Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

5/21/2018 Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

Departamentul Financiar ContabiitateDecontare cheltuieli deplasare

IL HO/ST 021/ 02.06.2014 Versiunea 2

Autor: Ceban Victoria Versiune aprobata

Page 1 of 29





Page 2 of 29

Decontare cheltuieli deplasare

Instruciune de Lucru METRO C&C MD

IL HO/ST 021/02.06.2014





Page 3 of 29

Cuprins

0.1 Departamente sau persoane impli cate 40.2 Istoricul procedurii/ instruc iunii 40.3 Modifi cri nregist rate 40.4 Documentaie relaionat 40.5 Simboluri uti lizate 50.6 Confidenialitate 5

1 INTRODUCERE 61.1 Scop 61.2 Responsabiliti 71.3 Regul ile generale 9

2 ETAPELE PROCESULUI 102.1 Autorizarea deplasrii 102.2 Rezervare bil ete avion 122.3 Rezervare cazare 13

2.3.1 Rezervri efectuate de gazda invitaiei 132.3.2 Rezervri efectuate personal 13

2.4 Ridicare avans Casieria Centrala 142.4.1 Avans cazare 142.4.2 Avans diurna 152.4.3

Avans carburant pentru transport auto companie/ person al 16

2.5 Decontare cheltu ieli la ntoarcere 17

2.5.1 Decontare diurna 182.5.2 Decontare cheltuieli cazare 192.5.3 Decontare cheltuieli transpor t 202.5.4 Decontare alte cheltuieli 212.5.5 Decontare cheltuieli protocol 21

3 ANEXE 223.1 Anexa1: Ordin de Deplasare 223.2 Anexa 2: Formular Decont 233.3 Anexa 3: Normele diurnelor si plafoanele de cazare 25





Page 4 of 29

0.1 Departamente sau persoane implicate

0.2 Istoricul procedurii/ instruciunii

Nr. Versiune/modificare

Data aprobrii/publicriiIntranet

nlocuiete(versiune/

modificarea)Redactata de Revizu ita de

1 17.01.2014 Ceban Victoria

2 02.06.2014 1 Ceban Victoria

0.3 Modificri nregistrate

Nr Modificri & Comentarii Pagina

1 0.4 Documentaie relaionat 4

2 1.1 deplasare in interes de serviciu 6

3 1.3 Reguli generale 9

4 2.4.2 Avans diurna 15

5 2.4.3 Avans carburant pentru transport auto companie/ personal 16

0.4 Documentaie relaionat

NrNr. Identi ficare

procedura/ instruciune/document normativ

Denumire procedura/ instruciune/ document normativ

1HG 10/ 05.01.2012,publicat 13.01.2012 MOnr. 7-12, art. nr. 30

pentru aprobarea Regulamentului cu privire la delegareasalariailor entitilor din Republica Moldova

2HG 305/ 29.04.20414,publicat 06.05.2014 MOnr. 104-109, art. nr. 332

pentru modificarea si completarea anexei nr.1 la HG nr. 10din 5 ianuarie 2012

Centrala Magazin

Toi angajaii METRO CC MOLDOVA Toi angajaii METRO CC MOLDOVA





Page 5 of 29

0.5 Simbolur i util izate

Simbol Explicaie

InformaieAcest simbol indica o informaie importanta, care l va ajuta peutilizator sa neleagmai bine procesul descris. In plus, va ofersfaturi sau experiene utile.

Exemple / ExerciiiAcest simbol indica ex. imagini ale screen-urilor sau exemple

descrise.

Instruciune de lucruDescrie paii specifici unui proces, pentru a evita neglijenta,superficialitatea sau abordarea greita.

Masuri de controlAcest simbol descrie rezultatul unui proces in amnunt, deoareceapare riscul ca procesele urmtoare sa nu se poatrealiza sau saaibrezultate nedorite.

ntrebri & rspunsuriSe utilizeazpentru a oferi rspunsuri la ntrebrile care apar deobicei, in contextul descris.

0.6 Confidenialitate

Toate drepturile sunt rezervate. Nici o parte a acestei publicaii nu poate fi reprodus,utilizat sau transmis sub nici o forma si n nici un scop, f permisiunea METRO CC

Moldova.





Page 6 of 29

1 Introducere

1.1 Scop

Aceasta instruciune se aplica tuturor angajailor Metro CC Moldova, att din Centrala cat sidin magazine.

Prezenta instruciune are rolul de a defini drepturile bneti ale angajailor care sedeplaseaz in interes de serviciu in tara si strintate, obligaiile legate de deplasare,cheltuielile pe care acetia le pot angaja pe durata deplasrii, precum si cheltuielile diverseefectuate pentru nevoile firmei.

Procedura definete si:- regulile de acordare a avansurilor de deplasare si a altor tipuri de avansuri pentru

cheltuieli efectuate pentru nevoile firmei si decontarea acestora pe bazadocumentelor primare justificative indicate mai jos;

- persoanele care autorizeazacordarea avansurilor si realizarea cheltuielilor;

- modul de decontare al cheltuielilor;

- documentele interne de evidenta a banilor avansai si cheltuii in scopul deplasrii sipentru nevoile firmei.

Se definesc urmtoarele noiuni:- deplasare in interes de serviciu delegarea salariatului, conform ordinului (dispoziiei,

deciziei,hotrrii) angajatorului, pe un anumit termen, pentru executarea obligaiilorde muncn afara locului de muncpermanent.

- diurna indemnizaie zilnica, in moneda naionalsau in valuta strina, acordata inscopul compensrii cheltuielilor suportate suplimentar de salariat in timpul delegrii,pentru hrana, diferite servicii, inclusiv costul transportului pe teritoriul localitii in carea fost delegat si alte cheltuieli;

- plafon de cazare (pentru fiecare 24 de ore) suma zilnica, in moneda naionalsauin valuta strina, in limita creia salariatul delegat trebuie sa-si acopere cheltuielile de

locaiune, inclusiv serviciile hoteliere obligatorii si cheltuielile pentru rezervarealocurilor in hoteluri;

- documente de ctorie paaportul, biletele de ctorie sau alte documente caredetermina zilele aflrii efective in deplasare.





