale de organizare a circulaţiei documentelor (OCD). OCD trebuie să corespundă următoarelor cerinţe : - circulaţia documentelor trebuie să fie exercitată operativ, cu un scop bine

determinat şi să se realizeze optimal. 6.2. Ordinea circulaţiei şi rezolvării documentelor de intrare. Dispoziţii

generale.

6.2.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la

verificarea corectitudinii livrării şi integrităţii corespondenţei, la fixarea faptului de intrare a documentului şi la pregătirea ei pentru a fi transmisă conform destinaţiei. Corespondenţa expediată greşit se reexpediază la adresa destinatarului indicat.

6.2.2. Toate plicurile se deschid cu excepţia celor cu menţiunea „personal” sau „confidenţial”. Adresările electronice se deschid, se înregistrează în arhiva electronică a Procuraturii Generale şi se imprimă pe hîrtie sau, după caz, se transmit spre executare în formă electronică.

Se controlează plenitudinea documentelor conţinute în plicuri şi în attachement-ul la cele electronice . Dacă se atestă deteriorări, lipsa documentului sau a anexei, precum şi necorespunderea numărului documentului, despre aceasta se comunică expeditorului.

De regulă, plicurile se distrug, cu excepţia cazurilor cînd adresa expeditorului sau timpul expedierii şi primirii documentului pot fi stabilite numai în baza plicului.

(Pct.6.2.2 este în varianta ordinului nr. 147/9 din 11.09.2008) 6.2.3. Pe toate documentele de intrare, în colţul drept de jos pe recto al primei

file se aplică parafa de înregistrare ce fixează data primirii documentului. 6.2.4. Documentele se clasifică de către şeful secţiei generale sau de

funcţionarii desemnaţi în acest scop, în documente înregistrabile şi neînregistrabile (vezi Anexa 8).

6.2.5. Documentele intrate, după înregistrarea lor pe fişe sau registre, în baza de date informaţională, după fixarea parafei de înregistrare, se transmit spre examinare conducerii. Documentele adresate unei persoane concrete se transmit, de regulă, direct acestei persoane.

6.2.6. Procurorului General i se transmit, de regulă, toate documentele din Preşedinţie, Parlament, Guvern, din organisme internaţionale, care conţin informaţii privind problemele vitale ale activităţii organelor procuraturii, rezolvarea cărora cere decizia Procurorului General, cît şi cele aferente personalului şi altele dispuse prin ordinul de repartizare a obligaţiilor. Celelalte documente se transmit adjuncţilor sau colaboratorilor desemnaţi în acest scop.

6.2.7. Documentele trebuie transmise spre examinare în ziua primirii lor. Telegramele, mesajele telefonice, mesajele electronice, fax-urile, şi alte acte urgente se transmit spre examinare şi rezolvare în primul rînd.

Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, dosare, ultimele se selectează şi se transmit conducerii împreună cu documentele primite sau cu nota informativă respectivă.

6.2.8. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate, conform cerinţelor expuse în punctul 2.3.7.

6.2.9. După examinarea lor de către conducerea Procuraturii Generale documentele se restituie şefului secţiei generale sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop pentru a înregistra textul rezoluţiei în fişa de înregistrare ,în baza de date şi pentru a fi luate în evidenţă, în caz de necesitate.

După aceasta se repartizează conform destinaţiei.

6.2.10. Documentele trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţiile ulterioare ale conducătorilor sînt necesare cînd ele concretizează ordinea rezolvării documentelor. Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît mai scurt, de regulă în ziua primirii documentului.

6.2.11. Responsabil de rezolvarea documentului este persoana nominalizată prima în rezoluţie. Responsabilul de rezolvare i se acordă dreptul de a-i convoca pe coexecutanţi.

6.2.12. Documentele rezolvate se transmit pentru a fi cusute la dosar în acele subdiviziuni sau acelor funcţionari, care întocmesc dosarele în problemele respective.

6.3. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire şi a celor interne în procesul pregătirii lor

6.3.1. Ordinea circulaţiei documentelor de ieşire include elaborarea, coordonarea, vizarea (cînd e necesar), semnarea (aprobarea), înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.

6.3.2. În scopul încunoştinţării şi coordonării prealabile, proiectul documentului poate fi multiplicat şi transmis concomitent la elaborarea lui.

6.3.3. Pînă la transmiterea documentului pregătit , executantul trebuie să verifice conţinutul lui, corectitudinea perfectării, prezenţa vizelor şi anexelor.

Documentul este prezentat spre semnare însoţit de materialele în baza cărora a fost elaborat.

6.3.4. Documentele de ieşire întocmite pe suport material trebuie să fie semnate.

Actele semnate se transmit pentru înregistrare şi expediere în ziua datării sau cel tîrziu în ziua următoare.

Actele întocmite pentru expediere în formă electronică se perfectează în conformitatea cu cerinţele faţă de documentul electronic. Un exemplar al documentului, tipărit pe suport de hîrtie, se semnează de către persoana responsabilă şi după atribuirea numărului de ieşire se ataşează în dosarul de control sau după caz, în cel de cancelarie.

Numărul de ieşire atribuit documentului se înscrie în mod obligatoriu în documentul electronic expediat.

(Pct.6.3.4 este în varianta ordinului nr. 147/9 din 11.09.2008) 6.3.5. Documentele pregătite spre expediere în formă scrisă sau electronică se

înscriu în Registrul documentelor ieşite (anexa 24), care se ţine de specialistul secţiei, cât şi în fişa de ieşire din sistemul informaţional departamental, la care se ataşează forma electronică a documentului. El înscrie pe document numărul de ieşire care constă din numărul dosarului de control şi prin liniuţă - numărul de ordine după registru.

La transmiterea în expediţie a documentelor de ieşire în formă scrisă, se face menţiunea respectivă în registru şi semnătura lucrătorului expediţiei, care a recepţionat actele.

Documentul electronic este transmis spre expediere persoanei responsabile de poşta electronică din secţia generală a Procuraturii Generale.

Versiunea electronică a documentului expediat se păstrează în arhiva electronică a documentelor expediate în cancelaria Procuraturii Generale.

La transmiterea în expediţie a documentelor de uz de serviciu, se fac menţiunile respective în registrul informaţiilor pentru uz de serviciu (anexa 28) şi lucrătorul expediţiei confirmă primirea lor prin semnătură.

(pct.6.3.5 completat şi modificat prin ordinul nr.26/09 din 13.02.06, prin ordinul 33/09 din 16.02.2007, prin ordinul nr.147/09 din 11.09.2008, nr. 08/09 din 15.09.2010 )

6.3.6. Specialistul expediţiei face o prelucrare a documentelor de ieşire. Prelucrarea corespondenţei expediate se reduce la: sortarea, adresarea,

împachetarea, stabilirea costului de expediere, completarea formularelor poştale şi predarea ei la oficiul poştal. La transmiterea lor prin curier se fac înregistrările de rigoare în registrul special (anexa 25).

Pentru corespondenţa recomandată se alcătuieşte un inventar de expediere (anexa 26).

6.3.7. Funcţionarii din expediţie desemnaţi în acest scop, verifică corectitudinea perfectării documentelor, prezenţa anexelor indicate în documentul de bază.

Documentele întocmite greşit se restituie executanţilor. Documentele expediate pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic, pe care

se indică numărul de ieşire a scrisorilor trimise. Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în

aceeaşi zi. Toate documentele de uz de serviciu se expediază prin curierul Procuraturii

Generale, prin curierii speciali sau prin poşta recomandată. (pct.6.3.7 completat cu al.(5) prin ordinul nr.26/09 din 13.02.06) 6.3.8. Circulaţia documentelor interne la etapele elaborării şi perfectării lor se

organizează în corespundere cu regulile generale de circulaţie a documentelor de ieşire, iar la etape de rezolvare (utilizare) – cu cele privind documentele de intrare.

6.3.9. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi coordonarea lor cu persoanele şi organizaţiile interesate, se transmit spre examinare, vizare şi coordonare subdiviziunii respective sau spre semnare conducerii Procuraturii Generale.

Fiind semnate, documentele menţionate se înregistrează, se multiplică şi se transmit sau se expediază pentru rezolvare.

6.3.10. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor îl constituie lipsa etapelor de pregătire a proiectului documentului, de vizare şi coordonare a lui.

Procesele-verbale ce conţin însărcinări pentru factorii de decizie din subordine se transmit destinatarilor în forma unor exemplare multiplicate sau a unor extrase din procesele - verbale.

6.3.11. Notele informative, comunicatele şi alte documente interne cu caracter operativ se examinează de către conducere, după care se transmit în modul stabilit pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se depun la dosarul respectiv.

6.4. Ordinea primirii şi remiterii documentelor

6.4.1. Primirea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire, celor electronice

şi acelor interne, la toate etapele circulaţiei se face cu menţiuni speciale în fişa de circulaţie, în registrul de înregistrare, în baza de date informaţională sau în alte fişe de evidenţă. Sub semnătură se remit documentele luate la control, dosarele penale, civile, materialele sau alte documente importante.

6.4.2. Remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale trebuie să se facă prin intermediul specialistului (persoanei responsabile) care face menţiunea respectivă în fişă sau registrul de înregistrare.

6.4.3. Circulaţia documentului dintr-o secţie în alta se face prin intermediul fişierului alfabetic al cancelariei, prin reînregistrarea în baza de date informaţională. În fişă sau registrul de înregistrare se face menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.

VII. Înregistrarea documentului şi constituirea aparatului informativ 7.1 Regulile generale de înregistrare a documentelor 7.1.1. Fiecare document se înregistrează doar o singură dată. Documentele de

intrare se înregistrează în ziua primirii, iar cele de ieşire şi cele interne - în ziua transmiterii spre expediere.

