SINTEZA MANAGEMENTUL ARHIVISTIC

FUNCłIILE SPECIFICE ALE MANAGEMENTULUI ACTIVITĂłILOR ŞI OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE

PROF.UNIV.DR. CORNELIU LUNGU

După ce au fost supuse discuŃiei aspectele conceptuale ale managementului arhivistic, cu nuanŃările de la capitolul 1, alături de chestiunile de istorie a managementului În arhivele româneşti, e locul să fie abordate în chip sintetic funcŃiile managementului în acest domeniu.

Înainte de toate, se impune făcută precizarea că la nivelul unui sistem arhivistic - în cazul nostru Arhivele NaŃionale - în raport cu conŃinutul şi consecinŃele acestora, activităŃile specifice se împart în două grupe de bază: activităŃi/procese de execuŃie şi activităŃi/procese de management.

ActivităŃile de execuŃie rezidă în acŃiunile prin care factorii de muncă (arhiviştii, arhivarii, restauratorii şi restul personalului, adică cel cu rol administrativ) sunt combinaŃi după anumite reguli, determinate strict de particularităŃile sistemului arhivistic, pentru a realiza funcŃiile esenŃiale ale instituŃiei, respectiv de păstrare, administrare, asigurare a protecŃiei speciale a documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional şi de folosire a informaŃiilor din documente pe liniile circumscrise utilităŃii lor ştiinŃifice sau practice.

Spre deosebire de activităŃile de execuŃie, activităŃile de management sunt acele activităŃi realizate de manager/i, care reprezintă o persoană - directorul general - sau un grup de persoane - consiliul de conducere al Arhivelor NaŃionale, iar la nivel judeŃean, directorii direcŃiilor judeŃene - împuternicite special, care orientează munca tuturor salariaŃilor din

subordine în vederea îndeplinirii obiectivelor prestabilite prin planurile şi programele de activitate.

Altfel spus, managementul activitaŃii arhivistice reprezintă ansamblul intervenŃiilor prin care managerul/directorul general sau directorii direcŃiilor judeŃene prevăd, organizează, coordonează, iau decizii şi controlează activitatea salariaŃilor din subordine, în scopul îndeplinirii obiectivelor sistemului arhivistic naŃional/direcŃiei judeŃene respective. Aceasta implică, fără îndoială, folosirea unor tehnici şi metode speciale prin care managerul/managerii asigură coordonarea şi dirijarea activităŃii altor persoane.

Scopul de bază al managementului arhivistic este să asigure în cadrul Arhivelor NaŃionale, în cadrul direcŃiilor judeŃene ale acestora şi chiar la creatorii şi deŃinătorii de documente funcŃionarea armonioasă a tuturor componentelor acestora până la nivel de simplu salariat, legătura organică între structura de conducere, indiferent de mărimea acesteia, şi structura (structurile de execuŃie).

Sfera de cuprindere şi intensitatea procesului de management arhivistic depind într-o măsură importantă de treapta pe care se situează eşalonul managerial. Cu cât managementul se exercită de la un nivel mai înalt - în cazul nostru, de la nivelul DirecŃiei Generale a Arhivelor NaŃionale - cu atât este mai cuprinzator, mai intens şi mai bogat în stimuli şi rezultate.

O însuşire extrem de importantă a managementului arhivistic este desfăşurarea lui continuă, neîntreruptă, la nivelul sistemului şi chiar în afara lui, la creatorii şi deŃinătorii de arhive.

Odată început, după cum vom vedea, managementul arhivistic fixează/stabileşte obiectivele de realizare, continuă cu elaborarea deciziilor şi trasarea sarcinilor, pentru a se încheia cu realizarea propriu-zisă a sarcinilor stabilite şi, concomitent, a obiectivelor în referire.

Odată încheiat, managementul arhivistic se reia pentru perioada următoare, de obicei un an, de unde rezultă caracterul lui ciclic, întemeiat, de fiecare dată, pe complexul

de măsuri şi activităŃi iniŃiate şi desfăşurate sub conducerea managerului/managerilor (directorul general şi directorii direcŃiilor judeŃene ale Arhivelor NaŃionale).

Realizarea acestor măsuri la un nivel cât mai apropiat de cel dorit şi cuprins, de altfel, în planurile de activităŃi, presupune ordonarea întregii munci pe capitole, categorii de sarcini etc., fapt care, la rândul lui, implică o sistematizare a funcŃiilor managementului.

Evident că şi în această privinŃă, ca şi în multe altele, managementul arhivistic îndeplineşte toate funcŃiile puse pe seama unei astfel de activităŃi de diversele teorii în referire. De pildă, dacă ne-am plasa în sistemul de referinŃă conceput de Henri Fayol, ar însemna ca activitatea de conducere imaginată de acesta să se realizeze prin previziune, organizare, comandă, coordonare şi control, funcŃii pe care le vom regăsi integralmente printre formele de exercitare a managementului arhivistic.

Potrivit lui Constantin Pintilie, managementul, în general, se exercită prin şase funcŃii perfect compatibile şi cu managementul arhivistic, respectiv: previziunea, organizarea, motivarea sau comanda, coordonarea, controlul, menŃinerea şi dezvoltarea unui climat de muncă. De asemenea, după Paraschiv Vagu, se pot distinge următoarele funcŃii ale managementului, în general, şi ele aplicabile în domeniul arhivistic, adică: de planificare, de organizare, de decizie, de reglare şi de evidenŃă şi control, iar după Ovidiu Niculescu, managementul presupune funcŃiile de: previziune, organizare, coordonare, antrenare şi evaluare-control.

După cum se constată, noŃiunile de mai sus coincid în covârşitoarea majoritate, diferenŃele fiind doar de nuanŃă, conŃinutul procesului de management fiind tratat cvasiidentic. Din acest motiv, unii autori sunt de părere că managementul operează de fapt cu mai puŃine funcŃii. De pildă, loan MihuŃ vede doar patru funcŃii, numite de el atribute, respectiv: prevederea, organizarea, antrenarea-reglarea şi controlul-evaluarea. La rândul său, W.S. Duncan este şi el adeptul a patru funcŃii: planificarea, organizarea, decizia şi controlul.

Dincolo de aceste delimitări, este esenŃial de reŃinut că, în teoria managementului, incluzând aici, evident, şi manage-mentul arhivistic, trebuie avute în vedere: natura sarcinilor de îndeplinit, modul lor de realizare, precum şi omogenitatea activităŃilor. De altfel, tot sub aspect teoretic, s-a stabilit că funcŃia de management cuprinde mai multe elemente, şi anume: grupul de activităŃi integrate (ce se pot separa), natura asemănătoare şi interdependent acestor activităŃi, importanŃa activităŃilor în ansamblul procesului de management, repetitivitatea acŃiunii desfăşurate În cadrul fiecarei activităŃi.

În funcŃie de elementele menŃionate şi de conŃinutul procesului de management, se poate face o grupare a activităŃilor de management, inclusiv în domeniul arhivistic, în următoarele funcŃii: de previziune, de organizare, de coordonare, de antrenare, de control.

FUNCłIA DE ORGANIZARE ŞI ÎNSEMNĂTATEA EI PENTRU DESFĂŞURAREA

TUTUROR OPERAłIUNILOR ARHIVISTICE

Organizarea ca funcŃie a managementului, în general, şi a managementului arhivistic, în particular, cuprinde ansamblul de activităŃi prin care se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă fizică şi intelectuală din domeniul arhivistic, componentele acestora (operaŃii, lucrări, sarcini, mişcări etc.), realizându-se gruparea lor pe compartimente, formaŃii de lucru, posturi etc., în vederea realizării obiectivelor stabilite prin plan. Aşadar, prin organizare se inventariază toate activităŃile de specialitate, precum şi cele pendinŃe de activitatea arhivistică (înŃelegându-se prin acestea activităŃile de natură economică, tehnică, administrativă s.a.), toate desfăşurate în perspectiva atingerii obiectivelor fixate prin plan, aranjându-le şi ordonându-le pe grupe de activităŃi şi

repartizându-le pe direcŃii, servicii, compartimente, formaŃiuni de muncă şi oameni, în funcŃie de specificul fiecăreia în parte.