Page 7 of 29

1.2 Responsabiliti

Angajatul care se deplaseazin interes de serviciu in tara si strintate:

- La primirea invitaiei, angajatul informeazSeful ierarhic superior.

- In caz de accept, angajatul face forwardla mail (cu invitaia) treDirector General/Comercial/ Magazin si in copieDepartament Resurse Umane - Personal Magazin.

- CompleteazOrdinul de deplasare (in 2 exemplare).

- l transmite pentru aprobare ctre Seful ierarhic superior, Director General/Comercial/ Magazin

- Dup aprobare merge la Personal Magazin pentru nregistrare in registrul

Departamentului RU- In cazul deplasrilor cu avionul - transmite mail tre Asistenta Director General/

Comercial (pentru rezervrile de avion, asigurare medicala, roaming), in copie cuCasieria Centrala Magazin si Ciobanu Natalia;

- In cazul deplasrilor cu maina de serviciu - transmite mail treAsistenta DirectorGeneral (pentru procura deplasare cu auto companiei, asigurare medicala, roaming),Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copie cu CasieriaCentrala Magazin;

- In cazul deplasrilor cu maina personala - transmite mail tre Casieria CentralaMagazin, Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copie cuAsistenta Director General (asigurare medicala, roaming)

- In cazul deplasrilor cu autobus, tren - transmite mail tre Casieria CentralaMagazin; in copiecu Asistenta Director General (asigurare medicala, roaming)

- Cu cel puin 3 zile lucrtoare nainte, se prezint la Casieria Centrala cu: Ordinulsemnat, invitaia, rezervarea hotel, rezervarea biletelor avion/ procura deplasare autos.a.

- La max. 3 zile lucrtoare de la ntoarcere, se prezintla Casieria Centrala cu: bileteleavion/ bilete tren/ bilete autobus, factura hotel, copie paaport cu stampilele Politieide Frontiera de ieire si intrare tara; bonuri fiscale pentru benzina (deplasare autocompanie), s.a.

Seful ierarhic superior (Sef Departament):

- i da acceptul pentru plecarea subordonatului in delegaie

- SemneazOrdinul de deplasare

Director General/ Comercial/ Magazin:

- Autorizeazsi semneazOrdinul de deplasare.

- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 1 Aprobare Avans), privindavansul acordat angajailor nainte de deplasare

- Autorizeazsi semneazFormularul Decont (partea 2 Decontare Cheltuieli), privindreglarea diferenelor de primit/ restituit la ntoarcere





Page 8 of 29

- Autorizeaz si semneaz formularul Dispoziie de Plata, pentru cazurile cndangajatul mai trebuie sa primeascmijloace bneti

- Semneazprocura pentru deplasrile cu autoturismul companiei

Resurse Umane Magazin:

- nregistreazOrdinul privind deplasarea de serviciu in registru, noteaznumrul denregistrare si semneaz.

- Monitorizeaz si verifica e-mail-urile de la angajaii care pleac in delegaie,rezervare bilete avion, s.a.

Sef Birou Finane Contabilitate:

- Autorizeaz si semneaz Formularul Decont (partea 1 Aprobare Avans), privindavansul acordat angajailor nainte de deplasare

- Autorizeazsi semneazFormularul Decont (partea 2 Decontare Cheltuieli), privindreglarea diferenelor de primit/ restituit la ntoarcere

- Autorizeaz si semneaz formularul Dispoziie de Plata, pentru cazurile cndangajatul mai trebuie sa primeascmijloace bneti

- Autorizeaz si semneaz formularul Dispoziie ncasare, pentru cazurile cndangajatul mai trebuie sa restituie ctre companie mijloace bneti

- Autorizeazplata biletelor pentru avion, prin mail ctre Economist Trezorerie

Asistenta Director General/ Comerc ial:

- Efectueaz rezervarea biletelor de avion in baza e-mail-ul primit de la solicitant,avnd ataatinvitaia cu indicarea perioadei de deplasare; e-mail trebuie fie in copiePersonal Chiinu 1, Ciobanu Natalia, Casierie Chiinu 1.

- Emite procura pentru deplasrile cu autoturismul companiei (pentru angajaiCentrala)

- Gestioneazprocesul privind asigurarea medicala de calatorii in strintate

- Solicita activarea roaming-ului

Coordonator Parc Auto:

- Gestioneazprocesul privind asigurarea Carte Verde a mainilor companie, pentrudelegri in strintate





Page 9 of 29

1.3 Regul ile generale

- Ordinul de deplasare trebuie completat, de ctre angajatul care pleacin deplasarein interes de serviciu, la toate rubricile cerute de formular si autorizat corespunztor(semnat de Director General/ Comercial/ Magazin).

- Pe Ordinul de deplasare se va trece explicit scopul deplasrii si toate informaiilenecesare stabilirii si verificrii diurnei.

- Nu se accepta tersturi/ corecturi sau modificri pe Ordinul de deplasare.

- Valoarea diurnei trebuie sa fie corect calculat si pltit conform informaiilorcompletate in decont si/ sau menionate in documentele justificative anexate (biletavion, tren, etc.).

- Cheltuielile se accepta la decontare numai daca sunt efectuate in scopul afacerii sicorespunztor legislaiei in vigoare.

- Cheltuielile care nu sunt insolite de documente justificative nu se deconteaz.

- Nu sunt permise cheltuieli de protocol fautorizare prealabila.

- Daca angajatul primete diurna, nu va solicita si decontarea altor cheltuieli cu masasau de natura mrunt, (exemplu: apa minerala, McDonalds), cu excepia cheltuielilorde protocol confirmate de ctre superiori.

- In cazul deplasrilor succesive in tari diferite, se va completa un Ordin de Deplasarepentru ambele calatorii, se va ridica un singur avans, cu diurne corespunztoarepentru fiecare tara in parte.

- La nchiderea fiecrei luni, Casieria Centrala va informa angajaii a cror avansurisunt nedecontate/ restante.

