Managementul riscurilor Controlul calitatiiCurs 5

RiscRiscul se refera la conditii sau circumstante care se afla in afara controlului echipei de proiect si care vor avea un impact devaforabil asupra proiectului, daca apar.

Cu alte cuvinte, daca o situatie dificila este o problema care trebuie rezolvata, un risc este o potentiala problema care inca nu a aparut.

Managemnt reactivManagement pro-activ

proiectele cu un nivel mai ridicat de risc necesita un management de proiect mai riguros, un efort si un cost mai mare,un management mai bun.

n momentul n care trecei la activitatea de identificare a riscurilor poteniale, avei n vedere urmtoarele lucruri:

Studiai problemele care au aprut pe parcursul derulrii unor proiecte similare i modul n care ele au fost rezolvate; Solicitai opinia ct mai multor experi n domeniul vizat de proiect ; ncercai s formulai riscurile n termeni ct mai precii: n loc de a spune c un risc potenial este acela ca livrarea materiilor prime poate ntrzia, recurgei la urmtoarea formulare: livrarea unei x cantiti din materia prim y poate ntrzia cu z sptmni.

ncercai, tot n aceast faz, s eliminai, pe ct posibil ct mai muli dintre factorii de risc. De exemplu, nainte de elaborarea propunerii de proiect, nu ai avut timp s discutai cu reprezentani ai grupului int vizat. n felul acesta, exist riscul ca proiectul s nu se adreseze unei probleme reale, ci uneia imaginare. Nu rmnei n faza de a nota pur i simplu riscul, ci iniiai aceste discuii pentru a v asigura c proiectul are orientarea potrivit, se adreseaz unor nevoi stringente ale grupului int.

Procesul de management al riscurilorProiecte Mici

Proiectele mici nu au de obicei un risc foarte mare. De vreme ce, proiectele mici nu au o durata mare, probabilitatea de aparitie a lor este mai mica.Daca un manager de proiect cunoaste posibilele riscuri, poate folosi procedurile pentru proiectele medii si mari.

Procesul de management al riscurilorProiecte Medii

In momentul definirii proiectului, indepliniti o estimare completa a riscurilor proiectului. Estimarea riscurilor este realizata in 2 parti. Mai intai trebuie tinut cont de riscurile mostenite.Acestea sunt riscurile care sunt mostenite de la caracteristicile generale ale proiectului. Mostenirea riscului este bazata pe caracteristicile proiectului nu se tine cont de livrabilele specifice ce sunt produse. In al doilea rand cautati riscurile care sunt specifice proiectului.Aceste riscuri in mod normal nu pot fi indentificate cu ajutorul unui catalog (lista realizata) deoarece acestea sunt specifice acelui proiect si nu pot fi aplicate altor proiecte.Spre exemplu puteti indentifica un risc ce consta in iesirea de pe piata a unui furnizor sau poate probleme climatice ce au ca rezultat intarzieri de livrare, sau poate veti avea dificultati in gasirea unor resurse ce au un set specific de abilitati. Indentificati potentialul risc.Este bine sa fiti sceptic si pesimist in aceste momente pentru a fi sigur ca toate riscurile proiectului sunt indentificate.

Procesul de management al riscurilorProiecte Medii

Aloca un nivel calitativ de risc fiecarui risc identificat. Nivelul de risc este denumit calitativ deoarece este o aproximare rapida si nu reflecta rigoarea unei analize numerice detaliate. Nivelul de risc poate fi ridicat, mediu sau scazut, in functie de severitatea impactului si de probabilitatea de aparitie. Utilizeaza tabelul urmator ca punct de pornire. Spre exemplu, un risc cu impact mare si probabilitate mare este in mod evident un risc de nivel ridicat. Oricum, fiecare eveniment trebuie evaluat individual. Daca exista un eveniment cu probabilitate scazuta de aparitie, dar cu impact devastator (de exemplu, cineva ar putea fi ucis), vei vrea totusi sa-l consideri un risc cu nivel ridicat si sa alcatuiesti un plan de risc corespunzator.

Pentru mai multa precizie, se poate mari numarul optiunilor pentru probabilitatea riscului. De exemplu, se poate crea o scala cu 5 valori pentru probabilitate, dupa cum urmeaza:

Creaza un plan de raspuns pentru fiecare risc de nivel ridicat care a fost identificat, pentru a asigura un management eficace al riscului. Acest plan trebuie sa includa activitatile pentru managementul riscului, persoanele alocate, datele de incheiere si datele periodice de monitorizare a evolutiei. Exista cinci raspunsuri majore la risc: acceptarea, monitorizarea, evitarea, transferarea si reducerea.