Totodată, prin organizare se combină raŃional şi armonios toate elementele funcŃionării normale, fireşti, a sistemului arhivistic/serviciului de arhivă, la nivel global şi elementele sale componente, respectiv: resursele materiale, resursele de muncă, mijloacele financiare etc., în aşa fel încât să se asigure repartizarea optimală a potenŃialului uman şi material al, sistemului arhivistic/serviciului de arhivă, cât şi valorificarea superioară a acestuia.

În comparaŃie cu celelalte funcŃii ale managementului, organizarea se detaşează net de acestea, fiind cea mai vizibilă dintre toate, întrucât ea este resimŃită efectiv de toate structurile componente ale sistemului arhivistic până la nivel de simplu salariat. În acest cadru, ea asigură stabilirea sarcinilor concrete de îndeplinit, gruparea lor raŃională, stabilirea legăturilor de autoritate, de cooperare şi de informare ce guvernează relaŃiile dintre membrii colectivelor implicate în realizarea obiectivelor, precum şi crearea de organisme destinate să permită celor răspunzători de îndeplinirea obiectivelor să desfăşoare o activitate eficientă.

FuncŃia managerială organizării se prezintă însă în adevărata sa lumină, mai cu seamă dacă este pusă în legatură cu câteva concepte de o semnificaŃie specială în această materie, şi anume: autoritatea, responsabilitatea, răspunderea, delegarea şi centralizarea/descentralizarea.

Ca instrument al funcŃiei de organizare, autoritatea se exercită în egală măsură în managementul individual şi colectiv. În sens larg, ea se manifestă ca fiind dreptul managerului de a influenŃa şi, în mod concret, de a influenŃa oamenii din subordine.

Într-un anumit fel, autoritatea se manifestă ca fiind forŃa de care beneficiază indivizii în virtutea unei poziŃii speciale, inconfundabile, pe care o ocupă în organizaŃie.

Autoritatea iese cu atât mai mult În evidenŃă, cu cât ea este legată de putere, exprimând capacitatea indivizilor şi a grupurilor - în cazul managementului colectiv - de a convinge sau a

influenŃa concepŃiile sau acŃiunile altor indivizi sau grupuri, altfel spus, puterea sau abilitatea individuală ori colectivă de a-i face pe alŃii să obŃina ceea ce doreşte/doresc managerul/managerii.

S-a stabilit că, în general, puterea, ca expresie a forŃei organizatorice a managerului, îşi trage sursele din: - legitimitate (bazată pe poziŃia indivizilor sau grupurilor în organizare şi pe recunoaşterea de către ceilalŃi a acestei poziŃii);

- capacitatea de a recompensa; - capacitatea de a sancŃiona;

- atractivitate (ca formă de evidenŃiere a calităŃilor unei persoane);

- credibilitatea cunoştinŃelor profesionale. Este indiscutabilă valoarea acestor criterii din care se

desprinde vocaŃia puterii. Se impune reŃinut însă că, deşi autoritatea îşi are izvorul în putere, totuşi, nu se confundă cu ea.

Autoritatea priveşte dreptul de a comanda, adică de a decide, de a da ordine şi de a controla îndeplinirea acestora.

Cu nuanŃarea ce se cuvine în cazul dreptului de a comanda, specific mai degrabă domeniului militar, toate celelalte ipostaze ale autorităŃii au aparŃinut şi aparŃin integral managerului/directorului general al Arhivelor NaŃionale şi, pe verticală, la nivelurile inferioare, celorlalŃi reprezentanŃi ai ierarhiei manageriale din sistem.

Ca în orice alt tip de organizaŃie şi în raport cu felul de a se manifesta în sistem, în Arhivele NaŃionale autoritatea managerilor s-a sprijinit şi se sprijină pe:

- autoritatea tradiŃională, care, de regulă, se bazează pe poziŃia socială, de clasă a indivizilor.

- autoritatea carismatică, o specie de autoritate care se bazează pe calităŃile carismatice ale unei persoane, pe credinŃa că managerul posedă calităŃi deosebite (un tip special de autoritate carismatică este autoritatea mistică);

- autoritatea raŃional-legală, care se bazează pe poziŃia sau rangul ocupat de fiecare individ în organizaŃie, corespunzător calităŃilor personale şi profesionale şi a muncii depuse.

În deplin acord cu preceptele teoriei managementului, experienŃa arată că, cel puŃin pentru ultimele aproape două decenii, managerii Arhivelor NaŃionale au fost investiŃi cu această calitate, pornindu-se în primul rând de la autoritatea lor raŃional-legală. Întemeiată pe o operă ştiinŃifică de prestigiu, pe calităŃi profesionale validate de ani de practică în domeniu şi pe un statut moral ireproşabil, această autoritate a conferit managerilor, atât la nivel central, cât şi local, legitimitatea conducerii şi a garantat, implicit, calitatea funcŃiei organizatorice.

În anumite cazuri, au funcŃionat şi autoritatea tradiŃională, nebazată pe competenŃă ori performanŃele profesionale ale viitorilor manageri, dar considerând prestigiul funcŃiei şi calitatea celor care au ocupat-o de-a lungul timpului, precum şi autoritatea de tip carismatic, având un temei puternic emoŃional, strict determinat de calităŃile celor propuşi în fruntea sistemului arhivistic naŃional. Acest procedeu s-a aplicat, în egală măsură, managerilor structurilor centrale ale Arhivelor NaŃionale, iar la nivel local, judeŃean, în cele mai multe cazuri.

Ca şi în alte tipuri de organizaŃii, şi în sistemul Arhivelor NaŃionale autoritatea a fost şi este apreciată şi din punctul de vedere al modului de receptare. Conform acestui criteriu, autoritatea se prezintă ca:

- autoritate personală sau profesională, datorată meritelor profesionale recunoscute ale celor desemnaŃi să îndeplinească funcŃia de manageri în sistem;

- autoritate ierarhică, fiind autoritatea delegată şi încredinŃată managerului/directorului general. La rândul său, acesta a delegat o parte din autoritatea sa managerilor, şefi de direcŃii, servicii şi compartimente din aparatul central al Arhivelor NaŃionale, precum şi managerilor/directori de direcŃii judeŃene ale Arhivelor NaŃionale.

Acest tip de autoritate este comparabilă cu puterea executivă şi se exercită În domeniul acŃiunii, exprimându-se prin

dispoziŃii zilnice individuale sau directive generale în legatură cu sarcinile concrete.

De asemenea, acest tip de autoritate este, în mod normal, limitată pe de o parte de restricŃiile impuse de autoritatea superioară, iar pe de alta, de reglementările emise de organismele funcŃionale.

- autoritatea funŃională, adică autoritatea încredinŃată unei persoane care primeşte dreptul de a reglementa un anumit număr de activităŃi, în principal omogene, respectiv o anumită funcŃiune. Cel care primeşte o asemenea autoritate are puterea de reglementare şi control asupra ansamblului activităŃilor exercitate în cadrul organizaŃiei decurgând din funcŃia sa. În cadrul compartimentelor de muncă din interiorul organizaŃiei, autoritatea funcŃională se suprapune autorităŃii ierarhice. Dacă activităŃile funcŃionale se desfăşoară şi de către persoane din cadrul organizaŃiei care nu sunt cuprinse în compartimentul funcŃional respectiv, pe problemele funcŃiunii va acŃiona autoritatea funcŃională. Autoritatea ierarhică va fi separată şi va aparŃine conducatorului de compartiment în cadrul căruia persoanele de mai sus au posturile de muncă.