Documentele electronice primite se înregistrează în modul general în sistemul informaţional departamental şi totodată file-ul primit se ataşează la fişa de înregistrare respectivă, apoi se copiază în fişierul de arhivă cu indicarea datei şi orei de recepţie, numelui persoanei, care l-a recepţionat şi se transmit pe suport de hîrtie sau prin sistemul intern informaţional spre examinare conform regulilor generale de organizare a circulaţiei documentelor.

Nici un act din cele înregistrabile nu poate fi remis spre rezolvare fără a fi înregistrat.

La transmiterea documentelor înregistrate dintr-o secţie în alta, ele nu sînt supuse înregistrării repetate.

(pct.7.1.1 completat şi modificat prin ordinul nr.147/09 din 11.09.2008, prin ordinul nr. 08/09 din 15.09.2010 )

7.1.2. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat. 7.1.3. Înregistrarea documentelor se face în dependenţă de tipul

documentelor, conţinutul acestora şi de autori. De exemplu, se înregistrează separat documentele guvernamentale., ordinele

şi dispoziţiile conducătorilor privind activitatea de bază, personalului scriptic, hotărîrile colegiului, etc.

7.1.4. Se înregistrează în mod obligatoriu documentele primite de la Preşedinţiei, Guvern, Parlament sau cele expediate pe adresa lor, documentele interne de importanţă majoră (hotărîri, dispoziţii ordine, procese-verbale, memorii etc.) precum şi petiţiile, cererile, sesizările cetăţenilor.

Documentele, care conform Nomenclatorului detaliat al informaţiilor pentru uz de serviciu al organelor Procuraturii sunt clasificate ca acte de uz de serviciu, se înregistrează în secţii în Registrul informaţiilor pentru uz de serviciu (anexa 28).

(pct.7.1.4 completat cu al.(2) prin ordinul nr.26/09 din 13.02.06) 7.1.5. Cancelaria trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se

înregistrează (anexa nr.8). Lista unor asemenea documente este aprobată anual de şeful Aparatului

Procurorului General în conformitate cu prevederile pct.6.1.5. din Hotărîrea Guvernului nr. 618 din 05.10.1993.

7.1.6. Indicele documentului de intrare, de ieşire şi a celui intern constă, de regulă, din indicele secţiei, dosarului conform nomenclatorului şi din numărul curent de înregistrare.

Drept indice al documentelor de dispoziţie şi al proceselor-verbale se prezintă numerele lor de înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de document.

7.2. Înregistrarea documentelor oficiale şi regulile de completare ale

acestora.

7.2.1. Documentele oficiale (scrisori, demersuri, note, interpelări etc.) cu excepţia petiţiilor se înregistrează în baza de date departamentală „Sistem Integrat „Document WEB”. Numărul de înregistrare este format din numărul secţiei, care urmează să examineze documentul, numărul de ordine în conformitate cu lista corespondenţilor şi numărul de ordine conform înregistrării. Pe document se indică data înregistrării şi numărul de înregistrare.

Dacă pe marginea aceloraşi probleme parvin documente de revenire acestea se înregistrează de asemenea pe fişe separate iar pe documente se indică suplimentar numărul de înregistrare al documentului primar şi în caz de necesitate – numărul dosarului la care este ataşat acest document şi numele executantului.

( pct.7.2.1este în varianta ordinului nr.319/09 din 24.11.2006) 7.2.2. Lista corespondenţilor se întocmeşte anual la începutul anului. Corespondent este considerată instituţia, organul, care s-a adresat nemijlocit şi

nu organizaţiile, în subordinea cărora ele se află. Fiecărui corespondent, grup de corespondenţi i se atribuie un cod care este de

fapt numărul curent în lista corespondenţilor (anexa 19). Lista corespondenţilor şi codurile lor se aprobă la începutul fiecărui an de către

şeful secţiei generale. Fiecărui corespondent, grup de corespondenţi i se atribuie un cod care este de

fapt numărul curent în lista corespondenţilor (anexa 19). ( pct.7.2.2 este în varianta ordinului nr.319/09 din 24.11.2006) (punctele 7.2.3 - 7.2.7. şi compartimentul 7.3 sînt abrogate prin ordinul nr.319/09 din

24.11.2006.) 7.4. Înregistrarea plîngerilor, petiţiilor cetăţenilor.

7.4.1. Petiţiile, adresările cetăţenilor depuse în audienţa cetăţenilor, transmise prin poştă sau în formă electronică sunt primite, selectate, examinate în prealabil şi înregistrate în secţia secretariat şi audienţă.

Petiţia în formă electronică trebuie să corespundă cerinţelor faţă de documentul electronic, în conformitate cu legislaţia în vigoare, conţinând în mod obligatoriu numele persoanei şi adresa sa electronică.

Plîngerile, petiţiile inclusiv petiţiile electronice, cît şi documentele ce se referă la acestea sînt înregistrate în baza de date departamentală „Sistem Integrat „Document WEB”.

Petiţiile primare, indiferent de modul de recepţionare, sunt înregistrate şi în fişierul alfabetic.

Petiţiile electronice primite se ataşează la fişa de înregistrare a documentului de intrare.

(pct.7.4.1 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006, prin ordinul nr.147/09 din 11.09.2008, prin ordinul nr. 08/09 din 15.02.2010 )

7.4.2. Înainte de a înregistra fiecare plîngere se va verifica în baza de date departamentală „Sistem Integrat „Document WEB”şi la fişier, dacă anterior nu a fost întocmită o fişă alfabetică.

(pct.7.4.2 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.3. Fişa alfabetică pe petiţia primară sau dosar (Anexa 10) se întocmeşte

pe numele persoanei, în dosarul căreia este depusă plîngerea, iar fişa de referinţă (Anexa 11) – pe numele reclamantului.

(pct.7.4.3 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.4. La înregistrarea plîngerilor, petiţiilor pentru care nu sînt deschise

proceduri de control, în afară de fişele alfabetice şi cele de referinţă, pe numele tuturor persoanelor, indicate în document, se întocmesc referinţe care împreună cu plîngerea, petiţia se transmit în secţii, persoanei abilitate (Anexa 12).

(pct.7.4.4 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.5. Toate fişele alfabetice se pun în lăzile fişierului în procesul de

înregistrare. (pct.7.4.5 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.6. Pentru toate plîngerile, petiţiile parvenite în secţii se întocmesc fişe de

evidenţă a circulaţiei dosarelor, în care se indică data şi lucrătorul operativ cărui i-a fost transmisă plîngerea, petiţia, documentul.

În fişa de evidenţă se numerotează în ordine crescîndă numărul petiţiilor parvenite de la aceeaşi persoană sau pe acelaşi fapt, număr care se înscrie pe petiţie după numărul de dosar de control.

Acesta se păstrează la specialist în ordinea crescîndă a numerelor (Anexa nr.13).

Fiece deplasare a documentelor, dosarelor de control se menţionează în fişă cu indicarea datei, persoanei.

(pct.7.4.6 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.7. Fişa statistică constituie documentul primar de evidenţă a examinării şi

soluţionării de către procuror a plîngerilor, petiţiilor. Fişele se întocmesc de fiecare secţie aparte ţinîndu-se cont de specificul

activităţii acestora.(Anexa 14).

(pct.7.4.7 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.8. La fiecare plîngere, petiţie înregistrată se anexează fişa statistică în

care se scrie data parvenirii la procuratură, data transmiterii în secţie, codul secţiei, procurorului, numărul procedurii de control. Fişa este completată de lucrătorii care ţin fişierul.

Ceilalţi indicatori sînt completaţi de către procuror. (pct.7.4.8 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.9. Se interzice specialistului (lucrătorului cancelariei) să primească de la

procuror plîngerile, petiţiile examinate şi soluţionate fără de fişele statistice anexate la ele.

(pct.7.4.9 completat şi modificat prin ordinul nr. 319/09 din 24.11.2006) 7.4.10. În baza plîngerilor, petiţiilor admise pentru soluţionare în secţii,

servicii se deschid dosare de control (anexa 15), care se numerotează cu un număr format din codul secţiei, numărul curent conform registrului şi ultimele 2 cifre ale anului.

7.4.11. Evidenţa dosarelor de control se ţine într-un registru special (anexa 16).

7.4.12. Dosarele de control se transmit lucrătorilor operativi, înscriindu-se pe fişă, data, documentul şi numele de familie al lucrătorului căruia i-a fost transmis. Aceste fişe sînt păstrate de lucrătorul cancelariei în ordinea numerică şi cronologică.

7.4.13. Dosarele de control se transmit dintr-o secţie în alta pentru utilizare temporară numai contra semnătură.

Dosarele de control, precum şi plîngerile şi alte documente ce se referă la acestea, se transmit în altă secţie pentru folosire permanentă, prin cancelarie şi se fac înscrierile respective în baza de date informaţională.

7.4.14. În baza plîngerilor, petiţiilor care nu au fost admise pentru executare şi a celor transmise procuraturii din subordine, sau altor organizaţii, nu se deschid dosare de control. Copiile scrisorilor de însoţire sînt ordonate în dosarul de cancelarie respectiv în ordine cronologică.

Scrisorile de însoţire a plîngerilor, petiţiilor parvenite din alte organizaţii nu se transmit împreună cu acestea, dar sînt ataşate în aceiaşi procedură, în care sînt ordonate copiile de pe scrisorile de însoţire ale secţiei.