Evalueaza riscurile de nivel mediu pentru a determina daca impactul este atit de sever incit necesita de asemeni crearea unui plan de raspuns.

Analizeaza fiecare risc de nivel scazut si vezi daca n-ar trebui considerat presupunere. In acest fel se recunoaste existenta potentialei probleme, dar deoarece riscul este de nivel scazut, presupui ca acea conditie nu va apare.

Activitatile asociate cu planurile de risc se muta in planul de lucru. Aceasta mutare asigura executia efectiva a activitatilor si mentine planul de lucru ca punct de focalizare a intregii activitati de planificare si monitorizare.

Managerul de proiect trebuie sa monitorizeze planurile de risc pentru a se asigura ca acestea se executa cu succes.

Managerul de proiect trebuie de asemeni sa evalueze periodic riscurile pe parcursul proiectului, pe baza circumstantelor curente. Pot apare noi riscuri pe masura ce proiectul se desfasoara si unele riscuri neidentificate in pasul Definirea Proiectului pot deveni vizibile la o data ulterioara.

Strategii alternative pentru raspunsul la riscAcceptarea. In aceasta abordare, managerul de proiect analizeaza impactul pe care riscul l-ar crea asupra proiectului si decide ca nu trebuie facut nimic pentru a reduce riscul. Aceasta abordare ar trebui adoptata pentru riscuri cu impact scazut sau pentru cele care au probabilitate scazuta de aparitie. Monitorizarea riscului. In acest caz, managerul de proiect nu face un management proactiv al riscului, dar il monitorizeaza pentru a vedea daca probabilitatea de aparitie se schimba de-a lungul timpului. Daca probabilitatea de aparitie creste, echipa trebuie sa formuleze un raspuns diferit mai tirziu. Aceasta abordare este potrivita pentru riscuri semnificative cu probabilitate scazuta de aparitie.

Strategii alternative pentru raspunsul la riscEvitarea riscului. Evitarea riscului inseamna eliminarea conditiei care creaza problema. Spre exemplu, daca o parte a unui proiect are un risc mare, intreaga parte este eliminata. Riscul asociat cu un anumit furnizor poate fi evitat daca se alege alt furnizor in loc. Aceasta este o modalitate foarte eficace de a elimina riscul, dar in mod evident poate fi utilizata doar in anumite circumstante.Transferarea riscului. In anumite cazuri, responsabilitatea pentru managementul riscului poate fi eliminata din proiect prin alocarea riscului altei entitati sau unei terte parti. De exemplu, externalizarea unei functii unei terte parti poate elimina riscurile legate de instalare. Diminuarea riscului. Aceasta este abordarea cea mai potrivita in majoritatea cazurilor. De obicei, trebuie initiate actiuni proactive pentru a ne asigura ca riscul nu se va materializa. Alt scop al diminuarii riscului este reducerea efectului (impactului) riscului, daca acesta totusi se materializeaza.

Riscul pozitiv Riscul este asociat cu potentialele evenimente care au un impact negetiv asupra proiectului. Cu toate acestea, exista conceptul de risc de oportunitate, sau risc pozitiv. In aceste cazuri, managerul de proiect sau echipa pot introduce riscul pentru a incerca sa cistige mai tirziu. Spre exemplu, o echipa poate decide utilizarea unei noi tehnologii in proiect, deoarece ei cred ca rezultatul poate fi o reducere semnificativa a costului si a efortului. Desigur, exista si sansa ca noua tehnologie sa nu functioneze. Oricum, echipa introduce acest risc pentru ca exista un potential de cistig. Acesta este un exemplu de asumare cu inteligenta a riscului, sau risc pozitiv.

Distinctia dintre Riscuri, Cauze si Efecte Exista o cauza pentru orice risc si un efect in cazul materializarii riscului. Cauza este o situatie existenta care pregateste potentialul risc. In general, cauza este o realitate sau o certitudine a proiectului. Pe de alta parte, efectul este rezultatul probabil al aparitiei riscului.

Sa analizam urmatorul exemplu: O solutie trebuie implementata in toate locatiile de pe glob ale unei companii, inclusiv acelea din tarile in curs de dezvoltare. Daca liniile de comunicatie nu sunt modernizate la timpul potrivit, solutia nu va fi viabila in acele locatii.Care este riscul? Riscul este faptul ca solutia trebuie implementata in tari in curs de dezvoltare? Nu, aceasta este cauza. Este un fapt, sau o cerinta. Riscul este faptul ca solutia nu va putea fi utilizata in anumite tari? Nu, acesta este efectul potential a ceea ce se poate intimpla in acest scenariu. Riscul consta in faptul ca modernizarea necesara liniilor de comunicatie nu va putea fi facuta la timp? Da, aici este incertitudinea.