Concretizând la Arhivele NaŃionale principiul autorităŃii funcŃionale, o astfel de autoritate se exercită, de pildă, în sectorul restaurării documentelor, în care şeful serviciului dispune de dreptul de supervizare a întocmirii normelor de lucru în această materie, de a controla aplicarea lor şi de a lua măsurile pe care le socoteşte utile. Într-o anumită măsură, la fel în cazul microfilmării ca operaŃiune pur tehnică, mai puŃin pregatirea documentelor pentru microfilmare sau în cazul clădirilor de arhivă.

Responsabilitatea este un alt concept care operează în funcŃia de organizare a activităŃii arhivistice, punând în evidenŃă obligaŃia lucrătorilor din acest domeniu de a înfăptui în cele mai bune condiŃii sarcinile repartizate. Responsabilitatea operează în strânsă legătură cu autoritatea şi cu obligaŃiile ce revin oamenilor în cadrul organizaŃiei/ Arhivelor NaŃionale/serviciului de arhivă. Acceptând sarcinile şi primind autoritatea necesară îndeplinirii lor, un

arhivist/arhivar/orice salariat al serviciului de arhivă îşi asumă, concomitent, şi o responsabilitate. Prin aceasta, responsabilitatea devine ca o obligaŃie mutuală a lucrătorului de arhivă faŃă de institutia în care funcŃionează, reflectând aderarea sa la necesitatea de îndeplinire conştiincioasă şi riguroasă a îndatoririlor ce-i revin.

Odată cu delegarea autoritaŃii, se deleagă si respon-sabilitatea pe care aceasta o presupune.

Răspunderea este un alt concept subsumat funcŃiei de organizare.

Răspunderea nu se confundă însă cu responsabilitatea. Răspunderea înseamnă mai ales obligaŃia de a da

socoteală de îndeplinirea şi, mai cu seamă, neîndeplinirea unor sarcini. Cu alte cuvinte, obligaŃia de a da socoteală cuiva pentru acŃiunile întreprinse sau pentru eşecul acestora.

Răspunderea este legată, în egală măsură, de autoritate şi responsabilitate. Dacă legătura cu autoritatea pare de la sine înŃeleasă, cea dintre răspundere şi responsabilitate derivă din faptul că, într-o activitate depusă, răspunderea şi respon-sabilitatea nu trebuie să fie nici prea mari, dar nici prea mici în raport cu autoritatea.

Delegarea, ca funcŃie a organizarii, constă în trecerea temporară a autorităŃii formale unei alte persoane. În cazul managementului, ea implică atribuirea temporară de către manager a uneia sau unora dintre sarcinile sale, inclusiv partea corespunzătoare de autoritate şi responsabilitate unui subordonat sau mai multora.

Delegarea de autoritate şi responsabilitate este necesară, întrucât problemele managementului unei organizaŃii, inclusiv cele ale managementului Arhivelor NaŃionale nu se pot rezolva eficient numai la vârf.

Din cauza acestui fapt, managerul/directorul general deleagă o parte din autoritate altor manageri subordonaŃi, respectiv şefilor de structuri din aparatul central al Arhivelor NaŃionale şi managerilor/directorilor direcŃiilor judeŃene ale

Arhivelor NaŃionale şi aşa mai departe până se ajunge la baza piramidei.

În esenŃă, delegarea are ca scop transferul de sarcini, de autoritate şi de responsabilitate dinspre manageri spre subordonaŃi, în vederea asigurării realizării optime a sarcinilor.

Acest transfer are ca scop o mai bună aşezare, precizare şi repartizare a acestora în cadrul structurilor de arhivă şi stabilirea ordinii şi armoniei în înfăptuirea lor.

În practică, delegarea presupune parcurgerea mai multor etape, între care: identificarea sarcinilor şi prezentarea lor clară; repartizarea sarcinilor ce se deleagă către subordonaŃi cu transferul de autoritate necesară pentru îndeplinirea lor; încredinŃarea şi acceptarea responsabilităŃii (acŃiune care se bazează pe convingerea managerului ca cel care primeşte delegarea are capacitatea de a realiza în cel mai bun mod sarcinile încredinŃate şi pe manifestarea voinŃei subordonatului de a accepta responsabilitatea); declanşarea răspunderii celor care preiau delegarea (ceea ce înseamnă că cei care acceptă sarcini şi primesc autoritatea necesară îşi asumă şi răspunderea pentru realizarea acŃiunilor desfăşurate).

De subliniat însă că, atunci când are loc o dedublare a răspunderii, în ipostaza când subordonatul răspunde integral de realizarea sarcinii şi de utilizarea autorităŃii acordate, cel care deleagă rămâne în continuare răspunzator în faŃa superiorilor lui pentru realizarea sarcinii respective.

Ca să reuşească însă, delegarea trebuie să îndeplinească două condiŃii esenŃiale:

- să asigure o distribuŃie raŃională a sarcinilor şi autorităŃii în organizaŃie;

- să asigure o încărcare echilibrată cu sarcini a tuturor managerilor şi a executanŃilor, în funcŃie de capacitatea acestora de a le îndeplini.

Centralizarea/descentralizarea reprezintă un alt concept al funcŃiei de organizare în management, prezentându-se ca un proces ambivalent de delegare a autorităŃii într-o organizaŃie.

Dacă activităŃile s-ar desfăşura într-un singur compartiment, atunci s-ar vorbi doar despre centralizare, cu grade diferite etc.

Dacă, însă, dimpotrivă, activităŃile unei funcŃiuni se realizează în compartimente diferite, atunci este evidentă necesitatea descentralizării, la rândul său, în grade diferenŃiate.

Din perspectiva managementului, în general, şi a celui arhivistic, în particular, centralizarea/descentralizarea implică în mod evident o anumită delegare a prerogativelor de luare a deciziilor.

Raportul dintre centralizare - descentralizare diferă de la organizaŃie la organizaŃie, corespunzător filosofiei conducerii promovată de managementul acesteia, în materie de competenŃe, calitatea salariaŃilor, mentalul social cu privire la management etc.

În Arhivele NaŃionale ale României, raportul dintre centralizare şi descentralizare a fost mereu o chestiune de interes aparte, mai cu seamă după apariŃia Legii nr. 16/1996. În mod progresiv, după această dată, centralizarea a cunoscut un regres în favoarea descentralizării, mai ales la nivelul de vârf al managementului, în sensul că o mare parte din obligaŃiile înfăptuirii obiectivelor fixate la nivel de sistem şi de părŃi componente ale acestuia a fost transferată asupra manage-mentului arhivistic judeŃean.

Este esenŃial, însă, de înŃeles că descentralizarea este şi o chestiune de asumare a responsabilităŃii, răspunderii şi delegării, astfel că, în măsura în care aceste funcŃii nu se realizează, nu va fi operativă nici o descentralizare care e de dorit să funcŃioneze într-un echilibru cât mai optim cu centralizarea.

Nu trebuie uitat însă că, în toate situaŃiile, organizarea în Arhive ca functie a managementului se sprijina şi pe raŃionalitate şi eficienŃă, întocmai ca în toate organizaŃiile, indiferent de specificul acestora.

ACTIVITATEA DE ÎNDRUMARE ŞI ACORDARE A ASISTENłEI DE SPECIALITATE ŞI CONTROLUL

ÎNTREGULUI PROCES DE MUNCĂ DESFĂŞURAT PE TĂRÂM ARHIVISTIC

Controlul este una din funcŃiile cele mai importante ale managementului arhivistic. El are rolul de a asigura verificarea/măsurarea performanŃelor realizate de organizaŃie/Arhivele NaŃionale, în ansamblul lor, sau de compartimentele acestora, la un moment dat, în raport cu obiectivele şi sarcinile prevăzute prin plan sau prin alte documente în referire, cu scopul de a interveni prompt în cazul apariŃiei unor disfuncŃionalităŃi sau neajunsuri în realizarea acestora. Prin aceasta, controlul contribuie efectiv la realizarea obiectivelor ce jalonează activitatea Arhivelor NaŃionale şi, concomitent, la cristalizarea direcŃiilor de acŃiune.

