Mangm. Activitatii de Secretariat

7/30/2019 Mangm. Activitatii de Secretariat

1/13

UNIVERSITATEA BUCURETI

FACULTATEA DE ADMINISTRAIE I AFACERI

MASTER A.R.P.A.M

PROIECT

Disciplia: Managementul Activit ii de Secretariat

Titular disciplin:

Prof.univ.dr. Ctlina BONCIUMasterand:

Tri c Mihaela Andreea

BUCURETI

2013

1


2/13

Cuprins

INTRODUCERE

1. Atribu iile i sarcinile secretariatelor

2. Func iile secretariatului- evolu ia meseriei de secretar

3. Func iile secretariatului modern

STUDIU DE CAZ

2


3/13

INTRODUCERE

Oamenii conteaz, iar n lumea afacerilor, modul n care tii s te apropii de ei i s-iconduci constituie nsi cheia succesului. R. Creu, R. Shanks, G. Ciobanu

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-

sociale se numr i activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl

generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale aleadministraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,

consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite

(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma

de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie

la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de

secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilorpublice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i

firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i

cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a

direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,

secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de

relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin

degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii

principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.

Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul

esenial al conducerii.

n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i

respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest

grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate,

3


4/13

efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care

are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de

secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea

documentelor, nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia

postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu

parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera

de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment

presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din

aceste activiti.

1. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz

sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i

domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de

secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele

atribuii i sarcini :

4


5/13

executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei

primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii

corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,

dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;

pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea

direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii

curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea

materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici,

etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei

unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de

copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor

pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru

desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea

vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete

regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea

corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena

orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i aevenimentelor profesionale.

5


6/13

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile

de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea

programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea

tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de

responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

6


7/13

2. Functiile secretariatului evolutia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul

evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de

nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat

funcionarea pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai

vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind

din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii

sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile

administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega

apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui primacelul a birocraiei, n Orientul antic.

n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori

specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv,

numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i

practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului

profesional.

Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi

considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu

nceputurile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de

comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere

prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional,

munca de secretariat capt contururile specializrii.

7


8/13

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de

corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n

continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de

expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.

In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile

administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de

imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu

aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut

brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile

ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase

nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o

egalitate de sexe.

n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt

ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect

brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. Se contureaz, astfel,

noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin

tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele

informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,

ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului

su de baz, secretariatul.

n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor

informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele

secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii

tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerineleactuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de

citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;

utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor

de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de

circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de

comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea

secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat nprocesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le

8


9/13

prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze

mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Posibilitile sale de degrevare a

aciunilor managementului sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei

curente de opinie:

a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c

n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului

calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va

ajunge s suplineasc rolul secretarei;

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n

continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;

c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional

actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun

cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de

oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate

pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la

distan.

3.Funciile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv nfirme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol

complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura

administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-

secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel,

managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n

continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea

informaiilor prelucrate.

9


10/13

Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i

complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul

de pregtire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea

eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii

manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai

multe elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,

astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacteoperative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu

deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior

din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

- Funcia de tratare a informaiilor;

- Funcia de documentare;

- Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

- Funcia de asistare direct a managerului;

- Funcia de reprezentare.

10


11/13

Studiu de caz Plan managerial al secretariatului Liceului Teoretic Dunrea,Gala i

PLAN MANAGERIALPENTRU ANUL SCOLAR 20011 - 20012

OBIECTIVE GENERALE:

- insusirea si aplicarea in activitatea curenta a tuturor prevederilor legislative care, directsau indirect, vizeaza activitatea acesteiinstitutii.

- gruparea principalelor acte normative din sfera problematicii educationale si completareabancii de date legislativ- educationale

- insusirea normelor privind protectia muncii, de prevenire si stingere a incendiilor

Nr.crt Obiective specifice Activitati proiectate pentru realizarea

obiectivelor

Orizont de timp Obs.