(compartimentul 7.4. expus în redacţia ordinului nr.319/09 din 24.11.2006)

7.5. Înregistrarea şi evidenţa dosarelor penale şi civile

7.5.1. Dosarele penale şi civile cerute în legătură cu soluţionarea plîngerilor, petiţiilor sau parvenite cu demersurile procuraturilor din subordine sînt înregistrate în baza de date departamentală „Sistem Integrat „Document WEB”, iar cele primare sunt înregistrate la fel în fişierul alfabetic.

Fişele alfabetice se completează pe numele tuturor persoanelor condamnate, achitate, al reclamanţilor şi reclamaţilor în aceste cauze (anexa 10).

Dosarele penale sau civile, materialele cerute în legătură cu necesitatea efectuării unor analize sau generalizări nu se înregistrează în fişier ci doar în baza de date departamentală „Sistem Integrat „Document WEB”.

7.5.2. Dosarele parvenite sînt luate în evidenţă într-un registru separat pe fiecare secţie a procuraturii. (Anexa 17).

(punctele 7.5.1, 7.5.2. sînt expuse în redacţia ordinului 319/09 din 24.11.2006) 7.5.3. Dacă dosarele primite, cu excepţia celor cerute în vederea efectuării

unor generalizări, nu au deschis dosare de control atunci aceste se deschid. Dosarele penale sau civile sînt transmise executanţilor împreună cu dosarele

de control. 7.5.4. Dosarele penale, civile sînt transmise şi înapoiate sub semnătură

lucrătorului operativ. Specialistul predă dosarele penale, civile pentru a fi expediate la destinaţie, în

baza registrului unic de evidenţă a dosarelor. 7.5.5. Cancelaria ţine evidenţa probelor materiale, obiectelor de drept,

documentelor personale sechestrate de la inculpaţi în registrul de evidenţă a probelor şi valorilor materiale în baza proceselor-verbale de sechestrare şi percheziţionare (anexa 18).

Fiecare obiect se înscrie separat în registru, indicîndu-se caracteristicile şi numerele individuale.

7.5.6. Atunci cînd probele materiale şi alte valori se transmit altui organ împreună cu dosarul sau în cazul în care obiectele sînt restituite posesorilor sau sînt predate altor organizaţii în registru se fac menţiunile respective la fiecare obiect şi la locul unde se păstrează dovada de primire a acestor obiecte sau copia de pe scrisoarea de însoţire privind expedierea acestora.

VIII. Controlul rezolvării documentelor

8.1. Sarcinile controlului rezolvării documentelor 8.1.1. Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativă şi în

termenele stabilite a documentelor şi însărcinărilor fixate în ele. 8.1.2. Controlul asupra rezolvării documentelor este realizat de către

conducătorii subdiviziunilor. Controlul asupra termenelor de rezolvare a documentelor se pune în sarcina lucrătorilor desemnaţi în acest scop.

8.2. Termenele de rezolvare a documentelor

8.2.1. Termenele de rezolvare a documentelor pot fi termen tip şi termen

individuale. 8.2.2. Termenele tip de rezolvare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile de

masă ale documentelor ce urmează să fie luate la control în corespundere cu lista model (anexa nr.20).

Un termen mai îndelungat poate stabilit pentru rezolvarea documentelor dificile prin caracterul rezolvării acestora.

8.2.3. Termenele individuale de rezolvare se stabilesc pentru de importanţă majoră de către conducătorii subdiviziunilor acestora sau se indică direct în document.

La stabilirea termenului de rezolvare se ţine cont de complexitatea conţinutului documentului şi de posibilităţile practice ale unităţii.

8.2.4. Dacă în documentul de intrare este indicat termenul care presupune primirea răspunsului, acest termen trebuie respectat.

8.2.5. Termenul de rezolvare a documentului intrat se calculează din momentul primirii lui.

8.2.6. Termenul de rezolvare poate fi prelungit numai de către persoana sau unitatea care l-a stabilit. Prelungirea termenului de rezolvare trebuie efectuată odată cu primirea documentului sau cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de rezolvare, dacă pe parcursul rezolvării se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz contrar se consideră că documentul nu a fost rezolvat în termen.

8.2.7. Controlul asupra desfăşurării rezolvării documentului se realizează din momentul primirii lui. În cazul reţinerii rezolvării documentului, conducătorii subdiviziunilor acestora sînt obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a înlătura cauzele reţinerii şi pentru asigura rezolvarea în termen a documentului.

8.3. Efectuarea controlului asupra rezolvării documentelor 8.3.1. Controlul asupra rezolvării documentelor se face după fişele şi

registrele de înregistrare. 8.3.2. Pe fişele şi documentele de control, în locul stabilit de Regulile pentru

întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie (pct.2.1.2) , se fixează simbolul controlului „C” sau parafa „Control”.

În registre menţiunea de control se fixează în rubrica „Note cu privire la rezolvarea documentului”.

8.3.3. Documentul se consideră rezolvat numai atunci cînd sînt soluţionate toate problemele abordate în el şi autorului i s-a expediat răspunsul. Dacă rezolvarea nu a fost documentată, nemijlocit pe document, pe fişa de control sau în registru se face menţiunea respectivă şi documentul continuă să fie la control, fixîndu-se un nou termen de rezolvare.

8.3.4. După rezolvare documentele se scot de la control. A scoate de la control poate numai acel organ sau persoană oficială care l-a luat la control. În asemenea situaţii pe document, pe fişa sau în registru se face menţiunea respectivă.

8.3.5. Datele privind rezolvarea documentelor luate la control se generalizează conform situaţiei de la ziua întîi a fiecărei luni şi se raportează conducerii subdiviziunilor acestora.

IX. Reguli de întocmire a nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor de cancelarie

9.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor de cancelarie 9.1.1. Nomenclatorul dosarelor reprezintă o listă a tuturor dosarelor care se

constituie în subdiviziunea Procuraturii Generale pe baza Indicatorului termenelor

de păstrare, sub forma unui tabel, în care se înscriu, pe compartimente de muncă, grupele de documente create de acestea în raport cu problemele la ce re se referă, cu indicarea termenelor de păstrare (anexa 21).

În nomenclator se includ şi registrele, condicile, fişierele şi alte materiale preconstituite.

9.1.2. Nomenclatorul dosarelor serveşte la repartizarea şi clasificarea documentelor rezolvate în dosare, ca indicator al indicilor documentelor şi al termenului de păstrare a documentelor, în calitate de schemă pentru alcătuirea catalogului informativ al documentelor rezolvate cu termen permanent şi temporar (pînă la 10 ani) de păstrare în arhivă.

9.1.3. Există 3 feluri de nomenclatoare: tip, model şi nomenclatorul secţiei concrete.

Nomenclatorul tip şi model şi se întocmesc de către secţia generală a Procuraturii Generale, iar cele ale direcţiilor, secţiilor, serviciilor se întocmesc şi se aprobă de către şefii acestora.

Pînă la aprobare ele se coordonează cu Comisia Centrală de Expertiză (C.C.E) a Procuraturi Generale şi Serviciul de Stat de Arhivă.

Nomenclatorul-tip determină competenţa tipică a dosarelor cu un sistem unic de indexare şi serveşte drept act normativ.

Nomenclatorul dosarelor-model determină competenţa şi indexarea aproximativă (model) a dosarelor.

Ele au un caracter recomandabil. 9.1.4. Nomenclatoarele dosarelor se întocmesc după o formă prestabilă, se

coordonează cu Arhiva de Stat respectivă, se aprobă de către conducerea Procuraturii Generale şi se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie al fiecărui an nou .

9.1.5. Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai în cazul cînd au loc schimbări în structura unităţii. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni în cadrul lor, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi grupele de dosare pe care le constituie. În acest scop în fiecare compartiment al nomenclatorului se lasă numere de rezervă. Dacă asemenea modificări nu au avut loc, nomenclatorul la sfîrşitul fiecărui an, se precizează şi se redactilografiază. Exemplarul anual al nomenclatorului este un document ce se păstrează şi se include în compartimentul nomenclatorului respectiv.

9.1.6. După aprobarea nomenclatorului dosarelor subdiviziunile structurale primesc extrase din compartimentele corespunzătoare pentru organizarea corectă a lucrărilor de secretariat.

9.1.7. În nomenclatoarele dosarelor se include toată documentaţia atît cea proprie, cît şi cea primită din afară.

În nomenclatorul dosarelor nu se includ, de regulă, publicaţiile Parlamentului şi ale Guvernului Republicii Moldova, broşurile, îndrumările, buletinele şi alte publicaţii similare.

9.1.8. Indicele dosarelor constau din marcarea subdiviziunilor structurale sau direcţilor de activitate şi din numărul de ordine al dosarelor în cadrul subdiviziunii sau direcţiei de activitate respective. Indicii dosarelor se notează prin cifre arabe.

De exemplu: 12-05, unde 12 indică subdiviziunea structurală, iar 05 – numărul de ordine al titlului dosarului, conform nomenclatorului, prin bară ultimele două cifre a anului.

În nomenclatorul dosarelor se recomandă să se păstreze aceiaşi indici pentru dosarele similare din cadrul diferitor subdiviziuni structurale şi şi pentru dosarele transmisibile.

9.1.9. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale nomenclatorului în funcţie de gradul de importanţă al documentelor.

La început se înscriu titlurile dosarelor care conţin documente cu caracter organizatoric şi de dispoziţie. În continuare se înscriu titlurile dosarelor care conţin documente de planificare şi evidenţă, corespondenţă etc.

Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor grupate în dosare, indicîndu-se tipul documentului (hotărîre, dispoziţie, proces-verbal) precum şi alte date care precizează conţinutul dosarului.