Activitati suplimentare privind Planul de Lucru

ActivitateEfortComentariiIndentificati si analizati riscurile proiectului inainte de a se intampla.Creati un plan al managementului de riscuri pentru riscurile de nivel inalt iar pentru cele de nivel mediu numai daca este necesar.Cit este necesarAcesta poate fi un exercitiu obijnuit, sau poate fi unul care are ca baza substantiala proiectulAdauga toate activitatile din Planul de Risc in Planul de Lucru al ProiectuluiCit este necesarDupa pasul Definirea Proiectului, se adauga activitatile in planul de lucru, impreuna cu datele lor de inceput si de incheiere. Se aloca resurse pentru toate activitatile.Revizuirea starii curente a Planurilor de Risc1-2 oreSaptaminal sau bi-saptaminal. Intotdeauna se aloca managerului de proiect. Foloseste aceasta ocazie pentru a te asigura ca se progreseaza cu toate Planurile de Risc si ca managementul riscurilor viitoare este eficace. Evaluarea proiectului pentru noi riscuri1 oraLunar. Fa un pas inapoi si evalueaza munca ramasa pentru a determina daca exista noi riscuri care trebuie gestionate.

Managementul Calitatii Calitatea este in cele din urma definita de catre client si reprezinta apropierea proiectului si a livrabilelor de indeplinirea cerintelor si asteptarilor clientului.

Controlul Calitatii se refera la activitatile asociate cu crearea livrabilelor. Este utilizat pentru a verifica daca livrabilele au un nivel acceptabil de calitate si daca satisfac criteriile de completitudine si corectitudine stabilite in procesul de planificare a calitatii. Controlul Calitatii se face in mod continuu pe parcursul proiectului si este responsabilitatea echipei proiectului si a managerului de proiect.

Asigurarea Calitatii nu se refera direct la livrabile specifice. Se refera la procesul utilizat pentru crearea livrabilelor. In general, activitatile de asigurare a calitatii se focalizeaza pe procesele utilizate pentru managementul si livrarea solutiei si pot fi realizate de catre un manager, client sau un auditor extern. Spre exemplu, este posibil ca un auditor extern sa nu poata spune despre continutul unui livrabil specific daca este acceptabil sau nu. Cu toate acestea, el trebuie sa poata spune daca livrabilul pare acceptabil pe baza procesului utilizat la crearea sa. El poate determina de exemplu, daca s-au facut revizuiri, daca a fost testat corespunzator, daca clientul a aprobat lucrarea, etc.

Caracteristicile Calitatii Este dificil sa definesti la nivel general calitatea unui produs sau serviciu pentru ca termenul este oarecum nebulos si oamenii il inteleg in feluri diferite.

Managementul Calitatii este focalizat pe procese, nu pe oameni Preocuparea managementului calitatii este sa dezvolte procesele potrivite astfel incit intreaga echipa sa poata produce livrabile de calitate. De aceea, daca un anumit livrabil are probleme cu calitatea, managerul de proiect si echipa trebuie sa se concentreze pe cum pot imbunatati procesele de lucru nu pe a incerca sa determine cine este vinovat. Cele mai multe probleme legate de calitate sunt rezultatul unor procese insuficiente sau slabe, nu al gesturilor rau intentionate ale unei anumite persoane..

Tehnici pentru Controlul Calitatii Activitatile pentru Controlul Calitatii sunt acelea care se concentreaza asupra calitatii generale a livrabilelor produse. In functie de tipul proiectului, urmatoarele activitati sunt exemple de control al calitatii:Trecerea in revista a livrabilelor Liste de verificare pentru a asigura ca livrabilele sunt consistente si contin toate informatiile necesare Examinari incrucisate / examinari tehnice / examinarea codului Reutilizarea software-ului validat Testare completa (unitar, la nivel de sistem, de integrare, de acceptare) Standarde pentru asigurarea consistentei Metode structurate pentru a asigura utilizarea proceselor standardizate, dovedite

