1

Tudor CAPA

directorul Centrului de Cercetri a Relaiilor de Munc,

doctor n dreptul muncii, consilier de stat de clasa I

Solicitm explicaiile juridice de rigoare privitor la modul de perfectare a

dosarelor personale ale angajailor firmei/companiei, deoarece problema n

cauz nu este reglementat de legislaia muncii, dei o astfel de reglementare e

obiectiv necesar, mai ales pentru asigurarea funcionrii normale i corecte a

serviciilor resurse umane.

Analiza problemei stringente abordate prin prisma normelor legislaiei muncii

naionale permite a constata c modul de perfectare a dosarelor personale ale

salariailor firmei/companiei, practic nu este reglementat, fapt ce se rsfrnge n

fond negativ asupra activitii normale i ntr-un cadru legal al angajatorilor,

inclusiv a serviciilor lor resurse umane.

n astfel de circumstane, n scopul reglementrii corecte, depline i univoce a

procedurii de deschidere/perfectare a dosarelor personale ale salariailor

firmei/companiei este obiectiv necesar elaborarea i aprobarea/emiterea n acest

sens de ctre angajator la nivel de unitate a unui act normativ local (instruciune,

regulament, reguli etc.) conform art. 10 alin.(1) lit.e) din Codul muncii(CM), care

potrivit art.4 lit.f) CM conine norme ale dreptului muncii.

Mai jos se invoc un model al Instruciunii cu privire la gestionarea

dosarului personal al salariailor unitii, care poate fi precizat, modificat,

completat i aprobat de ctre angajator, reieind din specificul su de activitate,

categoriile de salariai angajate i alte posibile circumstane interne din unitate.

2

MODEL =APROBAT=

Conductorul unitii _________________________________

(ordinul nr. _ din __________20__ )

INSTRUCIUNE cu privire la gestionarea dosarului personal al salariailor unitii _________________________________________________________

I. Dispoziii generale

1.Prezenta Instruciune este elaborat i aprobat de ctre angajator n calitate de act normativ la nivel de unitate n conformitate cu prevederile articolelor 4 litera f) i 10 alineatul (1) litera e) din Codul muncii al Republicii Moldova i reglementeaz coninutul, modul de ntocmire, completare, actualizare, pstrare i acces la dosarul personal al conductorilor, specialitilor, funcionarilor i altor categorii de angajai (n continuare salariat) din cadrul unitii. 2.Dosarul personal al salariatului reprezint o totalitate de acte i informaii care cuprind date cu caracter personal i profesional despre persoana care deine o funcie la unitate. 3.Pentru fiecare salariat se ntocmete un singur dosar personal. Dosarul personal se ntocmete n termen de 10 zile de la numirea salariatului n funcie, inclusiv prin cumul. 4.Dispoziiile pct.3 al prezentei Instruciuni snt aplicabile i salariailor crora, potrivit legislaiei muncii, nu li se stabilete perioad de prob. 5.Fiecare dosar personal are numr i dat de nregistrare, conform registrului de eviden a dosarelor personale ale salariailor. Numrul i data, precum i denumirea unitii n care se fac nregistrrile respective, se consemneaz pe verso copertei dosarului personal. Modelul registrului de eviden a dosarelor personale ale salariailor este specificat n anexa nr.1 la prezenta Instruciune. 6.n cazul n care dosarul personal a fost transmis Serviciului de Stat de Arhiv, numrul i data de nregistrare se consemneaz n mod consecutiv, prin inserarea pe verso copertei dosarului personal a unui nou rnd. 7.Dosarul personal al conductorului unitii este gestionat de organul abilitat s ncheie cu acesta contractul individual de munc i s-l numeasc n funcia dat.

II. Coninutul dosarului personal.Seciunile dosarului personal

8.Dosarul personal, al crui model este specificat n anexa nr.2 la prezenta Instruciune, este constituit din:

a) copert; b) fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul personal; c) cuprinsul dosarului personal;

d) informaii despre salariat. 9. Informaiile despre salariat snt structurate n seciuni, vizibil separate ntre ele prin foi colorate, separeuri sau alte modaliti. 10. n seciunea 1-a Date generale se include nomenclatorul actelor cuprinse n aceast seciune, precum i urmtoarele documente: a) copia de pe buletinul de identitate;

b) copia de pe livretul militar, dup caz; c) certificatul medical care atest starea de sntate corespunztoare funciei deinute, dup caz;

d) cazierul judiciar i, dup caz, declaraia pe propria rspundere.