Prin intermediul controlului, Arhivele NaŃionale realizează, de asemenea, evaluarea rezultatelor muncii prin măsurarea realizărilor în comparaŃie cu obiectivele stabilite, desprinzând, cu această ocazie, factorii pozitivi şi pe cei negativi implicaŃi în nivelul performanŃelor.

Necesitatea activităŃii de control în Arhivele NaŃionale decurge, ca motivaŃie generală, din complexitatea activităŃii arhivistice şi, în mod concret, din sarcinile ce revin tuturor compartimentelor şi locurilor de muncă, din nevoia de combatere a oricărei forme de indisciplină, de dezordine, de dezinteres şi de nepăsare faŃă de obiectivele instituŃiei şi faŃă de însemnătatea ei în spaŃiul public.

În principiu, organizarea controlului în Arhivele NaŃionale vizează două direcŃii de acŃiune: una, controlul în interiorul sistemului, cuprinzând structurile Arhivelor NaŃionale la nivel central şi teritorial, a doua, controlul în afara sistemului, la creatorii şi deŃinătorii de documente.

Potrivit metodologiei în materie, în functie de obiectivele urmărite, ambele tipuri de control pot fi de fond şi tematice.

Primul dintre ele are în vedere totalitatea aspectelor activităŃii arhivistice, al doilea tip de control are în vedere doar anumite aspecte, alese tematic, în raport cu problemele ce se impun evaluate şi, eventual, corectate.

Pentru a-şi atinge scopurile, este indispensabil ca activităŃile de control să se exercite în mod curent, să fie operative, să aibă un caracter preventiv şi să se desfăşoare imediat după adoptarea hotărârilor şi deciziilor în referire. Efectuat pe baza acestor principii, controlul în Arhivele NaŃionale îşi spune cuvântul în dirijarea activităŃii arhivistice, de la nivelul colectivelor până la nivel individual, pe liniile fixate prin plan. Astfel, controlul evaluează performanŃele, descoperind nerealizările şi devierile de la direcŃiile fireşti ale indicatorilor de muncă, sugerând zonele de corectat, măsurile, modalităŃile, termenele.

În acelaşi timp, controlul nu-şi propune doar descoperirea abaterilor de la plan, ci şi prevenirea acestora, acŃionând la toŃi stimulii interni şi externi, comparându-i cu prevederile normelor tehnice de lucru în Arhivele NaŃionale şi cele de la creatorii şi deŃinătorii de documente, cu ordinele, metodologiile şi instrucŃiunile de linie şi cu alte acte normative având incidenŃă asupra domeniului arhivistic. De aeeea, ar fi inexact să se spună că în Arhivele NaŃionale controlul are în primul rând rolul de a constata, declanşând corecŃia cerută de împrejurări, ci, în egală măsură, are şi rostul prevenŃiei, care face parte din ce în ce mai evident din arsenalul managerial.

E necesar ca între latura constatatoare şi cea preventivă ale controlului să existe un echilibru stabil, însă ideal ar fi ca accentul să cadă tot mai mult pe latura preventivă.

Controlul desfăşurat în maniera feed-back, dar şi feed-forward, deci orientat şi spre trecut, dar şi spre viitor, dă posibilitatea managementului de a interveni prompt înainte ca factorii perturbatori să înceapă a acŃiona.

În timp ce controlul în interiorul sistemului arhivistic naŃional se desfăşoară după regulile valabile în toate organizaŃiile, controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi deŃinătorii de documente prezintă un specific aparte, fiindcă el este

exercitat de agenŃi (inspectorii A.N.) străini de organizaŃia în care funcŃionează arhiva pentru care se execută activitatea de îndrumare şi control. Aceasta implică o pregatire desăvârşită a activităŃii de control, Ńinând seama, pe de o parte, de interesele conservării documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional, indiferent de specificul organizaŃiei controlate, iar pe de altă parte, de specificul şi interesele creatorului de docu-mente. Se impune, de aceea, o corelare a tuturor activităŃilor, intereselor şi factorilor implicaŃi în desfăşurarea aspectelor de muncă controlate, pe o direcŃie preventivă, dar şi constatatoare şi coercitivă, în raport cu concluziile formulate la sfârşitul controlului.

Controlul exercitat de Arhivele NaŃionale la creatorii şi deŃinătorii de documente face parte din ceea ce teoria mana-gementului numeşte control din exterior, fiind generat de diviziunea socială a muncii, de configuraŃia sistemului instituŃional al Ńării şi de relaŃiile obiective ce se stabilesc în interiorul acestui sistem.

Fără a subestima rolul controlului extern, este de subliniat că, totuşi, influenŃa covârşitoare pentru mersul activităŃii arhivistice vine dinspre controlul intern, care funcŃionează ca un mecanism de autoreglare al instituŃiei Arhivelor NaŃionale şi al tuturor structurilor care produc, păstrează şi administrează documente de Fond Arhivistic NaŃional. Prin realizarea funcŃiei de autoreglare, instituŃia mcnŃionată funcŃionează normal, contribuind la consolidarea locului său în sistemul instituŃional naŃional şi iradiind fiabilitate şi stabilitate în tot ceea ce presupune crearea, administrarea şi folosirea documentelor de arhivă.

În raport cu preceptele şi experienŃa acumulată până astăzi în materie de control în organizaŃii, sub aspectul modalităŃilor de realizare, în Arhivele NaŃionale s-au practicat şi se practică două feluri de control:

- controlul participativ, înfăptuit de organele participative de conducere (de pildă, şeful de servicii, pe resorturile lor de muncă, membri ai consiliului de conducere al Arhivelor,

respectiv: metodologie, resurse umane, restaurare, organizare etc.) şi având ca scop, de regulă, probleme mari ale activităŃii structurilor controlate. Obiectivele acestui tip de control au fost şi sunt să contribuie, între altele, la buna funcŃionare a instituŃiei şi în acelaşi timp la strângerea datelor necesare informării corecte a eşaloanelor superioare şi a organelor de decizie cu privire la realizarea obiectivelor;

- controlul ierarhic, specializat, realizat în modalităŃi distincte, pe domenii, cu obiective şi măsuri specifice şi concrete de punere în practică.

La rândul său, acest fel de control a îmbrăcat mai multe forme:

a) controlul ierarhic, exercitat de sus în jos, dinspre serviciile aparatului central spre structurile teritoriale/direcŃiile judeŃene ale Arhivelor NaŃionale, pornind de la structura instituŃiei, stabilită prin organigrama acesteia şi influenŃată de regulamentul său de organizare şi funcŃionare.

De la sine înŃeles că persoanele care au îndeplinit şi îndeplinesc funcŃii de management specializat au avut şi au ca obligaŃie şi exercitarea controlului asupra activităŃii propriilor compartimente de muncă, precum şi asupra propriei lor activităŃi;

b) controlul tehnic, având ca obiect de preocupare latura tehnică, profesională, de specialitate, a activităŃii din Arhivele NaŃionale, cu atenŃie particulară pe asigurarea unei calităŃi corespunzătoare acestei activităŃi. De regulă acest control s-a exercitat prin Serviciul Metodologic, Îndrumare, Sinteză şi Control, planificat sau inopinat, fiind mecanismul de reglare a disfuncŃionalităŃilor apărute în activitatea Arhivelor ca urmare, mai cu seamă, a manifestării pernicioase a funcŃiei de coordonare între institute şi celelalte eşaloane din ministerul de resort sau alte instituŃii ale statului.

