Managementul proiectelor in activitatile financiar-contabile

Introducere Din punct de vedere istoric, termenul de tehnologia informaiei se refer la toate tehnologiile asociate cu colectarea, prelucrarea, stocarea i rspndirea informaiilor. Cu toate acestea, odat cu trecerea timpului i progresul tehnologiilor, termenul a dobndit conotaii diferite. Termenul modern, tehnologia informaiei (IT), a intrat n utilizare pe scar larg numai la sfritul anilor 1970 i este acum folosit n general, pentru a cuprinde att tehnologiile computerizate ct i tehnologiile de comunicare precum i fundamentul lor comun - tehnologia microelectronic i toate tehnologiile software asociate. Pn n 1970, tehnologiile computerizate i tehnologiile de telecomunicaie erau considerate ca fiind destul de diferite. Cu toate acestea, schimbri tehnologice puternice n microelectronic, software, optic i integrarea n continu cretere a telecomunicaiilor cu tehnologiile informatice au fcut aceast distincie din ce n ce mai puin semnificativ. Tehnologia microelectronic a reprezentat baza comun att pentru dezvoltarea rapid ct i pentru convergena tehnologiilor de telecomunicaii cu cele informatice. Trecerea de la tehnologiile analogice la cele digitale n domeniul telecomunicaiilor a dus la sistemele de comutare i transmisie care seamn tot mai mult cu computerele i ncorporeaz o cantitate tot mai mare de software. Numeroase mijloace de comunicare sunt, n prezent, mai mult sau mai puin asemntoare computerelor cu utilizri speciale. n plus, o dat cu dezvoltarea tehnologiei reelelor, comunicaiile ntre computere s-au extins enorm de la nceputul anilor 1960, atunci cnd s-au dezvoltat pentru prima dat sistemele online computerizate. mpreun, aceste evoluii au estompat distinciile tradiionale dintre telecomunicaii i tehnologiile informatice i a dat natere la definirea contemporan a tehnologiei informaiei. Evoluia Tehnologiei Informaiei De-a lungul ultimilor cincizeci de ani, evoluia tehnologiei informaiei poate fi mprit n trei epoci (Fig. 1.1): Mainframe; PC (computer personal) plus LAN (reea local) i operaiuni pe Internet. Evoluia Informaiei Dezvoltarea rapid a tehnologiei informaiei n secolul XX SISTEME INFORMAIONALE sI SISTEME INFORMATICE Managementul afacerii si tehnologia informatiei

1

Astazi, mai mult ca niciodata, desfasurarea oricarei activitati economice, financiare sau bancarenu se poate imagina fara utilizarea unui puternic suport informational care sa asigure avantajulconcurential n raport cu ceilalti competitori de pe piata. A dobndi cunoastere prin informatia obtinutaeste rolul tehnologiei informatiei (TI). TI nseamna hardware, software, comunicatii, retele, baze de date, automatizarea lucrarilorde birou precum si toate celelalte echipamente si componente software necesare prelucrariiinformatiei.

TI ofera astazi nu doar suportul informational necesar desfasurarii afacerii n conditii de eficientaci si solutii pentru regndirea modului de a-ti organiza afacerea cu scopul mentinerii competitivitatii. Reingineria afacerilor. Reengineering nseamna regndirea fundamentala si reproiectarearadicala a proceselor afacerii pentru obtinerea de mbunatatiri substantiale privind costurile,calitatea, viteza de reactie a decidentilor (Mihail Hammer). Aceasta regndire a modului de a faceafaceri este influentata si gaseste totodata raspunsuri n noile solutii TI. Modul de desfasurare a afacerii n cadrul oricarei firme se schimba (fig 1.1) ca urmare a actiuniiconjugate a urmatorilor factori (lista acestora ramne deschisa): 1. . Globalizare 2. . Competitie de nivel nalt 3. . Informatia devenita resursa cheie 4. . Spatiul virtual de munca si chiar derularea activitatii n conditiile companiei virtuale 5. . Comert electronic 6. . Existenta n cadrul firmei a personalului specializat n procesarea datelor si analiza(knowledge worker) 7. . Un nou tip de relatie cu banca prin care se obtin servicii si produse noi ca urmare apromovarii noilor solutii TI etc. Impactul TI asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci si din interiorul firmei. Oriceorganizatie (firma, banca etc) presupune existenta a cinci elemente (componente) interdependente: Structura organizatorica Managementul si procesele afacerii Tehnologia informatiei Strategia organizatiei Angajatii si cultura organizatiei.