- In cazul in care Director General/ Comercial/ Magazin nu este prezent pentru asemna Ordinul de Deplasare, atunci:

mputernicete o persoana sa aprobe Ordinul sau

poate sa-si dea acordul pe mail, care va fi anexat la Ordin, urmnd semnareaOrdinului de Deplasare la ntoarcere (persoana care pleac in deplasare esteresponsabila de obinerea ulterioara a semnturilor).

- Deplasarea n interes de serviciu se limiteaz la 60 de zile calendaristice in

conformitate cu Codul Muncii al R. Moldova.- Dac durata deplasrii peste hotarele Republicii Moldova depte 30 de zile

calendaristice, cuantumul diurnei se reduce cu 20 % pentru fiecare zi suplimentar.

La ctoriile in strintate, se recomanda ca angajaii delegai, sa ncheieasigurare medicala pentru ctoriile in strintate pe toata perioadadelegrii (inclusiv zilele de plecare si de sosire), asigurare care este decontatade companie.





Page 10 of 29

2 Etapele procesului

2.1 Autorizarea deplasrii

Autorizrile/ aprobrile deplasrilor in interes de serviciu sunt date de:

- Directorul de Magazin, pentru angajaii Magazinelor

- Director General/ Comercial in funcie de subordonare - pentru angajaii dinAdministraie (cu excepia Membrilor de Board)

La primirea invitaiei pentru deplasarea in strintate avnd ca obiect: training, organizarentlnire, edine anuale, edine furnizori etc. angajatul va efectua urmtorii pai, exact inordinea specificata.

1. Informeaz, privind invitaia primita, Seful ierarhic superior (in caz ca exista - altuldect Director General/ Comercial/ Magazin).

2. In caz de accept, transmite mail(forward invitaie)treDirector General/ Comercial/Magazin, in copiecu Departament Resurse Umane - Personal Magazin.

3. CompleteazOrdinul de Deplasare in 2 exemplare (Anexa 1).

4. Transmite Ordinul de Deplasare ctre Seful ierarhic superior, apoi ctre DirectorGeneral/ Comercial/ Magazin care vor autoriza deplasarea prin semntur (ambeleexemplare).

5. Cu ambele exemplare ale Ordinului semnate, merge la Departament Resurse Umane -

Personal Magazin, pentru ca acesta sa fie nregistrat in registrul DepartamentuluiResurse Umane:

- angajat Resurse Umane verifica invitaia (perioada desfurrii evenimentului,orele s.a.) si corectitudinea completrii formularului/ corespondenta cu invitaia;

- angajat Resurse Umane noteaz pe ambele exemplare data, numrul denregistrare din Registru si semneaz;

- angajat Resurse Umane pstreazun exemplar pentru arhivare

- cellalt exemplar rmne la angajat, care ulterior va fi depus la Casieria Centrala.

6. Imediat dup nregistrarea la Resurse Umane a Ordinului, angajatul transmite mailavnd in ataament invitaia pentru deplasare:

- In cazul deplasrilor cu avionul - treAsistenta Director General/ Comercial(pentru rezervrile de avion, asigurare medicala, roaming), in copiecu CasieriaCentrala Magazin si Ciobanu Natalia;

- In cazul deplasrilor cu maina de serviciu - treAsistenta Director General(pentru procura deplasare cu auto companiei, asigurare medicala, roaming),Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde), in copiecu CasieriaCentrala Magazin;

- In cazul deplasrilor cu maina personala - transmite mail tre CasieriaCentrala Magazin, Coordonator Parc Auto (pentru asigurarea Carte Verde); incopiecu Asistenta Director General (pentru asigurarea medicala, roaming);

- In cazul deplasrilor cu autobus, tren - transmite mail treCasieria CentralaMagazin, in copiecu Asistenta Director General (pentru asigurarea medicala,roaming);





Page 11 of 29

Deplasrile in strintate care necesita transport cu avionul, trebuieautorizate imediat dup primirea invitaiei, datorita posibilitii economiei

mijloacelor financiare:- Preul biletelor de avion este cu att mai mic, cu cat rezervrile biletelor de

avion sunt fcute cu o perioada mai mare de timp nainte.

- Respectiv, biletele de avion au cel mai mare pre, daca rezervrile sunt fcuteimediat naintea zborului.





Page 12 of 29

2.2 Rezervare bilete avion

Asistenta Director General/ Comercial este responsabila de rezervrile biletelor de avion.

Toate rezervrile se vor face la clasa economic (Economy).

Biletele de avion vor fi rezervate lund in considerare varianta cost saving; daca exista maimulte opiuni pentru o destinaie de ctorie, se va alege varianta cea mai ieftina.

Asistenta Director General/ Comercial va iniia procesul de plata a biletelor de avion, numaidupconfirmarea deplasrii pe mail a angajatului ce pleacin deplasare.

Confirmarea pe mail trebuie transmisa pana la data limita de emitere a biletelor avia,menionate in rezervare (TL date).





Page 13 of 29

2.3 Rezervare cazare

2.3.1 Rezervri efectuate de gazda invitaiei

De regula invitaia este nsoitde informaii privind rezervarea hotelului pentru evenimentulrespectiv, urmnd ca angajatul sa confirme personal rezervarea prin prisma transportului,orelor venire (check in), plecare (check out) s.a.

In cazul in care invitaia nu este nsoitde informaii privind cazarea, angajatul poate solicitapersoanei de contact la acel eveniment, sa faco rezervare la un hotel recomandat in numelelui, si stransmitpe mail rezervarea.

2.3.2 Rezervri efectuate personal

In cazul in care:

- invitaia nu este nsoitde rezervare la hotel sau

- persoana de contact nu este abilitata sa efectueze rezervri sau

- exista meniune ca locaiunea este in sarcina invitatului

atunci angajatul trebuie sa-si facsingur rezervrile.

Fiecare angajat i-si va efectua personal rezervrile prioritar prin intermediul site-ului:http://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=true Pe aceasta pagina vor aprea hotelurile care sunt agreate Metro Group.

