ARHIVELE NAŢIONALE Bd. Regina Elisabeta nr. 49, sector 5, Bucureşti, cod poştal 050013 Telefon : 021/303 70 80 int. 15769, Fax: 021/313 19 28 ,

e-mail: control@arhivelenationale.ro, www.arhivelenationale.ro, portal.arhivelenationale.ro

R A P O R T

de evaluare a activităţilor desfăşurate de

Arhivele Naţionale ale României în anul 2016

CUPRINS

1. INTRODUCERE ...................................................................................................................................2

2. OBIECTIVE INSTITUŢIONALE ........................................................................................................2

3. MANAGEMENTUL RESURSELOR INSTITUŢIONALE .................................................................3

a. Gestionarea resurselor umane ...........................................................................................................3

b. Utilizarea resurselor financiare..........................................................................................................7

c. Asigurarea resurselor logistice ..........................................................................................................9

d. Comisia comună ANR-MAI ...........................................................................................................11

e. Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei ...........................................................................................12

4. REALIZĂRI ÎN DOMENIUL DE COMPETENŢĂ ..........................................................................13

a. Preluarea, conservarea şi restaurarea documentelor ........................................................................13

b. Operaţiuni arhivistice pe fondurile proprii ......................................................................................14

c. Controlul aplicării legislaţiei arhivistice .........................................................................................18

d. Accesul public la documentele deţinute ..........................................................................................20

e. Cercetarea proprie în scop ştiinţific, cultural şi de promovare ........................................................23

5. SUPORT DECIZIONAL ....................................................................................................................26

a. Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale ale României ..........................................................26

b. Controlul şi îndrumarea structurilor Arhivelor Naţionale ...............................................................27

c. Controlul Intern Managerial ............................................................................................................29

d. Activitatea juridică ..........................................................................................................................29

e. Prevenirea şi combaterea corupţiei ..................................................................................................31

6. COOPERAREA INTERINSTITUŢIONALĂ ŞI INTERNAŢIONALĂ ............................................31

7. ACCESAREA FONDURILOR EXTERNE NERAMBURSABILE ..................................................35

8. MANAGEMENTUL COMUNICĂRII ...............................................................................................36

9. RISCURI .............................................................................................................................................37

10. OBIECTIVE 2017: ..........................................................................................................................38

11. CONCLUZII ...................................................................................................................................39

Nr. ANB-1115-R-2017

Data: 30.01.2017

Ex.

Bucureşti

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

APROB,

SECRETAR GENERAL

Chestor de Poliţie

Călin-Lucian ROŞAN

2

1. INTRODUCERE

Arhivele Naţionale ale României (ANR) sunt instituţie publică, unică autoritate de

reglementare şi control în domeniul evidenţei şi gestionării Fondului Arhivistic Naţional (FAN)

şi au misiunea de a pregăti, selecţiona şi păstra mărturiile documentare relevante pentru memoria

şi identitatea naţională, de a contribui la promovarea democraţiei şi la buna funcţionare a

administraţiei publice, la dezvoltarea ştiinţei şi culturii naţionale, de a înlesni înţelegerea

experienţelor trecutului, prin accesul liber al cetăţenilor la informaţia de arhivă.

În conformitate cu legea, ANR au ca misiune de bază „administrarea, supravegherea şi

protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României”. Acesta cuprinde: „documentele

create de-a lungul timpului de către organismele de stat, organizaţiile publice sau private

economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi către persoanele fizice”, mai exact:

„acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, matrice sigilare,

precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de

către creatori români în străinătate”.

Pentru îndeplinirea misiunii instituţia noastră exercită următoarele atribuţii principale:

Gestionează fondurile şi colecţiile din depozitele proprii, constituite din depunerile

succesive de documente create de-a lungul timpului de instituţii de drept public sau privat,

precum şi de persoane particulare. La nivelul ANR, administrarea se realizează pe o durată

nedeterminată şi constă în: asigurarea evidenţei fiecărei unităţi arhivistice şi a tuturor fondurilor

şi colecţiilor arhivistice deţinute, în ansamblul lor; asigurarea păstrării şi conservării; folosirea

documentelor în scopuri practice, ştiinţifice, cultural-educative şi de informare.

Îndrumă şi controlează activitatea de arhivă a creatorilor şi deţinătorilor de

documente. Aceştia gestionează documentele rezultate din activitatea proprie, iar la împlinirea

termenului legal depun spre păstrare permanentă la ANR documentele din FAN.

Stabileşte apartenenţa/non-apartenenţa oricărui document la FAN.

Elaborează în baza legii norme şi metodologii privind activitatea de arhivă.

Realizează copii de securitate pentru documentele cele mai valoroase din FAN.

2. OBIECTIVE INSTITUŢIONALE

Îmbunătăţirea cadrului normativ al activităţii arhivistice prin:

- Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale pentru perioada 2015-2021.

- Promovarea unui proiect de lege a Arhivelor.

3

- Perfecţionarea procedurilor şi normelor privind activitatea arhivistică şi implementarea

acestora.

- Simplificarea accesului cetăţenilor la informaţiile publice conţinute în documentele din

fonduri şi colecţii administrate de Arhivele Naţionale.

Modernizarea şi eficientizarea activităţii arhivistice prin utilizarea tehnologiei informaţiei:

- Folosirea eficientă a Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale (SIIAN).

- Promovarea proiectului „Dezvoltarea SIIAN”.

- Continuarea implementării proiectului „Digitizarea documentelor medievale din Arhivele

Naţionale ale României”.

Întocmirea Ghidului bilingv româno-maghiar al fondurilor şi colecţiilor referitoare la

Transilvania aflate în păstrarea Arhivelor Naţionale ale României şi a celor din Ungaria.

Controlul eficient al aplicării legislaţiei arhivistice; creşterea contribuţiei la optimizarea

administrării informaţiei publice.

Asigurarea evidenţei şi prelucrării fondurilor şi colecţiilor cu ajutorul noilor achiziţii IT.

Îmbunătăţirea prestaţiilor specifice pentru public.

Consolidarea rolului ANR ca instituţie naţională de cercetare ştiinţifică şi de educaţie.

Dezvoltarea relaţiilor de colaborare şi parteneriat cu instituţii din ţară şi de peste hotare.

Consolidarea raporturilor de colaborare cu structurile MAI şi ale administraţiei publice.

3. MANAGEMENTUL RESURSELOR INSTITUŢIONALE

a. Gestionarea resurselor umane

Totalul posturilor din structura organizatorică a ANR este de 714, dintre care 558 sunt

funcţii publice şi 156 sunt funcţii contractuale. Dintre acestea, la finalul intervalului de referinţă

erau încadrate 633 (494 funcţii publice şi 139 funcţii contractuale).

În cursul anului 2016, au fost ocupate prin concurs 35 de posturi vacante. De asemenea,

a fost aprobată ocuparea unui număr total de 29 de funcţii vacante de execuţie, dintre care 8 au

fost încadrate, iar pentru celelalte 21 de posturi a fost iniţiată sau reluată, după caz, procedura de

recrutare.

Au fost organizate 12 concursuri fiind ocupate 8 funcţii de conducere, 2 posturi de

specialitate financiar-contabilă şi 25 de posturi de specialitate arhivistică, dintre care 18 cu

cerinţe de cunoaştere a unei paleografii.

4

În cursul anului 2016, s-au înregistrat 32 pierderi de personal (26 funcţionari publici şi 6

personal contractual), ca urmare a încetării raporturilor de serviciu/contractelor individuale de

muncă prin îndeplinirea cumulativă a condiţiilor de vârstă standard şi a stagiului minim de

cotizare pentru pensionare, demisie, deces şi prin acordul părţilor. Numărul mare al pierderilor

de personal a menţinut deficitul la nivelul celui înregistrat în anul 2015.

Dinamica personalului din Arhivele Naţionale ale României

Posturi 2013 2014 2015 2016

Total 714 714 714 714

Posturi încadrate 659 634 633 633

Funcţii publice 513 494 489 494

Funcţii contractuale 146 140 144 139

Posturi vacante 55 80 81 81

Pierderi de personal 17 25 22 32

În perioada supusă analizei, au fost promovaţi în grad profesional/treaptă profesională 55

salariaţi (27 funcţionari publici şi 27 angajaţi personal contractual), reprezentând 9% din totalul

personalului încadrat.

În ceea ce priveşte evaluarea performanţelor profesionale individuale ale personalului

ANR, calificativul „foarte bine” a fost obţinut de 605 angajaţi (465 funcţionari publici şi 140

salariaţi personal contractual), reprezentând 96% din totalul personalului evaluat. În acelaşi timp,

9 funcţionari publici, reprezentând 3% din totalul personalului evaluat, au obţinut calificativul

„bine” şi un funcţionar public a obţinut calificativul „satisfăcător”. Un număr de 18 angajaţi nu a

fost evaluat, având raportul de serviciu/contractul individual de muncă suspendat.

În perioada de referinţă, 85 de angajaţi au urmat cursuri de management de proiect,

management aplicat structurilor de control intern, planificare strategică, accesare de fonduri

structurale şi de coeziune europene, utilizare a calculatorului, comunicare, limbi străine,

714 714 714 714

659634 633 633

2013 2014 2015 2016

EVOLUȚIA NUMĂRULUI DE POSTURI

Total posturi Posturi încadrate

5

formator, protecţia datelor cu caracter personal, relaţii publice, administrarea patrimoniului

imobiliar, protecţie a mediului, programare investiţională, achiziţii publice, contabilitate primară,

grafică.

În vederea participării la cursurile de pregătire, ANR au colaborat cu următorii furnizori

de formare profesională: Institutul de Studii pentru Ordine Publică; Oficiul Responsabilului cu

Protecţia Datelor cu Caracter Personal, Centrul Multifuncţional de Pregătire Schengen Ploieşti,

Centrul de Formare şi Perfecţionare a Poliţiştilor „Nicolae Golescu” Slatina, SC Absolute School

SRL, SC Avantaj Consulting SRL.

ANR au organizat cu mijloace proprii instruiri cu următoarea tematică:

- aplicarea sancţiunilor contravenţionale (la care au participat 48 de funcţionari publici şi 2

angajaţi contractuali);

- arhivistică (la care au participat 18 funcţionari publici);

- utilizarea aplicaţiei Oracle Business Intelligence, componentă a SIIAN (la care au participat 9

funcţionari publici);

- folosirea documentelor în scopuri ştiinţifice (la care au participat 6 funcţionari publici şi 1

angajat contractual);

- legătorie (la care au participat 7 angajaţi contractuali).

În cursul lunilor septembrie-octombrie 2016, au fost organizate cercurile profesionale la

care a participat personalul de execuţie încadrat pe posturile cu cerinţe de pregătire studii

superioare. În cadrul reuniunilor de lucru a fost prezentată şi supusă dezbaterii tematica

referitoare la criteriile privind stabilirea apartenenţei documentelor la FAN, respectiv cea

referitoare la normele tehnice şi noile reglementări privind activitatea arhivistică. S-au purtat

discuţii pe marginea problematicii cuprinse în cele 243 de referate profesionale individuale

întocmite de participanţi, procedându-se la identificarea lucrărilor al căror conţinut ştiinţific

permite publicarea în Revista Arhivelor. Dezbaterile din cadrul cercurilor profesionale au

reflectat preocupările arhiviştilor cu privire la noile provocări din domeniul de activitate specific.

Aspectele principale care au reieşit în cadrul dezbaterilor, au fost următoarele:

- Reglementarea activităţii arhivării electronice.

- Elaborarea unui regulament necesar pregătirii de experţi evaluatori pentru evaluarea

documentelor din FAN.