Aceste componente trebuie sa se gaseasca ntr-o stare de echilibru si aceasta stare se vamentine att timp ct nu se produc schimbari semnificative n mediul extern sau n oricaredintre componente. Componenta TI cunoste o dinamica deosebita. Acest lucru determina mutatii calitativeasupra celorlalte componente. Dinamica componentei TI se 2

resimte si la nivelul strategieiorganizatiei oferind mijloace si instrumente specifice analizei si fundamentarii strategiei. Sistemul informatic al firmei trebuie sa integreaze subsisteme informatice acoperind nevoileinformationale specifice fiecarui palier managerial (fig. 1.2).

Sistem informational si sistem informatic Un sistem reprezinta un ansamblu de elemente (componente) interdependente, ntre care sestabileste o interactiune dinamica, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumitobiectiv.Interactiunea dinamica dintre elemente se materializeaza n fluxurile stabilite ntre acestea, fluxuri implicnd resursele existente. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece: 1. Prezinta o structura proprie constnd dintr-o multime de elemente constitutive care interactioneaza ntre ele pe principii functionale; 2. Fluxurile existente ntre componentele organizatorice implica resursele organismului economic. n cadrul oricarui organism economic se produc: - fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc) - fluxuri financiare - fluxuri informationale 3. Multimea componentelor organizatorice si interactiunea dintre acestea urmaresc realizarea unui anumit obiectiv global: functionarea firmei n conditii optime sau atingerea unor obiective. Lucrarile n domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promoveaza viziunea sistemica asupra ntreprinderii pe care o considera formata din urmatoarele trei subsisteme: . Subsistemul decizional valorifica informatiile oferite de subsistemul informational n fundamentarea deciziilor. . Subsistemul informational joaca un dublu rol: pe de o parte asigura toate informatiile necesare luarii deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere si control iar pe de alta parte asigura caile de comunicare ntre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de executie prin subsistemul informational (flux descendent). . Subsistemul operativ (n cadrul caruia se desfasoara procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informational (flux ascendent) n vederea stocarii si prelucrarii datelor necesare obtinerii informatiilor utilizate n fundamentarea deciziior la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul decizional necesita informatii specifice necesare fundamentarii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alta parte deciziilor tactice si operationale. 3

Nivelul managementului strategic si tactic se caracterizeaza prin solicitarea de informatii: - Ad hoc, neanticipate, determinate de un anumit context creat n care managerul este obligat sa-si fundamenteze decizia; - Sintetizate: pe masura ce urcam treptele ierarhiei manageriale are loc o selectie si o sintetizare treptata a informatiei; - Previzionale, permitnd anticiparea tendintelor de evolutie a procesului condus; - Externe care sa definesca mediul economic, financiar, concurential n care firma va opera. n cazul managementului operational, caruia i sunt caracteristice deciziile structurate, informatiile oferite sunt: - Prestabilite, continutul lor acoperind nevoia informationala determinata de deciziile de rutina luate la acest nivel - Detaliate deoarece managerul trebuie sa cunoasca n detaliu modul de derulare a activitatii din aria sa de responsabilitate - Interne - Punctuale - Prezinta caracter istoric - Se obtin cu o anumita frecventa, momentul furnizarii informatiilor fiind prestabilit. Subsistemul informational reprezinta ansamblul tehnico-organizatoric de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor n vederea obtinerii informatiilor necesare procesului decizional.

Subsistemul informational se interpune ntre subsistemul decizional si subsistemul operativ avnd drept scop asigurarea informatiilor necesare staffului managerial reprezentnd n acelasi timp un mijloc de comunicare ntre celelalte doua subsisteme. Subsistemul informational nu trebuie vazut doar ca o interfata ntre sistemul operativ si sistemul de conducere ci si ca elementul de legatura a mediului intern al firmei si cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informational este de a furniza fiecarui utilizator, n functie de responsabilitatile si atributiile sale, toate informatiile necesare.