Rezervarea se va efectua la hotelurile cu cel mai mic pre, in funcie de disponibilitateacamerelor libere in hotel pentru perioada necesara.

In cazul in care toate hotelurile sunt ocupate, nu exista locuri disponibile, se va ncercarezervarea locaiunii si in alte hoteluri.

La cererea angajailor se pot efectua si rezervri/ emiteri de bilete sau cazri pentru so/ soie,pe costurile angajatului (ex. in cazul in care angajatul mparte o camera cu soul/ soia,compania va plti doar contravaloarea unei camere single, iar diferena de la singlela dubleoachita angajatul personal ctre furnizor).

Pentru rezervrile de hotel din Romania, se va transmite mail ctre Asistenta DirectorGeneral/ Comercial, care le va efectua in colaborare cu colegii din Romania.
http://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=truehttp://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=truehttp://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=truehttp://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=truehttp://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=truehttp://www.hrs.com/web3/showSessionTimeout.do;jsessionid=80ACE1D48327973485FC4581119CEAB2.57-3?activity=showSessionError&bookingWaitingReloadCounter=0&cid=48-3&clientId=ZW5fX01FVFJP&bookingConfirmationWait=true





Page 14 of 29

2.4 Ridicare avans Casieria Centrala

Cu 3 zile lucrtoare nainte de deplasare, angajatul se va prezenta la Casieria Centrala cuurmtoarele documente justificative, in vederea calculrii si ridicrii avansului:

- Ordinul de Deplasare, nregistrat la Resurse Umane si semnat de ctre DirectorGeneral/ Comercial/ Magazin

- Invitaia printata

- Rezervarea hotel

- Rezervarea avion, daca e cazul

- Procura companie (deplasare auto companie)

Casieria Centrala completeazformularul DECONT partea1 APROBARE AVANS, conformOrdinului de Deplasare si documentaiei primite.

Avansul se acorda in moneda naionala potrivit cursului BNM la data acordrii avansului.

La eliberarea numerarului din Casierie, Angajat Casieria Centrala trebuie sa verifice dacaangajatul are nchis avansul precedent, iar daca aceeai persoana solicita din nou bani pentrudecontare ulterioara, va trebui mai nti sa deconteze sumele ridicate nainte, chiar dacatermenul de decontare nu a fost atins (3 zile lucrtoare de la ntoarcere).

Daca persoana care are obligaia decontrii ulterioare are de napoiat o suma de bani (carezultat al decontrii), ea va plti aceasta suma cash, chiar si atunci cnd urmeazsa ridiceimediat o alta suma pentru decontare ulterioara.

Pentru ridicarea mijloacelor financiare (avans), angajatul trebuie sa obintoatesemnturile necesare, la partea1 APROBARE AVANS, respectiv a Sef BirouFinane Contabilitate si Director General/ Comercial/ Magazin.

ncasarea avansului se face conform Decontului de cheltuieli semnat prinintermediul Dispoziiei de plata.

Angajatul nu are dreptul sa primeasc un avans nou, pana nu l va justifica/restitui pe cel precedent.

Nu este permisa transmiterea avansului de la titular la o alta persoana

2.4.1 Avans cazare

Avansul pentru cazare se calculeazin baza rezervrii la hotel, si se calculeazla cursul BNMdin ziua acordrii avansului.





Page 15 of 29

2.4.2 Avans diurna

Diurna indemnizaie zilnica, in moneda naionala sau in valuta strin, acordatain scopul compensrii cheltuielilor suportate suplimentar de salariat in timpuldelegrii, pentru hrana, diferite servicii, inclusiv costul transportului pe teritoriullocalitii in care a fost delegat si alte cheltuieli;

Cuantumul diurnelor pentru fiecare zi de aflare in deplasare a salariatului sunt prevzute inanexa nr. 2 al Regulamentului cu privire la delegarea salariailor entitilor din RepublicaMoldova aprobat prin HG nr. 10/ 05.01.2012.

Pentru zilele de plecare si sosire diurnele se pltesc in mrime de 100% dinnormele stabilite.

Ziua plecri iin deplasare se considera ziua plecrii cu trenul, transportul aerian,auto sau alt mijloc de transport din locul permanent de lucru al delegatului, iarziua sosiri i ziua sosirii mijlocului de transport menionat la locul permanent delucru.

In cazul plecrii mijlocului de transport pn la ora 24 inclusiv, ziua plecrii indeplasare se considera ziua curenta, iar de la ora 0 (zero) si mai trziu ziuaurmtoare. In acelai mod se determina si ziua sosirii salariatului la loculpermanent de munca.

Daca gara, debarcaderul, aerogara se afla in afara localitii, se ia in consideraretimpul necesar pentru ctoria pnla gara, debarcader, aerogara.

La delegarea in strintate, data trecerii hotarelor se determina potrivitstampilelor aplicate in paaport la punctele de trecere si control la frontiera.

n cazul n care organizatorul acord delegatului mijloace financiare sub form de diurn,burse, alte pli pentru compensarea cheltuielilor curente, entitatea care l-a delegat nu achitacestuia diurna stabilit.

Dacmijloacele financiare acordate de organizator pentru o zi sunt mai mici dect normele

pentru diurn stabilite prin Regulament (Anexa 3), entitatea care a delegat va compensadiferena la prezentarea documentelor confirmative - demers oficial al organizatorului.

n cazul delegrii pentru o singurzi n teritoriul Republicii Moldova, diurnele nuse pltesc.

In cazul delegrii pentru o singura ziin strintate, diurnele se pltesc in mrimede 50 % din norma stabilita.





Page 16 of 29

2.4.3 Avans carburant pentru transport auto companie/ personal

In cazul deplasrii cu auto personal sau al companiei in strintate, angajatul poate solicitaavans pentru cheltuielile pentru carburani.

Angajat Casieria Centrala va verifica distanta cea mai mica intre doua loca ii prinwww.distanta.ro.

Pentru transport auto companie, se accepta avans pentru 50% din carburantul necesarpentru un sens.