- Reanalizarea normării activităţilor în sistemul ANR.

- Revizuirea Procedurii privind exercitarea atribuţiilor ANR în raport cu organizaţiile creatoare

şi deţinătoare de documente în vederea administrării şi protejării FAN pe următoarele

considerente: reanalizarea dispoziţiilor privind selecţionarea arhivelor creatorilor/deţinătorilor

desfiinţaţi preluate de către OEPSA; obiectivele acţiunilor de control urmărite la un OEPSA,

6

precum şi persoanele responsabile cu aceste activităţi în cazurile în care OEPSA, ulterior

autorizării, îşi deschid puncte de lucru în alte judeţe; modalitatea de casare a matricelor sigilare;

modalitatea de păstrare a nomenclatoarelor arhivistice şi lucrărilor de selecţionare; termenele de

păstrare ale categoriilor de documente consemnate în nomenclatoarele arhivistice.

- Revizuirea procedurilor de lucru care reglementează activitatea arhivistică.

- Competenţa OEPSA în relaţia cu instituţiile publice şi ANR.

- Necesitatea elaborării unor nomenclatoare cadru pe domenii de activitate, cu precădere pentru

entităţile publice.

Ca şi în anii precedenţi au fost aduse în discuţie probleme de ordin logistic şi de resurse

umane, precum: lipsa tehnicii de calcul, a spaţiilor de depozitare insuficiente, numărul redus de

personal în raport cu volumul mare de muncă, şi chiar lipsa personalului specializat în

paleografii şi limbi străine etc.

Din analiza activităţii în privinţa gestionării resurselor umane, reiese că la nivelul ANR

continuă să se manifeste un deficit de personal, nivelul de încadrare pe funcţii fiind de 85,9%.

Rămân, în continuare, o serie de structuri precum SJAN Botoşani, BJAN Giurgiu, BJAN Tulcea,

SJAN Hunedoara, SJAN Neamţ, SJAN Prahova, SJAN Ialomiţa, BJAN Ilfov cu o acută lipsă a

personalului de specialitate care cauzează însemnate greutăţi în îndeplinirea sarcinilor şi

atribuţiilor specifice.

Urmărind evoluţia raportului dintre încadrarea de personal şi pierderile cauzate de

pensionări ori demisii, reiese că ar fi necesari circa 28 de ani pentru acoperirea schemei de

organizare şi a statului de funcţii în vigoare în momentul de faţă. Se impune, în aceste condiţii, o

intensificare a demersurilor privind recrutarea de personal şi orientarea acestuia cu precădere

către acele structuri ale ANR deficitare în această privinţă.

Totodată, în pofida cursurilor de pregătire realizate de furnizori de formare profesională

ori a instruirilor efectuate în cadrul instituţional, prin mijloace proprii, se înregistrează un număr

ridicat de angajaţi care întâmpină dificultăţi în utilizarea sistemelor de operare Windows, a

programelor Microsoft Word, Excel şi Access, în folosirea aplicaţiilor componente ale

Sistemului Informatic Integrat al ANR, chiar şi accesarea şi utilizarea adreselor de poştă

electronică. O situaţie gravă se înregistrează în privinţa cunoaşterii limbilor şi paleografiilor

documentelor din depozite. În acest context, se impune o identificare corectă a nevoilor de

pregătire a personalului ANR, în acord cu activităţile curente desfăşurate, precum şi cu atribuţiile

din fişa postului. Totodată, se impune reorganizarea pregătirii profesionale pe baza resurselor

interne şi constituirea unei structuri eficiente de coordonare în acest domeniu.

7

b. Utilizarea resurselor financiare

Din punct de vedere financiar, ANR nu au un buget clar delimitat. Directorul ANR are

calitatea de ordonator terţiar de credite, aflându-se în subordinea ordonatorului principal de

credite, respectiv Ministerul Afacerilor Interne, desfăşurându-şi activitatea financiar contabilă în

limitele bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat şi cu respectarea destinaţiei stabilite potrivit

structurii clasificaţiei bugetare. Structurile judeţene ale ANR sunt asigurate din punct de vedere

financiar, de Inspectoratele judeţene de poliţie, deoarece nu au calitatea de ordonator de credite.

În anul 2016, ANR, la nivelul Aparatul central, a beneficiat de un buget general de

12.422 mii lei. La capitolul 61.50.00 Alte cheltuieli în domeniul ordinii publice şi siguranţei

naţionale, resursele bugetare alocate au fost de 12.381 mii lei, înregistrând o creştere faţă de

anul 2015 când acesta a fost în cuantum de 11.208 mii lei. Aceasta diferenţă a fost datorată pe o

parte alocării de credite bugetare la Titlul XIII Active nefinanciare în sumă de 392 mii lei (fata

de 659 mii lei in anul 2015) şi pe de altă parte scăderii valorii creditelor bugetare la Titlul II

Bunuri şi servicii, cu 263 mii lei. Creditele bugetare la Titlul I Cheltuieli de personal au fost mai

mari cu 1.705 mii lei datorită creşterii salariilor cu 1 decembrie 2015 cu 10%.

Deschiderile de credite au fost la capitolul 61.50.00 Alte cheltuieli în domeniul ordinii

publice şi siguranţei naţionale în sumă de 12.370.000 lei, iar plăţile au fost în cuantum de

12.366.074,77 lei, execuţia la acest capitol fiind realizată în proporţie de aproape 100%.

La capitolul 68.06 – Asigurări şi asistenţă socială deschiderile de credite au fost în sumă

de 40.785 lei iar plăţile de 40.785 lei şi aici proporţia de realizare fiind 100%.

În funcţie de limitele lunare aprobate de ordonatorul principal de credite, din creditele

deschise s-au asigurat cheltuielile de personal, plata utilităţilor (energie electrică, energie

termică, gaze, apă şi canal, poştă, telefoane), pentru plata reparaţiilor curente, pentru

achiziţionarea de bunuri şi servicii pentru buna desfăşurare a activităţii, s-au asigurat creditele

pentru deplasările în ţară şi străinătate, plăţile către organismele internaţionale, pentru activele

nefinanciare (construcţii, maşini, echipamente şi mijloace de transport, mobilier, aparatură

birotică şi alte active corporale, alte active fixe, staţii de lucru, scaner profesional A0).

8

Pe principalele tipuri de cheltuieli, execuţia bugetară pe anul 2016, comparativ cu anii

anteriori, se prezintă astfel:

Evoluţia bugetului alocat Arhivelor Naţionale ale României – Aparat Propriu

Sursa de finanţare 2014 2015 2016 Pondere credite din total buget

Credite deschise

Plăţi

Capitol 61.50.00 Sumele sunt în mii lei

Total cheltuieli 10.306 11.208 12.381 100 12.370 12.366

Titlul I Cheltuieli de personal

9.137 8.836 10.541 85,14% 10.535 10.534

Titlul II Bunuri şi servicii

1.144 1.698 1.435 11,59% 1.430 1.430

Titlul VI Alte transferuri

12 15 13 0,10% 13 12

Titlul XIII Active nefinanciare

- 659 392 3,17% 392 390

Sursa de finanţare

Buget 2015

Buget 2016

% creştere 2016/2015

Capitol 61.50.00 Sumele sunt în mii lei

Total cheltuieli 11.208 12.381 11,05%

Titlul I Cheltuieli de personal

8.836 10.541 11,93%

Titlul II Bunuri şi servicii

1.698 1.435 -15,49%

Titlul VI Alte transferuri

15 13 -13,33%

Titlul XIII Active nefinanciare

659 392 -40,52%

1.068 1.144

1.698

1.435

2013 2014 2015 2016

EVOLUȚIA BUGETULUI Titlul II - Bunuri și servicii (mii lei)

9

ANR sunt partener al Universităţii din Bucureşti în proiectul Digitizarea documentelor

din Arhivele Naţionale ale României, finanţat prin Mecanismul financiar SEE. Bugetul aferent

acestui proiect a fost in cuantum de 48.000 lei, plăţile efectuate în cursul anului 2016 au atins

valoarea de 46.916,38 lei.

c. Asigurarea resurselor logistice

În perioada de referinţă, activitatea de asigurare a resurselor logistice a avut următoarele

priorităţi:

Identificarea de soluţii pentru rezolvarea problemei SJAN Sibiu care funcţionează într-un

imobil care a fost retrocedat în anul 2006 Consistoriului Superior al Bisericii Evanghelice,

păstrându-se dreptul de afectaţiune pentru o perioadă de 5 ani şi pentru care Inspectoratul de

Poliţie al Judeţului Sibiu plăteşte o chirie lunară de 15.308 lei.

Actualul sediu al SJAN Sibiu, aflat într-o stare avansată de degradare, are o suprafaţă

desfăşurată de 2.182,6 m2 din care suprafaţa de depozitare de 1.390 m2 ocupată integral. Pentru

acoperirea nevoilor de spaţiu necesar funcţionării, ANR au solicitat sprijinul Ministerului

Apărării Naţionale, Instituţiei Prefectului judeţului Sibiu şi Primăriei oraşului Sibiu, însă

demersurile nu s-au finalizat favorabil.

O soluţie pentru rezolvarea problemei în cauză poate fi reprezentată de unele spaţii

aparţinând Agenţiei Judeţene pentru Ocuparea Forţei de Muncă a judeţului Sibiu, instituţie care

şi-a manifestat acordul pentru cedarea acestora în favoarea ANR. În vederea preluării spaţiilor şi

amenajarea lor ca sediu şi depozite de păstrare şi conservare a arhivei pentru SJAN Sibiu, o

comisie formată din reprezentanţi ai ANR, precum şi ai Direcţiei Generale Logistice din cadrul

MAI şi ai Inspectoratului General al Poliţiei Române au vizionat clădirea şi au întocmit o notă-

raport care a fost înaintată conducerii MAI şi Ministerului Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi

Persoanelor Vârstnice spre aprobare.

Continuarea lucrărilor la obiectivul de investiţii T195 - „Extindere imobil Calea Văcăreşti

nr. 470, Bucureşti”, iar în acest sens, a fost actualizat proiectul tehnic, în conformitate cu

normele şi reglementările tehnice în vigoare şi cu necesităţile actualizate ale ANR, urmând ca în

perioada următoare să fie obţinută autorizaţia de construcţie şi avizarea CTE a Devizului general

actualizat, în vederea continuării lucrărilor.

Continuarea investiţiei la SJAN Iaşi, în condiţiile în care obiectivul de investiţie a fost

avizat în Consiliul Tehnico - Economic al MAI, cu avizele CTE nr.35/2008 şi nr.11/2012, iar

proiectul nr. 7109/2001 a fost actualizat, conform Reviziei nr. 2/06.2016.

10

Urmare demersurilor întreprinse de ANR şi IPJ Iaşi, a fost verificată o parte a

documentaţiei tehnice a obiectivului şi au fost solicitate fonduri bugetare pentru finalizarea

proiectului tehnic sub aspectul configurării reţelelor de comunicaţii, alarmare, securitate şi

stingere la incendiu şi pentru sistemul de securitate acces control.

Refacerea Raportului de expertiză tehnică pentru reabilitare sediu Direcţia Judeţeană

Caraş Severin a Arhivelor Naţionale.

Proiectantul iniţial a solicitat suma de 71.920,00 lei pentru actualizarea raportului de

expertiză. După o evaluare a clădirilor, s-a stabilit că din totalul celor 9 clădiri care fac obiectul

acestei investiţii, doar trei ar trebui reabilitate cu prioritate pentru amenajarea unor spaţii

suficiente de mutare din actualele clădiri. În acest sens, este necesară reevaluarea şi refacerea

documentaţiei pentru a se actualiza raportul de expertiză şi proiectul numai pentru aceste trei

clădiri menţionate.