4

Informatia furnizata de catre sistemul informational trebuie sa se caracterizeze prin: .acuratete si realitate,.concizie,.relevanta,.consistenta,oportunitate,.forma de prezentare adecvata,cost corespunzator n raport cu valoarea acesteia. Astazi se acorda o atentie deosebita calitatii informatiei oferite decidentilor. Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului specializat n prelucrarea automata a datelor. Sistemul informatic cuprinde: . ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate n cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor n cadrul organizatiei; procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor; platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea Sisteme destinate conducerii (MSS) au rolul de a oferi informatii cu scopul sustinerii si asistarii managerilor n luarea deciziilor. Sisteme destinate conducerii curente (MIS) sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informatiile necesare monitorizarii si controlului proceselor afacerii precum si anticiparii unor performante viitoare. Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) reprezinta sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) n rezolvarea unor probleme semistructurate folosind n acest scop modele si baze de date specializate pe probleme bine definite.

DSS nu formuleaza decizii ci, ajuta managerii n luarea unor decizii mai bune; DSS ofera middle si top managerilor rapoarte (ale caror formate pot fi usor modificate), ofera posibilitatea derularii de analize de tip "what if" si realizarii de grafice; Sustin decizii specifice unor situatii avnd caracter recurent sau cerinte ad hoc; Sprijina managerii n solutionarea unor probleme semistructurate;

Sistemele expert (SE) se caracterizeaza prin stocarea experientei si cunostintelor expertului uman, referitoare la un anumit domeniu (problema), ntr-o baza de cunostinte care va fi utilizata n deducerea unor concluzii, prin derularea unor rationamente automate utiliznd fapte descriind problema concreta de rezolvat. Sistemele informatice ale executivului (EIS) reprezinta sisteme informatice gndite sa ofere: acces rapid si selectiv la date interne si externe firmei, informatii referitoare la factorii critici de success determinanti n realizarea obiectivelor strategice, facilitati de calcul si reprezentari grafice deosebite. 5

Sistemele destinate activitatii de birotica (OAS) sunt utilizate n principal de persoanele implicate n procesul prelucrarii datelor (functionari, secretari, contabili etc) dar si managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca si transmite informatie utiliznd mijloace TI. Sisteme destinate gestiunii cunoasterii (Knowledge Work Systems) permit crearea promovarea si integrarea noilor tehnologii si cunostinte n firma. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii si proiectantii (care utilizeaza aplicatii de tip CAD Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alti specialisti analisti si consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informatie generatoare de cunoastere. Sisteme informatice de gestiune Sistemele informatice de gestiune sunt definite n literatura de specialitate urmdu-se doua abordari: a) plecnd de la informatie si de la suportul acesteia; b) plecnd de la functia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie sa o realizeze. n primul caz, sistemele informatice de gestiune reprezinta ansamblul informatiilor utilizate n cadrul firmei, a mijloacelor si procedurilor de identificare, culegere, stocare si prelucrare a informatiilor.n cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune se porneste de la scopul acestuia si anume oferirea informatiei solicitate de utilizator n forma dorita si la momentul oportun n vederea fundamentarii deciziilor. Sistemele informatice de gestiune (SIG) presupun definirea: domeniilor de gestiune, datelor, modelelor, regulilor de gestiune. BIBLIOGRAFIE 1. Gherasim, Zenovic; Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; tefan, Raluca Managementul proiectelor,Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2010. 2. Gherasim, Zenovic; Fusaru, Doina; Andronie, Maria - Sisteme informatice pentru asistarea decizieieconomice, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2008. 3. Gherasim, Zenovic - Programare i baze de date, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2009. 4.Gherasim, Zenovic - Instrumente informatice bazate pe Web, dedicate managementului proiectelor decercetare-dezvoltare din cadrul platformelor tehnologice europene, Volum cu lucrri, Managementu lproiectelor i integrarea european, Workshop Internaional, Bucureti, 13 iunie 2006, Asociaia Project Management Romania, Universitatea Naional de Aprare Carol I i Academia de Studii Economice Bucureti. 5. Gherasim, Zenovic - Project Management vs. Knowledge Management in Organization, Simpozionul Internaional de Management - SIM 2009, Management & Competitiveness in Knowledge-Based Society, Universitatea de Vest i Universitatea Politehnica Timioara, 5-6 Nov.2009. 6

6. Gherasim, Zenovic - Unele consideraii privind managementul proiectelor dezvoltrii durabile, Volumul cu lucrri al Conferinei Dezvoltare Durabil i Energii Regenerabile, Universitatea Spiru Haret, Bucureti, 29 Nov.2009, ISBN 978-973-163-510-1.

7