Ruta Chiinu Bucureti (un sens) - 431 km;

Consum mediu la 100 km 9 litri, premediu carburant 17/ litru

Consum mediu carburant: 431/9 49 litriAvans acceptat pentru combustibil (49 * 50%) * 17 417

Pentru transport auto personal, se accepta avans pentru 50% din carburantul necesar pentrudus-ntors.

Ruta Chiinu Bucureti Chiinu (dus-ntors) - 862 km;

Consum mediu la 100 km 9 litri, premediu carburant 17/ litru

Consum mediu carburant: 862/9 96 litri

Avans acceptat pentru combustibil (96 * 50%) * 17 816

Indiferent de tipul transportului auto (companie/ personal), decontarea cheltuielilor pentrucombustibil la ntoarcerea din deplasare, se va face obligatoriu in baza documentelorjustificative prezentate de angajat (bonuri benzina, chitane, cecuri), lundu-se in considerareavansul pentru carburani primit anterior.

Pentru deplasrile cu auto companie, alimentarea cu carburani pe teritoriul R.

Moldova se va face exclusiv prin intermediul cardului corporativ.Nu se accepta bonuri/ facturi emise pe teritoriul R. Moldova pentru decontareacarburanilor.
http://www.distanta.ro/http://www.distanta.ro/





Page 17 of 29

2.5 Decontare cheltuieli la ntoarcere

Compensarea cheltuielilor de deplasare se efectueaz in baza meniunilor dinOrdinul de Deplasare, anexnd toate documentele justificative care stau la bazaefecturii lor, conform prevederilor legale.

In baza datelor de mai sus Casieria Centrala va completa partea 2 a formularuluiDECONT- DECONTARE CHELTUIELI, va calcula diurna si cheltuielile efectuatein moneda naionala, respectiv, diferena de primit de angajat / de restituit ctreangajat.

Decontarea cheltuielilor trebuie de asemenea aprobate prin semnturde ctreSef Birou Finane Contabilitate si Director General/ Comercial/ Magazin.

Dupaprobare, angajatul va incasa prin dispoziie de plata diferena de primit,sau va depune la Casieria Centrala prin dispoziie de ncasare diferena derestituit.

In termen de maxim3 (trei) zilelucrtoarede la ntoarcerea din deplasare, angajatul trebuiesa depundocumentele justificative la Casieria Centrala, adicsa-i nchidavansul primit,prin decontarea/ justificarea cheltuielilor efectuate.

Prin calcul va rezulta diferena dintre totalul de bani primii in avans si cel cheltuii efectiv,adic: fie numerar de returnat in Casierie, fie numerar de primit de ctre angajat.

Decontarea avansului se face imediat prin plata/ ncasarea diferenei.

Salariaii trebuie sa restituie sumele ramase necheltuite in maxim 5 (cinci) zile lucrtoaredela ntoarcerea din deplasare; in caz contrar, vor plti penaliti de ntrziere in suma de 0.5%din suma nerestituita pentru fiecare zi de ntrziere. Diferena de restituit, mpreun cupenalitile, se poate retine din salariul persoanei delegate.

Salariaii care nu depun, documentaia pentru justificarea avansului, in termen de maxim 5(cinci) zile lucrtoarede la ntoarcerea din deplasare, vor plti penaliti de ntrziere insuma de 0.5% din suma avansului primit pentru fiecare zi de ntrziere. Valoarea totala aavansului primit, mpreuncu penalitile, se poate retine din salariul persoanei delegate.

Angajatul Casieria Centrala va calcula penalitile de ntrziere:

pana in ziua returnrii sumelor - in cazul in care suma s fost returnatapana la sfritul

lunii calendaristice -, si se vor incasa pe baza DECONT- DECONTARE CHELTUIELIde unde reiese suma rmasnecheltuita si penalitile calculate

pana in ultima zi a lunii calendaristice - in cazul nereturnrii sumelor necheltuite/avansului -, caz in care va trimite mail ctre Ana Punga, cu valoarea de recuperat dinsalariu (sume nerestituite + penaliti ntrziere).

Cheltuielile de deplasare vor fi nregistrate de ctre Casieria Centrala pe centrul de cost alangajatului care pleacin deplasare.

In formularul DECONT- DECONTARE CHELTUIELI se indica cheltuielile de deplasare,efectuate in moneda tarii de destinaie, conform documentelor primare si cu recalcularea inmoneda naionala.

Recalcularea se efectueaz, potrivit cursului oficial al leului moldovenesc valabil la dataeliberrii avansului iar in caz de neacordare a avansului la ziua precedenta delegrii.





Page 18 of 29

Cheltuielile de locaiune pe perioada delegrii in interes de serviciu suportate de salariatuldelegat peste plafoanele stabilite se restituie, la decizia conductorului, in baza documentelor

primare prezentate.

2.5.1 Decontare diurna

Pentru reinerea nemotivata in drum, diurna nu se pltete si cheltuielile delocaiune nu se compenseaz.

Acelai principiu se aplica pentru zilele de edere in strintate in scop personal -cu acordul Director.

In cazurile in care salariatul plecat in delegaie in str

in

tate este asigurat gratuit cu hrana(menionat in invitaie, factura hotel cu masa inclusa), plata diurnei se efectueaz in mrimede 30 % din norma diurnei.

Daca salariatului i se pune la dispoziie doar o masa sau doua pe zi (factura hotel), in funciede posibilitile financiare ale entitii si la decizia conductorului, acestuia i se poate plti,suplimentar la sumele prevzute in alineatul anterior, diferena dintre cotele diurnelor,preconizate pentru hrana (70 % din diurna) si hrana pusa la dispoziie, reieind din calculele:15 % dejunul, 50 % prnzul si 35 % cina.