Dintre toate categoriile de control ierarhic specializat, controlul tehnic reprezintă forma cea mai des utilizată în arhivistica românească, Ńinând în mod nemijlocit de profesiunea de arhivist, de exercitarea ei, de nivelul specializării şi, în cel mai înalt grad, de necesitatea asigurării unui standard profesio- nal cât mai ridicat;

c) controlul financiar, relativ mai puŃin prezent în activitatea arhivistică de la noi, dată fiind organizarea pe acest plan a Arhivelor NaŃionale ale României. PrezenŃa unor structuri financiar-contabile exclusiv la nivelul aparatului central al Arhivelor Româneşti a făcut să se practice un control financiar doar la acest nivel, axându-se pe urmărirea îndeplinirii bugetului de venituri şi cheltuieli, a gestiunii materiale şi băneşti, derulării operaŃiilor de casă şi de decontare, respectării disciplinei financiare etc.;

d) controlul bugetar, şi el destul de rar utilizat în Arhivele NaŃionale, folosind ca instrument de evaluare bugetul de venituri şi cheltuieli.

În loc de concluzie, de subliniat că diferitele forme de control menŃionate mai sus s-au împletit şi se împletesc organic în funcŃionarea Arhivelor NaŃionale, realizând împreună un sistem unitar de control, pe de o parte în interiorul instituŃiei, pe de alta în afara ei, în raport cu legislaŃia generală şi mai cu seamă, ca efect al prevederilor legislaŃiei arhivistice naŃionale şi al experienŃei acumulate în practica arhivistică românească.

CALITĂłILE MANAGERULUI, STILUL DE CONDUCERE;

METODE MODERNE DE MANAGEMENT VIZÂND ASIGURAREA EFICIENłEI MUNCII ARHIVISTICE

Ca şi în alte domenii, şi în domeniul arhivistic, managerul/managerii este/sunt specialistul/specialiştii care desfăşoară procesul de management în Arhive, în conformitate cu cerinŃele ştiinŃei managementului. Managerii sunt persoane din cadrul sistemului arhivistic care exercită atributele conducerii potrivit obiectivelor, competenŃelor şi

responsabilităŃilor nominalizate şi cuprinse în funcŃiile pe care le ocupă.

Din definiŃiile de mai sus rezultă cu claritate că managerii Arhivelor sunt profesionişti, specializaŃi în înfăptuirea managementului în acest domeniu. Ei trebuie să posede anumite calităŃi, respectiv o temeinică pregătire managerială şi ştiinŃifică, o reală capacitate de a conduce şi talent organizatoric, calităŃi de natură să le permită desfăşurarea unei activităŃi de conducere, influenŃând acŃiunile altor oameni astfel încât, pe această cale, să obŃină rezultatele stabilite prin obiectivele şi sarcinile sistemului arhivistic.

Până în 2007, managerii în Arhive au fost selectaŃi, aproape exclusiv, din rândul specialiştilor care au lucrat în domeniul arhivistic, ceea ce a reprezentat o conformare deplină la preceptele universale ale teoriei selecŃionării managerilor.

În 2007, managerul/directorul general al Arhivelor NaŃionale a fost recrutat din afara sistemului, fapt acceptat, în principiu, de teoria managementului, socotindu-se, probabil, ca persoana aleasă, provenind din domeniul cercetării istorice, făcea parte din rândul specialiştilor apropiaŃi de tipul şi profilul instituŃiei.

Oricare ar fi, însă, provenienŃa managerului/managerilor în Arhive, acesta/aceştia trebuie să întrunească anumite calităŃi, caracteristici esenŃiale pentru persoanele cu funcŃii de conducere. Teoria managementului a împarŃit asemenea calităŃi în două categorii:

- calităŃi specifice domeniului de activitate/în cazul nostru Arhivele NaŃionale, respectiv: cunoştinŃe profesionale în domeniul arhivistic, aptitudini de muncă în acelaşi domeniu, capacitate de concentrare, inteligenŃă, energie, perspicacitate, memorie etc.;

- caracteristici specifice activităŃii de conducere, respectiv: capacitatea de a lua hotărâri, abilitatea de a lucra cu oamenii, de a-i dirija şi de a-i conduce, stabilitate emoŃională, creativitate, supleŃe intetectuală, receptivitate la nou, spirit de disciplină, spirit de răspundere, devotament, fermitate, perseverenŃă etc.

Între cele două categorii de calităŃi este foarte greu de trasat o delimitare netă. Însă, indiferent din ce punct de vedere le-am considera, aceste calităŃi, odată întrunite, îi permit managerului din Arhive să dispună de capacitatea de a conduce, adică să dispună de acea influenŃă impersonală exercitată asupra subordonaŃilor şi care constituie cheia cristalizării şi înfăptuirii obiectivelor.

Privite în interdependenŃa dintre ele, calităŃile/caracteristicile definitorii ale managerului/managerilor din Arhive sunt urmatoarele: - dubla profesionalizare, care consistă în cunoştinŃele ce pun în evidenŃă, pe de o parte competenŃa profesională în domeniul arhivistic, iar pe de altă parte competenŃa de a conduce; - capacitatea de a dezvolta un sistem eficient de relaŃii cu subordonaŃii şi de relaŃii între subalterni, astfel încât să se constituie un climat de muncă propice performanŃelor; - modelarea unui comportament propriu de aşa natură încât

să influenŃeze comportamentul subalternilor şi să-l orienteze spre obŃinerea de rezultate concrete în deplina concordanŃă cu obiectivele stabilite; - autoritatea cu care este investit, adică acea autoritate formală, specifică funcŃiei manageriale, care se împleteşte organic cu autoritatea profesională, la care se alătură autoritatea neformală, generată de recunoaşterea de către subordonaŃi a capacităŃii managerului de a conduce. În Arhivele NaŃionale, în cele mai multe cazuri, autoritatea neformală şi-a avut originea în personalitatea managerilor, în abilitatea lor de a polariza oamenii şi de a-i influenŃa, în experienŃa lor, în competenŃa dovedită în luarea deciziilor şi în organizarea activităŃii arhiviştilor, arhivarilor şi a celorlalŃi lucrători din Arhive în sensul punerii în aplicare a acestor decizii, în fine în maniera managerilor de a reuşi să se impună în faŃa subalternilor etc.; - creativitatea, necesară pentru a face faŃă cu succes solicitărilor generate de noutăŃile din domeniul teoriei şi practicii arhivistice naŃionale şi internaŃionale, de noutăŃile

tehnologice care, inevitabil, cuprind şi domeniul arhivistic. Din acest punct de vedere, managerii din Arhive au fost şi trebuie să fie şi în viitor receptivi la nou, să participe şi să contribuie la crearea noului, să-şi valorifice imaginaŃia, forŃa creativă proprie, precum şi forŃa creativă a subalternilor; - puterea de rezistenŃă la solicitari, reclamată de stresul decizional la care sunt supuşi managerii, de presiunea timpului, a răspunderii etc. Sub acest aspect, managementul arhivistic de bună calitate a vizat compensarea suprasolicitării fizice şi nervoase printr-o organizare raŃională a activităŃii, prin practicarea unui stil de muncă eficient, prin utilizarea pe scară largă a delegării de atribuŃii şi responsabilităŃi, prin crearea unui climat de muncă astfel orientat încât să permită antrenarea subalternilor în mod responsabil la rezolvarea problemelor aflate în faŃa conducerii Arhivelor; - simŃ ridicat al responsabilităŃii, adică acea calitate de natură să confere managerului din Arhive un statut solid în faŃa subalternilor, un exemplu de urmat şi, în acelaşi timp, prestigios. Aceste caracteristici ale managerului/managerilor din Arhive decurg, pe de o parte, din cunoştinŃele şi aptitudinile acestuia/acestora, iar pe de altă parte, din calitatea factorului uman cu care lucrează, în funcŃie de care managerul/managerii trebuie să-şi modeleze comportamentul, atitudinea, stilul de muncă.