9.1.10. Rubrica a treia a nomenclatorului dosarului se completează la sfîrşitul anului calendaristic.

9.1.11. La rubrica „Note” se înscriu denumirile indicatoarelor termenelor de păstrare utilizate pentru determinarea termenului de păstrare a dosarului, se fac menţiuni privitor la alcătuirea dosarelor transmisibile, selectarea dosarelor pentru eliminare, responsabilii de gruparea dosarelor, transmiterea lor în altă unitate pentru a fi continuate etc.

9.1.12. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o notă de totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv.

9.1.13. Indicatoarele termenelor de păstrare a documentelor se aprobă de Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova.

9.2. Constituirea dosarelor de cancelarie

9.2.1. Constituirea dosarelor înseamnă gruparea documentelor rezolvate în

dosare, conform nomenclatorului. 9.2.2. Gruparea documentelor în dosare se efectuează de către persoanele

responsabile pentru ţinerea lucrărilor de secretariat la sfîrşitul fiecărui an calendaristic. La gruparea dosarelor se va ţine cont de următoarele: se grupează numai documentele rezolvate, documentele care vizează aceleaşi probleme şi au acelaşi termen de păstrare. Documentele din dosar se ordonează cronologic, în ordinea numerelor de intrare sau a datei, începînd cu numărul cel mai mic, astfel încît actele vechi – din ianuarie să fie la începutul dosarului, iar cele mai noi – din decembrie – la sfîrşitul dosarului.

Se înlătură documentele nefolositoare, respectiv dubletele, maculatoarele, documentele din alt domeniu de asemenea acele, agrafele, clamele metalice şi filele nescrise.

9.2.3. Actele de dispoziţie şi decizie se grupează împreună cu anexele. Anexele de volum mic se conexează la documentele la care se referă. Anexele de volum mare trebuie păstrate în dosare aparte.

Regulamentele, instrucţiunile, aprobate prin documente de dispoziţie, se consideră anexe ale acestora şi se unesc. Dacă au fost aprobate ca documente aparte, atunci se grupează separat.

9.2.4. Procesele-verbale se grupează în ordine cronologică pe numere. Materialele la procesele-verbale se grupează în dosare în dependenţă de volumul lor – împreună cu procesul-verbal sau, aparte şi se sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.

9.2.5. Ordinele, dispoziţiile referitoare la activitatea de bază se grupează separat de cele referitoare la personalul scriptic.

9.2.6. În dosarele personale documentele se coasă în ordinea întrării lor. 9.2.7. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor se grupează separat: a)

propuneri şi cereri privind perfecţionarea activităţii; b) cereri şi sesizări cu caracter personal. În aceste dosare documentele se clasifică în ordine cronologică sau alfabetică.

Fiecare cerere (sesizare) şi documentele ce ţin de examinarea ei formează un grup aparte. În cazul se primeşte o cerere (sesizare) repetată sau apar documente suplimentare (pe parcursul anului calendaristic), acestea se conexează la grupul dat de documente.

9.2.8. Corespondenţa se clasifică în dosare pe perioada anului calendaristic şi include toate documentele ce apar în procesul soluţionării problemei. Corespondenţa se sistematizează în consecutivitate cronologică: documentul-răspuns se ataşează la documentul-cerere.

9.2.9. Indicaţiile metodice şi controlul asupra corectitudinii grupării dosarelor întră în obligaţiunile şefului secţiei generale şi consultantului arhivei Procuraturii Generale.

9.2.10. În procesul clasificării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor (prezenţa semnăturilor, a datelor, indicilor, certificatului). Documentele neperfectate sau perfectate greşit se restituie executantului spre finisare.

X. Reguli de pregătire a documentelor pentru păstrarea de stat şi valorificarea lor ulterioară

10.1. Expertizarea documentelor

10.1.1. Expertizarea valorii documentelor constă în stabilirea valorii

nominale a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat şi stabilirea termenelor de păstrare.

10.1.2 În scopul organizării şi efectuării expertizei valorii documentelor şi selectării lor pentru păstrare permanentă precum şi controlul şi acordarea ajutorului metodic în Procuratura Generală se constituie Comisia Centrală de Expertiză (C.C.E).

10.1.3. Funcţiile şi drepturile Comisiei Centrale de Expertiză sînt determinate în Regulamentul, confirmat de Procurorul General, întocmit în baza Regulamentului-model aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă.

10.1.4. Expertiza valorii documentelor se efectuează anual, selecţionarea documentelor pentru păstrare permanentă se face în baza Indicatorului termenelor de păstrare, a nomenclatorului dosarelor, răsfoind fiecare filă în parte.

10.1.5. În procesul expertizei valorii documentelor se selectează documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare (peste 10 ani) temporar ce vor rămîne în continuare în compartimentele de muncă şi documentele al căror termen de păstrare a expirat.

10.1.6. Ca rezultat a expertizei valorii documentelor se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen temporar şi permanent (peste 10 ani) de păstrare, ale personalului scriptic, precum şi procesele-verbale de eliminare a documentelor, al căror termen de păstrare a expirat.

10.1.7. Registrele, condicile şi alte scripte preconstituite se trec în dosar după dosare.

10.2. Perfectarea dosarelor

10.2.1. La finele fiecărui an, Procuratura Generală trebuie să pregătească

documente pentru predare la arhiva de stat. În scopul acesta se efectuează definitivarea şi perfectarea dosarelor ,

constituite în cursul anului, care constă în: - numerotarea filelor dosarului, care începe cu nr.1. Ele se numerotează în

colţul din dreapta, sus, cu creion negru. În dosarele compuse din mai multe volume filele fiecărui volum se numerotează separat.

Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 file (o grosime de 30-40 mm); - certificarea dosarului. Pe o filă nescrisă, adăugată la sfîrşitul dosarului sau

pe ultima pagină rămasă nescrisă a registrelor şi condicilor, se face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică etc.) conţine... file (în cifre şi în paranteze în litere)”. Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi semnătura executantului;

- coaserea sau legarea dosarelor trebuie să asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;

- completarea datelor pe prima copertă a dosarului (anexa nr.15); - verificarea conformităţii titlurilor dosarelor cu componenţa documentelor

incluse în el. În cazurile necesare, în titlurile dosarului se pot face rectificări (indicînd numerele ordinelor, proceselor-verbale, modificările denumirilor etc.).

10.2.2. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an. Fac excepţie dosarele transmisibile.

10.3. Întocmirea inventarelor dosarelor

10.3.1. La finele fiecărui an se face inventarierea dosarelor închise, ce conţin

documente cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare şi cele ale personalului, care au fost supuse expertizei, grupate şi definitivate conform prezentei Instrucţiuni.

10.3.2. Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi conţinutului documentelor cuprinse în el (anexa 22).

10.3.3. Inventarele se întocmesc separat pentru: - dosarele cu termen permanent de păstrare; - dosarele cu termen temporar de păstrare (peste 10 ani); - dosarele personalului; - dosarele cu un anumit specific. 10.3.4. Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani)

inventare nu se întocmesc. 10.3.5. În compartimentele de muncă anual de către persoanele responsabile

de arhivă se întocmesc inventare ale dosarelor cu termen permanent de păstrare, care la timpul respectiv se predau arhivei departamentale.

10.3.6. La întocmirea dosarelor se respectă următoarele cerinţe: - în inventar se includ doar dosarele închise (scoase din lucrările de

secretariat); - titlurile dosarelor se ordonează în compartimente, în ordinea în care acestea

figurează în nomenclator; - fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este

compus din 2-3 volume, fiecare volum se numerotează separat; - numerotarea dosarelor în inventar se efectuează în modul stabilit pentru

cîţiva ani; - dacă în inventar sînt incluse cîteva dosare cu acelaşi titlu, se scrie deplin

doar titlul primului dosar, restul poartă menţiunea „idem”. Celelalte date se completează deplin. Dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor. Ordinea confirmării numerelor la inventarele compartimentelor de muncă se

coordonează cu arhiva secţiei generale. Rubrica „Note” din inventar se foloseşte pentru indicare stării fizice a

dosarului, documentelor, datelor privitoare la primirea sau transmiterea acestora altor compartimente de muncă, prezenţa copiilor etc.

Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc formai stabilite (anexa nr.16): pentru dosarele cu termen permanent de păstrare în patru exemplare, pentru cele cu termen temporar de păstrare şi cele privind personalul – trei exemplare.

10.3.7. Inventarele semnate, verificate şi certificate se expediază spre aprobare instituţiei arhivistice respective.

10.4. Păstrarea provizorie a documentelor

10.4.1. Din momentul deschiderii dosarelor şi pînă în arhivă ele să păstrează

în încăperile compartimentelor de muncă. 10.4.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate

special pentru arhivă, dotate cu mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragere documentelor.

10.4.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a le proteja de praf şi de raze solare şi a asigura integritatea acestora.

10.4.4. Şefii direcţiilor, secţiilor şi persoanele responsabile de lucrările de secretariat poartă răspundere pentru păstrarea documentelor.

10.4.5. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului permite găsirea cu uşurinţă şi utilizarea acestora. Extrasul din nomenclator se afişează pe uşa dinăuntrul dulapului, pe cotoarele dosarului se notează indicativele din nomenclator.

10.4.6. Ridicarea şi eliberarea unor anumite documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă. În cazuri excepţionale o asemenea ridicare se poate face cu permisiunea şefului organului respectiv, lăsînd o copie exactă a documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele ridicării originalului.

10.4.7. În cazul desfiinţării sau comasării a compartimentelor de muncă documentele de arhivă se predau persoanei care a preluat activitatea.

10.4.8. Remiterea dosarelor funcţionarilor, altor compartimente de muncă, în interes de serviciu, se face numai cu permisiunea şefului, în baza uni registru sau fişe speciale, unde se indică subdiviziunea, indicativul dosarului, data eliberării şi restituirii, persoana căreia i-a fost eliberat documentul, semnătura de primire şi restituire.