Diurna 45 EUR

Cazul 1: Gazda asigura 3 mese/ zi

30% diurna fmasa: 45*30% = 13.5

Total pltit angajatulu i: 13.5 EUR

Cazul 2: Gazda asigura dejunul, prnzul si cina sunt suportate de angajat:

30% diurna fmasa : 45*30% = 13.5

Cota preconizata Hrana: 45*70% = 31.5

Calcul cota dejun: 31.5*15% = 4.7 sau

Calcul cote prnz si cina: 31.5* 85% = 26.8Total pltit angajatului: 13.5 + (31.5 - 4.7) = 40.3 EUR sau

13.5 + 26.8 = 40.3 EUR

Calculul de mai sus (cazul 2) se aplica in cazul in care valoarea micului dejuneste specificata separat in factura eliberata de hotel (ex. cazare 70 EUR, dejun10 EUR).

Daca valoarea micului dejun nu este specificata separat in factura eliberata dehotel (ex. cazare inclusiv dejun 80 EUR), valoarea dejunului se considera partecomponenta a cheltuielilor de locaiune, nu este parte componenta a diurnei.





Page 19 of 29

In cazul in care valoarea dejunului din factura mai mare dect cota dejunului dindiurna (ex. de mai sus, 10 EUR > 4.7 EUR), atunci diferen a (5.2 EUR) este

decontata de companie, cu acordul Sef Birou Finane Contabilitate si DirectorGeneral/ Comercial/ Magazin.

2.5.2 Decontare cheltuieli cazare

Decontarea se efectueaz in baza facturii/ facturilor emise de hotelul in care afost cazat angajatul.

Factura poate fi emisa direct pe numele angajatului sau daca factura este emisa

pe numele companiei trebuie se fie precizat numele angajatului.In factura trebuie sa fie menionatperioada cazrii.

In cazul delegrii mai multor angajai (rezervri multiple), in care se factureazcumulativ pentru mai multe persoane pe aceeai factura, aceasta trebuie sa aibanexa explicativa pentru fiecare angajat in parte.

Pentru facturile achitate cash se cere Bon fiscal/ chitana document careconfirma plata facturii si/sau chitana POS in cazul in care plata se face cu cardpersonal sau business.

Cheltuielile pentru hrana si alte servicii personale (splatul, clcatul, frizeria,bar, telefon personal, internet, fitness, wellness, pay-tv, etc.), incluse in conturilepentru locaiune, se achita din contul diurnelor si nu sunt supuse compensrii.

In cazul in care nu sunt prezentate documentele primare a cheltuielilor de loca iune, acestecheltuieli se compenseaz salariatului la delegarea peste hotare in mrime de 10 % dinnorma - limita a cheltuielilor de locaiune pentru fiecare noapte aflata in deplasare,excluzndu-se timpul aflrii in drum.

Cheltuielile de locaiune pe perioada delegrii in interes de serviciu suportate de salariatuldelegat peste plafoanele stabilite se restituie, la decizia conductorului, in baza documentelor

primare prezentate.





Page 20 of 29

2.5.3 Decontare cheltuieli transport

Decontarea cheltuielilor de transport, se efectueazin baza documentelorprimare pentru transportul dus spre destinaie si ntors: aerian, feroviar, naval,transportul auto public.

Salariatului i se achita si cheltuielile pentru ctoria in transportul public pnlagara, aerogara, debarcader si retur, in cazul in care ele nu sunt amplasate inraza localitii unde a fost delegat.

Taxi este decontat (deductibil fiscal) in cazul in care ora sosirii sau plecrii nucorespunde cu orarul de timp al transportului public (22.00-07.00), conformactelor de ctorie prezentate.

La delegarea in strintate, salariatului i se achita cheltuielile pentru deplasareatur-retur pe distanta dintre aeroport, gara sau debarcader si locul de cazare cutransportul public.

Taxi este decontat (deductibil fiscal) in cazul in care ora sosirii sau plecrii nucorespunde cu orarul de timp al transportului public din tara respectiva (22.00-07.00).

In caz de utilizare de ctre salariatul delegat a transportului auto companiesau

a transportului auto personal, acestuia i se compenseaz cheltuielile pentrucombustibil, in conformitate cu ruta si kilometrajul aprobate de conductorulentitii, precum si alte cheltuieli ocazionate, daca sunt prezentate documentele(chitanele, cecurile) eliberate de staiile de alimentare cu combustibil, careconfirma cheltuielile menionate.

Documente primare de prezentat:

- In cazul in care Biletul de avion este achitat cu numerar/ card de ctre angajatuldelegat (nu se poate face transfer bancar din HO), trebuie prezentat att biletul deavion dus-ntors, chitana pentru numerar sau chitana POS in cazul in care plata seface cu card personal sau business.

- Pentru deplasri cu trenul sau autobus - Bilet de tren/ autobus dus-ntors

- Pentru deplasri auto companie bonuri alimentare carburani, avnd stampila unitiiemitente, asigurare carte Verde s.a.

- Pentru deplasri auto personal - bonuri alimentare carburani, avnd stampila unitiiemitente, asigurare carte Verde s.a.

Tabelul cu distanta cea mai mica intre doua locaii se acceseazla: www.distanta.ro

Bon fiscal taxi

Compania deconteaz angajatului, numai pentru strintate, cheltuielile

pentru taxi de la aeroport pana la hotel la sosire, si de la hotel la aeroportla plecare (in afara intervalului menionat mai sus), prin nregistrarea lacheltuieli nedeductibile fiscal.
http://www.distanta.ro/http://www.distanta.ro/





Page 21 of 29

2.5.4 Decontare alte cheltuieli

- obinerea paaportului strin si a vizei (in cazul in care obinerea acestuia esteobligatorie pentru deplasarea angajatului), precum si a vizei de reedinin paaport sialte taxe aferente obinerii acestora;

- comisioanele si taxele bancare pentru schimbarea valutei strine, la utilizarea carduluibancar sau a cecului de numerar in banca in moneda corespunztoare;

- faxuri, internet, convorbiri interurbane de serviciu cu entitatea care l-a delegat sau cualte entiti, ce in de scopul delegrii si care se compenseaz conform ordinuluiconductorului;

- asigurarea medicala pentru calatorii in strintate;

- taxele rutiere si alte cheltuieli specifice la plecarea salariatului cu transportul autocompanie/ personal, care nu sunt de uz public (parcare, taxe drum, trecere pod,vignete s.a.);

- transportul bagajelor;

- spezele pentru asistenta medicala in condiiile si in cazurile stabilite de Ministerulii, cum ar fi vaccinarea si procurarea medicamentelor specifice tarilor silocalitilor cu o clima greu de suportat, spitalizarea si interveniile chirurgicale, in cazde necesitate acuta (pentru zilele de spitalizare diurna nu se acorda);

- cheltuielile in legturcu decesul salariatului in strintate si transportarea lui in patrie.