Trecerea clădirii sediului SJAN Suceava din proprietatea domeniului public al judeţului

Suceava în domeniul public al statului

În cursul perioadei de referinţă a fost obţinut acordul de principiu al Consiliului Judeţean

Suceava pentru transferul dreptului de proprietate.

Consolidarea clădirii SJAN Buzău.

Au fost efectuate demersuri pentru identificarea unui spaţiu corespunzător care să fie

închiriat, pentru depozitarea unei părţi a arhivei deţinute de SJAN Buzău în vederea descărcării

de sarcină a clădirii în care se află sediul structurii teritoriale a ANR.

Preluarea a două clădiri disponibilizate de Inspectoratul Judeţean de Jandarmi Prahova, în

localitatea Câmpina, str. Nicolae Bălcescu nr. 43-45, pentru a fi transformate în depozite de

arhivă pentru SJAN Prahova. În acest context, au fost întocmite documentele pentru intabularea

imobilului şi urmează emiterea unui proiect de Hotărâre de Guvern, cu toată documentaţia

necesară promovării acesteia, prin care dreptul de administrare asupra acestora să fie transferat

de la Inspectoratul General al Jandarmeriei Române – Inspectoratul de Jandarmi Prahova la

Inspectoratul General al Poliţiei Române – Inspectoratul Judeţean de Poliţie Prahova.

În perioada de referinţă, au fost achiziţionate următoarele servicii:

- obţinerea certificatelor energetice la clădirile din administrare;

- elaborare documentaţii tehnice pentru realizarea lucrărilor de amenajare a sălilor de studiu şi

birourilor de relaţii cu publicul pentru structurile din Municipiul Bucureşti;

- furnizare energie electrică şi gaze naturale pentru punctele de consum ale ANR aflate în

Municipiul Bucureşti;

11

- supraveghere şi verificare tehnică (RSVTI) a centralei termice automate şi a ascensoarelor din

dotarea ANR;

- curăţare şi verificare canale de fum şi coşuri la centrale termice şi sobe de teracotă aflate în

dotarea ANR;

- întreţinere, revizie şi reparaţii (mentenanţă) la centrala termică automată şi ascensoarele din

dotare;

- elaborarea unui bilanţ energetic, în vederea încheierii unui contract de distribuţie energie

electrică la punctul de consum din Str. Popa Nan, nr. 91, Sector 2, Bucureşti;

- reparaţii sobe pe gaz, copiatoare şi aparate de aer condiţionat;

- colectarea deşeurilor.

În anul 2016 s-au efectuat 7 recepţii finale pentru lucrări de renovare la Sediul central,

finalizate în anul 2014, la care au expirat perioadele de garanţie conform condiţiilor contractuale

şi recepţii ale lucrărilor realizate în antrepriză în acest an.

De asemenea, s-au verificat echipamentele specifice activităţii de Prevenire şi Stingere a

Incendiilor, conform normativelor în vigoare, la nivelul tuturor spaţiilor administrate de Arhivele

Naţionale din Bucureşti.

d. Comisia comună ANR-MAI

Înfiinţată în anul 2015 cu rolul de a analiza problemele cu care se confruntă ANR,

Comisia comună ANR-MAI este formată din reprezentanţi Direcţiei Generale Logistice,

Direcţiei Generale Financiare, Direcţiei Generale Management Resurse Umane, Direcţiei pentru

Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei, Inspectoratului General al Poliţiei Române şi ANR.

Ca urmare a activităţii Comisiei, au fost întreprinse următoarele demersuri:

Au fost finalizate lucrările de înlocuire a instalaţiei de încălzire, montare a centralei termice

proprii şi branşarea la alimentarea cu gaze naturale la SJAN Brăila.

Au fost efectuate lucrări de reparaţii la acoperişurile clădirilor SJAN Giurgiu, SJAN Gorj şi

SMBAN.

A fost înlocuită tâmplăria sediului SJAN Harghita.

S-au achiziţionat 7 aparate de citit microfilme, 30 staţii de lucru cu sistemele de operare şi

licenţele aferente, un scanner de format A0, împreună cu două licenţe pentru prelucrare imaginii.

A fost recepţionat un autoturism Dacia Duster pentru sediul central al ANR.

12

e. Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei

În cursul anului 2016, s-au desfăşurat activităţi legate de administrarea reţelei de

calculatoare şi a echipamentelor reţelei metropolitane de transmisiuni date la nivelul Aparatului

Central – RCVD - SIIAN, a reţelei de Internet STS, a reţelei SMEC a ANR, acordare a asistenţei

de specialitate informatică pentru structurile ANR în vederea menţinerii în stare de funcţionare a

echipamentelor IT. S-a realizat instalarea echipamentelor de tehnică de calcul achiziţionate în

decembrie 2015, respectiv 60 staţii de lucru fixe Maguay, 2 staţii de lucru portabile Maguay

(Laptop), 5 Multifuncţionale Brother MFC 8520DN, 30 imprimante laser Brother HL 5450DN, 5

Fax-uri laser Brother 2845, precum şi 60 multifuncţionale Kyocera M2535DN.

În privinţa personalului de specialitate cu atribuţii în domeniul comunicaţiilor şi

tehnologia informaţiilor, s-a constatat incapacitatea de a îndeplini în condiţii optime cerinţele

impuse de implementarea a două proiecte informatice. În plus, asigurarea întreţinerii

componentelor software şi echipamentelor hardware a întâmpinat însemnate greutăţi în condiţiile

lipsei de personal din cadrul structurii de specialitate a Aparatului Propriu al ANR.

În perioada de referinţă s-au continuat demersurile pentru achiziţia serviciilor de

mentenanţă a Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale. După două încercări eşuate,

procedura de achiziţie a fost reluată în trimestrul IV al anului 2016, fiind refăcută documentaţia

de atribuire în conformitate cu noile prevederi ale legislaţiei în domeniu.

Informatizarea în continuare a Arhivelor Naţionale este, din păcate, în acest moment,

ameninţată de infrastructura precară, datorată investiţiilor insuficiente, de lipsa acută de personal

specializat, datorită salarizării neatractive şi de legislaţia în domeniul marilor achiziţii, care

descurajează personalul implicat, prin consecinţele penale posibile ale unor prevederi legale

interpretabile. În aceste condiţii, accesarea fondurilor europene – deocamdată singura cale de

modernizare dovedită – devine, în mod paradoxal şi profund dăunător, un risc major, atât pentru

instituţie, cât şi pentru personalul implicat.

13

4. REALIZĂRI ÎN DOMENIUL DE COMPETENŢĂ

a. Preluarea, conservarea şi restaurarea documentelor

La 31 decembrie 2016, cantitatea de documente din FAN deţinută de ANR a atins

valoarea de 334.827 metri liniari.

Cele mai mari cantităţi de documente au fost preluate de SJAN Bistriţa-Năsăud (142,5

m.l.), Biroul Arhive Tehnice (114 m.l.), SJAN Vâlcea (52,95 m.l). Din cauza lipsei de spaţii,

unele structuri teritoriale ale ANR nu au efectuat preluări de documente – SJAN Dâmboviţa,

SJAN Brăila, SJAN Galaţi, SJAN Harghita, SJAN Hunedoara, BJAN Ilfov şi numărul lor este în

creştere.

Lipsa investiţiilor în spaţii de depozitare face ca procentul documentelor din FAN aflate

în păstrarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, inclusiv a operatorilor privaţi prestatori de

servicii arhivistice să crească continuu. În acelaşi timp, trebuie semnalată întârzierea

considerabilă a preluărilor la termenul de 30 de ani a documentelor create de autorităţile publice

locale şi creatorii privaţi, cu efecte negative asupra siguranţei documentelor şi punerii lor la

dispoziţia publicului.

Degradarea unităţilor arhivistice a fost cauzată, în principal, de manipularea excesivă în

procesul de rezolvare a cererilor. În lipsa oricăror alocări bugetare pentru reparaţii şi dotări la

depozitele de arhivă şi a personalului de întreţinere şi curăţenie la majoritatea structurilor

teritoriale, nu putem să constatăm decât continuarea degradării condiţiilor de păstrare a

Operaţiunea 2013 2014 2015 2016

Preluare 2.700 m.l. 2.350,71 m.l. 1.289,66 m.l. 526,73 m.l.

Recondiţionarea şi legarea documentelor

33.536 u.a. 26.639 u.a. 22.803 u.a. 24.190 u.a.

Restaurarea documentelor

71.576 file 78.349 file 67.938 file 62.432 file

2.7002.351

1.290

526,73

2013 2014 2015 2016

PRELUARE DE ARHIVĂmetri liniari

14

documentelor din depozitele noastre. Sunt cazuri în care este preferabil să se prelungească

termenul de păstrare la creatorii de documente până la asigurarea condiţiilor necesare preluării

lor. O soluţie la problema în cauză poate fi reprezentată de implementarea Strategiei ANR 2015-

2021.

b. Operaţiuni arhivistice pe fondurile proprii

Activităţile de prelucrare arhivistică s-au desfăşurat asupra documentelor create în

perioada medievală, modernă şi contemporană. Pentru documentele din evul mediu şi epoca

modernă s-au efectuat transcrieri ale textelor scrise în paleografia româno-chirilică, transcrieri şi

traduceri ale textelor scrise în limbi şi paleografii străine, precum: latină, greacă, germană, rusă,

maghiară.

Prelucrarea arhivistică

Operaţiunea arhivistică 2013 2014 2015 2016

Ordonare 1.935 m.l. 2.608,15 m.l. 2.662 m.l. 1.615 m.l.

Inventariere 1.767 m.l. 1.666,89 m.l. 1.560,25 m.l. 1.129,28 m.l.

Fişe de descriere la nivel de fond actualizate/finalizate

- - 3.848/8.404 1.876/4.605

Fişe de descriere la nivel de parte structurală actualizate/finalizate

- - 868/1.198 1.780/6.338

Fişe de descriere la nivel de u.a. actualizate/finalizate

- - 29.904/89.999 70.728/212.477

Fişe de descriere la nivel de componentă actualizate/finalizate

- - - 1.160/5.856

Selecţionare 226,14 m.l. 193,76 m.l. 112 m.l. 65,2 m.l.

Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă

4.752 m.l. 3.103,21 m.l. 3.657,1 m.l. 2.557,24 m.l.

Structurile ANR cu rezultate deosebite în efectuarea operaţiunii de ordonare au fost

următoarele: SJAN Olt (131,92), SJAN Bacău (123,3), SJAN Dolj (119,1), SJAN Ialomiţa

(112,1 m.l.), BJAN Teleorman (111,3 m.l.), SJAN Brăila (110,5 m.l. Dintre structurile care nu

şi-au fixat în obiectivele planificate operaţiunea de ordonare arhivistică, menţionăm: SJAN

33.53626.639

22.803 24.190

2013 2014 2015 2016

RECONDIȚIONAREA ȘI LEGAREAu.a.

15

Argeş, SJAN Braşov, SMBAN, SJAN Constanţa, SJAN Prahova, SJAN Dâmboviţa, BJAN

Tulcea.

Dintre fondurile şi fragmentele de fond inventariate în anul 2016, cele mai mari cantităţi

de documente inventariate au fost raportate la Biroul Arhive Economice (120,7 m.l.), BJAN

Teleorman (102,8 m.l.), SJAN Maramureş (94,4 m.l.) Dintre structurile care nu şi-au fixat în

obiectivele planificate operaţiunea de inventariere, menţionăm: SMBAN, SJAN Buzău, SJAN

Gorj, Argeş, Dâmboviţa, Constanţa.