De asemenea, într-o măsură însemnată, calităŃile manageriale sunt influenŃate de rolul important deŃinut de manager şi de situaŃia concretă în care el se plasează în sistemul arhivistic, în raport cu specificul acestuia, cu situaŃia lui economică şi financiară, cu obiectivele pe care şi le stabileşte, cu locul Arhivelor în spaŃiul public, cu restricŃiile de care acestea trebuie să Ńină seama, cu gradul de libertate oferit de societate, cu reglementările juridice în domeniu şi cele conexe etc.

Totodată, o însemnătate deosebită prezintă aptitudinile, temperamentul, caracterul şi personalitatea managerului/mana-gerilor, respectiv acele date extrem de complexe subsumate profilului psihosocial, personalităŃii acestuia/acestora.

Dintre acestea, personalitatea merită o distincŃie specială, întrucât se defineşte prin noŃiuni, cum sunt: onestitatea, hărnicia, altruismul, egoismul, independenŃa, responsabilitatea, autocontrolul, afectivitatea, motivaŃia, voinŃa, caracterul, precum şi la elemente aflate în legătură cu statutul şi rolul ce revin unei persoane într-un sistem de referinŃă. În această ordine, este normal ca fiecare manager din Arhive să dispună de o personalitate puternică, bine conturată, aptă a se manifesta diferenŃiat, în funcŃie de relaŃiile stabilite cu subordonaŃii, cu şefii sau cu reprezentanŃii societăŃii civile.

Din cele de mai sus se desprind cu claritate câteva concluzii referitoare la poziŃia managerului în sistemul arhivistic, la modul în care acesta este receptat de către subalterni şi la rolul pe care el şi-l asumă în asigurarea unui climat propice performanŃei, şi anume: - managerul în Arhive este un model profesional, comportamental şi atitudinal pentru subalterni şi colaboratori; - managerul îşi dezvoltă un stil propriu de conducere, corespunzător personalităŃii lui, pregătirii, experienŃei, situaŃiei concrete în care trebuie să acŃioneze, contextului social, cultural, politic, economic în care funcŃionează Arhivele etc.;

- managerul este reprezentantul colectivului pe care î l conduce, deci el este imaginea în exterior a acestuia şi răspunzător de succesele sau insuccesele colectivului;

- managerul nu trebuie să uite că el acŃionează asupra oamenilor şi că rezultatele pe care le obŃine nu sunt numai ale lui, ci şi ale colectivului pe care îl conduce;

- prin comportamentul lui, managerul trebuie să încurajeze schimbarea, noul, creativitatea, fiind el însuşi creativ şi dând el însuşi naştere condiŃiilor propice pentru manifestarea creativităŃii subalternilor;

- managerul trebuie să acŃioneze corect şi competent în toate situaŃiile, el nu trebuie să uite că munca de conducere obligă şi că nu este conducător pe viaŃă. În această calitate, el

trebuie să se manifeste făcând abstracŃie de prerogativele puterii, cu alte cuvinte să fie el însuşi;

- managerul trebuie să dezvolte capacităŃile profesionale ale subalternilor şi să asigure condiŃii pentru manifestarea lor, pentru un climat favorabil muncii de calitate;

- managerul trebuie să dezvolte cultura managerială în Arhive, să se autoperfecŃioneze şi să asigure pregatirea subalternilor şi în acest domeniu.

În ceea ce priveşte stilul de conducere al managerului/managerilor în Arhive, ca şi în alte domenii ale societăŃii, este de la sine înŃeles că acesta a influenŃat şi influenŃează rezultatele activităŃii de management, concomitent cu rezultatele activităŃii comunităŃii arhivistice naŃionale.

Fără a intra în aspectele teoretice ale clasificărilor efectuate de teoria managementului în materia stilurilor de conducere, se cuvine menŃionat că în Arhive, după modul de luare a deciziilor, managerii au avut de ales între trei stiluri de conducere: autoritar (autocratic), democratic şi liber.

Stilul autoritar se caracterizează prin centralizarea autorităŃii, preponderenŃa deciziilor unipersonale, accentul pe autoritatea formală, tendinŃa de a vedea personalul numai ca executant, de a considera dreptul de decizie şi de control ca un atribut exclusiv al managerului, de a vedea activitatea mai ales sub aspectul sarcinilor, de a vedea corecŃia abaterilor de la deciziile luate mai ales prin sancŃiuni, de a aprecia subordonaŃii ca fiind lipsiŃi de spirit creator, de a aprecia relaŃiile interumane ca fiind puŃin sau deloc importante etc.

Un astfel de stil de conducere s-a practicat în Arhivele Româneşti în perioada regimului comunist şi, cum era de aşteptat, el a produs insatisfacŃie, uneori chiar rezultate negative în activitate, randament scăzut în muncă, sarcini nerealiste, după cum am arătat în capitolul 2.

E de subliniat că stilul de conducere autoritar poate fi adecvat unor situaŃii speciale, proprii, de pildă, specificului Arhivelor Militare sau unităŃilor militare creatoare de documente într-o situatie de dispozitiv de luptă. Uneori, pe termen scurt, managerul autocrat poate obŃine rezultate bune şi în conducerea

unei organizaŃii civile, dar permanentizarea unui astfel de stil duce, în cele din urmă, la consecinŃe şi implicaŃii preponderent negative.

Stilul democratic se caracterizează prin încrederea mare a managerului în subordonaŃi, stimulează formularea de sugestii şi propuneri din partea acestora, stimulează creativitatea, încurajează participarea subordonaŃilor nu numai la îndeplinirea sarcinilor, ci şi la luarea deciziilor, încurajează comunicarea pe verticală şi pe orizontală, pune accent pe relaŃiile interumane şi pe asigurarea unui climat de muncă constructiv, valorifică atributele autorităŃii personale ale managerului, foloseşte pe scară largă delegarea de autoritate şi de răspunderi, urmăreşte valorificarea competenŃelor subordonaŃilor şi favorizează dezvoltarea personalităŃii acestora etc.

Un astfel de stil de conducere s-a aplicat într-o tendinŃă evident ascendentă după 1990, pe măsura maturizării societăŃii româneşti post-comuniste şi pe măsura redefinirii locului şi rolului Arhivelor NaŃionale în spaŃiul public.

Acest stil de conducere a îngăduit o satisfacŃie mai mare în munca pentru corpul de arhivişti, arhivari şi ceilalŃi lucrători din domeniul arhivistic, a contribuit la creşterea interesului acestora pentru realizarea sarcinilor, în condiŃiile în care, pe parcurs, s-a înregistrat şi o creştere a deprinderilor de conducere colectivă ale subordonaŃi lor, a competenŃei şi responsabilitaŃii acestora.

Stilul liber, pe care unii nici nu-l consideră propriu-zis un stil, se caracterizează prin lipsa totală de participare a managerilor la activitate, grupul fiind lăsat să se organizeze singur.

Rezultatele practicării unui asemenea stil sunt dezordinea şi anarhia şi este de subliniat că, din fericire, el nu a făcut nici măcar obiectul unui experiment în Arhivele din România.