10.5. Depunerea documentelor la Arhiva de Stat 10.5.1. Documentele constituie în activitatea organelor procuraturii, care au

însemnătate istorică, social-culturală, ştiinţifică, economică şi politică, fac parte din fondul Arhivistic al Republicii Moldova. Indiferent de apartenenţa departamentală, timpul şi locul emiterii, mijloacele de fixare a informaţiei, aceste documente urmează să fie depuse la păstrare de stat.

10.5.2. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi a documentelor cu termen temporar de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv documentele personalului ), ţinerii evidenţei, utilizării, selectării şi pregătirii acestora pentru depunerea la păstrarea de stat, în Procuratura Generală se constituie arhiva, care face parte din secţia generală.

10.5.3. Arhiva Procuraturii Generale activează în conformitate cu Regulamentul arhivei, aprobat de Procurorul General.

10.5.4. În arhiva Procuraturii Generale se depun dosarele cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani) de păstrare şi cele ale personalului scriptic în baza inventarelor. Celelalte dosare nu se depun în arhivă, ci se păstrează în secţii, iar după expirarea termenului de păstrare fixat se elimină în modul stabilit.

10.5.5. Predarea dosarelor din secţii la arhivă se face conform graficului stabilit, întocmit de arhivă, coordonat cu conducerea acestora şi confirmat de şeful secţiei generale.

10.5.6. Procesul pregătirii în secţii a documentelor şi dosarelor pentru păstrare în arhivă ,este controlat de consultantul secţiei generale (responsabilul)

arhivei. Toate neajunsurile constatate se înlătură de către specialistul secţiei în cauză.

10.5.7. Primirea documentelor se face de către consultantul secţiei generale (responsabilul) arhivei în prezenţa specialistului secţiei respective.

În ambele exemplare ale inventarelor, în dreptul fiecărui dosar, se menţionează prezenţa sau lipsa acestora. La sfîrşitul inventarului se indică în cifre şi litere numărul dosarelor primite spre păstrare, numerele dosarelor primite spre păstrare, numerele dosarelor lipsă, data primirii şi semnăturile celor ce au predat-primit documentele.

10.5.8. Consultantul arhivei este obligat să ţină evidenţa inventarelor documentelor şi a circulaţiei acestora pe parcursul păstrării lor în arhivă.

10.5.9. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării, deteriorării irecondiţionabile, cînd sînt predate la păstrarea de stat sau cînd se constată lipsa acestora.

În toate cazurile menţionate mai sus, consultantul arhivei este obligat să întocmească procesul-verbal, care va fi prezentat conducerii Procuraturii Generale spre aprobare, fiind coordonat cu instituţia arhivistică respectivă.

10.5.10. După expirarea termenelor-limită de păstrare provizorie a documentelor, stabilite de Regulamentul cu privire la Fondul Arhivistic de Stat, ale se depun la păstrare permanentă în arhivele de stat.

XI „Înregistrarea documentelor în baza de date informaţională

„Document WEB”. 11.1. Toate documentele (petiţii, dosare, materiale, informaţii, acte oficiale

etc.) se înregistrează în ziua primirii lor în baza de date informaţională. 11.2. Se completează corect în conformitate cu normele existente şi conform

înscrisurilor din document rubricile din baza de date referitoare la nr. documentului, data documentului, se selectează tipul documentului şi corespondentul, coordonatorul şi executorul.

Se înscrie pe deplin rezoluţia şi persoana care a pus rezoluţia. 11.3. În conţinutul succint se înscriu obligatoriu următoarele date: Pentru persoanele fizice:

· Numele, prenumele, numele după tată a reclamantului, a reclamatului, a persoanei învinuite, bănuite, condamnate; a tuturor persoanelor indicate în document

· Anul naşterii · Locul de trai, adresa deplină · Articolul în baza căruia este pus sun învinuire, este condamnat · Numărul dosarului penal sau al dosarului civil, după caz · Conţinutul succint al adresării, petiţiei, notei, informaţiei, scopul

transmiterii dosarului, materialelor. Pentru persoanele juridice:

· Denumirea deplină cu indicarea tipului de organizare a agentului economic (SA,SRL,ÎI, ÎS), care se adresează, cît şi a celui la care se face referinţă, pe care se plâng, etc.

· Adresa sediului, adresa electronică, · Numele proprietarului, acţionarilor, fondatorilor (dacă sunt indicate în

document), care se adresează, cît şi a celor la care se face referinţă, pe care se plâng etc.

· Descrierea succintă a litigiului sau a motivului adresării în procuratură, · Numărul dosarului penal sau civil, dacă există.

11.4. Toate înscrierile sa fac la un interval între cuvinte. 11.5. Fiecare document (adresare, petiţie, dosar) se înscrie pe o fişă separată,

indiferent de scopul expedierii documentului, dosarului.

(Instrucţiunile sînt completate cu compartimentul XI prin ordinul 319/9 din 24.11.2006, pct. 11.3 completat prin ordinul nr.147/09 din 11.09.2008 )

ANEXA 1 la pct.2.2.7 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

PROCURATURA GENERALĂ

A REPUBLICII MOLDOVA DIRECŢIA CONTROL A URMĂRIRII

PENALE

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА УПРАВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ

УГОЛОВНОГО ПРЕСЛЕДОВАНИЯ 2005, mun. Chişinău, 2005, мун. Кишинэу, str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26 tel: 22-50-75 тел: 22-50-75

Nr. ┌ ┐ La nr. din____________

Model de blanchetă de scrisoare

ANEXA 2 la pct.2.2.8. din Instrucţiunile nr.

320/09 din 29.12.04

Model de blanchetă generală

PROCURATURA GENERALĂ

A REPUBLICII MOLDOVA DIRECŢIA CONTROL A

URMĂRIRII PENALE

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА УПРАВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ

УГОЛОВНОГО ПРЕСЛЕДОВАНИЯ 2005, mun. Chişinău, 2005, мун. Кишинэу, str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26 tel: 22-50-75 тел: 22-50-75

Anexa 3 la pct.3.5 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Re g u l i

de întocmire a tabelelor

Dacă textele documentelor conţin tabele, acestea trebuie numerotate. Titlurile

ce reflectă conţinutul tabelelor, sînt plasate deasupra tabelului la mijloc. Deasupra tabelului în dreapta se dactilografiază cuvîntul „Tabel” şi numărul

de ordine (fără abrevierea nr.). Dacă textul conţine un singur tabel, acesta nu se numerotează şi cuvîntul

„Tabelul” nu se scrie. Numerotarea tabelelor în limitele unui text este unică. Asupra tuturor tabelelor se fac referinţe la text, cuvîntul „Tabel” fiind scris în

întregime, dacă tabelul nu poartă număr şi prescurtat „Tab”, dacă este numerotat. Nu se admite ca tabelul să fie constituit numai din coloana „Numărul curent”.

Coloanele sînt numerotate doar în cazul, în care în text se fac referinţe la acestea. În acest numărul de ordine al colanelor incluse în tabel precedează denumirea. Cuvintele similare ce se repetă în una şi aceeaşi coloană sînt înlocuite cu ghilimele, dacă între ele nu există linii orizontale.

Înlocuirea cifrelor nu se admite. În lipsa de date în colanele tabelului sînt dactilografiate cratime.

ANEXA 4 la pct.5.1.1 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

ORDIN

Cu privire la asigurarea păstrării reglementare a documentelor de arhivă

În rezultatul verificării prezenţei dosarelor s-a calculat pierderea a 10 dosare

cu termen permanent de păstrare pe anii 1980-1985, pierderea cauzată de lipsa încăperii cu condiţii corespunzătoare pentru păstrarea documentelor şi de atitudinea iresponsabilă a şefului arhivei dl.Ion Munteanu faţă de păstrarea şi integritatea acestora.

În scopul prevenirii pierderii documentelor şi asigurării condiţiilor respective de păstrare a lor,

ORDON: 1. A avertiza şeful arhivei dl. Ion Munteanu pentru deficienţele depistate. 2. A se repartiza spaţiu separat pentru păstrarea documentelor de arhivă,

amenajîndu-l în corespundere cu cerinţele la zi. Procurorul General Semnătura Numele, prenumele

Model de ordin

PROCURATURA GENERALĂ A REPUBLICII MOLDOVA 2005, mun. Chişinău str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 tel: 22-50-75

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА

РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

2005, мун. Кишинэу ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26

тел: 22-50-75

Anexa 5 la p.5.4.3 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

DISPOZIŢIE

___________20 Nr.______________ Cu privire la constituirea comisiei de expertiză În scopul efectuării expertizei valorii documentelor create în activitatea

Procuraturii Generale şi selectării acestora pentru păstrarea permanentă şi pentru a fi propuse spre eliminare.