Privitor la operaţiunea arhivistică de selecţionare, în cursul anului 2016, s-a eliminat o

cantitate de 65,22 m.l. Dintre fondurile arhivistice vizate de această operaţiune, menţionăm:

Primăria oraşului Craiova, Întreprinderea de Transporturi Speciale “Romtransport” Bucureşti,

Societatea de Cruce Roşie Bucureşti.

Cele mai mari cantităţi de documente supuse operaţiunii de verificare a existentului cu

instrumentele de evidenţă au fost raportate la SJAN Bihor (443 m.l.), SJAN Dolj (417,7 m.l.) şi

1.935

2.608 2.668

1.6151.560 1.667 1.767

1.129

2013 2014 2015 2016

ORDONAREA ȘI INVENTARIEREAmetri liniari

Ordonare Inventariere

226193

11265

2013 2014 2015 2016

SELECȚIONAREA DOCUMENTELORmetri liniari

16

SJAN Timiş (234,5m.l.). Dintre structurile care nu au efectuat această operaţiune arhivistică

menţionăm: SJAN Bistriţa-Năsăud, Alba, Dâmboviţa, Harghita şi BJAN Ilfov.

În perioada de referinţă a fost sistematizată o cantitate de 4,640,5 m.l.

În anul 2016, o cantitate de 62 m.l. a fost pregătită pentru microfilmarea de asigurare.

Activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor deţinute s-a realizat, în anul 2016,

numai la nivelul laboratorului central, executându-se un număr de 264.353 cadre microfilm,

reprezentând 8.626 u.a. Referitor la activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor s-a

constatat o scădere cantitativă a cadrelor de microfilm, comparativ cu numărul de cadre

microfilmate în anul 2015 (279.720 cadre microfilm). Cantitatea insuficientă de film şi

consumabile specifice activităţii a condus la imposibilitatea desfăşurării activităţii la

laboratoarele zonale, deşi există o mare cantitate de arhivă pregătită pentru microfilmare.

Activităţile în cadrul Sistemului Informatic Integrat pentru gestiunea serviciilor oferite

clienţilor Arhivelor Naţionale au reprezentat o prioritate a instituţiei, în toate locaţiile de

implementare ale acestuia. În acest sens, au fost operate înregistrări în toate aplicaţiile sistemului

informatic integrat, îndeosebi în componentele care relaţionează cu persoanele fizice şi juridice

ce beneficiază de serviciile publice oferite de ANR.

La nivelul aplicaţiei ScopeArchiv, s-a continuat descrierea conform standardului

internaţional ISAD (G), pentru nivelurile de fond sau colecţie de arhivă, parte structurală, dosar,

document, precum şi înregistrarea tuturor solicitărilor de cercetare sau de copiere prin sala de

studiu, potrivit recomandărilor din circularele transmise.

În cadrul aplicaţiei Oracle Siebel CRM, au fost realizate actualizări şi completări ale

bazei de date de persoane fizice/juridice, precum şi evidenţa tuturor solicitărilor adresate ANR.

101

57 71 62

2013 2014 2015 2016

PREGĂTIREA PENTRU MICROFILMAREmetri liniari

17

În cursul anului 2016, au fost operate următoarele înregistrări în cadrul SIIAN:

Activitatea 2014 2015 2016

ScopeArchiv

Unităţi de descriere 92.618 279.135 363.445

Împrumuturi de documente prin sălile de studiu

92.983 96.166 87.993

Copiere de pe documentele deţinute

3.471 4.308 4533

Oracle CRM

Persoane fizice înregistrate 21.570 18.630 17.448

Persoane juridice înregistrate 7.618 4.307 3.321

Cereri înregistrate 34.246 33.046 33.054

Lucrări ale comisiilor de selecţionare înregistrate

3.849 4.289 4.122

Lucrări înregistrate prin Secretariat-Registratură

46.794 48.117 45.632

Petiţii înregistrate 128 158 113

Digitizare documente Publicate în Portalul ANR 9.170 5.788 14.018

Anul 2016 a marcat începutul utilizării în timp real a aplicaţiei Oracle Business

Intelligence, componentă informatică ce are rolul de a furniza nivelului de conducere date

agregate despre activitatea planificată/desfăşurată pe diferite paliere în cadrul ANR. Aplicaţia

preia automat informaţii din trei surse de date (ScopeArchiv, Oracle Siebel CRM şi fişierele de

planificare/raportare elaborate la nivel de angajat individual), generând diferite documente

predefinite, precum planul anual la nivel de structură, raportul anual al structurii etc. sau rapoarte

temporare rezultate ca urmare a aplicării unor filtre de căutare.

La baza utilizării aplicaţiei a stat încercarea de a reorganiza modalitatea de planificare şi

raportare din ANR, în privinţa modului de consemnare a indicatorilor de cantitate, a unităţilor de

măsură şi a timpului aferent derulării activităţilor desfăşurate.

Pentru prima dată, fiecare activitate desfăşurată la nivelul ANR are alocat un indicator

unic identificat, realizându-se, astfel, o standardizare a sistemului de planificare/raportare. În

acest sens, a fost elaborată şi aprobată Procedura privind planificarea şi raportarea activităţilor

în Arhivele Naţionale, care reglementează modalitatea concretă de realizare a planificării anuale

şi a raportării lunare.

În utilizarea aplicaţiilor din SIIAN au fost întâmpinate unele dificultăţi, după cum

urmează:

- funcţionarea greoaie a aplicaţiilor sau chiar blocarea staţiilor de lucru, ceea ce implică

neutilizarea soluţiilor informatice la capacitate maximă şi întârzieri în desfăşurarea procesului de

lucru, acest fapt fiind cauzat de instalarea aplicaţiilor pe echipamente neperformante din cauza

lipsei dotării cu echipamente IT;

18

- greşeli de operare, de completare a bazelor de date, cauzate de necunoaşterea

aplicaţiilor de către utilizatori, greşeli care, o dată cu trecerea timpului, au scăzut ca număr.

În cursul anului 2016, numărul solicitărilor adresate prin intermediul Portalului ANR, în

vederea accesului la documentele deţinute, precum şi pentru transmiterea proiectelor de

nomenclatoare arhivistice ori a lucrărilor de selecţionare, a fost redus în raport cu aşteptările şi

posibilităţile sistemului. Printre cauze, se pot specifica necunoaşterea de către publicul interesat a

posibilităţii depunerii online a solicitărilor, în contextul unei promovări insuficiente din partea

ANR, dar şi elaborarea în structurile implicate a unui număr redus de unităţi de descriere

accesibile publicului interesat.

Digitalizarea documentelor a vizat, în cursul anului 2016, transpunerea din format fizic

(hârtie, manuscris, cărţi, plăci fotografice), în format digital, a documentelor din fondurile şi

colecţiile ANR, în vederea facilitării accesului la informaţie, precum şi pentru conservarea

documentelor originale.

Au făcut obiectul acestei activităţi, o cantitate de 26.661 de documente incluse în cadrul

proiectului Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale României, precum şi

alte peste 11.000 de documente, incluse în Sistemul Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale,

unde ponderea cea mai mare este înregistrată de unităţile arhivistice din cadrul Fototecii ANR.

c. Controlul aplicării legislaţiei arhivistice

Controlul respectării legislaţiei arhivistice şi acordarea asistenţei de specialitate au rămas

în continuare priorităţi ale Arhivelor Naţionale.

Controlul şi asistenţa de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente

Activitatea 2013 2014 2015 2016

Nomenclatoare Arhivistice 1.869 1.885 1.954 1.937

Lucrări de Selecţionare 3.769 3.860 4.149 3.971

Controale 2.462 2.406 2.303 2.014

19

Cele mai multe acţiuni de control (de fond, de revenire şi tematice) la creatorii şi

deţinătorii de documente au fost efectuate de: BJAN Teleorman (115), SJAN Olt (90), SJAN

SJAN Maramureş (85), SJAN Vaslui (83), SJAN Vâlcea (82), iar cele mai puţine au fost

efectuate la: SJAN Botoşani (0), SJAN Suceava (08), SJAN Mureş (10), SJAN Neamţ (19).

Au fost aplicate 63 amenzi contravenţionale, în valoare de 243.000 lei şi 132

avertismente, în creştere faţă de anul anterior, când au fost înregistrate 37 amenzi şi 104

avertismente.

În perioada de referinţă, au fost acordate un număr de 602 avize pentru personalul de

arhivă al instituţiilor creatoare şi deţinătoare de documente.

Având în vedere numărul de creatori şi deţinători de arhivă aflat în aria de competenţă a unei

structuri a ANR, incluzând şi operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice,

raportat la arhiviştii desemnaţi să efectueze activităţi de control, rezultă că un creator de documente

ar fi verificat, în medie, o dată la cinci ani, fapt ce duce de cele mai multe ori la imposibilitatea

urmăririi eficiente a modului de îndeplinire a măsurilor stabilite prin actele de control. Astfel, se

creează premisele pentru distrugeri neautorizate de documente, ilegalităţi în activităţile de prelucrare

1.869 1.885 1.954 1.937

3.769 3.8604.149 3.971

2013 2014 2015 2016

ASISTENȚA DE SPECIALITATE

Nomenclatoare Lucrări de selecționare

2.462 2.406 2.3032.014

2013 2014 2015 2016

CONTROALE EFECTUATE

20

şi folosire a documentelor, lipsa unor evidenţe actualizate a deţinătorilor de arhivă, cu consecinţe

negative pentru cetăţeni.

Activitatea de autorizare OEPSA

Activitatea 2013 2014 2015 2016

Dosare analizate - 345 225 225

Autorizaţii eliberate - 304 208 150

Dosare respinse - 4 9 0

Suspendarea activităţii - 1 7 16

În cursul anului 2016, au fost înregistrate 1.361 notificări ale operatorilor economici

autorizaţi în păstrarea şi conservarea documentelor cât şi de la lichidatori cu privire la predarea –

primirea unor fonduri arhivistice (în creştere faţă de anul anterior când au fost primite 526

notificări) media acestora fiind de 113 pe lună.

Sumele de bani încasate ca urmare a prestării serviciilor de autorizare a operatorilor

economici prestatori de servicii arhivistice au fost în cuantum de 94.162 lei.

d. Accesul public la documentele deţinute

În conformitate cu prevederile legale în vigoare, accesul la documentele deţinute de ANR

s-a realizat prin eliberarea de copii, extrase şi certificate, la cererea persoanelor fizice şi juridice,

precum şi prin cercetarea documentelor prin sălile de studiu.

Folosirea documentelor în scopuri practice şi ştiinţifice

Operaţiunea 2013 2014 2015 2016

Cereri soluţionate 54.063 47.714 47.076 45.627

Cercetători 13.292 9.885 10.295 6.274

Frecvenţa 34.173 30.724 31.684 23.028

Cele mai multe cereri, anume 6.962, au fost adresate Biroului de Relaţii cu Publicul din

cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale. În acelaşi timp, la nivelul structurilor

teritoriale, s-a înregistrat un număr mare de cereri la SMBAN (2.649), SJAN Gorj (2.674), SJAN

Constanţa (2.510), SJAN Argeş (1.838), SJAN Neamţ (1.751), SJAN Iaşi (1.509), la polul opus

situându-se SJAN Alba (80), BJAN Covasna (193), SJAN Harghita (292), SJAN Bistriţa-Năsăud

(296), BJAN Satu-Mare (312).