2.5.5 Decontare cheltuieli protocol

Aceste cheltuieli sunt permise numai cu aprobarea prealabila a unui Membru de Board.

Cheltuieli protocol cu partenerii de afaceri:

cina, prnzul

cadouri de mica valoare cu ocazia unor evenimente sau circumstane speciale

Aceste cheltuieli pot fi decontate in baza: bon fiscal restaurant cu detalierea consumuluimpreuncu chitana POS care atesta plata sumei respective, factura+chitana pentru cadouri.





Page 22 of 29

3 Anexe

3.1 Anexa1: Ordin de Deplasare





Page 23 of 29

3.2 Anexa 2: Formular Decont





Page 24 of 29





Page 25 of 29

3.3 Anexa 3: Normele diurnelor si plafoanele de cazare

pe categorii a persoanelor delegate

Nr.d/o

Denumirea tarii MonedaNormele de diurne

Plafoane-limi ta de cazare

I II A B1 2 3 4 5 6 7

I. Republica Moldova1 Mun. Chiinu lei 100 100 315 420

2 Mun. Bi, Tiraspol lei 90 90 295 330

3 Alte municipii si orae lei 75 75 210 295

4 Localitile rurale lei 75 75 150 210

II. Tarile si oraele C. S. l.Federaia Rusa5 Oraele Moscova si Sankt Petersburg euro 40 50 220 250

6 Extremul Nord si Extremul Orient* euro 40 50 150 160

7 Celelalte localiti euro 35 40 150 160

Al te tari C.S.I.