I. ACTIVITATIADMINISTRATIV-GOSPODARESTI

1.Mentinerea ordinii si curateniei la locul demunca2.Dotarea biroului de lucru cu materiale utilenecesare bunei desfasurari a activitatii

Zilnic

periodicII ACTIVITATI

SPECIFICEPOSTULUI

1.Cunoasterea si respectarea prevederilor tuturoractelor normative cu referire la aceasta functie2.Mentinerea legaturii cu ISJ pentru clarificareaunor probleme legate de activitatea acestuicompartiment si rezolvarea acestora la

parametrii cat mai buni3.Completarea la zi a contractelor de munca si acartilor de munca ale salariatilor precum si

prevederea unor masuri de siguranta pentrupastrarea acestora4.Intocmirea si evidenta dosarelor personale alefiecarui angajat5.Intocmirea statului de functii conform actelornormative care vizeaza acest document.6.Intocmirea statului de plata, cu respectareaintocmai a tuturor drepturilor salariale, a fiecarui

salariat7.Intocmirea formelor de angajare, transfer,

Zilnic

Periodic

Periodic

La angajare si decate ori este cazul

Periodic

Lunar

Atunci cand situatia

11


12/13

eliberare din functie, promovare, salarizare,sanctionare pentru salariatii institutiei8.Acordarea unei atentii deosebite problemelorlegate de corespondenta: intrare-inregistrare,evidenta redactare- iesire

9.Completeaza diplomele de bacalaureat,certificate de absolvire de nivel 1 si 2 , atestate sicertificate de competenta profesionala10.Completeaza tabelele pentru vizarea actelorde studii cu timbrul sec;

11.Elibereaza actele de studii ale absolventilor

12.Completeaza situatii statistice ale elevilor siclaselor la inceputul anului scolar si la sf.fiecarui

semestru pe baza datelor inregistrate inprocesele ale Consiliului profesoral verbale

13.Procurarea documentelor privind legislatiascolara in general si a problemelor specifice, inspecial.14. Convocarea sedintelor: Consiliului de ad-tie ,Consiliul profesoral, etc.

o impune

Zilnic

Dupa terminareasustineriiexamenelor

Dupa completareaactelor de studiide cate ori estenevoie

Periodic

Periodic

De cate ori estenecesar

III ALTEACTIVITATI

1. Inscrierea si evidenta persoanelor care solicitacursuri de formare profesionala in meseria de

padurar si paznic de vanatoare2.Completarea certificatelor de absolvire aabsolventilor cursurilor de formare profesionala

Periodic

periodicIV PROTECTIA

MUNCII SI PSI1.Atentie sporita in utilizarea copiatorului (razalaser poate provoca orbire) si a calculatorului(expunerea mai mult de 4 ore consecutiv duce laafectarea vederii).

2.Verificarea periodica a aparatelor si a prizelordin biroul de lucru

Zilnic

periodicV IMBUNATATIREA

PREGATIRIIPROFESIONALE

1. Studiu individual

2. Participarea la unele activitati colectivede perfectioare3. Sedinte de instruire

periodic

VI IMGINEAINSTITUTIONALA

1.Prezenta fizica agreabila2.Grija constanta de a pastra proportiile dictatede bun simt si de respectul pentru ceilalti3.Munca in echipa

zilnic

12


13/13

Bibliografie

1. A. Berciu-Draghicescu (coordonator). Manual de secretariat si asistenta

manageriala, ebooks.unibuc.ro

2. M. Pariza. Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H. Beck,

Bucuresti, 2008

3. M. Gatjens-Reuter. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Editura

Tehnica, Bucuresti, 2001

4. Plan Managerial Secretariat pentru Anul Scolar 2007-2008, Colegiul

Silvic Theodor Pietraru, intocmit de Gica Ionascu (furnizat de

conducerea unitatii scolare)

13

Mangm. Activitatii de Secretariat

Documents

Transcript of Mangm. Activitatii de Secretariat