În condiţiile legate de complexitatea conţinutului şi a lipsei de personal, s-au făcut

eforturi considerabile în vederea respectării termenului prevăzut de lege, concomitent cu

recuperarea restanţelor existente în anii anteriori. Solicitările au vizat, în general, următoarele

genuri de acte:

21

certificate de vechime în muncă, folosite în vederea calculării şi/sau recalculării pensiilor;

acte de vânzare-cumpărare, donaţii, testamente, contracte, succesiuni, hotărâri judecătoreşti;

extrase din borderourile întocmite cu ocazia recensămintelor din anii 1930, 1941, 1948;

extrase din tabele cu persoane împroprietărite sau expropriate în baza unor reforme agrare din

anii 1864, 1921, 1945;

extrase privind actele de stare civilă;

copii de pe Decretele Consiliului de Stat şi Decretele Prezidenţiale;

declaraţii şi situaţii de avere, dosare de colonizare pentru persoane refugiate din Cadrilater;

situaţii privind refugiaţii din Transilvania de nord, deportări în Transnistria, populaţia

germană trimisă la muncă în URSS.

Sumele de bani achitate pentru prestarea serviciilor aferente soluţionării cererilor au fost,

în perioada de referinţă, a fost în cuantum de 663.357 lei.

Activitatea de soluţionare a cererilor persoanelor fizice şi juridice întâmpină, în

continuare, o serie de probleme legate de întârzieri în comunicarea răspunsurilor, precum şi de

lipsa unei evidenţe complete şi actualizate a principalilor creatori şi deţinători de arhivă la nivel

naţional şi local. Întârzierile au fost cauzate de volumul mare de cereri, gradul ridicat de

dificultate al acestora, lipsa unei dotări logistice corespunzătoare şi personalul insuficient. La

acestea se adaugă urmările aplicării prevederilor OUG 39/2006, aprobată prin Legea 474/2006,

care a prevăzut preluarea de către ANR a documentelor cu valoare practică ale creatorilor

desfiinţaţi şi eliberarea de certificate de vechime în muncă. Dincolo de greutăţile întâmpinate,

rezolvarea cererilor adresate ANR s-a realizat printr-un important efort uman, în condiţiile

implicării în această activitate a mai mult de 50% din personalul ANR, uneori în detrimentul

altor activităţi arhivistice.

54.063

47.714 47.07645.627

2013 2014 2015 2016

CERERI

adresate Arhivelor Naționale

22

La sălile de studiu ale ANR, au fost cercetate , în perioada de referinţă, 115.077 de unităţi

arhivistice.

Activitatea desfăşurată la sălile de studiu din sistemul ANR a cunoscut o frecvenţă a

cercetătorilor în scădere faţă de anii anteriori, diminuarea numărului de cercetători fiind legată de

numărul tot mi mare de descrieri arhivistice disponibile în Portalul ANR, precum şi de creşterea

numărului de inventare arhivistice postate pe pagina de internet a instituţiei.

Cel mai mare număr de cercetători a fost înregistrat la Sala de studiu a Aparatului central

al ANR (3.408), la SJAN, Iaşi (712), SJAN Cluj (506), SJAN Mureş (342), SJAN Dolj (307).

Valorile cele mai scăzute s-au înregistrat la BJAN Călăraşi (18), BJAN Tulcea (23), BJAN

Giurgiu (25), BJAN Ilfov (37).

Sumele de bani achitate pentru prestarea serviciilor specifice sălii de studiu în perioada de

referinţă, a fost în cuantum de 46.644 lei.

Accesul la documente prin intermediul sălilor de studiu a continuat să fie unul facil, mai

ales din punct de vedere al efortului financiar presupus de către cercetătorii interesaţi de

fotocopiere, fotografiere dar şi de posibilitatea consultării informaţiilor publicate pe pagina de

internet, Portalul ANR şi baza de date arhivamedievală.ro.

În contextul prezentat, accesul la documentele deţinute de ANR continuă că fie unul

dintre cele mai facile din întregul sistem instituţional din ţara noastră, atât sub aspectul costurilor

financiare legate de obţinerea de copii sau extrase certificate şi a copiilor simple, cât şi în

privinţa numărului de unităţi arhivistice care pot fi cercetate, comparativ cu alte instituţii

deţinătoare de documente cu valoare istorică sau practică, precum Academia Română, Arhivele

Militare, Oficiul pentru Cadastru şi Publicitate Imobiliare, Arhivele Diplomatice, Arhivele

Cultelor Religioase.

13.292 9.885 10.295 6.274

151.338 144.562 138.122 115.077

2013 2014 2015 2016

Cercetarea prin Sala de studiu

cercetători

u.a. cercetate

23

e. Cercetarea proprie în scop ştiinţific, cultural şi de promovare

Latura ştiinţifică a instituţiei ANR a fost marcată de o serie de activităţi în domeniul

publicaţiilor sau al expoziţiilor documentare, precum şi în cel al manifestărilor cu caracter

ştiinţific (expoziţii, conferinţe, mese rotunde, simpozioane, lansări de carte).

Valorificarea ştiinţifică a informaţiilor din documentele deţinute de ANR

2013 2014 2015 2016

Articole 483 346 283 361

Expoziţii 218 237 103 83

În contextul evenimentelor dedicate Primului Război Mondial, la sediul central al

instituţiei, a fost vernisată expoziţia fotodocumentară intitulată „Sub cenuşa Imperiului”. Soldaţi

români în armata austro-ungară, realizată în colaborare cu Serviciul Istoric al Armatei. În

acelaşi context şi pentru o mai bună reliefare a temei abordate, ANR au organizat lansarea

volumului, semnat de profesorul Liviu Maior, intitulat Doi ani mai devreme. Ardeleni,

bucovineni şi basarabeni în război, 1914-1916.

În luna iunie, a fost organizată expoziţia cu titlul Fondul Branişte - Missits. Povestea unei

familii, prilejuită de intrarea fondului cu acelaşi nume, în cercetare, la sala de studiu. Selecţia a

inclus documente din fondul familial, aducând informaţii despre membrii acestei familii, unii

adevărate personalităţi de marcă ale vieţii culturale şi politice din Transilvania începutului de

secol al XX-lea.

În perioada 29 aprilie – 15 mai 2016, a fost prezentată la Veneţia, expoziţia foto–

documentară La Commissione Europea del Danubio, un’istituzione internazionale in terra

romena. Organizarea evenimentului a beneficiat de susţinerea Institutului Cultural Român şi

implicarea Serviciului Judeţean Galaţi al Arhivelor Naţionale ale României, a Universităţii

Dunărea de Jos din Galaţi, precum şi de colaborarea oferită de Universitatea din Utrecht

(Olanda).

La nivel teritorial, au fost vernisate expoziţii de interes pentru public precum:

- „Elena Cuza – Prima Doamnă a României” (SJAN Iaşi);

- „Minte sănătoasă în corp sănătos. Activităţi sportive interbelice în jud. Alba” (SJAN Alba);

- „Aradul în hărţi şi imagini”, „Aradul şi aparatele de zbor” (SJAN Arad);

- „Fotografii aeriene de pe frontul din sudul Moldovei în anul 1917” (SJAN Vrancea);

- „Iulia Haşdeu, un copil genial” (Aparatul Central);

- „Iaşii şi Marele Război” (SJAN Iaşi);

- „Constanţa în anii Marelui Război” (SJAN Constanţa)

24

- „O istorie a graniţei militare bănăţene în imagini” (SJAN Caraş-Severin);

- „Justiţie şi societate în Banat” (SJAN Caraş-Severin);

- „Istoria băncilor urbane din judeţul Dolj, în prima jumătate a secolului XX” (SJAN Dolj);

- „Patrimoniul şi comunităţile” (SJAN Brăila);

- „Cluj – Kolozsvár – Klausenburg, 700 de ani” (SJAN Cluj);

- „Oltenia în timpul Marelui Război” (SJAN Dolj);

- „1716 – Timişoara, începuturile unui oraş european” (SJAN Timiş).

Evenimentul major în domeniul activităţilor ştiinţifice şi de popularizare l-a constituit

organizarea manifestărilor care au marcat 185 de existenţă instituţională. Evenimentele derulate

în perioada 31 octombrie - 4 noiembrie 2016 la sediul central al ANR, au constat în dezbateri,

prezentări, lansări de filme, mese rotunde, lansări de carte, oferind numeroase teme de interes şi

de actualitate pentru activitatea arhivistică.

La data de 27.05. 2016, la sediul Universităţii din Bucureşti, a avut loc lansarea bazei de

date www.arhivamedievala.ro, creată în cadrul proiectului „Digitizarea documentelor medievale

din Arhivele Naţionale ale României” implementat de Universitatea din Bucureşti în parteneriat

cu Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca şi Arhivele Naţionale ale Norvegiei. Alte două

conferinţe de promovare s-au desfăşurat la Arhivele Naţionale Ungare din Budapesta şi la

Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca. În cadrul evenimentelor, a fost subliniat faptul că

baza de date www.arhivamedievala.ro este primul proiect amplu de digitalizare a arhivelor din

ţara noastră, care va cuprinde la final peste 50.000 de documente anterioare anului 1600, păstrate

în circa 38.000 de unităţi arhivistice deţinute de ANR.

Un eveniment deosebit de important a avut loc la data 13.04.2016 şi a fost legat de

dezbaterea pe tema izvoarelor de istorie ale românilor în arhivele ruse, organizat la sediul central

al ANR. Cu această ocazie, fost reliefată necesitatea reluării deplasărilor specialiştilor români

218 237103 83

483

346283

361

2013 2014 2015 2016

Expoziţii Articole

25

pentru studierea documentelor relative la istoria românilor din Arhivele de la Moscova, Sankt-

Petersburg.

În anul 2016, au fost publicate numerele 1/2012, 2/2012 şi 1-2/2013 din Revista

Arhivelor. De asemenea, Revista arhivei maramureşene, publicaţie cu apariţie anuală editată de

SJAN Maramureş şi Asociaţia Arhiviştilor „David Prodan” Maramureş, a ajuns la cea de a

şaptea apariţie. În acelaşi timp, a fost lansat numărul IV (VIII) 2015 din Anuarul Arhivelor

Mureşene.

Activitatea de difuzare a publicaţiilor editate de ANR a continuat la parametri mai ridicaţi

decât în anii anteriori. În anul 2016, a fost difuzat un total de 1.195 exemplare de publicaţii ale

ANR (faţă de 685 în 2014 şi 879 în 2013), dintre care 545 în străinătate (faţă de 248 în 2014 şi

430 în 2013) şi 651 în România (faţă de 437 în 2014, 449 în 2013).

În anul 2016, ANR a fost gazda lansării unor volume precum:

- Ghid arhivistic referitor la istoria germanilor din Braşov şi Ţara Bârsei. Îndrumător al

fondurilor şi colecţiilor Serviciului Judeţean Braşov al Arhivelor Naţionale şi al Arhivei

Bisericii Negre şi inventar al manuscriselor, având ca autori pe Bernhard Heigl, Petra Rezac,

Thomas Şindilariu şi apărută la München, editura De Gruyter Oldenbourg în anul 2016.

- Transilvania între Imperiul Habsburgic şi Imperiul Otoman. Statutul şi practica dreptului

internaţional într-un principat central-est european 1541-1699, având ca autor pe Gerald

Volkmer München, editura De Gruyter Oldenbourg.

- Johannes Honterus: Rudimenta cosmographica - Elementele cosmografiei, având ca editori

pe Robert Offner, Harald Roth şi Thomas Şindilariu, ediţie în facsimil cu traduceri în germană,

română şi maghiară, apărută la Sibiu, editura Schiller.