3

11.n seciunea a 2-a Studiile i formarea profesional se include nomenclatorul actelor cuprinse n aceast seciune, precum i urmtoarele documente: a) copiile de pe actele de studii;

b) copiile de pe actele ce atest cunoaterea limbilor de circulaie internaional, dup caz; c) copiile de pe documentele ce confirm realizarea diferitor/posibile modaliti de formare profesional. 12. n seciunea a 3-a Raporturi de munc se include nomenclatorul actelor cuprinse n aceast seciune, precum i urmtoarele documente: a) un exemplar al contractului individual de munc; b) acordurile suplimentare semnate de pri, anexate la contractul individual de munc; c) copia ordinului (dispoziiei, deciziei, hotrrii) de angajare/numire n funcie; d) copiile ordinelor (dispoziiilor, deciziilor, hotrrilor) privind transferul n alte funcii; e) copiile ordinelor (dispoziiilor, deciziilor, hotrrilor) despre suspendarea contractului individual de munc; f) copiile fielor de post; g) documentele privitor la desfurarea perioadei de prob; h) copiile ordinelor (dispoziiilor, deciziilor, hotrrilor) privind conferirea calificrii; i) copiile hotrrilor comisiei de atestare despre rezultatele atestrii salariatului; j)copia ordinului (dispoziiei, deciziei, hotrrii) privitor la restabilirea salariatului n funcia precedent; k) copia ordinului (dispoziiei, deciziei, hotrrii) privind ncetarea contractului individual de munc; l)fia personal(formularul nr.MR-2). 13.n seciunea a 4-a Stimulri i recompense se include formularul Stimulri i recompense . 14.n seciunea a 5-a Concedii se include formularul Concedii. 15.n seciunea a 6-a Sanciuni disciplinare se include formularul Sanciuni disciplinare. 16.n seciunea a 7-a Altele se include nomenclatorul actelor cuprinse n seciunea dat, precum i originalele sau copiile altor documente care l vizeaz pe salariat sau snt prevzute de legislaia n vigoare. 17.Documentele incluse n seciunile dosarului personal se plaseaz n ordinea cronologic a emiterii acestora, cu excepia celor de la pct.10 lit.a-d) din prezenta Instruciune, care se plaseaz n ordinea indicat. 18.Nu se permite ca n dosarul personal s se fac referiri la apartenena politic, religioas sau la viaa privat a salariatului.

III. ntocmirea, completarea, actualizarea i rectificarea dosarului personal

19.ntocmirea dosarului personal se face de ctre persoana cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor personale, potrivit fiei postului. 20.Actualizarea dosarului personal se efectueaz prin includerea n dosarul personal de noi documente, introducerea de noi nscrieri n formularele seciunilor i n nomenclatoarele actelor cuprinse n seciuni. n cazul n care rndurile incluse n formulare, n registrul de eviden a dosarelor personale ale salariailor, n fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul personal i/sau n nomenclatoarele actelor cuprinse n seciuni se epuizeaz, acestea se insereaz pe o nou pagin. 21.Actualizarea se realizeaz pe msur ce n privina salariatului au fost emise noi documente, dar nu mai trziu de 10 zile lucrtoare de la data emiterii acestora. Responsabilitatea pentru actualizare revine persoanei cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor personale. 22.n caz de modificare a unor elemente cuprinse n dosarul personal care nu au legtur cu funcia deinut, salariatul are obligaia de a aduce la cunotin serviciului resurse umane al unitii schimbrile respective n termen de 15 zile lucrtoare de la data producerii lor. Serviciul

4

resurse umane are obligaia de a asigura, prin intermediul persoanei cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor personale, actualizarea dosarului personal n termen de cel mult 10 zile lucrtoare de la data lurii la cunotin a acestora. 23.Datele cuprinse n dosarul personal se pot rectifica n urmtoarele situaii: a) la cererea scris i motivat a salariatului; b) la cererea scris i motivat a conductorului serviciului resurse umane sau, dup caz, a persoanei cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor personale, cu ntiinarea salariatului respectiv;

c) n temeiul hotrrii judectoreti definitive i irevocabile. 24.n cererea de solicitare a rectificrii se menioneaz informaia considerat a fi incorect sau incomplet. 25.Rectificarea datelor din dosarul personal se aduce la cunotin salariatului vizat contra semntur. 26.Rectificarea datelor din dosarul personal se face pe baza documentelor prezentate n original. Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea, certificate pentru

conformitate cu originalul de ctre conductorul serviciului resurse umane, se pstreaz n dosarul personal.