1. A constitui comisia de expertiză (C.E) în următoarea componenţă: preşedintele comisiei dl.Ion Pîntea – procurorul secţiei; membrii comisiei – şeful secţiei generale. 2. În activitatea sa ,comisia se va călăuzi de Instrucţiunea cu privire la ţinerea

lucrărilor de secretariat , indicatorul termenelor de păstrare şi de nomenclatorul-tip al dosarelor. Procuror Semnătura Numele, prenumele Model de dispoziţie

PROCURATURA GENERALĂ A REPUBLICII MOLDOVA 2005, mun. Chişinău str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 tel: 22-50-75

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

2005, мун. Кишинэу

ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26 тел: 22-50-75

Anexa 6 la pct.5.5 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Proces-verbal APROB -------------------------- _______ Nr.______ ______________ (denumirea funcţiei conducătorului)

Semnătura (numele, prenumele) Data

Cu privire la selectarea documentelor propuse pentru eliminarea ca nefolositoare în ________________________ ________________________ (denumirea ) Baza : (referinţă la documentele de dispoziţie sau prescripţia orală) Întocmit de către Comisia Centrală de Expertiză : Preşedintele Comisiei _____________________________________ (numele, prenumele, funcţia) Membrii Comisiei _________________________________________ (numele, prenumele, funcţia) Comisia în bază _____________________________________ _______________________________________________________ (denumirea Indicatorului termenelor de păstrare, nomenclatorului) a selectat pentru eliminare ca nefolositoare, fiind lipsite de importanţă

istorico-documentară şi utilitate practică, cu termen de păstrare expirat următoarele dosare şi documente ale Secţiei

(denumirea )

Nr. crt.

Titlul

Datele extreme ale

Numărul dosarului

Termenul de păstrare a dosarului,

Note

PROCURATURA GENERALĂ A REPUBLICII MOLDOVA 2005, mun. Chişinău str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 tel: 22-50-75

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

2005, мун. Кишинэу

ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26 тел: 22-50-75

dosarului dosarului (volumului) nr.articolului după indicator

1 2 3 4 5 6 În total _________________________________________________ (în cifre şi litere) dosare pentru anii __________________

Denumirea funcţiei alcătuitorului procesului-verbale Semnătura Numele, prenumele Preşedintele comisiei, Semnătura Numele, prenumele Membrii Comisiei Semnătura Numele, prenumele

Parafa coordonării cu instituţia arhivistică respectivă

ANEXA 7 la pct.5.5.1 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Proces-verbal al şedinţei operative al Secţiei.............. din 15.03.2004 nr.14 Total colaboratori ______, din ei prezenţi _______ (în cifre) (în cifre) (lista se anexează) Invitaţi _________ (lista se anexează). Preşedintele şedinţei _________________________________ (numele, prenumele, denumirea funcţiei)

Ordinea de zi:

1._____________________________________________________ 2._____________________________________________________ (denumirea chestiunii, numele, prenumele raportorilor) 1. S-A EXAMINAT: _______________________________________ (denumirea chestiunii) _______________________________________________________ (numele, prenumele, funcţia raportorului - conţinutul raportorului) AU LUAT CUVÎNTUL:_____________________________________ (numele, prenumele, funcţia, redarea succintă _______________________________________________________ a opiniilor propunerilor) S-A DECIS: (textul decizie)

PROCURATURA GENERALĂ A REPUBLICII MOLDOVA 2005, mun. Chişinău str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 tel: 22-50-75

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

2005, мун. Кишинэу

ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26 тел: 22-50-75

2. S-A EXAMINAT: AU LUAT CUVÎNTUL: S-A DECIS Denumirea funcţiei Preşedintelui comisiei Semnătura Numele, prenumele

Anexa 8 la pct.6.2.4., 7.1.5

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Lista Model a documentelor ce pot să nu fie înregistrate

1. Documentele de contabilitate 2. Scrisori expediate în copie pentru informare 3. Comunicări privitoare la şedinţe, consfătuiri şi ordinele de zi 4. Grafice, comenzi 5. Informaţii expediate pentru a se lua act 6. Anunţuri publicitare, placarde, programe ale conferinţelor 7. Norme de consum de materiale 8. Scrisori de felicitare, vederi, telegrame 9. Bilete de invitaţie 10. Publicaţii periodice (ziare, reviste) 11. Dări de seamă trimestriale, semestriale 12. Formulare de evidenţă statistică 13. Documente ale comisiilor electorale 14. Documente ale comisiilor permanente ale consiliilor locale 15. Telegrame, scrisori privind deplasările, concediile 16. Programe de studiu 17. Cataloage de preţuri (copii)

--------------------------------------------- Notă: Documentele în p.1, 4, 10 şi 12 se iau în evidenţă în compartimentele de muncă respective.

Anexa 9 la pct. 7.2.1 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Fişa de corespondenţă

1, 10, 20, 1, 10, 20 corespondentul data intrării şi nr. documentului data şi numărul documentului ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ Subiectul documentului Rezoluţia sau persoana, căreia îi este remis documentul menţiuni privind executarea numărul dosarului la care e ataşat documentul ___________________ __________(verso)____________________________________________ data transmiterii documentului numele de familie al executorului

Fişa de corespondenţă Scara calendaristică a fişei se foloseşte pentru exercitarea controlului asupra

termenelor de soluţionare a documentului. Pe ea prin încercuire se notează data către care documentul trebuie să fie executat.

În rubrica „Corespondentul” se indică denumirea organizaţiei de la care a parvenit documentul sau căreia acesta este expediat.

Dacă fişa este anexată la plîngerea luată sub control, se indică numele de familie, prenumele, prenumele tatălui persoanei, în dosarul căreia a parvenit plîngerea şi, în caz de necesitate, locul de muncă şi domiciliul. Denumirile instituţiilor şi organizaţiilor sînt indicate în forma prescurtată acceptată oficial (MAI, SIS, etc.). Dacă documentul este expediat mai multor organizaţii, în fişă se indică denumirea generică a corespondenţilor (de exemplu: procurorilor teritoriali). La înregistrarea documentelor întocmite de o singură instanţă sau persoană, precum şi a celor parvenite din alte instituţii, se notează mai întîi numele autorului acestui document, iar apoi după cuvintele „a parvenit de la ...” se înscrie denumirea

corespondentului care a reexpediat documentul (de exemplu „a parvenit de la redacţia ziarului „Flux”).

În rubrica „Data intrării şi numărul documentului” se notează data parvenirii şi indicele atribuit documentului de către organizaţia-autor.

În rubrica „Subiectul documentului” se indică denumirea documentului, titlul lui, sau conţinutul pe scurt.

La înscrierea în fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi data. Textul rezoluţiei puse de conducător se trece în fişă fără prescurtări şi modificări. Dacă rezoluţia lipseşte la această rubrică se indică secţia (executantul), unde (cui) a fost transmis spre executare documentul.

Menţiunea privind soluţionarea documentului trebuie să reflecte soluţia propriu-zisă a chestiunii, data documentului – răspuns. Dacă nu e nevoie de un răspuns în scris se indică corect cine şi cum a soluţionat chestiunea abordată în documentul iniţial.

Verso fişei e folosit pentru note ce reflectă circulaţia documentului, controlul şi executanţii, iar în caz de necesitate – pentru indicarea cauzelor concrete de întîrziere a soluţionării documentului.

Rubricile doi-cinci sînt completate de către persoana ce înregistrează documentul , iar celelalte – de către inspectorul secţiei, procuraturii. La procuratura raională toate rubricile sînt completate de un singur lucrător al cancelariei. Dacă fişa e întocmită de specialistul secţiei, aceasta completează toate rubricile fişei.

Se admite diferenţa de culoare a fişelor.

Anexa 10 la pct.7.4.3,7.5.1. din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Fişa alfabetică

Numărul Numele de familie, prenumele tatălui, anul naşterii Data intrării Cui, cînd, cu ce număr a fost expediat (transmis) Subiectul documentului De unde sau de la cine a parvenit documentul, numărul, data Executant _______________________(verso)________________________________ Data intrării Data expedierii Document, care a şi numărul a fost expediat (transmis) şi alte menţiuni ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Fişa alfabetică se completează în următorul mod: În rubrica „Numărul” se indică numărul dosarului de control, al plîngerii,

dosarului, raportul special etc. Numele de familie, prenumele şi prenumele tatălui persoanei, căreia i se

completează fişa, sînt scrise complet. În rubrica „Date privind arestarea, condamnarea, domiciliul” se indică

judecata, care a pronunţat sentinţa, articolul Codului Penal în baza căruia a fost condamnat, pedeapsa aplicată, data şi locul condamnării sau data arestării, organul care a dispus arestarea, locul unde este deţinută persoana sau domiciliul.

În rubrica „Data intrării” se indică data intrării plîngerii sau altui document (conform celei indicate în ştampila serviciului de expediţie).

În rubrica „Cui, cînd, cu ce număr a fost expediat (transmis)”se indică data expedierii către organizaţie sau transmiterii în secţia procuraturii respective, denumirea secţiei sau a organizaţiei, căreia i-a fost transmis, expediat documentul (plîngerea), transmiterea în secţii se notează prin cod, iar expedierea într-o altă organizaţie – prin numărul atribuit documentului expediat.

În rubrica „Subiectul documentului” se scrie denumirea documentului, titlul lui sau conţinutul rezumativ, în funcţie de posibilităţi – printr-un singur cuvînt: pensie alimentară, litigiu de muncă, locativ, succesiune, inventaţie, sechestrarea averii, tragerea la răspundere, căutare etc.

Rubrica „De unde sau de la cine a parvenit documentul, numărul, data” se va completa în cazurile în care: plîngerea a parvenit de la o persoană, iar fişa e întocmită pe numele altei persoane; fişa e completată în baza sentinţei, încheierii pronunţate de judecată, rechizitoriului, a raportului special sau a altui document; plîngerea (documentul) a parvenit dintr-o instituţie sau a fost făcută în audienţă. În aceste cazuri în rubrica dată se indică numele autorului plîngerii sau denumirea corespondentului, numărul şi data documentului sau numele persoanei, care a primit plîngerea în audienţă.

În rubrica „Executantul” se indică numele persoanei ca a înregistrat plîngerea (documentul) şi a colaboratorului ce a luat decizia de a expedia plîngerea către a altă organizaţie.