Testarea

Testarea este probabil aspectul cel mai utilizat al controlului de calitate in zilele noastre. Desi exista multe tehnici care permit inglobarea calitatii in fazele initiale, increderea fata de nivelul general de calitate provine cel mai mult din testare. Testarea este ultimul zid de aparare care te asigura ca solutia livrata indeplineste asteparile clientului. In general vorbind, testarea este metoda cea mai buna pentru fi sigur ca solutia satisface cerintele si nu are defecte. Oricum, la un nivel mai detaliat, testarea este si o metoda pentru:Dovedirea nivelului general de incredere Cistigarea increderii ca solutia functioneaza intr-un mediu exact la fel ca cel de productie Asigurarea ca solutia nu va fi un esec Asigurarea ca rezultatele produse sunt consistente si de incredere Asigurarea ca rezultatele nu se vor degrada in timp

Tehnici pentru Asigurarea Calitatii examinarea sau auditul formal. Intr-o examinare a calitatii, o terta parte pune intrebari despre procesele utilizate la crearea livrabilelor, pentru a se asigura ca acestea sunt adecvate. Livrabilele in sine nu trebuie examinate deloc in timpul unui audit pentru asigurarea calitatii.

Auditul calitatii valideaza ca procesele calitatii folosite in proiect sunt cu adevarat urmate in realitate.

O alta activitate pentru asigurarea calitatii este o lista de verificare care asigura ca s-a urmat un proces standard de livrare. De exemplu, o lista de verificare poate include data de terminare a livrabilelor, datele de examinare a livrabilelor, validarea finalizarii tuturor elementelor, datele aprobarilor clientului, etc. Deoarece aceasta lista de verificare se concentreaza pe proces si nu pe livrabile in sine, este un exemplu de asigurare a calitatii.

Beneficiile Calitatii Cresterea satisfactiei clientului. Defecte mai putine inseamna ca clientul va fi mai satisfacut. Calitatea crescuta a serviciilor va face ca experienta clientului sa fie mult mai placuta. => vanzari suplimentare sau profituri mai mari la produsele viitoare. Productivitate crescuta. Rezolvarea erorilor si refacerea livrabilelor terminate reprezinta o scadere a productivitatii. De fapt, acestea conduc la reducerea drastica a productivitatii. Daca livrabilele sunt produse la un nivel superior de calitate si fara refaceri, nivelul productivitatii va creste. Costuri mai scazute / Durate mai scurte. Desi exista un cost initial mai mare pentru procesele calitatii, este mai mult decit compensat prin reducerea refacerii lucrarilor pe parcursul proiectului. Aceasta conduce la economii de timp si cost in proiect. Cresterea moralului echipei. Moralul echipei sufera la sfirsitul proiectului daca sunt descoperite multe erori in procesul de testare. Moralul echipei va creste (sau cel putin va ramine constant) daca testarea decurge fara probleme pentru ca livrabilele sunt corecte de prima data. Mai putin erori / defecte. Calitatea ridicata se materializeaza pe toata durata de viata a solutiei prin mai putine erori si defecte. In cazul unui produs, calitatea inseamna mai putine produse returnate, mai putina munca pentru lucrarile din perioada de garantie, mai putine reparatii, etc. Daca este vorba de o solutie unica, calitatea poate insemna mai putin efort mentenanta si mai putine probleme de intretinere de-a lungul intregului ciclu de viata.

Costul Calitatii Scazute Lucrari de garantie. Aceasta include lucrarile gratuite efectuate asupra produsului sau aplicatiei in perioada de garantie. Reparatii / intretinere. Aceasta munca se refera la rezolvarea si corectarea erorilor aparute dupa trecere in exploatare a solutiei. Insatisfactia clientului. Daca solutia este de calitate scazuta, clientul nu va fi multumit si probabil nu va mai dori sa achizitioneze in viitor alte solutii de la aceeasi companie. Daca proiectul este intern, clientul ar putea sa nu mai doreasca colaborarea cu managerul de proiect si cu echipa in alte proiecte ulterioare. Help desk. O mare parte a efortului si costului asociate cu intretinerea unui serviciu de tip help desk poate fi necesara datorita problemelor solutiei sau intrebarilor clientului despre modul de utilizare a solutiei. Personalul de intretinere. Cea mai mare parte a costurilor si efortului asociate cu personalul de intretinere este necesara pentru a mentine si intretine solutia datorita problemelor, erorilor, intrebarilor, etc. Moral scazut. Nimeni nu vrea sa lucreze pentru o organizatie sau un proiect care are procese neadecvate sau produce solutii de calitate scazuta. Costul moralului scazut include absenteismul, fluctuatia personalului si productivitatea scazuta a echipei.