27.Rectificarea se realizeaz prin radierea datelor incorecte sau incomplete cu un corector fluid, dup care, n locul vechilor specificri, se consemneaz cele noi. 28.Fiecare fil a dosarului personal se numeroteaz. Nu se numeroteaz coperta, fia de eviden a persoanelor ce au avut acces la dosarul personal i nomenclatoarele actelor cuprinse n seciuni. Numerotarea se face separat pe fiecare seciune.

IV.Accesul la dosarul personal i la datele cuprinse n acesta

29.Salariatul are dreptul, ca urmare a unei solicitri verbale adresate conductorului serviciului resurse umane, de acces la dosarul su personal. Fiecare acces la dosarul personal se consemneaz n fia de eviden a persoanelor care au avut acces la dosarul personal. 30.Dreptul de acces la dosarul personal l au de asemenea conductorul unitii sau al subdiviziunii structurale n care i desfoar activitatea de munc salariatul. 31.Salariatul are dreptul, la cererea sa verbal sau scris adresat conductorului serviciului resurse umane, de a primi:

a) copii simple de pe documentele din dosarul su personal sau certificate prin tampil i semntur de ctre conductorul serviciului resurse umane; b) extrase de pe documentele ntocmite, certificate prin tampil i semntur de ctre conductorul serviciului resurse umane; c)certificate care s ateste informaii cuprinse n dosarul su personal. 32.Copiile, extrasele i adeverinele pot fi obinute, n condiiile legii, i de ctre alte persoane sau organe.

33.Persoanele care au acces la datele cuprinse n dosarul personal au obligaia de a pstra confidenialitatea datelor cu care au fcut cunotin, n condiiile legii. 34.nclcarea normelor de confidenialitate atrage, dup caz, rspunderea disciplinar, material, contravenional sau penal n conformitate cu legislaia n vigoare.

V. Pstrarea dosarului personal

35.Toate dosarele personale se pstreaz n safeuri sau dulapuri metalice la care au acces doar conductorul serviciului resurse umane i persoana cu atribuii n domeniul gestionrii dosarelor personale. Se interzice scoaterea dosarelor personale din ncperile unde se pstreaz, cu excepia cazurilor prevzute de prezenta Instruciune. 36.Dosarul personal al salariatului ale crui raporturi de munc au ncetat se pstreaz de ctre unitatea n care a activat respectivul salariat.

5

37.n cazul reorganizrii unitii, dosarele personale ale salariatului a cror raporturi de munc nu au fost modificate sau nu au ncetat, se pstreaz de ctre unitatea reorganizat. 38.n cazul lichidrii unitii dosarele personale ale salariailor se transmit Serviciului de Stat de Arhiv sau, dup caz, organelor teritoriale ale acesteia pe baz de proces-verbal. 39.n cazul detarii salariatului - dosarul personal se pstreaz de ctre unitatea de baz de la care el a fost detaat. Eventualele modificri intervenite pe perioada detarii se transmit sub semntura conductorului unitii de baz angajatorului la care a fost detaat temporar salariatul.

VI.Prevederi finale

40.Controlul asupra aplicrii/respectrii prezentei Instruciuni se pune pe seama vicedirectorului unitii probleme sociale i/sau serviciului personal/resurse umane al unitii. 41.Prevederile prezentei Instruciuni pot fi stipulate, specificate i dezvoltate de pri n contractele individuale de munc. 42.Modificarea i completarea prezentei Instruciuni se face n modul stabilit pentru aprobarea acesteea.

43.Documentele acumulate i perfectate dosarul personal din unitate snt n conformitate cu legislaia arhivistic acte de pstrare n modul stabilit. 44.Prezentei Instruciune se aduce la cunotin angajailor unitii vizai, sub semntur, n modul stabilit.

6

Anexa nr.1

la Instruciunea cu privire la gestionarea dosarului personal al conductorilor, specialitilor i funcionarilor unitii

REGISTRUL DE EVIDEN A DOSARELOR PERSONALE ALE CONDUCTORILOR, SPECIALITILOR

I FUNCIONARILOR UNITII

Numrul dosarului

personal

Data

nregistrrii dosarului

personal

Numele,

prenumele

salariatului

Subdiviziunea

i funcia deinut (se indic doar cele iniiale, nu i cele n

care salariatul

a fost

transferat n interiorul

unitii)

Data

transmiterii

dosarului

personal n arhiv

Numele,

prenumele i semntura persoanei

care a operat

nscrierea

7

Anexa nr.2

la Instruciunea cu privire la gestionarea dosarului personal al conductorilor, specialitilor i funcionarilor unitii