Plîngerile (documentele) ulterioare făcute de aceeaşi persoană, cu acelaşi subiect şi cele referitoare la aceeaşi cauză se înregistrează pe verso fişei alfabetice, îndicîndu-se următoarele date: cînd şi de la cine (de unde) a parvenit, cînd, unde, cu care număr a fost expediată, transmisă, de către cine a fost înregistrată şi expediată, denumirea, data şi numărul documentului. Dacă în plîngerea ulterioară este formulată a altă chestiune, ea este de asemenea înregistrată pe fişa alfabetică deja completată, indicîndu-se în mod obligatoriu conţinutul ei.

Examinînd plîngerea sau alt document, colaboratorul (în procuraturile în care de înregistrarea plîngerilor se ocupă cîteva persoane) subliniază datele necesare pentru înregistrare (numele de familie, prenumele, prenumele tatălui, anul şi locul de naştere, instanţa care a judecat cauza, articolele C.P. în baza cărora a fost condamnată, trasă la răspundere persoana, adresa petiţionarului, obiectul petiţiei).

ANEXA 11 la pct.7.4.3 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Fişa de referinţă

Numele _________________________ Prenumele, prenumele tatălui _______________________________ Data Adresa petiţionarului Vezi: _______________________________ Numele de familie, Prenumele Prenumele tatălui Pe fişa de referinţă se indică numele de familie, prenumele, prenumele tatălui

petiţionarului, data înregistrării, adresa petiţionarului (oraşul, raionul, satul), iar după cuvîntul „vezi” se indică numele de familie, prenumele, prenumele tatălui persoanei împotriva căreia a fost făcută plîngerea .

Fişele alfabetice şi de referinţă se întocmesc: - la înregistrarea plîngerilor la care sînt anexate copiile de pe sentinţă,

decizia, hotărîrea judecătorească, scrisori, avize (certificate, hotărîri) ale procurorilor privind controlarea dosarelor, prelungirea termenului de anchetă, de pe rechizitoriu, raportul special privind infracţiunile săvîrşite. Fişele alfabetice se completează pentru toate persoanele nominalizate în aceste documente (inculpaţi, condamnaţi, reclamaţi, reclamanţi etc.);

- la înregistrarea plîngerilor privind infracţiunile săvîrşite: omoruri, sinucideri şi accidente. Dacă în plîngere este indicat numele inculpatului fişa alfabetică este completată pe numele inculpatului, iar pe numele petiţionarului, ucisului, persoanei vătămate se completează fişe de referinţe;

- la înregistrarea plîngerilor colective fişele alfabetice sînt scrise pe numele persoanelor împotriva cărora este făcută plîngerea, iar fişele de referinţă – pe numele cîtorva persoane ce au semnat plîngerea şi pe numele expeditorului, dacă numele lui figurează pe plic. Conţinutul unor asemenea plîngeri este reflectat în fişele alfabetice amănunţit.

Scrisorile privind cauzele penale parvenite de la instituţii şi întreprinderi indiferent de faptul dacă este sau nu anexată plîngerea inculpatului, reclamantului etc. se înregistrează de asemenea pe fişe alfabetice; iar pe fişele completate pe numele persoanelor împotriva cărora scrie colectivul, se înscrie cuvîntul „Colectivă”;

Dacă în momentul anexat la plîngere, fişele alfabetice sînt scrise pentru toate variantele de nume, prenume şi prenumele tatălui.

La înregistrarea dosarelor, documentelor, raporturilor speciale sau a plîngerilor la care sînt anexate sentinţa, deciziile etc, se admite completarea fişei alfabetice numai pe numele persoanei principale (de la care a parvenit sau împotriva căreia a fost făcută plîngerea), iar pe numele celorlalţi (inculpaţi)- fişe de referinţe.

La înregistrarea plîngerilor ulterioare transmise în aceleaşi secţii, care au deschis dosar de control, pe ştampila de înregistrare se înscrie numărul acestui dosar.

Dacă pentru unul din inculpaţi (condamnaţi) în dosar există deja un dosar de control, pe plîngere se scrie numărul dosarului de control, iar pe numele celorlalţi inculpaţi (condamnaţi) se completează fişe alfabetice, indicîndu-se pe ele acelaşi număr al dosarului de control.

În fişele alfabetice completate pe numele persoanelor de la care n-au parvenit plîngeri la rubrica „Subiectul” se înscrie prenumele, numele de familie al persoanei, împotriva căreia a fost înaintată plîngerea, indicîndu-se temeiul completării fişei.

Înainte de înregistrarea plîngerii persoanei pe numele căreia anterior a fost completată o fişă alfabetică în baza plîngerii (documentului) altei persoane, se va verifica în mod obligatoriu fişa ultimului şi se vor indica datele necesare privind această plîngere.

Anexa 12 la pct.7.4.4 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

R E F E R I N Ţ Ă

Numele _________________ Prenumele, prenumele tatălui ________________________ Localitatea _______________ Numărul de plîngeri privind aceeaşi problemă, trimise anterior procuraturilor din subordine ___________________________ Inclusiv: Plîngerea iniţială: data, destinatar, nr.de înregistrare la expediere _______________________________________________________ _______________________________________________________

ultima. Data, destinatar, nr.de înregistrare la expediere ___________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ Numerele de corespondenţă din alte secţii _____________________ Data ___________________________________________________ Inspectorul cancelariei (semnătura) Verso

Soluţionarea plîngerii

Data începerii examinării, nr. dosarului de control ____________ _______________________________________________________ a fost remisă: data ______________ cu nr. de înregistrare _______________________________ destinatar _______________________________________________ numele executantului ______________________________________ specialistul cancelariei (semnătura) Data _________ Recto referinţei este completat de persoana ce a înregistrat plîngerea. Prenumele, numele de familie, prenumele tatălui persoanei în dosarul căreia a

parvenit plîngerea, se scriu complet.

În rubrica „localitatea” se indică denumirea unităţii teritorial-administrative, unde a avut loc delictul sau evenimentul.

În următoarele rubrici se indică numărul total de plîngeri cu acelaşi obiect neluate în procedură şi expediate procuraturilor din subordine, din care se indică prima şi ultima plîngere, menţionîndu-se cînd, unde şi cu ce număr au fost expediate.

Rubrica „Numele de corespondenţă din alte secţii” se completează în cazurile în care în alte subunităţi sînt deschise dosare de control prin aceleaşi reclamant dar cu alt obiect. În această rubrică trebuie indicate numerele tuturor dosarelor de control existente în alte secţii.

În rubrica „Data” se indică data expedierii plîngerii înregistrate secţiei sau factorului de decizie.

Verso referinţei e completat de către lucrătorul cancelariei, specialistul secţiei după examinarea plîngerii de către colaboratorul operativ.

Specialistul cancelariei indică în referinţă numărul dosarului de control, iar dacă dosarul de control nu a fost deschis indică numărul de expediere, data, destinatarul şi numele executantului şi în aceeaşi zi referinţa completată o înapoiază serviciului fişierului alfabetic, unde aceste date sînt trecute pe fişa alfabetică, iar referinţa este distrusă.

Anexa 13 la pct.7.4.7

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

F i ş a de evidenţă a circulaţiei dosarului

de control nr._______ şi a documentelor

Data intrării

Denumirea documentului

Persoana, căreia i-a fost remis

Menţiuni

ANEXA 14 la p.7.4.8 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

F i ş a statistică a petiţiei

1. Data intrării la procuratură _________________________ 2. Data transmiterii în secţie __________________________ 3. Data soluţionării, transmiterii ________________________

IV. Tipul petiţiei 1. Iniţială 2. Repetată, privind refuzul admiterii petiţiei depuse anterior aceleiaşi

procuraturi 3. Repetată, privind tergiversarea examinării petiţiei de către această

procuratură şi neglijenţă 4. Duplicat

V. Date suplimentare cu privire la petiţie

1. Se află sub control special 2. Făcută în audienţă 3. depusă de un militar sau de membrii familiei acestuia

VI. Soluţionarea

1. A fost admisă, recunoscută drept fondată 2. Respinsă 3. A fost luată o altă decizie (inclusiv s-au făcut explicaţiile de rigoare) 4. A fost ataşată la dosarul penal 5. A fost ataşată la dosarul de control

VII. Petiţie admisă

1. Anterior a fost respinsă de către Procuratura Generală 2. Anterior a fost respinsă de organele ierarhic inferioare ale procuraturii.

VIII. Petiţia a fost remisă:

1. Organelor procuraturii (fără control)

2. Organelor procuraturii (cu data de control) 3. Altor departamente (fără control) 4. Altor departamente (cu data de control)

IX. Depăşirea termenului de remitere a petiţiei

1. Petiţia a fost transmisă spre examinare organelor Procuraturii, altor departamente în termen ce depăşeşte 5 zile.

X. Nerespectarea termenului de soluţionare a petiţiei

1. Petiţie, privind actele efectuate de organele de urmărire penală în

cadrul cercetărilor prealabile, soluţionate în termen ce depăşeşte cel prevăzut de articolele 41, 194 C.P.P.

2. Petiţie depusă de un militar sau de membrii familiei acestui soluţionată în termen mai mare de 15 zile (dar nu mai mare de 1 lună).

3. Petiţie soluţionată ce nu necesită un control sau studiere suplimentară în termen ce depăşeşte 15 zile (dar nu mai mare de o lună de zile).

4. Petiţie ce necesită studiere şi control suplimentar, soluţionată în termen ce depăşeşte o lună de zile (dar nu mai mare de 2 luni).