Teoria managementului în materia stilurilor de conducere a înregistrat şi alte clasificări, în raport cu o serie de alte criterii, mai puŃin semnificative, însă, din punctul de vedere al Arhivelor. Ca o sinteză a acestora, e de subliniat că aceste

clasificări pornesc de la raportul pe care managerii îl stabilesc între câŃiva indicatori esenŃiali, cum ar fi: orientarea preponderentă a conducerii spre sarcină (scop, obiectiv); orientarea spre contacte umane (spre relaŃii interpersonale şi psihologia de grup); orientarea spre randament (maximizarea productivităŃii, a performanŃelor); orientarea spre personal etc. Se poate lesne deduce că aceste clasificări se pot regăsi într-o formă sau alta şi într-o măsură mai mare sau mai mică şi în managementul Arhivelor. Aici, însă, nu se poate vorbi de o denaturare a proporŃiilor într-o direcŃie sau alta, ci mai degrabă că a existat o preocupare permanentă de a se ajunge la un echilibru rezonabil între randament şi interesele personalului Arhivelor.

Nu este exagerat, totodată, să remarcăm şi grija mana-gementului Arhivelor pentru promovarea unor metode noi, moderne de conducere a activităŃii în acest domeniu, în pofida aparenŃei de conservatorism, ca să nu spunem de imobilism a instituŃiei, mai cu seamă prin raportare la felul în care ea a fost percepută şi cum mai este, din păcate, percepută în ochii unora, prea puŃin cunoscători ai specificului şi însemnătăŃii activităŃii sale.

Utilizarea metodelor moderne de management a fost impusă, şi în cazul Arhivelor, ca şi în cazul altor sectoare ale societăŃii, de creşterea complexităŃii activităŃilor arhivistice, de progresul tehnologic şi de amplificarea solicitărilor venite din partea beneficiarilor de informaŃie documentară. În aceste condiŃii, managementul instituŃiei n-ar mai fi răspuns la un nivel adecvat acestor solicitări dacă s-ar fi menŃinut pe linia metodelor de conducere tradiŃionale.

Fără a realiza studii şi analize sofisticate, una din categoriile de metode moderne de management, folosite în domeniul arhivistic din Ńara noastră, s-a constituit din metodele de previziune. Această categorie de metode a vizat obŃinerea unei cunoaşteri exacte a stării Arhivelor, folosind analiza tendinŃelor manifestate în activitatea acestora, identificarea posibilităŃilor de evoluŃie, exegeza concordanŃei evoluŃiei posibile cu normele şi

valorile în curs şi viitoare, identificarea consecinŃelor nedorite din viaŃa Arhivelor etc.

Metodele manageriale de previziune s-au făcut simŃite în România mai cu seamă în legătură cu necesitatea înnoirii legislaŃiei arhivistice, cu perspectivele logistice ale instituŃiei, cu racordarea acesteia la sistemul de norme arhivistice internationale, cu pregătirea şi perfecŃionarea personalului etc.

În Arhivele Româneşti s-au aplicat, de asemenea, şi metodele operative de conducere, înŃelegând prin acestea, metodele de conducere pe bază de proiecte, pe bază de sistem, pe bază de rezultate, prin produs, pe bază de excepŃii şi pe bază de obiective. Arhivele NaŃionale au uzitat mai ales metoda de conducere pe bază de proiecte, care permite rezolvarea unor probleme complexe în timp optim şi cu cheltuieli minime. De regulă, o asemenea metodă este folosită la soluŃionarea unor sarcini deosebite, nerutiniere, complexe şi importante, implicând o cooperare pluridisciplinară, prin participarea unor echipe formate din membri cu diverse specializări. O astfel de sarcină a fost pentru Arhivele NaŃionale cea referitoare la informatizarea activităŃii arhivistice, imaginată a fi soluŃionată pe baza unui proiect cuprinzator, realizat de o echipă mixta, compusă din arhivişti şi informaticieni. Într-o manieră similară s-a pus şi se pune, totodată, şi rezolvarea problemei digitalizării arhivelor, în România şi în alte Ńări.

Evident că la iniŃierea şi transpunerea în practică a unor asemenea proiecte au concurat şi metodele manageriale pe bază de analiză, constând în operaŃiuni de evaluare a diverselor funcŃiuni şi aplicaŃii preconizate sau implementate în domeniul arhivistic, în compararea şi raportarea acestora la normativele în materie sau prestabilite de management. În general, dintre formele de analiză ce formează această categorie de metode, în Arhivele NaŃionale s-a practicat mai ales analiza economică, analiza valorii, analiza de caz şi analiza de conŃinut pe probleme cum au fost cele privind spaŃiile de depozit, microfilmarea de asigurare, restaurarea, evidenŃa documentelor din Fondul Arhivistic NaŃional etc.

În fine, în Arhivele NaŃionale ale României s-au practicat şi metode de stimulare a creativităŃii, nu pe direcŃiile clasice ale teoriei managementului în această chestiune, ci pe căi adecvate domeniului arhivistic, cum au fost: schimburile de experienŃă cu însoŃitorii de arhivă din străinatate, stagii tehnice de formare şi perfecŃionare pe lângă Arhivele NaŃionale ale FranŃei, stimularea pentru înscrierea la doctorate şi la diferite cursuri de formare şi perfecŃionare profesională, stimulare materială etc.

Toate acestea au constituit un patrimoniu teoretic şi practic cu nimic mai prejos decât cel invocat şi luat ca reper, ca provenind de la instituŃii similare din străinătate, un patrimoniu teoretic şi practic care a îngăduit Arhivelor NaŃionale ale României sa progreseze constant şi sigur.

DECIZIILE ŞI PROCESUL DECIZIONAL ÎN ACTIVITĂłILE DESFĂŞURATE PE TĂRÂM ARHIVISTIC

După cum se cunoaşte, decizia joacă un rol de prim ordin în actul managerial. Practic, conducerea fără decizie nu există dacă avem în vedere rolul atribuit deciziei de teoria managementului, constatăm lesne că procesul de luare a deciziei constitute miezul activităŃii de conducere.

De la această regulă Arhivele nu fac în nici un fel excepŃie, decizia în acest domeniu fiind, ca şi în alte sectoare ale societăŃii, linia de acŃiune aleasă în mod conştient de către manager/i, dintr-un număr de posibilităti, pentru a ajunge la rezultatul dorit.

Aşadar, decizia implică întrunirea obligatorie şi concomitentă a mai multor condiŃii:

- existenŃa unui obiectiv sau a mai multor obiective ce trebuie realizate într-o anumită etapă;

- evidenŃa soluŃiilor şi a posibilităŃilor de acŃiune;

- alegerea, pe baza unui proces raŃional de gândire logică, a posibilităŃii ideale de acŃiune, a aşa-zisei variante optime;

- structurarea conŃinutului variantei optime pentru a furniza toate indicaŃiile necesare executanŃilor în vederea realizării obiectivelor.

Când lipsesc aceste condiŃii sau una dintre ele, nu putem vorbi de un act decizional sau de o decizie validă.

Mai mult decât atât, decizia este prezentă în toate funcŃiile managementului şi pe toate treptele sale ierarhice. De asemenea, fiind emanaŃia managementului, decizia constituie un act de autoritate, un act normativ, obligatoriu pentru toate nivelurile şi cadrele la care se referă.

Pentru a prinde substanŃă şi pentru a deveni operativă, decizia presupune existenŃa următorilor factori:

- decidentul, care, în cazul Arhivelor, este constituit din organele de conducere participative ale instituŃiei, respectiv managerul/directorul general, consiliul de conducere, şefii de servicii şi directorii direcŃiilor judeŃene;

- personalul salariat executant, format din arhivişti, arhivari, restauratori, personalul administrativ etc.;

- cadrul sau mediul ambiant, care priveşte legislaŃia în materie, arhivistică şi conexă, raporturile instituŃiei cu celelalte structuri ale ministerului de resort sau din alte departamente, cu impact asupra funcŃionării Arhivelor.

Modificările suferite de fiecare dintre aceşti factori, precum şi interferenŃele dintre ei au influenŃat şi influenŃează inevitabil actul decizional în Arhive.