________________________________________ Denumirea unitii n care s-a ntocmit dosarul personal

DOSAR PERSONAL

Numele, prenumele

Se pstreaz 50 de ani

8

FIA DE EVIDEN A PERSOANELOR CARE AU AVUT ACCES LA DOSARUL PERSONAL

Nr.

d/o

Numele, prenumele i funcia persoanei care a avut acces la dosarul

personal

Scopul urmrit (nu se completeaz n cazul n care nsui titularul dosarului

personal a avut acces

la el)

Data i ora de nceput/sfrit

Semntura persoanei

care a avut

acces la

dosarul

personal

CUPRINSUL DOSARULUI PERSONAL

Denumirea seciunii

Numrul seciunii

Date generale

1

Studiile i formarea profesional

2

Raporturi de munc

3

Stimulri i recompense

4

Concedii

5

Sanciuni disciplinare

6

Altele

7

Seciunea 1-a Date generale

9

NOMENCLATORUL

ACTELOR CUPRINSE N SECIUNEA 1-A

Nr.

d/o

Denumirea

actului (se

indic att formularul, ct i documentele)

Data

includerii

actului n dosarul

personal

Numrul de file

Numrul paginii/ paginilor seciunii n care acesta se

conine

Numele,

prenumele i semntura persoanei care

a operat

nscrierea

DATE GENERALE

1. Numele

_____________________________________

2. Prenumele

____________________________________

3. Patronimicul

____________________________________

4. Ziua, luna i anul naterii ____________________________________

5. Cetenia __________________________

6. Locul naterii_______________________

7. Starea civil________________________

8. Numele, prenumele i data naterii copiilor minori

____________________________________

____________________________________

____________________________________

9. Situaia privind serviciul militar _____________________________________

10. Buletin de identitate:

seria i numrul ____________________________________,

eliberat de

____________________________________,

la data de

__________________________________

11. Codul personal

_____________________________________

12. Domiciliul (conform buletinului de

identitate)

_____________________________________

_____________________________________

13. Domiciliul (de facto)

_____________________________________

_____________________________________

14. Date de contact:

(telefon fix)___________________________

(telefon mobil)_________________________

(e-mail)______________________________

Seciunea a 2-a Studiile i dezvoltarea profesional

10

NOMENCLATORUL

ACTELOR CUPRINSE N SECIUNEA A 2-A

Nr.

d/o

Denumirea

actului

Data

includerii

actului n dosarul

personal

Numrul de file

Numrul paginii/ paginilor seciunii n care acesta se

conine

Numele,

prenumele i semntura persoanei care

a operat

nscrierea

Seciunea a 3-a Raporturi de munc

NOMENCLATORUL

ACTELOR CUPRINSE N SECIUNEA A 3-A

Nr.

d/o

Denumirea

actului

Data

includerii

actului n dosarul

personal

Numrul de file

Numrul paginii/ paginilor seciunii n care acesta se

conine

Numele,

prenumele i semntura persoanei care

a operat

nscrierea

Seciunea a 4-a Stimulri i recompense

STIMULRI I RECOMPENSE

Nr.

d/o

Tipul (se

indic forma de stimulare sau

recompens)

Data i numrul ordinului (dispoziiei, deciziei, hotrrii)

Note

Seciunea a 5-a Concedii

11

CONCEDII

Nr.

d/o

Tipul

concediului (altele dect

cele ce

constituie

motiv de

suspendare

a

raporturilor

de serviciu)

Perioada

pentru care

se acord concediul

(n caz de utilizare a

zilelor

nefolosite ca

urmare a

rechemrii, se va face

meniunea la numrul de ordine a

concediului

care nu a

fost finalizat

n legtur cu

rechemarea)

Perioada

concediului

Numrul i data

ordinului

(dispoziiei, deciziei,

hotrrii)

Data

rechemrii Numrul i

data

ordinului

(dispoziiei, deciziei,

hotrrii) de rechemare

Seciunea a 6-a Sanciuni disciplinare

SANCIUNI DISCIPLINARE

Funcia public deinut la momentul

aplicrii sanciunii

Abaterea

disciplinar Sanciunea Numrul i data

ordinului

(dispoziiei, deciziei,

hotrrii)

Data stingerii

sanciunii

Seciunea a 7-a Altele

NOMENCLATORUL

12

ACTELOR CUPRINSE N SECIUNEA A 7-A

Nr.

d/o

Denumirea

actului

Data

includerii

actului n dosarul

personal

Numrul de file

Numrul paginii/ paginilor seciunii n care acesta se

conine

Numele,

prenumele i semntura persoanei care

a operat

nscrierea