5. Petiţie soluţionată în termen ce depăşeşte 2 luni.

Notă: În cazurile în care petiţiile, indicate în punctele 1-4, sînt soluţionate în termen mai mare de decît cel indicat în punctele respective. Exemplu: petiţia ce nu necesită control şi studiere suplimentară, soluţionată în termen mai mare de o lună de zile (dar nu mai mare de 2 luni), trebuie să fie indicată în punctul 4.

XI. Localitatea în care a avut

loc acţiunile reclamate

01 10 19 28 37 46 02 11 20 29 38 47 03 12 21 30 39 48 04 13 22 31 40 49 05 14 23 32 41 50 06 15 24 33 42 07 16 25 34 43 08 17 26 35 44 09 18 27 36 45

XII. Subiectul petiţiei

01. Problemele de respectare a drepturilor omului şi interesele societăţii inclusiv:

02. de privatizare nelegală 03. încălcare a legislaţiei în agricultură, a legislaţiei economico-financiare 04. protecţie a drepturilor de proprietate de stat 05. – Probleme privind urmărirea penală

Inclusiv: 06. – Acţiunile colaboratorilor procuraturii 07. – Acţiunile ofiţerilor de urmărire penală din MAI 08. – Acţiunile ofiţerilor de urmărire penală din alte organe (DV,CCCEC,

SIS) 09. – Aplicarea unor metode ilicite de anchetare 10. – Respectarea legislaţiei cu privire la minori 11. – Controlul respectării legislaţiei în locurile de detenţie 12. – Inclusiv, privind aplicarea de către administraţia instituţiilor

penitenciare a unor măsuri interzise de influenţare împotriva condamnaţilor

13. – Plîngeri privind alte probleme

Procuror _____________ (semnătura)

Fişele statistice sînt completate prin încercuirea cifrei respective – numărul

rîndului. În rubrica „Duplicat” (copie de plîngere sau o plîngere cu un text identic

parvenită de la una şi aceiaşi persoană) se va menţiona, dacă aceasta este duplicat al plîngerii iniţiale sau al celei repetate.

Anexa 15 la pct. 7.4.14 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

P R O C U R A T U R A G E N E R A L Ă

DOSARUL DE CONTROL nr._________________

Numele de familie ______________ Prenumele ___________________ Prenumele tatălui ______________ Pe __________ file Inventar nr. _____________ Termen de păstrare ________ ani Unitate arhivistică _____________ Semnătura _____________

Anul 20_______

ANEXA 16 la

pct.7.4.15 din Instrucţiunile nr. 290/09 din 29.12.04

Procuratura Generală

REGISTRU

de evidenţă a dosarelor de control

Nr. de ordine Data deschiderii dosarului

Numele, prenumele persoanei

Localitatea Note

Anexa 17 la pct.7.5.1. din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Procuratura Generală

R E G I S T R U de evidenţă al dosarelor penale şi civile,

Data primirii dosa-rului

Nr.dosar De control

Numele de familie, prenumele inculpatului, condamna- tului, părţilor

De unde a parvenit Dosarul, numărul de volume

Semnătura de primire a lucrăto-rului de la secretariat

Data şi semnătura de primire a lucrăt.oper.

Data şi semn. pers. ce a primit dos.îna-poiat

Adre-santul Numărul scrisorii de însoţire a dosa- lui expediat

Anexa 18 la p.7.5.5

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Procuratura Generală

Registru de evidenţă al mijloacelor materiale

de probă şi a obiectelor de preţ

data începerii ____ __________20__ data încheierii ___ _________ 20__

Chişinău

Anexa 19 la pct.7.2.5., 7.3.15

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Lista – model

a corespondenţilor şi grupurilor

de corespondenţi Preşedinţia Republicii Moldova Parlamentul Republicii Moldova Guvernul Republicii Moldova Academii Agenţi economici Instituţii de Arhivă, Bănci, Corespondenţi interni (subunităţile structurale în ordine alfabetică), Departamente, Organizaţii militare, Oficii, Instituţii judiciare, Instituţii curative, Ministerul de interne şi organele lui, Ministerul de Justiţie şi organele lui, Ministere (altele), Procuraturile din subordine Procuraturile altor state, Organizaţii sindicale, redacţiile revistelor şi ziarelor, Organele puterii locale, Instituţii de învăţămînt şi de cercetări ştiinţifice, organe financiare.

Anexa 20 la pct. 8.2.2

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

LISTA-MODEL

a documentelor luate la control cu indicarea

termenelor de rezolvare

2. Legile Republicii Moldova, hotărârile Parlamentului, decretele şi ordonanţele Preşedintelui Republicii Moldova, hotărârile şi dispoziţiile, poruncile Guvernului Republicii Moldova:

- în conformitate cu termenul stabilit în pe parcursul unei luni din momentul semnării;

3. Indicaţiile, însărcinările şi scrisorile Preşedintelui Republicii Moldova şi ale Guvernului Republicii:

- în conformitate cu termenul stabilit sau ele sau în 10 zile sau pe parcursul unei luni din momentul semnării, dacă se cere studiere suplimentară; cele cu parafa „urgent” – 5 zile;

4. Interpelările, cererile şi scrisorile deputaţilor în Parlamentul Republicii Moldova;

- pînă la 15 zile; - pînă la 30 zile – la scrisorile ce implică studiere suplimentară;

5. Hotărârile organelor colegiale - la data indicată în ele; 6. Documentele de iniţiativă cu privire la activitatea de bază: - la data indicată în ele; 7. Propunerile, cererile şi sesizările cetăţenilor: - fără amânare (dacă nu implică studiere şi control suplimentar), dar nu mai

târziu de 15 zile de la dat primirii lor; - pînă la o lună, dacă e nevoie de un control special, verificare suplimentară a

unor materiale etc; 8. Telegrame (radiograme) şi telefonograme: - de la 2 pînă la 5 zile.

Anexa 21 la p. 9.1.1 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

NOMENCLATORUL DOSARELOR APROB _______________________ __________________ (locul întocmirii) (denumirea funcţiei conducătorului) pe anul 20_______ _ _ _ _ _ _ _ _

semnătura numele, pre- numele _____________ data

Indicele dosarului

Titlul dosarului

(volumului)

Numărul dosarului

(volumului)

Termenul de păstrare al dosarului şi nr.articolelor indicatorului

Note

1 2 3 4 5 Denumirea funcţiei conducătorului Serviciului secretariat Semnătura Numele, prenumele _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

data Viza şefului de arhivă (persoanei responsabile) Semnătura Numele, prenumele

Prelungire la anexa 21

Înscrierea de totalizare cu privire la categoriile şi numărul dosarelor, întocmite în ________________ în anul 19_____ (denumirea instituţiei)

Inclusiv

Conform termenelor de păstrare

Total

transmisibile cu menţiunea C.E.C.

1 2 3 4 Permanent

Cu termenul peste 10 ani

În total

Datele de totalizare sînt transmise în arhiva ______________________ (denumirea instituţiei) Denumirea funcţiei conducătorului Semnătura Numele, prenumele

Anexa 22 la pct.10.3.2 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Procuratura Generală _____________________________________________________________________________

(denumirea secţiei)

Parafa de aprobare a inventarului de către instituţia arhivistică respectivă

Fondul nr._____________ Inventarul nr._________ al dosarelor cu termen per- manent de păstrare pe anii ________________________ Nr. crt.

Indicativul dosarului conform nomenclatorului

Conţinutul dosarului (volumului)

Datele extreme

Nr. filelor

Observaţii

1 2 3 4 5 6 Prezentul inventar format din ___________ file ___________ dosare de la nr.__________ pînă la nr.________ inclusiv: Clasificarea alfanumerică: (exp:72 „a”, 81 „a”, 81 „b”...) __________________________ __________________________ Inventarul a fost întocmit: __________________________ Semnătura Numele, prenumele (denumirea funcţie) Data Certificat Preşedintele C.C.E. Semnătura Numele, prenumele Model al compartimentului anual al inventarului dosarelor cu termen permanent de păstrare.

ANEXA 23 la pct.7.3.11 din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

01 11 21 31 41 51 61 71 81 91 02 12 22 32 42 52 62 72 82 92 03 13 23 33 43 53 63 73 83 93 04 14 24 34 44 54 64 74 84 94 05 15 25 35 45 55 65 75 85 95 06 16 26 35 46 56 66 76 86 96 07 17 27 37 47 57 67 77 87 97 08 18 28 38 48 58 68 78 88 98 09 19 29 39 49 59 69 79 89 99 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Model de barem unic

Anexa 24 la pct. 6.3.5. din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Procuratura Generală

REGISTRUL documentelor de ieşire pe anii ____________________

Nr.crt. de în-regis-trare

Data înregistrării

Destinatarul

Conţinutul succint al documentului

Nota cu privire în recepţionarea răspunsului

1 2 3 4 5 Model de registru al documentelor ieşite

Anexa 26 la pct. 6.3.6. din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Procuratura Generală

R E G I S T R U

de evidenţă al ieşirilor de documente expediate prin curier

Nr. Crt.

Destinatar Nr. şi anul dosarului, data corespondenţei

Semnătura de primire,data

Anexa 27 la pct.6.3.6.

din Instrucţiunile nr. 320/09 din 29.12.04

Inventarul

pachetelor expediate de Procuratura

Generală prin oficiul poştal central al oraşului Chişinău

„____”_____________20_______

Nr. Adresa Destinatar Preţul Masa Menţiuni crt.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Anexă 28 la Instrucţiune

nr. 320/09 din 29.12.04

REGISTRUL Informaţiilor pentru uz de serviciu

Data intrării, Corespondentul, numărul şi data documentului

Denumirea documentului

Persoana, căreia i-a fost remis

Menţiuni despre expediere

(Instrucţiunea completată cu anexa nr.28 prin ordinul nr.26/09 din 13.02.06)