În anul 2016, a continuat ciclul de conferinţe lunare intitulat Poveşti din Bucureşti,

coordonat de către directorul adjunct al ANR. Temele abordate în perioada de referinţă au vizat

subiecte precum:

recuperarea arhivei personale a arhitectului Harry Goldstein/ Horia Maicu;

viaţa şi activitatea basarabeanului Petre Leşcenco, supranumit ”regele tangoului rusesc”;

activitatea Martei Bibescu în diplomaţia europeană;

viaţa şi activitatea arhitectului Duiliu Marcu;

arhitectura blocurilor construite în comunism, în lumina documentelor de arhivă;

viaţa bucureştenilor sub ocupaţia germană în primul război mondial;

redescoperirea cartierelor Izvor şi Uranus din Bucureşti.

În perioada de referinţă, ANR a continuat să fie gazda unor prelegeri susţinute sub

genericul „Interferenţe”. Astfel, în luna mai 2016, a fost organizată dezbaterea cu tema

Dezrobirea ţiganilor ca proiect social. Problema integrării foştilor robi în economia rurală. În

26

luna iunie, a fost susţinută prelegerea cu tema Omul şi libertatea sa nu sunt de vânzare. Influenţe

externe asupra aboliţionismului românesc.

În cursul anului 2016, ANR au participat cu stand propriu la ediţia a XXIII-a a Târgului

internaţional „Gaudeamus-carte de învăţătură”. În acest context, au fost prezentate de publicaţii,

au fost propuse spre vizionare expoziţii virtuale şi filme documentare, precum şi documente

aflate în administrarea ANR în cadrul unei expoziţii multimedia.

În perioada de referinţă, ANR au continuat participarea la programul „Şcoala Altfel”, iar

în acest context, au primit vizita a peste 400 de elevi din şcoala primară, gimnaziu şi liceu.

5. SUPORT DECIZIONAL

a. Implementarea Strategiei Arhivelor Naţionale ale României

Unul din obiectivele prioritare ale activităţilor desfăşurate în anul 2016 a fost punerea în

aplicare a obiectivelor cuprinse în Strategia Arhivelor Naţionale ale României 2015 – 2021.

Asumată de către Guvernul României prin Hotărârea nr. 865/2015, publicată în

Monitorul Oficial nr. 796 din 27 octombrie 2015, Partea I, documentul de politică publică are ca

obiectiv general restabilirea capacităţii funcţionale a ANR de administrare, supraveghere şi

asigurare a protecţiei speciale a documentelor care fac parte din FAN. În contextul prezentat,

Strategia îşi propune să acţioneze într-o manieră realistă şi coerentă asupra principalelor

deficienţe şi greutăţi care împiedică ANR să-şi îndeplinească rolul la nivelul aşteptărilor

societăţii româneşti. De asemenea, îşi propune să pună bazele unei politici a arhivelor în

concordanţă cu interesele actuale şi de perspectivă medie ale societăţii româneşti şi ale unei

instituţii capabile să gestioneze problematica arhivelor în acord cu legislaţia în vigoare şi la nivel

comparativ cu practicile din Uniunea Europeană.

Din activităţile ce au avut termene de execuţie în anul 2016, în conformitate cu Planul de

acţiuni al Strategiei, un număr de patru au fost îndeplinite integral, 13 au fost realizate parţial, iar

cinci nu au fost finalizate, urmând a fi reportate pentru anul 2017. Activităţile care nu şi-au atins

obiectivele în perioada de referinţă au fost următoarele:

- Reorganizarea activităţii la nivel central şi local pe principiul specializării personalului pe

principalele direcţii de activitate.

- Iniţierea şi promovarea unor proiecte de acte normative privind declasificarea

documentelor aflate în depozitele Arhivelor Naţionale.

- Construirea unui portal web al ANR şi site-uri web pentru fiecare structură teritorială.

27

- Întocmirea de planuri de intervenţie la dezastre şi de evacuare realiste, adecvate arhivelor

şi după modele europene.

- Întocmirea unui Program naţional de completare a informaţiilor privind istoria românilor

cu documente din arhive străine.

Asumată prin Strategie a fost şi elaborarea şi promovarea proiectului de Lege a

Arhivelor, de care depind mai multe obiective prevăzute în document. În acest context,

schimbările preconizate în privinţa modificării cadrului normativ actual urmăresc o mai buna

gestionare a domeniului arhivistic, conturarea clară a patrimoniului protejat de stat, delimitarea

responsabilităţilor între sectorul public şi cel privat, consolidarea statutului ANR ca autoritate

unică în domeniu şi a arhivelor în general, ca element esenţial de identitate şi instrument al

bunei guvernări.

Proiectul de Lege a fost finalizat în cursul anului 2016 şi se află în analiza conducerii

Ministerului Afacerilor Interne pentru a fi transmis spre consultare ministerelor avizatoare.

b. Controlul şi îndrumarea structurilor Arhivelor Naţionale

În perioada de referinţă, reprezentanţii Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici

Publice au participat la 8 acţiuni de control, din care un control de fond (SMBAN), cinci

controale tematice (Aparatul Propriu al Arhivelor Naţionale, SJAN Harghita, SJAN Ialomiţa,

BJAN Călăraşi şi SJAN Sibiu) şi două controale de revenire (SJAN Buzău şi SJAN Vrancea).

Totodată, inspectori din cadrul ANR au participat la trei activităţi de recontrol organizate

de Corpul de Control al Ministrului Afacerilor Interne la Instituţiile Prefectului din judeţele

Mureş, Hunedoara şi Bistriţa-Năsăud.

În cadrul controlului de fond desfăşurat la SMBAN, s-au efectuat verificări asupra tuturor

activităţilor desfăşurate în perioada ianuarie 2015 - februarie 2016. În urma controlului s-a

stabilit ca măsură monitorizarea lunară a activităţii SMBAN, aspectele constatate fiind

consemnate în informările lunare întocmite.

Controalele tematice efectuate în anul 2016, au avut drept scop cunoaşterea şi aplicarea

prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, precum şi a instrucţiunilor şi

procedurilor în vigoare cu referire la evidenţa, circulaţia şi arhivarea documentelor (Aparatul

propriu), respectarea normelor referitoare la primirea, înregistrarea şi rezolvarea cererilor

persoanelor fizice şi juridice (SJAN Harghita şi SJAN Ialomiţa), respectarea normelor referitoare

la primirea, înregistrarea şi rezolvarea cererilor persoanelor fizice şi juridice şi folosirea

documentelor în scopuri ştiinţifice şi practice (BJAN Călăraşi) şi folosirea Sistemului Informatic

Integrat al Arhivelor Naţionale (SJAN Sibiu).

28

Reprezentanţii Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice au verificat cu

mai multă exigenţă activitatea desfăşurată de structurile controlate, încercând însă în acelaşi

timp să rezolve, la faţa locului, prin măsuri proactive, neregulile depistate. Măsurile dispuse au

fost monitorizate permanent, iar structurile controlate au respectat termenele de realizare şi

raportare. Sunt în curs de implementare măsurile ale căror termene nu au expirat, precum şi

cele care implică sprijin din partea altor structuri.

Totodată, cu prilejul acţiunilor de control au fost constatate şi alte probleme întâmpinate

de structurile Arhivelor Naţionale în activitatea curentă. În urma analizei realizate la faţa

locului, problemele expuse au fost consemnate şi transmise structurilor responsabile şi

urmărindu-se realizarea lor.

În anul 2016, la nivelul ANR, s-au înregistrat 113 de petiţii, numărul lor fiind în scădere

faţă de anul trecut când s-au înregistrat 191 de petiţii. Trebuie însă să remarcăm că, o parte dintre

ele, au reprezentat cereri de vechime în muncă sau reclamaţii cu privire la faptul că diverşi

creatori sau deţinători de documente au refuzat eliberarea înscrisurilor solicitate, deci nu reclamă

disfuncţii ale instituţiei noastre. De asemenea, au fost înregistrate o serie de petiţii prin care

autorii lor reclamau faptul că unii operatori economici prestatori de servicii arhivistice nu

respectă prevederile Legii nr.138/2013, respectiv ale Legii nr. 16/1996, republicată.

Toate petiţiile au fost rezolvate în termenul legal de 30 de zile, cu înştiinţarea, după caz, a

instituţiei care a redirecţionat petiţia către Arhivele Naţionale.

De asemenea, în privinţa îndrumării cetăţenilor, conform legislaţiei în vigoare, în cursul

anului 2016 au fost acordate 838 audienţe, în scădere faţă de 2015, când au fost acordate 1.232

audienţe.

Reducerea vizibilă a numărului de petiţii şi audienţe în raport cu anii precedenţi poate fi

interpretată ca o îmbunătăţire a prestaţiei instituţiei noastre în raport cu diferitele categorii de

public beneficiar.

1.178 1.200 1.232

838

89 133191

113

2013 2014 2015 2016

Soluţionarea petiţiilor şi primirea cetăţenilor în audienţă

29

c. Controlul Intern Managerial

Intrarea în vigoare a Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015

pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, a determinat

modificarea practicilor cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial la

nivelul entităţilor publice din Ministerul Afacerilor Interne. În acest context, ANR au asimilat

prevederile actului normativ menţionat, precum şi pe cele ale Precizărilor M.A.I. privind

aplicarea codului controlului intern managerial.

În procesul de autoevaluare a standardelor controlului managerial intern s-a constatat că,

faţă de anii precedenţi, şefii structurilor Arhivelor Naţionale au acordat mai multă atenţie

modului de completare a chestionarului de autoevaluare. Astfel, la rubrica ,,Explicaţie asociată

răspunsului”, au fost prezentate activităţile, documentele elaborate sau, după caz, motivele

pentru care criteriul de evaluare nu a fost îndeplinit sau nu este aplicabil.

În anul 2016, procesul de procedurare a activităţilor desfăşurate în cadrul ANR a

continuat prin elaborarea următoarelor proceduri: Procedura privind delegarea unor atribuţii

ale funcţiilor de conducere vacante din structura Arhivelor Naţionale, Procedura privind modul

de justificare şi decontare a cheltuielilor generate de efectuarea misiunilor, cursurilor sau altor

activităţi desfăşurate de personalul Arhivelor Naţionale, Procedura privind emiterea, evidenţa şi

aprobarea ordinelor de serviciu, Procedura privind planificarea şi raportarea activităţilor în

Arhivele Naţionale.

Un alt aspect legat de implementarea standardului ,,Proceduri” este acela că, în luna

decembrie a anului 2016 a fost constituită o comisie de evaluare a actelor normative referitoare

la activităţile arhivistice cu scopul de a realiza o inventariere a tuturor normelor, procedurilor,

regulamentelor ce stau la baza activităţilor arhivistice desfăşurate în ANR şi de a aduce o serie

de argumente privind necesitatea actualizării, revizuirii sau întocmirii de noi acte normative care

să reglementeze aceste activităţi. Concluziile analizei s-au materializat în propuneri concrete de

revizuire şi clarificare a reglementărilor normative în vigoare.

d. Activitatea juridică

În perioada de referinţă, situaţia generală a proceselor aflate pe rolul instanţelor de

judecată, în care ANR este parte se prezintă astfel:

existente la data de 01.01.2016 – 162;

înregistrate până la 31.12.2016 – 233;

30

soluţionate pe fond din totalul celor depuse în anul 2016 – 132.

Din punct de vedere al obiectului cauzelor, situaţia dosarelor se prezintă după cum

urmează:

Obiectul dosarelor Dosare înregistrate

Acţiuni în constatare 185

Litigii de muncă 11

Plângeri contravenţionale 10

Obligaţia de a face 9

Penale 6

Reconstituire vechime în muncă 3

Anulare act / constatare nulitate act 2

Cereri de reexaminare 2

Contestaţii în anulare 1

Cereri de strămutare 1

Cereri de revizuire 2

Plângeri împotriva soluţiei de netrimitere în judecată 1

Total 233

Într-un procent de 94,42% din procesele aflate pe rolul instanţelor, ANR are calitatea de

pârât ori intimat (respectiv în 227 de dosare din totalul celor 233 înregistrate în anul 2016).