Din îmbinarea laturilor acestor factori ai procesului decizional, ca şi în funcŃie de problemele de rezolvat, în principiu, deciziile privind instituŃia Arhivelor şi structurile sale subordonate au fost şi sunt:

- decizii de certitudine, în care desfăşurarea activităŃilor pentru care au fost emise a avut loc cu certitudine, potrivit calculelor, de la evenimentul iniŃial până la cel final (exemplu: deciziile de desfăşurare a activităŃilor de îndrumare şi control

la structurile centrale şi în teritoriu, cele privind pregătirea şi derularea pregătirii pentru microfilmarea de asigurare pe bază de microfilm s.a.);

- decizii de risc, în care o parte sau toate componentele reŃelei procesuale, până la secvenŃa finală, au avut/au o probabilitate de realizare mai mică, existând secvenŃe scăpate controlului şi a căror evoluŃie a fost/este dificil de anticipat (de pildă, o serie de decizii vizând logistica Arhivelor şi structurilor componente ale acestora);

- decizii de incertitudine, în care posibilitatea realizării obiectivului final, volumul şi structura datelor aflate la dispoziŃia decidentului nu permit calcularea posibilităŃii realizării (exemplu: decizia referitoare la promovarea unei noi legi a Arhivelor NaŃionale).

Din punctul de vedere al importanŃei obiectivelor , deciziile luate de managementul Arhivelor NaŃionale au fost/sunt:

- decizii strategice, adică decizii vizând activitatea de ansamblu a instituŃiei, probleme majore, derulate pe perioade lungi de timp (de pildă, deciziile luate în politica de investiŃii, digitalizarea şi informatizarea Arhivelor etc.);

- decizii tactice, adică cele referitoare la activităŃi parŃiale, la probleme de o însemnătate mai mică, derivate din obiectivele generale şi derulate pe perioade relativ mai scurte de timp (semestru, trimestru, luni);

- decizii curente, adică deciziile cu privire la problemele de zi cu zi şi rezolvabile operativ (exemplu: problematica formând cuprinsul dispoziŃiilor zilnice ale directorului general şi directorilor direcŃiilor judeŃene).

Teoria managementului operează şi cu alte clasificări ale deciziilor din actul de conducere, în funcŃie de criterii mai puŃin semnificative pentru Arhive, însă, indiferent de conŃinutul acestora, este de reŃinut că, pentru a fi eficiente, şi în domeniul arhivistic, deciziile trebuie să îndeplinească anumite cerinŃe, astfel:

- să fie fundamentate ştiinŃific, adică luate în strictă conformitate cu specificul activităŃii arhivistice, cu legităŃile ei, cu contextul şi factorii de influenŃă asupra funcŃionării instituŃiei etc.;

- să fie împuternicite, adică să fie luate de organismele de conducere sau de persoana cu drepturi legale în această materie (în cazul nostru, directorul general, directorii direcŃiilor judeŃene, în raport cu nivelul deciziei); - să fie precise, adică să fie raŃional coordonate cu deciziile anterioare, să nu permită interpretări diferite şi, ca atare, să nu fie contradictorii; - să fie luate la timp, cu alte cuvinte să fie luate în strictă concordanŃă cu condiŃiile care le impun, ceea ce permite valorificarea eficientă a iniŃiativelor oamenilor, rezolvarea la timp a contradicŃiilor s.a.; - enunŃul deciziilor să se faca în mod corespunzator, adică să formuleze obiectivele cu claritate, la fel parametrii operaŃionali termenele, responsabilităŃile etc.

Pe lângă aceste cerinŃe, în Arhivele NaŃionale deciziile au încercat să răspundă cât mai adecvat exigenŃelor decurgând din etapele/fazele ce se impun parcurse în orice act de acest fel, respectiv: - delimitarea şi precizarea problemei sau problemelor de rezolvat, aceasta presupunând cunoaşterea exactă de către decident a fondului problemei de rezolvat, a domeniului, a obiectivelor de atins s.a.; - documentarea sau culegerea, selectarea şi prelucrarea informaŃiilor necesare luării deciziei (exemplu: acŃiunea din anul 2006, privind necesarul de spaŃii de depozitare în Arhivele NaŃionale, impusă de adoptarea O.U.G. nr. 39/2006 privind obligativitatea preluării de către Arhivele NaŃionale a ştatelor de salarii de la agenŃii economici desfiinŃaŃi fără succesori); - prelucrarea datelor colectate, urmărind să stabilească exactitatea acestora, gradul de cuprindere a problemei, corelarea informaŃiilor cu altele conexe etc. (exemplu: aceeaşi acŃiune menŃionată mai sus); - formularea variantelor de decizie şi analiza lor comparativă, adică etapa de cristalizare a soluŃiilor şi de evaluare a tuturor laturilor acestora pentru a face posibil succesul etapei următoare, adică: alegerea variantei optime, respectiv a

deciziei şi aprobarea acesteia de către manager, cu asumarea răspunderii şi a tot ceea ce rezultă de aici şi realizarea deciziei sau transpunerea ei în viaŃă a cărei reuşită depinde direct de acurateŃea celor anterioare.

E de subliniat că, în măsura în care deciziile luate/care se iau în domeniul arhivistic şi-au propus să-şi atingă scopul şi de cele mai multe ori ele şi l-au atins - aceasta s-a produs în legătură indisolubilă cu calitatea sistemului informaŃional al Arhivelor NaŃionale.

În această privinŃă, teoria managementului a stabilit demult un fapt de bun simŃ, şi anume că elaborarea unei decizii corecte nu este posibilă în absenŃa unor informaŃii bogate şi exacte referitoare la problemele sau fenomenele aflate în studiu.

Un sistem informaŃional, inclusiv cel al Arhivelor, trebuie să cuprindă complexul de activităŃi care înregistrează informaŃii, le sistematizează, le prelucrează, le analizează, le stochează şi le transmite, contribuind la realizarea obiectivelor organizaŃiei, în cazul nostru Arhivele NaŃionale.

Sistemul informaŃional furnizează managerilor informaŃiile necesare luării deciziilor, dar, în acelaşi timp, face posibilă şi aplicarea acestora.

În această direcŃie, utilizarea rapidă şi eficientă a informaŃiei în procesul de conducere impune ca aceasta să îndeplinească o serie de condiŃii, şi anume: - să fie exactă; - să fie completă;

- să fie continuă, să curgă nu numai atunci când apar situaŃii deosebite; - să sosească la timp şi pe canalul cel mai scurt; - să corespundă nu numai din punct de vedere cantitativ, ci şi calitativ; - să aibă o formă de prezentare adecvată fiecărei situaŃii în parte.

Toate aceste condiŃii sunt valabile şi în cazul celor ce au format şi formează suportul ştiinŃific al managementului arhivistic.

Cât priveşte criteriile de clasificare a informaŃiilor, inclusiv cele subsumate managementului Arhivelor, teoriile în referire au reŃinut: - în raport cu provenienŃa lor: informaŃii interne şi externe; - în funcŃie de modul de exprimare: informaŃii orale, scrise şi audio-vizuale; - în funcŃie de sensul circulaŃiei: informaŃii ascendente, descendente, orizontale; - după gradul de prelucrare: informaŃii primare (neprelucrate), semiprelucrate, prelucrate; - după sursa de obŃinere: informaŃii tehnico-operative, contabile, statistice.

Referitor la metodele moderne de utilizare a informaŃiilor în actul managerial, acestea s-au impus sensibil în ultimele decenii şi în activitatea şi funcŃionarea Arhivelor Româneşti, adesea nu la nivelul necesităŃilor, din păcate, mai ales din cauza deficitului logistic cu care s-a confruntat permanent instituŃia, indiferent de epocă şi dincolo de regimurile politice care s-au succedat de-a lungul timpului în România.