8 Ucraina euro 35 40 140 150

9 Azerbaidjan euro 30 40 200 230

10 Belarus euro 30 40 120 150

11 Armenia euro 30 40 90 100

12 Kazahstan euro 35 40 130 160

13 Krgzstan euro 30 40 90 100

14 Tadjikistan euro 30 40 90 100

15 Turkmenistan euro 30 40 90 100

16 Uzbekistan euro 30 40 90 100

III. Alte tari si o rae17 Afganistan dolari SUA 40 50 70 90

18 Africa Centrala euro 25 35 70 90

19 Africa de Sud euro 25 35 70 90

20 Albania euro 35 50 80 100

21 Algeria dolari SUA 35 40 70 90

22 Andora euro 25 40 110 130

23 Angola dolari SUA 25 30 80 100

24 Antigua si Barbuda dolari SUA 25 30 75 100

25 Insulele Antile euro 30 40 75 100

26 Arabia Saudita euro 35 45 150 160

27 Argentina dolari SUA 30 45 90 100

28 Australia dolari SUA 50 65 130 180

29 Austria euro 45 60 150 200

30 Bahamas dolari SUA 25 30 65 90

31 Bahrain euro 25 35 75 90

32 Bangladesh dolari SUA 20 25 80 90

33 Barbados dolari SUA 25 30 35 75

34 Belgia euro 45 50 200 250





Page 26 of 29

35 Belize dolari SUA 25 35 50 70

36 Benin dolari SUA 25 30 50 70

37 Bolivia dolari SUA 25 35 40 5038 Bosnia si Heregovina euro 35 45 80 100

39 Botswana dolari SUA 30 30 75 90

40 Brazilia dolari SUA 25 50 110 135

41 Brunei dolari SUA 35 35 60 75

42 Bulgaria euro 35 45 160 180

43 Burundi dolari SUA 25 30 50 70

44 Burkina Faso dolari SUA 25 30 80 90

45 Camerun dolari SUA 25 30 80 90

46 Cambodgia dolari SUA 25 30 80 90

47 Canada dolari SUA 50 70 150 18048 Republica Capului Verde dolari SUA 25 30 75 90

49 Cehia euro 40 50 160 180

50 Cili dolari SUA 25 35 80 100

51 China dolari SUA 30 40 120 150

52 Ciad dolari SUA 25 35 50 70

53 Cipru euro 40 50 80 100

54 Columbia dolari SUA 25 35 45 70

55 Congo dolari SUA 25 30 65 85

56 Republica Populara Democrata Coreeana dolari SUA 25 35 75 95

57 Republica Coreea dolari SUA 35 40 100 12058 Cote dIvoire euro 25 35 70 90

59 Costa Rica dolari SUA 25 30 50 70

60 Croaia euro 40 50 80 110

61 Cuba dolari SUA 25 35 65 105

62 Danemarca euro 45 50 150 160

63 Djibouti dolari SUA 25 35 70 80

64 Republica Dominicana dolari SUA 25 35 60 80

65 Ecuador dolari SUA 25 35 60 80

66 Egipt euro 30 40 150 160

67 Elveia euro 80 100 260 30068 Emiratele Arabe Unite euro 40 50 130 150

69 Estonia euro 30 40 100 140

70 Etiopia dolari SUA 25 35 60 80

71 Fiji dolari SUA 25 30 50 70

72 Filipine dolari SUA 25 35 70 90

73 Finlanda euro 40 45 200 220

74 Frana euro 60 70 180 230

75 Paris euro 60 70 200 230

76 Gabon dolari SUA 25 30 80 100

77 Gambia dolari SUA 25 30 50 7078 Georgia euro 30 40 100 120

79 Germania euro 45 55 160 180





Page 27 of 29

80 Gibraltar dolari SUA 25 35 65 75

81 Ghana dolari SUA 25 30 70 85

82 Grecia euro 40 50 140 16083 Grenada dolari SUA 25 30 70 80

84 Groenlanda dolari SUA 30 35 70 90

85 Guadelupa euro 25 30 60 75

86 Guatemala dolari SUA 25 35 65 75

87 Guineea dolari SUA 25 35 65 85

88 Guineea-Bissau dolari SUA 25 30 50 70

89 Guineea Ecuatoriala dolari SUA 25 30 50 70

90 Guyana dolari SUA 25 30 50 70

91 Haiti dolari SUA 25 30 65 75

92 Honduras dolari SUA 25 30 50 7093 Hong Kong dolari SUA 25 30 70 90

94 Jamaica dolari SUA 25 30 60 75

95 India dolari SUA 25 30 200 220

96 Indonezia dolari SUA 25 35 65 90

97 Insulele Comore dolari SUA 25 35 45 60

98 Iordania dolari SUA 25 35 45 65

99 Irak dolari SUA 25 35 60 75

100 Iran dolari SUA 25 35 110 140

101 Irlanda euro 40 50 110 150

102 Islanda euro 35 45 90 110103 Israel euro 40 50 120 160

104 Italia euro 40 50 180 190

105 Japonia dolari SUA 120 140 300 350

106 Kenya dolari SUA 25 30 75 90

107 Kuwait euro 30 35 150 170

108 Laos dolari SUA 25 30 60 70

109 Letonia euro 35 40 150 180

110 Lesotho dolari SUA 25 35 60 75

111 Liban euro 25 35 55 70

112 Liberia euro 25 35 60 75113 Libia euro 25 35 60 75

114 Lituania euro 35 40 80 110

115 Liechtenstein euro 45 50 65 75

116 Luxemburg euro 40 50 170 190

117 Macco dolari SUA 25 30 65 75

118 Macedonia euro 35 45 75 90

119 Madagascar dolari SUA 25 35 65 75

120 Malawi dolari SUA 25 35 65 75

121 Malaysia dolari SUA 25 35 95 115

122 Maldive dolari SUA 20 25 60 70123 Mali dolari SUA 20 25 60 75

124 Malta euro 40 45 160 190





Page 28 of 29

125 Marea Britanie euro 50 60 200 220

126 Maroc dolari SUA 25 35 65 75

127 Mauritania dolari SUA 25 35 60 75128 Mauritius dolari SUA 25 35 60 75

129 Mexic dolari SUA 25 35 75 90

130 Monaco euro 35 40 100 120

131 Mongolia dolari SUA 25 30 75 90

132 Mozambic dolari SUA 25 35 60 80

133 Muntenegru euro 40 50 100 120

134 Myanmar dolari SUA 25 35 65 75

135 Namibia dolari SUA 30 35 80 100

136 Nepal dolari SUA 25 35 60 75

137 Nicaragua dolari SUA 25 35 60 75138 Niger dolari SUA 25 30 60 75

139 Nigeria dolari SUA 25 35 90 110

140 Norvegia euro 50 60 280 300

141 Noua Zeelanda dolari SUA 35 50 90 110

142 Olanda euro 40 50 120 150

143 Oman euro 25 35 70 90

144 Pakistan dolari SUA 25 30 65 90

145 Palau dolari SUA 25 35 50 70

146 Panama dolari SUA 25 35 60 75

147 Papua Noua Guinee dolari SUA 25 35 55 75148 Paraguay dolari SUA 25 35 60 75

149 Peru dolari SUA 30 35 60 75

150 Polonia euro 35 40 110 120

151 Portugalia euro 35 40 130 150

152 Puerto Rico dolari SUA 25 30 65 75

153 Qatar euro 30 35 90 110

154 Romania euro 30 40 120 140

155 Rwanda dolari SUA 25 35 60 75

156 Sfnta Lucia dolari SUA 25 35 50 75

157 Sfntul Cristofor si Nevis dolari SUA 30 35 95 115158 Sfntul Vincentiu si Grenadine dolari SUA 30 35 80 100

159 Salvador dolari SUA 25 35 50 75

160 Samoa de Vest dolari SUA 25 30 60 70

161 San Marino dolari SUA 25 35 75 100

162 Sao Tome si Principe dolari SUA 25 35 55 75

163 Senegal dolari SUA 25 35 70 90

164 Serbia euro 40 50 90 110

165 Seychelles euro 35 40 100 130

166 Sierra Leone dolari SUA 25 35 60 70

167 Singapore dolari SUA 40 50 120 150168 Siria dolari SUA 30 35 50 75

169 Republica Slovacia euro 30 40 100 120





Page 29 of 29

170 Republica Slovenia euro 40 45 120 150

171 Somalia dolari SUA 25 30 50 70

172 Spania euro 40 50 140 160173 Sri Lanka dolari SUA 25 35 60 85

174 Statele Unite ale Americii dolari SUA 80 90 250 300

175 New York, Washington dolari SUA 100 120 300 350

176 Sudan dolari SUA 30 45 100 120

177 Surinam dolari SUA 25 35 65 75

178 Swaziland dolari SUA 25 30 55 70

179 Suedia euro 40 50 240 250

180 Tanzania dolari SUA 25 30 55 70

181 Thailanda dolari SUA 25 35 60 80

182 Togo dolari SUA 25 30 55 70183 Tonga dolari SUA 25 30 55 70

184 Trinidad-Tobago dolari SUA 25 35 65 75

185 Tunisia dolari SUA 25 30 40 60

186 Turcia euro 35 40 140 160

187 Uganda dolari SUA 25 35 65 75

188 Ungaria euro 40 50 140 160

189 Uruguay dolari SUA 25 35 55 65

190 Vatican euro 40 50 90 120

191 Venezuela dolari SUA 30 35 45 65

192 Vietnam dolari SUA 25 35 45 75193 Yemen dolari SUA 25 35 60 75

194 Zair dolari SUA 25 35 65 75

195 Zambia dolari SUA 25 35 55 80

196 Zimbabwe dolari SUA 25 35 65 75

Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014

Documents

Transcript of Instructiune Cheltuieli Deplasare Vers 2 021 02.06.2014