Obiectul acţiunilor de chemare în judecată cel mai des întâlnit (185 dosare din totalul de 233), a

vizat, pe de o parte, la calitatea de deţinător de documente a ANR iar, pe de altă parte, solicitările

cetăţenilor interesaţi de eliberare a unor adeverinţe privind acordarea unei anumite grupe de

muncă.

În cursul anului 2016, ANR au formulat şase plângeri penale având ca obiect distrugerea

unor arhive sau infracţiuni de fals şi uz de fals săvârşite asupra unor documente de arhivă şi au

avut de gestionat un număr de zece plângeri contravenţionale ca urmare a aplicării unor sancţiuni

de această natură operatorilor prestatori de servicii arhivistice sau unor unităţi administrativ –

teritoriale.

198167

244 233187

154 170132

2013 2014 2015 2016

SITUAŢIA PROCESELOR

Dosare înregistrate Dosare soluționate

31

e. Prevenirea şi combaterea corupţiei

Activitatea pe linia prevenirii faptelor de corupţie în anul 2016 s-a desfăşurat în

conformitate cu prevederile OMAI nr. 86/12.06.2013 privind organizarea şi desfăşurarea

activităţilor de prevenire a corupţiei în cadrul Ministerului Afacerilor Interne.

Buletinele şi Sintezele Direcţiei Generale Anticorupţie (DGA) au fost transmise tuturor

structurilor pentru a fi prelucrate în şedinţele de colectiv.

Prin intermediul DGA, 89 de angajaţi din Aparatul propriu au participat la instruiri în

domeniul prevenirii faptelor de corupţie.

Şedinţele Grupului de prevenire a faptelor de corupţie s-au concentrat pe managementul

riscurilor de corupţie, fiind propusă adoptarea Raportului de monitorizare a riscurilor de

corupţie la nivelul Arhivelor Naţionale pe anul 2015 şi a Registrul riscurilor de corupţie al

Arhivelor Naţionale 2016 nr. ANB-1.379-R din 29.01.2016.

6. COOPERAREA INTERINSTITUŢIONALĂ ŞI INTERNAŢIONALĂ

În interesul folosirii în scopuri ştiinţifice şi cultural-educative a informaţiilor din

documentele deţinute de ANR, în anul 2016 au fost încheiate acorduri de colaborare cu o serie de

instituţii, organizaţii şi asociaţii, după cum urmează:

- Universitatea de Arhitectură şi Urbanism “Ion Mincu”, pentru digitalizarea fondului Duiliu

Marcu şi pentru proiectul Modernizarea în Bucureştiul interbelic;

- Facultatea de Ştiinţe Politice, pentru elaborarea a 3 volume referitoare la Uniunea artiştilor

plastici;

- Facultatea de Arte a Universităţii Hyperion, pentru realizarea unui film documentar despre

ANR;

- Institutul Naţional pentru Studierea Holocaustului, pentru accesul la documente referitoare la

Holocaustul din România;

- Biblioteca Naţională a României, acord cadru de colaborare;

- Muzeul Ţăranului Român, pentru documentare privind Primul Război Mondial;

- Muzeul Naţional al Satului “Dimitrie Gusti”, pentru expoziţia cu tema Eroii satelor. Poveşti

de război;

- Muzeul Naţional de Artă al României, documentare pentru expoziţia cu tema Egal. Artă şi

feminism în România modernă;

- Muzeul Naţional al Hărţilor şi Cărţii Vechi, pentru o expoziţie despre domnia lui Carol I;

32

- Primăria Municipiului Iaşi, pentru organizarea de evenimente şi editarea de documente despre

Primul Război Mondial;

- ARCUB, în vederea colaborării pentru candidatura Bucureştiului la titlul de Capitală

Europeană a Culturii 2021;

- Centrul Naţional de Cultură a Romilor Romano-Kher, în vederea realizării unei baze de date

cuprinzând documente referitoare la robie;

- Regia Autonomă de Transport Timiş, pentru realizarea monografiei Regiei de Transport

Timiş;

- Arhiepiscopia Argeşului şi Muscelului, pentru editarea crestomaţiei despre Catedrala din

Curtea de Argeş;

- Editura Humanitas, pentru realizarea volumului referitor la Tezaurul României de la

Moscova;

- Editura RAO, pentru documentarea referitoare la Marea Unire;

- Asociaţia Istoria Artei, pentru monografia familiei Bibescu-Brâncoveanu, pentru albumele

Gaetano Burelly şi Paul Gottereau;

- Asociaţia Bucureştiul meu drag, pentru lucrarea privind clădirile şcolilor în activitatea

arhitecţilor români;

- Fundaţia Culturală META, pentru filmarea de documente;

- Asociaţia România Culturală, în vederea editării unui album dedicat Regelui Mihai.

În perioada 25-28.08.2016, la Cluj-Napoca, a avut loc prima ediţie a Congresului

Naţional al Istoricilor Români din iniţiativa Universităţii Babeş-Bolyai, Academiei Române şi

Comitetului Naţional al Istoricilor din România. Din comitetul ştiinţific şi organizatoric a făcut

parte directorul ANR iar reprezentanţi ai ANR au susţinut prezentări şi au participat la dezbateri

pe teme istorice.

În plan extern, ANR sunt membre ale celor mai importante organisme internaţionale de

profil:

Consiliul Internaţional al Arhivelor (CIA), respectiv EURBICA – ramura europeană a

CIA. Colaborarea are ca obiect managementul documentelor, prezervarea şi utilizarea

patrimoniului arhivistic, precum şi sporirea colaborării în domeniul practicii şi teoriei

arhivistice din cadrul statelor membre.

Asociaţia Internaţională a Arhivelor Francofone (AIAF). Colaborarea vizează teme

precum organizarea şi modernizarea serviciilor arhivistice, difuzarea literaturii de

33

specialitate, susţinerea asociaţiilor profesionale, efectuarea de stagii de pregătire şi

schimb de experienţă.

Centrul Internaţional pentru Cercetare Arhivistică (ICARUS).

Consiliul Directorilor de Arhive Naţionale din Uniunea Europeană (EBNA) - organism al

instituţiilor de arhivă din statele membre ale Uniunii Europene ce are ca rol sporirea

colaborării în domeniul practicii şi teoriei arhivistice la nivel european şi întărirea poziţiei

arhivelor în statele membre.

European Archives Group (EAG).

Grupul de experţi în descriere arhivistică (EGAD) în cadrul căruia se elaborează

standardele de descriere arhivistică ale Consiliului Internaţional al Arhivelor

Activitatea de relaţii internaţionale a Arhivelor Naţionale a fost desfăşurată în anul 2016

în cadrul aceloraşi coordonate ca în anii precedenţi, respectiv, participarea la reuniunile

organismelor internaţionale la care instituţia noastră este afiliată, implementarea prevederilor

acordurilor de cooperare încheiate, efectuarea de stagii de pregătire profesională organizate de

instituţii de arhivă europene.

Specialişti din cadrul ANR au participat în cursul anului 2016 la o serie de reuniuni şi

conferinţe, după cum urmează:

Congresul Consiliului Internaţional al Arhivelor, organizat în perioada 05-10.09.2016 la

Seul, Coreea de Sud, unde ANR au fost reprezentate de şeful SJAN Braşov cu prezentarea A

Broader Perspective Over Records, As Seen By ‘Ric’. Congresul a fost organizat pe

următoarele secţiuni: ateliere de lucru; târg/expoziţie de specialitate; lucrări de specialitate

(invitaţi principali şi lectori); reuniuni ale membrilor. Lucrările de specialitate s-au încadrat în

următoarele secţiuni principale: arhivistica în era digitală; cooperare; folosirea arhivelor în

justiţie, promovare şi reconciliere; armonie şi prietenie în lumea arhivistică globală; diversitate

şi armonie între societăţi şi culturi arhivistice; realizări ale Arhivelor Naţionale; realizări ale

reţelei Consiliului Internaţional al Arhivelor după 2012;

Conferinţa internaţională organizată în perioada 9 – 12 martie a.c., la Dubrovnik, de

Arhivele Statului din Croaţia şi ICARUS (Centrul International pentru Cercetări Arhivistice), la

care a fost prezent şeful Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi Ştiinţifice;

Adunarea Generală a directorilor administraţiilor naţionale de arhivă din statele membre

ale Uniunii Europene, EBNA şi reuniunea EAG - Grupul Arhivelor Europene (European

Archives Group), organizată la Haga în perioada 5 – 8 iunie a.c., unde a participat directorul

ANR;

34

Conferinţa organizată în perioada 22-26 mai a.c. de ICARUS, cu tema Transparency-

Accessibility-Dialogue. How a creative archival lanscape can effect society la care a participat

un inspector în cadrul Serviciului Arhivelor Naţionale Istorice Centrale;

Evenimentul legat de aniversarea a 65 de ani de la înfiinţarea Arhivele Statului din

Macedonia, desfăşurat la Skopje, unde a participat o delegaţie formată dintr-un reprezentant din

cadrul Compartimentului Relaţii Internaţionale şi şeful Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi

Politici Publice;

Cea de-a XVI-a Conferinţă Internaţională „Colocviile Jerzy Skowronek” (Colloquia Jerzy

Skowronek Dedicata), organizată de către Arhivele Statului şi Institutul Memoriei Naţionale

din Polonia, unde a participat şeful Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice;

directorul adjunct al Arhivelor Naţionale a participat, în calitate de reprezentant al MAI, la

întâlnirea cu partenerii francezi în cadrul delegaţiei de responsabili din ministerele implicate în

organizarea Centenarului Primului Război, organizată la Paris în perioada 18-21 iulie.

În perioada 28.02-03.0.2016, Autoritatea arhivistică naţională a Sultanatului Oman, în

colaborare cu Institutul Internaţional de Arhivistică din Trieste-Maribor, au organizat un nou

curs de instruire în Muscat (Oman). La această acţiune au participat aproximativ 100 persoane

din mai multe ţări arabe, iar Şeful SJAN Braşov, în baza experienţei profesionale ca arhivist la

ANR, a susţinut prelegeri şi a coordonat un atelier de lucru.

ANR derulează de mai mulţi ani un proiect în colaborare cu Arhivele Naţionale ale

Ungariei pentru redactarea şi publicarea „Ghidului fondurilor şi colecţiilor arhivistice privitoare

la Transilvania anterioare anului 1918/1919”. Proiectul prevede publicarea a 20 de volume

bilingve, cuprinzând descrierea tuturor fondurilor şi colecţiilor arhivistice privind Transilvania

până la 1918, existente în Arhivele Naţionale din România şi Ungaria.

În anul 2016 a fost încheiat Memorandum de Înţelegere între ANR şi Institutul Memoriei

Naţionale – Comisia pentru Condamnarea Crimelor împotriva Naţiunii Poloneze care vizează

editarea celui de-al doilea volum de documente pregătit în comun de ANR şi Institutul Memoriei

Naţionale.

În luna octombrie 2016, a avut loc, la Iaşi, semnarea Acordului de cooperare în domeniul

arhivistic între Ministerul Afacerilor Interne din România, prin Arhivele Naţionale, şi Serviciul

de Stat de Arhivă din Ucraina. În baza colaborării se stabileşte un cadru legal în care vor evolua

relaţiile dintre ANR şi instituţia similară din Ucraina, oferind posibilitatea organizării de

evenimente comune, schimbului de publicaţii şi, în special, de copii de pe documentele deţinute

de cele două Arhive, facilitând cunoaşterea reciprocă a muncii de specialitate şi accesul

cercetătorilor la întregul patrimoniu arhivistic al celor două ţări.

35

7. ACCESAREA FONDURILOR EXTERNE NERAMBURSABILE

În perioada de referinţă, ANR au continuat implementarea proiectului ”Digitizarea

documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale României” al cărui obiectiv general constă

în digitizarea tuturor documentelor medievale anterioare anului 1600, păstrate ANR, indiferent

de forma de păstrare (original sau copie) şi crearea unei baze de date accesibile online.

Valoarea totală a proiectului este de 3.942.848,08 lei, din care 85% este finanţare

nerambursabilă din Mecanismul Financiar al SEE (Norvegia, Islanda şi Liechtenstein), iar 15%

este finanţare nerambursabilă din bugetul naţional. Promotorul proiectului este Universitatea

Bucureşti, în parteneriat cu ANR, Universitatea Babeş-Bolyai Cluj-Napoca şi Arhivele Naţionale

ale Norvegiei.

În cadrul proiectului, ANR asigură baza documentară, identificarea şi evidenţa

documentelor, restaurarea lor, găzduieşte elementele de stocare şi baza de date, iar echipa de

specialişti universitari îndeosebi scanarea propriu-zisă şi întocmirea fişelor de descriere.

Specialişti din cadrul ANR au fost implicaţi în descrierea ştiinţifică, iar pentru şapte dintre cele

mai importante arhive deţinătoare de documente medievale au fost create pagini de internet

profesionale.

În perioada de referinţă au fost depistate, pregătite pentru scanare şi scanate 29.099

documente, aparţinând la 191 de fonduri şi colecţii – circa 90% din total. Proiectul e prevăzut a

se finaliza în luna aprilie a acestui an. Se are în vedere ca, în perioada următoare, baza de date

intitulată „Arhiva medievală a României” să cuprindă întregul fond medieval al ţării, care este

deţinut şi de muzee, biblioteci, eparhii şi alţi deţinători.

În privinţa accesării fondurilor externe nerambursabile, ANR şi-au propus extinderea şi

dezvoltarea Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale, iar în acest context cererea de

finanţare va fi depusă cu ocazia deschiderii apelului aferent în cadrul Programului Operaţional

Competitivitate.

Trebuie să evidenţiem aici şi dificultăţile întâmpinate în utilizarea sistemului SIIAN,

aflat în exploatare şi în achiziţionarea serviciilor de mentenanţă pentru acesta din cauza

problemelor de personal specializat, dotării insuficiente cu staţii de lucru şi a legislaţiei

achiziţiilor publice.

36

8. MANAGEMENTUL COMUNICĂRII

Activitatea de comunicare şi informare publică s-a desfăşurat pe mai multe coordonate,

după cum urmează:

a) Monitorizarea imaginii ANR prin:

urmărirea apariţiilor din presa online pe teme de interes pentru instituţia ANR, la

nivel local sau central, pentru domeniul de activitate (arhivistic, ştiinţific, cultural,

istoric, educativ);

realizarea sintezei presei locale şi centrale şi difuzarea acesteia către personalul

ANR;

b) Activitatea de relaţii publice, reprezentată de:

realizarea şi difuzarea către presă a comunicatelor de presă;

asigurarea asistenţei pentru filmările şi interviurile având ca subiect atribuţiile

ANR, precum şi sprijinirea/realizarea documentării pentru materiale de presă la

solicitarea instituţiilor media;

organizarea de vizite documentare/didactice pentru grupuri de elevi/studenţi;

c) Asigurarea accesului cetăţenilor la informaţiile de interes public prin soluţionarea cererilor

adresate ANR privind Legea nr. 544/2001;

d) Activităţi în mediul online şi administrarea paginilor de internet şi Facebook ale ANR:

redactarea şi postarea diferitelor anunţuri privind activităţile derulate de ANR;

postarea campaniilor media derulate de MAI;

completarea şi evidenţa Registrului Operatorilor Economici Autorizaţi Prestatori de

Servicii Arhivistice;

alimentarea paginii de Facebook cu anunţuri privitoare la evenimente din domeniul

arhivistic sau cu materiale concepute în scopul promovării documentelor

administrate de ANR.

În cursul anului 2016, pagina de internet a ANR a avut 135.714 vizitatori unici, clasându-

se, în momentul de faţă, pe locul 10 în topul instituţiilor publice din Romania, faţă de locul 12 în

2015. În funcţie de locaţia accesării paginii de internet vizitatorii au provenit din următoarele

ţări:

România – 124.054 - 86.11%;

S.U.A. – 3.972 - 2.76%;

37

Germania – 2.072 - 1.28%;

R. Moldova – 1,846 - 1.29%;

Ungaria – 1,581- 1.1%;

Italia – 1.182 - 0,82%;

Franţa – 1.007 - 0,7%.

Portalul ANR a ajuns la un număr de 147.767 de accesări, în creştere faţă de anul 2015

când a numărat 129.417 de vizite ale utilizatorilor interesaţi de serviciile oferite de instituţia

noastră.

Prezenţa publică a ANR

Cereri soluţionate 45.627

Cercetători care au frecventat sălile de studiu 6.274

Audienţe acordate 838

Utilizatori ai serviciilor ANR înregistraţi în aplicaţia Oracle Siebel CRM 20.769

Vizitatori unici ai paginii de internet 135.714

Accesări ale Portalului ANR 147.767

Vizitatori unici ai paginii Facebook ai ANR 1.050

Total 331.378

9. RISCURI

- Întârzierea modificării cadrului legislativ de reglementare a domeniului arhivistic în

raport cu transformările sociale şi economice petrecute la nivelul societăţii româneşti în perioada

1996-2013. În aceste condiţii instituţia întâmpină importante greutăţi în îndeplinirea atribuţiilor

care îi revin.

- Statutul inferior al ANR în ierarhia instituţională. Lipsa de informare a decidenţilor

politici cu privire la rolul şi importanţa ANR în ansamblul sistemului administraţiei publice

româneşti.

- Alocarea pentru bugetul instituţiei a unor sume insuficiente are drept consecinţă

imposibilitatea unei bune desfăşurări a activităţilor, inclusiv amânarea unor proiecte de investiţii

sau blocarea altora deja demarate.

- Interesul scăzut al creatorilor sau deţinătorilor de documente faţă de acest domeniu de

activitate, reflectat în neasigurarea unor condiţii minime de muncă şi în salarizarea

necorespunzătoare a personalului de arhivă.

- Existenţa unui decalaj în privinţa folosirii tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor între

ANR şi o serie de creatori şi deţinători de documente, care produce sincope în fluxul relaţional şi

îngreunează aplicarea unitară a procedurilor metodologice în domeniul arhivelor.

38

- Existenţa unui decalaj între utilizarea tehnologiilor moderne în domeniul arhivistic pe

plan intern şi internaţional şi implementarea acestora în ANR.

- Evoluţia rapidă a tehnologiei în domeniul informaţiei şi al comunicaţiilor impune

investiţii continue în dotări şi asigurarea service-ului de specialitate, precum şi în procesul de

formare a utilizatorilor, fapt dificil de realizat în contextul unei finanţării reduse.

- Adoptarea unor acte normative ale căror prevederi nu sunt în concordanţă cu prevederile

Legii nr. 16/1996.

- Factori cu efecte negative asupra resurselor umane datorate condiţiile specifice de muncă

cu praf de arhivă, microorganisme şi substanţe chimice toxice, amplasarea clădirilor şi

depozitelor de arhivă în vecinătăţi care prezintă risc de poluare şi inundaţii.

10. OBIECTIVE 2017:

Obiectiv general:

Continuarea implementării obiectivelor stabilite prin Planul de acţiuni al Strategiei

Arhivelor Naţionale 2015-2021.

Obiective prioritare:

A. Îmbunătăţirea cadrului legislativ al activităţii în domeniul arhivistic prin:

- promovarea proiectului de Lege al Arhivelor Naţionale;

- elaborarea unor norme de lucru privind activitatea de prelucrare arhivistică şi de evidenţă

a documentelor, ca urmare a implementării Sistemului informatic integrat pentru

gestiunea serviciilor oferite clienţilor Arhivelor Naţionale;

- perfecţionarea procedurilor şi a normelor existente referitoare la domeniul de aplicare a

Legii Arhivelor Naţionale şi implementarea acestora.

B. Creşterea capacităţii de depozitare şi îmbunătăţirea condiţiilor de păstrare a Fondului

Arhivistic Naţional;

C. Perfecţionarea folosirii Sistemului informatic integrat pentru gestiunea serviciilor oferite

clienţilor Arhivelor Naţionale;

D. Finalizarea proiectului „Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naţionale ale

României”;

E. Finalizarea Ghidului bilingv româno-maghiar al fondurilor şi colecţiilor referitoare la

Transilvania aflate în păstrarea Arhivelor Naţionale ale României şi a celor din Ungaria;

F. Susţinerea activităţii de gestionare şi arhivare electronică la creatori;

G. Creşterea eficienţei activităţii de control şi îndrumare la creatorii şi deţinătorii de

documente, cu prioritate cei din domeniul administraţiei publice şi operatorilor economici

autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice;

39

H. Consolidarea rolului Arhivelor Naţionale în cercetarea ştiinţifică şi cultural-educativă.

Realizarea programelor dedicate Centenarului Primului Război Mondial şi Marii Uniri;

I. Consolidarea sistemului de acorduri şi convenţii bilaterale de colaborare în domeniul

practicii şi teoriei arhivistice cu instituţii din ţară şi din străinătate;

J. Consolidarea raporturilor de colaborare cu structurile MAI şi cu organizaţiile din

domeniul public sau privat.

11. CONCLUZII

Arhivele Naţionale au făcut eforturi apreciabile pentru îndeplinirea misiunii şi obiectivelor

sale specifice şi au depus o activitate care poate fi apreciată ca bună.

A fost demarată implementarea Strategiei ANR pe perioada 2015-2021, adoptată prin

Hotărâre de Guvern în anul 2015. S-au obţinut rezultate bune în domenii precum controlul şi

îndrumarea creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, îmbunătăţirea accesului la documente,

informatizarea prin cele două proiecte: SIIAN şi DDM, cercetarea proprie şi valorificarea

informaţiilor din fonduri şi colecţii, promovarea instituţiei în noile medii de comunicare, implicarea

în proiecte guvernamentale: Centenar şi e-Arhivare. ANR a făcut faţă solicitării publicului de diferite

categorii şi s-a străduit să dezvolte interesul cetăţenilor pentru documentul de arhivă. Numărul

solicitărilor la adresa instituţiei s-a ridicat la 331.378, în creştere faţă de anul precedent.

Totodată, au regresat activităţi precum colectarea FAN, ordonarea-inventarierea, din cauza

lipsei spaţiului de depozitare şi a personalului. În ciuda eforturilor, numărul angajaţilor a bătut pasul

pe loc şi se simte mult lipsa specialiştilor în diferite sectoare.

Problema cea mai mare constă însă în amânarea unor prevederi esenţiale din Strategie,

precum Legea Arhivelor, bugetarea şi personalul prevăzute în Planul de acţiuni al Strategiei, fără de

care documentul rămâne poate să rămână simplă dorinţă pioasă, perpetuând criza de decenii a unui

sector esenţial pentru democraţie şi identitate naţională.

Situaţia poate fi deblocată, în opinia noastră, doar prin implicarea energică a Ministerului

nostru, care să înscrie Strategia ANR între priorităţile sale pe anul 2017, vizând concretizarea

Programului de guvernare al Guvernului României pentru perioada următoare.

DIRECTOR,

Dr. Ioan DRĂGAN